Document de Projet PROJET D APPUI AU CYCLE ELECTORAL 2015 AU BURUNDI (PACE 2015) Résumé Analytique

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1 Document de Projet PROJET D APPUI AU CYCLE ELECTORAL 2015 AU BURUNDI (PACE 2015) Résumé Analytique Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) participants au présent Projet visent à apporter une assistance au renforcement des capacités organisationnelles, techniques, financières et opérationnelles des principaux acteurs impliqués dans le processus électoral, notamment la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) comme principale bénéficiaire de l assistance électorale, mais aussi le gouvernement et les institutions publiques, les partis politiques, les Organisations de la Société Civile (OSC), les femmes et les jeunes, les groupes sous- représentés ou marginalisés, les médias. Les actions proposées par le Projet ont comme finalité de permettre une conduite efficiente et pérenne du processus électoral libre, transparent, crédible et inclusif, conformément aux standards internationaux. Le présent Projet est en cohérence avec le cadre de l assistance technique du PNUD au gouvernement burundais, la vision «Burundi 2025», le Cadre Stratégique de Croissance et de Lutte contre la Pauvreté deuxième génération CSLP II), et la Stratégie Nationale de Bonne Gouvernance et de Lutte contre la Corruption (SNBGLC). Il procède également de la volonté des PTF d accompagner le cycle électoral et de contribuer à la réalisation des activités liées à l organisation des consultations générales et locales à savoir: l élection présidentielle, les élections législatives, sénatoriales, provinciales, et collinaires prévues en L assistance technique et financière, qui s inscrit dans le cadre d un cycle électoral comprenant les phases préélectorales, électorales et post- électorales, se déroulera suivant les deux axes d intervention suivants: - Un premier axe d intervention qui cible l appui technique à la CENI et aux autres acteurs nationaux pour la tenue effective et efficace des élections (présidentielle, législatives, sénatoriales, communales, et collinaires). Cet axe comporte les quatre domaines- clés: (i) l informatisation des opérations électorales pour l amélioration de la qualité du fichier électoral et pour sa consolidation au niveau national; (ii) la formation des agents électoraux; (iii) l organisation technique et matérielle des différents scrutins; (iv) la gestion des contentieux liés au processus électoral ainsi que les mesures d apaisement pour l instauration d un climat électoral serein (v) l appui à la CENI dans le cadre de l organisation de l observation électorale nationale. - Un deuxième axe d intervention qui couvre tout le cycle électoral, période électorale incluse, et qui se concentre sur les activités liées à la consolidation de la démocratie et de la gouvernance participatives, à travers le renforcement à moyen et long terme des capacités des acteurs nationaux. Il s adresse aux institutions publiques, partis politiques, OSC, plateforme des femmes en politique et médias impliqués dans le processus électoral. Il inclut les activités de prévention de conflits et de renforcement du dialogue ainsi que celles liées à la sensibilisation et à l éducation civique dans le but de promouvoir la participation citoyenne et d assurer l intégrité du processus de manière non violente et apaisée. 1

2 Pays: Burundi Effet(s) de l UNDAF et Indicateur(s): Le mécanisme de dialogue permanent et inclusif des partis politiques est fonctionnel et les organes de gestion du processus électoral disposent des capacités requises pour l organisation d élections libres et transparentes en Les compétences des institutions démocratiques, les structures de dialogue social, la société civile et les médias dans la consolidation de la démocratie et du développement du pays sont renforcées. Effet(s) escompté(s) / Indicateurs: Produit(s) escompté(s) / Indicateurs: Agence d Exécution: (Institution désignée / Organisation d exécution) Période du Programme: Composante du Gouvernance Démocratique Programme: À l horizon 2016, des institutions publiques assurent une gestion efficace de l Etat avec un système électoral transparent, un espace politique inclusif et une participation citoyenne effective, dans le respect de l égalité hommes- femmes. En 2015, les acteurs nationaux disposent des capacités requises pour organiser des élections libres et transparentes. PNUD Budget total du Projet Budget: US$ 39,255,488 Frais généraux de gestion: US$ 2,568,116 Titre du Projet: Appui au Cycle Electoral 2015 au Burundi Ressources allouées: - PNUD (TRAC) US$ 500,000 Numéro du Projet: Insérer le numéro de projet Durée du Projet: 24 mois (Janvier Décembre 2015) Modalité d exécution: Gouvernement: DIM (Exécution directe) Autres bailleurs: - Belgique - France - Norvège - Pays- Bas - Suisse - Union Européenne PNUD: US$ 5,200,000 US$ US$ US$ 2,600,000 US$ US$ 10,400,000 2

3 TABLE DES MATIERES 1. ABBREVIATIONS ANALYSE DE LA SITUATION Contexte général Dernières élections Leçons apprises par le Projet PACE Enjeux majeurs des prochaines élections Accompagnement du Système des Nations Unies et des autres PTF STRATEGIE Stratégie d intervention du Projet Axe d intervention 1: Appui à l organisation des élections (présidentielle, législatives, sénatoriales, provinciales, et collinaires) en Cadre juridique Législation électorale Gestion du contentieux électoral Renforcement de l administration électorale Révision systématique du Fichier Electoral Actualisation de la cartographie électorale Recensement électoral Opérationnalisation du Centre de Traitement des Données (CTD) Constitution du fichier électoral Production et distribution des documents électoraux Appui à l opérationnalisation de la CENI et à l organisation des scrutins de Sécurisation du processus électoral Formation du personnel électoral Sensibilisation, éducation civique et électorale, et promotion de la participation citoyenne Communication institutionnelle Promotion et respect des Droits de l Homme Utilisation des nouvelles technologies: Ushahidi Appui aux médias Genre et élections Observation électorale nationale Prévention et gestion des conflits, et renforcement du dialogue entre les acteurs nationaux Axe d intervention 2: Consolidation de la démocratie à travers le renforcement des capacités des acteurs nationaux Appui aux activités post- scrutins et à la pérennisation des acquis Renforcement des capacités institutionnelles et techniques de la CENI Appui au renforcement du partenariat entre la CENI et les autres acteurs du processus électoral Formations techniques Echanges d expérience RESULTATS ESCOMPTES Bénéficiaires cibles et zones d intervention Produits du Projet Indicateurs de Performance MODALITES DE FINANCEMENT ET DE GESTION Mécanisme de financement du Fonds Commun («Basket Fund») Modalité de fonds fiduciaire («Trust Fund») Modalité de partage des coûts («Cost Sharing») Figure 1: Arrangements de gestion du Fonds Commun («Basket Fund») Mécanismes de coordination Comité de Pilotage (CP)

4 Comité Technique (CT) ou cellule technique d appui au processus électoral 32 Figure 2: Configuration du CP Rôle des partenaires du Projet MODALITES DE MISE EN OEUVRE Unité de Gestion du Projet (UGP) Figure 3: Organigramme du PACE Procédures de recrutement et d acquisition des biens et services Rapports narratifs et financiers Suivi et évaluation Appui au demarrage du Projet COMMUNICATION ET VISIBILITE ANALYSE ET MESURES DE GESTION DES RISQUES Objectif général Matrice des risques CONTEXTE LEGAL CADRE DES RESSOURCES ET DE RESULTATS ANNEXE 1: Données de base utilisées pour l élaboration du Document de Projet (PRODOC) ANNEXE 2: Termes de référence de l Unité de Gestion du Projet (UGP) ANNEXE 3: Déploiement des intégrants de l UGP ANNEXE 4: Termes de référence individuels des membres de l Unité de Gestion du Projet (UGP) Expert(e) en Administration et Gestion de Projets d Assistance Electorale, en qualité de Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet Expert(e) en Opérations Electorales et en Logistique Expert(e) en Systèmes d Information Electorale (Informaticien) Spécialistes en Logistique et Opérations Electorales Spécialiste en Formation et Education Civique Spécialiste en Reporting et en Communication Institutionnelle Spécialiste en Prévention de Conflits et Renforcement du Dialogue Spécialiste en Genre et Elections Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) / Comptable Assistants(es) Administratifs(ves) Chauffeurs ANNEXE 5: Termes de référence du Comité de Pilotage (CP) du Projet ANNEXE 6: Termes de référence du Secrétariat du Comité de Pilotage (CP) ANNEXE 7: Termes de référence des consultants pour les missions d évaluation du Projet ANNEXE 8: Termes de référence pour l audit des comptes du Projet ANNEXE 9: Modèles d accords de financement ANNEXE 10: Budget consolidé du Projet ANNEXE 11: Les Nations Unies et la promotion de la démocratie par les élections

5 1. ABBREVIATIONS ABP AEC BCPR BDP BNUB BRIDGE BV CDR CECI CENI CEPI CICEL CINU CIRGL CLEP CNC CPAP CP CSLP II CT CTP CV DIM DOMP DPA EAC EAD ERP IC IDEA IFES IFI LV NAM OAI OHCNUDH UNDAF UNDEF UNHCHR UNOPS ONG ONU ONU Femmes OSC PACAM PACE 2010 PACE 2015 PNUD PRODOC PTF PV RBA REDExC Agence Burundaise de Presse Commission Electorale Australienne Bureau pour la prévention des crises et le relèvement du PNUD Bureau des Politiques de Développement du PNUD Bureau des Nations Unies au Burundi Cours de formation en administration électorale Bureau de Vote Rapports Combinés des Dépenses Commission Électorale Communale Indépendante Commission Électorale Nationale Indépendante Commission Électorale Provinciale Indépendante Centre d'information et de Communication sur les Elections Centre d'information des Nations Unies Conférence Internationale sur la Région des Grands Lacs Comité local d Evaluation des Projets Conseil National de la Communication Programme d Action de Pays Comité de Pilotage Cadre Stratégique de Croissance et de Lutte contre la Pauvreté deuxième génération Comité Technique Conseiller Technique Principal Centre de Vote Modalité d exécution directe des projets par le PNUD Département des Opérations de Maintien de la Paix Département des Affaires Politiques des Nations Unies Communauté d Afrique de l Est Division de l Assistance Electorale des Nations Unies Progiciel de Gestion Intégré Contrat Individuel Institut International pour la Démocratie et l Assistance Electorale Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux Institutions Financières Internationales Lieux de vote Mission d Evaluation des Besoins Electoraux Bureau de l Audit et des Investigations du PNUD Office du Haut Commissaire des Nations Unies aux Droits de l Homme Plan Cadre d Aide au Développement des Nations Unies Fonds des Nations Unies pour la Démocratie Haut- Commissariat aux Droits de l Homme Bureau des Nations Unies pour les Services d Appui aux Projets Organisation Non Gouvernementale Organisation des Nations Unies Organisation des Nations Unies consacrée à l égalité des sexes et l autonomisation des femmes Organisation de la Société Civile Plan d Action Commun d Appui aux Médias Projet d Appui au Cycle Electoral 2010 au Burundi Projet d Appui au Cycle Electoral 2015 au Burundi Programme des Nations Unies pour le Développement Document de Projet Partenaires Techniques et Financiers Procès- Verbal Bureau Régional pour l Afrique du PNUD Retournés, Déplacés Internes et Anciens Combattants 5

6 SNBGLC UE UGP UNCT VNU Stratégie Nationale de Bonne Gouvernance et de Lutte contre la Corruption Union Européenne Unité de Gestion du Projet Equipe Pays des Nations Unies Volontaires des Nations Unies 6

7 2. ANALYSE DE LA SITUATION 2.1. Contexte général Depuis 2005, le pays a connu des progrès substantiels en matière de consolidation de la paix et de la sécurité. Le Burundi jouit depuis sept ans de l une de ses plus longues périodes de stabilité politique. L application du dernier accord de paix conclu avec les mouvements rebelles a permis des avancées importantes en termes de démobilisation, réintégration et réinsertion des REDExC (Retournés, Déplacés Internes et Anciens Combattants) contribuant ainsi à une réduction progressive de l insécurité. Avec le lancement du CSLP II et de la SNBGLC l accent a été placé sur la transition d une phase de post crise vers une phase de développement durable. Cependant, face à la fragilité des acquis politiques, le Burundi doit impérativement approfondir les réformes pour s attaquer aux multiples défis, qui vont de la consolidation de l État de droit à la pérennisation de la paix, en passant par l éradication de l impunité, le renforcement de la société civile et des médias, et la mise en place d un appareil judiciaire indépendant et efficace. Ainsi dit, le Burundi entame donc une nouvelle phase de son processus de développement qui nécessite de relever les défis susmentionnés qui incluent aussi l organisation d élections justes, transparentes, crédibles et apaisées. C est sur cette toile de fond que s inscrivent les efforts du Projet d Appui au Cycle Electoral 2015 au Burundi (PACE 2015) qui visent à renforcer les capacités des acteurs nationaux et de la CENI, pour la tenue effective et efficace des élections générales et locales (présidentielles, législatives, sénatoriales, communales, et collinaires) de Dernières élections L Accord d Arusha pour la Paix et la Réconciliation au Burundi est considéré comme un tournant décisif dans la consolidation de la culture démocratique et du partage du pouvoir entre les différentes composantes sociales et politiques du pays. Depuis sa signature le 28 Août 2000, les différents acteurs de la scène politique et la population burundaise ont progressivement confirmé leur engagement à œuvrer pour la démocratisation au Burundi, engagements concrétisés par la tenue effective des processus électoraux en 2005 et en 2010 de manière satisfaisante En 2010, le Burundi a organisé le deuxième cycle d élections depuis la signature de l accord de paix d Arusha. Des scrutins ont eu lieu à tous les niveaux administratifs. Suite aux élections locales, qui se sont déroulées en premier, les tensions politiques se sont toutefois exacerbées à tel point que différents partis d opposition ont boycotté les élections législatives et présidentielles qui ont suivi. Trois ans et demi plus tard, le Gouvernement et les différents partis politiques commencent à tourner leur regard vers le scrutin de Depuis les élections 2010, alors qu un bon nombre de membres de l opposition étaient choisi l exil, certains d entre eux sont en train de retourner au Burundi, à la faveur d un dialogue politique initié par le Bureau des Nations Unies au Burundi (BNUB) dès Mars 2013, pour participer au processus électoral. Dans ce contexte, l évolution constatée depuis 2010 sur le plan sociopolitique, sécuritaire et du développement en général, prédispose le Burundi à pouvoir franchir une étape supplémentaire sur la voie de la gouvernance démocratique et le renforcement de ces acquis. Après le boycott politique par les partis de l opposition rassemblés au sein de l ADC- Ikibiri qui a marqué les élections de 2010, un défi important à relever en 2015 est d obtenir une ample participation et un large consensus sur les modalités de ces prochaines élections. La mise en place d un dialogue politique continu incluant toutes les parties en présence est donc indispensable. Dans cette perspective, un processus d échanges réguliers entre les acteurs politiques Burundais a été enclenché visant principalement un rapprochement entre le gouvernement 7

8 et les partis politiques de l opposition. Il vise notamment l amélioration de l environnement politique favorable à la préparation des échéances électorales de 2015, l amélioration du cadre légal des élections et le renforcement de la culture du dialogue. Il convient de mentionner que le BNUB, en collaboration avec le Gouvernement du Burundi, a organisé du 11 au 13 mars 2013 un atelier sur «Le Processus Electoral au Burundi: Enseignements et Perspectives». auquel ont participé tous les acteurs politiques, y compris certains qui étaient revenus d exil, et la CENI. Cet atelier a permis de dégager une feuille de route qui devrait servir de guide pour les élections de Dans le même cadre, avec l appui du BNUB, le Gouvernement du Burundi a organisé à Kayanza du 22 au 25 mai 2013 un atelier sur «L analyse des propositions d amendement du Code électoral». Cet atelier a permis de dégager des consensus sur les amendements à apporter dans un projet de loi du Code électoral qui devrait être présenté au Parlement avant la fin de l année Lors de cet atelier, 22 des 23 propositions d amendements au code électoral de 2009 ont été adoptées par consensus, parmi ces dernières on peut citer notamment la combinaison des scrutins et l introduction de l usage du bulletin de vote unique. Cependant, aucun accord n a été dégagé sur la proposition relative au financement des mandataires des partis politiques Leçons apprises par le Projet PACE 2010 Une évaluation indépendante a été menée en juillet 2011 afin d analyser les performances et les résultats du Projet d Appui au Cycle Electoral 2010 au Burundi (PACE 2010), recommander les voies et moyens de pérenniser les acquis, et proposer une synthèse des enseignements tirés. En général, le rapport d évaluation conclut que le travail de qualité abattu par le Projet PACE 2010 a permis le bon déroulement du cycle électoral de 2010 avec très peu d incidents relevés. Toutefois, en dépit des avancées notables constatées, l environnement électoral burundais a été marqué par les appréhensions de certains partis de l opposition et aussi par une certaine incompréhension à l égard du rôle de la CENI. Comme dans plusieurs pays qui vivent un processus de transition démocratique, l acceptation des résultats des scrutins par les différents acteurs reste un nœud gordien. Une stratégie est recommandée en vue de renforcer la culture politique de toute la classe politique. D autres pistes d amélioration ont été identifiées, comme la réforme des textes juridiques qui doit tendre vers l adoption d un Code électoral consensuel et la bonne gestion du contentieux et des conflits électoraux, l introduction d outils modernes de gestion pour l enrôlement des électeurs, la révision annuelle du fichier électoral, la mise en place d un dialogue franc entre le Gouvernement et l opposition, le renforcement des capacités institutionnelles de la CENI, la mobilisation des médias et de la société civile, ainsi que la participation des Burundaises et des Burundais à la vie politique de leur pays. L évaluation avait également recommandé la mise en place d un projet transitoire d assistance électorale, avec un staff réduit, dont la tâche consisterait à accompagner la CENI et les autres acteurs du processus électoral dans la réalisation des nombreux chantiers en instance avant Afin de capitaliser sus les acquis du PACE 2010, le PACE 2015 incorpore de ce fait les recommandations faites par l évaluation indépendante Enjeux majeurs des prochaines élections Les différents programmes menés au Burundi dans divers domaines, et les efforts consentis dans la réintégration des populations déplacées, dans le domaine du relèvement communautaire et du développement local, de la réforme du secteur sécuritaire et judiciaire, de la relance économique et le développement des capacités, ont contribué jusqu à cette date à l effort de consolidation de la paix au Burundi. Dans le même sens, visant le renforcement de la culture démocratique, on peut noter des efforts du Burundi dans des domaines aussi divers que la promotion de la culture démocratique par le dialogue 8

9 entre les différentes institutions et acteurs étatiques et non étatiques, le développement institutionnel du Parlement, et le processus de décentralisation, avec l appui des PTF. Pour renforcer ces acquis et couronner l effort consenti par les Burundais avec le soutien des partenaires au développement du Burundi, l année 2015 représentera un tournant décisif pour la consolidation de la culture démocratique naissante. Cette année sera marquée par cinq scrutins en vue du choix démocratique des responsables des instances dirigeantes du pays, conformément aux dispositions de la Constitution. La création des conditions institutionnelles plus propices à la tenue des élections de 2015, les membres de la CENI ont été nommés et ont prêté serment devant le Président de la République et les deux Chambres du Parlement réunies le 17 décembre Dans ce cadre politique, la tenue des élections programmées à partir du mois de mai 2015 est capitale pour avancer le processus de démocratisation du pays. Tout en notant que la question de certaines limitations appliquant aux partis politiques et aux OSC, en matière de droits civiques et politiques a été signalée par plusieurs groupes, le constat positif en contrepartie est que des premières rencontres ont été organisées avec le Ministère de l Intérieur, la CENI, les partis politiques, les OSC et les médias dans le but de discuter de diverses questions liées aux élections, ce qui laisse entrevoir un effort de dialogue entre les parties Accompagnement du Système des Nations Unies 1 et des autres PTF En dépit des différents défis qui restent à relever, les discussions au sein de la classe politique ont progressé, grâce notamment à l appui des PTF, dont le BNUB, le PNUD et la Fondation Internationale pour les Systèmes Electoraux (IFES), par rapport à la conduite du processus électoral au Burundi. Conformément aux procédures d intervention du Système des Nations Unies en matière d Assistance Électorale, le Secrétaire Général, en réponse à la requête des autorités burundaises a dépêché une mission d évaluation des besoins électoraux (NAM) qui s est déroulée du 02 au 12 septembre Cette requête s est inscrite aussi dans la perspective d un appui international technique et financier en vue des prochaines élections. La mission NAM comprenait un expert indépendant, deux spécialistes électoraux de la Division de l Assistance Electorale des Nations Unies (EAD), et un spécialiste électoral du PNUD. La mission NAM a recommandé un appui politique, technique et financier des Nations Unies et la mise en place d une capacité technique dédiée en appui au processus électoral et avec une composante prévention des conflits contribuant à la pacification du processus électoral. Cette structure est chargée d apporter une expertise technique à la CENI en vue de la planification, l organisation et la conduite des prochaines échéances électorales. Elle a également pour mission d assister la coordination des contributions des autres partenaires au développement pour le processus électoral à travers un Fonds Commun («Basket Fund»). La communauté internationale a confirmé à la mission NAM qu elle est unanime sur la nécessité d organiser les élections crédibles, libres et transparentes. Elle est aussi unanime sur la tenue des élections dans un environnement apaisé ainsi que la consolidation de la paix. Raisons pour lesquelles, la communauté internationale est d accord d y intégrer un volet prévention des conflits. 1 Voir en annexe une brève description sur les Nations Unies et la promotion de la démocratie par les élections 9

10 3. STRATEGIE 3.1. Stratégie d intervention du Projet La stratégie d intervention du PACE 2015 se situe dans le cadre de l objectif global du PNUD en matière de gouvernance démocratique. Elle vise spécifiquement à appuyer les acteurs nationaux à acquérir les capacités d organisation et de gestion de cycles électoraux répondant aux normes de qualité internationalement reconnues. Elle veille aussi à assurer la promotion des femmes et des jeunes ainsi que la participation inclusive de toutes les couches sociales dans l exercice de leur droit civique pour le choix libre et informé de leurs représentants. Cette stratégie repose sur les avantages comparatifs du PNUD en termes d expertise technique, d impartialité et de coordination des contributions des PTF dans la gestion des processus électoraux. Compte tenu de l expérience du PNUD sur le terrain en matière d assistance électorale et de son implication depuis 2005 dans la conduite du processus électoral au Burundi, les actions du présent Projet visent à accompagner la préparation technique, matérielle et organisationnelle du processus électoral. Le Projet contribuera aussi au renforcement de la transparence et à l équité des consultations électorales. En ce sens, ce Projet se propose de renforcer les capacités organisationnelles, techniques, financières et opérationnelles de tous les acteurs impliqués dans le processus électoral dont la CENI principale bénéficiaire de l assistance électorale, mais aussi, le gouvernement et les institutions publiques, les partis politiques, les OSC, la plateforme des femmes en politique, les sages, les groupes marginalisés ou sous- représentés et les médias. Grâce au PACE 2015, les partenaires intéressés pourront apporter leur appui à des actions susceptibles de concourir au renforcement du dialogue à la transparence et à la participation citoyenne au processus électoral. En outre, le Projet s inscrit dans un contexte de renforcement de l appropriation et de la responsabilisation nationale, de pérennisation du résultat des élections, du développement des capacités ainsi que du transfert des compétences. Il va donc bien au- delà des seules élections prévues en 2015 et reste dans une logique de soutien à long terme aux institutions de Appui%à%la%CENI%pour% la%tenue%effec4ve%et% efficace%des% élec4ons%générales% et%locales% Consolida4on%de%la% démocra4e%et%de%la% gouvernance% par4cipa4ve,% notamment%à% travers%le% renforcement%des% capacités%des% acteurs%na4onaux% Projet%d Appui%au% Cycle%Electoral% 2015%au%Burundi%% la gestion des cycles électoraux. Aussi, les activités préparatoires et post- électorales sont- elles tout aussi importantes que les élections elles- mêmes. Le présent Projet est en parfaite cohérence avec le cadre de l assistance technique du PNUD au gouvernement burundais. Il procède également de la volonté des PTF d accompagner le cycle électoral et de contribuer à la réalisation des activités liées à l organisation des consultations générales et locales à savoir: les élections présidentielles, législatives, sénatoriales, provinciales, et collinaires prévues en

11 La mise en œuvre des activités s articule autour de deux axes: - Le premier axe d intervention, cible l appui à la CENI pour la tenue effective et efficace des élections. Parmi les principales composantes de cet axe, on pourrait citer: o l informatisation des opérations électorales pour la fiabilisation du fichier électoral et pour sa consolidation au niveau national; o la formation du personnel électoral; o la sensibilisation et l éducation civique électorale pour une plus grande participation citoyenne; o l organisation technique et matérielle des différents scrutins; o la prévention et la gestion des conflits; o le traitement des contentieux liés au processus électoral. - Le deuxième axe d intervention, qui couvre tout le cycle électoral, période électorale incluse, se concentre sur les activités liées à la consolidation de la démocratie et de la gouvernance participatives, notamment à travers le renforcement des capacités des acteurs nationaux. Ce second axe cible les institutions publiques, les partis politiques, les OSC, les groupes de jeunes et femmes en politique, les médias et tous les autres acteurs impliqués dans le processus électoral. Il inclut les activités de prévention et de gestion de conflits et de renforcement du dialogue ainsi que celles liées à la sensibilisation et à l éducation civique dans le but de promouvoir la participation citoyenne et d assurer l intégrité du processus de manière non violente et apaisée Axe d intervention 1: Appui à l organisation des élections (présidentielle, législatives, sénatoriales, provinciales, et collinaires) en 2015 Les activités relatives à ce premier axe d intervention visent principalement à apporter un appui technique, matériel et financier conséquent à la CENI afin de lui permettre d organiser et de conduire des élections transparentes et crédibles en Pour aider la CENI à améliorer la planification de ses activités, le Projet l appuiera dans l élaboration d un plan opérationnel global. Ce plan décrira clairement les différentes activités à mettre en œuvre, leur chronologie ainsi que les moyens à mettre en œuvre et la manière de les exécuter. Les activités prévues se concentreront sur les principaux volets suivants: Cadre juridique Législation électorale Le cadre légal du processus électoral du Burundi est composé principalement de la Constitution, du Code électoral et de la Loi communale. La Constitution de la République du Burundi est une émanation de l Accord d Arusha pour la Paix et la Réconciliation signé le 20 août Dans ce cadre, l Accord d Arusha consacre les principes de partage du pouvoir politique au Burundi et constitue le socle sur lequel est non seulement bâtie la Constitution, mais aussi le Code Electoral et les autres textes règlementaires régissant les élections au Burundi. Cet accord prévoit les élections suivantes: les élections au niveau de l Exécutif, les élections législatives, les élections locales. Le titre IV de cette Constitution relatif aux élections est tiré de l article 20 de cet Accord dans son protocole II. La proposition de procéder à la révision du Code électoral de 2009 figure dans les recommandations du «Rapport général sur le processus électoral 11

12 de 2010» ainsi que dans les rapports des ateliers de renforcement de la culture démocratique organisés par la CENI à travers tout le pays en L objectif visé est de traduire les différents textes normatifs en langue nationale, de vulgariser leur contenu, de former la population en générale et en particulier les agents électoraux pour une meilleure maîtrise de la loi et des procédures de vote Gestion du contentieux électoral Les processus électoraux sont des opérations complexes d où peuvent surgir à chaque étape du processus électoral, soit avant, pendant ou après les élections (par exemple à l inscription des électeurs, l affichage des listes électorales par circonscription, centre ou Bureau de Vote (BV), pendant la campagne, à la validation des candidatures, la répartition du matériel électoral, la définition des circonscriptions, la répartition des BV, pendant le vote, le dépouillement, le transport du matériel, la signature des procès- verbaux, la compilation ou la proclamation des résultats) des conflits électoraux. L établissement et l application d un système approprié et efficace de prévention et de gestion des conflits, de résolution du contentieux et de la gestion post- électorale sont donc des composantes incontournables pour des élections crédibles, libres, transparentes et apaisées. La manière dont sont analysés, anticipés, gérés et résolus les conflits et contentieux électoraux qui peuvent surgir lors d un processus électoral a un impact significatif sur la crédibilité d un processus électoral et la légitimité des organes administrant ce processus. Au cours du processus électoral de 2015, la CENI aura besoin d une expertise en matière de gestion des conflits électoraux. Au- delà des actions de renforcement des capacités, d appui matériel et logistique seront menées à l endroit du personnel judiciaire (magistrats et greffiers), le Projet appuiera une formation dispensée à l endroit de la CENI, de ses démembrements (Commission Électorale Provinciale Indépendante CEPI, Commission Électorale Communale Indépendante CECI-, membres des BV) et des différentes parties prenantes. Le Projet appuiera aussi la CENI à analyser les instruments juridiques réglementant le système et les mécanismes de résolution des conflits électoraux à tous les niveaux. Ceci inclut les procédures internes et spécifiques qui permettent de prévoir, de gérer et de régler les contentieux électoraux avant d impliquer les juridictions concernées. Les formations et sensibilisations qui seront organisées par la CENI mettront l accent sur les conséquences des faits suivants: - défaut de signature des documents électoraux que sont les procès- verbaux de déroulement du scrutin et la feuille de dépouillement; - transport d électeurs, le vote de mineurs, le remplacement irrégulier de membres de BV qui cohabitent avec l achat de conscience, la corruption et le pouvoir de l argent. Ces fraudes et irrégularités faussent le jeu électoral et peuvent générer des troubles; - interprétation erronée des textes électoraux par ceux qui sont chargés d organiser les élections dans les provinces; - méconnaissance de la procédure du contentieux électoral par les requérants et/ou candidats malheureux. 12

13 Etroitement liée à l assistance électorale pour la résolution de conflits, cette composante de projet développera également la capacité de la CENI pour la prévention des conflits et leur atténuation par les mécanismes de la résolution adéquats Renforcement de l administration électorale La CENI en tant qu institution permanente depuis 2009 s est dotée d équipements financés, entre autres, par le PACE 2010 et qui ont déjà été inventoriés. Pour l année 2015, la CENI aura aussi besoin de renouveler certains de ses équipements pour son bon fonctionnement pendant la période électorale. Ainsi, la CENI doit disposer des moyens et des équipements suffisants pour faire face aux exigences des opérations électorales. Le travail qui l attend revêt un caractère particulier et chacun de son personnel est appelé à fournir un effort supplémentaire. En 2005 comme en 2010, les élections ont été organisées avec une certaine précipitation. Le Code électoral et le PRODOC du PACE 2010 ont été rendus disponibles à une date relativement proche de la période électorale. En 2009, le Code électoral et le PRODOC ont été signés le 18 septembre, à cinq mois de la convocation des électeurs et à huit mois du premier scrutin. Dans le contexte actuel, la CENI espère, conformément à l engagement du Gouvernement, que le Code électoral amendé sera disponible avant la fin de l année Ceci signifie que la période effective de préparation des activités électorales débutera avec l année Révision systématique du Fichier Electoral La révision générale du fichier électoral pour les élections de 2015 consiste en l actualisation de la cartographie électorale, en l enrôlement de la population en âge de voter et aux traitements informatiques des données sur les électeurs et à la production des documents électoraux Actualisation de la cartographie électorale L actualisation de la cartographie électorale consiste en la consolidation des anciens centres d inscription et en l identification de nouvelles infrastructures devant servir de lieux d enrôlement des électeurs, d affichage des listes électorales provisoires et de bureaux de vote pour les élections de Cette activité est précédée par une sensibilisation des partenaires clés dans ce domaine à savoir le Ministère en charge de l administration territoriale et des Ministères ayant en charge l Education. Les données collectées sont saisies à la CENI pour constituer le répertoire actualisé des références électorales. Le nouveau répertoire est intégré dans la base de données du logiciel de gestion des électeurs. Ce document facilite l affectation des agents recenseurs dans les centres d inscription. 2 Des coordinations d ordre stratégique et technique seront nécessaires dans le cas d une éventuelle introduction de la carte biométrique. 13

14 Recensement électoral Le recensement électoral a pour but d enrôler les citoyens burundais, âgés de dix- huit ans révolus à la date du premier scrutin, jouissant de leurs droits civils et politiques. Cette opération du recensement électoral nécessite la conception et la production des documents de collecte des données sur les électeurs, le recrutement et la formation du personnel qui va exécuter le travail d enrôlement. Une campagne de sensibilisation sera organisée avant, pendant et après la période d enrôlement des électeurs jusqu au retrait de la carte d électeur. Tous les supports de l enrôlement des électeurs ainsi que les fiches de travail seront reçus après vérification au Centre de Traitement de Données. Les registres et les carnets d attestation d inscription seront codifiés Opérationnalisation du Centre de Traitement des Données (CTD) Le fichier électoral est une base de données contenant l ensemble des listes électorales, des lieux et des BV. Au cœur du processus d inscription des électeurs, il est l élément central du cycle électoral et soulève des enjeux multiples: politiques, économiques, financiers et technologiques. Ainsi, les débats qu il incite font ressortir la multiplicité, la complexité, l interdépendance et la conflictualité de ces différents enjeux. Ces débats atteignent leur point culminant à la veille de chaque échéance électorale importante, pendant laquelle s exprime la volonté récurrente des acteurs politiques d avoir des élections libres, transparentes et crédibles. Le Centre de Traitement des Données (CTD) sera aménagé en dehors des locaux de la CENI et sécurisé. Ce centre sera doté d un serveur principal, d un serveur de back- up, d un parc adéquat de micro- ordinateurs de saisie et d exploitation des données, ainsi que d un système de sécurité approprié. Des imprimantes matricielles de grande capacité permettront d éditer des listes électorales et des cartes d électeur. Pour rendre le CTD opérationnel les activités suivantes seront préalablement menées: - Audit du logiciel de gestion des électeurs 3 et formation des utilisateurs; - Acquisition des supports de traitement informatique; - Aménagement des locaux du Centre de Traitement des Données. Le Projet se focalisera ainsi dans l immédiat sur l opérationnalisation du CTD centralisé dans les locaux de la CENI à Bujumbura. Les spécifications techniques des équipements, du matériel, et des accessoires informatiques ainsi que l acquisition et la mise en service du dispositif physique et des logiciels et applications informatiques du CTD, permettront un démarrage le plus rapide possible de ses activités. Le CTD sera doté d un serveur principal et d un serveur de back- up, un parc adéquat de micro- ordinateurs de saisie et d exploitation des données, ainsi que d un système de sécurité approprié. Des imprimantes matricielles de grande capacité permettront d éditer des listes électorales et des cartes d électeur. 3 Pour l audit du logiciel de gestion des électeurs, et sa base de données, le Projet fera appel à un Expert et/ou une société spécialisée en Développement Logiciel. Le cahier des charges qui a servi pour le développement du logiciel sera partagé afin de permettre une vérification détaillée, et par la suite une validation de toutes ses fonctions. 14

15 Le CTD pourra ainsi de contrôler plus aisément les inscriptions multiples au niveau de l ensemble du pays et d accroître la sécurité de l ensemble du système en permettant la sauvegarde redondante des données. La sécurisation et la protection des biens et des personnes sur toute l étendue du territoire national sont de la responsabilité du Gouvernement. La sécurisation physique des installations du CTD n échappe pas à cette règle. Par ailleurs, un CTD centralisé sera plus efficacement et plus facilement sécurisé. Le CTD centralisé est en effet susceptible de donner plus de garanties pour la sécurité de l ensemble du système, aussi bien des données, des équipements, des locaux, des documents, que du personnel impliqué dans le fonctionnement du centre. Un tel centre permettra à la CENI de mieux maîtriser les différentes phases du processus d informatisation de la liste et de l ensemble des opérations électorales, et de pouvoir ainsi anticiper les différents problèmes éventuels et y apporter les réponses adéquates par la modification des applications informatiques utilisées, ou éventuellement le développement de nouvelles applications spécifiques. La protection des données sera garantie par le biais de plusieurs mesures de sécurité, par exemple: l encryptage des données (notamment au moment de leur transmission d un lieu à un autre), l accès restreint aux données grâce à l attribution de codes d accès et à la détermination de niveaux d accès selon le profil de l utilisateur, la création de back- up de sauvegarde des données dans des lieux différents, etc. Par ailleurs, il faudra s assurer que des dispositions légales soient prévues pour préserver la confidentialité des données collectées auprès des électeurs et traitées par la CENI afin qu elles ne soient utilisées sans discernement à d autres fins qui pourraient leur porter préjudice. Grâce aux équipements qui seront mis à la disposition de la CENI et avec l appui des experts, l Institution devra: (i) consolider les diverses bases de données régionales et assurer un croisement des données sur le plan national; (ii) mettre à jour la base de données électorale après validation et créer un fichier électoral unique; (iii) établir et produire les cartes et les listes électorales; (iv) assurer l exploitation informatique des données électorales; (v) produire les statistiques électorales en vue de la bonne gestion du processus; (vi) assurer le traitement informatique des résultats des scrutins, (vii) imprimer les différents documents électoraux (cartes d électeur, listes de distribution des cartes d électeur et listes d émargement). A cette fin, un personnel technique approprié (Ingénieur informaticien, agent de maîtrise informatique et autres agents de saisie et d appui) sera recruté sur la base des critères de compétences et affecté à chacune des unités de traitement en fonction des applications à effectuer et des tâches à réaliser. Les traitements informatiques se feront sous la supervision de la CENI au niveau central à Bujumbura. Des logiciels d exploitation appropriés seront utilisés dans un environnement adéquat et moderne Constitution du fichier électoral La constitution du fichier électoral consiste en la saisie et la validation technique des données sur les électeurs. 15

