Vers le sommet. RAPPORT Annuel 2010 SPF PERSONNEL ET ORGANISATION

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1 Vers le sommet RAPPORT Annuel 2010 SPF PERSONNEL ET ORGANISATION

2 Vers le sommet RAPPORT Annuel 2010 SPF PERSONNEL ET ORGANISATION

3 itinéraire 7 1. préparation des décisions ww ww Planification du personnel 7 wwtémoignage Sébastien Laurent 11 Monitoring du contrat d administration 13 wwnouvelle réglementation 14 wwquestions parlementaires et litiges 14 Témoignage Bruno Neckebroeck 15 ww 4 préface w ww ww innovation ww e-procurement 25 wwtémoignage Pedro Facon 26 wwquickscan 27 e-communities + e-workspace = beconnected 27 wwgestion des connaisances en équipe 28 wwparquet de Bruxelles 28 wwtémoignage Parquet de Bruxelles 29 wwcaf à L ONSS 30 wwe-hr 30 wwdevenir ASP 32 Témoignage Jack Hamande 33 ww partenaire w ww ww w ww Accord sectoriel 17 COMM collection 18 Acheteurs fédéraux 19 Indicateurs RH 19 Directeurs P&O 19 wwe-hr 20 wtémoignage Jan Bogaert 21 wcercles de développement 22 wwe-procurement 22 Témoignage Jaques Druart les clients au premier plan ww w ww Orientation client 35 Marchés publics 38 wwsites web 41 wwtémoignage Françoise Wauthier 43 Formation en ligne avec les besoins 44 wwfed+ 48 wwtémoignage Michaël Duroisin 49 wwbien-être 50 Témoignage Gilbert Peetermans 51 ww ww talent ww Crescendo 53 Sélections 54 wwtests linguistiques 59 w Témoignage Antoon Van Broeckhoven 60 wwcartographie fédérale des fonctions 61 wwgestion des compétences 61 w Feedback X 63 wwleadership 63 Témoignage Bruno De Pauw et Dany Van Baelen 64 wwdiversité 65 Témoignage Marie-Odette Katshinda 67 ww

4 w w collaborations internes ww Prévention, sécurité, hygiène, alimentation saine et économies d énergie 77 wwla reflex team et priorité aux équipes 78 wwtémoignage Reflex team 79 wwune gestion efficace des documents 80 wwun budget bien géré 80 Le talent au coeur des ressources humaines 81 wdes rencontres thématiques et informelles 81 wwdes traductions limpides 82 wwl ICT : toujours prêt 82 wwun contrat d administration vivant 82 Témoignage Véronique Wathieu 83 ww ww trendsetter du monde RH ww Présidence Aperçu chronologique des résultats engrangés 86 Témoignage David Walker 93 ww processus et structures wwgestion des risques 69 wwfed+ 70 wwintégration du Bulletin des Adjudications (BDA) 70 wwtémoignage Jurrien Saelens 71 wwcréation d un secretariat social central 72 Une nouvelle structure pour Selor 72 wwgestion des plaintes au SPF P&O 74 wwtémoignage Sarah Stijnen Annexes

5 En cordée! Du mou sur la jaune, sec sur la rouge! Assure, sec! Vieux mais alors, vraiment vieux souvenir. Pendant quelques années, j ai pratiqué l escalade. Le plus souvent, à Freyr. Les varappeurs reconnaîtront l endroit. En escalade, et davantage encore, en alpinisme, la cordée est incontournable. Il y a sans doute quelques solitaires qui veulent grimper seul : cela ne m a jamais tenté. On pense d abord au premier de cordée, titre d un roman pour adolescents de Frison-Roche, il y a très, très longtemps. Mais le second est aussi déterminant. Je me souviens d une chute de mon premier de cordée (la voie s appelait la sanglante, cela ne s invente pas) qui s en est sorti avec une bonne brûlure par la corde et une belle frousse, parce que j avais pu avaler la corde assez vite. J en ai encore peur aujourd hui. Je sens encore la corde dans mon dos et ma seule pensée : pourvu que le piton tienne! En cordée, chacun est d abord responsable de la sécurité des autres. Le sommet, on l atteint ensemble. Les risques, on les mesure, on les prend et on les contrôle ensemble. Et la cordée vaut ce que vaut son maillon le plus faible ou, mieux, ce que, soutenu par la cordée, le plus faible parvient à atteindre. 4

6 La cordée, c est aussi la variété des talents : ce ne sont pas les mêmes qui sont les meilleurs pour passer une cheminée, pour se hisser sur les micro-prises chères à la varappe, pour franchir un surplomb. Le bonheur de s être dépassé, d avoir vaincu sa peur (mais pourquoi je suis sur ce rocher à m accrocher à ce piton!), de découvrir un paysage très différent de celui du plancher des vaches, on le vit ensemble. Leçon de vérité aussi : on passe ou on ne passe pas. Avec la montagne, on ne ment pas, ou alors pas longtemps. Bon parcours dans nos rochers! Jacky Leroy Président du Comité de direction 5

7 1 Des informations correctes sont indispensables pour prendre les bonnes décisions 6

8 1 Préparation des décisions Planification du personnel Quelle est la voie qui mène au sommet? Que faut-il faire pour y parvenir? Quels choix faire? Pour progresser, il faut pouvoir regarder devant soi. Des informations précises sont indispensables pour prendre les bonnes décisions. Des accords clairs facilitent le passage à l action. Le SPF P&O joue un rôle dans la préparation de l itinéraire, en suivant de près les données sur l effectif du personnel et sur son propre fonctionnement. Et les accords conclus trouvent leur place dans la réglementation. En 2010, la DG Ressources Humaines et Carrière (DG HRC) modifie son approche non seulement en ce qui concerne le reporting relatif aux budgets du personnel, mais aussi en vue de développer des perspectives fiables. Le contexte budgétaire et socioéconomique difficile contraint le gouvernement, depuis plusieurs années déjà, à une politique de rigueur en matière de dépenses du personnel des services publics fédéraux. Le gouvernement entend réaliser des économies progressives sur la masse salariale, ainsi qu une diminution structurelle de l effectif du personnel associée à une croissance qualitative des ressources humaines, afin de continuer à garantir la qualité des prestations. 7

