alfa.compta VO version sql 1.07 Travaux de Fin d exercice Créé le 11/07/2006

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1 Travaux de Fin d Exercice SOMMAIRE 1 Traitements préalables à la clôture Editions de fin d exercice Documents sans paramétrage préalable Editions nécessitant des paramétrages particuliers Cas Particulier de la consolidation Création du dossier de consolidation Initialisation du dossier Traitement de consolidation Editions spécifiques à un dossier de consolidation Clôture de l exercice Réouverture de l exercice _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 1 sur 20

2 Procédure Générale alfa.compta VO version sql Traitements préalables à la clôture 1.1 Avant de commencer le traitement, nous vous conseillons d effectuer une vérification de la cohérence technique de votre dossier par le choix Spécifique au dossier / Maintenance du dossier Cliquer sur le bouton Lancement. Editer le compte rendu : si vous avez des anomalies, veuillez contacter notre Service d Assistance. Sinon, vous pouvez poursuivre la procédure décrite ciaprès _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 2 sur 20

3 1.2 Affecter le compte de résultat de l année précédente (compte ou ). Il doit être soldé avant la clôture, 1.3 Solder tous les comptes d attente (racine 47). Si ce n est pas possible, décocher la case «doit être soldé avant clôture» sur la fiche du compte par le choix Gestion du plan comptable / modifier. Ne pas oublier de la cocher à nouveau après la réouverture. 1.4 Les bordereaux et les écritures d abonnements de l exercice doivent tous être comptabilisés. 1.5 Avoir récupéré les balances de fin d exercice (générale ou analytique) afin de permettre le traitement du Compte Administratif dans le Module Budget Gestion. 1.6 Vérifier dans le choix Spécifique au dossier / Nomenclature / Bilan que la classe 0 (chiffre zéro) est bien définie si vous utilisez dans votre comptabilité des comptes commençant par ce chiffre _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 3 sur 20

4 1.7 Effectuer le lettrage des comptes lettrables définis dans le choix Spécifique au dossier/nomenclature/lettrable et le rapprochement bancaire des comptes concernés (Gestion du plan comptable / Gestion du rapprochement bancaire) 1.8 Sauvegarder le dossier à clôturer 1.9 Imputer (valider) tous les brouillards par le choix Ecritures/Imputation des brouillards : les écritures ne seront plus modifiables, ni supprimables Effectuer le Traitement de clôture mensuelle (menu Clôture, clôture mensuelle des journaux). Indiquer le dernier mois de l exercice (ici 12/2005). Cliquer sur Valider. S il reste des écritures non imputées, un message vous en informe et vous devez procéder à l imputation des écritures avant de clôturer. Si toutes les écritures sont imputées, le lancement de la clôture mensuelle est alors possible. Le message suivant apparaît. Répondre Oui pour la lancer _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 4 sur 20

5 Remarque : le dernier mois clos est alors renseigné sur chaque ligne journal affichée dans la fenêtre de la clôture mensuelle. Si tous les mois sont clos, il est cependant encore possible de passer des écritures dans le journal Opérations diverses de l expert (défini dans les paramètres généraux du dossier, onglet Plan comptable). Dans ce contexte, seul, ce journal autorise la saisie d écritures sur le dernier mois de l exercice. Ces écritures devront être imputées et la clôture mensuelle de ce journal effectuée Effectuer un contrôle de faisabilité de la clôture en sélectionnant le bouton Contrôle du menu Clôture / Clôture annuelle de la comptabilité. Cliquer sur le bouton Valider et confirmer le lancement du contrôle _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 5 sur 20

6 Lorsque ce contrôle est terminé, apparaît la fenêtre d impression afin de choisir le périphérique d impression du compte rendu de contrôle. Pour chaque point de contrôle mentionné, vous obtenez en détail les traitements à effectuer impérativement pour permettre la clôture annuelle. Ci-après un exemple de compte rendu _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 6 sur 20

