Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook

Transcription

1 Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook NN FR

2 Statut du document : Norme Version du document : Date du document : 08/05/2007 Tous droits réservés Imprimé au Canada Informations sujettes à modification sans préavis. se réserve le droit d'apporter des modifications à la conception ou aux composants suivant les impératifs de l'ingénierie ou la fabrication. Le processus de transmission de données et de messagerie entre CallPilot et ses serveurs, commutateurs ou système est propriété de. Toute autre utilisation des données et du processus de transmission constitue une violation de la licence d'utilisateur, à moins qu'une autorisation écrite provenant de ne l'autorise. Les violations de la licence entraînées par l'utilisation non autorisée de toute portion de ce processus ou du matériel associé se solderont par une annulation immédiate de la licence et se réserve le droit de demander compensation pour une telle rupture de contrat. et d'autres sociétés sont mentionnées ci-après : *Nortel, le logo Nortel, Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMS- SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1, SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis et Unity sont des marques commerciales de. 3COM est une marque commerciale de 3Com Corporation. ACCENT est une marque commerciale d'accent Software International Ltd. ADOBE est une marque commerciale d'adobe Systems Incorporated. AMDEK est une marque commerciale d'amdek Corporation. AT&T est une marque commerciale d'american Telephone and Telegraph Corporation. ATLAS est une marque commerciale de Quantum Corporation. ATRIA est une marque commerciale de Pure Atria Corporation. BLACKBERRY est une marque commerciale de Research in Motion Limited. CASEWARE est une marque commerciale de Caseware International, Inc. CONTINUUS est une marque commerciale de Continuus Software Corporation. CRYSTAL REPORTS est une marque commerciale de Seagate Software, Inc. DEFINITY est une marque commerciale d'avaya Inc. DIALOGIC, INTEL et VOICEBRIDGE sont des marques commerciales d'intel Corporation. DIVX est une marque commerciale de DivXNetworks, Inc. EUDORA et QUALCOMM sont des marques commerciales de Qualcomm, Inc. etrust et InoculateIT sont des marques commerciales de Computer Associates Think Inc. DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT, MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO, WINDOWS, WINDOWS MEDIA et WINDOWS NT sont des marques commerciales de Microsoft Corporation. GROUPWISE et NOVELL sont des marques commerciales de Novell Inc.

3 HITACHI est une marque commerciale de Hitachi Limited. LOGITECH est une marque commerciale de Logitech, Inc. LUCENT est une marque commerciale de Lucent Technologies, Inc. MATRA est une marque commerciale de Matra Hachette. MCAFFEE et NETSHIELD sont des marques commerciales de McAfee Associates, Inc. MYLEX est une marque commerciale de Mylex Corporation. NET2PHONE est une marque commerciale de Net2Phone, Inc. NETOPIA est une marque commerciale de Netopia, Inc. NETSCAPE COMMUNICATOR est une marque commerciale de Netscape Communications Corporation. NOTES est une marque commerciale de Lotus Development Corporation. NORTON ANTIVIRUS et PCANYWHERE sont des marques commerciales de Symantec Corporation. POWERQUEST est une marque commerciale de PowerQuest Corporation. PROMARK et RHOBOT sont des marques commerciales de DMI Promark, Inc. QUICKTIME est une marque commerciale d'apple Computer, Inc. RADISYS est une marque commerciale de Radisys Corporation. ROLM est une marque commerciale de Siemens ROLM Communications, Inc. SLR4, SLR5 et TANDBERG sont des marques commerciales de Tandberg Data ASA. SONY est une marque commerciale de Sony Corporation. SYBASE est une marque commerciale de Sybase, Inc. TEAC est une marque commerciale de TEAC Corporation. UNIX est une marque commerciale d'x/open Company Limited. US ROBOTICS, le logo US ROBOTICS et SPORTSTER sont des marques commerciales de US Robotics. WINAMP est une marque commerciale de Nullsoft, Inc. WINRUNNER est une marque commerciale de Mercury Interactive Corporation. WINZIP est une marque commerciale de Nico Mark Computing, Inc.

4

5 Table des matières Comment obtenir de l'aide 7 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook 9

6 6 Table des matières

7 Comment obtenir de l'aide Cette section explique comment obtenir de l'aide pour les produits et les services Nortel. Obtenir de l'aide à partir du site Nortel La meilleure solution pour obtenir un support technique pour les produits Nortel est de consulter le site de support technique (Nortel Technical Support) : Ce site fournit un accès rapide au logiciel, à la documentation, aux communiqués et aux outils qui vous permettront de résoudre les problèmes relatifs aux produits Nortel. Plus précisément, ce site vous permet : de télécharger des logiciels, de la documentation et des communiqués sur le produit ; d'effectuer des recherches sur le site de support technique et dans la base de connaissances Nortel pour obtenir des réponses aux problèmes techniques ; de vous inscrire afin d'être automatiquement informé des nouveautés logicielles et documentaires concernant les équipements Nortel ; d'ouvrir et de gérer des cas de support technique. Obtenir de l'aide par téléphone auprès d'un Nortel Solutions Center Si vous ne trouvez pas les informations souhaitées sur le site Web de support technique Nortel et que vous disposez d'un contrat de support Nortel, vous pouvez obtenir de l'aide téléphonique auprès d'un Nortel Solutions Center. Pour l'amérique du Nord, appelez le NORTEL ( ). Pour les autres régions, connectez-vous sur le site Web ci-dessous pour connaître le numéro de téléphone à appeler :

8 8 Comment obtenir de l'aide Obtenir l'aide d'un spécialiste en utilisant un code de routage express Pour accéder aux Nortel Technical Solutions Centers, vous pouvez utiliser un code de routage express afin de transmettre rapidement votre appel vers un spécialiste du produit ou du service Nortel. Pour rechercher le code de routage express relatif à votre produit ou votre service, consultez le site Web suivant : Obtenir de l'aide auprès d'un distributeur ou d'un revendeur Nortel Si vous disposez d'un contrat de maintenance pour votre produit Nortel auprès d'un distributeur ou d'un revendeur agréé, contactez l'équipe du support technique de ce distributeur ou de ce revendeur.

9 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook CallPilot* de Nortel est un système de communication avancé qui offre une souplesse exceptionnelle en matière de gestion des messages. Vous pouvez l'utiliser depuis votre téléphone ou votre ordinateur. La Messagerie de bureau vous donne accès à la messagerie CallPilot par l'intermédiaire de la messagerie Microsoft Outlook. Voici quelques-unes des nombreuses utilisations possibles de CallPilot avec votre messagerie électronique : écoute des messages vocaux ; affichage et impression des télécopies ; enregistrement et envoi des messages vocaux ; création et envoi des télécopies, y compris des envois groupés de télécopies ; transmission des messages vocaux et des télécopies, et réponse à ces messages ; contact de l'expéditeur d'un message ; Ajout des options de message, telles que «urgent» ou «privé» ; vérification de l'orthographe des messages avant de les envoyer ; ajout des pièces jointes comportant un message vocal, une télécopie ou du texte ; envoi des messages aux utilisateurs de CallPilot sur des serveurs locaux et distants, ainsi qu'à des adresses non CallPilot ; démarrage d'une session de messagerie instantanée à partir d'un message ; création de listes de distribution personnelles ; modification du mot de passe CallPilot ;

10 10 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Accès à My CallPilot sur le Web pour consulter des informations relatives à l'utilisateur et pour modifier les paramètres des fonctions. Certaines fonctions mentionnées dans ce guide peuvent ne pas s'appliquer à la version de CallPilot que vous utilisez. Pour davantage de détails, reportez-vous à la rubrique Disponibilité des fonctions dans l'aide en ligne de la Messagerie de bureau ou contactez votre administrateur. Mise en route À propos de ce guide Ce guide de l'utilisateur explique comment utiliser CallPilot avec votre messagerie Microsoft Outlook. Les instructions et captures d'écran présentées dans ce guide ont pour objectif de vous aider à utiliser CallPilot avec votre messagerie. Certaines informations spécifiques peuvent varier en fonction de votre système d'exploitation, de la version d'outlook dont vous disposez et des fonctions disponibles dans votre boîte aux lettres CallPilot. La Messagerie de bureau comprend également une aide en ligne. Pour y accéder, à partir du menu d'aide Outlook, pointez sur Messagerie de bureau CallPilot, puis cliquez sur Rubriques d'aide. Préliminaires Avant d'utiliser CallPilot, votre administrateur doit s'assurer que votre compte de messagerie est correctement configuré pour CallPilot. Votre ordinateur doit présenter la configuration suivante : un lecteur CallPilot qui permet de lire et d'enregistrer des messages vocaux ; un pilote de télécopieur Nortel pour créer des télécopies ; Microsoft Outlook 2002 (XP), Microsoft Outlook 2003 ou Microsoft Outlook 2007 ; Windows 2000 Professional, Windows XP Professional ou Windows Vista ; un moniteur 256 couleurs, 800 x 600 ; 15 Mo d'espace disque libre pour installer le logiciel ; une carte son et des haut-parleurs pour l'écoute des messages sur l'ordinateur ; un microphone connecté à votre ordinateur ou un téléphone à proximité de l'ordinateur pour l'enregistrement des messages vocaux ;

11 Connexion 11 Connexion LAN (Ethernet), RNIS, ADSL ou par modem numéroteur pour accéder aux messages CallPilot. Pour l'accès à My CallPilot : Pour Windows : Internet Explorer 6.0 et 7.0, Firefox 2.0 pour Windows Pour Macintosh : Safari pour Macintosh OS X Pour Linux : Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0 Pour connaître les dernières versions prises en charge, contactez votre administrateur CallPilot. Connexion Vous pouvez vous connecter simultanément à votre programme de courrier électronique Outlook et à la Messagerie de bureau CallPilot. Lorsque vous vous connectez à la Messagerie de bureau pour la première fois, le logiciel vous demande de choisir l'emplacement de stockage de vos messages CallPilot si cette option est disponible pour vous. Les choix suivants sont disponibles : votre boîte de réception de messagerie, afin que les messages CallPilot soient combinés avec votre courrier Outlook normal une boîte de réception CallPilot distincte, afin que vos messages CallPilot soient conservés dans un lieu séparé de votre courrier Outlook normal Vous pouvez changer cet emplacement à tout moment après votre connexion initiale. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués. Pour vous connecter à partir de Microsoft Outlook 1 Ouvrez votre messagerie Microsoft Outlook. La boîte de dialogue Connexion à CallPilot apparaît.