16 Les principales étapes de la constitution de la base de données électorale sont les suivantes : - Mise en place d un mode opératoire pour l inscription des électeurs; - Campagne d information invitant les électeurs à se faire inscrire; - Campagne de sensibilisation des électeurs sur l importance et les enjeux du recensement électoral; - Acquisition du matériel de recensement et de saisie (carnets de recensement, ordinateurs et équipements réseaux, serveurs, etc.); - Opérationnalisation du Centre de Traitement des Données (CTD); - Recrutement et formation des agents recenseurs; - Déploiement des agents recenseurs et collecte des données sur le terrain; - Recrutement des opérateurs de saisie et des contrôleurs de saisie; - Développement d applications informatiques relatives aux processus électoraux; - Saisie des données collectées; - Centralisation au CTD des informations collectées; - Traitement des doublons; - Polarisation des électeurs par BV; - Publication de la carte électorale; - Publication d une nouvelle liste et contrôle, vérification, validation; - Correction sur la base des réclamations (intégration du contentieux); - Traitement et publication des listes définitives; - Edition et distribution des cartes d électeur. Le Projet appuiera la conception de manuels clairs, de guides et autres documents techniques d exécution des activités liées aux opérations électorales. Ces documents de procédures techniques indispensables pour la collecte, le contrôle et la validation des données électorales doivent être suffisamment explicites afin d éviter des interprétations diverses, voire divergentes, au niveau de l exécution des travaux par les usagers, dans le but ultime de garantir l exactitude et l exhaustivité des données collectées, gage de l efficacité du processus de recensement. D autre part, la conception et la mise en place d outils techniques appropriés pour le suivi et l évaluation de la collecte, et la fiabilité du traitement des données collectées, permettront de garantir la qualité des données électorales Production et distribution des documents électoraux Pour l organisation des scrutins, les différents documents électoraux ci- après seront imprimés au CTD. Il s agit des cartes d électeur, des listes de distribution des cartes d électeur et des listes d émargement. Dans ce cadre, le Projet appuiera le CTD pour la production et distribution des documents susmentionnés Appui à l opérationnalisation de la CENI et à l organisation des scrutins de 2015 L organisation des scrutins pour l échéance électorale de 2015 tient en considération les différentes recommandations et observations formulées par les différents acteurs électoraux lors de l évaluation des élections de 2010 et des séminaires ateliers de renforcement de la culture démocratique organisés par la CENI en La logistique électorale de 2015 tient aussi compte de certaines particularités par rapport à celle de 2010 dont la consolidation des scrutins et l usage d un bulletin de vote unique. 16

17 La planification de la logistique électorale tient également compte de l accroissement de la population électorale qui, au moment de l élaboration de ce document, a été estimée à quatre millions deux cent mille ( ) électeurs en Partant du nombre d électeurs et du temps de vote par électeur suite à la combinaison des scrutins, le nombre de BV passe de six mille neuf cent soixante- neuf (6 969) en 2010 à douze mille (12 000) en Ainsi, en plus du matériel électoral utilisé lors des élections de 2010, la CENI aura besoin d acquérir du matériel lourd complémentaire pour le matériel lourd; le matériel sensible étant renouvelable à chaque échéance électorale. En vue de faciliter le déploiement du matériel électoral dans les provinces, la CENI louera des entrepôts provinciaux. A la fin des scrutins, tout le matériel restant sera inventorié et rapatrié à Bujumbura pour être entreposé dans les hangars qui sont loués à cet effet. Ce matériel sera gardé pour servir aux futures échéances électorales. Le Projet apportera aussi son appui à l élaboration, par la CENI, d un plan stratégique pluriannuel qui servira de cadre intégré et structuré pour la définition de ses missions, de ses objectifs stratégiques, de ses buts et stratégies. Le but est de fournir à la CENI un outil de gestion qui pourra appuyer ses efforts de réalisation d élections durables, professionnelles et crédibles, de manière périodique. L assistance technique dans le domaine de la planification stratégique et opérationnelle visera à optimiser les compétences professionnelles et la performance globale du personnel de la CENI tout au long du cycle électoral. Le Projet appuiera la CENI dans l élaboration et la production de documents de stratégie dans les divers domaines du processus électoral (communication, sensibilisation et éducation civique, genre, etc.), ainsi que de guides, manuels et autres outils de renforcement des capacités. Le volet le plus important de la mission de la CENI en 2015 consistera à organiser les cinq scrutins prévus par la Feuille de Route: l élection présidentielle, les élections législatives, sénatoriales, provinciales, et collinaires. La CENI avec l appui des experts du Projet devra élaborer et mettre en œuvre le plan d acquisition et de déploiement du matériel électoral (listes des électeurs par BV, urnes, isoloirs, bulletins de vote, encres, cachets, cantines, procès- verbaux, scellés, enveloppes, cahiers des réclamations, gommes, crayons, scotchs, etc.) sur l ensemble du territoire en temps réel. Elle devra enfin, organiser et suivre les décomptes des suffrages exprimés; coordonner le dépouillement, la compilation des résultats des scrutins, la validation des suffrages, organisation des soirées électorales pour la publication des résultats provisoire par le biais du Centre d'information et de Communication sur les Elections (CICEL), la délibération et la proclamation des résultats par scrutin Sécurisation du processus électoral La sécurisation du processus électoral doit être assurée pour permettre à la population de participer librement aux élections. Ainsi, la CENI doit recourir aux Corps de défense et de sécurité pour sécuriser: - l organe de gestion des élections; - le matériel dans les entrepôts; - le matériel lors du déploiement et du rapatriement; - le CTD; 17

18 - - les lieux de vote, le vote et les électeurs; le dépouillement, la compilation et l acheminement des résultats. L opération de sécurisation du processus électoral exige une formation spécifique des Corps concernés. Un appui logistique et financier s avère nécessaire pour réussir cette mission Formation du personnel électoral Le succès du processus électoral résulte de la capacité professionnelle et technique de l Organisme de gestion des élections dans son ensemble. Compte tenu de la complexité opérationnelle et des contraintes techniques liées à l organisation des élections en 2015, la CENI sera confrontée à la nécessité d assurer la formation opérationnelle spécifique et spécialisée du personnel électoral, formation à dispenser à un nombre élevé de participants aussi bien au siège de la CENI qu au niveau des 17 provinces. Pour faire face à ce défi, le Projet appuiera la CENI dans la mise en œuvre d une série d initiatives de développement des capacités visant à améliorer la compétence technique de son personnel. Ceci consistera notamment à: - concevoir et programmer des formations qualifiantes relatives aux différentes opérations à chaque étape du processus électoral, et ce, à l intention du personnel impliqué à chaque étape du processus de l organisation des élections (opérations de recensement électoral, saisie des données, transfert de données, centralisation de données, opérations de vote, dépouillement); - concevoir et produire des supports de formation, tels que les manuels, guides, aide- mémoire, présentations multimédias; - définir les dispositifs et équipements pour les formateurs principaux; - mettre en œuvre le programme de formation en cascade en commençant par le groupe des formateurs principaux au niveau du siège de la CENI; - assurer les activités de supervision, de contrôle et d évaluation par des visites de terrain pendant le déroulement des formations Sensibilisation, éducation civique et électorale, et promotion de la participation citoyenne L éducation civique et électorale constitue l un des volets les plus importants pour le bon déroulement du processus électoral. Bien conduite, elle contribue à la réussite des scrutins et à l apaisement des esprits. Les activités d éducation civique et électorale cibleront toutes les catégories de parties prenantes dans le processus électoral. Pour les élections de 2015, l éducation civique et électorale prendra en compte des groupes à besoins spécifiques. Ces groupes sont notamment les personnes d ethnie Twa pour leur statut social, les Forces de défense et de sécurité pour leur statut professionnel et spécialement le jour du vote et les personnes vivant avec handicap pour leur condition physique. Des activités en vue d une plus grande participation des femmes, des jeunes, des minorités et des personnes handicapées, ainsi que leur implication dans des structures participatives, seront également encouragées par le Projet. Avec l adoption du cadre légal des élections de 2015, la CENI en collaboration avec ses différents partenaires se focalisera à mobiliser, à travers des séances d éducation civique et électorale, toute la population burundaise à adhérer et à participer massivement au processus électoral de

19 Les campagnes de sensibilisation et d éducation civique des populations en général, en tenant compte des spécificités burundaises, pourront débuter dès le démarrage du Projet et se poursuivre au- delà des scrutins prévus pour En utilisant principalement la langue kirundi pour toucher le plus vaste public possible, cette campagne devra sensibiliser les populations en mettant particulièrement l accent sur les aspects suivants: - les principes fondamentaux de la démocratie; - le cadre légal des élections de 2015 et la Feuille de Route en rapport avec le processus électoral; - les procédures de vote et surtout le déroulement du vote à scrutins combinés; - la compréhension des modalités de vote, de l utilisation judicieuse du type de bulletin de vote unique; - - l importance de la participation citoyenne aux processus électoraux; le comportement du citoyen responsable avant, pendant et après les élections dans le souci de sauvegarder la paix et la sécurité pour tous. Dans la mise en œuvre de ses activités de sensibilisation de la population au processus électoral, aux droits et aux devoirs en matière électorale, la CENI sera appuyée par l action des partis politiques, les Organisations de la Société Civile (OSC) (associations de femmes, associations de jeunes, etc.,), les confessions religieuses, et les médias. Cette collaboration nécessitera une validation conjointe d un plan d action d éducation civique et électorale. L implication des différentes parties prenantes contribuera à crédibiliser le processus électoral. La CENI, dans son rôle de premier responsable du processus électoral, devra scrupuleusement valider les supports uniques de cette éducation civique et électorale avec l appui de ses experts, et effectuer un contrôle régulier du bon déroulement des campagnes sur l ensemble du territoire. Les activités de sensibilisation et d éducation civique et électorale réalisées dans le cadre du Projet seront financées par le bais d appels à propositions, et complèteront aussi celles réalisées en parallèle par d autres acteurs, telles que les OSC, qui bénéficieront de financements directs en dehors du Projet Communication institutionnelle La communication institutionnelle et publique a deux composantes: internes et externes. Leurs objectifs et cibles peuvent être différents, mais ils sont complémentaires et souvent les mêmes outils peuvent être utilisés, par exemple le site web. La communication institutionnelle doit axer ses actions sur a) l information du public en temps réel avant, pendant et après les opérations électorales; b) la promotion de l image de marque et la notoriété de l institution électorale, tandis que la communication publique s adresse par le biais d une campagne de sensibilisation à un public plus large. De fait, les cibles externes sont l opinion publique, les électeurs, les partis politiques, la société civile, les institutions nationales et internationales. Les cibles internes sont les différents responsables des départements de la CENI mais aussi les agents au sein de l administration, ainsi que le personnel des CEPI et des CECI. La communication externe doit atteindre une variété de cibles en accord avec les objectifs de communication et pour cela il est important d utiliser des moyens qui font partie intégrante du plan stratégique de communication. Ceux- ci sont les relations publiques et les relations presse, par le biais d un média planning des médias de masse, la communication événementielle sous forme de points de presse et de déjeuners de presse. 19

20 Il est important d associer une stratégie de communication basée sur les médias de masse avec des outils de communication appropriés afin d augmenter la visibilité, la transparence de la CENI pour influer positivement sur sa notoriété par le biais d une communication encore plus ouverte. La campagne de sensibilisation doit prendre aussi en compte la stratégie de communication proposée par la CENI et des idées nouvelles faites par le Spécialiste en Reporting et Communication Institutionnelle (voir les termes de référence en annexe) afin que les messages de sensibilisation touchent plus efficacement leurs cibles. Enfin, il est important de diversifier les supports et l utilisation des langues locales afin d atteindre toutes les cibles. A court et moyen termes, les objectifs de communication de la CENI sont définis de la manière suivante: - Renforcer la transparence et la crédibilité et créer une notoriété; - améliorer la communication interne; - améliorer et développer la communication à travers les médias en activant les cadres de collaboration existants Promotion et respect des Droits de l Homme Le suivi du respect des droits de l Homme pendant les différentes phases du cycle électoral devra faire l objet d une attention particulière, grâce à la collaboration entre l Office du Haut Commissaire des Nations Unies aux Droits de l Homme (OHCNUDH) et les Organisations Non Gouvernementales (ONG) spécialisées dans la défense des droits de l Homme. A cet effet, des initiatives pourraient être mises en œuvre durant le processus électoral en partenariat avec le OHCNUDH. Celles- ci devraient inclure, entre autres, un mécanisme d observation et d alerte sur les atteintes des droits de l homme, une formation adéquate dispensée aux ONG actives dans le domaine de la protection des droits de l Homme afin de renforcer leurs capacités de suivi particulièrement dans le contexte électoral Utilisation des nouvelles technologies: Ushahidi Ushahidi («témoin» en Swahili) est le nom du logiciel gratuit et open source utilisé pour collecter les témoignages de violence envoyés par et SMS, et les placer sur Google Maps. Ushahidi utilise le concept de crowdsourcing au service de la cartographie sociale, combinaison d activisme social, de journalisme citoyen et d information géographique. Ushahidi fournit un mécanisme à un observateur local pour soumettre un rapport via son téléphone mobile SMS- ou internet, générant une archive temporelle et géospatiale de l évènement. Ushahidi utilise SwiftRiver, une plateforme libre et open source qui aide à extraire un sens d une masse d informations dans un laps de temps très court. Concrètement, SwiftRiver permet, en temps réel, de filtrer et vérifier des données provenant de canaux tels que Twitter, SMS, et RSS. Ce logiciel libre est particulièrement utile pour les organisations qui ont besoin de trier leurs données par fiabilité. Le Projet combinera donc les avantages de la téléphonie mobile et d Internet en utilisant le mobile pour mieux recueillir à la base d alertes envoyées par SMS concernant les atteintes aux droits humains et autres formes de violence, et le web pour mieux les communiquer. Dans ce cadre le Projet s associera à la Coalition de la Société Civile pour le Monitoring 20

21 Appui aux médias Electoral (COSOME), IFES et autres partenaires qui ont lancé l initiative «Amatora mu mahoro» ( dans le cadre de l appui au renforcement de Centre de Suivi des dénonces d atteintes aux droits de l homme, la formation des ONG et des médias pour l utilisation du logiciel Ushahidi, le lancement de plusieurs campagnes d information et de sensibilisation adressées à la population afin de rapporter toute forme de violence, et des formations ponctuelles sur la communication par SMS et Internet de cas d atteintes aux droits de l homme. Il est évident que le compte rendu exact par les médias du déroulement du processus électoral est essentiel pour la crédibilité du processus. Le Projet pourrait ainsi parrainer des sessions de formation des journalistes devant couvrir les élections. Il pourrait également contribuer à la rédaction du code de conduite des médias. Une couverture équitable des activités des partis politiques et des candidats indépendants sera également encouragée. Les principaux défis à relever dans le cadre de la communication sont les suivants: - comment mettre en œuvre une politique permanente d informations et de communication, en vue d établir, de maintenir et de développer, des relations de confiance avec les médias, spécialement avec le pool des journalistes formés sur le processus électoral; - comment mettre en œuvre et assurer le suivi de la stratégie et des plans de communication électorale; - comment planifier et organiser d une manière régulière des activités de communication et de sensibilisation multi médiatique en mettant à profit l ensemble des médias, spécialement le groupe des journalistes spécialisés dans le processus électoral. Pour y répondre, le Projet a retenu les actions suivantes: - créer en collaboration avec la CENI une synergie des médias qui sera formée sur le processus électoral; - faire le suivi des médias sur les informations diffusées dans les médias privés et publics sur le processus électoral et proposer des stratégies de réponse; - soutenir la coordination des activités de communication institutionnelle menées par la CENI; - appuyer techniquement des formations de journalistes sur le processus électoral; - former les acteurs des médias à la déontologie et à la couverture des élections; - mettre en conjoint les agences de presse pour la production d émissions radio et télévision; - faciliter l accès des journalistes au Centre d'information des Nations Unies (CINU). Il est prévu une stratégie de communication efficiente pour accompagner la phase du recensement électoral qui permettra aux électeurs de disposer des informations adéquates susceptibles de les inciter à se faire recenser, de les guider vers les centres de recensement, les sensibiliser à ne pas sciemment fausser les données en se faisant recenser plus d une fois, les informer des sanctions prévues en cas de tentative de fraude au recensement. Dans ce cadre, le Projet collaborera étroitement avec le projet Plan d'action Commun d'appui aux Médias (PACAM) afin d assurer des complémentarités et d éventuelles synergies dans de le cadre des actions décrites ci- dessus, notamment pour : - le rapprochement des médias pour la couverture de la campagne électorale et des scrutins; - la mise en commun d'expertise pour la production d'émissions radio et télévision; 21

22 - - - la mise en place d une espace de concertation où puissent converger tous les médias (radios, TV, presse écrite, Agence Burundaise de Presse - ABP- ), les instances de tutelle du secteur (i.e. Conseil National de la Communication CNC- ), des associations professionnelles, des acteurs institutionnels reconnus et associés aux campagnes d éducation civique, la CENI et les PTF; la divulgation de messages conjoints; la retransmission des soirées électorales organisées par la CENI Genre et élections La Feuille de route pour le processus électoral au Burundi marque sans équivoque, l engagement à respecter les critères d équité et de justice dans l allocation des responsabilités notamment à travers la représentation du genre. Dans cette optique, le Projet visera l intégration du genre dans la mise en œuvre de ses diverses activités, pour traduire progressivement le principe de la parité homme/femme. Les femmes ont en effet un rôle essentiel à jouer dans la consolidation de la paix et dans l aboutissement harmonieux de ce processus. Cependant, des obstacles d ordre culturel tels que les responsabilités familiales, la peur d affronter les hommes aux élections, la sécurité physique, la pauvreté ou l analphabétisme, rendent leur participation au processus électoral plus difficile. Par conséquent, le Projet apportera son appui aux activités visant à renforcer la participation accrue des femmes à la vie politique burundaise. Potentielles électrices, candidates, médiatrices et observatrices, les femmes ont également le droit d accéder à des postes de décision. Pour cela, l intégration du concept genre dans le processus électoral ne doit pas être réduite à la sensibilisation des femmes en tant qu électrices, mais doit aussi viser la participation effective des femmes au processus électoral. Le Projet appuiera des activités spécifiques en faveur d une plus grande participation des femmes portant notamment sur l administration des élections, l éducation des électeurs et la participation à la vie politique comme militantes, médiatrices et candidates. Dans ce contexte, et en suivant les indications contenues dans le Guide des Nations Unies sur les «Femmes et les Elections», le Projet pourra contribuer: - au respect des normes internationales en matière de protection des droits civils et politiques des femmes; - à assurer qu aucun aspect pratique du processus électoral ne soit discriminatoire à l encontre des femmes; - à encourager les partis politiques à nommer et à soutenir des candidates, notamment en les plaçant sur leurs listes et à des positions favorisant leur élection; - à la conception et à la mise en œuvre des campagnes de sensibilisation destinées aux femmes; - à appuyer des initiatives et projets de sensibilisation et de renforcement des capacités issus des associations féminines. Par ailleurs, le/a Spécialiste en Genre et Elections devra envisager une stratégie de communication appropriée et développer des activités pour garantir que la question du genre soit prise en compte à toutes les étapes du processus. Afin d augmenter le taux de participation des femmes au processus électoral et de façon générale à mettre en valeur le rôle qu elles doivent jouer dans le processus électoral, le/a Spécialiste en Genre et Elections travaillera en étroite collaboration avec ONU Femmes. Il/elle veillera aussi à encourager l intégration de l aspect genre dans le recrutement du personnel administratif, le personnel électoral temporaire (agents recenseurs, membres des BV, etc.). 22

23 Observation électorale nationale Dans le domaine de l observation électorale, la participation des observateurs nationaux et internationaux peut contribuer à améliorer la transparence et la crédibilité du processus. Les bénéfices apportés au processus électoral par l observation se manifesteront en termes d augmentation de la confiance publique dans l efficacité de la CENI à conduire le processus électoral en toute transparence. La conduite réussie des élections dans la transparence sera reflétée par l acceptation large et pacifique des résultats par tous les acteurs clés et une certaine stabilité des institutions issues des élections. Cependant, ne pouvant en même temps être juge et partie, le PNUD qui appuie la CENI dans l organisation des élections à travers la mise à sa disposition d une expertise technique ne pourra pas intervenir directement dans le déploiement d observateurs électoraux pour les mêmes élections. Ce volet sera pris en compte par d autres institutions. Compte tenu de ces limitations, le Projet apportera son appui à la CENI dans le cadre de la formation des mandataires des partis politiques et la coordination de leur déploiement pendant les scrutins. Témoins de l ensemble des opérations de vote, les mandataires ont le droit de faire consigner toutes leurs observations et objections dans les procès- verbaux. Cette procédure revêt une importance particulière pour la validation du scrutin et les contestations éventuelles, car, en vertu de l article 42 du Code électoral, «seules les observations enregistrées sont prises en considération à l appui d une requête ultérieure introductive d un contentieux électoral». Par leur présence nombreuse sur l ensemble des BV pour assister, ensemble, à l opération de dépouillement, les mandataires des partis politiques et des listes de candidats indépendants constituent un facteur dissuasif sur les velléités de fraudes, et une garantie importante de l intégrité du processus. Dans ce cadre, l appui du Projet à la CENI pour la formation et le déploiement des mandataires devrait permettre leur engagement constructif dans le processus d établissement des résultats et contribuer ainsi à assainir le climat. Le Projet pourra également contribuer au renforcement des capacités des OSC qui envisagent d observer le processus électoral et apporter un appui a la CENI pour l accréditation et la coordination du déploiement des observateurs nationaux. Cependant, il reste entendu que toute interaction éventuelle entre le présent Projet et le processus d observation n implique en aucune circonstance le PNUD dans tout jugement ou conclusion tirés par une ou toutes les organisations participantes en ce qui concerne les élections. De même, le PNUD ne pourra financer ou gérer les financements liés aux activités de monitorage des mandataires des partis politiques Prévention et gestion des conflits, et renforcement du dialogue entre les acteurs nationaux La promotion du dialogue entre les acteurs du processus électoral, et notamment le dialogue politique, comme moyen de prévention des conflits et de consolidation de la paix, sera encouragée. En particulier, un réseau d experts nationaux spécialisés en dialogue et en médiation sera mis en place. Ce réseau comprendra des experts de la société civile ainsi que des acteurs communautaires. Cette démarche visera principalement à créer des liens fonctionnels entre le réseau d experts en prévention des conflits avec les organes de gestion des élections lors de la phase pré- électorale. 23

24 Parmi les activités à mener dans ce domaine en étroite coopération et coordination avec le BNUB, on pourrait citer: - la formulation d une stratégie et d un plan d appui à la prévention des conflits. Ce plan d appui vise le renforcement et la consolidation des capacités nationales en matière de prévention des conflits, de gestion des problèmes d exclusion politique et d insécurité; - la formulation d un modèle de dialogue qui inclut les principaux acteurs du processus. L objectif est de renforcer la confiance et la communication en vue d initier les négociations et de renforcer les capacités de communication et de gestion des conflits des responsables politiques, des principaux décideurs gouvernementaux, des acteurs de la société civile, et des représentants des différentes confessions religieuses. Les composantes majeures du programme seront (i) l établissement de relations de confiance entre les principaux acteurs; (ii) la création de canaux sécurisés pour faciliter le dialogue et le consensus entre les principaux acteurs; (iii) la mise en place d un mécanisme de communication efficace ainsi que (iv) l établissement de bases communes de discussions; - l organisation de sessions de dialogue entre les acteurs et la mise en place de mécanismes de veille et de prévention des conflits. Le mécanisme utilisera toute mesure spécifique destinée à prévenir la menace ou la manifestation de violence lors des différentes phases du cycle électoral à savoir la phase pré- électorale, lors des opérations de vote et en phase post- électorale. Le mécanisme s appuiera à transmettre les informations pertinentes dont l analyse permettrait d apporter une réponse adéquate dans un souci d apaisement de potentielles tensions lors du processus électoral. Ceci pourrait inclure, notamment, le déploiement de personnel dont la présence serait source d apaisement au sein des BV dans les zones sensibles. Le mécanisme devrait essentiellement être basé sur des experts en médiation et en dialogue. Pour être efficace, le système doit- être inclusif avec des points d entrée conjointement identifiés avec les partenaires de la société civile et les organismes de sécurité; - des sessions de formation en techniques de négociation, de prévention et règlement des conflits à l attention non seulement des OSC civile travaillant dans le domaine de la prévention des conflits, mais également des autres acteurs: partis politiques, médias, forces de sécurité, confessions religieuses, organisations communautaires, universités et organisations estudiantines, etc.; - la conception, la production et la dissémination de matériels et supports d information et de communication sur la résolution des conflits de manière non violente. Il convient également d envisager des mesures spécifiques visant à faciliter un déroulement apaisé du processus électoral ou devant contribuer à faciliter la dynamique politique électorale en vue d élections crédibles, démocratiques et transparentes qui prennent en compte l aspect genre ainsi que la participation des jeunes. La coordination de la mise en œuvre sur le terrain des activités liées à la prévention, à la gestion et la résolution des conflits qui pourraient éventuellement survenir au cours du cycle électoral pourrait, en cas de besoin, être confiée à des organisations qui ont une expérience internationale avérée des mécanismes locaux de prévention de la violence et la promotion du dialogue Axe d intervention 2: Consolidation de la démocratie à travers le renforcement des capacités des acteurs nationaux Le second axe d intervention du PACE 2015 est centré sur le développement des capacités institutionnelles et sur les initiatives de renforcement des compétences des acteurs nationaux. L appropriation et la responsabilisation nationale sont l axe central en vue du renforcement durable des capacités nationales. Un accent particulier sera mis sur 24

25 l identification d expertises et sur le transfert des savoir- faire grâce à la collaboration entre les experts internationaux et nationaux. C est pourquoi, l intervention privilégiera: - la programmation de l expertise internationale sur la base des besoins exprimés par les bénéficiaires; - - le transfert de compétences et l appropriation du processus par la partie nationale; la démultiplication de la formation dans les services ou les structures nationales par les cadres ainsi formés Appui aux activités post- scrutins et à la pérennisation des acquis Les activités post- scrutins permettront à la CENI d assurer la conservation des acquis matériels et informationnels qui faciliteront la suite du cycle électoral, dans le contexte d une CENI dorénavant permanente. Ce volet permettra d assurer le ramassage, l inventaire et l entreposage de l ensemble du matériel électoral réutilisable en prévision des prochaines élections. Le coût matériel de l organisation des scrutins suivants devrait conséquemment être plus réduit. La conservation des données constitue l aspect le plus important de ce volet et sera facilitée par l existence du CTD. La mise à jour du fichier électoral conformément aux dispositions légales sera ainsi facilitée par une conservation des données issues des processus de recensement antérieurs. La période post- scrutins permettra au CTD de procéder à une évaluation du processus de collecte des données et de tirer les leçons en vue de faire des propositions pour les futures mises à jour. Grâce à l archivage électronique, l ensemble des documents et informations sur le processus, les modules de formation et les supports de sensibilisation et d éducation civique ayant servi aux processus électoraux antérieurs pourra être inventorié et conservé au niveau du CTD et âtre ainsi disponible pour toutes les parties prenantes au processus et aussi pour le grand public. En effet, le Projet apportera un appui technique à la finalisation d éventuels amendements du cadre légal existant. Il encouragera les activités de vulgarisation du cadre légal, à travers des campagnes de sensibilisation pour les divers acteurs du processus Renforcement des capacités institutionnelles et techniques de la CENI Afin de pérenniser les acquis, le Projet mettra l accent sur le développement institutionnel à long terme et sur les initiatives d appui au renforcement des capacités techniques de la CENI. L appui permettra à la CENI de fonctionner comme une institution indépendante. L appui du Projet vise aussi bien à aider la CENI dans ses efforts d harmonisation de ses actions afin de lui permettre d assurer une cohérence et une meilleure efficacité de ses interventions qu à l appuyer dans ses efforts d acquisition des équipements et matériels nécessaires à l accomplissement de sa mission. En effet, le renforcement des capacités de la CENI inclut la mise à sa disposition des ressources techniques, matérielles et financières adéquates qui lui permettront d être opérationnelle et efficace. Les activités liées à ce volet de l assistance s étendront sur toute la période de mise en œuvre du Projet. 25

26 Appui au renforcement du partenariat entre la CENI et les autres acteurs du processus électoral Le Projet appuierait la CENI dans ses efforts de renforcement de son partenariat avec les institutions publiques, les partis politiques, les médias et les OSC. Ceci pourrait se traduire par la promotion de cadres de concertation régulière avec les autres acteurs impliqués dans le processus ainsi que par la mise en œuvre d activités conjointes dans le domaine de la sensibilisation de la population burundaise Formations techniques Pour assurer une appropriation nationale, garantir la maîtrise du processus électoral, faciliter le transfert de compétence et la durabilité des acquis du Projet, une collaboration plus étroite entre les experts internationaux et nationaux sera indispensable. Pour que cette collaboration soit effective et efficace, il sera nécessaire de privilégier un investissement dans l acquisition de compétence par la partie nationale. Dans cette perspective, le Projet développerait un programme de formations visant à améliorer les aptitudes techniques et professionnelles ainsi que la confiance du personnel de la CENI à tous les niveaux. Le Projet pourrait ainsi offrir sur demande une gamme variée de cours internationaux déjà expérimentés par des institutions spécialisées, tel que le cours BRIDGE en Administration Electorale. Ce cours est une activité de formation basée sur un outil de renforcement de capacités (BRIDGE) des professionnels des élections, développé conjointement par la Commission Electorale Australienne (AEC), l Institut International pour la Démocratie et l Assistance Electorale (IDEA), l EAD et le PNUD (voir les détails sur le site du projet: project.org). Il peut être adapté aux besoins spécifiques de la CENI. Il comprend entre autres, un module de base «Introduction à l Administration Electorale» et des modules additionnels, tels que: - Formations génériques en gestion: Parallèlement aux cours BRIDGE, le Projet pourrait également aider à la formation du personnel de la CENI dans des cours de gestion générale qui pourraient inclure: - Nouvelles technologies de l information: les cours dans ce domaine pourraient aller de la simple familiarisation à l ordinateur, l utilisation de l internet et des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, etc.), à des aspects beaucoup plus opérationnels tels que le développement de bases de données, la compilation et gestion des résultats électoraux, etc. - Elaboration et le suivi de l exécution des budgets: y compris la comptabilité et la gestion financière. - Gestion des ressources humaines: inclus l élaboration de termes de référence, les méthodes de recrutement. - Médias et relations publiques: comment élaborer et mettre en œuvre une stratégie de relation avec les médias et un plan de communication pour la CENI; identifier les médias pertinents et leur zone de couverture; pro- activité et transparence dans la communication avec les médias, développement d un plan média, mise en place et gestion d un centre des médias. - Acquisition de matériels et équipements électoraux: développement d une stratégie et d un plan d achat; identification des besoins et élaboration des spécifications techniques; processus compétitifs d acquisition de biens et services; préparation et gestion des contrats. Pour ce cours particulier, le Projet pourrait recourir aux services du service des achats du PNUD (PSO). - Tout autre domaine identifié et considéré par la CENI comme nécessitant une capacitation. 26

27 Le Projet va également étudier la possibilité pour la CENI de participer à des initiatives de formation internationale, telles que celle relative à «l Assistance Électorale Effective», organisée conjointement par le PNUD, l Union Européenne (UE) et l Institut International pour la Démocratie et l Assistance Electorale (IDEA) sur une base périodique Echanges d expérience 4. RESULTATS ESCOMPTES Des voyages d étude en administrations comparées pourraient être organisés au profit du personnel de la CENI auprès des commissions électorales de la sous- région ou de la région justifiant d un professionnalisme avéré et d une bonne expérience dans l organisation de processus électoraux transparents. Par ailleurs, la participation des membres de la CENI à des missions d observation électorale dans d autres pays serait également une opportunité pour apprendre d autres expériences. A la demande de la CENI le Projet pourra aussi organiser des ateliers au Burundi dans un cadre de réflexion et d échanges d expérience sur toutes les questions liées au processus électoral. Il pourrait également être organisé, à l occasion, des missions d études en administrations comparées, des séances de team building avec des experts du BCPR par exemple. Ces séances de team building permettraient de renforcer la cohésion interne de la CENI. Il est attendu du Projet les résultats suivants: - Les institutions nationales ont organisé et supervisé de façon professionnelle et responsable des élections libres, crédibles, transparentes et non violentes en 2015; - Les institutions contribuant au renforcement de la démocratie et à la promotion de la paix (les partis politiques, les OSC et les médias) ont joué de façon adéquate leurs rôles pour que les scrutins se déroulent de façon citoyenne, inclusive et sans violence; - Le taux de participation aux élections dépasse les 60% des populations en âge de voter; - Les institutions nationales en charge de la conduite du processus électoral ont acquis des compétences et se sont professionnalisées en vue d une autonomisation après la période couverte par le cycle électoral Bénéficiaires cibles et zones d intervention La CENI et les autres acteurs du processus électoral bénéficieront du renforcement de leurs capacités tandis que la population burundaise en général sera le bénéficiaire final du Projet dans le sens où elle aura la possibilité de choisir librement et de façon informée ses représentants, aussi bien sur le plan national que sur le plan local. La zone d intervention du Projet couvre toute l étendue du territoire de la République du Burundi Produits du Projet Conformément aux axes stratégiques identifiés, les activités du Projet vont générer les produits suivants: - Le dialogue entre les acteurs du processus électoral est renforcé en vue de créer les conditions optimales de prévention de la violence électorale et de la consolidation de la paix; - La qualité du fichier électoral est améliorée et fiabilisée, sa consolidation au niveau national est assurée et l ensemble des opérations électorales est géré de façon informatisée; - Les capacités de la structure de gestion du processus électoral sont renforcées par des sessions de formation dispensées au personnel pour lui permettre d accomplir ses tâches à la satisfaction générale, mais aussi par un appui à l acquisition des équipements et matériels indispensables à sa mission; - Les capacités des autres institutions publiques impliquées dans le processus électoral, des partis politiques, des OSC, des médias sont renforcées et la population burundaise est 27

28 - - informée et sensibilisée sur les questions liées au processus électoral (enjeux, modalités de vote, lieux de vote, etc.) ainsi que sur les moyens non violents d exprimer les préoccupations autour du processus; La participation citoyenne est encouragée, notamment grâce au soutien apporté à des initiatives menées en faveur des femmes, des jeunes, des personnes handicapées et des minorités; Les élections locales et générales sont réalisées: les arrangements logistiques (évaluation des besoins et élaboration des cahiers de charge, appels d offres, commande et déploiement des matériels et équipements électoraux) sont conclus; le matériel électoral est disponible dans les délais; la sécurité est assurée par le Gouvernement pour permettre à tous les électeurs d exercer leur droit de vote en toute quiétude Indicateurs de Performance Une série d indicateurs permettra de mesurer les performances du Projet. Il s agit de: - Nombre de scrutins tenus conformément au calendrier électoral; - Nombre et nature de documents (planification, stratégies, guides et manuels de formation) produits; - Nombre et nature de matériels et équipements acquis au profit des institutions de gestion des élections et mis à leur disposition; - Couverture du déploiement des matériels et équipements électoraux sur l étendue du territoire national; - Délais de déploiement des matériels et équipements; - Nombres d ateliers/séminaires organisés pour le renforcement des capacités des acteurs nationaux; - Répartition des bénéficiaires des formations et sensibilisations par genre, par région (territoire) et par thématique suivant les différentes étapes du processus; - Nombre d organes de presse et d OSC impliqués dans le processus; - Etapes d implication des organes de presse et des OSC; - Délais de traitement des recours; - Nombre de missions d études en administration comparée sur la gestion des processus électoraux; - Taux de participation aux élections (pour chaque scrutin); - Volume des ressources mobilisées par rapport au budget prévisionnel global; - Structure du Fonds Commun par PTF (part de chaque PTF); - Nombre d experts mis à disposition des instances nationales; - Mécanismes mis en place pour la conservation des matériels et équipements après les élections. En ce qui concerne la liste électorale les indicateurs suivants seront appréciés: exhaustivité, exactitude et inclusivité, à toutes les étapes. Ces indicateurs prendront comme cibles les standards spécifiques reconnus internationalement à savoir: - Exhaustivité à 90%, c est- à- dire 9 citoyens admissibles sur 10 seraient inscrits sur la liste; - Exactitude à 97%, c est- à- dire des erreurs à la saisie de données ne pourraient se produire que sur 3 inscriptions sur 100; - Actualité à 85%, c est- à- dire - dans 8 cas et demi sur 10, les renseignements sur chaque électeur seraient à jour; - Inclusivité c est- à- dire que l inscription sur les listes électorales de tous les citoyens appartenant à tous les groupes et à toutes les catégories. 5. MODALITES DE FINANCEMENT ET DE GESTION Le Projet sera financé principalement par les ressources des PTF qui souhaiteraient participer à sa mise en œuvre, selon des modalités à définir de façon concertée, et par des ressources propres du PNUD. 28