9 Les organisations disposent de plusieurs moyens pour réaliser cet objectif sans perdre en efficience ou en efficacité : d d la politique de remplacement sélectif d d le plan de personnel et l enveloppe de personnel la méthodologie Sepp (Support électronique au plan de personnel) Monitoring fédéral Grâce au monitoring fédéral, le SPF P&O cherche à donner une vue claire sur l évolution de l effectif du personnel et du coût salarial. Les objectifs et la méthode ont été fixés dans la circulaire n 602 du 14 avril Le monitoring fédéral sert en quelque sorte de boussole pour voir si l administration garde le cap. Enveloppes SPF/SPP Evolution des ETP payés % De son côté, l administration a besoin de données exhaustives et fiables pour évaluer l efficacité de ses décisions et obtenir une réponse à une série de questions. Le nombre d équivalents temps plein (ETP) a-t-il diminué? De combien? Quelle est l évolution de la masse salariale? Quel est le lien entre les ETP et la masse salariale? Perçoit-on une amélioration (upgrade) de l effectif du personnel? La DG RHC s efforce de proposer une réponse qualitative à ce type de questions. Elle le fait notamment via un monitoring fédéral Sepp Macro le calcul du surcoût de l accord sectoriel Chaque entité soumise au monitoring fédéral doit faire rapport tous les quatre mois sur le personnel et les charges budgétaires annuellement sur les charges budgétaires totales. Résultats Les trois rapports du monitoring fédéral 2010 ont été réalisés. Une première analyse et évaluation générale pour 2010, concernant le champ d application complet de la circulaire, sera disponible en Le reporting interne, qui suit mensuellement le nombre d ETP et les dépenses qui y sont liées dans les enveloppes des SPF et SPP, révèle qu en 2010 le nombre d ETP payés a diminué de 2%. La masse salariale récurrente a diminué de 1,9% Enveloppes SPF/SPP Traitement en euros constants à l index de décembre décembre 2009 décembre ,9% décembre 2009 décembre

10 1 Processus Le Conseil des Ministres du 2 avril 2010 a décidé que le SPF P&O offrirait le support nécessaire pour limiter la charge des services dont le personnel est payé par le SCDF. Pour ces services, le SPF P&O complète le reporting par quadrimestre à l avance, avec le nombre d ETP payés et les coûts salariaux y afférents. 2% 1% 0% -1% -2% Enveloppes SPF/SPP Evolution des ETP payés par niveau Le processus défini par P&O comporte différentes étapes, qui intègrent à chaque fois les contrôles d intégrité, de cohérence et de qualité : extraction, dans les données de paiement du SCDF, des données nécessaires pour le monitoring fédéral les données mensuelles SCDF sont croisées avec d autres informations mises à jour mensuellement. Le SPF P&O produit l input pour 2/3 des entités soumises au monitoring fédéral le résultat est un tableau pour chaque entité du service concerné, dont le personnel est payé par le SCDF. -3% -4% -5% -6% -7% -8% 11 / / / / / / / / / / / / / 2010 Mandataires Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D L étape essentielle du processus est la deuxième étape. En effet, les informations recherchées ne pouvaient pas être déduites 9

11 directement des données de paiement disponibles. Le SPF P&O a dû développer des outils, en collaboration avec le SCDF et le SPF Budget, en vue de traiter les données. Pour pouvoir tirer des conclusions sur l effectif du personnel à partir des données de paiement, on avait besoin de : la structure budgétaire (annexe 1 de la circulaire 602) la nomenclature fédérale la charge budgétaire mensuelle totale. La structure budgétaire (annexe de la circulaire 602) Une particularité de la circulaire 602, c est qu elle propose une définition standardisée des entités: celles-ci sont listées de manière exhaustive à l annexe 1 et identifiées de manière univoque par les articles budgétaires qu elles forment et par un code unique composé du code (budgétaire) du service dont elles font partie, du code de la catégorie dont elles relèvent et d un code propre. Le champ d application est très vaste et concerne l administration fédérale au sens large du terme. La nomenclature fédérale Les informations contenues dans les données de paiement du SCDF sont insuffisantes pour permettre un classement par niveau et qualité (statutaire, contractuel, mandataire) tel que prévu par la circulaire 602. En combinant échelle de traitement et groupe, il est toutefois possible d extraire beaucoup d informations. La DG RHC a dès lors développé une nomenclature fédérale générique comprenant: les qualités de statutaire, contractuel, mandataire et personnel scientifique et leur niveau détaillé pour chaque échelle de traitement SCDF, le niveau correspondant, la plus petite classe administrative, l échelle de traitement de référence et une dénomination. Il est possible d introduire des spécifications particulières par service ou par catégorie. La grande majorité des échelles de traitement SCDF a déjà été intégrée dans cette nomenclature. Une normalisation de ce type s est également révélée indispensable pour les reportings utilisant l application Sepp. Le lien avec cette base de données fait que les données de paiement SCDF peuvent être ventilées par qualité et par niveau. La charge budgétaire mensuelle totale La charge de personnel budgétaire totale réalisée mensuellement comprend, outre les paiements SCDF, aussi les paiements effectués par le service même pour le personnel (ex. intervention de l employeur dans les abonnements aux transports publics). Le Trésor centralise les paiements réalisés pour tous les articles budgétaires (tant ceux concernant le personnel que ceux concernant les frais de fonctionnement). Le SPF P&O reçoit ces informations via le SPF B&CG. Les données de paiement SCDF par article budgétaire sont complétées via cette base de données par le coût total réalisé pour l article budgétaire correspondant. 10

12 1 Cette approche pourra être étendue à toutes les organisations fédérales Le SPF P&O apporte une réelle plus-value pour l élaboration du budget et pour le suivi des crédits de personnel. C est ainsi que les SPF P&O et B&CG collaborent étroitement pour le suivi des crédits et des coûts de la fonction publique fédérale. Une task force P&O-Budget est responsable du support nécessaire aux services et garantit un traitement uniforme des plans de personnel des organisations. Les plans de personnel peuvent dès lors être analysés en tenant compte du know-how des deux départements. Les deux SPF réalisent aussi un monitoring du personnel et des charges budgétaires de la fonction publique fédérale. C est ainsi que nous pouvons élaborer des statistiques générales sur les services fédéraux en analysant les tendances en matière d évolution de l effectif de personnel et des coûts y afférents. Le SPF P&O a aussi accès aux données du SCDF et il peut désormais fournir des données homogènes et standardisées sur le personnel d une organisation et les coûts pour la fonction publique fédérale, notamment en ce qui concerne les accords sectoriels et la prime de développement des compétences. A terme, cette approche pourra être étendue à toutes les organisations fédérales dont le personnel est payé par le SCDF. Sébastien Laurent Coordinateur du budget SPF Budget et Contrôle de la gestion 11