12 12 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook 2 Dans la zone Boîte vocale, tapez ou sélectionnez le numéro de votre boîte vocale. 3 Dans la zone Mot de passe, tapez le mot de passe associé à cette boîte vocale. 4 Cochez la case Mémoriser le mot de passe pour que CallPilot se connecte automatiquement. Remarque : Ne laissez pas la case Mémoriser le mot de passe cochée sur un ordinateur partagé. 5 Cliquez sur OK. 6 Si vous vous connectez pour la première fois, le logiciel peut vous inviter à choisir une boîte de réception pour vos messages CallPilot, puis des options de téléchargement pour votre carnet d'adresses CallPilot. Suivez les instructions affichées selon les besoins. Lorsque vous vous connectez, votre fenêtre Outlook apparaît. Vos nouveaux messages CallPilot éventuels apparaissent dans la boîte de réception spécifiée. Pour vous déconnecter Lorsque vous quittez Microsoft Outlook, vous vous déconnectez automatiquement de CallPilot. Connexion à distance Vous pouvez vous connecter à votre boîte aux lettres à partir de n'importe quel ordinateur, pourvu qu'il soit configuré de la même manière que le vôtre et que CallPilot y soit installé. Ainsi, vous pouvez utiliser un ordinateur configuré pour l'accès invité ou votre ordinateur personnel à l'aide d'une connexion d'accès à distance vers le serveur. Utilisation des messages CallPilot Lorsque vous ouvrez votre programme de courrier électronique et que CallPilot est installé, les messages CallPilot apparaissent dans la boîte de réception choisie lors de la première connexion. Remarque : Sur certains sites, vous pouvez ne pas avoir la possibilité de choisir votre boîte de réception ; votre administrateur CallPilot peut spécifier l'emplacement de la boîte de réception pour vous.

13 Utilisation des messages CallPilot 13 Remarque : Si vous avez choisi la boîte de réception de la messagerie, la liste de vos dossiers de courriers peut encore contenir le dossier Messagerie de bureau CallPilot distinct, même si vous avez choisi de ne pas l'utiliser. Ceci est temporaire ; lorsque vous fermez puis rouvrez Outlook, le dossier Messagerie de bureau CallPilot n'apparaît plus. Pour vérifier s'il y a des nouveaux messages L'indicateur de message CallPilot en attente dans la zone de notification de la barre des tâches devient rouge et vous avertit lorsque vous recevez un message. Pour plus de conseils concernant l'utilisation de l'indicateur de message en attente, ou pour l'activer ou le désactiver, reportez-vous à la section Utilisation de l'indicateur de message en attente. Les nouveaux messages apparaissent en gras. Pour ouvrir un message : Double-cliquez sur la ligne du message. Voir Lecture des messages vocaux et Affichage de télécopies. Pour supprimer un message Cliquez sur le message pour le sélectionner dans la boîte de réception, puis cliquez sur l'icône de suppression dans la barre d'outils. Vous pouvez également cliquer sur cette icône dans un message CallPilot ouvert. Le message supprimé est transféré vers le dossier Éléments

14 14 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook supprimés. Lorsque vous vous déconnectez ou cliquez sur Quitter dans Outlook, les messages CallPilot du dossier des éléments supprimés sont immédiatement supprimés sans confirmation de votre part. Pour marquer des messages CallPilot comme lus ou non lus Dans votre boîte de réception, les messages non lus apparaissent en gras et les messages lus en texte normal. Vous pouvez changer le marquage d'un message comme lu ou non lu à l'aide du menu contextuel. Ces modifications ont également une incidence sur votre indicateur de message en attente. Par exemple, si vous n'avez aucun message non lu et que vous en marquez un comme non lu, votre indicateur de message en attente est réactivé. 1 Dans votre boîte de réception, sélectionnez un ou plusieurs messages (maintenez la touchectrl enfoncée pour en sélectionner plusieurs). 2 Cliquez avec le bouton droit sur les messages sélectionnés, puis cliquez sur Marquer comme non lu ou sur Marquer comme lu. Ces options sont également disponibles dans le menu Édition de Microsoft Outlook. À partir du lecteur CallPilot, vous pouvez changer l'état d'un message ouvert en choisissant Modifier > Marquer comme non lu. Pour organiser vos messages Vous pouvez créer des dossiers CallPilot dans Outlook et y déplacer vos messages. Tant que les nouveaux dossiers se trouvent dans le même jeu de dossiers Outlook que vos messages CallPilot entrants, vous pouvez y accéder lorsque vous vous connectez par téléphone ou via My CallPilot. Si vous déplacez des messages CallPilot dans un fichier PST, ils ne sont plus accessibles par téléphone ni via My CallPilot. Lecture des messages vocaux Lorsque vous ouvrez un message vocal, le lecteur CallPilot apparaît. Dans le cas de messages comportant à la fois des éléments vocaux et une télécopie ou du texte, vous devez cliquer sur l'icône de message vocal pour ouvrir le lecteur CallPilot. L'illustration suivante montre les commandes utilisées sur le lecteur CallPilot pour gérer les messages vocaux.

15 Lecture des messages vocaux 15 Pour sélectionner le téléphone ou l'ordinateur pour écouter les messages vocaux Vous pouvez choisir d'écouter les messages depuis votre téléphone ou votre ordinateur. Pour passer d'un mode d'écoute à l'autre ou pour changer le numéro de téléphone composé par CallPilot, reportez-vous à la section Modification des paramètres audio. Vous pouvez également changer le paramètre en cliquant sur l'icône de téléphone ou d'ordinateur du lecteur CallPilot. Pour écouter un message depuis le téléphone 1 Si le téléphone est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le message dans votre boîte de réception et répondez au téléphone lorsqu'il sonne. 2 Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou avancer ou bien encore contacter l'expéditeur, utilisez les boutons correspondants du lecteur CallPilot. 3 Lorsque vous avez terminé, raccrochez et fermez le message. Pour écouter un message depuis l'ordinateur 1 Si l'ordinateur est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le message dans votre boîte de réception. Vous pouvez entendre le

16 16 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook message par l'intermédiaire des haut-parleurs de l'ordinateur ou d'un casque. 2 Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou avancer, régler le volume et la vitesse ou bien encore contacter l'expéditeur, utilisez les boutons correspondants du lecteur CallPilot. 3 Lorsque vous avez terminé, fermez le message. Affichage de télécopies Pour afficher une télécopie Remarque : Pour que vous receviez des télécopies, il faut que l'administrateur CallPilot ait activé cette fonction pour votre boîte aux lettres. 1 Dans votre boîte de réception, double-cliquez sur une télécopie. Si vous ouvrez un message comportant uniquement une télécopie, il s'affiche tout de suite. Si le message comporte des éléments vocaux, une télécopie ou du texte, cliquez sur l'icône detélécopie pour afficher la télécopie. 2 Vous pouvez agrandir ou réduire une télécopie, la faire pivoter, la déplacer, l'imprimer, la supprimer, l'enregistrer, ajouter une annotation vocale au fichier enregistré, la transférer et y répondre.

17 Création de messages vocaux 17 3 Lorsque vous avez terminé, fermez le message. Création de messages vocaux Vous pouvez enregistrer un message vocal à partir du téléphone ou de l'ordinateur. Vous pouvez ensuite adresser et envoyer le message vocal de la même manière qu'un message électronique. Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer 1 Dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Nouveau message CallPilot de la barre d'outils. Le formulaire de message CallPilot avec le lecteur CallPilot apparaît.

18 18 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Remarque : Si le lecteur CallPilot n'est pas encore ouvert, dans le formulaire de nouveau message, cliquez sur l'icône Téléphone de la barre d'outils pour l'ouvrir. 2 Choisissez la manière dont vous souhaitez enregistrer le message vocal : Dans le panneau du lecteur CallPilot, cliquez sur l'icône du téléphone ou de l'ordinateur. 3 Pour commencer l'enregistrement, cliquez sur le bouton rouge Enregistrer. 4 Procédez de l'une des manières suivantes : Si vous enregistrez le message depuis l'ordinateur, parlez dans le microphone. Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à l'enregistrement. Cliquez sur Lecture pour l'écouter. Pour ajouter du texte à l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer, dictez votre texte et cliquez sur Arrêter. Si vous enregistrez le message depuis le téléphone, décrochez le combiné à la sonnerie. Après le bip, enregistrez le message. Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à l'enregistrement. Cliquez sur Lecture pour l'écouter. 5 Pour sélectionner le destinataire, cliquez sur A. Vous pouvez également saisir une adresse formatée dans le champ A. Reportez-

19 Création de télécopies et de messages texte 19 vous à la section pour obtenir davantage d'informations sur les options d'adressage.adressage de messages. 6 Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le cas échéant. Voir Ajout des pièces jointes aux messages et Définition des options de messages. 7 Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Envoyer le message. Pour enregistrer un message tout juste créé sous forme de fichier 1 Dans un nouveau message, enregistrez votre texte. 2 Choisissez Enregistrer sous dans le menufichier. 3 Dans la zone Nom de fichier, saisissez un nom, puis sélectionnez le dossier dans lequel enregistrer le fichier. 4 Cliquez sur Enregistrer. Enregistrez les fichiers vocaux au format VBK. CallPilot peut convertir automatiquement les fichiers VBK en WAV lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquels CallPilot n'est pas installé. Voir Modification des paramètres de livraison du courrier. Création de télécopies et de messages texte Pour créer une télécopie et l'envoyer Pour créer un fichier de télécopie, il faut que cette fonction soit activée pour votre boîte aux lettres CallPilot. En outre, les ordinateurs des destinataires CallPilot de vos télécopies doivent également être pourvus de cette fonction. Si les destinataires accèdent à leurs messages depuis leur téléphone, ils ne peuvent lire les télécopies qu'en les imprimant. Vous pouvez également envoyer une télécopie vers un télécopieur. 1 Lancez l'application que vous souhaitez utiliser pour créer la télécopie, comme Microsoft Word. Le document que vous ouvrez ou créez ne doit pas dépasser 21,5 cm de largeur.