29 Le mécanisme de financement du Fonds Commun, qui consiste en la mise ensemble des contributions financières des partenaires avec l avantage de garantir une meilleure coordination des financements tout en réduisant les risques de duplication, sera mis en place en vue de recueillir et de gérer en pool la contribution des PTF Mécanisme de financement du Fonds Commun («Basket Fund») Les PTF ont retenu le PNUD pour gérer un Fonds Commun mis en place pour appuyer le processus électoral (ci- après le «fonds commun») en reconnaissance du mandat donné aux Nations Unies, par la Résolution de l Assemblée Générale de l ONU 46/137 du 17 décembre 1991 pour coordonner l assistance électorale des acteurs nationaux et internationaux. Dans ce cadre, les PTF contribuant au Fonds Commun vont conclure des accords séparés de partage des coûts avec le PNUD. Les PTF acceptent le principe d un Fonds Commun multi bailleurs où les fonds ne ciblent pas de lignes budgétaires spécifiques. En effet, les rapports financiers et techniques porteront sur le Fonds Commun dans son ensemble et non sur les contributions de chacun. Les différentes contributions des partenaires pourront être mobilisées sous deux modalités: la modalité du fonds fiduciaire («Trust Fund») et la modalité de partage des coûts («Cost Sharing»). Chaque partenaire souhaitant participer au financement commun des élections peut choisir de contribuer sous l une ou l autre modalité, conformément à ses procédures et règles Modalité de fonds fiduciaire («Trust Fund») Un fonds fiduciaire ou fonds d affectation spéciale est un mécanisme créé pour recevoir les contributions d un ou de plusieurs donateurs gouvernementaux ou non- gouvernementaux, y compris les compagnies privées et les individus, pour appuyer un thème, un projet, un pays ou une région spécifique. La création d un fonds d affectation spéciale doit être conforme aux objectifs du PNUD et compatible avec le cadre de coopération national. Les fonds d affectation spéciale sont identifiés et comptabilisés séparément dans les états financiers du PNUD. Les politiques et les procédures standard du PNUD s appliquent pour la formulation, l estimation et la mise en œuvre des activités en vertu du fonds d affectation spéciale. Les règles et règlements financiers du PNUD s appliquent à tous les aspects de la gestion, de l établissement des rapports, de la gestion financière et de la compatibilité du fonds d affectation spéciale. L accord de fonds d affectation spéciale est l instrument juridique requis pour tous les fonds d affectation spéciale du PNUD. L accord détermine les modalités en vertu desquelles le donateur verse des fonds au PNUD et le but spécifique pour lequel les fonds doivent être utilisés. Il détaille également les dispositions financières et administratives pour la gestion de la contribution, détermine les types d activités pour lesquels elle sera utilisée et désigne le directeur du fonds d affectation spéciale. Les détails de l accord sont présentés dans les termes du mandat, qui font partie de l accord. Les contributions aux fonds d affectation spéciale sont effectuées conformément à l échéancier de paiement établi dans l accord selon le principe que les fonds doivent être versés sur le compte du fonds d affectation spéciale avant que les activités concernées ne soient mises en œuvre. Les modifications aux échéanciers de paiement ne peuvent être effectuées qu avant les dates d échéance de paiement et d un commun accord entre les deux parties. Les ressources des fonds d affectation spéciale sont comptabilisées séparément par le PNUD. Le coût supplémentaire de l administration d un fonds d affectation spéciale, appelé coût administratif du PNUD, est récupéré par le PNUD en imputant directement la somme sur la contribution au fonds d affectation spéciale. Cependant, cette somme n est pas incluse dans le budget du programme ou projet du fonds d affectation spéciale. La 29

30 somme à imputer est définie comme un pourcentage de la contribution et elle est précisée dans les termes de mandat du fonds d affectation spéciale ou bien elle est négociée en cas d accords entre les donateurs Modalité de partage des coûts («Cost Sharing») La participation aux coûts d un tiers («Third Party Cost Sharing») est la modalité par laquelle les gouvernements donateurs bilatéraux, les Institutions Financières Internationales (IFI) et les organismes privés contribuent aux fonds des programmes et projets individuels parrainés par le PNUD. A cet effet, l accord type de participation aux coûts 4, signé entre le donateur et le PNUD, constitue l accord juridique entre les deux parties. Cet accord précise la contribution du donateur ainsi que l échéancier de paiement. Le PNUD doit s assurer que les paiements sont reçus avant la mise en œuvre des activités planifiées. La modalité de partage des coûts permet une plus grande flexibilité dans l utilisation des ressources pendant l exécution du projet. La participation aux coûts fait ainsi partie des autres ressources du PNUD et est entièrement intégrée dans le budget du PNUD et enregistrée en tant que partie du PRODOC et des budgets de projet. Une contribution au titre de la participation aux coûts ne peut pas être allouée à une ligne de budget spécifique, à des apports spécifiques ou à un élément spécifique. La contribution s applique à l ensemble du budget du programme ou projet. La contribution au titre de participation aux coûts doit inclure une part calculée au prorata de tous les frais de Service d Appui Opérationnel payables, ainsi que des remboursements des frais engagés par le PNUD. Le solde non dépensé de la portion de participation aux coûts du budget du programme ou projet du PNUD est reporté à l année suivante. L utilisation des contributions non dépensées en raison de changements dans l application du programme ou du projet est négociée avec le donateur. Si les activités sont annulées, les fonds inutilisés peuvent soit être remboursés, soit réaffectés après consultation avec le donateur et le pays du programme. Une participation aux coûts des frais de gestion (7%) sera prélevée sur les contributions reçues au niveau du Fonds Commun, conformément à la décision du Conseil d administration du PNUD en sa session annuelle de juin Une partie de ce montant sera retenue dès réception de la contribution. Quelle que soit la modalité choisie, le PNUD informera régulièrement les donateurs de l utilisation de leurs contributions. Les rapports remis aux donateurs doivent décrire: (i) la progression des activités du programme/projet, les activités planifiées et les problèmes rencontrés; (ii) la situation financière, y compris les revenus et les dépenses actuelles et futures. Les échéanciers des rapports doivent être clairement déterminés aussi bien dans l accord de fonds d affectation spéciale que dans l accord de partage de coûts. 4 Voir Modèle Standard en Annexe 30

31 Figure 1: Arrangements de gestion du Fonds Commun («Basket Fund») Supervision+et+coordina0on+ Programma0on+des+ac0vités+ Comite+de+pilotage+(CP)+ Comité+Technique+(CT)+ Planifica0on+ des+ac0vités,+ suivit+et+ évalua0on+ Rapports+ narra0fs+et+ financiers+ Commission+Electorale+ Na0onale+Indépendante+(CENI)+ (avec&l appui&technique&des& techniciens&de&l UGP)& Ges0on+des+ finances+et+des+ acquisi0ons+ Collabora0on+ étroite+ Unité+de+Ges0on+du+Projet+ (UGP) Mécanismes de coordination Pour assurer une meilleure coordination et une supervision appropriée de l appui de la communauté internationale au cycle électoral au Burundi, il est prévu deux mécanismes de coordination: le Comité de Pilotage et le Comité Technique (CT) Comité de Pilotage (CP) Servant de cadre à la définition des grandes orientations du Projet, le CP assure la coordination des PTF engagés en appui au processus électoral à travers le Fonds Commun géré par le PNUD. Il inclut, en qualité de membres: - Le Gouvernement, au niveau ministériel (c.- à- d. Finances, Intérieur, etc.); - La CENI; - - Le PNUD; L ensemble des PTF contribuant au financement du Fonds Commun; Les représentants des autres PTF intervenant sur le plan bilatéral et multilatéral peuvent être invités en qualité d observateurs. Sous la coprésidence de Président de la CENI et du Représentant Résident du PNUD, le CP adopte le plan d activités détaillé et se réunit une fois tous les mois en vue de faire le point sur l état d avancement des activités. En cas de besoin, des réunions ad hoc du CP peuvent être tenues. La première réunion du CP pourra être tenue au démarrage des activités du Projet, pour approuver son programme de travail. Les travaux du CP sont facilités par le PNUD, en étroite collaboration avec la CENI. Le CP délibère et statue de manière consensuelle (voir termes de référence du CP en annexe). Le CP établit une collaboration étroite avec le: - Le Comité de Concertation Stratégique - Sous la coordination du Représentant Spécial du Secrétaire Général des Nations Unies au Burundi et avec la participation des ambassadeurs et/ou hauts représentants des missions diplomatiques résidents au Burundi en incluant aussi ceux qui ne participent pas au Projet-, le Comité de Concertation Stratégique est chargé d analyser et de se pencher sur des aspects stratégiques de l assistance internationale aux élections au Burundi. - Equipe Pays du Système des Nations Unies (UNCT) Coordonnée par le Coordinateur Résident des Nations Unies, l UNCT de pays est composé des différentes agences du Système des Nations Unies présentes Burundi. L UNCT agit en commun pour la mise en oeuvre du Plan Cadre d Aide au Développement des Nations Unies (UNDAF) qui contemple des activités conjointes dans le cadre de l appui au cycle électoral. 31

32 Le Secrétariat du CP est assuré par l UGP. Son coordonnateur, le Conseiller Technique Principal (CTP), rend compte des activités du Projet et informe les participants sur l utilisation des ressources. Il fait également le point sur l état d avancement des activités et les contraintes susceptibles d en compromettre le bon déroulement Comité Technique (CT) ou cellule technique d appui au processus électoral En qualité de sous- structure technique et opérationnelle du CP, le CT supervise le suivi quotidien des activités du cycle électoral. Il est composé: - des représentants / points focaux Elections des PTF membres du CP; - des représentants de la CENI; - des experts et consultants électoraux nationaux et internationaux; - des représentants des ONG internationales et autres organisations sous régionales (Conférence Internationale sur la Région des Grands Lacs CIRGL-, Communauté d Afrique de l Est EAC-, IFES, régionales (Union Africaine, UE, etc.) ou internationales participant à l accompagnement du processus électoral. Sous la coordination du Président de la CENI, le CT se réunit une fois par semaine pour soutenir les activités et suivre l avancement du processus électoral. Il assiste la CENI dans l élaboration du plan opérationnel détaillé des activités, analyse les problèmes techniques éventuels et formule des avis techniques et des recommandations au CP. Figure 2: Configuration du CP Représentants)du) Gouvernement) (Finances,)Intérieur,) Affaires)Etrangères)) Représentants)du) PNUD)) Comité)de)pilotage)(CP)) Représentants)de)la) Commission)Electorale) NaBonale) Indépendante)(CENI)) Représentants)des)PTF) parbcipant)au) financement)du)pace) 2015) Assurance)qualité) DCD/P,)Unité) Gouvernance) Conseiller)Technique) Principal)(CTP)) Comité)Technique)(CT)) Experts)et)spécialistes) en)appui)à)la)logisbque) et)aux)opérabons) électorale) Unité)de)GesBon)du)Projet)(UGP)) Spécialistes)en)appui)à) l administrabon,)aux) finances)et)a)logisbque) et)aux)acquisibons) Assistance)Technique) de)courte)durée)et) ConsultaBons) Spécialisées) Personnel)de)souBen) (assistants) administrabfs)et) financiers,)chauffeurs))) 5.5. Rôle des partenaires du Projet La mise en œuvre du présent Projet fera intervenir les partenaires suivants: - Le Gouvernement: Il assure le leadership institutionnel et devra s assurer que les apports et facilités des autres structures nationales (notamment la sécurité, les propositions de lois, etc.) sont libérés dans les délais requis afin de ne pas retarder les différentes opérations électorales. Il doit également assurer, sous forme de dotations, les frais de fonctionnement de la CENI (bureaux, équipements, salaires du personnel, etc.) ainsi qu une partie des coûts liés aux opérations électorales. - La CENI: En tant qu institution mandatée pour l organisation et la gestion du processus électoral, elle devra, avec l appui de l UGP, élaborer le plan de travail et d acquisition du matériel conformément au plan d activités opérationnel. Elle devra s assurer du bon déroulement du processus électoral et est responsable de l obtention des résultats escomptés à chaque étape. - Le PNUD: Le PNUD est chargé de mettre en place et de superviser l UGP qui collaborera étroitement avec la CENI et les organisations bénéficiaires qui sont responsables chacune en ce qui la concerne de la programmation et de la réalisation des activités à financer. Le 32

33 - personnel de l UGP sera recruté selon les procédures du PNUD à travers un processus de sélection compétitif. En outre, le PNUD coordonnera appuiera la coordination technique et financière de la communauté internationale, assurera la mobilisation et la gestion des ressources, rendra compte de l utilisation du fonds commun, coordonnera le CT du Projet et coprésidera avec la CENI le CP du Projet. Le PNUD fournira des conseils et avis techniques à la CENI et mettra à disposition en cas de besoin de l expertise appropriée dans les domaines clés des élections au niveau central à Bujumbura et éventuellement jusqu au niveau des 17 provinces du pays. Les autres PTF: Ils contribuent au financement du processus électoral à travers le Projet ou bilatéralement (avec une coordination au sein du CT), fournissent des expertises en cas de besoin, participent à l élaboration du plan d activités opérationnel, approuvent le plan détaillé des activités au sein du CP et mènent un plaidoyer politique sur certaines questions en cas de besoin. Ils financent aussi en partie l équipe de gestion du Projet. 6. MODALITES DE MISE EN OEUVRE Le Projet sera exécuté par le Bureau du PNUD au Burundi par le biais de la Modalité d Exécution Directe des projets (DIM). Le PNUD en assurera la supervision et l assurance qualité sous la direction du Représentant Résident avec l appui de la division des Programmes (coordonnée par le Représentant Résident Adjoint/Programme) et la division des Opérations (coordonnée par le Représentant Résident Adjoint/Opérations). La gestion quotidienne des activités substantives et la coordination du travail des autres experts/spécialistes rattachés au Projet sera assurée par un CTP, qui rendra compte périodiquement au PNUD Unité de Gestion du Projet (UGP) Pour mettre en œuvre le Projet, le PNUD recrutera et mettra donc à la disposition de la CENI une équipe d experts 5 et spécialistes 6 dans les secteurs clés des élections. Ces techniciens, ayant une expérience préalable de l organisation réussie d élections dans d autres pays, pourront ainsi faire des suggestions et des recommandations techniques à la CENI dans le processus de planification et d organisation des différentes échéances électorales. L équipe d appui technique et de gestion du Projet sera constituée des personnes et profils suivants: - Coordination et Assistance Technique - Un(e) Conseiller(e) Technique Principal(e) (CTP) - Un(e) Expert(e) en Logistique et Opérations Electorales - Un(e) Expert(e) en Informatique et Gestion de Base de Données Electorales - Un(e) Expert(e) en Reporting et Communication Institutionnelle - Un(e) Expert(e) Juriste - Elections - Six Spécialistes en Logistique et Opérations électorales CEP et CECI - Un(e) spécialiste en systèmes d information électorale - CTD - Un(e) Assistant(e) en Logistique Electorale - Huit Spécialistes Electoraux Provinciaux - Assistance Technique de Courte Durée et Consultations Spécialisées - Un(e) Spécialiste en Appui aux Médias - Un(e) Expert(e) en prévention des conflits et renforcement du dialogue - Un(e) Expert(e) en Formation et Education Civique - Un(e) Spécialiste en Graphisme (Bulletins de vote) - Un(e) Spécialiste en Genre et Elections - Administration, Acquisitions et Finances - Un(e) Spécialiste en Administration et Finances - Deux Spécialistes en Achats (acquisitions) - Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) er Financier(e)/Comptable 5 Contrat international FTA (Engagements de Durée Déterminée) 6 Contrat International VNU 33

34 - Un(e) Assistant(e) en Ressources Humaines - Deux Chauffeurs du Bureau à Bujumbura - Huit Chauffeurs des Bureaux provinciaux Aux fins de sa mission, l UGP pourra faire appel à des consultants spécialisés selon l évolution et nécessites ponctuelles du processus électoral. Figure 3: Organigramme du PACE 2015 Supervision*et*assurance*de*qualité* *PNUD* Représentant*du*PNUD* Directeur*Pays*Adjoint* au*programme* Conseiller*Technique* Principal*(CTP)* Directeur*Pays*Adjoint* aux*opéra'ons* Acquisi'ons* et*finances* du*pnud* Unité*de*Ges'on*du*Projet*(UGP)* Assistance-Technique- Expert(e)*en*Logis'que*et* Opéra'ons*Electorales ** Expert(e)*en*Informa'que*et* Ges'on*de*Base*de*Données* Electorales ** Expert(e)*en*Repor'ng*et* Communica'on*Ins'tu'onnelle ** Expert(e)*Juriste*T*Elec'ons** Spécialistes*en*Logis'que*et* Opéra'ons*électorales*CEP*et*CECI* Spécialiste*en*systèmes* d'informa'on*électorale*t*vnu ** Assistant(e)*en*Logis'que* Electorale ** Spécialistes*Electoraux*Provinciaux* Administra*on,-Acquisi*ons-et- Finances- Spécialiste*en*Administra'on* et*finances* Spécialistes*en*Achats* (acquisi'ons)* Assistant(e)*Administra'f*er* Financier/Comptable* Assistant(e)*en*Ressources* Humaines* Chauffeurs*du*Bureau*à* Bujumbura* Chauffeurs*des*Bureaux* provinciaux* Assistance-Technique-de-Courte- Durée-et-Consulta*ons- Spécialisées- Spécialiste*en*Appui*aux* Médias* Expert(e)*en*préven'on*des* conflits*et*renforcement*du* dialogue* Expert(e)*en*Forma'on*et* Educa'on*Civique* Spécialiste*en*Graphisme* (Bulle'ns*de*vote)* Spécialiste*en*Genre*et* Elec'ons* Chaque fois que le besoin se fera sentir, il sera fait appel de façon ponctuelle à du personnel spécialisé (experts) pour apporter un appui dans des domaines spécifiques liés aux élections: opérations, informatique, contentieux électoral, observation électorale, médias, etc. Pour assurer une meilleure intégration opérationnelle avec la structure à laquelle ces spécialistes en élections vont apporter leur expertise, l idéal aurait été que l UGP soit installée dans les locaux de la CENI ou à proximité de celle- ci en cas de manque d espace dans les locaux de la CENI. Les experts de programmation seront opérationnellement rattachés aux différents départements de la CENI, selon leur spécialisation: informatique, communication, formation et éducation civique, logistique et opérations électorales. Quatre bureaux provinciaux seront aussi établis et seront intégrés par huit Spécialistes Electoraux Provinciaux. Le rattachement des experts internationaux aux structures de la CENI a un caractère exclusivement opérationnel et n a donc aucune incidence sur la gestion du Projet lui- même, qui sera directement exécuté par le PNUD. En effet, tout en travaillant en étroite collaboration avec les équipes techniques de la CENI, et quelle que soit leur localisation géographique par ailleurs, il reste entendu que les spécialistes en élections du Projet demeurent du personnel des Nations Unies. Cependant, leur intégration opérationnelle aura pour principaux avantages de faciliter l accès en temps réel par la CENI à leur expertise, de permettre aux experts d être mieux impliqués dans la planification des opérations électorales et de contribuer ainsi au renforcement des capacités techniques de leurs collègues nationaux. 34

35 La nécessité de continuer à appuyer le renforcement des capacités institutionnelles de la CENI milite en faveur de la mise en place par le PNUD d une structure technique en appui à la CENI aussi bien au niveau central qu au niveau des démembrements. Dans sa configuration actuelle, cette structure appuiera la CENI dans tout le travail de programmation et me mise en œuvre des activités électorales. L apport attendu des experts électoraux de l UGP sera nécessaire au bon déroulement du processus électoral, notamment dans sa phase initiale de planification. Ceux- ci joueront le rôle d assistants techniques, spécialistes en programmation électorale, complètement intégrés dans les structures opérationnelles de la CENI à tous les niveaux. Le coût de ce personnel ainsi que les frais de fonctionnement de l UGP font partie intégrante de l appui aux élections. La contribution du PNUD au financement du processus électoral au Burundi supportera une partie de ces coûts. Le personnel technique qui intègrera l UGP sera déployé sur la base de la planification présentée en annexe Procédures de recrutement et d acquisition des biens et services Le recrutement du personnel du Projet ainsi que l acquisition des biens et services se feront en collaboration avec EAD selon les règles et procédures habituellement suivies par le PNUD, lesquelles sont par ailleurs conformes aux principes généraux du Système des Nations Unies en matière de transparence, de compétitivité et d équité et répondent aux normes généralement admises. Sur base des plans d activités, d identification des besoins et de détermination des spécifications techniques du matériel, l équipe du Projet élaborera un plan d achat et finalisera les cahiers de charges en collaboration avec la CENI. Les appels d offres, le dépouillement et l analyse des offres seront assurés par le PNUD. Il sera fait, selon les besoins, recours à des agents de réalisation pour l exécution d activités spécifiques (sous- traitance des activités). A cet effet, des termes de référence seront élaborés pour déterminer les activités à réaliser, les résultats attendus ainsi que la nature et la durée des services requis. Le plan d achats élaboré prendra en considération les délais minimums nécessaires pour les procédures de passation de marché telles que définies par les procédures du PNUD Rapports narratifs et financiers L équipe de gestion du Projet produira conformément aux procédures du PNUD ainsi qu aux dispositions de l Accord portant établissement d un fonds fiduciaire et des accords de partage des coûts, des rapports périodiques narratifs et financiers (y compris un plan de dépenses détaillé), en plus du rapport final consolidé attendu à la fin du Projet. Les rapports seront présentés aux partenaires contribuant au fonds commun Suivi et évaluation Le Projet fera l objet d un suivi régulier à travers les réunions hebdomadaires de l UGP et du CT. Le suivi du fonctionnement et la collecte des données relatives aux indicateurs de suivi seront assurés à travers des réunions périodiques et des missions de supervision des activités réalisées. Tous les mois, lors des réunions régulières du CP, la CENI et le PNUD présenteront des rapports écrits d avancement des activités et des rapports financiers aux membres du comité en vue de leur adoption. Des missions de suivi et d appui de l EAD, du PNUD et/ou des structures partenaires, pourraient également être envisagées pour assurer un meilleur encadrement de la mise en œuvre du Projet. Par ailleurs, dans le cadre de ses fonctions courantes en tant qu entité du Département des Affaires Politiques des Nations Unies (DPA), l EAD peut à tout moment dépêcher une mission sur le terrain pour examiner l état d avancement du Projet et évaluer 35

36 ANNEXE 11: Les Nations Unies et la promotion de la démocratie par les élections La généralisation de la démocratie à travers le monde a été une réalisation de taille de notre époque. Les élections sont au cœur de ce processus, rendant possible l acte d autodétermination prévu par la Charte des Nations Unies. L histoire de l Organisation est intimement liée aux élections, remontant au lendemain de sa création, lorsqu à la fin des années 40, elle a observé les élections dans la péninsule coréenne. Au cours de la période des tutelles et de la décolonisation qui a suivi, elle a supervisé et observé des plébiscites, des référendums et des élections aux quatre coins du monde. De nos jours, alors que les appels en faveur du changement démocratique se font plus insistants dans la région du Moyen- Orient et d Afrique du Nord et ailleurs, les Nations Unies continuent de jouer un rôle d acteur fiable et impartial. Les Nations Unies continuent de fournir une assistance électorale à un large éventail de pays, mais uniquement à la demande des États membres. La fourniture de l assistance électorale par les Nations Unies est un travail d équipe mettant en jeu un certain nombre de programmes, de fonds, d institutions et de départements; elle est suivie de près par l Assemblée générale. Le Secrétaire général adjoint aux affaires politiques est désigné par l Assemblée générale en tant que point focal de l ONU pour les activités d assistance électorale, et appelé à jouer un rôle de premier plan pour assurer la cohérence dans l ensemble du système et en renforçant la mémoire et le développement institutionnel, la publication et la diffusion des politiques d assistance électorale des Nations Unies. L assistance électorale se fonde sur les principes établis dans la Déclaration universelle des droits de l homme selon lesquels la volonté des gens, telle qu exprimée à travers des élections périodiques et authentiques, sera le fondement de l autorité publique, tout en reconnaissant également les principes de la souveraineté de l État et de l appropriation nationale des élections, et qu il n existe pas de modèle unique de démocratie. La Division de l assistance électorale, au sein du Département des affaires politiques, appuie le Point focal des Nations Unies en assurant, à l échelle du système, la cohérence dans la fourniture de l assistance électorale des Nations Unies ainsi qu en élaborant la politique électorale, et assure à tout moment le suivi des projets électoraux. Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est la principale source d assistance technique électorale, qui est fournie au titre de son mandat pour diriger l aide à la gouvernance démocratique au niveau des pays. Au nombre d autres acteurs des Nations Unies participant à l assistance électorale figurent le Haut- Commissariat aux Droits de l Homme (UNHCHR), les Volontaires des Nations Unies (UNV), ONU Femmes, le Bureau des Nations Unies pour les Services d Appui aux Projets (UNOPS) et le Fonds des Nations Unies pour la Démocratie (UNDEF). Les 20 dernières années, les Nations Unies ont fourni l assistance électorale à plus de 100 États membres. Le PNUD, par exemple, fournit une assistance électorale à 60 États membres en moyenne par an, en vue de développer les capacités de gestion électorale durable, promouvoir la participation ouverte aux élections, en particulier par les femmes et les jeunes et d autres groupes sous- représentés, et coordonne l appui des donateurs aux processus électoraux. De même, le Département des Opérations de Maintien de la Paix (DOMP), lorsqu il est mandaté par le Conseil de sécurité, inclut dans ses opérations des volets électoraux qui fournissent les mêmes types d appui électoral de manière intégrée. Dans des cas exceptionnels, le DOMP répond aux demandes d évaluer voire de valider l intégrité d un processus électoral, comme en Côte d Ivoire en L assistance électorale de l ONU représente un volet essentiel et efficace des opérations de maintien de la paix, de consolidation de la paix et d instauration de la gouvernance démocratique. Le rôle des élections en tant que moyen de mettre en place un gouvernement légitime s étend à mesure que se généralise la démocratie. Les Nations Unies sont associées au processus électoral dans toutes les régions du monde et elles ont fourni récemment une assistance dans ce domaine en République démocratique du Congo, au Liberia, en Côte d Ivoire, au Lesotho, au Kirghizistan, au Timor- Leste et au 130

37 Mexique, pour ne citer que ces pays. Deux contributions importantes de l ONU en ont été l assistance rapide accordée aux autorités tunisiennes en réponse à une demande d appui technique pour leur transition ; et l appui soutenu accordé aux autorités libyennes pendant leur transition et l élection à la première assemblée constituante. Les événements électoraux dans chaque pays sont uniques en leur genre et traduisent les caractéristiques politiques et historiques des différents pays. Aucun système électoral ne peut convenir également à tous les pays, mais le processus électoral doit se conformer à des obligations et engagements énoncés dans les instruments internationaux des droits de l homme. De ce fait, les Nations Unies examinent attentivement chaque demande en suivant certaines étapes : demande officielle, évaluation, conception, mise en œuvre, suivi et évaluation et enseignements tirés. Il est admis que l amélioration de la capacité d un seul organisme de gestion électoral ne se traduira pas nécessairement par des élections libres et équitables. Il faudrait aussi mettre l accent sur l ensemble de l environnement politique dans lequel se déroulent les élections. Les Nations Unies s efforcent par conséquent de renforcer les capacités en dehors de celles des autorités électorales. Cette mesure consiste à collaborer avec les électeurs, les médias, les partis politiques et la société civile, ainsi qu avec d autres acteurs et institutions de gouvernance démocratique comme le parlement et les autorités judiciaires. Reconnaissant en outre que même une élection techniquement satisfaisante pourrait encore entraîner des griefs et des tensions, les Nations Unies mettent accordent davantage d attention à la question des élections et de la violence. L assistance électorale des Nations vise essentiellement à accompagner les États membres dans l organisation d élections périodiques, ouvertes et transparentes qui sont crédibles et perçues par la population en tant que telles, et la mise en place de processus électoraux durables au plan national. 131

38 ANNEXE 10: Budget consolidé du Projet NB: Le taux de change utilisé est celui de USD 1 = 1600 FBU Le Projet de budget ci- dessous, élaboré par la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI) avec l appui du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), a été présenté au Gouvernement et aux Partenaires Techniques et Financiers (PTF) en septembre Il regroupe les lignes budgétaires représentant le financement minimum nécessaire pour organiser toutes les consultations électorales dans des conditions matérielles satisfaisantes. I RUBRIQUE UNITE NOMBRE COUT UNITAIRE EFFECTIF TOTAL ASSISTANCE TECHNIQUE ELECTORALE I.1 Personnel de l'unité de Gestion du Programme (UGP) et Consultations Spécialisées I.1.1 Coordination et Assistance Technique I Conseiller Technique Principal (CTP) - Niveau P5 mois 24 $22, $484,735 I Expert(e) en Logistique et Opérations Electorales - Niveau P4 mois 22 $19, $421,183 I Expert(e) en Informatique et Gestion de Base de Données Electorales - Niveau P4 mois 18 $19, $344,604 I Expert(e) en Reporting et Communication Institutionnelle - Niveau P4 mois 18 $19, $344,604 I Expert(e) Juriste - Elections - Niveau P4 mois 16 $19, $306,315 I Spécialistes en Logistique et Opérations électorales CEP et CECI - VNU mois 18 $4, $530,235 I Spécialiste en systèmes d'information électorale - Centre de Traitement des Données - mois 18 $4, $88,373 VNU I Assistant(e) en Logistique Electorale IC mois 18 $3, $61,551 I Spécialistes Electoraux Provinciaux VNU mois 18 $4, $706,980 I.1.2 Sous- Total Coordination et Assistance Technique Assistance Technique de Courte Durée et Consultations Spécialisées $3,288,579 I Spécialiste en Appui aux Médias VNU mois 12 $4, $58,915 I Expert(e) en prévention des conflits et renforcement du dialogue - Niveau P4 mois 16 $19, $306,315 I Expert(e) en Formation et Education Civique - Niveau P4 mois 16 $19, $306,315 I Spécialiste en Graphisme (Bulletins de vote) VNU mois 6 $4, $29,458 I Spécialiste en Genre et Elections VNU mois 16 $4, $78,553 I Consultations spécialisées $70,000 Sous- Total Assistance Technique de Courte Durée et Consultations Spécialisées $849,555 99

39 I.1.3 Administration, Acquisitions et Finances I Spécialiste en Administration et Finances VNU mois 22 $4, $108,011 I Spécialistes en Achats (acquisitions) VNU mois 18 $4, $176,745 I Assistant(e) Administratif er Financier/Comptable IC mois 22 $3, $75,229 I Assistant(e) en Ressources Humaines IC mois 18 $3, $61,551 I Chauffeurs du Bureau à Bujumbura IC mois 22 $ $35,039 I Chauffeurs des Bureaux provinciaux IC mois 18 $ $114,672 Sous- Total Administration, Acquisitions et Finances $571,247 Sous- Total Personnel de l'unité de Gestion du Programme (UGP) et Consultations $4,709,381 Spécialisées I.2 Equipement et Fonctionnement de l'ugp I.2.1 Location bureau et entretien du bureau à Bujumbura mois 22 $ $17,600 I.2.2 Location bureau et entretien des bureaux provinciaux mois 17 $2, $136,000 I.2.3 Véhicules 4x4 11 $32,000.0 $352,000 I.2.4 Mobiliers de bureau $10,000.0 $10,000 I.2.5 Equipements informatiques (ordinateurs, imprimantes, onduleurs ) et accessoires $30,000.0 $30,000 I.2.6 Photocopieur(s) UGP $5,000.0 $5,000 I.2.7 Matériel et Supports de Communication (téléphone, réseau, internet, etc.) $10,000.0 $10,000 I.2.8 Matériel et équipements de sécurité (radios Motorola, etc.) $8,000.0 $8,000 I.2.9 Divers équipements et fournitures $10,000.0 $10,000 I.2.10 Consommables informatiques et fournitures de bureau $15,000.0 $15,000 I.2.11 Audit du Projet $10,000.0 $10,000 I.2.12 Evaluation du Projet $15,000.0 $15,000 Sous- Total Equipement et Fonctionnement de l'ugp $618,600 I.3 Transport et Missions I.3.1 Missions internationales $30,000.0 $30,000 I.3.2 Missions locales $35,000.0 $35,000 I.3.3 Maintenance et carburant pour les véhicule $63,400.0 $63,400 I.3.4 Assurance de base pour véhicules $7,700.0 $7,

40 Sous- Total Transport et Missions $136,100 TOTAL - Assistance Technique Electorale $5,464,081 II CADRE LEGAL II.1 Documents juridiques électoraux II.1.1 Traduction du Code Electoral $5,000 II.1.2 Multiplication du Code Electoral exemplaire 16,073 $1.3 1 $20,091 II.1.3 Multiplication Constitution exemplaire 16,073 $1.3 1 $20,091 II.1.4 Multiplication Loi Communale exemplaire 6,008 $1.3 1 $7,510 II.1.5 Multiplication Guide Membres des Bureaux de Vote (BV) exemplaire 60,858 $0.9 1 $57,054 II.1.6 Multiplication Guide de l'observateur exemplaire 27,008 $0.6 1 $16,880 II.1.7 Multiplication des guides divers exemplaire 14,517 $0.6 1 $9,073 II.1.8 Multiplication de la Loi sur les partis politiques page 145,170 $0.0 1 $4,537 II.1.9 Multiplication de la Loi sur les manifestations publiques page 5,067 $0.0 1 $158 II.1.10 Multiplication des Codes de Conduite 5,067 $0.6 1 $3,167 Sous- Total Documents juridiques électoraux $143,562 TOTAL - Cadre Légal $143,562 III REVISION GENERALE DU FICHIER ELECTORAL III.1 Actualisation de la cartographie électorale III.1.1 Sensibilisation des partenaires au niveau national III Location salle salle 1 $ $125 III Banderole forfait 3 $ $150 III Restauration Personne/jr 91 $ $1,422 III Frais de séjour des Commissaires et cadres CENI personne/jr 19 $ $831 III Frais de séjour des participants nuitée 36 $ $788 III Frais de déplacement des participants personne/jr 36 $ $450 III Frais carburant pour les véhicules de la CENI litre 450 $1.4 2 $1,294 Sous- Total réunion de sensibilisation des partenaires $5,059 III.1.2 Sensibilisation des partenaires au niveau provincial 101

41 III Location salle salle 17 $ $1,594 III Banderole forfait 51 $ $2,550 III Restauration Personne/jr 275 $ $4,297 III Frais de séjour des Commissaires et cadres CENI personne/jr 17 $ $12,644 III Frais de déplacement des participants personne/jr 258 $6.3 1 $1,613 III Frais du carburant pour les véhicules de la CENI litre 7,650 $1.4 2 $21,994 Sous- Total sensibilisation des partenaires au niveau provincial $44,691 III.1.3 Collecte des données sur la cartographie électorale III Location salle (2 jours/commune) salle 129 $ $8,063 III Matériel de collecte des information (papiers, classeurs, portes docs, stylos, correcteur) Forfait/cadre 51 $ $797 III Location véhicule et carburant (1 Jeep/province/jour * 9 jours) Location 17 $ $14,344 jeep/jour III Frais de séjour cadres (2 CENI+1 CEPI) par Commune Personne/nuité 51 $ $10,041 e III Frais de déplacement des participants (1 DCE+1 chargé de la carte scolaire +1 chef Personne/jour 3,270 $6.3 1 $20,438 collinaire par commune ) III Frais de communication (1 carte de recharge de Fbu/Administrateur communal) carte 129 $6.3 1 $806 Sous- Total collecte des données sur la cartographie électorale $54,488 Sous- Total actualisation cartographie électorale $104,238 III.2 Mise en place et fonctionnement du Centre de Traitement des Données III.2.1 Préparation et installation des environnements informatiques et techniques III Audit du nouveau logiciel de gestion des électeurs III Honoraires consultant international pour l'audit du logiciel (60 jrs) Consultant/moi 1 $15, $31,250 s III Honoraires des consultants informaticiens nationaux (60 jrs) Consultant/moi 2 $2, $8,750 s III Frais de voyage (billet d'avion aller et retour) Billet 1 $1, $1,875 III Frais de séjour du consultant international (60 jrs) Personne/nuité 1 $ $13,920 e Sous- Total audit du logiciel $55,795 III.2.2 Equipements informatiques 102

42 III Serveur (Principal et back up) 2 $18, $36,500 III Station de travail (Exploitation et développement) 5 $2, $12,500 III Laptop 5 $1, $6,250 III Ordinateur de saisie 170 $ $159,375 III Onduleur (1,5 ka) 2 $ $320 III Onduleur (650 va) 170 $ $14,678 III Imprimante Gde vitesse 5 $10, $51,000 III Imprimante de bureau Laser $ $1,500 III Imprimante en couleur 2 $ $1,500 III Scanner 1 $ $938 III Photocopieuse 2 $2, $5,000 III Disques durs externes de sauvegarde (1000 GO) 5 $ $1,250 III Groupe électrogène (150 KVA) 2 $50, $100,000 Sous- Total Equipements informatiques $390,810 III.2.3 Logiciels et applications III Logiciel de gestion de base de données (SQL serveur) 1 $7, $7,953 III Logiciel (serveur) Logiciel Environnement Windows 1 $1, $1,050 III Logiciel (serveur) Logiciel de développement (Visual basic, Cristal Reports) 1 $1, $1,562 III Antivirus for Windows Server Enterprise Edition $3, $3,339 III Antivirus postes clients (50 licences) 1 $1, $1,130 III Symantec back up Exec 12,5 for Windows Servers 1 $ $670 III Symantec back up Exec Recovery 2010 Server Edition 1 $ $539 III Adobe Acrobat 9 Pro extended version complète 1 $1, $1,073 III Licence (info) Logiciel cartographique (Arc Map 10) 2 $ $1,875 III Logiciel de bureautique Microsoft Office $1, $6,000 Sous- Total Logiciels et applications $25,190 III.2.4 Fournitures informatiques III RUBAN pour grande imprimantes de Gde vitesse (carton) carton 1,000 $ $61,500 III Cartouches pour imprimante Laser P3005 pièce 60 $ $4,

