Contrôler les étapes de l évaluation externe et bien choisir son cabinet

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1 L évaluation externe Contrôler les étapes de l évaluation externe et bien choisir son cabinet Référence Internet Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder à cette fiche D après l Agence nationale de l évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (Anesm), une évaluation externe porte sur la pertinence, l impact et la cohérence des actions déployées par les établissements et les services, de manière privilégiée. Elle s attachera aux missions imparties, aux besoins et aux attentes des populations accueillies. Les champs des évaluations externe et interne sont les mêmes afin d assurer la complémentarité des analyses portées sur un même établissement et de fait, de pouvoir apprécier les évolutions et les effets des mesures prises pour l amélioration continue du service rendu. Pour réaliser leur évaluation externe, les ESSMS doivent choisir parmi des organismes habilités, mais plusieurs questions vont se poser : le choix de l organisme (parmi quelque 900), le coût et le déroulement de l évaluation. Cette fiche a été constituée pour vous aider à répondre à ces nombreuses interrogations. En pratique Étape 1 Connaître les dates limites de son évaluation externe Le décompte du délai des évaluations externes se déclenche à la date de l autorisation initiale. La durée de droit commun de l autorisation est de 15 ans, généralisée par l article 0 de la loi n du 2 janvier Régime transitoire Cependant, il résulte de la législation qu un régime particulier pour les ESSMS existe pour, d une part, les ESSMS autorisés et ouverts avant la date de publication de la loi n du 2 janvier 2002, et d autre part, ceux autorisés et ouverts entre cette date et avant celle de la promulgation de la loi HPST n du 21 juillet Durant cette période de transition, les ESSMS devront procéder à la transmission des résultats d au moins une évaluation externe aux autorités compétentes (cf. tableaux page suivante). Pour un ESSMS ouvert entre le 3 janvier 2002 et le 20 juillet 2009 : même principe que pour un ESSMS ouvert avant le 3 janvier Gérer un Ehpad au quotidien - Éditions WEKA 13

2 Période d autorisation de 15 ans Pour un ESSMS autorisé et ouvert avant le 3 janvier 2002 Date de référence de départ T /01/ évaluation interne résultats communiqués au + tard 3 ans avant la date 1 évaluation externe réalisée au + tard 2 ans avant la date évaluation interne unique EIU T < 12 < 3 janvier 2014 évaluation externe unique EEU T < 13 < 3 janvier 2015 Date de référence de fin T /01/2017 Période d autorisation de 15 ans Pour un ESSMS autorisé et ouvert avant le 20 juillet 2009, jusqu au 20 juillet 2024 Date d'autorisation T /07/ évaluation interne résultats communiqués au + tard 3 ans avant la date 1 évaluation externe réalisée au + tard 2 ans avant la date évaluation interne unique EIU T < 12 < 20 juillet 2021 évaluation externe unique EEU T < 13 < 20 juillet 2022 Renouvellement de l autorisation T /07/2024 Régime de droit commun Sur une période d autorisation de 15 ans, les ESSMS devront donc procéder à 2 évaluations externes, chacune précédée de la communication des résultats d une évaluation interne et suivies d une troisième transmission de résultats d évaluation interne. La première évaluation externe, intervenant au plus tard 7 ans après la date d autorisation, examinera les suites réservées aux résultats issus de la première évaluation interne et sera suivie de la seconde évaluation interne. La seconde évaluation externe, intervenant au plus tard 2 ans avant le renouvellement de l autorisation, appréciera la dynamique générale de la démarche d amélioration continue de la qualité des prestations et des activités, à travers notamment les suites réservées aux évaluations internes, dans la continuité de la première évaluation externe (cf. tableau page suivante). 14 Gérer un Ehpad au quotidien - Éditions WEKA