20 20 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Les documents de plusieurs pages sont autorisés. 2 Lorsque le document est prêt, dans le menu Fichier, sélectionnez Imprimer, ou l'option de la boîte de dialogue vous permettant de sélectionner une imprimante. 3 Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Télécopie Nortel. 4 Cliquez sur OK ou Imprimer, ou sur l'option envoyant le fichier à l'imprimante sélectionnée. La boîte de dialogue Nouvelle télécopie s'affiche. 5 Avant d'envoyer la télécopie, vous pouvez ajouter des documents en répétant les étapes 1 à 4. Vous pouvez également utiliser les options de la boîte de dialogue Nouvelle télécopie pour inclure une page de garde, afficher la télécopie et l'enregistrer sous forme de fichier pour transmission ultérieure. 6 Sélectionnez l'option appropriée Envoyer en utilisant. Pour envoyer une simple télécopie, saisissez le numéro du télécopieur ou de la boîte aux lettres CallPilot (ajoutez la lettre «m» au numéro de boîte aux lettres CallPilot, par exemple, m7366) dans le champ Télécopieur(s), saisissez un objet dans le champ Objet, puis cliquez sur Envoyer. Pour envoyer votre télécopie sous forme de pièce jointe à un nouveau message CallPilot, sélectionnez Messagerie de bureau CallPilot pour Microsoft Outlook sous Envoyer en utilisant, puis cliquez sur Envoyer.

21 Création et envoi groupé de télécopies 21 Un formulaire de nouveau message apparaît, auquel est joint votre fichier de télécopie. 7 Indiquez une adresse provenant du carnet d'adresses CallPilot, de votre programme de courrier électronique ou de tout autre carnet d'adresses. Voir Adressage de messages. 8 Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le cas échéant. Voir Ajout des pièces jointes aux messages et Définition des options de messages. 9 Cliquez sur l'icône Envoyer le message. Pour créer un message texte et l'envoyer 1 Dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône Nouveau message CallPilot de la barre d'outils. 2 Cliquez sur l'icône Nouveau message texte dans la barre d'outils. 3 Saisissez ou collez du texte normal dans le message. 4 Sélectionnez le destinataire du message et ajoutez un objet. 5 Cliquez sur l'icône Envoyer le message. Création et envoi groupé de télécopies Pour envoyer des télécopies CallPilot personnalisées à plusieurs destinataires, vous pouvez utiliser la fonction de publipostage de Microsoft Word et envoyer votre tâche d'impression à l'imprimante d'envoi groupé de télécopies Nortel. Il est préférable d'être déjà familier avec la fonction de publipostage de Word pour utiliser la fonction d'envoi groupé de télécopies. Consultez la documentation Microsoft Word. Notez que la fonction d'envoi groupé de télécopies CallPilot est disponible uniquement pour les utilisateurs de bureau CallPilot et Web ayant installé le pilote d'imprimante d'envoi groupé de télécopies Nortel.

22 22 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Pour utiliser la fonction de publipostage avec CallPilot, vous avez besoin d'un document principal (le fichier que vous souhaitez envoyer à vos destinataires) et d'un document de source de données qui contient des informations sur les destinataires telles que le nom et le numéro de télécopie. L'installation de la messagerie de bureau CallPilot comprend un exemple de source de données Microsoft Word appelé Data.doc et un exemple de document principal Microsoft Word appelé Sample.doc. Accès au document de source de données d'exemple et modification de ce document Le fichier Data.doc est constitué d'un tableau Microsoft Word, organisé en colonnes avec une ligne pour chaque destinataire. Dans l'exemple apparaissent les titres de colonnes suivants : A-Fax, A-Nom, AccuséRéc, TypeTrans, A-Société et A-Tél. Ces titres de colonnes peuvent être modifiés et supprimés. En outre, des colonnes peuvent être ajoutées. Les titres de colonnes servent de libellés qui peuvent être insérés dans le document principal pour personnaliser la télécopie en fonction de chaque destinataire ou pour indiquer à CallPilot comment gérer la télécopie. 1 Sélectionnez le répertoire \Program Files\Nortel\CallPilot\fax et ouvrez le fichier Data.doc.

23 Création et envoi groupé de télécopies 23 2 Vous pouvez ajouter des colonnes ou en supprimer, comme vous le souhaitez. Si vous ajoutez des colonnes, choisissez un nom de titre de colonne significatif. 3 Ajoutez les données requises sous chaque titre de colonne. Vous pouvez créer la source de données de quelque manière que ce soit pour remplir un tableau Microsoft Word, y compris en important des informations de fichiers existants. Si vous modifiez la liste des destinataires à l'aide de la fonction de publipostage (en cliquant sur Modifier dans la section Source de données de la boîte de dialogue Aide au publipostage de Microsoft), la fenêtre de formulaire de données affiche toutes les entrées du tableau de source de données. Vous pouvez ajouter, supprimer, modifier et rechercher des enregistrements dans cette fenêtre. Les titres de colonnes que vous avez ajoutés ou modifiés dans le fichier de source de données apparaissent automatiquement dans cette fenêtre. Notez que le champ A-Fax est le seul champ obligatoire pour CallPilot. Les paramètres et les caractères suivants sont pris en charge dans le champa-fax : La longueur maximale du numéro de télécopie est de 120 caractères. Les numéros de 0 à 9 sont pris en charge. Utilisez les lettres «P» majuscule et minuscule, ainsi que la virgule pour marquer une pause. Le symbole dièse (#) est pris en charge. Les symboles de numéros de téléphone communs, tels que les parenthèses gauche et droite et le tiret, sont pris en charge. Les espaces sont pris en charge. La lettre «M» n'est pas sensible à la casse lorsqu'elle est placée devant un numéro de boîte aux lettres CallPilot pour désigner l'adresse de la boîte aux lettres. Les autres champs sont facultatifs et permettent de personnaliser ou de gérer le traitement des télécopies par CallPilot. Les trois champs CallPilot spécifiques et leurs caractéristiques sont les suivants : A-Nom : il s'agit du nom du destinataire de la télécopie. Ce nom ne peut pas comporter plus de 256 caractères. AccuséRéc : vous pouvez utiliser ce libellé pour recevoir un accusé de réception sous la forme d'un message CallPilot dans votre boîte aux lettres une fois la télécopie transmise. Si le champ

24 24 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook AccuséRéc est défini sur 1, un accusé de réception est envoyé. Si AccuséRéc est défini sur 0, aucun accusé de réception n'est envoyé pour ce destinataire. Si le champ AccuséRéc est vide ou s'il n'apparaît pas dans le fichier Data.doc, aucun accusé de réception n'est envoyé. TypeTrans : ce champ est utilisé pour définir une priorité de transmission pour chaque destinataire. Si le champ TypeTrans est défini sur 0 ou laissé vide (ou si le champ TypeTrans n'apparaît pas dans votre fichier Data.doc), le message est libellé comme étant une transmission en mode Normal. Si TypeTrans est défini sur 1, le message est libellé comme étant une transmission en mode Économie. Si TypeTrans est défini sur 2, le message est libellé comme étant une transmission en mode Urgent. Les messages envoyés à des destinataires non CallPilot dont le type de transmission est défini sur Économie sont transmis selon un planning défini par le serveur CallPilot pour une transmission en mode Économie. Notez que les messages envoyés aux boîtes aux lettres CallPilot ne sont pas affectés par la désignation Économie. Ils sont transmis comme étant des messages en mode Normal. La transmission de messages libellés en mode Normal ou Urgent commence immédiatement. L'icône Urgent est affichée depuis My CallPilot ou un client de messagerie de bureau, et une voix vous invite à identifier le message comme Urgent depuis l'interface téléphonique CallPilot. Les messages envoyés en mode Urgent sont traités en mode Normal lorsqu'ils sont envoyés à des adresses non-callpilot. 4 Une fois le tableau mis à jour, enregistrez toutes les modifications. À ce stade, vous devriez normalement donner un nom unique à votre fichier de données, mais nous garderons ici le nom Data.doc pour terminer cette procédure. 5 Fermez le document. Vous pouvez désormais utiliser le fichier Data.doc comme source de données par la fonction de publipostage de Microsoft. Accès au document principal d'exemple et modification de ce document Le fichier Sample.doc est un exemple de document principal Microsoft Word. À partir du répertoire \Program Files\Nortel\CallPilot\fax, ouvrez le fichier Sample.doc dans Microsoft Word.

25 Création et envoi groupé de télécopies 25 Ce document contient des champs libellés correspondant à ceux du fichier d'exemple Data.doc. Vous pouvez l'utiliser comme un modèle pour vos propres télécopies ou pour des exercices. Si vous modifiez les noms de titres de colonnes dans le fichier Data.doc, vous devez également les modifier dans votre document principal. Première page La première page du document principal est une page spéciale et ne fait pas partie de la télécopie finale. Elle est cependant configurée correctement dans l'installation de Sample.doc. Cette page fournit un emplacement pour faire correspondre les informations dans la source de données pour chaque document de télécopie personnalisé. Pour signaler à CallPilot qu'il s'agit d'un fichier d'envoi groupé de télécopies et empêcher que cette page fasse partie de la télécopie, deux codes de commande spéciauxdoivent apparaître sur la première page : $SOJ$ Début de l'opération. Signale au pilote de télécopie le démarrage du processus. Ce code peut être placé n'importe où sur la première page. /zz Début de cette page. Empêche la première page de faire partie du message de télécopie. Ce code peut se trouver n'importe où sur la première page. Le logiciel CallPilot récupère le numéro de télécopie de la première page du document. En outre, il récupère le nom du destinataire, l'accusé de réception et le type de transmission s'ils existent sur la première page.