43 III Cartouches pour imprimante en couleur lot 20 $ $6,875 III Toner pour photocopieuse pièce 50 $ $6,250 III Listing PSP 100 3EX (Carton) carton 500 $ $29,450 III Listing PSP 100 1EX (carton) carton 1,200 $ $90,000 III Cartes d'électeurs vierges pré- imprimées pièce 5,880,000 $0.1 1 $551,250 III Flash Disque Amovible (4Go) pièce 10 $ $125 III Flash modem internet pièce 6 $ $375 III Unités de recharge carte 6 $ $3,375 Sous- Total fournitures informatiques $753,700 III.2.5 Autres fournitures et matériel III Rames de papier A4 (impression des listes distribution cartes d'électeur et impression Rame 200 $7.5 1 $1,500 fiches diverses) III Lattes pour les agents de saisie Latte 210 $0.6 1 $131 III Fontaines d'eau Fontaine 4 $ $800 III Poubelles poubelle 4 $ $75 III Consommables (eau, gobelets,...) Forfait/jour 1 $ $11,250 III Collation pour l'équipe de coordination et supervision du CTD (6 mois X 3 vacations) forfait/pers 30 $ $33,750 III Mégaphones pièce 2 $ $100 III Badges (1178 personnel technique + 30 cadres Coordination & supervision CENI) pièce 1,208 $2.2 1 $2,643 III Cache- nez (pendant l'impression des cartes d'électeur et listing) carton 2 $ $63 III Location bus de transport des agents de saisie location/jour 7 $ $170,100 III Location jeep de l'équipe de coordination et supervision du CTD location/jour 1 $ $12,600 III Autres matériels (bureaux et nettoyage) Forfait/mois 1 $1, $11,250 Sous- Total Autres fournitures et matériel $244,261 III.2.6 Aménagement des locaux du CTD III Location locaux pour le CTD (12 mois) Location/mois 1 $3, $45,000 III Aménagement salles techniques (salle des serveurs, de saisie, d'administration, 1 $83, $83,519 d'impression, d'archives) III Câblage réseau informatique 1 $44, $44,543 III Frais d'installation et connexion réseau informatique du serveur de réplication 1 $13, $13,

44 III Aménagement locaux du CTD (réfection, équipements et installation électrique) 1 $121, $121,289 III Equipements et accessoires de sécurité (CCTV, extincteurs, alarme, équipements 1 $44, $44,543 sécurité...) III Carburant groupe électrogène (125 litre/groupe/jour pendant 6 mois) litre 125 $ $32,344 III Mise en place d'un poste de sécurité (guérite, mobiliers et équipement ) Forfait 1 $ $938 Sous- Total Aménagement des locaux du CTD $385,613 III.2.7 Mobilier du CTD III Mobilier pour les serveurs 2 $ $1,500 III Mobiliers Equipements informatiques (tables) 230 $ $57,500 III Mobilier agents (chaises) 230 $ $28,750 III Meubles rangements des registres de recensement électoral (17 étagères) 17 $ $15,938 III Mobiliers pour la coordination(bureau, étagère, chaises) pour 10 personnes forfait/pers 10 $ $3,750 III Grandes tables pour l'empaquetage des documents électoraux 2 $ $1,875 III Etagère de rangement des affaires des agents CTD 2 $ $625 Sous- total Mobilier $109,938 Sous- Total préparation et installation des environnements informatique et technique $1,965,308 III.2.8 Personnel technique III Agents de maîtrise et techniciens III Ingénieur informaticien pour l'exploitation personne/mois 2 $ $6,750 III Informaticiens pour l'édition / impression personne/mois 15 $ $23,438 III Technicien de maintenance informatique personne/mois 3 $ $4,500 III Technicien de maintenance des imprimantes de grande vitesse personne/mois 2 $ $3,125 III Technicien de maintenance électrique personne/mois 3 $ $3,000 Sous- Total agents de maîtrise et techniciens $40,813 III Agents de saisie des données (travail en 3 vacations de 6 heures chacune) III Chefs d'équipe de saisie personne/jour 42 $ $19,688 III Agents de saisie personne/jour 630 $ $177,188 III Agents de saisie des statistiques de terrain personne/jour 10 $6.3 5 $313 III Agents de préparation/codification personne/jour 51 $ $3,

45 III Agents de gestion des archives personne/jour 24 $ $9,900 III Agents d'empaquetage personne/jour 34 $ $11,475 III Agents de validation technique (correction) personne/jour 240 $ $81,000 III Agents de correction après recours personne/jour 120 $ $13,500 Sous- Total agents de saisie des données $316,250 III.2.9 Autres ressources humaines d'appui III Collation des agents de sécurité attachés au CTD (20 unités) pendant 6 mois personne/jour 21 $ $14,175 III Agents de nettoyage (10 unités) pendant 6 mois personne/mois 10 $ $7,500 Sous- Total autres ressources humaines $21,675 Sous- Total Personnel CTD $378,738 III.2.10 Formation technique III Formation managériale Membres et personnel CENI 20 $ $45,000 III Formation technique sur les logiciels (Consultant + Formation Logiciel gestion électeurs) forfait /logiciel 1 $2, $4,000 III Collation/Formation des agents du CTD 1,009 $6.3 1 $6,306 Sous- Total formation technique $55,306 Sous- Total mise en place et fonctionnement du CTD $2,399,352 III.3 Recensement des électeurs III.3.1 Formation du personnel impliqué dans l'enrôlement des électeurs III Formation de 34 cadres CENI et de 163 CEPI (197 personnes*4 groupes *2 jours) III Location salle location/jour 4 $ $1,000 III Matériel de formation (Banderoles, bloc note, flip chart, ) forfait/formatio 1 $ $800 n III Multiplication des documents(guides, formulaires) page 7,880 $0.0 1 $246 III Restauration personne/jour 207 $ $6,469 III Frais de déplacement des participants Personne 163 $ $2,038 III Frais de séjour des cadres CENI et CEPI Nuitée 197 $ $12,928 III Frais de location véhicule et carburant pour les cadres de la CENI (2 jeeps/régionx4*3 location/jour 8 $ $2,250 jours) Sous- Total Formation des cadres CENI et CEPI $25,731 III Formation des CECI (645 membres des CECI*17 provinces*2 jours) 106

46 III Location salle location/jour 17 $ $4,250 III Matériel de formation (Banderoles, bloc note, flip chart, ) forfait/formatio 1 $ $3,740 n III Multiplication des documents Page 25,800 $0.0 1 $806 III Restauration (34 CENI+163 CEPI+645 CECI) personne/jour 842 $ $26,313 III Frais de déplacement des participants personne 645 $6.3 1 $4,031 III Frais de séjour des participants Nuitée 645 $ $28,219 III Frais de séjour des cadres CENI Nuitée 34 $ $2,231 III Frais location véhicule et carburant pour les cadres de la CENI (1 jeep/province*17 * 3 jrs) location/jour 17 $ $4,781 Sous- Total formation des CECI $74,371 III Formation des agents recenseurs (12 000) et des encadreurs (3 800) par les CECI III Location salle (2 salles /commune) jour/location 258 $ $16,125 III Collation (645 CECI+129 CEPI Agents recenseurs encadreurs) personne/jour 16,574 $3.1 2 $103,588 III Matériel de formation (flips chart, feutres, carnets, stylos) forfait/commun 129 $ $34,170 e III Location de véhicule (1 jeep/17 provinces * 2 jours) location/jour 17 $ $3,570 III Multiplication des documents (Formulaires, PV, guide.) page 111,120 $0.0 1 $3,473 III Honoraires formateurs 808 $ $50,500 III Déplacement des formateurs 808 $ $10,100 III Séjour des formateurs 808 $ $35,350 Sous- Total Formation des agents recenseurs et encadreurs $256,875 Sous- Total Formation du personnel impliqué dans l'enrôlement des électeurs $356,977 III.3.2 Acquisition du matériel du recensement électoral III Achat des registres d'inscription des électeurs ( %) registre 13,200 $5.0 1 $66,000 III Achat des carnets d'attestation d'inscription autocopiants ( %) carnet 13,200 $9.4 1 $123,750 III Porte- documents (cartables) cartables 17,512 $6.3 1 $109,449 III Tee- shirts (2 par agents) tee- shirt 17,512 $1.9 2 $65,670 III Képis pièce 17,512 $1.3 2 $43,780 III Gilets pièce 17,512 $5.0 2 $175,119 III Multiplication des documents (Formulaires, PV) page 260,700 $0.0 1 $8,

47 III Autres fournitures (badges, stylos, encre correcteur, lattes) forfait/agent 15,610 $3.1 1 $48,781 Sous- Total Acquisition du matériel du recensement électoral $640,696 III.3.3 Opération d'enrôlement des électeurs (14 jours) III Acheminement du matériel de collecte des données III Location camions et carburant(camion/ région * 3 jours) camion/jour 4 $ $6,600 III Location 4 pick up + carburant convoi 4 camions par les cadres CENI pour 3 jours location/jour 4 $ $840 III Location véhicules + carburant des CEPI - Acheminement matériel CECI (17 véhicules * 2 Location/jour 17 $ $2,380 jrs) III Location local au niveau CECI 129 $ $32,250 III Frais de mission des cadres de la CENI (1 cadre/région * 3 jrs) personne/nuité 4 $ $263 e III Frais de mission des agents de sécurité pour l'escorte (2 policiers/camion) personne/nuité 8 $ $525 e III Frais de manutention (chargement et déchargement des camions) Forfait/camion 17 $ $680 III Frais de manutention (déchargement au niveau CECI) 5 $ $3,023 III Frais agents pour la constitution des kits du recensement électoral (60 personnes * 14 Personne/jour 60 $ $7,875 jours) III Frais de manutention (CENI) 34 $ $2,231 III Collation agents de constitution des kits (nourriture+ eau) Personne/jour 60 $ $2,625 III Envoi et retour du matériel pour l'enrôlement des Burundais à l'étranger forfait 1 $9, $9,375 III Billet d'avion 3 $1, $33,750 III Séjour des superviseurs de l'enrôlement à l'étranger 3 $ $6,300 Sous- Total Acheminement du matériel de collecte des données $108,717 III Collectes des données des électeurs III Location véhicules + carburant (129 communes * 20 jours de collecte des données) jour/location 129 $ $180,600 III Indemnités des agents recenseurs agent/jour 12,000 $ $1,800,000 III Indemnités des encadreurs agent/jour 3,800 $ $831,250 III Indemnités des superviseurs communaux (2/CECI) superviseur/moi 258 $ $258,000 s III Multiplication des documents de suivi page 58,626 $0.1 1 $5,496 III Location véhicules et carburant pour les cadres CENI Location/jour 17 $ $17,

48 III Frais de mission des cadres de la CENI Nuitée 34 $ $11,156 III Collation CEPI (1 pers/cepi * 2 jrs) * BIF) 17 $ $1,594 III Frais de communication coordination CENI carte 34 $ $1,594 Sous- Total Collectes des données des électeurs $3,107,540 Sous- Total Opération d'enrôlement des électeurs (14 jours) $3,216,257 III.3.4 Centralisation des données des électeurs III Location véhicules + carburant (129 communes * 2 jours pour acheminement données location/jour 129 $ $18,060 sur Bujumbura III Frais de mission des 17 CEPI superviseurs pour une nuitée Nuitée 146 $ $3,194 Sous- Total Centralisation des données des électeurs $21,254 III.3.5 Affichage des listes électorales provisoires III Agents d'affichage(2 agents /centres d'affichage) agent/jour 7,600 $ $570,000 III Matériel et fournitures (contrats, classeurs, formulaires, stylos, scotch) forfait/agent 7,600 $9.4 1 $71,250 III Location véhicules + carburant - Acheminement, supervision affichage et centralisation Véhicule/jour 34 $ $33,320 des listes (2*17* jrs) III Collation CEPI (1 pers/cepi/2jrs) * BIF) Personne/jour 17 $6.3 2 $213 III Location véhicule + carburant pour les cadres CENI (17 jeeps * 11 jours) Location/jour 17 $ $13,090 III Frais de mission des cadres de la CENI (2 cadres * 17 province * 11 jours) Nuitée 34 $ $8,181 III Frais de communication coordination CENI (1 carte de recharge de carte 34 $ $1,594 Fbu*personne/jour) Sous- Total affichage des listes électorales provisoires $697,648 III.3.6 Distribution des cartes d électeurs III Agents de distribution des cartes d'électeurs (2 agents/centre de vote) agent/jour 7,600 $ $570,000 III Location 2 véhicules/province + carburant pour convoi (2 j), supervision et distribution Location/jour 34 $ $30,940 (11 jours) III Location camions (4 camions/ 4 régions x 3 jours) camion/jour 4 $ $6,600 III Location jeep de supervision (1 Véhicule /province * 12 jours) location/jour 17 $ $14,280 III Frais de mission CEPI (1 pers/cepi/2jrs * 17 provinces) Homme/jour 17 $ $744 III Frais de mission pour l'escorte (2 agents/province * 2 jours * 17 provinces) Agent 34 $9.4 2 $638 III Frais de mission des cadres de la CENI (2 cadres/province * 12 jours * 17 provinces Nuitée 34 $ $8,925 III Frais de manutention par commune forfait/commun 129 $3.1 1 $

49 e III Matériel pour la distribution des cartes d'électeur (latte pour découper les cartes latte 7,600 $0.6 1 $4,750 d'électeur) III Frais de manutention par province forfait/province 17 $ $850 III Frais de communication Coordination CENI (1 carte de recharge de 5000 carte 34 $ $1,594 Fbu/personne/jour) Sous- Total Distribution des cartes d'électeur $639,723 Sous- Total Recensement électoral $5,572,554 TOTAL - Révision Générale du Fichier Electoral $8,076,143 IV FORMATION DU PERSONNEL ELECTORAL IV.1 Renforcement des capacités des membres et personnel CENI IV.1.1 Location salle + rétroprojecteur+ Sonorisation jr 1 $ $563 IV.1.2 Matériel de formation (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de forfait 1 $ $200 papier ) IV.1.3 Multiplication des documents (15 modules *10 pages * 50 participants) pages 7,500 $0.0 1 $234 IV.1.4 Frais de séjour des participants Nuitée 50 $ $4,375 IV.1.5 Honoraires des animateurs honoraire/jr 2 $ $750 IV.1.6 Location véhicule (bus Otraco) location/jr 2 $ $2,500 IV.1.7 Carburant véhicules/commissaires CENI (75 litres/véhicule) litre 375 $1.4 1 $539 IV.1.8 Restauration des participants pers 50 $ $2,344 Sous- Total renforcement des capacités des membres et personnel CENI $11,505 IV.2 Formation des membres des CEPI (163 en 4 régions pendant 2jrs en deux phases) IV.2.1 Location salle + rétroprojecteur +sonorisation location/jr 4 $ $2,500 IV.2.2 Matériel de formation(banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait 1 $ $1,927 IV.2.3 Multiplication des documents (10 pages * 17 modules *163 participants) pages 27,710 $0.0 1 $866 IV.2.4 Frais de séjour des participants Nuitée 163 $ $24,959 IV.2.5 Frais de séjour des animateurs CENI + équipe d'appui Nuitée 33 $ $5,775 IV.2.6 Carburant pour véhicule/animateurs CENI Litre 225 $1.4 8 $2,588 IV.2.7 Restauration forfait/pers 130 $ $10,156 Sous- Total Formation des membres des CEPI (163 en 4 groupes * 2 jours) $48,

50 IV.3 Formation des chargés du matériel 17 (1 groupe en 2 jrs) IV.3.1 Location salle + rétroprojecteur +sonorisation location/jr 1 $ $250 IV.3.2 Matériel de formation(stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait 1 $ $55 IV.3.3 Multiplication des documents page 850 $0.0 1 $27 IV.3.4 Porte- documents pce 17 $3.1 1 $53 IV.3.5 Frais de séjour des participants Nuitée 17 $ $1,116 IV.3.6 Frais de déplacement (aller- retour) pers/jr 17 $ $213 IV.3.7 Restauration forfait/pers 22 $ $825 Sous- Total Formation des chargés du matériel 17 (1 groupe en 2 jrs) $2,537 IV.4 Formation des membres des CECI (645) au chef lieu de chaque Province IV.4.1 Location salle + rétroprojecteur + sonorisation location/jr 17 $ $8,500 IV.4.2 Matériel de formation (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de forfait/cepi 1 $ $3,400 papier ) IV.4.3 Multiplication des documents (17 mod*10pages*645) page 109,650 $0.0 1 $3,427 IV.4.4 Frais de séjour des participants nuitée 645 $ $84,656 IV.4.5 Frais de déplacement des participants forfait/pers 645 $6.3 1 $4,031 IV.4.6 Frais de séjour des animateurs CENI nuitée 11 $ $20,453 IV.4.7 Carburant pour véhicule CENI litre 225 $ $10,997 IV.4.8 Restauration forfait/pers 692 $ $43,250 Sous- Total formation des membres des CECI (645) $178,714 IV.5 Formation de membres des BV au chef lieu de chaque Commune IV.5.1 Location salle (3 salles /Commune pendant 2jrs) location/jr 6 $ $24,188 IV.5.2 Matériel de formation (stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait/commun 1 $ $126,289 e IV.5.3 Multiplication des documents (Guide pratique d'un membre du BV) Exemplaire 60,000 $0.9 1 $56,250 IV.5.4 Frais de déplacement des membres des BV forfait 60,000 $1.3 1 $75,000 IV.5.5 Collation des membres des BV 60,000 $1.9 1 $112,500 Sous- Total formation de membres des BV au chef lieu de chaque Commune $394,226 TOTAL - Formation Personnel Electoral $635,

51 V APPUI A L'ORGANISATION DES SCRUTINS DE 2015 V.1 Organisation des scrutins V.1.1 Acquisition du matériel V Urnes pour les présidentielles, communales et législatives {(3*12000 BV)+5%} urne 15,221 $ $228,315 urnes V Papiers autocollants de 3 couleurs différentes pour les urnes (3*12000)+10% papier 39,600 $0.9 1 $37,125 V Isoloirs {(2 isoloirs*12000 BV)+5%=25200( isoloirs disponibles) isoloir 11,700 $ $120,656 V Cartons durs pour emballage(3cartons/bv)*3(3 scrutins combinés+ 1 collinaire+ 2ème carton dur 81,480 $1.9 1 $152,775 tour Pres.)=((3*12000*3) (cartons disponibles))+5% V Encre indélébile(2/bv)*3(3 scrutins combinés+ 1 scrutin collinaire+ 2ème tour flacon 75,600 $0.9 1 $70,875 Présidentielle)+5%=75600 V Encreur flacon 66,000 $0.9 3 $185,625 V Cachet"A voté"(2/bv*12000)+10%=26400 cachet 26,400 $7.5 1 $198,000 V Scellés pour 3 scrutins combinés+ 1 scrutin collinaire+ 2ème tour Présidentielle: scellé 350,219 $0.1 1 $21,889 (8*5*12000)+10%= (disponibles)= V Location véhicule +carburant pour la coordination des activités logistiques location/jr 1 $ $34,219 Sous- Total Acquisition du matériel électoral $1,049,479 V.1.2 Suivi des commandes du matériel V Billets d'avion/suivi des commandes pour le bon à tirer (4 personnes*3 scrutins) 12 $1, $22,500 V Séjour/suivi des commandes/bon à tirer (4 personnes*3 scrutins) 12 $ $16,800 V Billets d'avion/suivi des commandes pour empaquetage (2 personnes*3 scrutins) 6 $1, $11,250 V Séjour/suivi des commandes/empaquetage (2 personnes*3 scrutins) 6 $ $14,700 Sous- Total suivi des commandes du matériel $65,250 V.1.3 Kits électoraux (Nombre de BV+ 10%) V Paires de ciseaux pièce 13,200 $0.6 1 $7,425 V Paquets de trombones paquet 13,200 $0.2 2 $4,950 V Stylos à bille(5/bv: pour membres BV et pour isoloirs) pièce 132,000 $0.1 3 $37,125 V Corde (Ficelle en nylon pour attacher les stylos dans les isoloirs) rouleau 3,800 $0.6 1 $2,375 V Agrafeuses pièce 13,200 $1.9 1 $24,750 V Paquets d'agrafes paquet 13,200 $0.3 2 $8,

52 V Lampes à piles pour dépouillement pièce 26,400 $5.0 1 $132,000 V Paires de grosses piles paire 26,400 $0.9 3 $74,250 V Tampons (1 pour cachet"a voté" ) pièce 13,200 $0.9 3 $37,125 V Tampons (2 pour voter dans l'isoloir) pièce 52,800 $0.9 3 $148,500 V Règles plates (2/BV) pièce 26,400 $0.3 1 $8,250 V Scotchs pièce 13,200 $0.6 3 $24,750 V Marqueurs (2/BV) pièce 26,400 $0.3 3 $24,750 V Calculatrices commerciales solaires pièce 14,400 $1.3 1 $18,000 V Paquet de bougies paquet 13,200 $0.9 3 $37,125 V Boites d'allumettes boite 13,200 $0.1 3 $2,475 V Képi (5/BV) pièce 66,000 $1.3 1 $82,500 V T- SHIRTS (5/BV) pièce 66,000 $2.2 1 $144,375 V Gillet (5/BV) pièce 66,000 $5.0 1 $330,000 V Elastique pour emballer les bulletins rouleau 13,200 $0.6 1 $8,250 V Badges et porte badges (5/BV) pièce 66,000 $0.6 1 $41,250 V Poste radio pièce 13,200 $3.1 1 $41,250 V Paires de piles crayon paire 13,200 $0.3 3 $12,375 V Livret du code électoral (Cfr Multiplication document) pièce 0 $0.0 0 $0 V Livret de constitution (Cfr Multiplication document) pièce 0 $0.0 0 $0 V Livret du guide des membres des bureaux de vote(cfr Multiplication document) pièce 0 $0.0 0 $0 Sous- Total Kits électoraux $1,252,100 V.1.4 Déploiement du matériel lourd dans les CECI V Indemnités des agents de constitution des kits à la CENI agent 60 $ $8,438 V Manutentionnaires pour chargement et déchargement CENI manutentionnai 70 $ $4,922 re V Collation pour les agents et manutentionnaires Dépôt central CENI 130 $ $6,094 V Manutentionnaires dans les CECI manutentionnai 645 $4.7 1 $3,023 re V Location camion + carburant pour transport matériel(1camion par CECI pendant 3 jours) camion/jour 129 $ $232,200 V Location camionnette pour CECI + carburant (dispatch du matériel dans les BV)*129 camionnette/jo 129 $ $45,

53 pendant 5 jours ur V Transport du matériel électoral vers les endroits difficiles d'accès 129 $ $4,031 V Location véhicule complémentaire +carburant pour CEPI: vérification matériel lourd (1 Véhicule/jour 17 $ $3,570 jeep/cepi pendant 2 jours) V Frais de séjour des CEPI et CECI ( ) pour la vérification au dépôt central 275 $ $12,031 Sous- Total expédition matériel lourd $319,459 V.1.5 Scrutins combinés: Présidentielles,Législatives et Communales, V Matériel de vote V Enveloppes de transmission (8 env*12000*3(trois scrutins combinés enveloppe 316,800 $0.2 1 $59,400 V Procès verbaux des élections Présidentielles (papiers autocopiants)[1*(43+4)*12000] 620,400 $0.1 1 $77,550 V Procès verbaux des élections Législatives (papiers autocopiants)[1*(43+4)*12000] 620,400 $0.1 1 $77,550 V Procès verbaux des élections Communales(papiers autocopiants)[1*(43+3)*12000] 607,200 $0.1 1 $75,900 V Bulletins de vote (1* électeurs) pour 3 scrutins bulletin 13,860,000 $0.3 1 $4,331,250 Sous- Total matériel de vote $4,621,650 V Organisation du vote des Burundais à l'étranger V Envoi et retour du matériel pour le vote des Burundais à l'étranger forfait 1 $9, $9,375 V Billet d'avion 3 $1, $33,750 V Séjour des superviseurs du vote à l'étranger 3 $ $6,300 Sous- Total organisation du vote des Burundais à l'étranger $49,425 V Opérations de vote V Indemnités membres bureaux de vote(5/bv)*12000 personne/jr 60,000 $ $1,687,500 V Prise en charge des mandataires des partis politiques/indépendants personne 1,032,000 $3.1 1 $3,225,000 V Indemnités des agents de constitution des kits à la CENI personne/jr 80 $ $11,250 V Frais de déplacement des Présidents des BV pour la composition des kits dans les BV personne/jr 12,000 $3.1 1 $37,500 V Location camion transport matériel (1camion par CECI) 129 $ $238,005 V Location camionnette (dispatch du matériel dans les BV)* $ $60,469 V Location des jeeps des CEPI encadreurs des CECI (1jeep *129) 129 $ $84,656 V Indemnités des manutentionnaires pour chargement à la CENI 100 $ $7,031 V Collation pour les agents et manutentionnaires dépôt central CENI 180 $ $8,

54 V Indemnités pour les manutentionnaires CECI pour déchargement: 5 personnes/ceci 645 $4.7 1 $3,023 V Frais de séjour CEPI et CECI ( ) - vérification des kits au dépôt central à la CENI personne 275 $ $6,016 V Location véhicules et carburant - supervision et collecte des résultats des élections (1 jeep jeep 17 $ $4,760 * 17) V Frais de séjour cadres CENI - supervision et collecte des résultats des élections 17 $ $1,116 (2/province) V Sécurisation/Collecte des résultats 34 $ $2,231 V Frais de séjour des CEPI pour rapport des résultats et évaluation à la CENI(tous les CEPI) 163 $ $7,131 Sous- Total opération de vote $5,384,126 V Centre d'information et de communication sur les élections (CICEL) V Frais de location location/mois 1 $3, $22,500 V Soirées électorales V Restauration 100 $ $11,250 V Rafraichissement (Eau/Thé/Café) 200 $ $7,500 V Equipement + installation forfait 1 $ $625 V Achat +installation écran géant 2 $1, $2,500 Sous- Total nuit électorale $44,375 Total Scrutins combinés: Présidentielles,Législatives et Communales $10,099,576 V.1.6 Scrutin Sénatorial V Matériel de vote V Bulletins de vote (1*15*129 communes) bulletin 5,805 $0.2 1 $1,088 V Enveloppes de transmission(8 env*17) enveloppe 158 $0.2 1 $30 V Procès verbaux des élections(papiers autocopiants)[1*(43+3)*17] 860 $0.0 1 $27 Sous- Total matériel de vote $1,145 V Opérations de vote V Frais de séjour des CEPI réquisition matériel a la CENI 34 $ $744 V Frais de séjour rapport des scrutins 34 $ $744 V Carburant pour réquisition matériel et rapport du scrutin (40littres/véhicule) litre 1,360 $1.4 1 $1,955 Sous- Total opération de vote $3,443 Sous- Total Scrutin Sénatorial $4,

55 V.1.7 Scrutin collinaire V Matériel de vote V Bulletins de vote (1* électeurs+10%) 4,620,000 $0.1 1 $288,750 V Enveloppes de transmission (8 env* %) 105,600 $0.2 1 $19,800 V Procès verbaux des élections (papiers autocopiants)[1*3*12000] 39,600 $0.1 1 $4,950 Sous- Total matériel de vote $313,500 V Opérations de vote V Indemnités membres bureaux de vote (5/BV)*12000 personne/jr 60,000 $ $1,125,000 V Indemnités des agents de constitution des kits à la CENI personne/jr 60 $ $8,438 V Frais de déplacement des Présidents des BV pour la composition kits à la CECI personne/jr 12,000 $3.1 1 $37,500 V Location camion transport matériel (1camion pour 2 CECI) 65 $ $117,000 V Transport du matériel électoral vers les endroits difficiles d'accès 129 $ $4,031 V Location camionnette (dispatch du matériel dans les BV)* $ $45,150 V Location des jeeps des CEPI encadreurs des CECI (1jeep *129) 129 $ $63,210 V Indemnités des manutentionnaires pour chargement à la CENI 70 $ $4,922 V Collation pour les agents et manutentionnaires dépôt central à la CENI 130 $ $6,094 V Indemnités des manutentionnaires CECI pour déchargement: 5personnes/CECI 645 $4.7 1 $3,023 V Location véhicule + carburant: CEPI vérification matériel pour le scrutin collinaire (1 Véhicule/jour 17 $ $1,190 jeep/cepi * 1 jour) V Frais de séjour CEPI et CECI ( ) pour la vérification des kits au dépôt central nuitée 292 $ $6,388 V Location véhicule pour les cadres CENI +carburant (1 jeep/région) jeep 4 $ $840 V Frais de séjour cadres CENI pour la supervision du scrutin (2/région) 8 $ $350 V Frais séjour CEPI - Transmission rapport des résultats + évaluation du scrutin à la CENI 163 $ $7,131 ( Chauffeurs) V Frais de déplacement retour des Présidents CECI 129 $6.3 1 $806 Sous- Total opérations de vote $1,431,073 Sous- Total scrutin collinaire $1,744,573 V.1.8 Organisation du scrutin présidentiel 2ème tour V Matériel de vote V Bulletins de vote (1* électeurs+10%) 4,620,000 $0.2 1 $866,

56 V Enveloppes de transmission (8 env* %) 105,600 $0.2 1 $19,800 V Procès verbaux des élections(papiers autocopiants)[1*(2+4)*12000] 79,200 $0.1 1 $9,900 Sous- Total matériel de vote $895,950 V Opérations de vote V Indemnités membres bureaux de vote (5/BV)*12000 personne/jr 60,000 $ $1,125,000 V Prise en charge des mandataires des Partis politiques/indépendants forfait/pers 48,000 $3.1 1 $150,000 V Indemnités des agents pour la constitution des kits à la CENI personne/jr 60 $ $8,438 V Frais de déplacement des Présidents des BV pour la composition kits à la CECI personne/jr 12,000 $3.1 1 $37,500 V Location camion transport matériel (1camion pour 2 CECI) 65 $ $117,000 V Location camionnette (dispatch du matériel dans les BV)* $ $45,150 V Transport du matériel électoral vers les endroits difficiles d'accès forfait/ceci 129 $ $9,030 V Location des jeeps des CEPI encadreurs des CECI (1jeep *129) 129 $ $63,210 V Location véhicule CEPI +carburant: vérification matériel: scrutin collinaire (1 jeep/cepi * 1 Véhicule/jour 17 $ $1,190 jour) V Indemnités des manutentionnaires pour chargement à la CENI 70 $ $4,922 V Collation pour les agents et manutentionnaires /dépôt central CENI 130 $ $6,094 V Indemnités des manutentionnaires au niveau des CECI pour déchargement: $4.7 1 $3,023 personnes/ceci V Frais de séjour des CEPI et CECI ( ) pour la vérification des kits au dépôt nuitée 292 $ $6,388 central V Location véhicules et carburant pour les cadres CENI (1 jeeps/province) jeep 17 $ $4,760 V Frais de séjour des CEPI pour rapport des résultats et évaluation à la CENI (tous les CEPI) 163 $ $7,131 V Frais de séjour cadres CENI pour la supervision du scrutin (1/Province) 17 $ $1,116 V Frais d'escorte pour acheminement des résultats 34 $9.4 3 $956 Sous- Total opération de vote $1,590,907 Sous- Total scrutin présidentiel 2ème tour $2,486,857 Sous- Total Organisation des scrutins $17,021,881 V.2 Entretien, équipement, fumigation et sécurisation des entrepôts V.2.1 Entretien des entrepôts V Entretien des entrepôts siège CENI 4 $ $7,

57 V Entretien des entrepôts siège CEPI 17 $ $3,188 V Entretien des entrepôts siège CECI 129 $ $24,188 Sous- Total entretien des entrepôts $34,875 V.2.2 Equipement des entrepôts V Achat des palettes 250 $6.3 1 $1,563 V Achat des transpalettes (4) pièce 5 $ $3,125 Sous- Total équipement des entrepôts $4,688 V.2.3 Fumigation des entrepôts et du matériel V Fumigation des entrepôts et du matériel à la CENI (une fois /trimestre) Forfait/entrepôt 4 $ $10,000 Sous- Total Fumigation des entrepôts et du matériel $10,000 V.2.4 Sécurisation des entrepôts V Achat et installations des extincteurs (entrepôts CENI)10 pièces par dépôt*4 40 $ $2,500 V Frais d'entretien des extincteurs 40 $ $3,000 V Installations électriques aux entrepôts CENI (projecteurs, accessoires électriques) 4 $ $3,750 V Collation des agents de sécurité aux entrepôts CENI (5 unités par entrepôt) 20 $ $9,125 V Frais d'escorte pour les agents de sécurisation du matériel lors de l'acheminement et 1,290 $9.4 2 $24,188 rapatriement du matériel électoral (2/CECI*1jour*5 opérations) Sous- Total sécurisation des entrepôts $42,563 Sous- Total entretien, équipement, fumigation et sécurisation des entrepôts $92,125 V.3 Appui à la logistique électorale (temporaires) V.3.1 Agents d'appui à la logistique électorale (temporaires) 10 $ $45,000 Sous- Total Agents d'appui à la logistique électorale (temporaires) $45,000 V.4 Rapatriement du matériel après les scrutins V.4.1 Indemnités des manutentionnaires pour chargement dans les CECI (5/CECI) 645 $4.7 1 $3,023 V.4.2 Indemnités des agents de vérification et comptage avant entreposage à la CENI agent 30 $ $3,938 V.4.3 Indemnités des manutentionnaires pour déchargement et entreposage à la CENI manutentionnai 50 $ $3,281 re V.4.4 Location camion retour matériel (1camion par CECI) camion/jour 129 $ $154,800 V.4.5 Collation pour les agents et manutentionnaires 80 $ $3,500 V.4.6 Location véhicules et carburant pour les cadres CENI (1 jeep/2 jours) Véhicule/jour 129 $ $36,

58 V.4.7 Frais de séjour des cadres CENI pour la vérification du matériel dans les CECI (1/CECI) cadre 129 $ $5,644 Sous- Total rapatriement du matériel électoral $210,467 TOTAL - Appui à l'organisation des Scrutins $17,369,473 VI EDUCATION CIVIQUE ELECTORALE, DROITS DE L'HOMME, OSC, MEDIAS, GENRE, ET DIALOGUE VI.1 Lancement officiel de la campagne d'éducation civique et électorale VI.1.1 Location salle + projecteur + sono jr 1 $ $188 VI.1.2 Décoration salle 1 $ $125 VI.1.3 Banderole pce 4 $ $200 VI.1.4 Production des invitations pce 200 $1.6 1 $313 VI.1.5 Frais de séjour personnel CENI Nuitée/pers 91 $ $1,991 VI.1.6 Frais de déplacement des CEPI (structures légères) 17 $ $213 Sous- Total lancement officiel de la campagne d'éducation civique et électorale et $3,028 couverture médiatique VI.1.2 Couverture médiatique VI Frais de séjour des journalistes Nuitée 6 $ $131 VI Publireportage 3 $ $750 VI Location bus Location/jr 2 $ $1,300 VI Carburant véhicules des Commissaires CENI Litre 375 $1.4 1 $539 Sous- Total couverture médiatique $2,720 Sous- Total lancement officiel de la campagne d'éducation civique et électorale et $5,748 couverture médiatique VI.2 Education civique VI.2.1 Campagne nationale de sensibilisation sur la création d'un environnement favorable des élections VI Conception des modules et du plan d'actions d'éducation civique VI Honoraires des consultants nationaux 2 $ $5,250 Sous- Total conception des modules et du plan d'actions d'éducation civique $5,250 VI Conception et diffusion des messages VI Production et diffusion de théâtre radiophonique 1 $4, $4,