13 Sepp Macro Sepp Macro soutient le management dans la gestion de l effectif du personnel et de ses coûts en améliorant les processus décisionnels relatifs aux évolutions structurelles. Le résultat est un outil au moins aussi performant que l application Sepp (Support électronique au plan de personnel) existante, grâce à : une compression maximale de la charge de travail pour les clients une plus grande souplesse d exploitation, non seulement pour la planification et le suivi de l enveloppe de personnel, mais aussi pour d autres décisions à court ou long terme, pour lesquelles la connaissance des ressources humaines et des budgets est essentielle. Sepp Macro est une initiative commune des présidents du comité de direction du SPF Intérieur du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale du SPF Affaires étrangères du SPP Politique scientifique. Fin 2010, chaque client a reçu les premiers outils pour le suivi mensuel des ressources et des coûts de l enveloppe de personnel. Deux autres phases sont planifiées pour consolider les acquis en implémentant les processus de monitoring et de pilotage du plan pour intégrer les dimensions opérationnelles telles qu elles existent dans Sepp Classic. Surcoût de l accord sectoriel Avec les données salariales du SCDF et conformément aux méthodes de calcul fixées en concertation avec le SPF B&CG, la DG RHC a fourni l input pour la circulaire 605 du 10 décembre Celle-ci contient des informations sur la fixation des enveloppes et des plans de personnel 2011 et mentionne le surcoût de l accord sectoriel On a calculé par enveloppe, pour les aspects suivants de l accord sectoriel, le surcoût couvert par une provision interdépartementale : les carrières de niveau B la carrière de niveau D l indemnité bicyclette l allocation de fin d année. Le surcoût de l augmentation de l allocation de bilinguisme (également un élément de l accord sectoriel ) et des nouvelles primes de développement des compétences 2010 récurrentes et impayées, qui est aussi couvert par une provision interdépartementale, pourra être calculé de manière définitive lorsque les données de paiement de 2010 seront disponibles dans leur ensemble. Avec cette nouvelle prestation de service, la DG RHC fournit des informations indispensables et fiables pour une évaluation objective des mesures stratégiques et elle soutient la fixation, en toute transparence, de la composition des enveloppes. 12

14 1 Monitoring du contrat d administration Les Services du président suivent le contrat d administration et la réalisation des objectifs. Un réseau de correspondants a été créé pour faciliter la coordination, centraliser les données et faire rapport au président et à la ministre. Chaque trimestre, les objectifs stratégiques et opérationnels du SPF sont mesurés. Un rapport de synthèse et l ensemble des résultats sont transmis à la ministre de la Fonction publique et sont mis à la disposition du personnel sur l intranet. Un contrat d administration n est pas un document statique. Sur base des résultats réalisés, des réponses à l enquête et des propositions des différents services, un nouveau contrat d administration verra le jour en 2011 pour la période On passera à cette occasion à des mesures semestrielles. Bilan des KPI mesurés En 2010, on a mesuré 315 des 412 KPI ; pour les autres KPI, il était encore trop tôt pour procéder à des mesures. En 2010, le personnel a participé à une enquête visant à mesurer la satisfaction par rapport aux processus et à identifier les points d amélioration, afin que le contrat d administration vive avec plus de force au sein du SPF Objectif atteint Retard Objectif opérationnel menacé, bloqué, pas de solution pour le moment Indicateur apparemment non pertinent pour l objectif Objectif clairement atteint, mais instrument de mesure non encore fonctionnel 13

15 Nouvelle réglementation Une grande partie de l année 2010 a été marquée par les affaires courantes. Depuis la démission du gouvernement en avril 2010, la préparation et l approbation des textes réglementaires fonctionnent au ralenti. Ceci a eu des conséquences, notamment sur l exécution de l accord sectoriel (voir chapitre 2). Le nombre de textes publiés n a cependant pas diminué par rapport à 2009, mais il s agit essentiellement de textes de moindre importance. Arrêtés royaux Arrêtés ministériels Publications 2009 Publications 2010 (liste en annexe) Circulaires 9 8 Avis 0 1 Questions parlementaires et litiges La campagne électorale, la mise en place d un nouveau parlement et les affaires courantes ont contribué à une forte diminution du nombre de questions parlementaires. Le nombre de litiges retombe au niveau des années antérieures à L augmentation spectaculaire en 2008 et 2009 était due aux litiges concernant une seule formation certifiée. Questions parlementaires Nouveaux litiges

16 12 La ténacité est utile pour réaliser un projet! La ténacité est utile pour réaliser un projet! C est ce que je retiens de la présidence belge de Ainsi en est-il de la mise en place, pour notre secteur, d un comité de dialogue social européen. Je me suis investi dans ce projet dès la précédente présidence belge en 2001! Au cours de la décennie suivante, le projet a été maintenu à l agenda européen grâce aux efforts conjoints de collègues du SPF P&O. Mais, c est finalement sur les quelques mois de 2010, qu ont été créés la personne morale de droit belge EUPAE, associant les Etats en leur qualité d employeur, et le comité sectoriel! En effet, en 2010, les facteurs extérieurs bloquant le projet ont été compensés par d autres plus favorables. Bruno Neckebroeck Conseiller SPF Personnel et Organisation 15

17 2 Etre partenaires c est prendre le risque de dépendre de l autre 16

18 2 Partenaire Accord sectoriel progression difficile Sans cordée, pas de sommet. Sans partenariat, pas d orientations soutenues par tous. Comme dans une cordée, le partenariat entre le SPF P&O et ses stakeholders est basé sur l écoute, la mobilisation, l encouragement. Etre partenaires, c est compter sur les autres pour aller ensemble plus loin, c est aussi prendre le risque de dépendre de l autre. En 2010, nos partenariats se sont renforcés avec les organisations syndicales, les responsables des organisations fédérales et les directeurs P&O, les SPF impliqués dans le projet e-hr, les autres niveaux de pouvoir et les membres des différents réseaux. L accord sectoriel Fonction publique fédérale a été signé le 29 septembre 2009 entre le Ministre de la Fonction publique et les trois organisations syndicales représentatives. L année 2010 aurait donc dû être consacrée à la mise en œuvre des 19 fiches thématiques qui composent l accord. La démission du gouvernement en avril 2010 et la longue période d affaires courantes qui a suivi n ont pas permis d avancer sur tous les projets. On note cependant plusieurs réalisations qui concernent un grand nombre de membres du personnel : l augmentation des échelles de traitement du niveau D l uniformisation des échelles de traitement des experts administratifs, techniques et financiers le recrutement sur la base de compétences acquises hors diplôme 17