26 26 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook /tp /dr /tn /dt Numéro de télécopie. Utilisé pour envoyer le message. Ce champ est obligatoire. Accusé de réception. Est activé ou désactivé pour chaque destinataire. Ce champ est facultatif. Nom du destinataire. Identifie l'enregistrement dans la boîte de dialogue Télécopie Nortel - État de l'envoi groupé lorsque le numéro de télécopie manque ou n'est pas valide. Ce champ est facultatif. Type de transmission. Utilisé pour ajouter aux messages une priorité de transmission (Normal, Économie ou Urgent). Ce champ est facultatif. Pour compléter cette page, le titre de colonne Numéro de télécopie (c'est-àdire <<A-Fax>>) doit être inséré après la commande /tp à l'aide de la fonction d'insertion de l'utilitaire de publipostage. De même, le titre de colonne Accusé de réception (c'est-à-dire <<AccuséRéc>>) peut être inséré après la commande /dr, le champ Nom du destinataire (c'est-à-dire <<A-Nom>>) peut être inséré après la commande /tn et le champ Type de transmission (c'està-dire <<TypeTrans>>) peut être inséré après la commande /dt. Remarque : Toutes les commandes de l'envoi groupé de télécopies sont sensibles à la casse. À l'aide de cette fonction avancée d'adressage de télécopies, les utilisateurs peuvent également modifier toutes les données dans une seule colonne, sans modifier le fichier de source de données. Par exemple, si un tableau de source de données contient des numéros de télécopie pour un grand nombre de destinataires, mais que le numéro d'accès externe 9 manque, ce numéro peut être ajouté à tous les numéros de télécopie en modifiant la commande sur la première page du document comme suit : /tp9<<a-fax>> Dans cet exemple, un 9 est ajouté au début de chaque numéro de téléphone au cours du processus d'envoi groupé de télécopies. La source de données reste inchangée et peut être utilisée à partir d'un autre emplacement qui ne nécessite pas le chiffre 9 pour un accès externe. Deuxième page Lorsque le document de source de données et la première page du document principal sont créés, vous pouvez personnaliser votre télécopie. Remarque : La largeur de la page ne doit pas dépasser 21,5 cm. Vous pouvez utiliser tous les libellés de titres de colonnes de source de données pour personnaliser le document. Un exemple d'utilisation du fichier Sample.doc est indiqué ci-dessous :

27 Création et envoi groupé de télécopies 27 Dans cet exemple, le document est personnalisé pour chaque destinataire. Les titres de colonnes de source de données sont insérés dans le document à l'aide de l'utilitaire de publipostage de Microsoft Word. Après personnalisation du document principal, il est prêt à être fusionné avec les informations du fichier Data.doc. Consultez l'aide de la fonction de publipostage de Microsoft Word pour plus de détails sur l'insertion des champs de source de données dans le document. Fusion des données à partir du document de source de données dans le document principal Lorsque vous êtes prêt à fusionner les données à partir du document de source de données dans votre document principal : 1 Sélectionnez Publipostage dans le menu Outils de Microsoft Word. Selon la version de Microsoft Word que vous utilisez, l'option Publipostage peut se trouver sous un titre de menu différent. a. Dans Office XP, sélectionnez Outils > Lettres et publipostage > Assistant Fusion et publipostage. b. Dans Office 2000, sélectionnez Outils > Publipostage.

28 28 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook c. Dans Office 2007, sélectionnez Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Assistant Fusion et publipostage pas à pas. 2 Vérifiez que le fichier Sample.doc est sélectionné comme document principal et que le fichier Data.doc est sélectionné comme source de données. 3 Sélectionnez Fusionner vers l'imprimante, puis sélectionnez le pilote Télécopies groupées Nortel dans la boîte de dialogue Imprimer qui apparaît. Remarque : Assurez-vous que Microsoft Word n'est pas configuré pour imprimer des pages en commençant par la dernière. 4 Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue d'impression pour commencer l'envoi groupé de télécopies. Lorsque le document est fusionné, les valeurs de données du fichier de source de données sont fusionnées dans le document principal aux positions des libellés appropriées et un fichier TIF de télécopie propre à chaque destinataire est créé. Le logiciel CallPilot désigne le destinataire et transfère les fichiers de télécopie vers le serveur. Le serveur CallPilot envoie la télécopie aux destinataires. Une fois le processus lancé, la boîte de dialogue État de l'imprimante s'affiche. Le numéro de la page augmente par incréments avec la conversion de chaque page en fichier TIF. Puisque la première page est ignorée, elle n'est pas incluse dans le compte. Par exemple, si une télécopie de trois pages est envoyée à dix destinataires, la boîte de dialogue affiche «Impression de la page 1», «Impression de la page 2» et ainsi de suite jusqu'à «Impression de la page 20». Seules 20 pages sont imprimées, car la première page de chaque document est ignorée. Les problèmes qui se produisent lors de la création des images ou d'adresses de télécopies s'affichent dans une boîte de dialogue Télécopie Nortel - Etat de l'envoi groupé distincte :

29 Création et envoi groupé de télécopies 29 Les problèmes tels qu'une adresse de télécopie manquante ou non prise en charge sont vérifiés. Cependant, les problèmes tels qu'un mauvais numéro de télécopie ne sont pas identifiés, tant que le format du numéro est valide. Un mauvais numéro de télécopie provoque l'envoi d'un accusé de nontransmission dans la boîte aux lettres CallPilot de l'utilisateur. Lorsque vous cliquez sur OK, le processus d'envoi groupé de télécopies s'arrête et aucune télécopie n'est envoyée. Vous devez corriger les adresses de télécopie et envoyer à nouveau votre télécopie. Si toutes les télécopies et les adresses sont créées correctement, une boîte de dialogue apparaît lors de l'adressage et du transfert des télécopies vers le serveur CallPilot. La boîte de dialogue Télécopie Nortel - Etat de l'envoi groupé indique l'état de l'envoi groupé de télécopies. Si vous cliquez sur Annuler dans cette boîte de dialogue avant la fin de l'opération, une autre boîte de dialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si vous sélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête. Cependant, toutes les télécopies déjà transférées vers le serveur CallPilot sont envoyées. Si un problème se produit lors du transfert de la télécopie, une boîte de dialogue semblable à la boîte ci-dessous apparaît : Si vous sélectionnez Oui, une tentative de renvoi de la télécopie au serveur est activée. Si vous sélectionnez Non, la télécopie en cours est ignorée et le processus commence sur la télécopie suivante dans la liste. La télécopie ignorée n'est pas envoyée. Si vous sélectionnez Annuler, une autre boîte de dialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si vous sélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête. Toutes les télécopies déjà transférées vers le serveur CallPilot sont

30 30 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook envoyées. Si vous sélectionnez Non, la boîte de dialogue d'échec précédente s'affiche à nouveau, ce qui vous permet d'effectuer un choix différent. Une boîte de dialogue de confirmation s'affiche après soumission de toutes les télécopies au serveur. Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées Vous pouvez choisir de joindre une page de garde à vos télécopies. En général, ces pages de garde sont conçues et gérées par l'administrateur serveur. Vous pouvez sélectionner le style de page de garde (si plusieurs styles sont disponibles). Les pages de garde comportent les informations suivantes : Informations sur la provenance : Informations sur la destination : Titre Nom Service Société N de téléphone N de télécopie Titre Nom Service Société N de téléphone N de télécopie Nombre de pages Date et heure de l'envoi Section Mémo de la page de garde Inclusion d'une page de garde dans une télécopie L'onglet Courrier de la boîte de dialogue Configuration de la Messagerie de bureau CallPilot (accessible via Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration) contient une option intitulée Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie. Par défaut, cette option n'est pas sélectionnée.

31 Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées 31 Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez ensuite choisir une page de garde par défaut dans la liste des pages de garde disponibles. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner l'emplacement de stockage des pages de garde. L'emplacement par défaut est : \Program Files\Nortel\CallPilot \cvrpages. Sélection de la page de garde à inclure Lorsque vous envoyez une télécopie, le formulaire de télécopie CallPilot comporte un menu Page de garde avec des options Ajouter et Modifier. Le menu Ajouter affiche une liste des pages de garde existantes disponibles. Sélectionnez une de ces pages et cliquez sur OK.

32 32 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Le menu Modifier affiche la page de garde en cours, que vous pouvez alors modifier. Dans la fenêtre Modifier, vous pouvez également prévisualiser la page de garde en cours. Si vous activez l'option Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie, CallPilot ajoute la page de garde sélectionnée à la télécopie. La page de garde apparaît comme la première pièce jointe sur la liste des pièces jointes (fenêtre de gauche). L'affichage de la pièce jointe (fenêtre de droite) ne contient que la section Mémo de la page de garde. Vous pouvez inclure des informations supplémentaires dans cette fenêtre. Formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel Vous pouvez utiliser le formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel pour envoyer une télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot (tel que Microsoft Outlook) ou de la fonction QuickFax. La fonction QuickFax vous permet d'envoyer une télécopie directement à partir de la boîte de dialogue d'impression. Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot, la page de garde est disponible à partir du formulaire de personnalisation CallPilot.

33 Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées 33 Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie vers une destination spécifique (un télécopieur, par exemple), le champ Page de garde devient actif et vous pouvez rechercher et choisir une page de garde ou en sélectionner une dans la liste. Vous pouvez ensuite modifier le contenu de la page de garde. Vous pouvez également choisir de ne pas insérer de page de garde en sélectionnant l'option Pas de page de garde dans la liste. Notez que vous pouvez également inclure une ligne d'objet dans le champ Objet. Les informations de la ligne d'objet apparaissent dans la partie courrier électronique de la télécopie, mais pas sur la copie papier. Modification et prévisualisation d'une page de garde Vous pouvez prévisualiser la page de garde en cours et modifier son contenu à partir du formulaire de personnalisation CallPilot et du pilote d'imprimantetélécopieur Nortel.

34 34 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Cliquez sur Aperçu pour afficher l'état en cours de la page de garde. La première fois que vous accédez à cette page, la Messagerie de bureau CallPilot tente de remplir la section De en fonction des données saisies précédemment. Bien que les informations de la section De soient complétées, vous pouvez les modifier.

