CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE SAISON Circulaire Administrative Ligue Aquitaine Handball Page 1

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1 CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE SAISON Page 1

2 Table des matières 1 PROCEDURE REAFFILIATION Bordereau de ré-affiliation à télécharger LICENCES Bordereaux de licences : renouvellement, 1 ère adhésion ou mutation Procédures de téléchargement de vos bordereaux individuels Signature et/ou rectifications éventuelles des données du bordereau individuel Contrôle du bordereau par le club Saisies des licences par le club Qualification d une licence Mutations Règles sur la nature de la nationalité d un licencié et sa saisie dans Gest hand Carte support de licence Liste des différents documents disponible sur le site de la FFHB :... 9 Page 2

3 1 PROCEDURE REAFFILIATION 1.1 Bordereau de ré-affiliation à télécharger Comment l imprimer? Se connecter à la saison dans GEST HAND Choisir l onglet «Gestion des Structures» puis cliquez sur «Gestion des Clubs» et enfin sur «Sélection d un club» : les informations de votre club apparaissent. Sur la page ouverte, cliquez en haut à gauche sur «Lettres types». Une fenêtre s ouvre. Choisir «(Tous) Structure - Bordereau ré-affiliation Club / Bordereau de Réaffiliation du club pour la saison de connexion en cours de l'utilisateur! version disponible» et cliquez sur «utiliser». Le logiciel télécharge votre imprimé de ré-affiliation. Vous pouvez l imprimer et corriger les données inscrites si nécessaire. Après avoir téléchargé votre bordereau de ré-affiliation sur Gest hand, vous devrez : 1) apporter les modifications nécessaires sur le recto (renseignements club) et le verso (renseignements salles) du bordereau pré-imprimé, le signer et y apposer le tampon de votre club. ATTENTION : dans le rectangle «Le club» puis «adresse», bien indiquer l adresse postale de la personne qui recevra le courrier du club en tant que correspondant pour la Ligue (et non l adresse de la salle de sport ou du siège social de votre structure) ; dans le rectangle «Correspondant Général du Club», sur la Ligne , par défaut, la Ligue retiendra l adresse standardisée de la FFHB (composition de l adresse standardisée = N de ligue (ex : 2) ; N de département (ex : 33) ; N de club (ex 005) soit @handball-France.eu). Vous pouvez également y inscrire une adresse différente. Les courriels seront alors doublés sur ces 2 adresses. 2) Renvoyer ce document par courrier à la ligue le plus rapidement possible et avant le 15 Juillet 2014, accompagné d un chèque du montant correspondant à votre ré-affiliation, au tarif de la saison 2014/2015. Les montants des ré-affiliations départemental - régional - national seront votés en AG de Ligue du 14 juin Un club ne peut s engager dans une compétition sans être ré-affilié. Page 3

4 Rappel de l article des règlements généraux de la FFHB «Formalités de réaffiliation» : «la ré-affiliation intervient obligatoirement entre le 1er juin et le 15 juillet. Elle ne peut être acceptée qu après apurement des dettes éventuelles auprès des diverses instances fédérales» RAPPEL de l article17 des Règlements Généraux de la FFHB : «Simultanément à la demande d affiliation ou de ré-affiliation un club doit établir 3 licences validées au 15 juillet, parmi les personnes figurant sur l imprimé d affiliation ou de ré-affiliation. En cas de non-respect de cette disposition, la ligue peut prononcer la mise en sommeil du club défaillant». Sans ce document, sans les 3 bordereaux de licences et sans le paiement des montants adoptés lors de l Assemblée Générale de la Ligue, nous ne pourrons pas valider les licences et les mutations de votre structure. Date limite de ré-affiliation le 15 juillet ) Mettre à jour votre fiche club dans le logiciel fédéral GEST HAND : renseignements administratifs (adresse du siège social et adresse du correspondant courrier) et composition des organes (Bureau Directeur, Commissions, ). Attention cette rubrique dans GEST HAND doit absolument être renseignée pour permettre le contrôle de la CMCD, (points relatifs au domaine associatif). Vous avez aussi la possibilité de télécharger un logo (en format JPEG) et l adresse de votre site web qui sera affiché sur les pages fédérales. 2 LICENCES 2.1 Bordereaux de licences : renouvellement, 1 ère adhésion ou mutation Les bordereaux individuels de vos licenciés, documents disponibles et téléchargeables via GESTHAND doivent être imprimés par chaque club, et obligatoirement imprimés au recto des garanties d assurance ; les exemplaires (papier blanc) correspondant au nombre de vos licenciés de la saison en cours vous seront distribués ou ont été distribués à l AG de votre comité. Page 4