59 VI Production spot radio spot radio 3 $ $1,241 VI Diffusion spot radio (Sur 8 radios/3 fois /jr pendant une semaine) spot/radio/jr 168 $ $20,072 VI Production sketches télé spot télé 3 $1, $3,171 VI Sketches télé (1diffusion/ 5 télé/ pendant une semaine) spot/télé/jr 35 $ $6,969 VI Affiches (100 affiches /Commune) affiche 12,900 $1.9 1 $24,188 VI Diffusion des émissions radio sur 8 stations radio (une fois par semaine durant 6 mois) spot/radio 192 $ $24,000 VI Production et diffusion de magazines mensuel Télé sur 5 télévisions (durant 6 mois) forfait/tv/mois 30 $3, $93,750 VI Production d un bulletin d information bimensuel en français et en Kirundi (500 bulletins Bulletin 500 $1.3 6 $3,750 tous les dex mois) VI Colonnes d information sur le processus électoral dans les journaux Iwacu et le Forfait/Journal 2 $ $1,125 Renouveau (1 fois par mois) VI Panneaux de sensibilisation (1 par province et 7 en Mairie de Bujumbura) panneau 23 $ $21,563 VI Production dépliants exemplaire 130,000 $0.3 1 $40,625 VI Organisation Concours chansons de sensibilisation sur les élections forfait 1 $3, $3,125 VI Sous- Total conception et diffusion des messages Atelier de validation du plan d actions national d'éducation civique $248,266 VI Location salle + projecteur + sonorisation location/jr 1 $ $188 VI Matériel de formation (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de forfait 1 $ $400 papier ) VI Multiplication et reliure des documents page 2,000 $0.0 1 $63 VI Frais de déplacement des participants pers 100 $6.3 1 $625 VI Honoraires des animateurs/experts pers 2 $ $250 VI Indemnités du modérateur pers 2 $ $250 VI Frais de déplacement des journalistes pers 13 $6.3 1 $81 VI Restauration forfait/pers 130 $ $2,438 Sous- Total atelier de validation du plan d actions national d'éducation civique VI Rencontre d'échanges et de sensibilisation (niveau national) avec les différents acteurs électoraux VI Location salle + rétroprojecteur +sonorisation location/jr 1 $ $188 VI Matériel de formation (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) $4,294 forfait/région 1 $ $

60 VI Multiplication des documents (10 pages * 2 mod *120) page 2,400 $0.0 1 $75 VI Frais de séjour des participants Nuitée 120 $ $5,250 VI Frais de déplacement des participants forfait/pers 120 $ $1,500 VI Frais de séjour des animateurs CENI + équipe d'appui Nuitée 20 $ $875 VI Frais de séjour d'un modérateur 1 $ $44 VI Honoraires d'un modérateur 1 $ $125 VI Carburant pour véhicule/animateurs CENI Litre 450 $1.4 1 $647 VI Location véhicule (journalistes) location/jr 1 $ $188 VI Frais de séjour des journalistes Nuitée 6 $ $131 VI Restauration forfait/pers/jr 160 $ $3,000 Sous- Total rencontre d'échanges et de sensibilisation au niveau national sur la création d'un environnement favorable $12,422 au bon déroulement des élections (aux différents acteurs électoraux) VI Ateliers provinciaux de sensibilisation sur la création d'un environnement favorable des élections VI Location salle +rétroprojecteur + sonorisation location/jr 17 $ $4,250 VI Matériel de formation (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de forfait/province 1 $ $6,333 papier ) VI Multiplication des documents page 4,000 $ $2,125 VI Frais de séjour des participants nuitée 100 $ $111,563 VI Frais de déplacement des participants pers 100 $ $10,625 VI Frais de séjour des formateurs CENI + équipe d'appui nuitée 11 $ $4,091 VI Location véhicule (journalistes) location/jr 1 $ $140 VI Frais de séjour des journalistes nuitée 6 $ $131 VI Carburant pour véhicule/ceni litre 225 $ $5,498 VI Restauration forfait/pers 120 $ $31,875 VI VI Sous- Total ateliers provinciaux de sensibilisation sur la création d'un environnement favorable au bon déroulement des élections Appui à la société civile pour l'éducation civique Appui aux initiatives impulsées par les OSC engagées dans des campagnes d éducation civique (appel à propositions) Sous- Total ateliers provinciaux de sensibilisation sur la création d'un environnement $176, $10,000.0 $500,000 $500,

61 VI.3 favorable au bon déroulement des élections Sous- Total campagne nationale de sensibilisation sur la création d'un environnement favorable au bon déroulement des élections Education Electorale (Campagne de sensibilisation sur les opérations électorales) $946,862 VI.3.1 Enrôlement des électeurs, consultation des listes électorales et retrait de la carte d'électeur VI Rencontre d'échanges avec les acteurs électoraux (niveau national) - mobilisation à l'enrôlement électoral VI Location salle + rétroprojecteur +sonorisation location/jr 1 $ $188 VI Matériel de travail (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait/région 1 $ $413 VI Multiplication des documents (10 pages * 2 doc *120) page 2,400 $0.0 1 $75 VI Frais de séjour des participants nuitée 120 $ $5,250 VI Frais de déplacement des participants forfait/pers 120 $ $1,500 VI Frais de séjour des animateurs CENI + équipe d'appui nuitée 20 $ $875 VI Carburant pour véhicule/animateurs CENI litre 450 $1.4 1 $647 VI Location véhicule (journalistes) location/jr 1 $ $140 VI Frais de séjour des journalistes Nuitée 6 $ $131 VI Restauration forfait/pers/jr 160 $ $3,000 Sous- Total rencontre d'échanges avec les différents acteurs électoraux au niveau $12,218 national pour la mobilisation à l'enrôlement électoral VI Rencontre d'échanges avec les différents acteurs électoraux au niveau provincial pour la mobilisation à l'enrôlement électoral VI Location salle +rétroprojecteur + sonorisation location/jr 17 $ $2,125 VI Matériel de travail (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait/province 1 $ $6,333 VI Multiplication des documents page 4,000 $ $2,125 VI Frais de séjour des participants nuitée 100 $ $74,375 VI Frais de déplacement des participants pers 100 $ $10,625 VI Frais de séjour des formateurs CENI + équipe d'appui nuitée 11 $ $8,181 VI Location véhicule (journalistes) location/jr 1 $ $140 VI Frais de séjour des journalistes nuitée 6 $ $131 VI Carburant pour véhicule/ceni litre 225 $ $5,

62 VI Restauration forfait/pers 120 $ $31,875 Sous- Total rencontre d'échanges avec les différents acteurs électoraux au niveau $141,408 provincial pour la mobilisation à l'enrôlement électoral VI Conception et diffusion des messages (enrôlement, consultation des listes et retrait de la carte d'électeur) VI Enrôlement des électeurs 1 VI Frais des communiqués (sur 8 radios 3 fois/jr pendant 18 jours) communiqué/ra 24 $ $ dio/jour VI Production des spots (sketches) télé Spot tété 1 $1, $1,057 VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI Production des spots radio spot radio 1 $ $414 Diffusion des spots télé (1 spot à Fbu/3min/ 1diffusion/jour pour 5 télé pendant 18 jours) spot/télé/jour 5 $ $5,974 Diffusion des spots radio (1 spot à Fbu/3 min/3 diffusions/jour pour 8 radios spot/radio/jour 24 $ $17,204 pendant 18 jours) Affiches (100 affiches/commune) affiche 12,900 $1.9 1 $24,188 SMS forfait 1 $18, $18,750 Sous- Total enrôlement des électeurs Consultation des listes électorales provisoires et collecte des recours Frais des communiqués (sur 8 radios 3 fois/jr et * 14 jours) communiqué/ra 24 $ $630 dio Production des spots radio spot radio 1 $ $414 Diffusion des spots radio (1 spot à Fbu/3 min/3 diffusions/jour pour 8 radios * 14 spot/radio/jour 24 $ $13,381 jours) SMS forfait 1 $18, $18,750 Sous- Total consultation des listes électorales provisoires et collecte des recours Retrait de la carte d'électeur Frais des communiqués (sur 8 radios 3 fois/jr * 14 jours) communiqué/ra dio $68,396 $33, $ $

63 VI VI SMS forfait 1 $18, $18,750 Sous- Total retrait de la carte d'électeur Sous- Total conception et diffusion des messages (enrôlement, consultation des listes et retrait de la carte d'électeur) Sous- Total enrôlement des électeurs, consultation des listes électorales et retrait de la carte d'électeur Campagne d'information sur les procédures de vote $19,380 $120,951 $274,578 VI Production et diffusion de théâtre radiophonique 1 $4, $4,688 VI Production spot radio spot radio 1 $ $414 VI Diffusion spot radio (Sur 8 radio/3jrs pendant une semaine) spot/radio/jr 24 $ $6,691 VI Production sketches télé spot télé 1 $1, $1,057 VI Sketches télé (1diffusion/ 4 télé/ pendant une semaine) spot/télé/jr 4 $ $266 VI Affiches (100 affiches /Commune) affiche 12,900 $1.9 1 $24,188 VI Sous- Total campagne d'information sur les procédures de vote Autres canaux de communications VI Diffusion des émissions radio sur 8 stations radio (une fois par semaine durant une année) spot/radio 288 $ $36,000 VI Production et diffusion de magazines mensuel Télé sur 5 télé forfait/tv/mois 45 $3, $140,625 VI Production d un bulletin d information mensuel en français et en Kirundi (500 Bulletin 6,000 $1.3 1 $7,500 bulletins/mois) VI Colonnes d information sur le processus électoral dans les journaux Iwc et le Renouveau Forfait/Journal 2 $ $2,250 (1 fois par mois) VI Panneaux de sensibilisation (1 par province et 7 en Mairie de Bujumbura) panneau 23 $ $21,563 VI Dépliants exemplaire 122,000 $0.3 1 $38,125 VI Organisation Concours Chansons de sensibilisation sur les élections forfait 1 $3, $3,125 VI.4 Sous- Total Autres canaux de communications Sous- Total Education électorale (campagne de sensibilisation sur les opérations électorales) Promotion et respect des Droits de l Homme $37,302 $249,188 $561,067 VI.4.1 Formation dispensée aux ONG forfait 1 $50, $50,000 VI.4.2 Observation et d alerte sur les atteintes des droits de l homme forfait 1 $100, $100,

64 VI.4.3 Campagnes d information et de sensibilisation forfait 1 $300, $300,000 Sous- Total Promotion et respect des Droits de l Homme $450,000 VI.5 Appui aux Médias VI.5.1 Appui aux activités des médias (appel à propositions) forfait 1 $790, $790,000 VI.5.2 Synergie des media pour la couverture de la campagne et des scrutins forfait 1 $250, $250,000 VI.5.3 Formation à la déontologie et à la couverture des élections forfait 1 $70, $70,000 VI.5.4 Suivi permanent des activités des medias et évaluation des impacts forfait 1 $150, $150,000 Sous- Total Appui aux Médias $1,260,000 VI.6 Renforcement du dialogue entre les acteurs nationaux VI.6.1 Espaces de dialogue (partis politiques, autorités nationales, OSCE, etc.) forfait 1 $200, $200,000 VI.6.2 Formations (techniques de négociation, de prévention et règlement des conflits) forfait 1 $150, $150,000 VI.6.3 Conception, la production et la dissémination de matériels et supports d'information forfait 1 $50, $50,000 Sous- Total Renforcement du dialogue entre les acteurs nationaux $400,000 TOTAL - Education civique électorale, droits de l'homme, OSC, média, genre, et dialogue $3,623,678 VII GESTION DU CONTENTIEUX ELECTORAL VII.1 Conception des modules de formation et guides pratiques VII.1.1 Honoraires des experts 2 $ $3,750 Sous- Total conception des modules de formation et guides pratiques $3,750 VII.2 Appui logistique et financier VII.2.1 Appui logistique VII Ordinateurs de bureau 27 $ $21,600 VII Onduleurs 27 $ $2,329 VII Imprimante multifonctionnelle 17 $ $11,900 VII Fournitures de bureau+ consommables (cartouche, papier, classeurs, registres, fardes, forfait/mois 17 $ $19,125 etc.) VII Déplacement des magistrats du Parquet (Constat) 850 $1.4 6 $7,331 Sous- Total appui logistique $62,285 VII.2.2 Appui financier VII Prime: juridictions supérieures 867 $ $325,

65 VII Prime: juridictions inférieures 650 $ $121,875 VII Prime: greffiers 153 $ $11,475 Sous- Total appui financier $458,475 Sous- Total appui logistique et financier $520,760 VII.3 Formation des magistrats en matière de gestion du contentieux électoral VII.3.1 Location salle location/jr 1 $ $8,500 VII.3.2 Matériel de formation (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de forfait/province 1 $ $4,167 papier ) VII.3.3 Multiplication des documents page 34,320 $0.0 1 $1,073 VII.3.4 Frais de séjour des participants nuitée 91 $ $101,522 VII.3.5 Honoraires d'un consultant 2 $ $500 VII.3.6 Frais de séjour d'un consultant 2 $ $131 VII.3.7 Frais de déplacement des participants pers 91 $ $9,669 VII.3.8 Frais de séjour des formateurs/ceni nuitée 11 $ $12,272 VII.3.9 Carburant véhicule CENI litre 225 $ $5,498 VII.3.10 Restauration forfait/pers 103 $ $27,359 Sous- Total formation des magistrats en matière de gestion du contentieux électoral $170,691 TOTAL - Gestion du Contentieux Electoral $695,201 VIII SECURISATION VIII.1 Sécurisation de la CENI VIII.1.1 Installation guérites de sécurité 8 $ $2,325 VIII.1.2 Acquisition des détecteurs de métaux 4 $ $1,200 VIII.1.3 Frais de communication des agents de sécurité attachés aux 8 positions CENI agent/jour 40 $ $18,000 VIII.1.4 Achat et installation des détecteurs de fumées et extincteurs 1 $12, $12,500 Sous- Total sécurisation de la CENI $34,025 VIII.2 Communication liée à la sécurisation VIII.2.1 Frais de communication PNB (Unités données à chaque officier) 1,000 $ $37,500 VIII.2.2 Frais de communication FDN (Unités données à chaque officier) 327 $ $12,263 Sous- Total communication sur la sécurisation $49,

66 VIII.3 VIII.3.1 Appui à la sécurisation des scrutins Mobilité VIII Location Camion (2 camions par province pendant 2 jours pour 3 scrutins) Location/jour 68 $ $14,280 VIII Location d'une pick up par commune pendant 2 jours Location/jour 258 $ $33,863 VIII Location Ambulance 1 par province Location/jour 34 $ $5,100 VIII Carburant pour camions (150 litres par camions et par scrutin) litre 5,100 $1.4 3 $21,994 VIII Carburant pour pick up (80 litres par scrutin) litre 9,675 $1.4 3 $41,723 VIII Carburant pour ambulances (150 litres/jour/province pour 3 scrutins) litre 1,275 $1.4 3 $5,498 VIII.3.2 Sous- Total mobilité Collation force de l'ordre $122,458 VIII Collation PNB 7,600 $3.1 3 $71,250 VIII Collation FDN 7,600 $3.1 3 $71,250 IX IX.1 IX.1.1 Sous- Total collation force de l'ordre Sous- Total Appui à la sécurisation des scrutins TOTAL - Sécurisation des Elections ACTIVITES POST- ELECTORALES Evaluation du processus électoral de 2015 Retraite de la CENI $142,500 $264,958 $348,746 IX Retraite d évaluation du processus électoral par la CENI forfait 1 $94, $94,888 Sous- Total Retraite d évaluation du processus électoral par la CENI IX.1.2 Retraite d évaluation des scrutins entre la CENI et les Partenaires au développement (Basket fund) IX Location salle +rétroprojecteur + sonorisation location/jr 1 $ $188 IX Matériel de la retraite (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait 1 $ $125 IX Publireportage 5 $ $1,106 IX Restauration forfait/pers 150 $ $2,813 IX Honoraire du modérateur forfait/pers 1 $ $94 Sous- Total retraite d évaluation des scrutins entre la CENI et les Partenaires au développement (Basket fund) $94,888 $4,

67 IX.1.3 Retraite d évaluation du processus électoral entre la CENI et ses partenaires électoraux (Partis et OSCs) IX Location salle +rétroprojecteur + sonorisation location/jr 1 $ $188 IX Matériel de la retraite (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait 1 $ $501 IX Frais de déplacement des participants forfait/pers 133 $6.3 1 $831 IX Frais de séjour des Gouverneurs nuitée 17 $ $744 IX Frais de déplacement des Gouverneurs forfait/pers 17 $ $213 IX Publireportage 5 $ $1,106 IX Honoraires du modérateur honoraire/jr 1 $ $94 IX Restauration forfait/pers 250 $ $4,688 IX.1.4 Sous- Total retraite d évaluation du processus électoral entre la CENI et ses partenaires électoraux (Partis politiques, OSCs,..) Retraite régionale d évaluation des élections entre la CENI et les CECI en 4 régions IX Location salle location/jr 4 $ $1,000 IX Matériel de la retraite (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) forfait/jr 1 $ $1,134 IX Frais de séjour des participants nuitée 645 $ $42,328 IX Frais de déplacement des participants $ $8,063 IX Frais de séjour des animateurs/membres et cadres CENI (15pers/région pendant 3 nuitée 45 $ $3,938 nuitées) IX Restauration 720 $ $22,500 IX.1.5 Sous- Total retraite régionale d évaluation des élections entre la CENI et les CECI Retraite d évaluation des élections entre la CENI et les CEPI IX Location salle location/jr 1 $ $375 IX Matériel de la retraite (banderole, stylos, bloc notes, flip chart, feutres, rames de papier ) 1 $ $332 IX Frais de séjour des membres et cadres CENI 50 $ $3,281 IX Carburant véhicules CENI litre 450 $1.4 1 $647 IX Location 2 bus location/jr 2 $ $750 IX Frais de séjour des participants nuitée 197 $ $12,928 IX Carburant véhicules CEPI litre 1,700 $1.4 1 $2,444 IX Restauration 253 $ $7,906 $8,364 $78,

68 Sous- Total retraite régionale d évaluation des élections entre la CENI et les CEPI $28,664 IX.1.6 Rapport général des élections de 2015 IX Evaluation finale du processus électoral de 2015 CENI et ses démembrements forfait/pers 969 $ $39,366 IX Production et présentation du rapport général des élections de 2015 forfait 1 $9, $9,917 Sous- Total Rapport général des élections de 2015 $49,283 Sous- Total Evaluation du processus électoral de 2015 $264,484 IX.2 Démantèlement du CTD Démantèlement du CTD et de certains entrepôts forfait 1 $15, $15,625 Sous- Total Démantèlement du CTD et de certains entrepôts $15,625 IX.3 Destruction du matériel non réutilisable IX.3.1 Matériel en papier 1 $ $16,875 IX.3.2 Produits chimiques et autres 1 $1, $33,750 Sous- Total destruction du matériel non réutilisable $50,625 TOTAL Activités Post- Electorales $330,734 TOTAL PARTIEL TOTAL GENERAL Frais généraux de gestion (7%) $36,687,372 $2,568,116 $39,255,

69 ANNEXE 4: Termes de référence individuels des membres de l Unité de Gestion du Projet (UGP) Expert(e) en Administration et Gestion de Projets d Assistance Electorale, en qualité de Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet Titre du poste: Type de contrat: Lieu d affectation: Conseiller Technique Principal FTA Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la direction de la Direction du PNUD au Burundi, et la supervision technique du Directeur Pays Adjoint/Programme, le CTP du Projet aura pour mission de mettre en œuvre et d administrer le Projet. En sa qualité de Chef de l UGP, le CTP travaillera en étroite collaboration avec la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI) et, à travers celle- ci, avec les autres acteurs, afin de promouvoir un processus électoral le plus crédible et le plus transparent possible. Il reste entendu qu il prendra uniquement ses instructions des Nations Unies. Ses attributions sont les suivantes: - Mettre en place et organiser l Equipe Technique d Appui au Processus Electoral; - Gérer, superviser et coordonner, sur le plan technique et administratif, le personnel de l UGP, y compris les experts, les consultants et le personnel local; - Planifier et coordonner le soutien des partenaires à la CENI et aux autres acteurs et conseiller les administrations en la matière; - Conseiller la CENI en matière de planification, d organisation et de conduite du processus électoral; - Conseiller les autorités nationales en matière d organisation des scrutins (recensement des électeurs, programmation des opérations électorales, procédures de vote, décompte des bulletins, compilation des résultats, etc.) et, sur la base de l expérience acquise, faire des recommandations sur les réformes et ajustements susceptibles d améliorer le déroulement des opérations électorales; - Être responsable devant le Comité de Pilotage (CP) du fonds commun et assurer le secrétariat de ce mécanisme de coordination du Projet; - Fournir au CP les conseils et informations pour la planification stratégique et la prise de décision; - Animer, en collaboration avec le Président de la CENI, les réunions hebdomadaires du Comité Technique (CT); - Préparer des rapports trimestriels d avancement et des rapports annuels sur les activités du Projet, à l attention du PNUD et du CP; - Tenir le secrétariat des séances périodiques d information et de concertation du PNUD, de la CENI avec les partenaires au développement; - Assurer le partage d information avec les parties prenantes au processus électoral et le système des Nations Unies; - Superviser et assurer la coordination des sous- programmes du fonds commun; - Préparer et assister les missions d évaluation du Projet; - Superviser le travail de préparation de l audit du Projet. - S assurer en toutes circonstances que le Projet ne compromet nullement la crédibilité du SNU, les intérêts du pays et des partenaires impliqués dans le processus. DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: très bonnes connaissances des systèmes et procédures électoraux, expertise de terrain, capacité à s adapter aux réalités spécifiques du pays hôte. - Leadership: aptitude à planifier, coordonner et superviser les activités d une équipe pluridisciplinaire. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique. 59

70 QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Un diplôme universitaire (de niveau BAC+5, minimum) en sciences politiques, relations internationales, droit, sciences sociales, administration publique, gestion publique ou domaine équivalent. - Un minimum de 15 ans d expérience professionnelle spécifique dans le domaine des systèmes électoraux, de la législation et de la gestion des processus ou projets électoraux. - Une expérience confirmée dans la formulation des conseils techniques aux parties prenantes dans les processus électoraux, notamment aux organismes de gestion des élections et aux partenaires au développement. - Une expérience confirmée dans la planification, la mise en œuvre et la supervision des projets d assistance électorale sur financement des organisations internationales. - Une expérience en gestion du projet et en gestion de ressources humaines. - Une maîtrise parfaite des langues française et anglaise, aussi bien écrite que parlée. - Une expérience spécifique en coordination de PTF, en relations Gouvernement - PTF et en gestion d un fonds commun multi bailleurs. - La connaissance des règles et règlements financiers du PNUD, et/ou d autres partenaires de développement. - Une expérience professionnelle dans des démocraties transitoires ou naissantes. Une expérience antérieure à ce même niveau de poste est un atout. 60

71 Expert(e) en Administration et Finances Titre du poste: Type de contrat: Lieu d affectation: Expert(e) en Administration et Finances FTA Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet, et en collaboration avec l unité finances du PNUD, l intéressé/e sera chargé/e de concevoir et de réaliser le suivi de toutes les opérations financières et budgétaires liées au cycle électoral au Burundi. A ce titre, en collaboration avec la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) et avec d autres experts internationaux et nationaux, il/elle aura pour tâches notamment de: - Sur le plan administratif et organisationnel: o participer à la détermination et à la mise en place d un système de suivi/évaluation des activités du Projet/programme ensemble avec la CENI et les experts de programmation de l équipe technique d appui au processus électoral; o appuyer et suivre, dans ses domaines de compétence, les travaux des différents consultants internationaux et nationaux intervenants dans le Projet; - Sur le plan financier: o Gérer, sous la supervision du CTP du Projet, toutes les ressources mises à la disposition du processus électoral par les PTF sous les modalités de fonds fiduciaire et de partage des coûts. o élaborer et actualiser régulièrement le plan de trésorerie du Projet qui permettra au PNUD de planifier les décaissements des contributions des Partenaires Techniques et Financiers (PTF); o établir des échéanciers de paiement des fournisseurs en fonction des livraisons des commandes et des éventuelles retenues de garantie; o vérifier la conformité des pièces soumises au paiement du PNUD, en fonction des exigences particulières des PTF; o préparer et tenir des tableaux pour rendre compte des contributions reçues et de l utilisation des fonds par source de financement et selon les rubriques du budget officiel approuvé; o préparer des comptes rendus d exécution financière pour le Projet; o exécuter les tâches administratives et financières du Projet; o exécuter toutes autres tâches requises par le CTP et conformes à ses compétences. DOMAINES DE COMPETENCE - Intégrité et respect des valeurs et de l éthique des Nations Unies. Capacité à promouvoir la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD et des Nations Unies; - Professionnalisme: Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de l ONU en matière de programmation. - Leadership: aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique y compris PowerPoint et Excel ainsi qu une maîtrise d un ERP (Progiciel de Gestion Intégré). - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. - Esprit d ouverture et capacité à gérer des situations complexes. 61

72 QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme universitaire (maîtrise ou équivalent) en gestion, finances, administration, sciences politiques ou disciplines équivalentes. - Au moins 7 ans d expérience en gestion des finances et gestion administrative des projets, et au moins 5 ans dans le domaine des élections; grande maîtrise des règles et procédures du Système des Nations Unies. Expérience en gestion des fonds fiduciaires fortement souhaitable. - Ecrire et parler couramment le français. La connaissance de l anglais est un atout. 62

73 Expert(e) en Opérations Electorales et en Logistique Titre du poste: Type de contrat: Lieu d affectation: Expert(e) en Opérations électorales et en logistique FTA Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), l expert en opérations électorales et en logistique sera chargé d apporter un appui- conseil à la conception et la mise en œuvre des différentes opérations électorales menées par la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI). A cet égard, il devra assumer, de manière non limitative, les tâches et responsabilités suivantes: - Assister le CTP dans la planification annuelle et trimestrielle des activités du Projet; - Apporter un appui à la CENI dans l élaboration d un plan opérationnel, ainsi que dans sa mise en œuvre et son suivi; - Elaborer, en liaison avec la CENI, un Plan d appui logistique, ainsi que des stratégies d opérationnalisation du plan de support logistique; - Fournir au CTP toutes informations substantielles dans le domaine spécifique de sa compétence pour permettre de conseiller le Comité de pilotage (CP) dans la planification stratégique et la prise de décision; - Fournir des rapports d avancement, ainsi que des informations ad hoc, au CTP dans le domaine spécifique des opérations, la planification et la logistique électorale - Travailler étroitement avec le Secrétaire Exécutif National de la CENI pour assurer une meilleure coordination dans l exécution des activités opérationnelles au niveau des démembrements de la Commission; - Contribuer à la mise en place d un système d inventaire et de conservation du matériel électoral; - Contribuer à la conceptualisation et au suivi de la mise en œuvre de la révision systématique de la liste électorale et de l organisation pratique des différents scrutins; - Appuyer les autorités impliquées dans la gestion du processus électoral dans la planification des activités et l affectation des ressources pour le processus électoral; - Assister le CTP dans la concertation avec les parties prenantes du processus électoral; - Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions et du mandat du Projet et de l UGP. COMPETENCES - Compétences liées au PNUD o Intégrité et respect des valeurs et de l éthique des Nations Unies; o Capacité à promouvoir la vision, la mission et les buts stratégiques du PNUD et des Nations Unies; - Compétences liées au Poste o Très bonne connaissance de la planification stratégique et une maîtrise des outils programmatiques; o Expertise confirmée dans le domaine du conseil stratégique en matière électorale, avec une bonne connaissance et une capacité à évaluer l évolution de la situation politique; o Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur le recensement des électeurs, sur les cartes d électeur et sur l établissement du fichier électoral; o Aptitude à s adapter aux réalités spécifiques du pays hôte; o Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail; o Faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail; o Expérience de gestion de l information à l aide de techniques modernes, portée également sur la conservation de dossiers sur support électronique; o Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail dans le respect des diversités. 63

74 o Habileté à travailler sous pression dans un environnement politique et psychologique difficile; o Bonnes capacités de communication et de rédaction pour préparer des rapports de qualité, formuler des positions, faire des choix sensibles et difficiles et les défendre; o Esprit d ouverture et capacité à gérer des situations complexes. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Titulaire d un diplôme universitaire de niveau Bac + 4 (Maîtrise ou équivalent), de préférence en sciences politiques, sciences sociales, sciences juridiques, démographie et/ou statistiques ou dans des domaines apparentés; - Un minimum de 7 ans d expérience professionnelle, dont 5 spécifiques dans le domaine des élections; une expérience confirmée dans la formulation de conseils techniques aux parties prenantes dans les processus électoraux, notamment aux organismes de gestion des élections et aux PTF; être en mesure de travailler sous pression. - Avoir une maîtrise parfaite du français, la connaissance de l anglais étant un atout. 64

75 Expert(e) Juriste en Elections Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Expert(e) juriste en élections FTA Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), et en étroite collaboration avec la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI), l intéressé(e) est notamment chargé(e) des tâches suivantes: - Collecter et analyser les informations sur les aspects juridiques du processus électoral et formuler des recommandations; - Assister les autorités nationales compétentes dans le cadre de la distribution et la divulgation du nouveau cadre légal des élections en tant que de besoin; - Etudier la législation nationale et proposer, le cas échéant, sa mise en conformité avec les exigences pour l organisation des élections libres, démocratiques, crédibles et transparentes; - Mener une analyse comparée des lois organiques, loi électorale et loi/charte des partis politiques de pays limitrophes ciblés; et de dégager les pratiques exemplaires dont il convient de s inspirer notamment en ce qui concerne le financement des partis politiques et le contrôle des dépenses de campagne; - Analyser l ensemble des recommandations ayant trait à la réforme du cadre légal par les missions d observation nationale et internationale et par les participants à l atelier d évaluation du processus à mi- parcours organisé par la CENI en avril 2011; - Contribuer à la conception et élaboration des actes règlementaires, administratifs et juridiques portant sur le processus électoral, le fonctionnement de la CENI et les autres institutions impliquées dans le processus électoral - Contribuer à l élaboration des manuels de formation sur la gestion du contentieux électoral et les autres aspects légaux du processus et appuyer l organisation de telles formations le cas échéant ; - Aider la CENI à mettre à jour son système de gestion du contentieux tenant compte des reformes introduites par la loi électorale ; - Fournir des rapports d avancement, ainsi que des informations spécifiques, au CTP dans le domaine de sa compétence; - Apporter conseil et appui juridique et administratif à l Unité de Gestion du Projet (UGP) et à la CENI; - Exécuter toutes autres tâches conformes à son profil à la demande du/de la CTP du Projet. Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l assistance électoral au Burundi. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité du PNUD dans sa mission d appui au Gouvernement dans son effort de réalisation d élections transparentes, démocratiques, et influenceront la perception des partenaires impliqués dans le processus électoral, et plus généralement l appui du cadre démocratique au Burundi. QUALIFICATIONS - Un diplôme universitaire de Maîtrise en droit; - Avoir au moins 7 ans d expérience professionnelle dont au moins 5 ans en matière électorale acquise dans l Administration publique ou privée et/ou au niveau des programmes/projets en exécution nationale et/ou des projets de développement en dehors du Burundi (une expertise internationale); - Avoir une bonne connaissance du cycle électoral et des règles de transparence et d équité en matière électorale; - Etre d une grande disponibilité et apte à travailler sous pression; avoir une bonne maîtrise de l outil informatique (WinWord, Excel, MS Project, etc.); - Avoir une excellente maîtrise de la langue française parlée ainsi que de bonnes capacités rédactionnelles et un bon usage de l anglais. 65

76 APTITUDES PERSONNELLES - Travailler en équipe et dans un environnement multiculturel; - Capacité à travailler sous pression; - Aptitude à tenir des délais contraignants; - Autonomie, sens de l initiative et de l anticipation - Esprit d analyse et de rigueur scientifique; - Excellente élocution et très grande capacité rédactionnelle. 66

77 Expert(e) en Systèmes d Information Electorale (Informaticien) Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Expert en Informatique et Gestion de base de données électorales FTA Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), et en étroite collaboration avec la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI), l intéressé(e) est notamment chargé(e) des tâches suivantes: - Apporter un appui à la CENI, dans la mise en œuvre, le suivi du processus de recensement informatique des électeurs; - Superviser le bon fonctionnement du Centre de Traitement des Données (CTD); - Appuyer la CENI dans l élaboration d un plan d évaluation des opérations de recensement des électeurs; - Contribuer à l évaluation de la qualité de la liste électorale au regard des critères d exhaustivité, d exactitude, d actualité et d inclusivité; - Elaborer et proposer les options technologiques pour guider la CENI dans sa stratégie de mise en œuvre du recensement électoral, de traitement des données du recensement, d appui informatique à l ensemble du processus électoral, y compris la collecte et le traitement des résultats des scrutins; - Proposer un plan de pérennisation du CTD après la phase du cycle électoral; - Contribuer à la mise en place d un système d information électorale globale permettant l échange d information sur le Projet, ainsi que les actions des autres acteurs ou intervenants en liaison avec le processus; - Fournir des rapports d avancement, ainsi que des informations ad hoc, au CTP dans le domaine spécifique de sa compétence; - Aider la CENI à mettre en place un système de collecte et de traitement des résultats plus crédible et transparent ; - Aider la CENI à produire des données désagrégées par genre dans toutes les étapes du processus électoral ; de l enregistrement jusqu aux résultats ; - Exécuter à la demande du CTP toute tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du Projet et de l Unité de Gestion du Projet (UGP). APTITUDES - Solides capacités d analyse et de synthèse des situations et habilités à trouver des solutions; - Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d initiative, de dynamisme et de pro activité; - Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel; - Solides capacités d expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées; - Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués; - Ouverture d esprit et volonté de faire preuve d adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs; - Pédagogie et désir de s inscrire dans un cadre de transfert de compétences. - Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner les activités d un groupe de travail; - Etre en mesure de travailler sous pression; - Capacité à planifier et à organiser les tâches. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme d Ingénieur en Informatique ou équivalent. 67

78 - Un minimum de 7 ans d expérience confirmée en matière de recensement des électeurs et de gestion de bases de données électorales; une expérience avérée dans l appui- conseil aux organes de gestion des élections dans les démocraties émergentes. - Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu orale, est indispensable. Une connaissance pratique de l Anglais est un atout pour une bonne interaction avec les partenaires. 68

79 Spécialistes en Logistique et Opérations Electorales Titre du poste: Type de contrat: Lieu d affectation: Spécialistes en logistique et opérations électorales VNU International Chef- lieu de province TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), le spécialiste en logistique et opérations électorales assumera les tâches et responsabilités suivantes: - Développer et gérer la planification logistique des activités électorales; - Fournir des conseils dans son domaine de compétence à la demande des unités concernées de la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI); - Superviser les activités de logistique électorale et des opérations électorales afin d assurer l acquisition en temps opportun du matériel et des équipements nécessaires à la tenue des élections locales et générales, tant au niveau de la CENI que de ses démembrements et des Bureaux de Vote (BV); - Conseiller et assurer le suivi de l élaboration des rapports par la CENI et les administrations locales des élections, relatifs à la planification de la logistique et des opérations électorales; - En coordination avec les entités nationales et internationales concernées, participer à la mise en place et le développement des plans de sécurité pour assurer la sécurité du personnel électoral du Projet, des équipes de terrain, du matériel électoral au niveau des BV et des centres de compilation; - Concevoir et participer activement aux activités de renforcement des capacités de ses homologues de la contrepartie burundaise; - Mettre en place et animer un système d évaluation permanente de toutes les activités logistiques des entités électorales. DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: très bonnes connaissances techniques attestées pour la logistique électorale, expertise de terrain, capacité à s adapter aux réalités spécifiques du pays hôte. - Leadership: aptitude à planifier, coordonner et superviser les activités d une équipe pluridisciplinaire. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique. - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail dans le respect de la diversité. QUALIFICATION MINIMUM ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme de maîtrise en sciences politiques, en administration/gestion publique et/ou en sciences sociales; - Expérience en conseil, planification, organisation, supervision d au moins trois élections Français mandataire. La connaissance de l anglais est un atout. - Flexibilité et aptitude à vivre et travailler sous pression et dans des conditions difficiles. 69

80 Spécialiste en Acquisitions Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Spécialiste en acquisitions VNU National Bujumbura, avec des déplacements dans les provinces TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité opérationnelle et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), en liaison avec les autres membres de l Unité de Gestion du Projet (UGP), le service des acquisitions du PNUD et en étroite collaboration avec la CENI, l intéressé(e) est notamment chargé(e) des tâches et/ou missions suivantes: - Planifier, développer et coordonner le calendrier des acquisitions pour le processus électoral, en respectant les règles et procédures du Système des Nations Unies et du PNUD; - Appuyer la CENI et les consultants internationaux de programmation de l UGP affectés à la CENI dans l élaboration et la mise en œuvre des plans d activité en vue de l acquisition du matériel et des équipements; - Assurer l administration et l exécution adéquate du processus d acquisition: élaboration des cahiers de charge, établissement des requêtes et réquisitions, lancement des appels d offres, évaluation des offres et choix des fournisseurs, vérification et certification des services rendus; - Développer des outils de documentation appropriés et gérer la documentation relative au processus d acquisition en vue du reportage aux partenaires; - Etablir et maintenir des mécanismes d identification des besoins futurs; - Préparer des rapports réguliers sur la situation des biens et services relatifs aux besoins du processus électoral et aux besoins de l équipe du Projet; - Fournir des rapports d avancement, ainsi que des informations substantielles et/ou ad hoc, au CTP dans le domaine spécifique de sa compétence; - Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du Projet et de l UGP; DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de l ONU en matière de programmation. - Leadership: aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique y compris PowerPoint et Excel, ainsi qu une maîtrise d un ERP (Progiciel de Gestion Intégré). - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme d études universitaires, de préférence en gestion, administration ou disciplines équivalentes; - Au moins 5 ans d expérience en acquisition et gestion administrative de contrats, dans une organisation du Système des Nations Unies ou dans une administration publique. Une expérience en acquisitions liées aux élections serait un atout. Grande maîtrise des règles et procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, d acquisition des biens et services; - Ecrire et parler couramment le français. 70

