LA NOTATION DES FONCTIONNAIRES TERRITORIAUX LA PROCÉDURE DE RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION PAR LA COLLECTIVITÉ

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1 LA NOTATION DES FONCTIONNAIRES TERRITORIAUX Références règlementaires : Loi du 13 juillet 1983 (article 17) portant droits et obligations des fonctionnaires Loi du 26 janvier 1984 modifiée (articles 30, 76 et 78) portant statut de la Fonction Publique Territoriale Décret du 14 mars 1986 modifié relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux LA PROCÉDURE DE RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION PAR LA COLLECTIVITÉ La RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION par la Collectivité Les fiches individuelles de notation sont pré-imprimées par le Centre de Gestion. Elles doivent être complétées et regroupées dans un même envoi (classement par ordre alphabétique). CE QU IL FAUT FAIRE Vérifier sur chaque feuille pré-imprimée que les renseignements correspondent bien à la situation réelle de l agent (exemples : grade détenu, durée hebdomadaire de travail, échelon détenu, ) Apporter si nécessaire les corrections appropriées et joindre les arrêtés modificatifs correspondants. En cas d absence de fiche S il s avère que pour certains agents titulaires aucune fiche n a été transmise, il incombe à la collectivité de procéder à l établissement de la fiche au moyen de l un des exemplaires vierges prévus à cet effet (modèles en annexe) Il est nécessaire, pour chaque fiche de notation supplémentaire établie par la Collectivité, de renseigner la fiche de renseignement (en annexe) qui permettra d'effectuer la mise à jour du fichier informatique des agents. La RÉCEPTION DE LA LISTE DES AGENTS TITULAIRES par la Collectivité Une liste des agents titulaires de la collectivité accompagne les fiches de notation des agents. CE QU IL FAUT FAIRE Cette liste a pour objectif de permettre à chaque collectivité de vérifier les informations concernant ses agents (grade détenu sur l année concernée, nombre d heures hebdomadaires de travail, échelon, dernière note attribuée ) et de modifier/compléter ces informations en joignant l arrêté correspondant à la situation modifiée Préciser la raison pour laquelle un agent n est pas noté avant de retourner la liste complétée au Centre de Gestion. Il convient de remarquer ici que seuls les agents absents de la collectivité du 1 er janvier au 31 décembre de l année concernée ne peuvent pas être notés (maladie, congé parental, disponibilité...). CDG45 - NOTATION 1/5

2 La RÉCEPTION DES FICHES DE NOTATION ET DE LA LISTE DES TITULAIRES PAR LE CENTRE DE GESTION CE QUI EST FAIT Toutes les fiches non revêtues de la signature de l agent ou de l Autorité Territoriale sont systématiquement retournées par le Centre de Gestion (Art. 4 du Décret modifié du 14 mars 1986). Pour prendre en considération des modifications apportées à la liste des titulaires, le ou les arrêtés justificatifs doivent être fournis. LES CARACTERISTIQUES DE LA NOTATION OBLIGATOIRE Tous les ans, l employeur territorial doit noter les agents de la collectivité. La notation prend en compte la manière de servir de l agent au cours de l année et exprime sa valeur professionnelle. Elle est essentielle pour le système d avancement. Elle doit être cohérente avec les propositions d avancement d échelon ou d avancement de grade. DEUX ELEMENTS INDIVISIBLES : la note et l appréciation Une note chiffrée de 0 à 20 et une appréciation écrite d ordre général expriment la valeur professionnelle de l agent (C.A.A. Nantes TA Rennes). Il doit y avoir cohérence entre ces deux éléments. LES AGENTS CONCERNÉS 1- La procédure de notation et de saisine de CAP ne concerne que les AGENTS TITULAIRES. Seuls les fonctionnaires titulaires sont notés. Les stagiaires font quant à eux l objet d un suivi particulier donnant lieu à un rapport final permettant d évaluer leur activité. De ce fait, ils ne sont pas notés. Les agents non titulaires (à l exception des collaborateurs de cabinet) sont aussi notés dans la collectivité, sans qu il y ait de présentation en CAP. 2- LES AGENTS ABSENTS L absence de l agent sur toute l année empêche la notation car il n y a pas de service effectif. 3- Les agents travaillant dans PLUSIEURS SERVICES au sein d UNE SEULE COLLECTIVITE L agent affecté dans deux services au sein d une même collectivité peut participer à deux entretiens qui aboutissent à une note unique. CDG45 - NOTATION 2/5