19 COMM Collection par et pour les communicateurs la majoration des allocations de bilinguisme l augmentation de l allocation de fin d année la suppression des classes d âge l augmentation de la part de l employeur dans la prime d assurance hospitalisation l augmentation de l indemnité bicyclette de 15 à 20 cents du kilomètre. Les travaux se sont poursuivis pour avancer aussi sur les autres chantiers mais sans pouvoir les finaliser, faute de gouvernement de plein exercice : la pondération des familles de fonction des niveaux B, C et D, les nouvelles carrières, les modalités d accession au niveau A, le télétravail occasionnel, l allocation pour la connaissance d une autre langue que les langues nationales, la réglementation congés, Plus sur l accord sectoriel : > publications > accord sectoriel Lancée en 2004, la COMM Collection est une série de guides pratiques rédigés par les communicateurs, pour les communicateurs. Elle compte aujourd hui 20 titres, dont 3 parus en La charte du COMMnetKern Atypique dans la série, ce numéro contient le texte intégral de la charte du COMMnetKern, le réseau des responsables de la communication de l administration fédérale. Cette charte formalise l engagement des membres actuels et futurs du réseau, ainsi que ses mission, vision, valeurs, activités, composition et modalités de fonctionnement. Une source d inspiration utile pour les réseaux amenés à réaliser le même exercice. Indispensable pour ne pas perdre le sommet de vue! Elaborer un plan de communication stratégique Ce guide traite de la nécessité d'élaborer un plan de communication efficace pour mener une politique de communication cohérente et fixer des priorités au sein d une organisation. Il propose une méthodologie en 7 étapes comme autant de balises de randonnée. Droit d auteur et propriété intellectuelle en questions Ce numéro aborde les principes de base du droit d'auteur et répond aux questions concrètes que se posent les communicateurs fédéraux dans leur pratique quotidienne. Utile pour éviter le hors piste! Plus sur les COMM Collection : > publications 18

20 2 Acheteurs fédéraux des centrales de marchés Indicateurs RH une cordée de 24 Directeurs P&O nouvelles synergies Le réseau des acheteurs fédéraux a développé en 2010 une nouvelle politique commune d achat. Le concept de centrale de marchés est au cœur de cette nouvelle politique. Concrètement cela signifie qu à l avenir, en plus de la centrale de marchés du SPF P&O, il y aura d autres centrales afin d augmenter encore les économies d échelle. Un groupe de travail composé de représentants des SPF Justice, Finances, Mobilité et Transports, Economie, P&O et du Ministère de la Défense travaille à l élaboration d un protocole qui pourra être utilisé par les centrales de marchés. Le travail en commun sur le développement de cette politique fédérale a sans aucun doute contribué au renforcement du réseau. Plus sur les marchés publics : chapitres 3, 4, 6 et Le processus FED 20, lancé en 2008, est le benchmark d une vingtaine d indicateurs RH au niveau des organisations fédérales. Le projet a connu d importantes évolutions en 2010 : 24 organisations ont participé au benchmark (14 en 2009) et ce, grâce à l impulsion des sponsors (le SPF Emploi, Travail et concertation sociale et l AFSCA) et du SPF P&O un groupe de travail a affiné les descriptions des indicateurs afin de les rendre plus fiables D autres chantiers ont été initiés. Ils seront plus que probablement à l origine des prochaines évolutions du FED 20 : le partage du benchmark audelà du fédéral l automatisation du calcul des indicateurs sur la base de données transversales existantes ou en devenir (Pdata, Medex, Monitoring fédéral, ). Chaque année le SPF P&O soutient l organisation du séminaire stratégique du réseau des directeurs P&O et des responsables RH. Autour du thème Comment économiser pour investir et comment investir pour économiser?, l édition 2010 a abordé plusieurs initiatives en faveur d'une administration plus performante et attractive : les réorganisations internes, la refonte de processus, la révision des services rendus aux usagers. Le réseau a identifié des pistes concrètes de collaboration entre les organisations afin de créer des synergies fonctionnelles (shared services, e-hr, mobilité, achats, logistique), de chasser les gaspillages et de proposer des alternatives concrètes aux économies linéaires. En 2011, l objectif sera de réaliser ces synergies afin de rencontrer les objectifs budgétaires et de gagner en efficience mais aussi de dégager des moyens qui pourraient être investis dans des opportunités de développement du personnel, des organisations et des services aux citoyens, à moyen et long terme. FED 20 Participation 19

21 e-hr attentif à l écho Initié en 2007, le projet e-hr vise à informatiser les processus opérationnels communs aux services publics fédéraux en matière de ressources humaines. L objectif final étant une gestion stratégique et moderne des ressources humaines. La solution informatique est basée sur l application PeopleSoft d Oracle. Elle prévoit une ascension ambitieuse en 5 étapes ou modules : d d d d d d d d d d Administration de base (données du personnel) Gestion du temps (durée du travail, congés, maladies, ) Rémunération (calcul et paiement des rémunérations et suivi (déclarations ONSS)) Planification des coûts et du personnel HRM stratégique (cercles de développement, compétences, carrières, ). Comme il s agit d harmoniser les processus opérationnels RH pour l ensemble des SPF, il est important qu ils puissent décider par consensus de la façon dont la réglementation est traduite dans l application e-hr. Seule l implication des SPF dans la démarche permet la confiance, la responsabilisation et la motivation indispensables à la réussite de l implémentation dans les différentes organisations. Le SPF P&O a donc multiplié en 2010 les moments d information, d échanges, de concertation et de validation des décisions. De nombreux acteurs sont impliqués dans ce processus : les directeurs P&O via leur réseau les chefs de projet e-hr via le comité de pilotage les chefs de projets e-hr et des experts fonctionnels RH via le toetsgroep qui participe à l analyse fonctionnelle et aux décisions sur la manière d harmoniser les processus opérationnels les change managers via les change management meetings les communicateurs et les formateurs e-hr via le groupe de travail communication/formation qui définit une approche coordonnée de la formation et de la communication (messages, outils, articulation des initiatives transversales et locales, ) et intègre une dimension e-learning les membres du groupe de travail ESS/MSS qui contribue au développement de l Employee Self Service/Manager Self Service : fonctionnalités indispensables, look and feel, structure, informations à fournir, gestion des mots de passe, Des rencontres bilatérales avec les SPF sont également organisées pour mieux appréhender leur réalité, les conseiller et parfois les (re)motiver. Le SPF P&O suscite le plus possible les apports des SPF et la prise en compte de leur réalité notamment en organisant des enquêtes ou des interviews sur le terrain d d intégrant dans les formations destinées aux utilisateurs des études de cas provenant des SPF d d les invitant à réagir sur des documents de travail leur demandant de partager des bonnes pratiques afin de capitaliser sur les acquis d d encourageant la créativité, la prise de parole et la présentation de leurs réalisations lors des réunions et des groupes de travail. En 2011, la DG ehr ouvrira également 2 demi-jours par semaine un Open Learning Centre. Les gestionnaires de dossiers et les experts locaux des SPF pourront y poser leurs questions, se former, demander de l aide, de quoi reprendre force et énergie pour atteindre le prochain sommet. Plus sur la solution e-hr : chapitre 3 et > e-hr 20