35 Émission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel 35 Dans la section A, le champ Télécopie est toujours en lecture seule. Le champ Nom est en lecture seule si la page de garde est remplie à l'aide du formulaire de personnalisation. Dans ce cas, CallPilot remplit automatiquement le champ Nom avec le nom du destinataire. Si vous utilisez le formulaire du pilote d'imprimante de télécopie, ce champ reste vide et vous pouvez le compléter. Si vous utilisez une page de garde à partir du pilote d'imprimante de télécopie, la Messagerie de bureau CallPilot calcule le nombre de pages et saisit cette information dans la zone Pages. Lorsque vous utilisez le formulaire personnalisé, la zone Pages reste vide. Vous pouvez modifier cette zone dans les deux cas. La zone Envoyées utilise par défaut l'heure et la date courantes. Vous pouvez également modifier cette zone. La section Mémo est synchronisée avec la section Mémo du formulaire de personnalisation. Remarque : La longueur maximale pour le champ Mémo est de caractères. La longueur maximale pour les autres champs de la page de garde est de 30 caractères. Émission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel La fonction Répertoire d'appel vous permet d'appeler toute personne figurant dans un carnet d'adresses accessible à Microsoft Outlook. Ceci comprend la liste d'adresses globale, les contacts Outlook et le carnet d'adresses CallPilot. Pour émettre un appel au moyen de la fonction Répertoire d'appel 1 Dans votre boîte de réception, cliquez sur le bouton Répertoire d'appel. La boîte de dialogue de sélection du nom apparaît.

36 36 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook 2 Dans la liste Afficher les noms, sélectionnez le carnet d'adresses de recherche. Remarque : Dans Outlook 2007, cette liste est intitulée Carnet d'adresses. 3 Dans la zone de saisie du nom ou de sa sélection dans la liste, vous pouvez saisir partiellement ou entièrement le nom de la personne pour le localiser dans le carnet d'adresses, comme indiqué dans l'illustration précédente. Remarque : Dans Outlook 2007, cette zone est intitulée Rechercher. 4 Dans la liste Nom, sélectionnez le nom de la personne, puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue Contact apparaît, répertoriant les numéros de téléphone contenus dans l'entrée de carnet d'adresses de la personne sélectionnée.

37 Contacter l'expéditeur d'un message 37 Remarque : Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphone valide, en fonction du client, seul(e) le nom/l'adresse de messagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse de messagerie ou le nom ne peut être numéroté, vous devez saisir manuellement le numéro de téléphone complet de la personne dans la zone Vérifier le numéro. Pour enregistrer le numéro saisi, cochez la case Mémoriser les changements. 5 Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéro à appeler. 6 Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Téléphoner. 7 Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelle immédiatement l'expéditeur du message. Contacter l'expéditeur d'un message Vous pouvez répondre à un message CallPilot ou Microsoft Outlook par un appel téléphonique plutôt que par un message enregistré. Lorsque l'expéditeur d'un message provient d'un serveur Microsoft Exchange, l'adresse est connue, car elle est répertoriée dans votre carnet d'adresses. Lorsque l'expéditeur d'un message provient d'un serveur externe SMTP, il apparaît comme Inconnu dans votre boîte de réception et le formulaire CallPilot, qu'il soit répertorié ou non dans votre carnet d'adresses.

38 38 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Pour contacter l'expéditeur d'un message lorsque l'adresse est connue 1 Sélectionnez un message dans votre boîte de réception CallPilot ou Microsoft Outlook. 2 Cliquez sur le bouton Contacter l'expéditeur. La boîte de dialogue Contact apparaît, répertoriant les numéros de téléphone contenus dans l'entrée de carnet d'adresses de l'expéditeur. Remarque : Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphone valide, en fonction du client, seul(e) le nom/l'adresse de messagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse de messagerie ou le nom ne peut être numéroté, vous devez saisir manuellement le numéro de téléphone complet de la personne dans la zone Vérifier le numéro. Pour enregistrer le numéro saisi, cochez la case Mémoriser les changements. 3 Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéro à appeler. 4 Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Téléphoner. 5 Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelle immédiatement l'expéditeur du message. Ajout des pièces jointes aux messages Avant d'envoyer un message, vous pouvez y joindre un ou plusieurs fichiers vocaux, de télécopie ou texte. Les fichiers vocaux peuvent être transmis au format VBK ou WAV ; CallPilot peut convertir automatiquement les fichiers VBK au format WAV lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquels CallPilot n'est pas installé. Voir Modification des paramètres de livraison du courrier. Les fichiers de télécopie doivent être au format TIFF-F et les fichiers texte au format TXT. Pour joindre un fichier à un message 1 Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur l'icône Joindre un fichier.

39 Définition des options de message 39 2 Dans la boîte de dialogue Ouvrir, localisez et sélectionnez le fichier à joindre. 3 Cliquez sur Ouvrir pour joindre les fichiers et revenir au nouveau message CallPilot. Définition des options de message Avant d'envoyer un message, vous pouvez définir les options de gestion et de transmission. Pour définir les options de message 1 Dans un formulaire de nouveau message, sélectionnez les options Envoi, Critère de diffusion, Confirmation de lecture et Accusé de transmission de votre choix. Dans le champ Envoi, sélectionnez Urgent ou Économie, ou conservez le paramètre par défaut Normal. Dans le champ Critère de diffusion, sélectionnez Privé ou conservez le paramètre par défaut Public. Notez que lorsque vous envoyez un message marqué comme Privé, les destinataires peuvent toujours envoyer ce message à un tiers s'il ne s'agit pas d'utilisateurs CallPilot. En outre, les destinataires qui n'utilisent pas CallPilot ne sont pas informés du caractère privé du message. Il convient donc de le mentionner dans le corps même du message. Pour obtenir un accusé de réception indiquant que les destinataires ont ouvert le message, cochez la case Confirmation de lecture. Cochez la case Accusé de réception pour obtenir une confirmation de réception du message. 2 Poursuivez la rédaction du message, saisissez l'adresse et envoyez le message comme d'habitude.

40 40 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Transfert des messages et réponse à ceux-ci Vous pouvez transférer un message et l'accompagner d'une introduction. Vous pouvez répondre à l'expéditeur du message ou bien à l'expéditeur et à tous les destinataires. Pour transférer un message ou y répondre 1 Dans un message ouvert, cliquez sur l'icône Répondre, Répondre à tout ou Renvoyer un message. 2 Dans le formulaire de nouveau message, créez votre message vocal ou texte, ou votre télécopie. 3 Saisissez l'adresse des messages transférés en procédant comme pour un nouveau message. Les adresses des messages de réponse sont saisies automatiquement. 4 Ajoutez des pièces jointes, définissez les options et modifiez la ligne Objet, si cela est nécessaire. 5 Cliquez sur l'icône Envoyer le message. Remarque : L'administrateur système peut bloquer le transfert de messages vers des adresses de messagerie externes. Configuration du transfert des messages Vous pouvez transférer vos messages CallPilot vers une autre boîte aux lettres CallPilot ou vers une adresse électronique externe. Pour ce faire, vous devez créer et activer une règle de transfert des messages. Il s'agit d'un ensemble de critères définissant les messages à transférer et leur destination.

41 Configuration du transfert des messages 41 Lorsque vous activez une règle de transfert des messages, vous pouvez alors accéder à tous les messages entrants répondant aux critères à partir d'un autre emplacement, comme une boîte aux lettres Internet ou un assistant numérique personnel (PDA). Les messages vocaux peuvent être transférés dans le format dans lequel ils sont reçus ou convertis en WAV. Vous ou votre administrateur CallPilot pouvez créer une règle de transfert des messages. Pour la créer vous-même, vous devez utiliser My CallPilot, mais vous pouvez l'activer et la désactiver via la Messagerie de bureau, My CallPilot ou votre téléphone (option 8-5-1). Pour configurer le transfert des messages 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Cliquez sur l'onglet Courrier. 3 Pour ouvrir My CallPilot, cliquez sur l'option Configurer la règle de transfert des messages. 4 Si la page de configuration de la règle de transfert des messages de My CallPilot n'apparaît pas automatiquement : a. Connectez-vous à My CallPilot. b. Cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot, puis sur l'option Règle de transfert des messages. 5 Configurez une règle de transfert des messages. Pour obtenir des instructions détaillées, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour My CallPilot (NN ). Pour activer ou désactiver le transfert des messages Une règle de transfert des messages doit être configurée avant de pouvoir l'activer ou la désactiver. Reportez-vous à la procédure précédente pour la configurer vous-même ou demandez à votre administrateur CallPilot d'en configurer une pour vous. Pour des raisons de sécurité, vous devez l'activer et la désactiver vous-même. Vous pouvez procéder dans My CallPilot, dans la Messagerie de bureau en utilisant la procédure suivante, ou vous pouvez vous servir du téléphone (option 8-5-1). Remarque : Si vous avez activé l'option Connexion anonyme, vous ne pouvez pas activer ou désactiver une règle de transfert des messages à l'aide du logiciel de Messagerie de bureau (pour vérifier, sélectionnez

42 42 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration, cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses, puis sur Avancé). 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Cliquez sur l'onglet Courrier. 3 Sélectionnez ou désactivez la case à cocher Activer la règle de transfert des messages. Adressage de messages Vous pouvez adresser un message CallPilot à l'aide du carnet d'adresses CallPilot ou à partir de tout autre carnet d'adresses disponible dans Outlook. Vous pouvez également adresser un message manuellement. Votre entreprise conserve le carnet d'adresses CallPilot sur le serveur. Il contient les adresses des utilisateurs CallPilot et les listes de distribution que vous êtes autorisé à utiliser. Ce carnet d'adresses n'est pas modifiable. Si vous travaillez hors ligne (sans connexion au serveur CallPilot), vous pouvez télécharger le carnet d'adresses CallPilot sur votre ordinateur. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification des paramètres du carnet d'adresses. Accès à des adresses CallPilot à partir d'autres serveurs CallPilot en réseau Si votre site comporte plusieurs serveurs CallPilot, votre administrateur CallPilot peut développer votre carnet d'adresses CallPilot pour inclure les adresses des utilisateurs CallPilot des serveurs en réseau, en plus des adresses de votre serveur local. Si vous n'avez pas besoin de cette liste étendue, vous pouvez configurer votre carnet d'adresses CallPilot pour inclure uniquement les adresses de votre serveur local. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification des paramètres du carnet d'adresses. Pour adresser un message depuis le carnet d'adresses 1 Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur A. 2 Dans la liste Afficher les noms de, sélectionnez le carnet d'adresses à utiliser, par exemple Carnet d'adresses CallPilot.

