La rentabilité d une action de formation

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1 TutoFOP : la formation de formateurs à la carte RC_Budget_Rentabilite_Marges_FP1 La rentabilité d une action de formation Les produits Au sens strict les produits sont les flux sortant de l entreprise et enregistrés au compte de résultat dans les comptes 7 du plan comptable. Les produits sont composés de : Ventes de marchandises Vente de produits ou de services Accroissement des stocks de produits finis Investissements corporels ou incorporels faits par l entreprise par la mise en œuvre de ses moyens propres Subventions d exploitation Produits financiers Produits exceptionnels Dans le cadre d une action de formation les produits sont essentiellement constitués de vente de services et de subventions d exploitation. Les charges Les charges sont toutes les consommations mises en œuvre par le centre sur une période. Les charges sont enregistrées dans la classe 6 du plan comptable général. On distingue : Les charges d'exploitation normales et courantes sont enregistrées sous les comptes " Achats ", " Autres charges externes ", " Impôts, taxes et versements assimilés ", " Charges de personnel " et " Autres charges de gestion courante ". Les charges rattachées à la gestion financière figurent sous le compte " Charges financières ". Les charges relatives à des opérations exceptionnelles sont inscrites sous le compte " Charges exceptionnelles ". Le compte " Dotations aux amortissements et aux provisions " qui enregistre les amortissements des immobilisations. A noter que les achats d investissements ne sont pas enregistrés dans les charges. Comptabilité générale et comptabilité analytique L enregistrement des produits et des charges en comptabilité générale permet de calculer le bénéfice de l entreprise. Mais ce bénéfice (ou perte) est un calcul très global qui ne permet pas de distinguer l évolution des dépenses par secteur, par activité. Il faut pour comprendre précisément l évolution des coûts effectuer une autre classification : c est la comptabilité analytique. La comptabilité analytique va classer les charges en différentes catégories (fixes, variables, directes ) et s appuyer sur plusieurs méthodes (coûts complets, méthode ABC ) pour obtenir des indicateurs de l évolution, par type de produit ou par secteur de l entreprise, des charges, et des produits. Si la comptabilité générale renseigne sur la santé financière de l entreprise, la comptabilité analytique permet une gestion fonctionnelle et prévisionnelle. La comptabilité générale, qui a une finalité fiscale, obéit à des règles précises et obligatoires dans le cadre du plan comptable. Pour s adapter à chaque organisation, les affectations et les calculs de la comptabilité analytique sont laissés libres. Cependant les résultats globaux de la comptabilité analytique doivent être cohérents avec ceux de la comptabilité générale. 1/7

2 Les charges fixes Les charges fixes sont liées à la structure de l entreprise. Elles sont indépendantes du niveau d activité. Les charges fixes sont constantes par rapport à la production, ou tout au moins ne varieront que par paliers de production comme par exemple, l'amortissement des immobilisations, les primes d'assurance, les charges relatives à l'informatique, le personnel technique et administratif... Il faut bien noter que ces choix, fixes et variables, sont décidés localement par l organisation qui construit sa comptabilité analytique. Par exemple on peut considérer qu un formateur en CDI à temps plein est une charge fixe, car même si il n y a pas de formations, on doit le payer. Ce même formateur peut être considéré comme une charge variable, car en cas d augmentation de l activité, ce formateur va effectuer des heures supplémentaires. Les charges variables Les charges variables sont liées au volume d activité. Les charges variables sont l inverse des charges fixes. Dans le cadre d une action de formation les charges variables sont souvent : Les temps de travail des formateurs Les photocopies Les ouvrages ou documents d autoformation Les frais d équipement (vêtements de sécurité ) Autre? Les charges directes et indirectes La distinction des charges fixes / variables se fait par rapport au volume d activité. Les charges directes et indirectes se distinguent par l attribution à une action. Les charges directes sont les charges qui sont affectées sans ambigüité et sans calcul intermédiaire au coût d'un bien ou d'un service déterminé. Les charges indirectes sont les charges qui sont impossible à affecter sans faire des calculs intermédiaires pour déterminer le coût d'un bien ou d'un service. Pour une action de formation les charges directes peuvent être : Le temps des formateurs intervenant sur cette action Les photocopies (s il y a un code par formation à la photocopieuse) Des revues et ouvrages au CDI CDR qui ne concernent qu une formation (formation unique dans une filière) Des frais de voyage d étude ou de déplacement pour une formation Des intervenants extérieurs Des frais de fournitures et de matériels spécifiques à l action Autres? On peut aussi parler de charges spécifiques qui sont des charges directes, mais qui en plus ne concernent qu une action particulière, qu un groupe, qu une modalité de formation Par exemple un groupe en FOAD consomme un abonnement à un système de visioconférence. C est une charge directe, spécifique à ce groupe. 2/7

