PROFIL DE L EMPLOI. Titre du supérieur immédiat:

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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Agent de soutien administratif classe I (finances) Soutien administratif 222-ABCL1001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des études Service de l organisation de l enseignement, de la formation continue et des services aux entreprises Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Traitement / Rémunération: Étudiants Employeurs Organismes gouvernementaux Clientèle externe (surveillance d examens) Enseignants Parent Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur de l'organisation de l'enseignement et de la formation continue, la personne occupant l emploi d'agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec le dossier financier des étudiants, accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Spécifique au poste: Notamment, elle répond à diverses demandes d'information et de documents. Elle saisit et tient à jour diverses informations dans le système de gestion financière. Elle effectue un ensemble de vérifications pour les dossiers financiers, elle perçoit les paiements et elle prépare les dépôts. Elle tient à jour divers dossiers et registres concernant le travail accompli et effectue la correspondance inhérente à son travail. Elle participe aux diverses activités du service lors des opérations massives et elle remplace, au besoin, la personne au comptoir de l'organisation de l'enseignement. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer un ensemble d activités administratives en lien avec les dossiers financiers des étudiants. 1.1 Enregistrer, vérifier et corriger, s'il y a lieu, les paiements des droits et faire le suivi; 1.2 Balancer les caisses et préparer des dépôts; 1.3 Préparer et vérifier les demandes de remboursement; 1.4 Vérifier et suivre les ententes concernant le paiement des droits et relancer les étudiants pour les droits non acquittés; 1.5 Facturer les étudiants ayant un statut particulier ou faisant partie d'un programme spécial (ex. de jour à temps partiel, des cours hors-programme, à temps partiel en formation intensive, en alternance travail-études, en Sport Études, inscrits à des cours comprenant des frais spéciaux); 1.6 Produire des copies de reçus officiels; 1.7 Préparer des dépôts; 1.8 Vérifier: les droits de scolarité supplémentaires exigés des étudiants non-résidents du Québec et des étudiants étrangers et faire le suivi; les inscriptions en ligne à des cours non-crédités; les étudiants fraudeurs et faire le suivi; les frais associés aux inscriptions après le transfert de données des étudiants inscrits aux cours d'été en commandites via l'application du SRAM. 1.9 Répondre aux diverses demandes: des étudiants concernant, entre autres, les frais à leur dossier, les remboursements, les relevés d impôts T-2202A et le relevé 8; des employeurs concernant les attestations et les diplômes d'études; des services financiers du Nouveau Brunswick concernant le recensement des étudiants du Nouveau Brunswick; de documents reçus par le biais du système informatique de services en ligne ou reçus par la poste (ex. diplôme à envoyer par service de messagerie). 2. Préparer et assurer la passation d'examen provenant des ressources naturelles du Canada. 2.1 Recevoir les demandes et voir à l'organisation des examens (rendez-vous, copies d'examen, paiements et reçu); 2.2 Superviser les examens; 2.3 Expédier les examens au demandeur. 3. Collaborer aux activités du Service. 3.1 Participer aux travaux de classement du service; 3.2 Élaborer des procédures pour les opérations et les dossiers associés au poste; 3.3 Supporter et remplacer occasionnellement la personne au comptoir de l organisation de l enseignement; 3.4 Participer aux journées d accueil et aux journées spéciales pour les inscriptions tardives aux cours du soir; 3.5 Aider, au besoin, à l'exécution de toutes les opérations massives du Service de l organisation de l enseignement tels les envois massifs de documents (bulletins, lettres, etc.). Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

4 4. Assurer une gestion documentaire efficace. 4.1 Participer à l élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste et au poste de comptoir de services; 4.2 Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire, incluant la documentation électronique; 4.3 Voir à l épuration et l archivage des dossiers. 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer un ensemble d activités administratives en 75% lien avec les dossiers financiers des étudiants. 2. Préparer et assurer la passation d'examen provenant 8% des ressources naturelles du Canada. 3. Collaborer aux activités du Service. 7% 4. Assurer une gestion documentaire efficace. 5% 5. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins un (1) an. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau de base; Excel niveau de base. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Système informatisé de gestion financière. Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités; Orientation service à la clientèle; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? X NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? X NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon X excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à X rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de X mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, X écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. X Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard X de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. X Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6