22 x Après l introduction de la solution ehr dans les SPF horizontaux et au SPP Intégration sociale en tant que pilotes, c est au tour des SPF Justice (services centraux et maisons de justice) et Mobilité et Transports d implémenter avec succès le module Administration de base. Le 1er novembre 2010 le SPF Justice se lançait dans la mise en œuvre du module Administration de base. Collaborer permet de définir la meilleure formule Il est très important d impliquer chacun dans ce projet pour éviter les surprises après coup! Je trouve très positif que la DG e-hr ne se positionne pas comme leader mais joue un rôle de coordination et de soutien. Cela stimule les SPF à participer activement. Organiser cette collaboration est une mission à ne pas sous-estimer pour la DG e-hr mais je suis sûr qu elle portera ses fruits à terme. Travailler avec d autres SPF ouvre l esprit sur des pratiques différentes et permet de constater combien certaines vieilles habitudes, totalement inefficaces, ont parfois la peau dure! Les arrêtés de nomination sont un bon exemple : chacun leur donne une autre forme et un autre contenu. Collaborer permet de définir la meilleure formule. JAN BOGAERT Directeur Personnel et Organisation SPF Justice 21

23 Cercles de développement chacun à son rythme e-procurement en cordée avec les communautés et les régions Le réseau des personnes de contact Cercles de développement s est lancé sur une nouvelle piste en Les organisations fédérales ont en effet sollicité la création de mini-réseaux, en complément des réunions trimestrielles du réseau. Ces mini-réseaux rassemblent les organisations qui ont le même niveau de maturité dans le domaine des Cercles, ce qui permet de mieux cibler les thèmes abordés sur leurs besoins et, aux organisations qui ont le même rythme, de progresser ensemble : niveau Initial : élaboration d un plan d implémentation des Cercles de développement et préparation d une présentation destinée aux sessions d information du personnel niveau Repeatable : discussion sur les difficultés et les opportunités liées au démarrage des Cercles de développement d d niveau Defined : élaboration d un plan d action pour atteindre un niveau supérieur de l indice de maturité, développement de scénarios pour intégrer les compétences dans les Cercles de développement niveau Managed : analyse critique par d autres organisations fédérales. Cette nouvelle approche est unanimement appréciée par les organisations et sera donc reconduite en Plus sur les Cercles de développement: > évaluation et Cercles de développement En 2010, le service e-procurement a encore renforcé ses collaborations avec les autres niveaux de pouvoir. Il a signé un protocole de collaboration avec la Région de Bruxelles- Capitale, et un accord d exécution avec l administration flamande. La collaboration avec la Région wallonne s est aussi intensifiée. Résultats : plus de concertation, de communication, de sessions d information pour les utilisateurs finaux et un usage accru des applications e-procurement notamment e-tendering dont l administration flamande encourage l usage et qui soutient activement les utilisateurs. En 2011, le service e-procurement a l ambition de poursuivre ses partenariats avec les services publics belges et proposera au Conseil des Ministres d encourager davantage l utilisation de l e-procurement au niveau fédéral. Plus sur e-procurement : chapitres 3, 4, 6 et Signature du protocole de collaboration e-procurement avec la région de Bruxelles-Capitale. Kurt Van Raemdonck, directeur de la cellule stratégique Fonction publique de la ministre Inge Vervotte Bruno De Lille, secrétaire d Etat bruxellois à la Fonction publique 22

24 2 Seule, la Belgique n y serait jamais parvenue! Au niveau européen, un partenariat cadré, pour le pays qui a la présidence c est tout d abord déterminer ses objectifs en commun. Cela s est fait dans un programme à moyen terme de 18 mois impliquant l Espagne et la Hongrie. Et puis toute la présidence se gère en Troïka, c est-à-dire avec le pays qui a présidé avant et les deux qui présideront après. Un partenariat dynamique, c est atteindre des résultats ensemble. Concrètement le projet indicateurs de performance des administrations a mis les 27 au travail pour identifier des indicateurs possibles. Pas facile et pas fini! Mais on avance et nos amis hongrois continuent le travail. Et pour l autre projet concernant le dialogue européen avec les syndicats, il a fallu le concours de plusieurs états bien déterminés pour parvenir à la création du comité européen attendu depuis 10 ans. Seule, la Belgique n y serait jamais parvenue! Jacques Druart Conseiller général chargé des relations internationales SPF Personnel et Organisation 23

25 Des outils performants et adaptés pour aller plus vite, 3 plus loin, en toute sécurité 24

26 Innovation e-procurement nouvelles mises en production Cordage ultra résistant, mousqueton de dernière génération, on ne s embarque pas pour l Everest sans un matériel performant, produit des recherches les plus poussées. Le SPF P&O a aussi l ambition d investir dans la recherche et le développement pour proposer des produits innovants, à la pointe dans nos domaines d activités. Parce que dans les organisations fédérales également, avec un matériel performant et adapté aux conditions de l ascension, on va plus vite, plus loin et en toute sécurité. Quickscan, beconnected, e-procurement, CAF, e-hr, diagnostic en ligne, recrutements en continu, projets d amélioration, autant de produits développés pour répondre aux défis de demain. e-procurement est le système qui vise à informatiser la passation des marchés publics depuis la publication du cahier des charges, jusqu au paiement des factures. Plusieurs modules sont déjà opérationnels (e-notification, e-tendering) et rencontrent un succès croissant aussi bien auprès des acheteurs que des entreprises. En 2010, deux nouvelles fonctionnalités (intégrées en une application) ont été mises en production : e-awarding et e-auctions. Elles apportent aux acheteurs un soutien lors de l évaluation et de l attribution des offres et leur offrent la possibilité d organiser des enchères électroniques inversées. Des utilisateurs ont suivi une formation de base pour se familiariser au système et des projets pilotes seront initiés en Plus sur les applications e-procurement : chapitres 2, 4 et 6 et sur 25