43 Adressage de messages 43 Remarque : Dans Outlook 2007, cette liste est intitulée Carnet d'adresses. 3 Dans la zone de saisie du nom ou de sa sélection dans la liste, vous pouvez saisir partiellement ou entièrement le nom de la personne pour le localiser dans le carnet d'adresses. Remarque : Dans Outlook 2007, cette zone est intitulée Rechercher. 4 Sélectionnez l'adresse. 5 Cliquez sur A. 6 Si nécessaire, sélectionnez des adresses supplémentaires, puis cliquez sur A, Cc ou Cci. 7 Une fois la sélection d'adresses terminée, cliquez sur OK pour revenir au message CallPilot. Pour saisir manuellement l'adresse d'un message 1 Dans un nouveau message CallPilot, saisissez directement l'adresse dans la zone A. Insérez l'adresse entre crochets.

44 44 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Exemple de format correct d'adresse manuelle Pour obtenir des informations sur les formats d'adressage corrects, reportez-vous à la section.format requis pour une adresse de messagerie CallPilot ou Format requis pour les numéros de télécopie et de téléphone. Pour ajouter des adresses CallPilot à vos Contacts Outlook Vous pouvez ajouter des adresses CallPilot à vos Contacts Outlook. Vous pouvez choisir de distinguer les adresses CallPilot des adresses de messagerie standard en ajoutant le mot CallPilot après le nom du destinataire. 1 Dans Microsoft Outlook, ouvrez le carnet d'adresses. 2 Cliquez sur l'icône Nouvelle entrée. Remarque : Dans Outlook 2007, cliquez sur Fichier > Nouvelle entrée. 3 Cliquez sur Nouveau contact, puis sur OK. La boîte de dialogue Sans titre - Contact apparaît. L'exemple suivant est tiré d'outlook 2003.

45 Adressage de messages 45 4 Complétez la boîte de dialogue selon les besoins, en gardant à l'esprit les points suivants : CallPilot utilise les informations des champs suivants : Adresses de messagerie : Courrier électronique, Courrier électronique 2, Courrier électronique 3 Numéros de téléphone : Assistant, Bureau, Bureau 2, Voiture, Domicile, Domicile 2, RNIS, Mobile, Autre Numéros de télécopie : Télécopie (bureau), Télécopie (domicile) et Autre télécopie Reportez-vous à la section pour obtenir plus d'informations sur les formats.format requis pour une adresse de messagerie CallPilotou Format requis pour les numéros de télécopie et de téléphone. CallPilot ignore tous les numéros de téléphone et de télécopie si la zone Courrier électronique contient une adresse du serveur Microsoft Exchange ou CallPilot. Adresses de messagerie et numéros de téléphone/télécopie CallPilot recherche les informations de contact pour une adresse CallPilot ou le serveur Microsoft Exchange. Si aucune information n'est disponible, l'adresse ou le numéro utilisé par CallPilot varie selon que le message est un message vocal, de télécopie, texte ou de format mixte. Type de message Adresse ou numéro utilisé(e) Vocal Si une adresse de messagerie et un numéro de téléphone sont disponibles, CallPilot vous invite à choisir. Si seule une adresse de messagerie est disponible, CallPilot envoie le message à cette adresse. Si seul un numéro de téléphone est disponible, une boîte de dialogue vous invite à vérifier ce numéro, puis CallPilot y envoie le message vocal. Télécopie Si une adresse de messagerie et un numéro de télécopie sont disponibles, CallPilot vous invite à choisir. Si seule une adresse de messagerie est disponible, CallPilot envoie le message à cette adresse. Si seul un numéro de télécopie est disponible, une boîte de dialogue vous invite à vérifier ce numéro, puis CallPilot y envoie le message.

46 46 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Texte Mélange vocal/ télécopie ou vocal/ texte CallPilot envoie le message à une adresse de messagerie, si elle est disponible. CallPilot envoie le message à une adresse de messagerie, si elle est disponible. Remarque : Dans les cas où aucun numéro ou adresse approprié(e) n'est disponible, CallPilot vous envoie une notification de nontransmission pour vous avertir qu'il ne peut pas envoyer le message. Vérification des numéros de téléphone et de télécopie Le numéro de téléphone ou de télécopie peut contenir des caractères alphanumériques. Ces caractères incluent les préfixes de numérotation spéciaux, tels que + pour les numéros internationaux ou les abréviations telles que ESN pour indiquer les appels internes. Toutefois, vous devez modifier le numéro sélectionné dans le champ Vérifier le numéro de la boîte de dialogue Destinataire CallPilot pour vous assurer que la transmission s'effectue correctement. Le numéro modifié ne peut contenir que les caractères alphanumériques suivants : Caractères numériques Délimiteurs numériques ( ) - Caractères de pause Pp, Dièse # Espace Le logiciel de Messagerie de bureau tente de mémoriser les modifications que vous effectuez pour vous éviter de devoir les saisir à nouveau chaque fois que le même numéro de téléphone ou de télécopie est utilisé. Notez que le serveur CallPilot peut limiter la fonction de composition d'un numéro de téléphone ou de télécopie. Notez également que la fonction de recherche de numéros de téléphone ou de télécopie est disponible uniquement lorsque vous utilisez le formulaire de message CallPilot. Le formulaire de messagerie standard ne recherche pas ces numéros. Si une adresse de messagerie ou CallPilot manque dans le champ d'un destinataire dans le formulaire de messagerie standard, une notification de non-transmission est générée pour ce destinataire.

47 Adressage de messages 47 Pour ajouter un expéditeur ou un destinataire à vos Contacts Outlook Vous pouvez ajouter rapidement un expéditeur ou un destinataire à vos Contacts Outlook grâce à un menu contextuel. Si un expéditeur ou un destinataire d'un message CallPilot ne fait pas partie de vos Contacts Outlook, le nom à afficher apparaît comme Inconnu. 1 Dans un message CallPilot ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'expéditeur ou le destinataire à ajouter à vos Contacts Outlook. 2 Cliquez sur Ajouter aux contacts. 3 Saisissez le nom de la personne, ainsi que toute information supplémentaire à tenir à jour. 4 Cliquez sur Enregistrer et Fermer. Le nouveau contact est ajouté à votre liste. Pour mettre à jour les informations de contact existantes d'un expéditeur ou d'un destinataire Pour modifier des informations de contact pour quelqu'un figurant déjà dans vos Contacts Outlook, vous pouvez opérer rapidement dans un message ouvert grâce à un menu contextuel. 1 Dans un message CallPilot ouvert, cliquez avec le bouton droit sur l'expéditeur ou le destinataire à mettre à jour dans les Contacts Outlook. 2 Cliquez sur Mettre à jour le contact existant. 3 Dans la liste des contacts disponibles, cliquez sur le nom approprié, puis sur OK. 4 Effectuez les modifications requises dans les informations de contact. 5 Cliquez sur Enregistrer et Fermer. 6 Dans la boîte de dialogue Contact en double détecté, choisissez ce que vous voulez faire des informations du contact en double, puis cliquez sur OK.

48 48 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Format requis pour une adresse de messagerie CallPilot Si vous décidez d'entrer une adresse CallPilot dans le champ Adresse de messagerie, respectez le format suivant : [CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ] où : XXXX = Raccourci réseau VPIM YYYY = Numéro de la boîte aux lettres CallPilot ZZZZ = Nom de domaine complet du serveur CallPilot (serveur et domaine) Par exemple, supposons que le serveur CallPilot na12345 dans le domaine us.nortel.com avec le raccourci réseau VPIM contienne le numéro de boîte aux lettres L'adresse CallPilot pour cette boîte aux lettres est alors : [CALLPILOT: @na12345.us.nortel.com] Format requis pour les numéros de télécopie et de téléphone Si vous choisissez de saisir un numéro de télécopie ou de téléphone dans le(s) champ(s) de contact, ce numéro doit se composer d'une chaîne alphanumérique. Les caractères Pause (P p,) et dièse (#) sont pris en charge. Le format requis pour la télécopie est : [CALLPILOT:FAX=XXXX@ZZZZ] Le format requis pour la voix est : [CALLPILOT:VOICE=XXXX@ZZZZ] où : XXXX = Numéro de téléphone ou de télécopie ZZZZ = Nom de domaine complet CallPilot (serveur et domaine) Exemples de numéros de téléphone et de télécopie : [CALLPILOT:1212@na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(416) @na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(416) ,1212@na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(416) p1212@na12345.us.nortel.com] [CALLPILOT:(800) #123123@na12345.us.nortel.com] Microsoft Outlook prend en charge les numéros de téléphone et de télécopie pour le bureau, le domicile, la voiture, etc. Certains numéros de contacts ne sont pas pris en charge. Notez que les numéros de contacts constituent une

49 Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués 49 fonction de Microsoft Outlook ; la Messagerie de bureau CallPilot ne peut pas masquer ou altérer des éléments pris en charge. Voici comment distinguer les numéros pris en charge des numéros non pris en charge : Numéros de contacts vocaux valides : Assistant, Bureau, Bureau 2, Voiture, Domicile, Domicile 2, RNIS, Mobile, Autre Numéros de contacts de télécopie valides : Télécopie (bureau), Télécopie (domicile) et Autre télécopie Numéros de contacts non pris en charge : Rappel, Société, Pager, Principal, Radiomessagerie, Telex et TTY/TDD Listes de distribution personnelles Vous pouvez utiliser deux types de listes de distribution personnelles : une liste de distribution personnelle CallPilot qui peut être créée à l'aide de My CallPilot ou du téléphone ; des listes de distribution locales qui peuvent être créées à partir des Contacts Outlook. Notez que ce type de liste n'est pas accessible à partir du téléphone. Pour utiliser des listes de distribution personnelles CallPilot Vous pouvez adresser des messages à partir des listes de distribution personnelles CallPilot que vous créez dans My CallPilot ou sur votre téléphone. Dans Outlook, sélectionnez les listes dans le carnet d'adresses CallPilot. Pour créer une liste de distribution personnelle dans Outlook Vous créez une liste de distribution personnelle CallPilot dans Outlook en procédant comme pour une liste de distribution personnelle de courrier électronique. Une fois une liste créée, elle apparaît dans vos Contacts Outlook, de sorte que vous pouvez la sélectionner pour adresser un message. Vous ne pouvez pas accéder à une liste créée dans Outlook à partir de votre téléphone ou de My CallPilot. Pour plus d'informations sur la création d'une liste de distribution personnelle dans Outlook, reportez-vous à l'aide en ligne d'outlook. Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués Vous pouvez, au choix, effectuer la distribution de vos messages CallPilot dans une boîte de réception CallPilot distincte, afin que vos messages CallPilot soient conservés dans un lieu séparé de votre courrier Outlook normal

50 50 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook votre boîte de réception de messagerie, afin que les messages CallPilot soient combinés à votre courrier Outlook normal Comparez les deux illustrations suivantes pour comprendre les deux options. Messages CallPilot dans une boîte de réception distincte Messages CallPilot dans votre boîte de réception Outlook, combinés au courrier normal Lorsque vous vous connectez à la Messagerie de bureau pour la première fois, le logiciel vous demande de choisir votre boîte de réception si cette option est disponible ; vous pouvez cependant modifier à tout moment l'emplacement de votre boîte de réception en utilisant la procédure suivante. Pour changer la boîte de réception dans laquelle les messages CallPilot sont distribués 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.