5 Des bordereaux vierges (papier rose) à utiliser pour vos nouveaux licenciés et pour les licenciés en situation de mutation pour votre structure ont été également distribués à votre comité. Tous les détails des garanties d assurance sont à votre disposition sur le site fédéral en cliquant sur l onglet Pratiquer et Assurance : 2.2 Procédures de téléchargement de vos bordereaux individuels Comment imprimer les bordereaux de renouvellement de licenciés? Se connecter à la saison dans GEST HAND. Choisir l onglet «Gestion des Structures» puis cliquez sur «Gestion des Clubs» et enfin sur «Sélection d un club» : les informations de votre club apparaissent. Sur la page ouverte, cliquez en haut à gauche sur «Lettres types». Une fenêtre s ouvre. Choisir «(Tous) Licence - Bordereau de Renouvellement (par Structure) / Bordereaux de renouvellement d adhésion » et cliquez sur «utiliser». Le logiciel génère une planification de Lettres Types. Pour récupérer vos bordereaux de renouvellement, cliquez sur l onglet de gauche «Gestion des lettres types» puis «Planification des Lettres». Vous pourrez télécharger vos imprimés dès que le logiciel aura terminé de générer vos licenciés. Une fois imprimé au recto des garanties d assurance, le bordereau individuel de renouvellement de licence devra être remis au licencié concerné. Page 5

6 Comment imprimer les bordereaux de création de licenciés? A IMPRIMER SUR PAPIER ROSE ; Vous pouvez aussi en demander à votre comité. Se connecter à la saison dans GEST HAND. Sur la page d accueil, Cliquez sur «téléchargeable ici» Vous arrivez sur la page de la FFHB, cliquez sur l un des deux documents suivants : Une fois imprimé au recto des garanties d assurance, le bordereau individuel de création de licence devra être remis au licencié concerné. Comment imprimer un dossier de mutation vierge? Se connecter à la saison dans GEST HAND. Sur la page d accueil, Cliquez sur «téléchargeable ici» Cliquez sur le document suivant 2.3 Signature et/ou rectifications éventuelles des données du bordereau individuel Le licencié devra éventuellement modifier les données inexactes sur le bordereau, le signer, faire compléter le certificat médical au bas du bordereau puis le remettre au club. Si le licencié est mineur, la signature du représentant légal est obligatoire. Tout changement d orthographe de nom, prénom, date ou lieu de naissance sur un formulaire de renouvellement doit être accompagné d un justificatif d identité. Merci de respecter un format papier au minimum A5 et maximum A4 pour les justificatifs. Page 6

7 2.4 Contrôle du bordereau par le club Après avoir apposé son tampon et la signature du correspondant du club, le club procède à la saisie de la licence directement dans GEST HAND en prenant soin de remplir le maximum d information (téléphone, adresse, mail, latéralité, assurance, etc ). Le responsable de cette procédure devra veiller à l exactitude des renseignements et transmettre le bordereau au Comité. La saisie des prénoms composés se fera sous le format suivant : ex, «Jean-Pierre» Ne pas oublier de transmettre la copie du titre de séjour pour tout renouvellement de licence étrangère hors union Européenne. Attention : tout bordereau incomplet ne pourra être validé par la ligue et le licencié ne sera pas qualifié jusqu'à réception du bordereau complet. La date de la qualification sera calculée en fonction de la date de réception du dossier complet. 2.5 Saisies des licences par le club Nous vous demandons de saisir vos licences dans GEST HAND à partir du 01 JUIN 2014, en vérifiant que vous être bien sur la saison Nous vous rappelons que celles-ci ne seront validées par la Ligue qu après réception de l imprimé de ré-affiliation et du paiement de la totalité du montant de cette ré-affiliation pour la saison 2014/2015. Merci de ne pas renouveler l ensemble de vos les licencies mais de saisir que les licences dont le dossier est complet et en votre possession. 2.6 Qualification d une licence Le déclenchement du renouvellement ou de création d une licence par le club n est pas synonyme de qualification de cette licence. Une licence ne sera qualifiée qu après : Réception du dossier complet à la ligue, Vérification de celui-ci par la ligue Transfert éventuel à la FFHB pour les dossiers des licenciés de nationalité étrangère (nouvel adhérent, renouvellement ou mutation) Transfert éventuel à la FFHB pour des mutations au niveau national Validation informatique de licence par la ligue. Cette action génère sur la fiche du licencié, l apparition de la date de dépôt du dossier et de qualification de la licence. Page 7