3 Période d autorisation de 15 ans Pour un ESSMS autorisé et ouvert à compter du 21 juillet 2009, jusqu au 21 juillet 2024 Date d autorisation T /07/ ère évaluation interne EI1 T + 5 < 21 juillet évaluations internes résultats communiqués 2 nde évaluation interne EI2 T + 10 < 21 juillet 2019 tous les 5 ans 3 ème évaluation interne EI3 T + 15 < 21 juillet évaluations externes réalisées au + tard 7 ans après 1 ère évaluation externe EE1 T < 7 < 21 juillet 2016 la date de l autorisation et au + tard 2 ans avant la date de son renouvellement 2 nde évaluation externe EE2 T < 13 < 21 juillet 2022 Renouvellement de l autorisation T /07/2024 Étape 2 Les fondamentaux ou l ABC de l évaluation externe La sélection de l organisme habilité est réalisée dans le cadre habituel des procédures de mise en concurrence (faire établir plusieurs devis), et pour les établissements publics dans le respect des règles du Code des marchés publics (Annexe 3-10 du décret du 15 mai 2007 et Chapitre III, section I, 1-1 du Code de l action sociale et des familles). L évaluateur externe doit être choisi parmi les organismes habilités par l Anesm. La liste est publiée au Bulletin officiel du ministère chargé de l Action sociale (décret n du 15 mai 2007 article 1 er, article D du CASF) ou est consultable sur le site de l Anesm. Attention, certains organismes se voient retirer leur agrément : seule la mise à jour des organismes sur le site de l Anesm permet de le voir. Alors, faites toujours votre choix en fonction de la dernière liste publiée sur le site de l Anesm. Ni l organisme habilité, ni l un des professionnels intervenant pour le compte d un organisme habilité ne peut, à l exception des opérations de facturation qui sont la contrepartie de cette opération, avoir, au moment de l évaluation, ou avoir eu, au cours de l année précédente, d intérêt financier direct ou indirect dans l organisme gestionnaire de l établissement ou du service concerné. Remarque L existence d un conflit d intérêts avéré peut entraîner le retrait de la liste des organismes habilités par l Anesm. Ces dispositions s appliquent de la même façon en cas de non-respect des règles déontologiques (article D du CASF). L organisme habilité qui procède à l évaluation externe prend en compte la certification obtenue par l établissement pour les activités et les prestations qui font l objet de l évaluation externe (Évaluation externe et certification : article D du CASF). Cette prise en compte ne dispense pas l établissement de l obligation de faire procéder à l évaluation externe. Attention Sont prises en compte les certifications qui ont été réalisées par un des organismes mentionnés à l article L du Code de la consommation conformément à un référentiel de certification. Chaque certification retenue devra rédiger une grille de correspondance avec le champ des évaluations externes, validée par l Anesm. L évaluation portera donc sur les champs restant en dehors de cette grille. Gérer un Ehpad au quotidien - Éditions WEKA 15

4 Étape 3 La qualification et la compétence des évaluateurs externes D après l annexe 3-10 du décret du 15 mai 2007 (chapitre III section II 2.4), 5 critères sont demandés aux évaluateurs externes : une expérience professionnelle dans le champ médico-social observé ; une formation aux méthodes évaluatives s appuyant sur celles existant en matière d évaluation des politiques publiques et comportant une analyse pluridimensionnelle, globale, utilisant différents supports ; des connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l action sociale portant sur les RBPP (recommandations de bonnes pratiques professionnelles) de l Anesm, sur les orientations générales des politiques de l action sociale et sur les dispositifs ; en fonction de l offre disponible, le commanditaire privilégie le caractère transversal et la capacité d adaptation à la diversité des problématiques des évaluateurs ; des modalités de travail qui garantissent un examen contradictoire des points de vue exprimés afin de valider un «diagnostic partagé». Étape 4 Évaluer la crédibilité de la proposition de l évaluateur D après l annexe 3-10 du décret du 15 mai 2007 (chapitre III, section II 2.5), 5 points essentiels permettent d évaluer la crédibilité de la proposition d un organisme d évaluation externe : les références individuelles et l engagement de l évaluateur à soumettre à l agrément préalable du commanditaire toute modification ultérieure de l équipe d évaluateurs ; la compréhension par l évaluateur du projet d établissement, du contexte, et sa capacité à définir des questions ; la proposition d un plan d intervention (étapes, méthode d évaluation, modalités de recueil des informations) ; la capacité de l évaluateur à se situer dans une logique d écoute des professionnels et des usagers pour faire émerger des propositions d évolution ; la clarté et la précision du devis (notamment le nombre de jours pour chaque étape, le prix de journée, le rapport qualité/prix). Étape 5 Coût, financement et enregistrement comptable de l évaluation externe Afin d avoir un ordre de grandeur du coût d une évaluation externe en Ehpad, il convient de se référer au rapport d activité 2010 de l Anesm. Celui-ci précise qu une évaluation externe oscillerait entre e et e. La circulaire budgétaire du 5 avril 2012 précise quant à elle son imputation comptable (cf. son annexe 1). L instruction budgétaire et comptable M22 du 31 mars 2009 prévoit que les frais d évaluation externe mis en œuvre par l ESSMS s enregistrent au compte 2013 «frais d évaluation». Ces frais font l objet d un amortissement sur une période qui ne peut excéder 5 ans. Cette instruction budgétaire et comptable s inspire du plan comptable général (PCG) et a été rédigée conformément à celui-ci. Or, l article du PCG précise que les dépenses engagées à l occasion d opérations qui conditionnent l existence ou le développement d une entité peuvent être inscrites soit à l actif comme frais d établissement (compte 201), soit au compte de résultat (classe 6). L option est donc offerte aux ESSMS de comptabiliser leurs frais d évaluation externe : au compte 2013 ; ou au compte 617 «études et recherches». 16 Gérer un Ehpad au quotidien - Éditions WEKA