3 4- LES AGENTS INTERCOMMUNAUX Une fiche de notation est établie par collectivité. L agent intercommunal est noté par l autorité de la collectivité où il exerce le temps de travail le plus important après avis ou sur proposition des autres collectivités. En cas de durée égale de travail dans plusieurs collectivités, la décision appartient à la collectivité qui a recruté l agent en premier. Si l agent à temps non complet occupe deux grades différents, il fait l objet de deux notations distinctes. 5 LES AGENTS DÉTACHÉS SUR UN EMPLOI FONCTIONNEL Pour les agents de Catégorie A qui, après intégration dans un cadre d emplois, sont détachés dans un emploi fonctionnel, 2 fiches sont établies : l une pour le grade et l autre pour l emploi. 6- LES AGENTS DETACHES OU MIS A DISPOSITION (Décret du 13 janvier 1986). Dans le cas du détachement de courte durée ou de mise à disposition dans la Fonction Publique d Etat, hospitalière ou la Fonction Publique Territoriale, l Autorité Territoriale attribue la note avec le concours de l Administration d Accueil qui doit produire une fiche d appréciation. Dans le cas de détachement de longue durée, la notation est exercée par l Administration d Accueil. L AUTORITE TERRITORIALE COMPETENTE L Autorité investie du pouvoir de notation est le Maire pour la Commune et le Président pour les Etablissements Publics Communaux ou Intercommunaux (CCAS, Caisse des Ecoles, Syndicats, Communautés de Communes et Communautés d agglomération). Elle seule détient le pouvoir de notation. Pour exercer cette compétence, elle dispose du concours de Directeur Général des Services, du Secrétaire de Mairie ou du Chef de Service. LA PROCEDURE DE NOTATION La notation est établie chaque année au moyen d une fiche individuelle de notation dès lors que l agent a effectivement été présent dans le service. Elle se décompose en 7 étapes essentielles. 1- LES VOEUX DE L AGENT Une fiche de notation est transmise à l agent afin qu il indique ses vœux. La notation est établie lorsque l agent a fait connaître ses vœux relatifs aux fonctions et affectations qu il estime les plus conformes à ses aptitudes. Les supérieurs hiérarchiques de l agent (chef de service, DGS ), s il y a lieu, émettent un avis signé concernant les vœux de l agent. 2- L ENTRETIEN ANNUEL D EVALUATION Pour répondre à l obligation d échanger sur les vœux de l agent, il est préconisé d organiser un entretien avec l agent qui permettra d aborder le bilan de l année écoulée, les objectifs à venir et perspectives professionnelles. 3- LA NOTE CHIFFREE CDG45 - NOTATION 3/5

4 L Autorité Territoriale attribue ensuite aux agents en activité une note chiffrée allant de 0 à L APPRECIATION LITTERALE L Autorité Territoriale formule par ailleurs une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle du fonctionnaire. Elle résume et synthétise l appréciation portée par rapport aux différents critères d évaluation. Elle peut permettre de souligner la particularité du poste ou des fonctions exercées par l agent, les spécificités du travail ou de la manière de servir demandés. Elle peut aussi porter, le cas échéant, sur l aptitude de l intéressé à exercer d autres fonctions, de même niveau ou d un niveau supérieur. 5- LES CRITERES D APPRECIATION Les critères d appréciation servant à la notation sont fixés soit par chaque statut particulier, soit par le décret n du 30 décembre 1987 modifié, relatif à la carrière des agents de la Catégorie C. Ces critères sont les suivants selon la catégorie dans laquelle se trouve classé le grade détenu par l agent : Catégories A & B :. Aptitudes générales. Efficacité. Qualité d encadrement. Sens des relations humaines Ces mêmes critères seront utilisés pour les emplois fonctionnels. Cas particulier : dans le statut particulier du cadre d emplois des contrôleurs de travaux, ne sont cités comme critères de notation que les aptitudes générales et les qualités d encadrement. Cette liste n est cependant pas limitative. Catégorie C :. Connaissances professionnelles. Initiative, exécution, rapidité, finition. Sens du travail en commun et relations avec le public. Ponctualité et assiduité 6- LA COMMUNICATION DE LA FICHE DE NOTATION Communication de la notation à l agent : procédure importante qui permet de porter la notation à la connaissance de l agent et de dater cette étape. Parfois, un agent mécontent peut refuse de signer sa fiche car il pense, à tort, que sa signature vaut acceptation de la note qui lui est attribuée. La date de notification constitue le point de départ du délai de recours contentieux. La fiche individuelle de notation doit être communiquée à l agent au moins 3 semaines avant la réunion de la Commission Paritaire et l agent doit attester avoir pris connaissance de la note et des appréciations. La fiche doit donc être datée et signée par l agent et par l Autorité Territoriale. CDG45 - NOTATION 4/5

5 En cas de refus de l agent de signer la fiche de notation, il peut être porté la mention : «notifié à l agent le Refus de signer». Le timbre de la collectivité ou de l établissement doit également figurer sur la fiche. 7- LA SAISINE DE LA CAP Les commissions administratives paritaires sont réunies au cours du premier trimestre de l année pour l examen des fiches individuelles de notation des fonctionnaires pour l année précédente. L avis des CAP n est pas demandé ; elles prennent seulement connaissance des éléments de notation. LA REVISION DE LA NOTATION Le fonctionnaire peut demander la révision de sa note et/ou des appréciations à l autorité territoriale qui saisit à cet effet le Président de la Commission Administrative Paritaire 8 jours au moins avant la réunion de la Commission prévue au cours du premier trimestre. Il appartient à l autorité territoriale compétente d informer l agent concerné de l avis émis par la CAP sur sa demande de révision de la notation et de sa décision définitive. L autorité territoriale est libre, comme pour tout avis, de suivre ou non l avis émis par la CAP. L appréciation et la note sont alors dites définitives. Cette communication à l agent de sa notation définitive est obligatoire (Art. 5 du décret n modifié du 14 mars 1986). La notification indique les voies et les délais de recours dont l agent dispose. LE DOSSIER INDIVIDUEL DE L AGENT La fiche annuelle de notation est ensuite versée au dossier individuel de l agent, le Centre de Gestion en conservant une copie. CDG45 - NOTATION 5/5