8 Une licence est validée seulement lorsque apparaît sur la fiche de la licence dans GES HAND la date de dépôt de dossier et la date de qualification ; à ce moment-là, le licencié est qualifié et peut participer à une compétition. Attention : la date de qualification est calculée en fonction du cachet de la poste de l envoi à votre Comité et non à partir de la date de saisie dans GEST HAND. 2.7 Mutations Concernant la saisie de mutation dans GESTHAND, vous devez impérativement trouver le doublon du licencié pour créer le dossier ; si celui-ci n est pas détecté, il ne faut pas créer une simple licence mais alerter par mail la Ligue dans les plus brefs délais, qui fera le nécessaire pour retrouver le doublon et créer le dossier de mutation. Vous devez transmettre sans délai le dossier complet papier pour que nous ayons en notre possession toutes les informations obligatoires pour le traitement de ce dossier (cf. article 49 et autres des règlements généraux). Rappel de l article 52-7 des règlements généraux de la FFHB : «Le dossier de demande de mutation complet est adressé ou déposé au siège de la ligue dont dépend le club d accueil dans un délai de quatorze jours à compter de la date d envoi de l avis de démission par courrier électronique. Le non-respect de cette disposition rend la demande irrecevable, sauf dans l hypothèse où les pièces manquantes sont liées à leur délivrance par un tiers.» ATTENTION : la réglementation concernant les mutations a changé. Merci de vous référer aux règlements généraux de la FFHB pour avoir la liste des justificatifs à fournir pour tout dossier de mutation. 2.8 Règles sur la nature de la nationalité d un licencié et sa saisie dans Gest hand Nature de la nationalité : Il existe 4 indicateurs : Nationalité Française : «-» Licencié étranger, ressortissant ou non, communautaire ou assimilé, âgé de - 17 ans : «JE» Licencié étranger, ressortissant communautaire ou assimilé : «UE» Licencié étranger, non ressortissant communautaire ou assimilé : «E» Dans tous les cas, la rubrique «nature de la nationalité» se modifie automatiquement en fonction du pays choisi dans la rubrique «nationalité». Page 8

9 Rappel de l article 45.1 des règlements fédéraux de la FFHB : JOUEUR ÉTRANGER EN PRATIQUE COMPÉTITIVE : «Lorsqu elle est délivrée à un étranger, la licence joueur en pratique compétitive (sans mention) est caractérisée, UE, E ou JE, selon les dispositions du présent article. Le titulaire d une licence caractérisée UE dispose des mêmes prérogatives qu un licencié de nationalité française (licence sans caractéristique). L attribution d une première licence est de la compétence de la commission nationale des statuts et de la réglementation pour les joueurs étrangers de 17 ans et plus.» Ne pas oublier de transmettre la copie du titre de séjour pour toute licence étrangère hors union Européenne et cela même pour une licence «renouvellement». ATTENTION : la case «Créer un dossier de transfert» est à cocher uniquement pour les transferts internationaux, c'est-à-dire pour la création d un licencié arrivant d une Fédération étrangère et en aucun cas pour le renouvellement d un licencié de nationalité étrangère. 2.9 Carte support de licence Deux cartes support sont à établir par licencié. Merci d y apposer les étiquettes des licences sur chacune d elle. Il est de la responsabilité du club de s assurer de la disposition de la photo et de la signature du licencié sur cette carte support. 3 Liste des différents documents disponibles sur le site de la FFHB L ensemble des documents sont en ligne sur le site fédéral et plus sur GESTHAND. Veuillez cliquer sur le lien suivant : Page 9

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11 3.1 Dossier pour licenciés de nationalité étrangère Une fiche transmission club-ligue-ffhb est à remplir pour toute création, renouvellement ou mutation d une personne de nationalité étrangère, accompagné du dossier complet. Contrairement à la saison dernière, cette fiche ne doit pas être envoyée à la FFHB. La ligue traitera en premier lieu le dossier et transmettra si besoin à la commission nationale des statuts et règlements. 3.2 Licence blanche 3 types de licence blanche : CMCD : document à transmettre avant le 30 novembre 2014 (Article 34.3) Joueur (Article ) Mutation arbitre : Prise en compte des arbitrages suite à une mutation, document à transmettre avant le 30 novembre 2014 (Article 57.3) Nous serons attentifs à tout problème que vous pourriez éventuellement rencontrer lors de la saisie des licences et NOUS NOUS ENGAGEONS A VOUS APPORTER TOUT CONSEIL QUI POURRA VOUS ETRE UTILE. Merci de faire en priorité vos demandes par voie électronique à l adresse suivante : gesthand@aquihand.org Page 11