81 Spécialiste en Formation et Education Civique Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Spécialiste en formation et éducation civique VNU International Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), et en étroite collaboration avec la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI), l intéressé(e) est notamment chargé(e) des tâches suivantes: - Aider la Commission Électorale Nationale Indépendante à analyser et identifier les besoins en formation et en sensibilisation. - Aider la CENI à concevoir et rédiger les guides de procédures pour les différentes catégories d agents ainsi que les stratégies de sensibilisation appropriées. - Aider la CENI à concevoir et rédiger les manuels à utiliser pour les différentes sessions de formation - Aider la CENI à élaborer un plan d éducation civique et de sensibilisation, ainsi que des stratégies d opérationnalisation du plan d éducation civique et de sensibilisation; - Aider la CENI à concevoir et produire les différents supports de formation et de sensibilisation - Aider la CENI dans l élaboration et l exécution des programmes de sensibilisation et de programmes de formation pour ses membres et pour les membres des Bureaux de Vote (BV) dans les différentes étapes du processus électoral. - Superviser les sessions de formation et les campagnes de sensibilisation. - Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du Projet et de l UGP. DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de l ONU en matière de programmation. - Leadership: aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique. - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme d études universitaires, de préférence en pédagogie, droit, science politique, sciences sociales, administration, ou disciplines équivalentes; - Au moins 5 ans d expérience dans le domaine de la formation et de l éducation civique électorales. - Ecrire et parler couramment le français. 71

82 Spécialiste en Reporting et en Communication Institutionnelle Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Spécialiste en reporting et en communication institutionnelle FTA Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), et en étroite collaboration avec le PNUD, l intéressé(e) est notamment chargé(e) des tâches suivantes: - Appuyer l Unité de Gestion du Projet (UGP) dans son rôle de Secrétariat du Comité de Pilotage (CP); - Participer aux réunions et rencontres institutionnelles dans le cadre du Projet et produire les rapports et comptes rendus de ces réunions et rencontres. - Assurer la mise en place et la tenue régulière d un système d archivage électronique de toutes les données et documents produits au cours du processus électoral, et particulièrement de la documentation de l UGP et de la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI); - Apporter son appui à la mise en place et les mises à jour du site web de la CENI en liaison l équipe de la communication de la CENI et d éventuels prestataires techniques extérieurs - Apporter un appui à la CENI dans l élaboration, la mise en œuvre et le suivi d un Plan de communication; - Aider la CENI à élaborer, en liaison avec le spécialiste en éducation civique du Projet, un Plan d éducation civique et de sensibilisation, ainsi que des stratégies pour son opérationnalisation; - Proposer un cadre de concertation de la CENI avec les partis politiques, la société civile et tout autre acteur du processus; - Proposer un code de conduite des partis politiques et des acteurs de la société civile; - Apporter un appui à la CENI pour la préparation des conférences, points de presse et rencontres avec la société civile; - Contribuer à la mise en place d un système d information et d échange d information sur le processus électoral, ainsi que les actions des autres acteurs ou intervenants en liaison avec le processus; - Fournir des rapports d avancement, ainsi que des informations ad hoc, au CTP dans le domaine spécifique de sa compétence; - Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du Projet et de l UGP. COMPETENCES - Solides capacités d analyse et de synthèse des situations et habilité à trouver des solutions; - Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d initiative, de dynamisme et de pro activité; - Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel; - Solides capacités d expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées; - Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués; - Ouverture d esprit et volonté de faire preuve d adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs; - Pédagogie et disponibilité pour s inscrire dans un cadre de transfert de compétences. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme universitaire en sciences sociales, communication ou équivalent. - Au moins 5 ans d expérience avérée en matière de reporting et de communication institutionnelle - Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu orale, est indispensable. Une solide connaissance pratique de l Anglais est aussi nécessaire pour une bonne interaction avec les partenaires. 72

83 Spécialiste en Prévention de Conflits et Renforcement du Dialogue Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Spécialiste en Prévention de Conflits et Renforcement du dialogue VNU International Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), et en étroite collaboration avec le PNUD, l intéressé(e) est notamment chargé(e) des tâches suivantes: - Aider le PNUD à identifier des Organisations de la Société Civile (OSC) et d autres partenaires potentiels dans le domaine - de la prévention de conflits et du renforcement du dialogue entre les acteurs nationaux. - Aider le PNUD à élaborer un plan de sensibilisation et formation en prévention de conflits et en renforcement du dialogue, ainsi que des stratégies d opérationnalisation de ce plan. - Aider le PNUD à concevoir et produire différents supports de formation et de sensibilisation relatifs à la prévention des conflits et au renforcement du dialogue. - Aider le PNUD dans la mise en place et l animation des réseaux locaux pour la prévention de la violence électorale. - Superviser les sessions de formation et les campagnes de sensibilisation. - Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du Projet et de l Unité de Gestion du Projet (UGP). DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de l ONU en matière de programmation. - Leadership: aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique. - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme d études universitaires, de préférence en science politique, sciences sociales, prévention de conflits, droit, administration, ou disciplines équivalentes; - Au moins 5 ans d expérience dans le domaine de la prévention des conflits, le renforcement du dialogue et la médiation. - Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu orale, est indispensable. Une solide connaissance pratique de l Anglais est aussi nécessaire pour une bonne interaction avec les partenaires. 73

84 Spécialiste en Genre et Elections Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Spécialiste en Genre et Elections VNU International Bujumbura, avec des déplacements dans les provinces TACHES ET RESPONSABILITES Sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet et en étroite collaboration avec la CENI et l Unité Gouvernance du PNUD, le (la) spécialiste sera chargé(e) d élaborer et de mettre en œuvre une stratégie de communication appropriée et développer des activités pour garantir que la question du genre soit prise en compte à toutes les étapes du processus électoral. Afin d augmenter le taux de participation des femmes au processus électoral et de façon générale à mettre en valeur le rôle qu elles doivent jouer dans le processus électoral, l expert (e) Genre intègrera l équipe de travail avec ONU Femmes. Il/Elle veillera aussi à encourager l intégration de l aspect genre dans le recrutement du personnel administratif, le personnel électoral temporaire (agents recenseurs, membres des Bureaux de Vote BV-, etc.). Il/Elle assurera la formation pratique des potentielles candidates qui se seront manifestées ou désignées par leurs formations politiques aux prochaines élections législatives. Préalablement à l organisation des formations, il/elle devra élaborer une cartographie des femmes dans les partis politiques. Plus spécifiquement, il/elle aura pour tâches de: - Contribuer à l élaboration et la mise en œuvre de la stratégie sur la participation des femmes ; - collecter et analyser les informations relatives à la participation des femmes et formuler des recommandations ; - s imprégner du guide pratique à l usage des femmes candidates élaboré par le PNUD et qui sert de support pour la formation des femmes candidates; - faire une revue documentaire du cadre légal des élections au Burundi, notamment de la nouvelle loi électorale pour adapter le guide pratique afin de mieux préparer la formation; - en collaboration avec le ministère de la Population, la plateforme des femmes en politique, et les partis politiques ; identifier les potentielles femmes candidates et soutenir les efforts visant à renforcer leurs capacités; - élaborer la cartographie des femmes dans les partis politiques sur la base de ses rencontres avec les parties concernées; - organiser une formation des formateurs des agents du ministère et de la plateforme des femmes en politique afin de constituer une équipe de formateurs; - préparer et animer les ateliers de formation pratique dans les 17 provinces du pays, évaluer la formation et formuler des recommandations; - préparer un article sur la formation et la préparation des femmes à prendre activement part aux échéances électorales à publier dans les médias et sur les réseaux de connaissances du PNUD au moins deux fois par mois; - rédiger un Rapport spécial sur l implication et la participation des femmes aux élections au Burundi comprenant des données quantitatives désagrégées; - contribuer à la rédaction du Rapport Général du Projet. RESULTATS ATTENDUS Au terme de la mission, il est attendu du (de la) spécialiste, les résultats suivants: - Une cartographie des femmes dans les partis politiques au Burundi; - Un plan de communication spécialement destiné à mobiliser et à inciter les femmes à prendre part à toutes les étapes du processus électoral, à contribuer à l instauration d un climat de paix durant les élections - Une formation des formateurs devant l appuyer dans les formations dispensées aux femmes potentielles candidates aux élections de 2013; - 22 ateliers de formations organisées dans les 17 provinces du pays, à raison de deux jours de formation; 74

85 - un rapport détaillé sur la formation incluant une évaluation de l atelier de formation; - un rapport final de la mission à soumettre, pour approbation, au PNUD. DOMAINES DE COMPETENCES - Leadership: aptitude à apporter un appui- conseil de qualité et à superviser les activités du Projet; - Appui technique: Capacité analytique sur la substance et la participation des femmes dans le processus des élections est indispensable; - Planification et organisation: faire preuve d une aptitude à planifier et à organiser son propre travail ainsi que celui des autres; - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement; - Aptitude technologique: Maîtrise des outils de programmation du PNUD notamment la gestion axée sur les résultats; maîtrise supérieure de l outil informatique; - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, et avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail dans le respect des diversités - Avoir une connaissance approfondie sur l approche didactique. QUALIFICATIONS REQUISES - Diplôme d études supérieures de haut niveau de droit public, science administrative, sciences humaines, sciences politiques ou de gestion; - Une expérience de 5 à 10 ans minimum en qualité de spécialiste/expert genre, et animation des formations à l intention des femmes y compris une expérience certifiée en formation; - De bonnes connaissances informatiques (MS Word, Excel); - Une capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes; - Une connaissance du paysage politique burundaise et de l engagement des femmes burundaises en politique serait un atout; - Au moins 3 ans d expérience dans les programmes sur l égalité des sexes dans le domaine de la bonne gouvernance et du développement de la société civile; - Une expérience au PNUD hautement souhaitée; - Bonne connaissance de l environnement politique et de l administration publique des pays en développement en général et des pays africains en particulier; - Capacités à dialoguer avec des responsables politiques ou administratifs de très haut niveau. - Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu orale, est indispensable. Une solide connaissance pratique de l Anglais est aussi nécessaire pour une bonne interaction avec les partenaires. 75

86 Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) / Comptable Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) Contrat de Service Bujumbura, avec des déplacements dans les provinces TACHES ET RESPONSABILITES Sous l autorité du Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet, et sous la supervision opérationnelle du Spécialiste Financier, l Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) a pour missions: - Veiller à l administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, adapter les processus et les procédures, avec pour objectif d arriver aux résultats suivants: - Conformité des activités financières, du système d enregistrement et de reportage et suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie des Nations Unies et du PNUD; mise en place d un système de contrôle interne efficace; conception d un système fonctionnel de gestion des ressources financières. - Elaboration d un cadre et des conditions des contributions relatifs aux efforts de mobilisation des ressources du Projet. - Elaboration et mise en place de stratégies de réduction des coûts, en collaboration avec la Direction du Projet. - Veille à l administration des budgets et au fonctionnement du système de recouvrement des coûts optimal, avec pour objectif d arriver aux résultats suivants: - Participation proactive dans la planification du budget du Projet, suivi des niveaux autorisés de dépenses du Projet, en rapport avec le Bureau du PNUD. - Mise en œuvre d un mécanisme de contrôle du Projet à travers le suivi de la préparation et des modifications du budget. - Présentation d informations analysées en profondeur pour la planification de ressources financières du Projet, et pour les rapports d analyse de la situation financière. - Préparation à temps dans le Progiciel de Gestion Intégré (ERP) des factures de recouvrement des coûts; élaboration et mise en œuvre d un système de suivi des revenus, et suivi du recouvrement. - Fournit un appui comptable et administratif au Département des Finances, avec pour objectif d arriver aux résultats suivants: - Contrôle adéquat des documents de supports des paiements; revue des rapports financiers du Projet. - Maintien d un système de contrôle des dépenses internes aux fins d assurer que les pièces comptables qui sont traitées sont complètes; que les pièces comptables sont correctement enregistrées et validées dans le Progiciel de Gestion Intégré (ERP); que les états de salaire sont dûment préparés; que les demandes de remboursements de frais de voyage et autres allocations sont dûment traitées. - Correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées. - Maintien des Comptes Débiteurs et suivi des contributions des partenaires. - Garantit le bon fonctionnement de la gestion de la trésorerie, avec pour objectif d arriver aux résultats suivants: Mise à jour régulière de l information sur les procédures et règlements relatifs aux comptes et transactions. Saisie régulière des transferts bancaires dans le Progiciel de Gestion Intégré (ERP) (Gestion de la Trésorerie/Paiements), sélection du transfert bancaire, notification du «Manager Level 2» pour approbation. Préparation à temps des rapprochements bancaires. DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis. - Leadership: aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. 76

87 - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique. - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme spécialisé en Comptabilité et en Finances. Diplôme universitaire en Gestion souhaitable. - Au moins 5 ans d expérience dans le domaine des finances, avec des responsabilités graduelles. Connaissance des systèmes de gestion sur internet. Grande maîtrise des règles et procédures du Système des Nations Unies. Expérience en gestion des fonds fiduciaires fortement souhaitable. - Ecrire et parler couramment le français. 77

88 Assistants(es) Administratifs(ves) Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Assistants(es) Administratifs(ves) Contrat de Service Bujumbura, avec des déplacements dans les provinces TACHES ET RESPONSABILITES Sous la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP), l Assistant(e) Administratif(ve) accomplira les tâches suivantes: - Appuyer le CTP dans le suivi de toutes les actions à mener. - Apporter un soutien à l ensemble de l Unité de Gestion du Projet (UGP) en contribuant à la préparation des rapports d avancement des activités ainsi que la formulation d autres documents de l Unité. - Contribuer à la préparation des réunions organisées par le Projet, participer à ces réunions et rédiger les comptes rendus. - Contribuer à assurer le suivi des recommandations et plans d action formulés au cours des réunions de l UGP. - Assister le CTP dans l examen d une série de données y compris les plans, les rapports d avancement, les ressources, les budgets et les dépenses. - Préparer les missions et les déplacements des membres de l UGP en rédigeant les ordres de mission, en assurant le suivi avec les services des Finances et des Voyages du PNUD. - Rassembler et présenter les informations à figurer dans le bulletin d information du PNUD et dans les rapports périodiques du Projet. - Tenir et mettre à jour le carnet d adresses et la banque de données sur les partenaires du Projet. - Assurer la reproduction des documents. - Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du Projet et de l UGP. DOMAINES DE COMPETENCE - Professionnalisme: capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis. Sens de l initiative et de l anticipation. - Leadership: aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d un groupe de travail. - Planification et organisation: faire preuve d une capacité à planifier et à organiser son travail. - Communication: être capable d écrire de façon claire et concise et de bien s exprimer oralement. - Aptitude technologique: bonne maîtrise de l outil informatique. - Travail en groupe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES - Diplôme d études universitaires, de préférence en administration, sciences sociales ou disciplines équivalentes; - Au moins 3 ans d expérience dans le domaine de compétence. - Ecrire et parler couramment le français. 78

89 Chauffeurs Titre: Type de contrat: Lieu d affectation: Chauffeurs Contrat de Service Bujumbura, avec des déplacements à l intérieur du pays DESCRIPTION DES TACHES Sous l autorité du Conseiller Technique Principal (CTP) et la supervision directe des membres de l UGP avec lesquels ils vont travailler au quotidien, les chauffeurs accompliront les tâches suivantes: Assurer les différentes courses de service: transport du personnel et du matériel, distribution de courrier, achats etc. Remplir le carnet de bord du véhicule Veiller à respecter les consignes d entretien des véhicules du Projet Assurer les réparations et entretiens courants. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES Niveau d instruction: Diplôme d études secondaires. Une formation en mécanique automobile serait un atout. Expérience: Au moins 5 ans d expérience (avec permis de conduire valide) dans le domaine de compétence. Langue: Ecrire et parler couramment le français. 79

90 COMPOSITION ANNEXE 5: Termes de référence du Comité de Pilotage (CP) du Projet Le CP est le plus haut organe décisionnel du Fonds Commun. Il définit les orientations stratégiques du Fonds Commun, notamment pour son mode de fonctionnement et sa gestion opérationnelle. Le CP est composé des représentants des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) participant au Fonds Commun (voir liste des signataires), de la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) et du Gouvernement. Si un nouveau PTF décidait de se joindre au Fonds Commun, la représentation serait revue et modifiée, le cas échéant, avec l avis favorable des membres du CP. Le CP peut décider d inviter d autres parties, en plus des membres ordinaires, pour assister, ex- officio, aux réunions. Chaque Partie Signataire peut soumettre des requêtes de ce type au Coordonnateur du CP. Le CP dispose d un secrétariat assuré par l Unité de Gestion du Projet (UGP) qui rend compte de ses travaux au CP. Les fonctions du Secrétariat sont détaillées en annexe. PRESIDENCE ET REUNIONS Le CP sera coprésidé par le Président de la CENI et la Direction du PNUD avec l assistance du Conseiller Technique Principal (CTP). En outre, la Direction du PNUD assurera le rôle de facilitateur et de coordonnateur de la programmation et de l organisation des réunions. Le CP se réunit une fois tous les deux mois, et plus fréquemment selon que de besoin. RESPONSABILITES Le CP est chargé de: Définir les orientations stratégiques de la mobilisation des financements destinés au Fonds Commun; Orienter l UGP sur la gestion du Fonds Commun; Décider de toutes les questions permettant d assurer la gestion et le fonctionnement effectif du Fonds Commun et le fonctionnement de l UGP, en conformité avec les dispositions du Protocole d Accord, de ses annexes et du Document de Projet (PRODOC) du PNUD; Valider la sélection des évaluateurs et auditeurs externes du Projet; Indiquer à l UGP les actions à entreprendre si des circonstances extérieures rendent difficile le respect des délais et des indicateurs de performance d origine; Superviser l UGP dans son rôle de Secrétaire du CP. PRISE DE DECISION ET QUORUM Les décisions au sein du CP sont prises par consensus et un vote ne sera organisé qu en dernier ressort. Il reste entendu également que la décision arrêtée ne devra être contraire aux dispositions d aucun des accords de financement du Projet, ni d un document ayant fait l objet d un consensus. Elle ne pourra porter en outre que sur les modalités de gestion du Fonds Commun. Pour la validité des décisions prises par vote, le quorum est fixé à 75% des membres du CP, avec au moins deux PTF présents. 80

91 RESPONSABILITES ANNEXE 6: Termes de référence du Secrétariat du Comité de Pilotage (CP) Le Secrétariat du CP est assuré par l Unité de Gestion du Projet (UGP). Les responsabilités principales d Secrétariat du CP sont les suivantes: Assister le CP dans l organisation des réunions y compris la préparation des documents de travail appropries; Préparer les correspondances et les rapports périodiques ou ad hoc; Diffuser et suivre la mise en œuvre des décisions prises par le CP; Préparer les comptes rendus de réunions du CP et les finaliser une fois adoptés par le CP; Entreprendre toutes autres tâches à la demande du Conseiller Technique Principal (CTP); Distribuer aux membres du CP, les lettres d invitation (y compris l ordre du jour), les documents pertinents et les comptes rendus; Développer et entretenir un système de classement approprié de la documentation du CP; Organiser les missions et les visites du CP; Entreprendre toute autre tâche à la demande du Président du CP. Le secrétariat du CTP élabore un calendrier des réunions qu il soumet au CTP, et soumet pour approbation aux présidents du CP le projet d ordre du jour de chaque réunion. Le Secrétariat veille à ce que les documents de travail soient préparés et mis à la disposition des membres du CP, au moins cinq jours ouvrables avant les réunions. Chaque membre du CP a la faculté de proposer à l avance l inscription d un point à l ordre du jour des réunions. Un compte rendu des débats est établi pour chacune des réunions du comité de pilotage par le secrétariat du CP. Ce procès- verbal est soumis à l approbation du CP lors de sa réunion suivante. 81

92 ANNEXE 7: Termes de référence des consultants pour les missions d évaluation du Projet Titre: Durée: Type de contrat: Périodicité: Dates de début (probables): Lieu de travail: Consultants internationaux pour l évaluation externe Trois semaines (15 jours ouvrables) pour chaque mission IC (Individual Contract) Une évaluation (à l issue des scrutins et avant la clôture opérationnelle du Projet) Septembre 2015 Bujumbura, avec des déplacements dans les provinces HISTORIQUE ET CONTEXTE La présente évaluation de projet, initiée par le PNUD conjointement avec les différentes parties prenantes, fait partie intégrante de Programme Pays , et va contribuer à soutenir les améliorations de son programme et promouvoir une culture de l orientation vers les résultats, de responsabilisation des acteurs et d apprentissage. Elle permettra aussi de tirer les leçons pour accompagner au mieux le gouvernement et assurer la pérennisation des acquis du PACE 201 BUT DE L EVALUATION DU PROJET Le but principal visé est d évaluer la performance du Projet dans l atteinte des résultats désirés, par la validation des résultats obtenus, leur impact probable, leur pertinence quant à la réalisation de l Effet escompté et leur durabilité. Cette évaluation doit également relever et apprécier le niveau de progrès dans le développement des capacités nationales de gestion des processus électoraux, tout en donnant des indications aux partenaires du Projet sur les besoins et priorités pour une assistance future. Cette évaluation doit documenter et fournir les leçons apprises, en vue d améliorer les programmations futures dans le domaine de la gouvernance démocratique. Elle doit plus particulièrement fournir des enseignements dans l identification des besoins futurs de développement des capacités des institutions démocratiques nationales, y compris des suggestions de changement dans le cadre légal de gestion des élections. Etant une évaluation finale de projet, elle doit couvrir toute la période depuis la signature du Document de Projet (PRODOC) jusqu à présent, et mettre en relief la mesure dans laquelle les investissements du PNUD ont contribué à la réalisation des résultats escomptés et son rôle dans la réussite du Projet. PORTEE DE L EVALUATION ET OBJECTIFS De manière spécifique, cette évaluation de projet doit adresser les questions suivantes sans se limiter à ces dernières: Pertinence : Le Produit du Programme d Action de Pays (CPAP), les sous- produits, leurs indicateurs et leurs cibles sont- ils pertinents et appropriés à la situation de développement dans le Pays et au programme d assistance du PNUD? Les produits développés par le PNUD sont- ils pertinents pour réaliser l Effet? Les indicateurs de suivi évaluation sont- ils appropriés pour rattacher les produits à l Effet escomptés? Les activités développées ont- elles pu répondre aux priorités organisationnelles et programmatiques des différentes structures de gestion du processus? Efficacité Quel est l état actuel des produits du Projet? Quels sont les principaux facteurs (positifs ou négatifs), internes ou externes à l intervention du PNUD, qui ont affecté la mise en œuvre du Projet? Comment ces facteurs ont- ils pu limiter ou faciliter les progrès vers la réalisation des objectifs du Projet? Les différentes ressources (humaines, matérielles et financières) requises du PNUD, des donateurs et du 82

93 gouvernement sont- elles anticipées et mobilisées dans les délais appropriés? La couverture médiatique du processus électoral a- t- elle été appropriée et efficace? Les différentes ressources (ressources humaines, matérielles et financières) mises à disposition ont- elles été utilisées de manière appropriée pour atteindre les objectifs attendus? La stratégie de partenariat développée a- t- elle été appropriée et efficace? Comment est- ce que les partenaires financiers ont- ils apporté de la valeur ajoutée au Projet et étaient- ils assez responsables et harmonisés dans leur assistance Les structures de gestion mises en place ainsi que les méthodes de travail développées aussi bien par le PNUD que par ces partenaires, ont- elles été appropriées et efficaces? Le Projet a- t- il fonctionné avec l effectif adéquat de personnel, les compétences requises et selon une bonne distribution de tâche? Les mécanismes adéquats de suivi ont- ils été mis en place vis- à- vis des résultats attendus? Durabilité Les capacités humaines et les systèmes de gestion renforcés, ainsi que les innovations politiques ou législatives apportées vont- elles profiter dans le futur à la partie nationale pour les échéances électorales à venir? Quelle garantie existe pour la pérennisation des acquis du Projet et des applications au développement socio- économique du Burundi? Le Projet a- t- il adéquatement documenté ses progrès, ses résultats, défis et leçons apprises? Impact Les capacités humaines et les systèmes de gestion renforcés, ainsi que les innovations politiques ou législatives apportées vont- elles profiter dans le futur à la partie nationale pour les échéances électorales à venir? Recommandations Sur la base des analyses ci- dessus, comment le PNUD devrait- il ajuster dans une même programmation future, ses partenariats, ses stratégies de mobilisation de ressources, ses méthodes de travail et les arrangements de gestion mises en place, pour assurer que les résultats escomptés soient pleinement atteints? PRODUITS ATTENDUS DE L EVALUATION (PRESTATIONS) Le produit clé attendu de cette évaluation de projet est un rapport analytique, complet et détaillé qui comprend sans toutefois se limiter aux parties suivantes: Résumé sommaire; Introduction; Description de l intervention; Approche et méthodes d évaluation; Analyse des données; Observations et conclusions; Recommandations; Enseignements tirés; Annexes du rapport. Il ne s agit pas d un format prescrit, mais d un schéma type qui présente simplement une façon d organiser les informations. Le rapport d évaluation final doit être précédé par un projet de rapport d évaluation que le PNUD et toutes les parties prenantes dans l évaluation vont réviser afin d assurer que l évaluation réponde aux critères de qualité requis. METHODOLOGIE L information sur les méthodologies est globalement donnée dans la Manuel de Planification, du Suivi et de l Evaluation axés sur les Résultats du Développement. Sur la base de ce document de référence, la mission travaillera en étroite liaison avec la Direction du PNUD, l équipe du PACE 2015, le Gouvernement et les institutions officielles concernées, 83

94 particulièrement la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) et ses démembrements, la Cour Electorale Spéciale ainsi que les partenaires au développement, les Organisations de la Société Civile (OSC) et autres acteurs impliqués dans le processus électoral. Elle consultera les documents pertinents relatifs à la réalisation des élections et à l appui fourni par le Projet dans le cadre du processus (PRODOC, budgets, compte- rendu de réunions, décisions et instructions écrites, rapports de réalisation, suivi médiatique, documents émanant des partis politiques ou d autres partis prenants aux élections, chronogramme, matériel de formation, plans logistiques, liste électorale, etc.). Des consultations/entretiens avec les partis prenantes au processus autorités gouvernementales et électorales, Partenaires Techniques et Financiers (PTF), et tout autre intervenant ayant participé aux différentes opérations du processus électoral ou les ayant observé- seront organisés. Au besoin, des missions seront effectuées à l intérieur du pays. DUREE DE LA MISSION, COMPOSITION DE L EQUIPE D EVALUATION ET QUALIFICATIONS REQUISES La Mission aura une durée de quinze jours et sera conduite par une équipe composée de deux consultants: un consultant international responsable de l équipe, et un consultant national. Le consultant international expert électoral doit avoir une forte expérience dans la conduite d évaluations et la préparation de rapport. Il sera responsable d organiser et de superviser le travail de l équipe d évaluation, notamment en divisant le travail selon les compétences et habiletés de chacun. Il ou elle aura la responsabilité de la production et de la qualité des documents à soumettre, de la consultation adéquate des différents acteurs impliqués et de tenir le PNUD informé de l évolution de la mission. Plus spécifiquement, le consultant international chef de la mission- aura le profil suivant: - Maîtrise en Droit, en Administration ou toute discipline des Sciences Sociales ans d expérience dans le domaine de la gouvernance avec une connaissance approfondie de l assistance électorale dont un minimum de 5 ans en matière de recensement électoraux, en informatisation des données électorales, en biométrie et au niveau du renforcement des capacités d organes en charge des élections; - Expérience dans l élaboration, l implantation, la gestion et/ou l évaluation de programmes de démocratisation dans des autres pays en développement; - Un minimum de 2 ans dans la conduite de missions d évaluation au niveau international est nécessaire. - Démontrer une connaissance des principes et standards internationaux en matière d assistance électorale de même qu une bonne compréhension du droit électoral; - Démontrer une connaissance adéquate des méthodes d évaluation et de suivi des projets de développement en général et du PNUD en particulier; - Expérience en Afrique subsaharienne sera considérée comme un avantage. - Parler et écrire couramment le français avec une bonne connaissance pratique de la langue anglaise. Le consultant national expert en gouvernance, en tant que membre de l équipe d évaluation, doit avoir une forte expérience en évaluation. I doit avoir le profil suivant: - Licence (Bac+4) en Droit, en Administration ou toute discipline des Sciences Sociales. - Dix ans d expérience avec au moins 7 ans en analyse des recensements électoraux, en informatisation des données électorales et en biométrie; - Démontrer une connaissance approfondie de l évolution du processus démocratique au Burundi; - Une solide expérience dans des domaines reliés à la gouvernance démocratique tels que les médias, la société civile, les partis politiques, l éducation, les droits de l homme, le genre, la justice, la paix et le développement; - Expérience dans l élaboration, l implantation, la gestion et/ou l évaluation de programmes de démocratisation d autres pays en développement; - Connaissance pratique des méthodes d évaluation et de suivi. - Parler et écrire couramment le français avec une bonne connaissance pratique de la langue anglaise. 84

95 ETHIQUE D EVALUATION Le PNUD détient le droit d auteur du rapport d évaluation. L évaluation sera conduite conformément aux principes mis en avant dans les «Directives éthiques pour l évaluation» de l UNEG 7. Les évaluateurs doivent veiller à sauvegarder les droits et la confidentialité des personnes fournissant les informations, par exemple: mesures pour garantir la conformité avec les codes juridiques régissant les domaines tels que les dispositions pour collecter et rapporter les données, particulièrement les autorisations nécessaires pour interviewer ou obtenir des informations au sujet des enfants et des adolescents; dispositions permettant de stocker et de garder la sécurité des informations collectées et protocoles permettant de garantir l anonymat et la confidentialité. MODALITES D EXECUTION Le point focal de cette évaluation est le Directeur Pays Adjoint du PNUD. Pour faciliter le processus d évaluation, l équipe de Projet va aider à connecter l équipe d évaluation avec la direction du PNUD, le Comité de Pilotage (CP) du Projet et les principales parties prenantes. De plus, ce groupe apportera un appui substantif et logistique à l équipe d évaluation, et assurer un processus participatif de l évaluation et les commentaires sur le rapport. L équipe de Projet avec le PNUD assistera l équipe des évaluateurs à développer un plan détaillé de mise en œuvre de l évaluation, conduire les visites de terrain et organiser les rencontres. Pendant l évaluation, l équipe de Projet aidera à identifier les partenaires clés à interviewer par l équipe d évaluation; toutefois, l évaluation sera pleinement indépendante et l équipe d évaluation va déterminer en toute flexibilité la meilleure approche dans la collecte et l analyse des données pour l évaluation du Projet. 7 Règles d évaluation applicables au sein du système des Nations Unies (2005) disponibles sur le site: 85

96 ANNEXE 8: Termes de référence pour l audit des comptes du Projet CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION Dans le cadre du cycle électoral de au Burundi, le PNUD a mobilisé et gérer des ressources financières de la communauté internationale, dans le but d harmoniser les interventions des partenaires et d optimiser l utilisation des ressources mobilisées. La présente mission porte sur l examen des comptes du Projet. Elle doit être effectuée selon les normes internationales d audit, lesquelles requièrent que l audit soit planifié et réalisé en vue d obtenir l assurance raisonnable que le rapport financier soumis par le Projet reflète de manière exhaustive les dépenses réelles et effectives du Projet. OBJECTIFS DE L AUDIT L objectif général de l audit est de: - Déterminer la régularité de toutes les réceptions, biens, dépenses, et comptabilisation des ressources du PNUD, et de donner une assurance raisonnable et un avis motivé que les ressources du Projet sont gérées conformément aux règles et procédures financières du PNUD en vigueur; et - Évaluer le système opérationnel et l application du système de contrôle interne dans la gestion de Projet. Spécifiquement, les auditeurs doivent: - Exprimer une opinion sur comment le Rapport Combiné des Dépenses du Projet (CDR), incluant les décaissements et engagements, présente de façon claire, en toute objectivité, les dépenses liées au Projet; et si ces dépenses sont effectuées: o En conformité avec le budget approuvé; o Pour l objectif approuvé du Projet; o Conformément aux règles et procédures financières du PNUD; o En concordance avec les accords signés avec les Partenaires Techniques et Financiers (PTF); o Sur la base des quittances (vouchers) dûment approuvées et autres documents de support. - Exprimer une opinion sur la façon dont l état d inventaire du Projet présente de façon claire, en toute objectivité, le solde des inventaires du Projet. - Exprimer une opinion sur la façon dont l état de trésoreries du Projet présente de façon claire et en toute objectivité, les disponibilités et le solde bancaire du Projet. - Fournir une évaluation totale des systèmes opérationnels et de contrôle interne qui sont en place pour la gestion du Projet en vue d assurer que les transactions effectuées sont en accord avec les règles et procédures du PNUD et sont pour l atteinte des objectifs du Projet. - Les auditeurs doivent également proposer des recommandations sur les dispositions à prendre pour améliorer la gestion des Projets exécutés sous la Modalité d Exécution Directe (DIM) des projets par le PNUD. CHAMP D APPLICATION DE L AUDIT - L audit doit couvrir toutes les activités du Projet depuis sa mise en œuvre jusqu à maintenant. - L audit doit passer en revue tous les rapports sur le Projet et autres enregistrements se trouvant au niveau du bureau et de l équipe de Projet. Sans que cette liste soit limitative, l audit du Projet doit porter sur les éléments suivants: - Les Rapports combinés des dépenses (CDR) du Projet; - L état d inventaire des actifs et équipement du Projet; - L état de position de trésorerie communiqué par l équipe de Projet. - Les domaines suivants doivent être examinés par l audit: o Organisation et personnel: Evaluer la structure organisationnelle du Projet en termes de son efficience et son efficacité pour la gestion du Projet, prenant en compte la délégation d autorité, les processus de travail, le niveau des staffs et le contrôle interne nécessaire incluant les différents niveaux de délégation d autorité en fonction des niveaux opérationnels et la répartition des responsabilités pour l atteinte des objectifs du Projet et comment la ségrégation des rôles était 86

97 o o o o o o o o assurée afin de diminuer les risques. Gestion du Projet: Evaluer les aspects de gestion du Projet en termes d approbation prise en compte des recommandations du Comité local d Evaluation des Projets (CLEP) dans le Document de Projet (PRODOC)-, Plans de travail, formulation du budget, ressources du Projet, mécanismes de suivi et évaluation dans la mise en œuvre vers l atteinte des objectifs incluant la mise en place et le fonctionnement du Comité de Pilotage, les visites de terrain, les réunions de revue ainsi que les mécanismes de coordination et de consultation avec les parties prenantes, et le rapportage périodique des progrès du Projet des objectifs prévus et des plans de travail. De plus, le domaine de couverture doit inclure: (i) L autorisation DIM provenant de l Administrateur associé et la réalisation des conditions d une telle autorisation; (ii) les capacités du bureau dans la mise en œuvre des Projets DIM, (iii) la stratégie de sortie et le renforcement des capacités nationales; (iv) l identification et le recouvrement des coûts attribuables à la mise en œuvre du Projet. Ressources humaines: Évaluer le recrutement en temps réel de personnel compétent pour le Projet sur la base de tâches et responsabilités bien définies, et voir si ce processus a été conduit de façon compétitive et transparente et si la gestion continue du personnel par une évaluation des performances, le paiement des salaires et autres avantages se fait dans le respect des règles et procédures du PNUD en la matière. Finance: Evaluer l adéquation du système comptable et de rapportage utilisé dans la gestion des ressources du Projet; et l adéquation des contrôles internes en conformité avec les procédures du PNUD avec une adéquate gestion du cash, les engagements et dépenses vis- à- vis du budget approuvé, les décaissements ou paiements vis- à- vis des passifs, les avances faites aux équipes de terrain ou au staff du Projet etc. Achats: Évaluer si les biens (fournitures et équipements) et les services pour le Projet ont été acquis par un processus compétitif et transparent en relation avec les règles et procédures du PNUD et si leur qualité et quantité sont requises pour le Projet. Cette revue doit couvrir l intégrité de tout le processus d acquisition depuis l identification initial des besoins, la formulation des spécifications, les sollicitations d intérêts ou appels d offres, l évaluation des offres en réponse aux appels d offres et sollicitations, les contrats, le contrôle qualité des biens et services livrés, le paiement des biens et services reçus et le suivi de la performance des prestataires et fournisseurs. Gestion des biens: Évaluer si tous les biens du Projet ont été correctement enregistrés, sauvegardés, suivis, incluant une vérification physique périodique de leur utilisation et existence, pour assurer que les biens sont adéquatement utilisés et le sont uniquement dans le cadre du Projet. Les équipements sont définis comme tous les achats de biens pour une valeur d acquisition supérieure à 1000 USD (comme les véhicules, les équipements de bureau), ou des objets attractifs pour une valeur dépassant 400 USD. Ces coûts doivent être imputés au Projet ou reçus sous forme de dons de tierce partie. Gestion de la trésorerie: examiner la sauvegarde de toute la trésorerie (incluant les comptes bancaires) tenue séparément pour le compte du Projet que ce soit au sein du bureau du PNUD ou au niveau de l équipe de Projet et des équipes de terrain, incluant les liquidités tenues comme avances ou montant fixe. Les systèmes d information: Évaluer l efficience et la sécurité des systèmes d information établis et gérés à partir des fonds du Projet et leur adéquation pour réaliser les exigences de gestion et de rapportage du Projet. Administration générale: Ceci inclut les domaines des opérations non spécifiquement couverts par les points ci- dessus et dont les dépenses sont chargées au Projet, comme: Voyage d un staff du Projet, utilisation et maintenance des véhicules du Projet, formalités d importation, les dépenses courantes du Projet, communication, entretiens, archivage. PLANIFICATION DE L AUDIT, TRAVAUX DE TERRAIN, RAPPORT ET LA LETTRE DE GESTION - Planification de l audit et travaux de terrain (SOP 410) o Les auditeurs doivent conduire les travaux sous la responsabilité du Bureau de l Audit et des Investigations (OAI) du PNUD, et seront sous la supervision générale du Chef du Centre Régional de l OAI. Tout changement majeur à ces termes de référence doit recevoir l accord du Chef de Centre Régional de l OAI. o L emploi du temps pour les travaux de terrains et les rapports doit être agréé par le chef. Tous les problèmes rencontrés pendant l audit sur le terrain doivent être rapportés au chef et 87