3 La méthode des coûts complets Cette méthode est la plus classique. Elle est surtout basée sur l utilisation des charges directes et indirectes. Ainsi, pour une action de formation, on va considérer des charges directes (faciles à repérer) et des charges indirectes, qui vont devoir subir des «traitements» avec des clés de répartition, comme le montre le schéma ci-dessous. En fait cette méthode est lourde et demande des enregistrements détaillés de tous les éléments Elle est également arbitraire. Les clefs de répartition qui doivent régler la ventilation des sections ne sont pas toujours évidentes à imaginer et encore moins à constater. Ce qui aboutit à des constructions parfois bancales et peu significatives. Par exemple comment affecter précisément le coût du secrétariat administratif à une action de formation ou à un apprenant? Les pratiques des organismes de formation Une importante étude avait été menée en 2002 sur les coûts de la FOAD. Ce document est accessible en ligne sur le site de Centre Inffo. Ces auteurs présentent ainsi les pratiques issues des charges fixes et variables : «Le modèle de référence est un modèle souvent présenté de manière simpliste en supposant les coûts fixes et les coûts variables unitaires totalement indépendants du niveau d activité. Le responsable formation doit alors s interroger sur le niveau d activité (seuil de rentabilité ou point mort ou chiffre d affaires critique) lui permettant d atteindre au minimum R = 0 soit une opération blanche». L appréciation sur la méthode des charges directes et indirectes n est pas meilleure : «Globalement les productions s appuyant sur ce modèle ne nous apportent aucune précision. A contrario, un certain nombre de calculs erronés nous sont proposés». Sans vouloir généraliser, on arrive souvent dans les centres de formation à établir quelques indicateurs qui permettent un calcul global de la rentabilité : Coût moyen de l heure stagiaire : Total des charges du centre / Nombre d heures stagiaires Coût du formateur à l heure stagiaire : Total des charges de formateur/ Nombre d heures stagiaires Coût horaire des charges fixes : Total frais généraux hors heures formateurs / Nombre d heures stagiaires Recette horaire : Total des recettes liées à la formation / Nombre d heures stagiaires Rentabilité de l action de formation : Recette horaire - Coût moyen de l heure stagiaire On voit que ces pratiques sont assez globales, produisent des données «moyennes», et surtout elles ne sont pas adaptées à la mise en œuvre d actions nouvelles et de dispositifs complexes. La notion d investissement dans un dispositif de formation Au terme courant d investissement correspond le terme comptable d immobilisation. On distingue : Les immobilisations corporelles : Il s'agit de biens de toute nature acquis ou créés par l'entreprise pour être utilisés de façon durable comme instruments de travail. C'est donc leur destination et non leur nature qui fait de ces biens des immobilisations. Les immobilisations incorporelles : ce sont les frais de création d entreprise, les frais de recherche et développement ainsi que les licences, brevets 3/7

4 Traditionnellement, le monde de l éducation et de la formation est peu concerné par la notion d investissement. Dans le secteur public, les bâtiments, équipements et matériels ont été financés par des fonds publics (Etat, Conseil Régional ), ainsi l établissement gère principalement du fonctionnement : recettes, dépenses de fonctionnement, main d œuvre Deux tendances de fond viennent ébranler ce système : L augmentation des travaux d ingénierie de formation La production de dispositifs individualisés avec travail en autoformation, accessibles en centre ou à distance, appelés aussi FOAD (Formation Ouverte et/ou A Distance) Ces deux activités sont des investissements au sens où : Elles engagent des ressources financières qui ne sont pas immédiatement productives Elles vont êtres utilisées pour plusieurs cycles de production, donc amorties Elles peuvent faire l objet d un budget spécifique, d investissement On voit donc apparaître de plus en plus des budgets d investissements qui vont générer des montants annuels d amortissement. La complexité des dispositifs nouveaux (FOAD) Les centres de formation diversifient leurs activités (VAE) et mettent en œuvre des formations «complexes» avec des pratiques d individualisation, de formation à distance, de tutorat en entreprise La FOAD amène, avec ses particularités, à interroger une nouvelle méthode de calculs de coûts. Frédéric Haew dit clairement sur son blog que par rapport à un système classique de formation, en groupe et en salle, la FOAD questionne : Les temps d ingénierie Les temps de productions de ressources Les notions de droits d auteur Les investissements en équipements informatiques, matériels et logiciels Les temps administratifs d élaboration de solutions individualisées Les temps de tutorat en centre et à distance La distinction entre temps d enseignement et temps d apprentissages La notion d investissement dans un dispositif par rapport aux coûts renouvelés à chaque groupe en présentiel La distinction entre production et distribution du dispositif Les centres de formation se posent régulièrement la question de la rentabilité de la FOAD. C est souvent la méthode des coûts complets qui est utilisée. Comme on ne dispose pas des enregistrements très précis des charges directes on affecte des temps d ingénierie, des temps de formateurs, des fournitures, des frais généraux moyens, auxquels on ajoute une part de frais administratifs supplémentaires On voit bien la limite de ce système : On ne s attache pas à décrire les activités mises en œuvre, car le dispositif est jugé «complexe» On affecte sur la partie en FOAD un ensemble de coûts, plus ou moins justifiés On affecte au stagiaire des coûts indirects, comme si le traitement d un stagiaire «en FOAD» augmentait de fait les dépenses des services administratifs On ne sait pas chiffrer toute la partie liée aux investissements du dispositif. Il est utile d étudier une autre méthode, davantage adaptée à gérer ce genre de dispositif. 4/7