7 2 Editions de fin d exercice alfa.compta VO version sql Documents sans paramétrage préalable Journaux auxiliaires, journal centralisateur Grand Livre Général, Grand Livre des Tiers Balance Générale, Balance des Tiers Grands Livres Analytiques Balances Analytiques 2.2 Editions nécessitant des paramétrages particuliers Pour l édition des documents de synthèse, vous avez 2 possibilités : - soit les éditer dans la comptabilité, voir ci-après - soit les éditer dans le Module Budget Gestion si vous avez ce dernier (se reporter à l aide livrée avec ce module) Remarque : les paramètres ne nécessitent pas, à priori, de modification si : - les éditions obtenues lors de l exercice précédent ont été satisfaisantes, - le contexte comptable reste inchangé. Paramétrage des Documents de synthèse (type CERFA) Bilan, CR, SIG (attention : les comptes 18 ne doivent pas figurer dans la consolidation générale de l entité juridique) : - Modifier, si besoin, le paramétrage des rubriques des documents de synthèse afin d y inclure les racines des comptes auxiliaires présents dans votre comptabilité (commençant par 0, par exemple) par le choix Commun à l ensemble des dossiers / Paramétrage des Rubriques Documents de synthèse. Lancer le calcul des Documents de Synthèse Editer après avoir coché les options adéquates. 2.3 Cas Particulier de la consolidation Traitements et Editions nécessités par les travaux de consolidation. La consolidation permet de regrouper les comptabilités de plusieurs dossiers comptables. On peut procéder à des regroupements d écritures ou à des regroupements de balances. Si vous n êtes pas concernés par le traitement de consolidation, nous vous invitons à aller au chapitre 3 clôture _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 7 sur 20

8 Pour effectuer cette consolidation, il faut procéder aux étapes suivantes : - créer et initialiser le dossier consolidant - regrouper les dossiers à consolider Création du dossier de consolidation. Ce dossier se crée par le menu Changement d utilisateur ou de dossier qui se trouve dans le Menu Général. Cliquer sur Gérer puis cliquer sur de la barre de menu (situé en haut à gauche de l écran) pour obtenir l écran de création de dossier. Saisir le Code de ce nouveau dossier, par exemple CONSO05 ainsi que son libellé _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 8 sur 20

9 ATTENTION : ce code ne doit jamais comporter plus de 8 caractères et contenir des caractères différents des lettres majuscules et de chiffres. Il ne doit pas comporter d espace. Et valider ce code Initialisation du dossier Se positionner ensuite sur ce nouveau dossier (CONSO05 dans notre exemple). Le message suivant apparaît : Cliquer sur Oui. L écran suivant apparaît le temps de la phase de création du dossier _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 9 sur 20

10 Une fois que la base est créée, le système se positionne sur l écran suivant : Cliquer droit sur l ordinateur et prendre Spécifique au dossier / Paramètres généraux Vous arrivez sur l écran de création d un dossier comptable Suivre l assistant de création. Nous vous conseillons de créer ce dossier à partir d un dossier qui est le plus représentatif de vos paramètres comptables (par exemple, le dossier contenant le plan comptable le plus exhaustif ou le plan des sections analytiques) _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 10 sur 20

11 Remarque : Si le dossier de consolidation doit gérer de l analytique, sur l écran suivant, cocher Oui sur Reprise du paramétrage analytique et cocher les clés de répartition si vous les utilisez ainsi que les sections. Si le dossier de consolidation est géré sans analytique, sur l écran suivant, cocher Non sur Reprise du paramétrage analytique. L écran suivant apparaît pour définir si le dossier qui va être créé est un dossier de consolidation ou de base. Cliquer sur le bouton Oui puis sur le bouton Suivant _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 11 sur 20

12 Cliquer sur le bouton Terminé. Pour bénéficier des nouveaux menus de la Consolidation, il faut quitter le logiciel de Comptabilité Et aller à nouveau en comptabilité sur le dossier de consolidation (CONSO05 dans notre exemple). Aller sur le menu Clôtures, clic droit de la souris. Sélectionner le choix Consolidation de dossiers _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 12 sur 20

13 2.3.3 Traitement de consolidation Prendre le choix Registre des dossiers à consolider pour saisir la liste des dossiers à consolider afin d éviter de saisir à chaque consolidation les dossiers à consolider. La première fois où vous accéder à ce menu, l écran suivant apparaît : En cliquant sur Oui, le système va affecter dans cette liste tous les dossiers présents dans le logiciel de comptabilité. Pour affiner cette liste, il vous suffit d accéder à nouveau à Registre des dossiers à consolider et supprimer les numéros de dossiers qui ne sont pas à consolider dans ce dossier de consolidation. En cliquant sur Non, l écran suivant apparaît Cliquer sur Continuer Renseigner les dossiers à consolider. Vous pouvez obtenir la liste des dossiers en appuyant sur la touche F4 lorsque vous êtes sur le code à saisir _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 13 sur 20