98 o o o o o o o résolus avec lui. Rapport d audit (SOP 410, 420 and additional directions). L ébauche du rapport d audit doit être préparée dans un format agréé par l OAI. Il doit être soumis simultanément au Bureau Pays pour commentaire et à l OAI pour revue. Toutefois, il ne peut être finalisé seulement qu après que l OAI ait donné son accord. Le rapport d audit y compris le résumé exécutif doivent être soumis en anglais. Le rapport final d audit doit être soumis à l OAI dans une forme et selon un contenu acceptable par lui. Il doit être focalisé sur des observations considérées significatives pour le Bureau de Pays et/ou le PNUD en général. La présentation des observations et recommandations d audit doit respecter le format de la section C sur «la lettre de gestion». La certification d audit, y compris l opinion d audit du cabinet sur les dépenses du Projet, les biens et équipements, et la trésorerie du Projet doit être conforme aux standards types en annexe 1. Le rapport doit être soumis dans un format électronique et une copie hard. - Lettre de gestion (supplemental content to SOP 410 part 1.2). Comme résultat du travail d audit réalisé, une lettre de gestion doit être soumise à l OAI: o La lettre de gestion doit identifier à l issue de l audit financier, les observations relatives aux domaines d amélioration dans la mise en œuvre générale et les systèmes de contrôle du Projet. Chaque domaine d audit doit être noté individuellement et une note d audit générale doit aussi être donnée (cf. annexe 2). o La lettre de gestion doit comporter un résumé exécutif qui capture les observations importantes soulevées et présente les observations d audit détaillées conformément à la structuration suivante (un tableau de rapportage sera partagé par l OAI avec le cabinet d audit): - Le titre du problème: donner un intitulé au problème reporté. - L observation: il doit contenir tous les quatre attributs d une observation à savoir (les 4 Cs): critère, condition, cause et conséquence. Ceci est une exigence élémentaire. - Démarrer par le critère (= ce qui doit être) pour fixer le contexte. - Ensuite faire suivre la condition (= ce qui est, ou la situation qui existe telle que constatée par l équipe d audit pendant le travail de terrain; l information d audit doit être suffisante, compétente, pertinente et utile). - Après, dire la cause ou la raison de la différence entre les conditions attendues et les conditions actuelles. - Enfin, décrire la conséquence ou l effet ou l impact/le risque au cas où le problème demeure non résolu - La catégorie de la cause: sélectionner une parmi les catégories de causes à l annexe 4 - La catégorie de risque: sélectionner la catégorie de risque à partir de la liste à l annexe 5 - Le degré de priorité: préciser le degré de priorité attaché à la recommandation selon que c est «Elevé», «Faible» ou «Moyen», conformément à la définition du degré de priorité dans l annexe 3. Les recommandations catégorisées comme de degré de priorité «Faible» sont considérées non rapportable. Elles doivent être contenues dans les dossiers de travail et discutées directement avec le responsable du Bureau de Pays lors de la réunion de clôture ou immédiatement après le travail de terrain (selon que des étapes de la procédure d audit sont encore nécessaires au bureau) et documentées en conséquence. - La recommandation: préciser les étapes suivantes ou les actions nécessaires pour résoudre le problème. La recommandation doit adresser les causes profondes identifiées comme causant la condition actuelle. Un responsable doit être désigné pour le suivi de la mise en œuvre de la recommandation (le titre de sa position et non un nom de personne), suivi par l action recommandée et enfin dire l objectif poursuivi. - Les commentaires de gestion: incorporer les commentaires et les réponses de gestion aux observations et recommandations. - Le responsable: l équipe de direction doit identifier un personnel responsable pour la mise en œuvre de la recommandation d audit. - Date d exécution prévue: l équipe de direction doit indiquer quand est- ce que la recommandation sera réalisée. 88

99 En plus des sessions de briefing d ouverture, le cabinet d audit sélectionné doit discuter des observations et recommandations de l exercice d audit avec la direction du Bureau Pays du PNUD pendant l audit et au cours des sessions de débriefing de clôture. Le cabinet sélectionné doit assurer que les commentaires de la Direction du Bureau Pays du PNUD sur les observations et recommandations sont obtenus par écrit avant leur introduction dans le rapport final d audit et dans les certifications. Le rapport d audit, les certifications et les lettres de gestion, y compris les commentaires de gestion, doivent être soumis à la revue et l accord de l OAI dans les vingt (20) jours de travail après l achèvement des travaux de terrain. Le cabinet d audit devra répondre aux questions et clarifications qui peuvent résulter de la revue de l OAI. ASSURANCE QUALITE - En supplément de la supervision générale fournie par le chef comme mentionné ci- dessus, l OAI se réserve le droit de revoir toutes les fiches de travail utilisées par les auditeurs comme faisant partie de la revue de l ébauche du rapport d audit. - La revue peut être faite sur place ou à travers un accès électronique aux fiches de travail. Alternativement, les auditeurs peuvent être sollicités à soumettre les fiches de travail au Centre Régional d Audit concerné pour la revue. CONDITIONS D ELIGIBILITE Pour être éligible à l audit, l auditeur doit satisfaire les conditions ci- après: - Être un bureau- conseil en audit national ou international ayant une bonne réputation, - être de bonne moralité, complètement impartial, indépendant et n avoir pas été associé de près ou de loin avec le projet à auditer. - avoir une qualification professionnelle et une expérience éprouvées dans les techniques d audit généralement admises dans le Pays (ISA Standards par exemple). - fournir les Curriculum Vitae (CVs) des principaux auditeurs susceptibles de signer le rapport d audit et d émettre leurs avis sur les comptes audités ainsi que les CV des managers, superviseurs et personnel- clés faisant partie de l équipe d audit. - Esprit d initiative et aptitude à travailler en harmonie avec des personnes de cultures et d origines différentes. - Grand sens de responsabilités, grande capacité d analyse. - Une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies serait un atout. - Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l Anglais parlé et écrit. - Bonne connaissance de l outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés, plus particulièrement la connaissance d un ERP Progiciel de Gestion Intégré (ERP) sera un atout. ANNEXE 1: FORMES TYPE DE CERTIFICATIONS a) Certification de l état des dépenses de l UNDP - Rapport combiné des dépenses (CDR) Nous avons procédé à l audit de l État des dépenses («le CDR») ci- joint concernant le projet du PNUD numéro [N d attribution Atlas du projet] pour la période allant du 1er Juin 2008 au 31 décembre Cet état relève de la responsabilité du bureau de pays du PNUD. Notre responsabilité propre est d exprimer sur le CDR une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux Normes internationales d audit (ISA). Ces normes nous obligent à planifier et à conduire l audit de manière à obtenir une certitude raisonnable que le CDR ne comporte pas d inexactitudes significatives. Un audit comporte l examen, au moyen de sondages, des pièces justifiant les montants et divulgations qui figurent dans l état. Un audit comprend aussi l appréciation des principes comptables utilisés et des 89

100 estimations importantes faites par les administrateurs, ainsi qu une évaluation de la présentation d ensemble du CDR. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. À notre avis, l État des dépenses présente fidèlement (opinion sans réserves, positive), dans tous ses aspects significatifs, les dépenses s élevant à [insérer le montant en USD] engagées par le projet [insérer le titre officiel du projet] pour la période allant du jj/mm/aaaa au jj/mm/aaaa en conformité avec les règles de comptabilité définies dans la note de déclaration. Les dépenses engagées sont: i) en conformité avec les budgets approuvés du projet; ii) pour les objectifs approuvés du projet; iii) en conformité avec les règles et règlements financiers en vigueur, les politiques et les procédures du PNUD; iv) en concordance avec les accords signés avec les donateurs; v) supportées par des quittances (vouchers) dûment approuvées et autres documents de support. Signature des auditeurs: Date: Adresse: b) Certification de l État des actifs et de l équipement Nous avons procédé à l audit de l État des actifs et de l équipement («l état») ci- joint concernant le projet du PNUD numéro [N d attribution Atlas du projet] au 31 décembre Cet état relève de la responsabilité de l administrateur du projet. Notre responsabilité propre est d exprimer sur l état une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux Normes internationales d audit. Ces normes nous obligent à planifier et conduire l audit de manière à acquérir une certitude raisonnable que l état ne comporte pas d inexactitudes significatives. Un audit comporte l examen, au moyen de sondages, des pièces justifiant les montants et divulgations qui figurent dans l état. Un audit comprend aussi l appréciation des principes comptables utilisés et des estimations importantes faites par les administrateurs, ainsi qu une évaluation de la présentation d ensemble de l état. Nous pensons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. À notre avis, l État des actifs et de l équipement présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, le solde d inventaire du projet [insérer le N d attribution Atlas du projet] s élevant à [indiquer le montant en USD] au 31 décembre 2010 en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. Signature des auditeurs: Date: Adresse: c) Certification de l État de la situation de trésorerie Nous avons procédé à l audit de l État de la situation de trésorerie («l état») ci- joint concernant le projet du PNUD numéro [N d attribution Atlas du projet] au 31 décembre Cet état relève de la responsabilité de l administrateur du projet. Notre responsabilité propre est d exprimer sur l état une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux Normes internationales d audit. Ces normes nous obligent à planifier et conduire l audit de manière à acquérir la certitude raisonnable que l état ne comporte pas d inexactitudes significatives. Un audit comporte l examen, au moyen de sondages, des pièces justifiant les montants et divulgations qui figurent dans l état. Un audit comprend aussi l appréciation des principes comptables utilisés et des estimations importantes faites par les administrateurs, ainsi qu une évaluation de la présentation d ensemble de l état. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. 90

101 À notre avis, l État de la situation de trésorerie présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, le solde de trésorerie du projet s élevant à [insérer le montant en USD] au 31 décembre 2010 en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. Signature des auditeurs: Date: Adresse: ANNEXE 2: DEFINITION DES NOTES D AUDIT Satisfaisant: les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques sont adéquatement établis et fonctionnent bien. Aucune difficulté n est identifiée et qui pourrait affecter de manière significative la réalisation des objectifs de l entité audité. Partiellement satisfaisant: les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques sont généralement établis et fonctionnent, mais ont besoin d amélioration. Un ou plusieurs problèmes ont été identifiés et qui peuvent négativement affecter la réalisation des objectifs de l entité auditée. Non satisfaisante: les contrôles internes, la gouvernance et les processus de gestion des risques sont soit non établis ou ne fonctionnent pas bien. Les problèmes identifiés sont tels que la réalisation des objectifs généraux de l entité auditée peut être sérieusement compromise. ANNEXE 3: CATEGORISATION PAR DEGRE DE PRIORITE DES RECOMMANDATIONS D AUDIT Élevé: Moyen: Faible: La mesure à prendre est jugée impérative pour éviter au PNUD d encourir des risques élevés. Tout échec à prendre action pourrait résulter en de très graves conséquences pour le PNUD, et pourrait affecter chaque organisation au niveau global. La mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter que le PNUD soit exposé à des risques sérieux. Tout échec à prendre action pourrait résulter en des conséquences négatives pour le PNUD. La mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou une meilleure utilisation des fonds engagés. Les recommandations de degré faible s il y en a, sont traitées par l équipe d audit directement avec la direction du bureau pays du PNUD, soit pendant la réunion de clôture de l audit ou à travers des correspondances pendant le travail de terrain. Ainsi donc, les recommandations de degré faible ne sont pas incluses dans le rapport. ANNEXE 4: CATEGORISATION DES CAUSES POSSIBLES DES OBSERVATIONS D AUDIT Absence de politiques, procédures, directives ou insuffisance de ces dernières au niveau global du PNUD; Absence de politiques, procédures, directives ou insuffisance de ces dernières au niveau du Bureau Pays du PNUD; Absence d encadrement/de supervision au niveau du Bureau Pays ou insuffisance de ces derniers; Encadrement/suivi insuffisant par les bureaux du siège du PNUD; Manque ou/insuffisance de ressources (préciser: ressources financières, humaines ou techniques); Planification insuffisante; Formation insuffisante; Erreur humaine; Contournement intentionnel des contrôles internes; Structure d encadrement inadaptée; Processus de gestion des risques inadéquat; Facteurs au- delà du contrôle du PNUD. 91

102 ANNEXE 5: CATEGORISATION DES RISQUES DES OBSERVATIONS D AUDIT Environnemental: Se rapporte aux désastres naturels, les incidents de pollution, les risques sociaux et culturels, la protection et la sécurité, et les risques économiques. Financier: s applique aux facteurs économiques externes (tels que les taux d intérêt, les fluctuations de taux de change, l inflation) et aux facteurs économiques internes (tels que les difficultés de cofinancement, d utilisation des mécanismes de financement, de consolidation, de réserve adéquate, de devise, les créances, le rapportage comptable et financier, l allocation et la gestion budgétaire, la gestion de trésorerie et les réconciliations, le recouvrement des coûts). Organisationnel: se rapporte aux arrangements institutionnels, les capacités institutionnelles et d exécution, les arrangements de mise en œuvre, la capacité du bureau de pays, la gouvernance, la culture, le code de conduite et l éthique, la redevabilité et la compensation, le plan de succession et la gestion des talents, les processus et les procédures des ressources humaines. Opérationnel: se rapporte à l efficience des processus, les erreurs humaines ou l incompétence, les contrôles internes, la fraude interne et externe, la légalité et la conformité, les acquisitions, la technologie, les biens physiques, la faillite des infrastructures et la protection compromise. Programmatique: ce sont des risques relatifs à la formulation des projets complexes (selon la taille, les projets larges sur plusieurs pays, les complexités techniques, l innovation, multiples sources de financement, la gestion du projet, faible niveau de suivi- évaluation, la réalisation et la livraison des résultats, la gestion du programme, les erreurs humaines ou incompétences dans le projet ou le programme). Politique: se rapporte à la corruption, au niveau d engagement du gouvernement, à la volonté politique, l instabilité politique, les changements de gouvernements, les conflits armés et instabilités, les opinions publiques adverses et l intervention des médias. Règlementaire: se rapporte à une nouvelle et inattendue règlementation ou politique, les échecs de vote ou de progression dans le circuit législatif relatifs à des lois ou politiques critiques. Stratégique: l incapacité des partenariats à délivrer; la vision stratégique, la planification et la communication; le leadership et la gestion; l alignement du Programme; la compétition; les relations avec les parties prenantes; la réputation du PNUD; la coordination des Nations Unies; la réforme des Nations Unies. 92

103 ANNEXE 9: Modèles d accords de financement Agreement Between the Government of [Donor] (Donor) and the United Nations Development Programme (UNDP) regarding contribution to the [Name of open TF] 1. Pursuant to the Terms of Reference of the UNDP [name of Open TF] established by the Administrator of UNDP on [date of establishment of Open TF], and which Terms of Reference are attached to this Agreement as Annex 1, the Donor is making available a contribution (the «Contribution») of [amount] to be administered by UNDP in accordance with UNDP Regulations and Rules in line with the terms and conditions set out in the Terms of Reference of the above mentioned UNDP [name of Open TF] 2. a) The Donor shall, in accordance with the schedule of payments set out below, contribute to UNDP the amount of [amount] The contribution shall be deposited in the: UNDP Contributions Bank Account [details] Schedule of Payments Amount b) The Donor will inform UNDP when the contribution is paid via an e- mail message with remittance information to [email protected]. 3. In accordance with the decisions and directives of UNDP s Executive Board reflected in its Policy on Cost Recovery from Other Resources, the Contribution shall be subject to cost recovery for indirect costs incurred by UNDP headquarters and country office structures in providing General Management Support (GMS) services. To cover these GMS costs, the contribution shall be charged a fee equal to 7%. Furthermore, as long as they are unequivocally linked to the specific project(s), all direct costs of implementation, including the costs of executing entity or implementing partner, will be identified in the project budget against a relevant budget line and borne by the project accordingly. 4. The Contribution shall be used exclusively for the purposes for which it is intended as stated in Article 1 above. 5. UNDP headquarters and country office shall provide to the Donor all or parts of the following reports, prepared in accordance with UNDP accounting and reporting procedures: 5.1 For Agreements of one year or less: - From the country office (or relevant unit at headquarters in the case of regional and global projects) within six months after the date of completion or termination of the Agreement, a final report summarizing programme/project activities and impact of activities as well as provisional financial data; From UNDP Bureau of Management/Office of Finance and Administration, an annual certified financial statement as of 31 December to be submitted no later than 30 June of the following year. 5.2 For Agreements of more than one year: - From the country office (or relevant unit at headquarters in the case of regional and global projects) an annual status report of programme/project progress for the duration of the Agreement, as well as the latest available approved budget. From UNDP Bureau of Management/Office of Finance and Administration, an annual certified financial statement as of 31 December every year to be submitted no later than 30 June of the following year. 93

104 From the country office (or relevant unit at headquarters in the case of regional and global projects) within six months after the date of completion or termination of the Agreement, a final report summarizing programme/project activities and impact of activities as well as provisional financial data. 6. After consultations have taken place between the Donor and UNDP and provided that the payments already received are, together with other co mingled funds available to the programme/project, sufficient to meet all commitments and liabilities incurred in the execution/implementation of the programme/project, this Agreement may be terminated by UNDP or by the Donor. The Agreement shall cease to be in force 30 (thirty) days after either of the Parties has given notice in writing to the other Party of its decision to terminate the Agreement. 7. Notwithstanding termination of all or part of this Agreement, UNDP shall continue to hold, unutilized payments until all commitments and liabilities incurred in the execution/implementation of all or the part of the project, for which this Agreement has been terminated, have been satisfied and project activities brought to an orderly conclusion. 8. Any payments that remain unexpended after such commitments and liabilities have been satisfied shall be disposed of by UNDP in consultation with the Donor. 9. This Agreement shall enter into force upon signature and deposit by the Donor of the first payment to be made in accordance with the schedule of payments set out in Article 2 of this Agreement. 94

105 Accord de Participation aux Coûts de Tierces Parties entre le [Donateur] (Le Donateur) et le Programme des Nations Unies pour le Développement (le PNUD) CONSIDÉRANT que le donateur s engage par le présent accord à verser des fonds au PNUD au titre de la participation aux coûts aux fins de la réalisation du [titre du projet] en [pays du programme]; ¹8 CONSIDÉRANT que le PNUD est prêt à recevoir et à administrer la contribution aux fins de la réalisation du programme/projet; CONSIDÉRANT que le Gouvernement [du pays de programme] a été dûment informé de la contribution du donateur au programme/projet; CONSIDÉRANT que le PNUD désignera un organisme d exécution ou un partenaire de réalisation 9 pour l exécution/la réalisation du programme/projet (l organisme d exécution/le partenaire de réalisation); Le PNUD et le donateur sont convenus de ce qui suit: Article premier. La Contribution 1. a) Le donateur versera au PNUD, conformément à l échéancier ci- dessous, une somme de [montant en dollars], laquelle sera déposée à [nom de la banque et compte en banque]. Échéancier des paiements 10 [date d échéance] Somme [préciser le montant] b) Le donateur informera le PNUD du versement de la contribution par un message électronique contenant les renseignements relatifs au paiement adressé à [email protected]. [Le paragraphe suivant n est à inclure que si la contribution n est pas effectuée en dollars des États- Unis.] 2. La valeur du paiement, si celui- ci est effectué dans une devise autre que le dollar des États- Unis, est déterminée en appliquant le taux de change opérationnel des Nations Unies en vigueur à la date de paiement. En cas de modification du taux de change opérationnel des Nations Unies avant l utilisation entière par le PNUD du paiement, la valeur du solde des fonds toujours en sa possession à ce moment- là est ajustée en conséquence. Si, dans un tel cas, une perte de la valeur du solde des fonds est enregistrée, le PNUD en informe le donateur en vue de déterminer si un financement supplémentaire peut être fourni par celui- ci. Si ce financement supplémentaire n est pas disponible, l assistance devant être fournie dans le cadre du programme/projet peut être réduite, suspendue ou abandonnée par le PNUD. 3. L échéancier des paiements ci- dessus tient compte du fait que les paiements doivent être effectués avant l exécution ou la mise en œuvre des activités envisagées. Il peut être modifié pour s adapter à l avancement de l exécution du programme/projet. 4. Le PNUD accepte et administre la contribution conformément à ses propres règles, règlements et directives Le programme/projet est décrit dans le descriptif du projet [numéro et titre du projet]. Le descriptif du projet est annexé au présent accord et en fait partie intégrante. Lorsque les activités de programme du PNUD sont entreprises selon les modalités opérationnelles harmonisées, le descriptif de projet se compose du Plan d action du programme de pays et des Programmes de travail annuels. «Partenaires de réalisation» pour les activités de programme du PNUD menées selon les modalités opérationnelles harmonisées et «organisme d exécution» pour les activités de programme du PNUD menées selon d autres modalités. Il est recommandé aux bureaux de pays de négocier le nombre de versements afin de garantir que chacun de ceux- ci couvre les décaissements anticipés pour une période de six mois au moins. Cela permettra aux bureaux de pays d assurer le traitement et le suivi des contributions avec plus d efficacité. 95

106 5. Tous les comptes et états financiers doivent être libellés en dollars des États- Unis. Article II. Utilisation de la contribution 1. L exercice des responsabilités du PNUD et de l organisme d exécution ou du partenaire de réalisation en vertu du présent accord et des documents pertinents relatifs aux programmes/projets dépend de la réception par le PNUD de la contribution, conformément à l échéancier des paiements figurant à l article premier, paragraphe1, ci- dessus. 2. Si des augmentations imprévues dans les dépenses ou les engagements sont attendues ou réalisées (qu elles soient dues à des facteurs inflationnistes, à la fluctuation des taux de change ou à des impondérables), le PNUD soumet au donateur en temps opportun une estimation supplémentaire du financement complémentaire qui sera nécessaire. Le donateur fait tout son possible pour obtenir les fonds supplémentaires requis. 3. Si les paiements visés à l article premier, paragraphe 1, ci- dessus ne sont pas reçus conformément à l échéancier des paiements ou si le financement supplémentaire requis conformément au paragraphe 2 ci- dessus ne peut pas être obtenu du donateur ou d autres sources, l assistance devant être fournie en vertu du présent accord peut être réduite, suspendue ou abandonnée par le PNUD. 4. Tout revenu d intérêt attribuable à la contribution est porté au crédit du compte du PNUD et est utilisé conformément aux procédures standard du PNUD. Article III. Administration et rapports La gestion et les dépenses du programme/projet sont régies par les règles, règlements et directives du PNUD et, selon qu il est applicable, les règles, règlements et directives de l organisme d exécution/du partenaire de réalisation. Le siège et le bureau de pays du PNUD fournissent au donateur tous les rapports décrits ci- après ou une partie de ces rapports établis conformément aux procédures du PNUD en matière de comptabilité et de rapports. Pour les accords d un an ou moins: a. Un rapport final résumant les activités du programme/projet et les incidences des activités ainsi que les données financières provisoires, émanant du bureau de pays (ou du service compétent du siège dans le cas des programmes/projets régionaux ou mondiaux) dans les six mois suivants la date d achèvement ou de résiliation de l accord; b. Un état financier annuel certifié au 31 décembre et devant être présenté au plus tard le 30 juin de l année suivante, émanant de la Division des finances et de l administration du Bureau de la gestion du PNUD; c. Un état financier annuel certifié, à l achèvement du programme/projet, devant être présenté au plus tard le 30 juin de l année suivant la clôture financière du programme/projet, émanant de la Division des finances et de l administration du Bureau de la gestion du PNUD. Pour les accords de plus d un an: a. Un rapport annuel sur l état d avancement du programme/projet pour la durée de l accord, ainsi que le budget approuvé le plus récent, émanant du bureau de pays (ou du service compétent du siège dans le cas des programmes/projets régionaux ou mondiaux); 96

107 b. Un état financier annuel certifié au 31 décembre de chaque année et devant être présenté au plus tard le 30 juin de l année suivante, émanant de la Division des finances et de l administration du Bureau de la gestion du PNUD; c. Un rapport final résumant les activités du programme/projet et les incidences des activités et contenant également les données financières provisoires, émanant du bureau de pays (ou du service compétent du siège dans le cas des programmes/projets régionaux ou mondiaux) dans les six mois suivant la date d achèvement ou de résiliation de l accord; d. Un état financier annuel certifié à l achèvement du programme/projet devant être présenté au plus tard le 30 juin de l année suivant la clôture financière du programme/projet, émanant de la Division des finances et de l administration du Bureau de la gestion du PNUD. Si des circonstances particulières le justifient, le PNUD peut fournir des rapports plus fréquents aux frais du donateur. La nature spécifique et la fréquence de ces rapports sont précisées dans une annexe jointe à l accord. Article IV. Services administratifs et d appui 1. Conformément aux décisions et directives du Conseil d administration du PNUD reflétées dans sa Politique de recouvrement des coûts au titre des mécanismes de financement autres que les ressources de base, les coûts indirects encourus par les entités du siège et des bureaux de pays du PNUD pour la fourniture de services généraux d appui administratif seront imputés à la contribution. Pour couvrir ces coûts d appui administratif, il sera imputé à la contribution une redevance de 7%. En outre, sous réserve qu ils soient associés sans ambiguïté à ces projets spécifiques, tous les coûts directs de mise en œuvre, y compris ceux encourus par l entité exécutante ou le partenaire chargé de la mise en œuvre, seront inscrits au budget du projet et imputables à un poste budgétaire défini et seront en conséquence supportés par le projet. 2. Le total des montants inscrits au budget du programme/projet, additionné des coûts estimés des services d appui y afférents, ne doit pas dépasser le total des ressources mises à disposition au titre du présent accord et des fonds provenant d autres sources de financement qui peuvent être mis à la disposition du programme/projet pour les coûts du programme/projet et pour les coûts d appui. Article V. Évaluation Tous les programmes et projets du PNUD sont évalués en conformité avec la Politique d évaluation du PNUD. Le PNUD et le gouvernement du [pays de programme], en consultation avec d autres parties prenantes, se mettront d accord sur l objectif, l utilisation, le calendrier, les mécanismes de financement et les termes de référence du programme d évaluation d un projet, y compris une évaluation de sa contribution à un résultat recensé dans le Plan d évaluation. Le PNUD commandera l évaluation et celle- ci sera effectuée par des évaluateurs externes indépendants. Article VI. Équipement La propriété de l équipement, des fournitures et des autres biens financés à partir de la contribution est assignée au PNUD. Les questions relatives au transfert de la propriété par le PNUD sont déterminées conformément aux politiques et procédures pertinentes du PNUD. Article VII. Audits La contribution est soumise exclusivement aux procédures de vérification interne et externe prévues par les règles, règlements financiers et directives du PNUD. Si le rapport d audit biennal du Comité des commissaires aux comptes du PNUD fourni au Conseil d administration contient des remarques relatives à la contribution, ces renseignements sont communiqués au donateur. 97

108 Article VIII. Achèvement de l accord 1. Le PNUD informe le donateur de l achèvement de toutes les activités ayant trait au programme/projet. 2. Nonobstant l achèvement du programme/projet, le PNUD conserve le solde inutilisé des paiements jusqu à ce que tous les engagements pris et toutes les obligations contractées aux fins de la réalisation du programme/projet aient été honorés et jusqu à ce qu il ait été mis fin méthodiquement aux activités du programme/projet. 3. Si le solde inutilisé des paiements s avère insuffisant pour satisfaire à tous les engagements et à toutes les obligations susmentionnés, le PNUD en informe le donateur et le consulte sur la façon d y satisfaire. 4. Le solde des paiements restant après qu il a été satisfait aux engagements et obligations susmentionnés est liquidé par le PNUD en consultation avec le donateur. Article IX. Résiliation de l accord 1. Après consultations entre le donateur, le PNUD et le gouvernement du pays bénéficiaire, et sous réserve que les paiements déjà reçus additionnés aux autres fonds mis à la disposition du programme/projet soient suffisants pour faire face à tous les engagements pris et à toutes les obligations contractées aux fins de l exécution du programme/projet, le présent accord peut être résilié par le PNUD ou par le donateur. L accord cesse de produire effet trente (30) jours après que l une des parties a notifié par écrit à l autre partie sa décision de le résilier. 2. Nonobstant la résiliation du présent accord en tout ou en partie, le PNUD continue de garder les paiements inutilisés jusqu à ce qu il ait été satisfait aux engagements pris et aux obligations contractées durant l exécution, en tout ou en partie, du projet pour lequel cet accord est résilié, et jusqu à ce qu il ait été mis fin méthodiquement aux activités du programme/projet. 3. Le solde des paiements restant une fois qu il a été satisfait aux engagements et obligations susmentionnés est liquidé par le PNUD en consultation avec le donateur. Article X. Amendement de l accord Le présent accord peut être amendé au moyen d un échange de lettres entre le donateur et le PNUD. Les lettres échangées à cette fin font alors partie intégrante du présent accord. Article XI. Entrée en vigueur Le présent accord entre en vigueur lorsqu il a été signé et lorsque le donateur a déposé le premier paiement de la contribution devant être effectué conformément à l échéancier des paiements figurant à l article premier, paragraphe 1, du présent accord et lorsque le descriptif de projet a été signé par les parties concernées. EN FOI DE QUOI les soussignés, à ce dûment autorisés, ont souscrit le présent accord en langue française, en deux exemplaires. Pour le donateur: (Nom) (Titre) (Date) Pour le Programme des Nations Unies pour le développement: (Nom) (Titre) (Date) 98

109 ANNEXE 3: Déploiement des intégrants de l UGP Domaine Fonction Début. contrat Durée. en.mois Calendrier O N D J F # A # J J A S O N D J F # A # J J A S O N D Coordination Conseiller)Technique)Principal 6 22 Assistance.technique Expert(e))en)Logistique)et)Opérations)Electorales 6 22 Expert(e))en)Informatique)et)Gestion)de)Base)de)Données)Electorales 7 18 Expert(e))en)Reporting)et)Communication)Institutionnelle 7 18 Expert(e))Juriste)I)Elections 7 16 Spécialistes)en)Logistique)et)Opérations)électorales)CEP)et)CECI 7 18 Spécialiste)en)Systèmes)d'Information)Electorale 7 18 Assistant(e))en)Logistique)Electorale 7 18 Spécialistes)Electoraux)Provinciaux 7 18 Assistance.Technique.de.Courte.Durée.et.Consultations.Spécialisées Spécialiste)en)Appui)aux)Médias 8 12 Expert(e))en)Prévention)des)Conflits)et)Renforcement)du)Dialogue 7 16 Expert(e))en)Formation)et)Education)Civique 7 16 Spécialiste)en)Graphisme)(Bulletins)de)vote) 8 6 Spécialiste)en)Genre)et)Elections 8 16 Administration,.Acquisitions.et.Finances Spécialiste)en)Administration)et)Finances 6 22 Spécialistes)en)Achats)(acquisitions) 6 18 Assistant(e))Administratif)er)Financier/Comptable 6 22 Assistant(e))en)Ressources)Humaines 6 18 Chauffeurs)du)Bureau)à)Bujumbura 6 22 Chauffeurs)des)Bureaux)provinciaux

110 ANNEXE 1: Données de base utilisées pour l élaboration du Document de Projet (PRODOC) DOCUMENTS DE REFERENCE - Recensement général de la population et de l habitat de 2008; - PRODOC du PACE 2010; - Evaluation indépendante du PACE 2010 menée en juillet 2011; - Propositions d amendements du Code électoral de 2009; - Feuille de Route élaborée pendant le séminaire «Le Processus Électoral au Burundi: Enseignements et Perspectives» en mars 2013; - Rapport général sur le processus électoral de 2010; - Consultations avec les PTF déjà engagés avec des projets et/ou financements en appui au processus électoral. PRINCIPAUX ELEMENTS PRIS EN COMPTE DANS L ELABORATION DU BUDGET électeurs en 2015; - Le nombre des Bureaux de Vote (BV) passe de en 2010 à en 2015; - Le nombre des membres des Commissions Électorales Provinciales Indépendantes (CEPI) passe de 129 en 2010 à 163 en 2015; - Les indemnités des membres des CEPI sont revues à la hausse (le chargé du matériel et le membre CEPI); - La dévaluation du franc burundais par rapport au dollar (1US$=1 230FBU en 2010 tandis que 1US$=1600FBU en 2015); - La période électorale considérée prend cours à partir de janvier 2014 (24 mois); - L instauration des entrepôts provinciaux et leurs gestionnaires; - Le recrutement des agents temporaires; - L utilisation de trois urnes et de trois isoloirs par BV; - Une révision générale du fichier électoral est planifiée au lieu d une mise à jour; - Des nouvelles rubriques dans le PRODOC du PACE 2015: - Education civique et électorale des membres des BV; - Education civique et électorale des groupes à besoins spécifiques; - Prise en charge des mandataires des Partis politiques; - Activités post- électorales. ELEMENTS AYANT CONTRIBUE AU MAINTIENT D UN BUDGET EQUILIBRE - Les équipements et le matériel électoral utilisés en 2010 ont été conservés par la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI) permanente et seront réutilisés en 2015; - L expertise acquise par les membres et cadres de la CENI; - La consolidation des scrutins et l usage d un bulletin de vote unique. - Inventaire de l équipement électoral acquis au cours des années 2009 et

111 ANNEXE 2: Termes de référence de l Unité de Gestion du Projet (UGP) Le PNUD est chargé de mettre en place l UGP qui appuiera la Commission Électorale Nationale Indépendante (CENI) dans toutes ses activités. L UGP est composée d une équipe permanente et d une équipe d appui selon les besoins et priorités des activités préalablement établis en accord avec la CENI. L UGP est l organe en charge de la gestion quotidienne du Fonds Commun et doit rendre compte au Comité de Pilotage (CP). Le Conseiller Technique Principal (CTP) du Projet en sa qualité de Coordonnateur de l UGP, fait la liaison avec le CP et les parties prenantes nationales. La CENI, avec l appui des experts de programmation de l UGP, élabore les plans d activités détaillés qui sont approuvés par le CP au début de chaque phase de programmation. Les responsabilités principales de l UGP sont les suivantes: - Fournir une assistance technique électorale qualifiée à la CENI; - Proposer au CP et mettre en place des procédures de financement en conformité avec les règles et les règlements du PNUD et de gestion des accords de partage des coûts; - Assurer la gestion financière et la préparation des audits et des évaluations; - Gérer, coordonner et superviser des sous- programmes du Fonds Commun, le cas échéant; - Initier les processus de passation de marchés, d acquisition du matériel et des services nécessaires dans le cadre de l exécution des activités du Fonds Commun et superviser les actifs; - Assurer le secrétariat du CP; - Transmettre les suggestions au CP en matière de planification stratégique et de prise de décision; - Produire les rapports d avancement réguliers sur le financement, la planification et la mise en œuvre des activités du Fonds Commun au CP; - Consulter, faire la liaison et partager les informations avec les parties prenantes. L UGP exerce son mandat auprès de la CENI en tant qu organe de consultation de l Institution. Ses initiatives devront donc s inscrire dans les perspectives et les urgences de la CENI tout en assurant la cohésion de l ensemble des opérations. Elle ne devra en aucun cas contrarier le bon déroulement du processus électoral ni occasionner des pesanteurs. Le CP approuve les procédures de soumission et de sélection des demandes pour les activités essentielles du Fonds Commun, en s appuyant sur les conseils de l UGP, en accord avec les règles et les règlements du PNUD figurant dans les procédures que l UGP devra appliquer. L UGP, en étroite relation avec la CENI, est chargée de gérer les acquisitions liées aux élections et en assurer le suivi pour garantir une livraison dans les délais, conformément aux règles et procédures du PNUD, avec éventuellement l appui du PNUD/Unité de Gouvernance. Cela inclut: - La préparation et la mise à jour d un plan d acquisition couvrant toutes les activités d acquisition financées par le Fonds Commun; - L obtention de cotations de la part des vendeurs locaux et étrangers pour l acquisition en équipements et matériel électoral; - La préparation de comparatifs des prix, comprenant les analyses nécessaires, et l attribution des contrats de fournitures et de services; - Le traitement des factures des fournisseurs sur reçu et certification des biens ou des services et la liaison avec l Unité Finances du PNUD pour assurer un paiement rapide; - L établissement d une mise à jour du registre des actifs pour tout le matériel et les moyens acquis par le Projet, et faire la liaison avec le responsable financier de la CENI. L UGP, en conformité avec les règles et procédures du PNUD, doit: - S assurer du décaissement rapide des fonds par tous les partenaires contractuels tel que prévu dans le budget et les calendriers de décaissement; - Fournir un contrôle financier et des directives à tous les partenaires contractuels en collectant des rapports, des comptes, des reçus de la part des sous- traitants; - Préparer les rapports d activités (une fois par mois), les rapports analytiques des progrès (bimestriel), ainsi que les états financiers trimestriels et un état financier consolidé à la fin du Projet, et les présenter à la CENI puis au CP; 56