5 Essayez de négocier ou limiter l impact du prix de votre évaluation externe : en utilisant les crédits exceptionnels non reconductibles qui étaient prévus par l ARS pour financer cette évaluation ; en essayant de vous regrouper avec d autres établissements pour lancer votre offre d évaluation externe. Si le prestataire intervient sur plusieurs établissements dans un périmètre rapproché, il pourra revoir ses coûts certainement à la baisse. Notre conseil Alors que la liste initiale ne comportait qu une centaine d organismes habilités, aujourd hui, il y en a presque 900! Demain, nous dépasserons les Il conviendra alors de vérifier quelques points essentiels : la composition des équipes : éviter des évaluateurs qui viennent seuls, il est difficile de connaître l ensemble des secteurs d un Ehpad (soins, administratifs, gestion des risques, réglementation, hôtellerie ), il faut de l hétérogénéité ; l expérience dans le secteur : les organismes sont habilités à intervenir aussi bien dans le secteur de l enfance, du domicile, du handicap que sur celui de la personne âgée, alors méfiance ; le délai et la durée d intervention : ni trop longs, ni trop courts, l évaluation ne peut pas se faire sur une seule journée, un diagnostic doit être partagé. Évitez les erreurs Attention, l habilitation des organismes par l Anesm ne donne pas automatiquement la compétence aux organismes. En effet, pour faire partie de cette fameuse liste, il n y a qu un dossier administratif à remplir. Aucune compétence particulière n est exigée : seule la règle déontologique demande aux futurs organismes habilités de respecter les impératifs du décret du 15 mai Alors ne vous laissez pas uniquement tenter par le coût de la mission, car vous risquez d avoir des surprises qui peuvent peser sur votre futur renouvellement d autorisation. Pour aller + loin Références juridiques Loi n du 2 janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale Loi n du 21 juillet 2009 portant réforme de l hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires Décret n du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour l évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements et services sociaux et médico-sociaux Décret n du 30 janvier 2012 relatif aux conditions de prise en compte de la certification dans le cadre de l évaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux Circulaire DGCS/SD5C/2011/39 du 21 octobre 2011 relative à l évaluation des activités et de la qualité des prestations délivrées dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux Bibliographie SAVIGNAT Pierre, Conduire l évaluation externe dans les établissements sociaux et médico-sociaux, Dunod, 2010, 220 pages Liens vers sites Site Internet de l Anesm : sante.gouv.fr/ Fiches de procédures Voir toutes les recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l Anesm. Abréviations et acronymes Anesm : Agence nationale de l évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux ESSMS : établissements et services sociaux et médico-sociaux RBPP : recommandations de bonnes pratiques professionnelles Gérer un Ehpad au quotidien - Éditions WEKA 17

6 Les plus Internet Saisissez la Référence Internet dans le moteur de recherche du site pour accéder aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des rubriques suivantes : Références aux textes officiels rattachés à cette fiche Circulaire DGCS/SD5C/2011/39 du 21 octobre 2011 Code de l action sociale et des familles Code de la consommation Code des marchés publics Décret n du 15 mai 2007 Décret n du 30 janvier 2012 Loi n du 2 janvier 2002 Loi HPST n du 21 juillet Gérer un Ehpad au quotidien - Éditions WEKA

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