51 Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués 51 2 Cliquez sur l'onglet Courrier. 3 Dans la liste Envoyer à, sélectionnez la boîte de réception dans laquelle vous voulez effectuer la distribution de vos messages CallPilot. 4 Si vous avez choisi la boîte de réception de la messagerie et voulez écouter les messages vocaux d'outlook Web Access avec des lecteurs multimédias d'une marque différente de Nortel, cochez la case Convertir les messages vocaux entrants au format WAV. 5 Cliquez sur OK. 6 Fermez, puis ouvrez à nouveau Outlook pour que les modifications soient prises en compte. À propos de la combinaison des messages CallPilot avec le courrier Outlook Voici quelques conseils concernant la combinaison des messages CallPilot avec le courrier Outlook : Si votre boîte de réception Outlook réside sur le serveur Microsoft Exchange, vous pouvez bénéficier des avantages de certaines fonctions supplémentaires d'outlook : notification des messages CallPilot reçus sur un périphérique BlackBerry ; utilisation de l'assistant Gestion des messages d'outlook pour gérer vos messages CallPilot ; affichage des messages CallPilot dans les clients de messagerie Web tels qu'outlook Web Access. Remarque : Le client Outlook doit être en cours d'exécution pour que ces fonctions soient opérationnelles. Si vous constatez un retard dans la synchronisation des messages (entre le serveur CallPilot et votre serveur Microsoft Exchange), vous pouvez réduire ce retard en paramétrant votre serveur Microsoft Exchange de façon à utiliser le mode Exchange mis en cache. Ce mode permet de stocker une copie de votre boîte de réception sur votre ordinateur. Pour des instructions sur le paramétrage de cette option, reportez-vous à l'aide en ligne d'outlook. Remarque : Le mode Exchange mis en cache est disponible uniquement dans Outlook 2003 et les versions ultérieures.

52 52 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Dans la mesure où vous avez choisi de ne pas utiliser la boîte de réception de la Messagerie de bureau CallPilot, elle ne figure pas dans la liste de vos dossiers de courriers. Dans certains cas, elle peut continuer d'apparaître dans la liste, mais elle est désactivée. Utilisation de la messagerie instantanée La fonction Messagerie instantanée vous permet de débuter une session de messagerie instantanée par le biais de Microsoft Windows/MSN Messenger et de Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) à partir d'un message électronique ou de CallPilot. Vous pouvez ouvrir une session de messagerie instantanée avec d'autres utilisateurs si vous disposez tous d'un compte valide sur MCS 5100 (Nortel Multimedia PC Client) ou avec un des services suivants, disponibles sous Windows/MSN Messenger : NET Passport Service (Windows/MSN Messenger) SIP Communication Service (Windows Messenger) Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger) Ces services ne nécessitent pas de configuration particulière. Vous devez configurer ces comptes en fonction des configurations requises dans Windows/MSN Messenger. Dans le cas de SIP Communication Service sur MCS 5100, vous devez disposer d'un Nortel Multimedia PC Client configuré et opérationnel pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de messagerie instantanée. Pour activer la fonctionnalité de messagerie instantanée dans la Messagerie de bureau CallPilot 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Dans l'onglet Général, sélectionnez l'application de messagerie instantanée à utiliser. Les choix suivants sont disponibles : Utiliser Windows/MSN Messenger Utiliser Nortel Multimedia PC Client 3 Fermez Outlook, puis ouvrez-le à nouveau pour que les modifications soient prises en compte.

53 Utilisation de la messagerie instantanée 53 Pour utiliser la messagerie instantanée à partir d'un message CallPilot ouvert Vous pouvez initier une session de messagerie instantanée depuis un message CallPilot ouvert. 1 Dans la barre d'outils d'un message CallPilot ouvert, cliquez sur l'icône représentant le logiciel de messagerie instantanée à utiliser : Si l'expéditeur du message est en ligne, une session de messagerie instantanée démarre. Sinon, la boîte de dialogue Contact apparaît. 2 Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée. L'onglet affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSN Messenger ou la liste Friends (Amis) de l'application Nortel Multimedia PC Client. 3 Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ou saisissez la signature correcte. 4 Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session. Remarque : Les icônes de messagerie instantanée de la barre d'outils sont de différentes couleurs, en fonction de l'état en ligne de l'expéditeur : En ligne Hors ligne État ou nom d'utilisateur de l'expéditeur inconnu à Windows/MSN Messenger En ligne Hors ligne État ou nom d'utilisateur de l'expéditeur inconnu à Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) Les infobulles des icônes de messagerie instantanée indiquent également le nom et l'état de connexion de l'expéditeur, si ces informations sont disponibles.

54 54 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook Utilisation de la messagerie instantanée à partir de Microsoft Outlook 1 À partir de votre boîte de réception, sélectionnez un message électronique. 2 Dans le menu Outils, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Contacter l'expéditeur. CallPilot récupère l'adresse CallPilot de l'expéditeur du message, puis la boîte de dialogue Contact apparaît. 3 Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée. L'onglet affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSN Messenger ou la liste Friends (Amis) de l'application Nortel Multimedia PC Client. 4 Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ou saisissez la signature correcte. 5 Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session. Utilisation de l'indicateur de message en attente La Messagerie de bureau comprend un indicateur de message en attente (MWI) qui apparaît sous la forme d'une icône de combiné téléphonique dans l'angle inférieur droit de l'écran, dans la barre des tâches Windows ou dans la barre d'état système. L'indicateur de message en attente vous signale l'arrivée de nouveaux messages et vous permet d'accéder rapidement à votre boîte de réception. Une icône représentant un combiné téléphonique rouge vous signale l'arrivée de nouveaux messages : L'aspect de l'icône Indicateur de message en attente change pour vous donner des informations supplémentaires sur votre connexion au serveur comme suit :

55 Utilisation de l'indicateur de message en attente 55 Pour configurer l'indicateur de message en attente Utilisez la boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot pour afficher ou masquer l'indicateur de message en attente ; activer ou désactiver le texte de l'infobulle correspondante ; contrôler la durée d'affichage de ce dernier. 1 Dans la barre des tâches de Windows, cliquez avec le bouton droit sur l'icône MWI. 2 Cliquez sur Configuration du MWI de CallPilot. La boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot apparaît. Remarque : Les trois premières zones (Serveur, Raccourci réseau VPIM et Boîte aux lettres) figurent à titre d'information uniquement et sont grisées ; pour modifier les informations de ces zones, vous pouvez y accéder dans l'onglet Général sous Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.

56 56 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook 3 Pour ouvrir My CallPilot et lire votre dernier message en doublecliquant sur l'icône, vérifiez que la zone URL My CallPilot contient l'url correcte. Vous devez être connecté à un serveur CallPilot 5.0 ou version ultérieure pour que ceci fonctionne. Demandez l'url correcte à votre administrateur CallPilot. L'URL figure généralement dans un des formats suivants : préfixe.nomdhôte.com/mycallpilot/ adresse IP/mycallpilot/ 4 Pour afficher ou masquer l'icône Indicateur de message en attente, sélectionnez ou désactivez la case à cocher Afficher l'icône MWI dans la barre des tâches. Remarque : Si vous masquez l'icône, puis décidez de l'afficher à nouveau, sélectionnez Programmes > Nortel > Icône MWI CallPilot dans le menu Démarrer de Windows. L'icône réapparaît dans la barre des tâches. 5 Pour activer ou désactiver le texte de l'infobulle, sélectionnez ou désactivez la case à cocher Afficher l'infobulle contextuelle pendant x secondes. Vous pouvez également changer le nombre de secondes pendant lequel le texte de l'infobulle apparaît sur l'écran. 6 Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. Pour utiliser l'indicateur de message en attente Voici quelques conseils pour l'utilisation de l'indicateur de message en attente : Pour afficher le numéro de votre boîte aux lettres, l'adresse du serveur et le nombre de messages en attente dans votre boîte de réception, positionnez le pointeur sur l'icône. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône pour afficher un menu contextuel avec des options permettant : d'ouvrir My CallPilot (si une URL est définie pour My CallPilot dans les paramètres de configuration de l'indicateur de message en attente) ; de configurer l'indicateur de message en attente ; de vous connecter à votre boîte aux lettres CallPilot ou de vous déconnecter ; de quitter l'indicateur de message en attente pour qu'il n'apparaisse plus.

57 Modification des paramètres de la boîte aux lettres 57 Pour ouvrir votre dernier message CallPilot dans My CallPilot, doublecliquez sur l'icône Indicateur de message en attente. Remarque : Si ceci ne fonctionne pas, vérifiez que la zone d'url My CallPilot contient l'url correcte dans la boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot. Pour ouvrir cette boîte de dialogue, cliquez avec le bouton droit sur l'icône MWI, puis cliquez sur Configuration du MWI de CallPilot. Modification des paramètres de la boîte aux lettres Pour afficher les paramètres d'accès à CallPilot ou les modifier 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. L'onglet Général affiche vos paramètres d'accès en cours. 2 Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK. Pour modifier votre mot de passe CallPilot Ce mot de passe est identique à celui utilisé depuis un téléphone.