14 Prendre le choix Consolidation Cliquer sur Suivant Vous avez encore la possibilité sur cet écran de ne pas prendre un des dossiers à consolider en le décochant _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 14 sur 20

15 Cliquer sur Suivant et renseigner les options comme sur l image écran ci-dessous si vous souhaitez récupérer le détail des écritures, par exemple. Si vous effectuez une consolidation analytique, il faut cocher en fonction les options : Puis cliquer sur Suivant et lancer le traitement de consolidation. Un compterendu peut être consulté ou imprimé. Afin de produire des documents de synthèse consolidés (bilan, compte de résultat, SIG) dans le Module Budget Gestion, il convient de réaliser un export de la balance générale et analytique (si états analytiques) depuis le dossier de consolidation et de les importer dans le dossier de consolidation correspondant du Module Budget Gestion _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 15 sur 20

16 2.3.4 Editions spécifiques à un dossier de consolidation Edition Balance générale regroupée détaillée. Cette édition permet d éditer par compte le détail, dossier par dossier, des soldes de chaque compte Edition Récapitulatif des classes par dossier Etat récapitulatif donnant le solde de chaque classe de comptes _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 16 sur 20

17 3 Clôture de l exercice o Sauvegarder en double exemplaire le dossier à clôturer sur un autre support magnétique (dans notre exemple IME) et les archiver. o Se positionner dans le dossier à clôturer(dans notre exemple IME). o Aller sur le menu Clôture / Clôture annuelle de la comptabilité Cliquer sur le bouton Lancement Répondre à chacune des questions posées, taper le mot CLOTURE dans la zone correspondante et appuyez sur le bouton Valider. Après l exécution de ce traitement, le message suivant apparaît : Cliquer sur le bouton OK et rééditer les documents après clôture (balances, grands livres, bilan, etc) _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 17 sur 20

18 4 Réouverture de l exercice Après le traitement de clôture, vous DEVEZ procéder au traitement de réouverture de la comptabilité pour générer les à nouveaux. Attention : Pour effectuer ce traitement, vérifier que vous êtes le seul utilisateur sur la comptabilité. Avant de lancer le traitement de réouverture, - s assurer que les racines de comptes définies dans la Nomenclature / Lettrable sont celles dont vous souhaitez suivre le lettrage. Au moment de la réouverture, pour les racines de comptes définies dans Lettrable, le système génère les écritures non lettrées dans le journal de réouverture. Pour les racines de comptes non présentes dans Nomenclature /Lettrable seul une écriture avec le solde du compte est généré dans le journal de réouverture. - s assurer que les comptes de trésorerie pour lesquels vous ne gérez pas de rapprochement bancaire ont l option Gestion du rapprochement bancaire non cochée (Comptes / Gestion du plan comptable) Prendre le menu Réouverture / Réouverture de la comptabilité. Si vous souhaitez pouvoir consulter votre exercice 2005 clos, il faut l archiver en appuyant sur le bouton Archiver _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 18 sur 20

19 L écran suivant apparaît : Le code du dossier archive est constitué de : - la lettre Z - suivie de l année à archiver sur un caractère (ici 5 pour 2005) - du caractère _ - du code du dossier à archiver : le code de ce dossier sera tronqué si le code du dossier archive dépasse 8 caractères. Son intitulé est par exemple «Archive IME au 31/12/2005». Nous vous conseillons vivement de conserver la proposition du logiciel sur ce code du dossier archive afin de permettre la consultation d un compte sur les exercices antérieurs. Il est impossible de saisir des écritures sur ce dossier d archive : seules les consultations et les éditions sont accessibles. Appuyer sur le bouton Lancement. Et répondre Oui à la question A la fin de l archivage, le message suivant apparaît _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 19 sur 20

20 Cliquer sur Ok : l écran suivant apparaît Répondre aux questions suivantes et taper le mot OUVERTURE dans dans la zone correspondante et appuyer sur le bouton Lancement. Cliquer sur Oui Cliquer sur Oui. Lorsque le traitement de réouverture est terminé, le message suivant apparaît : Cliquer sur OK. Le journal de report constitué est imputé directement. Vous ne pouvez donc pas le modifier. Cependant, nous vous recommandons vivement de vérifier la conformité de ce journal avant de commencer à saisir de nouvelles données. En effet, si une restauration de la sauvegarde effectuée avant la clôture s impose, vous ne perdrez alors aucune donnée nouvelle _comptasql_ 1 07_FF_alfaFinance_Trvx_Fin_Exercice.doc Page 20 sur 20