27 Le Quickscan donne un nouveau souffle à notre benchlearning L INAMI investit déjà depuis quelques années dans le développement d instruments qui peuvent améliorer la performance et le fonctionnement de notre organisation. Pour éviter de réinventer la roue, nous essayons de tirer les leçons des expériences d autres organisations. Le Quickscan donne un nouveau souffle à ce processus de bench learning. Il nous a permis d identifier nos forces, mais aussi les domaines dans lesquels nous devons progresser et les possibilités d apprentissage. Grâce à cette belle initiative, le SPF P&O facilite l apprentissage mutuel et les échanges avec des organisations similaires et se profile plus que jamais comme un moteur de l amélioration continue au sein de l administration fédérale. PEDRO FACON Expert en management public Institut national d assurances maladie-invalidité (INAMI) 26

28 3 Quickscan quelle est ma position? e-communities + e-workspace = beconnected Lors du conclave budgétaire d octobre 2009, le Conseil des Ministres confiait au SPF P&O la mission de réaliser un inventaire des instruments de bonne gestion utilisés par les organisations fédérales. Pour ce faire, la DG Développement de l organisation et du personnel (DG DOP) a développé un questionnaire, le Quickscan, qui couvre l ensemble des aspects de la gestion d une organisation. L initiative rencontre un franc succès : 98% des organisations complètent le questionnaire. Les responsables des organisations s impliquent de plus beaucoup dans les résultats grâce au traitement rapide des réponses et à la qualité du rapportage. Chaque organisation participante se voit remettre, en plus du rapport global, un rapport personnalisé. Les résultats de ces deux rapports ont permis de démarrer plusieurs collaborations bilatérales. La nouvelle plateforme collaborative beconnected est opérationnelle depuis fin mars Cette plateforme unique pour les organisations fédérales et les institutions publiques de sécurité sociale, permet le travail collaboratif, la mise en commun de documents et l échange d informations entre les membres du personnel de l administration fédérale. Basée sur le logiciel open source Alfresco, beconnected ne nécessite plus l achat de licences, ce qui se traduit par une diminution sensible des coûts d exploitation et donc des coûts d utilisation pour les clients. L accès à beconnected s opère au moyen de la carte d identité électronique (eid) ou du token fonctionnaire, ce qui garantit la sécurité des accès. Plus sur > services en ligne Le SPF P&O a aussi proposé un plan d action transversal, qui comprend notamment l élaboration et le lancement en 2011 d un Quickscan V2, une version améliorée du premier questionnaire. 27

29 Gestion des connaissances en équipe diagnostic en ligne Parquet de Bruxelles ensemble dans la même direction Le bon fonctionnement d une équipe est aussi fonction de la façon dont elle gère ses connaissances (gestion documentaire, réunions d échange, transfert entre seniors et juniors, ). La direction générale Communication interne et Gestion des connaissances (DG COMM-KM) a amélioré l outil KM pour équipes qui permet un diagnostic de cette gestion en complétant un questionnaire en ligne. La brochure explique la méthodologie pour avancer pas à pas dans l exercice d analyse et de planification. L application informatique permet le calcul automatique des résultats et leur affichage sous une forme graphique lisible et attrayante. Les chefs d équipes sont invités à utiliser cet outil lors des entretiens de planification et de fonctionnement en équipe, dans le cadre des cercles de développement par exemple. Plus sur > gestion des connaissances Le projet MET (Modernité, Efficience, Transparence) lancé fin 2008 au parquet de Bruxelles a beaucoup progressé en Cet ambitieux projet, avec pour mot d ordre Ensemble dans la même direction, a permis de développer une Stratégie 2011 qui intègre les volets stratégie, gestion RH et analyse des processus. Les objectifs fixés ont aussi fait l objet d une analyse des risques et le traitement du processus correctionnel a été profondément réorganisé. Résultats : une politique pénale orientée résultats, une réduction sensible de l arriéré, une meilleure gestion des dossiers entrants (notamment via un point d entrée unique), une réduction drastique du temps de traitement des dossiers. La satisfaction de tous les collaborateurs a également été sondée à l issue du premier cycle de fonctionnement. L apport de la DG DOP dans ce projet a été unanimement souligné lors de la Conférence internationale Quality in Justice organisée en novembre 2010 dans le cadre de la présidence belge de l union européenne. Le cas Quality management in the Brussels Office of the Public Prosecutor y a été présenté comme bonne pratique. Jean-Marc Meilleur, porteparole du parquet de Bruxelles a explicitement remercié le SPF P&O : sans ce partenariat, nous n aurions jamais pu atteindre un résultat aussi abouti. 28

30 3 Stratégie, RH et processus se complètent En 2 ans, le projet Modernité-Efficience-Transparence (MET) nous a permis de développer une politique de gestion cohérente au sein du parquet de Bruxelles où les volets stratégie, ressources humaines et processus se complètent. Fort d une stratégie ambitieuse déclinée, en cascade, dans des objectifs individuels le parquet augmente la cohérence et la qualité de son intervention grâce à une connaissance et une simplification des flux de dossiers. L expertise de la direction générale Développement de l Organisation et du Personnel du SPF P&O combinée à la volonté des responsables du projet au sein du parquet en sont des facteurs de succès importants. Jean-Marc Meilleur Directeur de la communication Bruno Bulthé Procureur du Roi Valérie April Secrétaire en chef De gauche à droite : Valérie Devos Conseiller HRM et chef de projet MET Bernard Michielsen Directeur opérationnel 29

31 CAF à l ONSS 5 groupes en parallèle e-hr la solution quitte le camp de base La DG DOP a accompagné l exercice d autoévaluation CAF entrepris à l ONSS en Originalité du projet : le processus complet du CAF (formations, animation, coaching de groupe, ) a été appliqué et suivi pour la première fois par 5 groupes d auto-évaluation en parallèle (4 groupes composés de membres du personnel et un groupe composé exclusivement des membres du comité de gestion). Après la synthèse et la consolidation des 5 rapports, la fixation de priorités recommandée par la méthodologie CAF a permis de définir un plan d action présenté par l administrateur général de l ONSS à l ensemble du personnel. Certaines actions, dont une enquête de satisfaction citoyens/clients, ont été mises en chantier dès la fin Cette application originale du CAF aura permis à la DG DOP de développer encore davantage son expertise en matière de gestion globale de la Qualité et d accompagner d autres organisations dans des projets similaires. Après l introduction de la solution e-hr dans les SPF horizontaux et au SPP Intégration sociale en tant que pilotes, 2010 voit les SPF Justice et Mobilité et Transports se lancer avec succès dans la mise en œuvre du module Administration de base. Pour rappel, le projet e-hr a été initié pour informatiser les processus communs aux SPF en matière de ressources humaines. Il s agit d un trajet de transformation en profondeur de toute la gestion du personnel, l objectif étant d arriver à moderniser et rendre cette gestion plus efficiente. L application e-hr deviendra, à terme, la source unique de toutes les données du personnel. Basée sur l application PeopleSoft d Oracle, la solution informatique e-hr prévoit 5 modules. Trois ont considérablement progressé en 2010 : d d Administration de base. Ce module est à présent complet et stabilisé. Toutes les fonctionnalités sont finalisées. Appliqué depuis le 1er mai 2009 par les services pilotes (SPF horizontaux et SPP Intégration sociale), il a été déployé le 1er novembre 2010 au SPF Mobilité et Transports et dans 30