5 La méthode ABC : Les coûts basés sur les activités. La méthode ABC (Activity Based Costing) diffère de la méthode usuelle de comptabilité analytique en rattachant directement les coûts des ressources consommées aux activités. Celles-ci sont ensuite reliées aux produits qui les consomment. La méthode ABC, appliquée au contexte de la formation, peut se dérouler en plusieurs étapes : Effectuer un inventaire d activités : Une fois validée par les acteurs du dispositif, cette description des activités va constituer la base de travail d imputation des charges directes et indirectes. L objectif étant de repérer au maximum les charges directes. Distinguer l activité marginale et l activité courante : La FOAD permet d accueillir un apprenant individuel, ou de fournir à quelques individus une adaptation du parcours. C est dans ce cas une activité «marginale» qui ne génère pas d effet de palier d augmentation des charges fixes. Un apprenant dans ce cas supporte les mêmes charges indirectes que les autres stagiaires. Il ne faut pas, par excès de zèle, intégrer des coûts qui sont déjà pris en charge globalement par l établissement. Par exemple les dépenses liées au CDI CDR sont déjà portées par le centre, un apprenant en FOAD supplémentaire n a pas à supporter une part de ces frais généraux. De même l accueil d un candidat et l élaboration d un parcours de formation par un chargé d ingénierie ou un service administratif est effectué couramment pour les stagiaires non FOAD. L apprenant FOAD ne devra supporter que les travaux vraiment spécifiques et supplémentaires (PIF, temps de contact d un centre producteur ). Si la FOAD devient une activité importante du centre (temps d autoformation importants en CDR, groupe complet d apprenants à distance ), il peut y avoir un effet de palier dans l augmentation des charges fixes. Ces frais généraux supplémentaires seront alors affectés à l heure apprenant ou à l heure formateur. Valoriser les investissements : Il faut distinguer les temps qui relèvent de la production d un dispositif des temps de mise en œuvre. Les investissements doivent être évalués (temps, matériels spécifiques) et amortis sur une durée. Parfois les investissements d ingénierie ou de FOAD sont financés par le commanditaire ou les institutions. Pour prendre en compte ces financements de manière simple on peut faire : Autofinancement de l investissement = Investissement Financement extérieur. Dans ce cas on amortit seulement l autofinancement du centre. C est cette valeur d amortissement qui sera prise en compte dans le calcul de coûts. Valoriser les temps consommés : Les coûts de main d œuvre sont calculés à partir des temps passés sur chacune des activités, valorisés par le coût salarial (Brut + Charges patronales) des acteurs du dispositif. Valoriser les fournitures spécifiques : Cela concerne toutes les fournitures directement affectables : Photocopies, achats de documents, de modules sur plate forme, d inscription sur plate forme, frais de déplacements ou d hébergement, matériels spécifiques Certaines fournitures peuvent concerner plusieurs dispositifs ou plusieurs apprenants. Par exemple la location d une plate forme de formation peut être ventilée par le nombre d utilisateurs, par le nombre de formations utilisatrices Calculer les recettes du dispositif : On prendra en compte toutes les recettes d exploitation : montant de la prestation, financements complémentaires (personnels, FSE ). Subvention de fonctionnement Calculer la marge du dispositif : On peut ainsi calculer la rentabilité d une action de formation, quelle que soit la complexité de son organisation. Les recettes ou chiffre d affaires Le chiffre d'affaires représente la production (biens et/ou services) vendue et facturée par une entreprise sur une période déterminée. Dans le cadre d une comptabilité analytique, nous pouvons considérer que les termes chiffres d affaires, recettes et produits se confondent pour désigner l argent qui rentre pour une action donnée. Les recettes de fonctionnement d une action de formation peuvent être composés de : Financements publics : Conseil Régional, Etat Financements des OPCA (Organismes collecteurs des branches professionnelles) Financements par les entreprises Autofinancements par l apprenant 5/7