112 - Préparer les termes de référence pour un audit financier et technique et une évaluation du Fonds Commun et les présenter au CP; - Faciliter le travail des auditeurs et évaluateurs; L UGP agit comme un point focal en matière d information dans le cadre du processus électoral. Il sera chargé de transmettre les informations aux parties prenantes le cas échéant. L UGP soumet des rapports et développe des moyens de communication aux intervalles suivants: - Rapport d activités (une fois par mois) - Description de la mise en œuvre des activités par rapport aux résultats et aux indicateurs de performance figurant dans le Document de Projet (PRODOC); - Rapport analytique sur les progrès (bimestriel) - État des activités financées par le Fonds Commun dans le contexte général de préparation et de tenue des élections, en attirant l attention sur les aspects importants qui auront un impact sur le calendrier de tenue des élections; - États financiers (trimestriel) et État financier consolidé (à la fin du Projet); - Procès- verbaux des réunions du CP (voir les TDR du Secrétariat en annexe); - Archives électroniques (mise à jour régulière) - Documents et informations sur le processus électoral, disponibles pour toutes les parties prenantes au cycle électoral. L UGP, en tant que Secrétariat du CP, a la responsabilité de transmettre toutes les informations pertinentes sur le Fonds Commun, formellement validées par le CP, à la CENI ainsi qu aux parties prenantes le cas échéant. Les Procès- verbaux des réunions du CP sont transmis aux Parties Signataires pour les activités d assistance électorale dans les trois jours suivant une réunion. Les candidats internationaux retenus doivent avoir une d expérience professionnelle avérée dans l administration des élections. Ils doivent avoir obtenu des résultats antérieurs reconnus dans la planification et la mise en œuvre de Projets d assistance électorale avec des financements d organisations internationales. Ils doivent avoir de l expérience en matière de législation électorale et de systèmes électoraux. Ils doivent avoir un excellent niveau en français, écrit et parlé. Ils doivent être capables de fournir des conseils expérimentés aux parties prenantes au processus électoral dans leurs domaines d expertise. Le CTP doit avoir une expérience approfondie en gestion de Projet, de personnel et de finances à un niveau supérieur. 57

113 10. CADRE DES RESSOURCES ET DE RESULTATS Effets escomptés dans le Cadre de Ressources et de Résultats du Programme Pays: - Elections organisées de manière crédible, transparente, démocratique et non violente; - Capacités des acteurs du processus électoral renforcées pour une meilleure gestion des processus électoraux. Indicateurs d Effets selon le Cadre de Ressources et de Résultats du Programme Pays. Indicateur d effet tel qu il est énoncé dans le Cadre des résultats et des ressources du programme, y inclus les activités de base et la cible: - Taux de participations aux différentes consultations; - % de candidatures féminines aux différentes consultations; - % des contentieux électoraux traités conformément aux normes. Domaine de résultat clé (tiré du Plan Stratégique ): Gouvernance démocratique Stratégie de partenariat: Le PNUD assurera la coordination des interventions des partenaires au développement en appui au processus électoral. Dans ce cadre, il sera mis en place, à travers ce Projet, un financement commun des élections. Un CP sera mis en place de manière à approuver les plans de travail et à faire le point sur l état d avancement du Projet. Un système de rapportage régulier sera mis en place de manière à tenir régulièrement informés les partenaires sur l état d exécution financière et opérationnelle des activités. Titre et Numéro du Projet: Projet d Appui au Cycle Electoral de 2015 au Burundi (PACE 2015) Insérer le numéro du projet PRODUITS ESCOMPTES CIBLES DES PRODUITS PRINCIPALES ACTIVITES RESPONS INTRANTS (SUR LES ANNEES) T4 T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 ABLE AXE D INTERVENTION Nº I: APPUI AUX ELECTIONS (PRESIDENTIELLE, LEGISLATIVES, SENATORIALES, PROVINCIALES ET COLLINAIRES) 1.1 Les électeurs sont recensés : Recrutement et CENI Expertise et et le fichier électoral est mis à Une base de données formation des agents financements jour actualisée constituée recenseurs Acquisition des supports CENI Indicateur: 2014: de recensement Disponibilité d un fichier Production de (carnets, registres, etc.) électoral mis à jour, documents électoraux Collecte des données sur CENI conformément aux dispositions informatisés et le terrain et transmission légales informatisation de au CTD 45

114 Ligne de base: La qualité et la fiabilité du fichier électoral existant n inspirent aucune confiance à la plupart des acteurs politiques Des équipements informatiques existent, mais pas en nombres suffisants pour faire face aux délais et la charge de travail. 1.2 Le personnel électoral est bien formé aux différentes opérations Indicateurs: Un plan de formation détaillée disponible Nombre de formateurs formés Nombre de personnels de la CENI formés par niveau Ligne de base: Une nouvelle CENI a été mise en place pour gérer le processus électoral. Beaucoup de ses membres manquent d éxpérience antérieure dans l órganisation et la gestion des élections. toutes les opérations électorales. Le CTD est opérationnalisé et équipé pour assurer la consolidation de la base des données. Un fichier électoral national consolidé disponible : Le personnel de la CENI plus professionnel et capable de gérer le processus électoral de manière efficace Saisie des données et consolidation au niveau du CTD Impression des listes électorales au niveau des 17 provinces Impression du fichier électoral national Production et distribution des cartes d électeur Appui au développement et à la production d óutils de formation (documents de stratégie, guides, manuels, etc.) aux différentes opérations électorales Formation des formateurs Formation du personnel de la CENI au niveau central Formation des agents de la CENI au niveau régional Formation des agents de la CENI au niveau des districts Supervision et contrôle des formations CENI CENI CENI CENI CENI, PNUD CENI CENI CENI CENI CENI Expertise et financements 46

115 1.3 Les scrutins prévus en 2015 sont effectivement organisés Indicateurs: Disponibilité d un calendrier électoral réaliste Disponibilité d un plan logistique et opérationnel Nombre et nature de matériels acquis pour les élections Nombre d experts mis à la disposition de la CENI Ligne de base: Crise de légitimité des autorités. Les négociations engagées depuis quelques années ont abouti à l approbation d une Feuille de Route qui recommande la tenue d élections pour sortir de la crise. 1.4 Une observation électorale domestique par les OSC permet une couverture efficace et contribue au renforcement de la transparence des opérations électorales Indicateurs: Existence d úne cellule d áccréditation des observateurs Nombre d observateurs formés et induits Ligne de base: : Tenue dans les délais d élections transparentes, crédibles et inclusives, dans un climat apaise : Les capacités des OSC sont renforcées et celles- ci sont capables de déployer des observateurs pendant les différentes phases du processus électoral afin d en renforcer la transparence Planification stratégique et élaboration du plan logistique et opérationnel Acquisition du matériel électoral Déploiement et collecte du matériel électoral Stockage et sécurisation du matériel pendant les élections Appui à la CENI pour la mise en place d úne cellule d áccréditation des observateurs CENI, PNUD CENI, PNUD CENI CENI Expertise et financements PNUD Expertise et financements 47

116 La cellule d accréditation des observateurs n existe pas Des OSC et les mandataires des partis politiques ayant une expérience de l observation électorale existent mais n ont pas les moyens de mener à bien leur mission. Appui à l élaboration et la production des documents destinés aux observateurs Appui à la formation et l índuction des observateurs PNUD CENI, PNUD 1.5 La CENI et les juridictions compétentes sont outillées pour gérer efficacement les contentieux électoraux Indicateurs: Nombre de magistrats et avocats du judiciaire formés Nombre de juridictions dotées en équipement de base Ligne de base: Inexistence d une cellule chargée de traiter du contentieux électoral à la CENI Une Cour Electorale Spéciale prévue par la législation, mais pas encore mise en place : Les éventuels contentieux électoraux sont traits de manière rapide et avec la plus grande transparence, contribuant ainsi à écarter une source possible de conflit ou de violence liée aux élections Communication, information (compilation des textes légaux) PNUD Expertise et financements 48

117 AXE D ÍNTERVENTION No 2: CONSOLIDATION DE LA DEMOCRATIE A TRAVERS LE RENFORCEMENT DES CAPACITES DES ACTEURS NATIONAUX 2.1 La Gestion du programme d ássistance technique électorale Sélection recrutement et des est assurée avec la mise en place experts et autre de l UGP personnel d áppui de Indicateurs: PRODOC approuvé et signé Projet d appui mis en place Ressources financières nécessaires mobilisées Mécanismes de coordination mis en place Rapports périodiques d exécution disponibles Le Cadre légal est mis en place Indicateurs: Lois essentielles relatives aux élections votées Nombre de guides de procédures élaborés Règlement intérieur actualisé de la CENI disponible : L exécution du Projet se fait dans le respect des règles et procédures du PNUD et les résultats atteints sont conformes aux attentes : Tous les textes légaux et règlementaires sont adoptés pour mieux encadrer le travail de la CENI l UGP Installation et acquisition des équipements requis pour le fonctionnement de l UGP La programmation des activités est assurée. Concertation et finalisation d éventuels amendements du cadre existant Elaboration des guides de procédure Vulgarisation du cadre légal, campagnes de sensibilisation PNUD Expertise et financements PNUD PNUD Govt, Parlement CENI, PNUD Govt, CENI, PTF Expertise et financements Ligne de base: Cadre légal en cours de finalisation (lois essentielles approuvées par le Parlement et promulguées) 49

118 2.3 Les capacités institutionnelles et professionnelles de la CENI sont renforcées Indicateurs: Opérationnalité du CTD Nombre de personnel de la CENI formé par le Projet Nombre de d activités d échanges d expérience Ligne de base: Le CTD n existe pas et la CENI ne dispose pas des capacités nécessaires pour une consolidation du fichier au niveau national 2.4 Le renforcement du dialogue entre les acteurs du processus permet de prévenir les conflits et de consolider la paix Indicateurs: Disponibilité d une stratégie et d un plan d appui à la prévention des conflits Nombre de personnes formées en techniques de négociation, de médiation, de prévention et de règlement des conflits Nombre de sessions de dialogue organisées 2013: Le CTD est opérationnel 2014: Les fichiers électoraux provinciaux sont consolidés en un fichier national et les données de toutes les opérations électorales sont gérées informatiquement : La promotion du dialogue entre les différents acteurs favorise le déroulement d un processus électoral apaisé. Tous les conflits et différends sont résolus de manière non violente Un plan de contingences Au moins 68 personnes formées (à raison de 4 par province) sur l ensemble du pays Opérationnalisation du CTD Evaluation des besoins Achat des équipements Sessions de formation du personnel de la CENI Echange d éxpériences (voyages d étude, participation à des missions d óbservation) Formulation d úne stratégie et d un plan d appui à la prévention des conflits Sessions de formation en techniques de négociation, de médiation, de prévention et de règlement des conflits Conception, production et dissémination de supports sur la prévention des conflits et leur résolution non violente CENI Expertise et financements CENI CENI CENI, PNUD CENI, PNUD PNUD Expertise et financements PNUD CENI, PNUD 50

119 Ligne de base: Boycott des élections législatives et présidentielles en 2010 et dialogue tendu entre les différents protagonistes Aucune stratégie et plan d appui à la prévention des conflits ne sont disponibles 2.5 Les populations sont sensibilisées sur les principes fondamentaux de la démocratie, les enjeux du processus électoral, les procédures de vote ainsi que sur leurs droits et devoirs en matière électorale et en tant que citoyens Indicateurs: Nombre de supports de sensibilisation disséminés Nombre de réunions de concertation organisées avec les autres acteurs Nombre séances de sensibilisation et d éducation civique organisée Plan de communication et stratégie de sensibilisation disponibles Taux de participation aux différents scrutins Ligne de base: Existence d OSC ayant une certaine expérience dans le domaine de la sensibilisation et de l éducation civique Au moins 60 sessions de dialogue promues sur l ensemble des 117 communes : Au moins 3 réunions par commune Au moins 2 séances de sensibilisation et d éducation civique Participation plus accrue des populations au processus électoral; Recul de l apathie électorale; Violences électorales minorées Organisation de sessions de dialogue et mise en place de mécanismes de veille et de prévention des conflits Mise à disposition d úne expertise en prévention des conflits Elaboration d ún plan de sensibilisation Appels d óffres et sélection des ONG et OSC chargées des campagnes d éducation civique et électorale Conception, production et dissémination de supports de sensibilisation Mise en place d ún cadre de concertation et tenue de réunions régulières avec les autres acteurs (partis politiques, OSC, médias, etc.) Exécution des activités de validation, contrôle et d évaluation de l exécution des campagnes par les OSC Exécution des campagnes de sensibilisation et éducation civique CENI, PNUD PNUD CENI Expertise et financements PNUD CENI CENI OSC, CENI 51

120 2.6 La promotion du respect des droits de l Homme est garantie et un suivi effectif est assuré Indicateurs; Nombre de personnes, de partis politiques, de médias et d OSC actives dans le domaine des droits de l homme formés Opérationnalité du Centre de Suivi Ligne de base Inexistence d un Centre de Suivi : Les différents acteurs sont effectivement sensibilisés sur l importance des droits de l homme et toutes les phases du processus électoral se déroulent dans le strict respect de ces droits. Au moins 100 personnes, dans chaque catégorie (partis politiques, OSC, etc.) sensibilisées aux droits de l homme Formations dispensées aux partis politiques, aux médias et aux OSC actives dans le domaine des droits de l Homme Appui à la mise place du Centre de Suivi des dénonces d atteintes aux droits de l homme Plaidoyer en direction des partis politiques pour les encourager à accorder une plus grande importance à l íntégration des jeunes et des femmes Rencontres des partis politiques pour favoriser l ínteraction communicationnelle avec la CENI et les autres acteurs Elaboration d outils de formation (manuels, guides, etc.) Elaboration et signature d ún code de bonne conduite des partis politiques et des candidats, y compris leurs mandataires et délégués CENI, PNUD CENI PNUD CENI, PNUD PNUD CENI, PNUD Expertise 52

121 2.7 Une couverture impartiale des différentes phases du cycle électoral est assurée par les Médias publics et privés Indicateurs; Nombre de professionnels des médias formés à la déontologie et à la couverture des élections Nombre de journalistes formés sur la couverture impartiale du processus électoral. Taux de couverture médiatique du processus Ligne de base: Diversité de médias, mais les journalistes manquent de professionnalisme et parfois d impartialité 2.8 Le Genre est intégré et l égale participation des hommes et des femmes promue Indicateurs: Disponibilité d une stratégie de prise en Une représentation accrue des comptes de la dimension genre dans le processus électoral Taux de femmes inscrites sur les listes Electorales Nombre de candidatures féminines lors des différentes consultations Nombre de femmes élues ; Le renforcement des capacités des professionnels des médias publics et privés garantit une couverture impartiale et professionnelle du processus électoral Au moins 100 professionnels des médias formés sur l ensemble des 17 provinces. Un taux de couverture médiatique d au moins 75% est assure Une implication plus grande des femmes en politique, notamment par une participation plus accrue au processus électoral. Une représentation accrue des femmes dans les organes électifs. La stratégie de prise en compte du genre dans les élections est mise en œuvre Appui technique à l órganisme de suivi des médias Sessions de formation à la déontologie et à la couverture des élections Mise en pool, production d éxpertise et appui à la production d émissions radio et TV Elaboration/Validation d une stratégie de prise en compte de la dimension genre dans le processus électoral Appui technique pour l intégration du genre dans les activités et programmes de la CENI et des autres acteurs Appui à la mobilisation des femmes au processus électoral comme électrices, observatrices, témoins des partis politiques, PNUD Expertise et financements PNUD PNUD PNUD Expertise et financements PNUD CENI, PNUD 53

122 Ligne de base: Une ébauche de document de stratégie sur l intégration du genre dans le processus électoral au Burundi sera élaborée dès le début de l année Les activités post- électorales permettent la pérennisation des acquis du processus Indicateurs: Disponibilité du fichier électoral mis à jour conformément aux dispositions légales Nombre de Séminaires- ateliers organisés pour aider à formuler d éventuelles réformes électorales à suggérer Ligne de base: Un fichier électoral déjà disponible sert de base pour la mise à jour périodique. Au moins 50% de femmes inscrites sur les listes électorales 2015 En s appuyant sur les acquis des phases antérieures, les activités mises en œuvre à l issue des scrutins contribuent à la consolidation de la démocratie et au renforcement de la gouvernance participative. Le fichier électoral est périodiquement mis à jour Au moins 6 séminaires ateliers dans les 6 provinces du pays membres des BV Appui technique aux partis politiques pour susciter des candidatures féminines et intégrer le genre dans leurs programmes Collecte, inventaire et entreposage de l ensemble du matériel électoral réutilisable Atelier d évaluation des étapes du processus électoral et recommandations pour d éventuelles améliorations Séminaires- ateliers pour identifier d éventuelles dispositions légales a amender en vue de suggérer des reformes électorales pour faciliter la mise en œuvre des opérations électorales et améliorer le système électoral CENI, PNUD CENI, PNUD CENI, PNUD Expertise et financements 54

123 9. CONTEXTE LEGAL Le présent de Projet constitue l instrument défini dans le premier article de l Accord Type d Assistance de Base entre le Gouvernement du Burundi et le Programme de Développement des Nations Unies signé le 20 novembre Les révisions suivantes peuvent être apportées au présent descriptif de Projet, même si elles ne sont revêtues que de la signature du Représentant Résident et/ou du Directeur Pays du PNUD, à condition que cette dernière ait l assurance que les autres signataires du descriptif de Projet n ont pas d objection à formuler à propos des changements envisagés: - les révisions ou compléments apportés aux annexes du descriptif du Projet; - les révisions n ayant pas pour effet d apporter des modifications majeures aux objectifs immédiats, aux produits ou aux activités du Projet, mais qui sont dues à un réaménagement des apports déjà convenus ou à des hausses de coûts entraînés par l inflation ou toute autre cause indépendante de notre volonté; - les révisions pour l accroissement des dépenses du personnel ou d autres frais dus à l inflation ou à d autres causes. Les révisions annuelles obligatoires ayant pour objet de réaménager la fourniture d apports déjà prévus, de refléter une hausse du coût des services d experts ou d autres coûts par suite de l inflation ou de tenir compte du traitement préférentiel accordé pour le remboursement des dépenses des agences d exécution seront faits et soumis à la signature du PNUD et des autorités centrales. L administration globale du Projet sera régie par les procédures et règlements du PNUD contenus dans le Manuel de Programmation dans le contexte politique défini par le Conseil d Administration. 44

124 8.2. Matrice des risques Type de risques Description Niveau et impact du risque Mesures ou stratégies visant à réduire l impact des risques Politique Manque de volonté pour La probabilité pour ce risque est faible, d autant Encourager et maintenir le dialogue politique organiser des élections. plus que la tendance est plutôt à préparer à autour du processus électoral à tous les niveaux. temps l organisation des élections. L Impact, si ce risque survenait, serait évidemment considérable. Perception d une orientation partisane des actions de la CENI par l opinion nationale et internationale. Non- respect des dispositions de la Feuille de Route, avec pour corollaire la non- adhésion de tous les acteurs, notamment les partis politiques de l opposition, au processus électoral. Retrait des partis politiques et non- reconnaissance des résultats électoraux La probabilité pour ce risque est moyenne, surtout si l on tient compte de la volonté politique pour accélérer l organisation des élections. Il est important de souligner que les premières actions de la CENI dans la mise en œuvre des activités préparatoires lui ont permis de montrer, aux yeux de l opinion publique nationale et internationale, son caractère neutre et non partisan. Cependant, il convient de noter que tout changement sur la perception de l image de la CENI serait néfaste pour l intégrité du processus. La probabilité pour ce risque est moyenne compte tenu des processus de dialogue lors des deux ateliers : «Le Processus Electoral au Burundi: Enseignements et Perspectives» et «L analyse des propositions d amendement du Code électoral». La poursuite du processus de dialogue reste un élément déterminant. La probabilité pour ce risque est moyenne. Cependant, la non- reconnaissance des résultats électoraux par les électeurs et représentants des partis politiques à l issue des élections, pourrait déboucher sur une nouvelle crise, des violences, des exils, et des dysfonctionnements de la société. Mettre en place une stratégie de communication efficace et d engagement avec tous les autres acteurs, à travers des réunions et des échanges interactifs d informations visant d une part à donner plus de visibilité et à informer sur les orientations et les actions de la CENI, les justifier le cas échéant et d autre part à échanger des idées et à recueillir des suggestions pour améliorer le processus. Cela serait un grand pas vers une plus grande transparence dans la conduite des opérations électorales. Consolider les mécanismes de dialogue existants et l organisation de consultations régulières avant, pendant et après les élections- avec les acteurs- clés pour discuter et communiquer plus fréquemment pour se mettre au même niveau d information sur le processus électoral. 39

125 Faible implication ou indifférence des acteurs nationaux aux différentes phases au processus électoral. Capacités techniques, managériales et logistiques insuffisantes pour rendre la CENI totalement opérationnelle. Inadéquation des infrastructures techniques et logistiques (locaux, moyens de déplacement) de la CENI pour l exécution des opérations électorales. La probabilité de réalisation de ce risque est élevée eu égard à la perception sur la partialité de la CENI. L impact serait considérable, car il aggraverait le sentiment de manque de confiance des acteurs au processus électoral et pourrait entrainer la contestation, voire la non- acceptation, des résultats des scrutins. La probabilité est moyenne. La CENI n a pas encore les ressources nécessaires (humaines et matérielles notamment), surtout au niveau des démembrements territoriaux, pour fonctionner à plein régime. Si le renforcement des capacités de la CENI n est pas adapté et soutenu, ou si les besoins sont mal ou sous- identifiés, l impact de ce risque pourrait très important pour la conduite du processus électoral. La probabilité est élevée. L impact serait considérable, car le manque de moyens techniques et logistiques pourrait amener la CENI à gérer de manière approximative le processus électoral. Mettre en place à la CENI une stratégie de communication proactive et une stratégie de réalisation des activités basée sur une approche participative afin de réduire la méfiance et de renforcer la confiance des acteurs et des populations. Mettre à la disposition de la CENI les moyens nécessaires à la mise en œuvre de ses activités. Développer et mettre en œuvre une stratégie de renforcement des capacités du personnel de la CENI à tous les niveaux. Mettre en place un dispositif d évaluation régulière des performances en matière de gestion du processus électoral. Développer des actions pour un plaidoyer efficace auprès du Gouvernement afin de faciliter la mise à disposition des infrastructures adéquates et suffisantes ainsi que le transfert des moyens des administrations électorales antérieures à la CENI en vue du renforcement de ses capacités logistiques. 40

126 Type de risques Technique Description Niveau et impact du risque Mesures ou stratégies visant à réduire l impact des risques Capacités techniques, logistiques La probabilité est moyenne. La CENI n a pas encore Mettre à la disposition de la CENI les moyens et de gestion insuffisantes pour les ressources nécessaires (humaines et matérielles nécessaires à la mise en œuvre de ses activités. rendre la CENI totalement notamment), surtout au niveau des Développer et mettre en œuvre une stratégie de opérationnelle. démembrements territoriaux, pour fonctionner à renforcement des capacités du personnel de la CENI plein régime. à tous les niveaux. Si le renforcement des capacités de la CENI n est pas Mettre en place un dispositif d évaluation régulière adapté et soutenu, ou si les besoins sont mal ou des performances en matière de gestion du sous- identifiés, l impact de ce risque pourrait très processus électoral. important pour la conduite du processus électoral. Inadéquation des infrastructures techniques et logistiques (locaux, moyens de déplacement) de la CENI pour l exécution des opérations électorales. La probabilité est élevée. L impact serait considérable, car le manque de moyens techniques et logistiques pourrait amener la CENI à gérer de manière approximative le processus électoral. Développer des actions pour un plaidoyer efficace auprès du Gouvernement afin de faciliter la mise à disposition des infrastructures adéquates et suffisantes ainsi que le transfert des moyens des administrations électorales antérieures à la CENI en vue du renforcement de ses capacités logistiques. 41

127 Type de risques Description Niveau et impact du risque Mesures ou stratégies visant à réduire l impact des risques Financier Manque ou insuffisance de La probabilité est élevée. Sur la base des indications Intensifier sans relâche la politique de mobilisation ressources financières pour la initiales de la disponibilité des ressources de l Etat de ressources, en diversifiant les partenaires et en réalisation des opérations en faveur de la CENI et aussi de la mise à disposition encourageant les apports en nature afin de électorales à tous les niveaux. partielle et échelonnée des ressources sollicitées, il diminuer le volume des apports financiers Difficulté à mobiliser des apparaît évident que le Gouvernement ne peut pas supporter tout seul le budget global du processus nécessaires. Mettre en place un dispositif assurant le respect ressources complémentaires électoral et devra donc compter sur un appui dans les délais des engagements financiers du auprès des PTF. financier des partenaires internationaux. L impact sur le Projet pourrait être élevé si certaines activités clés n étaient pas financées. Gouvernement et des PTF vis- à- vis de la CENI. Le budget global des élections inclut non seulement toutes les 5 élections (présidentielle, législatives, sénatoriales, provinciales et collinaires), mais également plusieurs activités post- électorales. Au cas où les ressources nécessaires pour financer le Projet ne pourraient pas être mobilisées, une des options sera de prioriser certaines actions. Dans ce cadre, les exercices de réévaluation des ressources mobilisées et de priorisation des actions du Projet auront lieu au cours du deuxième semestre de l année Sécuritaire Instabilité politique et/ou remous sociaux (absence d un climat social apaisé et sécurisé; contestations violentes des résultats du processus électoral). La probabilité est moyenne. L impact sur la mise en œuvre du Projet pourrait être très élevé. Instaurer et maintenir un dialogue politique effectif au sein de la classe politique nationale, en impliquant la société civile, les partis politiques et les partenaires au développement. Développer et mettre en œuvre une stratégie de prévention des conflits et de consolidation de la paix, ainsi que des mécanismes nationaux de réponse. 42

128 Type de risques Opérationnel Description Niveau et impact du risque Mesures ou stratégies visant à réduire l impact des risques La probabilité pour ce risque devrait être minimale, considérant que des premiers financements ont été déjà annoncés. Retard dans le démarrage du PACE Signature tardive du PRODOC par les institutions concernées. Limitations techniques du personnel de la CENI pour gérer le processus électoral Communications négatives par les médias sur la CENI et sur le processus électoral. La probabilité est minimale. Un retard aura un grand impact élevé par rapport à la réalisation de certaines activités dans les délais. La probabilité est élevée, notamment au niveau des démembrements territoriaux. L ímpact sur la qualité des prestations de la CENI et sur l intégrité de tout le processus électoral pourrait être très élevé, en cas notamment d ínsuffisances techniques avérées, à cause du caractère très sensible de ces élections sont si sensibles. La probabilité est élevée. L impact sur la confiance à la CENI et sur le processus électoral dans son ensemble pourrait être relativement élevé. Plaidoyer, si le contexte le permet, en vue de la mobilisation dans les meilleurs délais des ressources humaines et financières nécessaires à la mise en œuvre du Projet. Encourager la réalisation immédiate des activités dont la mise en œuvre est couverte par des financements directs ou parallèles. Finalisation rapide du PRODOC et programmation du Comité local d Evaluation des Projets (CLEP) fin septembre 2013 au plus tard. Soumission du PRODOC à la signature vers la fin octobre 2013, tout de suite après sa validation par le CLEP. Accorder une place primordiale à la formation et au renforcement des capacités du personnel technique de la CENI. Meilleure implication des médias dans la conduite du processus en vue d une communication appropriée sur les actions de la CENI. 43

129 la situation politique, notamment les risques de violences, et/ou proposer un appui au à la Direction du PNUD. A la fin du Projet, un rapport final d exécution, axé sur les résultats, sera élaboré par l UGP. Conformément aux dispositions de la Note d orientation sur l assistance électorale, ce rapport final sera présenté par la Direction du PNUD à l EAD, au Bureau des Politiques de Développement (BDP), au Bureau Régional pour l Afrique (RBA) et au Centre Régional du PNUD, dans un délai de 4 mois après l achèvement du Projet. Il sera également partagé avec les partenaires ayant contribué au financement et à la mise en œuvre du Projet. Le PACE 2015, avec l appui du BDP et de l EAD le cas échéant, fera l objet d une évaluation technique et d un audit en fin de projet, conformément aux normes d évaluation et d audit du PNUD. Cette évaluation aura pour objet de déterminer dans quelle mesure les indicateurs préalablement identifiés auront été remplis Appui au demarrage du Projet Afin de faciliter le demarrage du projet, le Projet comptera avec un appui technique ponctuel afin de faciliter les action suivantes: - Une réévaluation financière du budget qui tienne en compte des possibles scenarios électoraux, notamment les modalités adoptées pour la consolidation des scrutins; - Appui à la planification des principales étapes du processus électoral; - Priorisation des actions contemplées dans le budget du Projet sur la base des financements des PTFs disponibles et anticipés; - Actualisation du plan d achat du Projet sur la base du matériel déjà inventorié. 7. COMMUNICATION ET VISIBILITE Le PNUD reconnaît l importance de garantir la visibilité des PTF contribuant au Fonds Commun, à chaque phase du Projet. Des mesures et des initiatives spécifiques seront prises afin d assurer la perception adéquate et la visibilité du rôle et des efforts de chaque partenaire dans la mise en œuvre du Fonds Commun. Les actions de visibilité qui seront planifiées et mises en œuvre viseront trois groupes clés: les PTF, les décideurs et les bénéficiaires. Elles pourront être spécifiées ultérieurement dans des accords de partage de coûts. Dans cette logique, les coûts liés aux actions de visibilité sont considérés comme éligibles au budget du Projet. L UGP, sous l égide du CP, maintiendra des contacts réguliers avec les PTF intéressés par les processus électoraux au Burundi. L UGP en tant que Secrétariat du CP a la responsabilité de faire circuler toutes les informations pertinentes sur le Fonds Commun aux PTF et aux autres parties prenantes intéressées sous l autorité du Coordonnateur Résident du Système des Nations Unies, Représentant Résident du PNUD. L UGP rédigera le Procès- Verbal des réunions du CP et le communiquera aux Parties signataires et aux PTF dans les trois jours suivants la réunion. Des rapports périodiques et d autres documents seront communiqués aux Parties signataires et aux PTF. L UGP devra concevoir, développer et actualiser des archives électroniques des documents et informations sur les processus électoraux disponibles pour toutes les parties prenantes au processus. 8. ANALYSE ET MESURES DE GESTION DES RISQUES 8.1. Objectif général L objectif à terme du Projet étant l amélioration du processus électoral au Burundi, des risques aussi bien politiques, financiers que techniques sont à prendre en compte dans la mise en œuvre du présent Projet. Les principaux risques identifiés sont les suivants: - le risque politique avec la non- adhésion de tous les acteurs au processus électoral; 36

130 le retard dans la mise à disposition des apports financiers; le retard dans l opérationnalisation effective de la CENI, notamment dans le recrutement de tout le personnel technique surtout au niveau de ses démembrements ainsi que leur formation appropriée à la conduite des opérations électorales, ou encore la dotation de la CENI en matériels et équipements en quantité adéquate pour lui permettre de mener à bien ses activités; le risque sécuritaire; la non- maîtrise des innovations introduites dans la conduite du processus électoral (bulletin de vote unique, probabilité de tenue de diverses élections en simultané, etc.); la faible sensibilisation de l électorat qui pourrait déboucher sur une faible participation aux opérations d inscription sur les listes électorales et aux scrutins. Sur le plan politique, le risque majeur est donc le non- respect des dispositions de la Feuille de Route, avec pour corollaire la non- adhésion de tous les acteurs, notamment les partis politiques de l opposition, au processus électoral. Des revendications de la classe politique pourraient également entraîner des tensions préjudiciables à la sérénité du processus électoral. Le renforcement des mécanismes de dialogue existants et la tenue de consultations régulières avec les acteurs- clés pour discuter et échanger sur le processus pourraient contribuer à résoudre d éventuelles incompréhensions, à renforcer la transparence sur les opérations électorales et la confiance sur l entité chargée de la conduite du processus électoral. En effet, permettre à toutes les parties de communiquer plus régulièrement dans un cadre formel pour se mettre au même niveau d information, est susceptible d éviter des malentendus qui pourraient créer des situations de méfiance réciproque et de blocage. En cas de dégradation significative de la situation politique, il pourrait y avoir une discontinuité dans les prises de décision qui mettraient les élections (et le Projet) en péril. En ce qui concerne la disponibilité des fonds, le processus électoral requiert la mobilisation d importantes ressources financières. Comme il est plus qu évident que le Gouvernement ne puisse pas seul faire face à toutes les dépenses, la non adhésion des PTF à un processus qui serait perçu comme biaisé ou manquant de crédibilité serait un handicap sérieux pour la réalisation des activités prévues. Le PNUD a déjà entamé des consultations avec les autres partenaires pour mobiliser les ressources nécessaires à la mise en œuvre des activités planifiées dans le cadre du Projet. En relation à la modalité de financement appropriée, il est envisagé le recours à un fonds commun placé sous la gestion du PNUD. Cependant, d autres modalités de financement pourraient être considérées conformément aux souhaits des partenaires au développement intéressés à contribuer au budget du Projet. Du côté du Gouvernement, il est attendu beaucoup plus de clarté et de précision sur la ligne budgétaire spécifique aux élections que le Gouvernement a inscrit dans la loi des finances, en prévision des échéances électorales à venir, pour donner plus de lisibilité et pour permettre de mobiliser éventuellement des ressources complémentaires en cas de gap budgétaire. Par ailleurs, même au cas où le financement par le gouvernement des activités liées aux élections serait garanti, il demeure très important que les fonds soient décaissés dans les délais afin de ne pas retarder les opérations préparatoires (inscription sur les listes électorales, acquisition du matériel et des équipements, sensibilisation de la population, formation du personnel technique, etc.). L impératif du décaissement à temps des contributions financières est évidemment valable pour les PTF aussi. Sur le plan organisationnel, tout retard dans l opérationnalisation effective de la CENI pourrait évidemment porter préjudice à la bonne exécution des activités électorales et à l organisation des scrutins dans les meilleures conditions. Un renforcement de ses capacités humaines et matérielles est indispensable, notamment dans les démembrements territoriaux. Par ailleurs, un manque de transparence et une perception d alignement sur des positions politiques seraient préjudiciables non seulement à la crédibilité de la CENI mais également à celle du processus électoral dans son ensemble. 37

131 Par rapport au risque sécuritaire, il est évident que la garantie de la sécurité (responsabilité du Gouvernement) est un facteur clé pour l organisation matérielle des élections et la participation des populations. Le maintien d un climat de paix sur toute l étendue du territoire, en sécurisant et en protégeant les équipements et matériels électoraux ainsi que la population contre des intimidations éventuelles, et en assurant l accès de cette dernière aux sites de vote, garantirait la bonne tenue des opérations électorales. De l avis de différents observateurs, il semble qu en dépit d une recrudescence de la criminalité, la situation actuelle n est pas de nature à remettre en cause l organisation des élections sur le plan national. Il est également évident que si, pour une raison ou une autre, la CENI n arrivait pas à couvrir certaines parties du territoire national au moment des élections, les électeurs de certaines circonscriptions électorales pourraient être privés de leur droit de choisir librement leurs représentants. Il y a aussi d une part les innovations récemment introduites au Code Electoral, notamment celles qui concernent le bulletin de vote unique et, d autre part, la tenue en simultanée pour la première fois de deux scrutins différents (éventuel second tour de la présidentielle) au cours de la même journée. Cependant, les expériences antérieures dans des pays aux conditions similaires, tendent à montrer que ce type d innovations présente plus d avantages que de risques aussi bien en termes de transparence que de coûts. Une vigoureuse campagne de sensibilisation de la population est le meilleur élément de mitigation des risques liés à ces innovations. Par ailleurs, il y a lieu d être très rigoureux dans la sélection/désignation du personnel affecté aux opérations électorales (notamment les agents recenseurs, les opérateurs de saisie des données et les membres des BV) ainsi que dans leur formation afin de minimiser les risques d erreurs matérielles et les éventuelles tentations de fraude qui pourraient aboutir sur des contestations des résultats des élections. Il y a enfin le défi de la participation de la population au processus électoral. Ici aussi, une campagne de sensibilisation vigoureuse, appuyée par tous les acteurs (partis politiques, société civile, médias, etc.) est indispensable pour lutter contre un désintéressement des Burundais par rapport au processus électoral, notamment en cette période de crise socio- économique. La matrice détaillée ci- dessous présente une analyse détaillée des risques éventuels liés à la mise en œuvre du Projet. Elle pourra être mise à jour régulièrement au cours de son exécution. 38