32 3 d d les Services centraux et les Maisons de justice du SPF Justice. Ce module comporte une série de fonctionnalités (données de l organisation (organigrammes), données personnelles (nom, adresse, données bancaires, ), données d emploi (contrats, emplois et données de carrière), ancienneté, mobilité, promotion et mutation, discipline) et est également l interface avec le Service central des dépenses fixes (SCDF) qui utilise ces données pour effectuer correctement les paiements. Gestion du temps (durée du travail, congés, maladies, ). Le Conseil des Ministres a autorisé le lancement de ce module le 22 janvier Il devrait être disponible dès avril 2011 pour les SPF qui utilisent le module Administration de base. Il comprendra la gestion des absences et des congés sous leurs différentes facettes : demandes de congés et absences par le personnel via un ESS (Employee Self Service) workflow pour l approbation de la demande par les chefs traitement des absences et, en fonction des horaires de travail de chaque collaborateur, interprétation pour le calcul du salaire. d d Une interface est également prévue avec Medex afin que les avis de maladie soient transmis à Medex et que les résultats des contrôles médicaux soient automatiquement envoyés à e-hr. La manière dont ce module a été imaginé permet de rencontrer les préoccupations d une politique de ressources humaines moderne: la responsabilisation des chefs au sein de l organisation et la réduction des tâches administratives des services du personnel, ce qui leur permet de se concentrer sur des activités à plus grande valeur ajoutée. Avec un matériel performant et adapté aux conditions de l expédition, le grimpeur va plus vite, plus loin et en toute sécurité. Rémunération (calcul et paiement des salaires). Le 24 décembre 2010 le Conseil des ministres a décidé de lancer ce module. Le nouveau système se substituera au SCDF pour le paiement des agents des SPF et des SPP à partir du 1er janvier L ambition est de couvrir ensuite l ensemble des organisations dont les membres du personnel sont payés par le SCDF. Les conseils avant le départ La direction générale Ressources humaines et Carrière soutient de son expertise la DG e-hr dans le développement des modules : support juridique, réponses aux questions ponctuelles, exemples concrets, études particulières, Pour les modules Gestion du temps et Rémunération, il a surtout fallu déterminer les congés/absences qui ont un impact sur la constitution de l ancienneté, la durée de validité d une formation certifiée, le paiement du traitement, les compléments de traitement liés à certains régimes de travail à temps partiel, le paiement des allocations/indemnités, la durée de stage, ou encore la période d adaptation. 31

33 Devenir ASP en continu et avec CAA Depuis mai 2010, Selor a revu en profondeur le mode de recrutement des assistants de surveillance pénitentiaire (ASP) du SPF Justice. L objectif est d accélérer la procédure pour répondre aux besoins énormes de la trentaine de prisons réparties sur tout le pays (environ agents). Sélections ASP 2010 Inscriptions Niveau D > carte d accès Consultations Inscrits Inscrits Absents Lauréats ASP épreuve CAA épreuve CAA épreuve CAA Candidats contactés pour un test Absents Lauréats FR NL Quelles sont les nouveautés? Les candidats ont maintenant la possibilité de postuler à tout moment, sans limite de temps. Par le passé, ils ne pouvaient postuler que lorsque la procédure de sélection était publiée (généralement 2 semaines, 1 fois par an). Les sélections annuelles avec inscriptions massives (8.400 candidats en 2009) impliquaient, de plus, des procédures très lourdes pour Selor. Les candidats ont la possibilité de choisir la(les) région(s) où ils souhaitent travailler, dès le début de la procédure de sélection, et plus en fin de procédure. Le système d inscription attribue un numéro d ordre à chaque candidat en fonction de sa date d inscription. Sur la base de ce numéro, de la région choisie et des besoins de la Justice, Selor invite les candidats à passer un test PC. Les candidats qui réussissent le test, sont conviés par le SPF Justice à commencer un stage dans l un des établissements pénitentiaires choisi. Si ce stage s avère positif, les stagiaires sont engagés de manière définitive (statutaire). La fonction d ASP a été revalorisée au niveau C, ce qui signifie revalorisation financière mais également nécessité de posséder un diplôme du niveau secondaire supérieur. Auparavant, cette fonction était de niveau D, pour laquelle aucun diplôme n est requis. Les candidats sans diplôme peuvent néanmoins postuler en passant d abord un test de type compétences acquises antérieurement (CAA) pour obtenir une carte d accès. Cette carte atteste qu ils ont les compétences requises pour une fonction de niveau C et leur permet ainsi de participer à la sélection d ASP. Les candidats à la fonction d assistant de surveillance pénitentiaire peuvent se faire une opinion du métier dans lequel ils s engagent en découvrant les témoignages sur 32

34 23 2 Nous étions virtuellement 11 autour de la table En période de discipline budgétaire, toutes les économies sont les bienvenues. Alors pourquoi ne pas utiliser les technologies qui permettent de se réunir à distance? Pour notre réunion de Troïka, nous étions virtuellement 11 autour de la table. Espagne, Belgique, Hongrie, Pologne. Grâce à la vidéoconférence ou téléprésence, nous pouvions nous voir, nous entendre, projeter des documents sur un écran partagé et le tout sans déplacement à l étranger. En utilisant la vidéo, EUPAN renforce son efficacité et est plus respectueux de l environnement. Ces nouvelles méthodes de travail permettent, quel que soit l endroit où l on se trouve, de collaborer de manière optimale. Commencer une réunion est aussi simple que passer un coup de fil et permet de partager des documents, des vidéos,... Ce mode de collaboration est aussi très précieux pour percevoir l expression du visage de nos interlocuteurs lors de discussions cruciales et pour renforcer nos relations. Jack Hamande Directeur général Développement du personnel et de l organisation SPF Personnel et Organisation 33