58 58 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook 1 Répétez l'étape 1 de la procédure précédente, puis cliquez sur Modifier le mot de passe. 2 Dans la zone Ancien mot de passe, entrez votre mot de passe actuel. 3 Dans le champ Nouveau mot de passe, entrez un nouveau mot de passe. 4 Dans le champ Ressaisissez le nouveau mot de passe, entrez à nouveau votre nouveau mot de passe. 5 Cliquez sur OK pour enregistrer votre modification. 6 Cliquez sur OK pour quitter l'onglet Général. Modification des paramètres de livraison du courrier Pour afficher les paramètres de la messagerie ou les modifier 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Cliquez sur l'onglet Courrier.

59 Modification des paramètres de livraison du courrier 59 3 Modifiez les paramètres suivants, selon les besoins : Envoyer à : Sélectionnez la boîte de réception dans laquelle vous voulez effectuer la distribution de vos messages CallPilot. Pour plus d informations, reportez-vous à la section Changement de la boîte de réception dans laquelle vos messages CallPilot sont distribués. Convertir les messages vocaux entrants au format WAV : Cochez cette case pour convertir les messages vocaux entrants du format VBK Nortel au format WAV. Les messages vocaux peuvent alors être lus avec le lecteur CallPilot, mais également avec la plupart des lecteurs multimédias d'une marque différente de Nortel. Ces deux types de fichier ont une taille similaire (cette case à cocher est disponible uniquement si, dans la zone Envoyer à, vous avez sélectionné Boîte de réception de la messagerie). Notification : Choisir la notification automatique, manuelle ou différée. Choisissez l'option Manuellement pour réaliser des économies sur les appels longue distance ou les connexions RNIS. Utiliser le formulaire CallPilot : Cochez cette case pour afficher les messages CallPilot dans le formulaire CallPilot personnalisé plutôt que dans le formulaire Outlook standard. Le formulaire

60 60 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook CallPilot personnalisé permet d'écouter les messages vocaux CallPilot d'un simple clic. Formulaire par défaut : Sélectionnez le formulaire par défaut à afficher lors de la création d'un message CallPilot. Formulaire transfert/réponse par défaut : Sélectionnez le formulaire par défaut à afficher lorsque vous faites suivre et répondez à un message CallPilot. Ajouter un en-tête de message aux transferts et réponses : Cochez cette case si vous voulez que les en-têtes de messages soient copiés dans les messages transférés et les réponses. Si vous désélectionnez cette case à cocher, les en-têtes de messages n'apparaissent pas. Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie : Pour obtenir des informations sur l'ajout ou la modification de pages de garde, reportez-vous à la section Configuration de CallPilot. Convertir les messages vocaux sortants au format WAV pour les destinataires non CallPilot : Cochez cette case pour convertir automatiquement les messages vocaux en format WAV lorsque vous les envoyez à des utilisateurs non CallPilot. Effectuer une vérification orthographique avant envoi : Cochez cette case si vous voulez vérifier automatiquement l'orthographe des messages texte créés avec le formulaire CallPilot personnalisé lorsque vous cliquez sur Envoyer. Si vous désélectionnez cette case à cocher, vous pouvez toujours exécuter le correcteur orthographique manuellement. Pour qu'il puisse fonctionner, vous devez installer Microsoft Word. Remarque : CallPilot utilise la fonction de vérification orthographique de base fournie avec Microsoft Word. Certaines options avancées du vérificateur orthographique ne s'appliquent pas aux messages CallPilot, comme l'option permettant d'ignorer les adresses Internet et de fichiers. Afficher l'icône MWI dans la barre des tâches : Cochez cette case pour afficher l'indicateur de message en attente dans la barre des tâches Windows. Cet indicateur devient rouge lorsque vous recevez des messages et il fournit des informations sur l'état de votre boîte vocale CallPilot. Activer la règle de transfert des messages : Cochez cette case pour activer une règle de transfert des messages que vous avez configurée, c'est-à-dire une règle qui permet de transférer vos messages CallPilot vers une adresse électronique externe ou une boîte de réception CallPilot. La case à cocher n'apparaît que

61 Modification des paramètres du carnet d'adresses 61 si l'administrateur CallPilot vous a accordé les privilèges requis à cet effet ou si vous avez désactivé l'option Connexion anonyme. Elle est grisée si aucune règle de transfert des messages n'a été configurée pour vous. Configurer la règle de transfert des messages : Cliquez sur ce lien pour vous connecter directement à l'application My CallPilot et configurer les paramètres pour transférer vos messages CallPilot vers une adresse électronique externe ou une boîte de réception CallPilot. Le lien n'apparaît que si l'administrateur CallPilot vous a accordé les privilèges requis à cet effet. 4 Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK. Remarque : Certaines modifications peuvent ne prendre effet qu'après fermeture et réouverture d'outlook. Modification des paramètres du carnet d'adresses Votre administrateur saisit les paramètres par défaut du carnet d'adresses. Le cas échéant, vous pouvez modifier les paramètres du carnet d'adresses. Pour afficher les paramètres du carnet d'adresses ou les modifier 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour afficher les paramètres en cours.

62 62 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook 3 Modifiez les options suivantes, selon les besoins : Chemin d'accès : Chemin d'accès au carnet d'adresses local CallPilot. Base de recherche LDAP : Racine de l'arborescence du répertoire correspondant à la partie de la société desservie par le serveur CallPilot. Elle doit correspondre à la racine de l'arborescence configurée sur le serveur. La base de recherche LDAP doit être définie correctement afin de pouvoir télécharger le carnet d'adresses CallPilot. Consultez votre administrateur CallPilot pour savoir quelle base de recherche LDAP utiliser. Ordre : Choisissez l'ordre dans lequel les noms sont organisés dans le carnet d'adresses CallPilot (par nom ou prénom). Indiquer les modifications apportées à la base de recherche LDAP : Cochez cette case pour que le système vous signale toute modification apportée à la base de recherche LDAP définie sur le serveur CallPilot. Rechercher le carnet d'adresses du serveur : Sélectionnez cette option pour utiliser le carnet d'adresses CallPilot sur le réseau. En accédant au carnet d'adresses CallPilot sur le réseau, vous êtes assuré que les adresses sont toujours à jour. Vous devez être connecté au réseau pour utiliser cette option.

63 Modification des paramètres du carnet d'adresses 63 Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers le carnet d'adresses local : Sélectionnez cette option pour utiliser la copie du carnet d'adresses CallPilot stockée sur votre ordinateur. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez accéder au carnet d'adresses CallPilot lorsque vous n'êtes pas connecté au réseau (travail hors connexion). Pour que le carnet d'adresses CallPilot reste à jour, téléchargez-le régulièrement. Me rappeler de télécharger le carnet d'adresses : Cochez cette case pour recevoir un rappel, puis saisissez le nombre de jours entre les rappels. Utiliser uniquement une copie locale du serveur CallPilot : Cochez cette case pour limiter votre carnet d'adresses CallPilot aux adresses figurant sur votre serveur CallPilot local. Si vous désélectionnez cette case à cocher, votre carnet d'adresses CallPilot inclut les adresses de tous les serveurs CallPilot sur votre réseau ou d'un répertoire réseau commun Nortel configuré par votre administrateur réseau, selon votre site. Si cette case à cocher est grisée, vous êtes limité au carnet d'adresses CallPilot du serveur local. 4 Une fois les modifications terminées, cliquez sur OK. Remarque : Certaines modifications peuvent ne prendre effet qu'après fermeture, puis réouverture d'outlook. Pour vous connecter en tant qu'utilisateur anonyme Vous pouvez vous connecter en tant qu'utilisateur anonyme. 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses. 3 Cliquez sur Avancé. 4 Cochez la case Connexion anonyme. 5 Cliquez sur OK. Remarque : Lorsque vous désactivez la case à cocher Connexion anonyme, le logiciel de Messagerie de bureau télécharge également les

64 64 Utilisation de la Messagerie de bureau pour Microsoft Outlook listes BDL, SDL et PDL utilisateur dans le cadre du téléchargement du carnet d'adresses. Lorsque vous cochez la case Connexion anonyme, les listes BDL, SDL et PDL utilisateur sont ignorées. Pour télécharger votre carnet d'adresses sur votre ordinateur Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses CallPilot à partir du serveur sur votre ordinateur de manière à pouvoir travailler hors connexion. 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. 2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses. 3 Sélectionnez Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers le carnet d'adresses local. 4 Cliquez sur Télécharger maintenant, puis sur OK quand un message vous indique que le téléchargement est terminé. Lorsque vous adressez un message CallPilot, vous accédez donc au carnet d'adresses CallPilot téléchargé, que vous travailliez en ligne ou hors ligne. 5 Pour vous assurer de télécharger régulièrement le carnet d'adresses CallPilot, cochez la case Me rappeler de télécharger le carnet d'adresses tous les, puis définissez le nombre de jours entre les rappels. 6 Cliquez sur OK. 7 Pour vous assurer que les nouveaux paramètres sont bien pris en compte, fermez Outlook, puis rouvrez-le. Modification des paramètres audio Pour changer de périphérique audio ou modifier les paramètres du volume Vous pouvez écouter les messages depuis votre téléphone ou votre ordinateur. 1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.

65 Modification des paramètres audio 65 2 Cliquez sur l'onglet Audio pour afficher les paramètres sélectionnés. 3 Dans la zone Périphérique, cliquez sur Téléphone pour écouter vos messages vocaux et les enregistrer depuis votre téléphone. Veillez à indiquer le numéro de téléphone correct. Vous pouvez également sélectionner Ordinateur pour écouter vos messages vocaux et les enregistrer via les haut-parleurs et le microphone de l'ordinateur. Remarque : Vous pouvez également modifier le périphérique audio du lecteur CallPilot. 4 Cochez les cases Utiliser le volume du haut-parleur système et Utiliser le volume du microphone système de la zone Volume pour coordonner les paramètres de volume de CallPilot avec ceux des haut-parleurs et du microphone de l'ordinateur. 5 Si vous souhaitez confirmer les paramètres avant d'écouter des messages vocaux ou d'en enregistrer, cochez la case Confirmer les paramètres avant de lire. 6 Si vous voulez télécharger les messages vocaux sur votre ordinateur avant de les écouter, cochez la case Télécharger le fichier avant de l'écouter. Cette option peut être utile si vous utilisez un modem. 7 Cliquez sur OK.