6 Frais d inscription, de dossier, de formation Vente de produits ou de services produites lors de la formation Autres? Il peut être utile de bien distinguer les financements par apprenant pour faire une recette globale pour l action et une recette moyenne par apprenant. Marge brute et marge nette Le terme de marge est synonyme de bénéfice. La marge brute est un premier niveau de bénéfice : Marge Brute = Chiffre d affaires Charges variables La marge nette est le bénéfice net réalisé Marge Nette = Chiffre d affaires Charges variables Charges fixes Marge Nette = Marge Brute Charges fixes La marge brute est souvent utilisée dans le secteur commercial pour calculer la différence entre le prix d achat et le prix de vente. Cette marge est bien connue également dans le secteur agricole. Le calcul de la marge nette Il faut faire la différence entre recettes et dépenses. Pour les recettes, le calcul est souvent assez simple. Pour les charges c est plus délicat. Avec la démarche ABC, basée sur les activités, on va plutôt s intéresser aux charges directes, celles qui sont directement liées aux activités effectuées pour l action de formation. On va chercher les charges spécifiques à l action. Ces charges directes peuvent être variables ou fixes : Variables : Les temps de travail des formateurs Les photocopies Les ouvrages ou documents d autoformation Fixes, mais spécifiques : La location d une plate forme de formation pour 100 apprenants par an. Une action de formation avec 15 apprenants va consommer 15 % de l abonnement annuel à cette plate forme. Viennent ensuite les charges indirectes (frais généraux) Ce sont toutes les charges fixes qui ne sont pas spécifiques de l action. Elles sont souvent exprimées en / heure stagiaire ou /heure formateur. Toutes les charges qui ne sont pas strictement directes ou spécifiques vont en charges indirectes. Pour bien distinguer les charges, les questions à se poser sont : Cette charges est elle vraiment consommée lors de l activité? (Charge directe) Cette charge est elle utilisée par d autres actions? (Charge spécifique) Cette charge n est elle pas déjà comptée dans les frais généraux? (effet de palier des charges fixes) 6/7

7 Par exemple : Le temps formateur : charge directe Le temps passé par le secrétariat administratif : charge indirecte, (frais généraux) Le temps de tutorat par l animateur du CDR : charge indirecte (frais généraux) L élaboration du protocole individuel de formation par l animateur CDR : si ce travail ne rentre pas sur son temps d animateur CDR, mais est considéré comme une action d accueil ingénierie supplémentaire, c est une charge directe spécifique. Le chauffage consommé par un apprenant supplémentaire au CDR? : Frais généraux, et sans effet de palier! Le seuil de rentabilité Seuil de rentabilité : Volume d'activité, exprimé en chiffre d'affaires ou en quantités vendues, pour lequel l'entreprise couvre tout juste ses charges ; elle ne réalise alors ni bénéfice ni perte. Dans le domaine de la formation, le seuil de rentabilité va souvent être exprimé en nombre d apprenants : combien d apprenants au minimum pour couvrir les charges? Le calcul du seuil de rentabilité exprimé en quantité (SR N). La formule est la suivante : SR N = Total des Charges Fixes / Marge Brute Unitaire (MB unitaire = Prix de vent unitaire Charges Variables unitaire) Exemple : Seuil de rentabilité d un investissement Un investissement en formation est amorti sur 5 ans pour un montant annuel de Combien faut-il d apprenants par an pour couvrir cet amortissement? (dans ce cas l amortissement représente le total des charges fixes). Prix de vente de cette formation : 7 / heure La durée de cette formation est de 100 heures Le chiffre d affaires est de 700 par apprenant Marge brute unitaire : en général les charges variables d un centre de formation représentent 70 % du total des charges. La marge brute peut être estimée à 30 %. MBU = 700 x 30% = 210 SR N = / 210 = 14,28 Il faut 14 apprenants par an pour rentabiliser cet investissement. Rentabilité d un dispositif et rentabilité d une formation Pour conclure, nous pouvons dire que le calcul du budget d une action de formation se complexifie : Variétés des financements Individualisation des durées de formation Part croissante des investissements (ingénierie, FOAD ) Activités différentes par dispositif Mixage des modalités, face à face, autoformation, tutorat en entreprise dans les formations Etc. Le calcul d un budget de formation doit certainement se faire par étapes, en distinguant bien ce qui relève de l investissement et du fonctionnement, et en analysant finement les activités et les charges de chaque dispositif mobilisé dans la formation. 7/7