35 4 Le guide ne peut pas se reposer sur ses lauriers, les besoins de ses clients évoluent en permanence 34

36 4 Les clients au premier plan Le client souhaite atteindre le sommet. Le SPF P&O lui sert de guide dans son ascension. Pas en lui disant comment faire mais en lui offrant une série de possibilités qu il peut utiliser, en tout, ou en partie. C est notamment le cas de l approche client, de la formation, mais aussi, de plus en plus, des marchés publics. Mais le guide ne peut pas se reposer sur ses lauriers, les besoins de ses clients évoluent en permanence, fort heureusement. C est un peu comme après avoir atteint un sommet ; on en vise un autre, plus élevé encore. Le SPF P&O répond de manière constante à cette évolution des besoins, par exemple dans le cadre des formations ou des synergies entre Fedweb et les intranets. Orientation client Toute organisation qui veut atteindre le sommet de ses possibilités, se concentre sur ses clients. Le SPF P&O soutient les organisations fédérales de plusieurs manières afin d améliorer leur orientation client. Une stratégie intégrée est de plus en plus encouragée. Faire plus avec moins est le fil rouge : le contexte économique et budgétaire incite les services publics à rechercher toujours davantage de gains d efficience, d économies et de synergies sans pour autant négliger la qualité et la relation avec le client. Travailler de manière plus orientée client reste dès lors un point d attention. Une gestion de processus dynamique y contribue. En outre, la gestion des ressources humaines et l utilisation optimale des talents dans le contexte du vieillissement et des prochains départs à la retraite représentent une priorité importante. Afin de réagir toujours plus rapidement à ces changements, le leadership orienté développement constituera au cours des prochaines années un des défis majeurs pour les organisations fédérales dans le cadre de leur évolution vers des organisations plus agiles. 35

37 Offre intégrée La DG DOP a développé une offre intégrée dans le domaine de l approche client. Elle se compose de 8 étapes. Les organisations qui le souhaitent peuvent faire appel à un support de la DG, pour une ou plusieurs étapes, ou pour l ensemble. Plus sur : Gestion des plaintes : un cadeau du client au succès croissant Le nombre d organisations à avoir entièrement introduit une gestion des plaintes augmente chaque année. Le compteur est à présent sur 15. Il y a, en outre, 14 organisations qui y travaillent activement. L ambition est, qu à terme, chaque organisation fédérale s intègre dans cette approche. Enquêtes auprès des clients et du personnel En 2010, 20 enquêtes au total ont été menées avec l aide du SPF P&O. Il en résulte une ex pertise toujours plus grande à mettre au service de futurs projets d enquête. La plupart des enquêtes visent les clients ou le personnel mais certaines organisations fédérales font également appel à l offre d enquêtes pour des thématiques spécifiques: la satisfaction sur les prestations de services internes, l implémentation des Cercles de développement, le bien-être au travail, Enquêtes auprès des clients : l atout du sur mesure En 2010, 5 organisations ont fait appel à la DG DOP pour une enquête auprès de leurs clients: Fedict, le SPF P&O (cellule marchés publics), le SPP Intégration sociale, la Caisse auxiliaire de Paiement des Allocations de chômage et l Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire. Il s agit à chaque fois d une enquête sur mesure, le point de départ étant une analyse des différents groupes de clients, produits et services. Une enquête en ligne et un rapportage comportant l interprétation des résultats aboutissent à un plan d action proposant des améliorations concrètes pour l organisation. Plus sur la gestion des plaintes au sein du SPF P&O : chapitre 6 36

38 4 Enquêtes auprès du personnel Depuis janvier 2009, les enquêtes de satisfaction du personnel suivent le même modèle. On utilise, pour chaque enquête, le même questionnaire qui peut, à l initiative du client, être complété de questions spécifiques. Cette méthode permet d établir un benchmarking fédéral et de comparer les résultats d une enquête aux résultats d autres organisations fédérales. Il est également intéressant pour les clients de comparer les résultats d une enquête avec les résultats d une édition précédente afin d identifier les tendances et les améliorations éventuelles. Accessibilité téléphonique Depuis 2004, le SPF P&O met un contrat cadre à la disposition des clients qui souhaitent évaluer l accessibilité téléphonique de leurs services. Treize projets ont été menés en 2010 (dont 7 finalisés en 2010). L évaluation et les recommandations obtenues permettent aux organisations de mettre en œuvre des mesures concrètes et pratiques pour améliorer rapidement leur accessibilité téléphonique mais aussi de nourrir leur réflexion sur des réorganisations à plus long terme. résultats, et plus tard, lors de l organisation d une enquête de suivi. Un total de 28 projets ont été menés (22 finalisés). Un benchmarking est en préparation afin d aboutir à des recommandations visant à uniformiser l accueil téléphonique au sein de l administration fédérale. Plus sur l accessibilité téléphonique : > communication > activités communication interne Le nombre d enquêtes auprès du personnel n a cessé de progresser au cours des dernières années: en 2010, 9 enquêtes ont été réalisées, un total de répondants ont donné leur avis. Enquêtes auprès du personnel La DG COMM-KM soutient les clients tout au long des projets, de la prise de contact avec le fournisseur de services à la présentation des Enquêtes accessibilité téléphonique enquêtes répondants enquêtes répondants enquêtes répondants

39 Marchés publics Le SPF P&O offre à ses clients, acheteurs fédéraux et entreprises, un large éventail de services afin de franchir, le plus facilement possible, la difficulté que peut constituer un marché public. Cela va des contrats cadres, conseils et formations à toute une série d outils. Le fil rouge de toutes ces activités est l attention au client et à l environnement. Plus sur les marchés publics : chapitres 2, 3, 6 et Contrats cadres La Centrale de Marchés (CMS) ouvre la voie en mettant à la disposition des organisations fédérales des contrats cadres pour un certain nombre d articles standard et de services d assurance. Les organisations fédérales peuvent directement passer des commandes pour ces produits et services. En 2010, CMS a renouvelé un certain nombre de contrats cadres, par exemple les licences pour les produits Microsoft téléchargé un premier contrat sur l application e-catalogue. Pour ce contrat, les organisations fédérales peuvent transmettre électroniquement leurs commandes au fournisseur. Par rapport à 2009, le montant total des commandes sur contrats cadres augmente, malgré la discipline budgétaire appliquée au cours du premier semestre La hausse est principalement due à la commande de produits pétroliers. En 2010, le catalogue CMS en ligne a été consulté fois ( en 2009). Lors de l événement annuel en mai, quelque 400 clients fédéraux ont pu faire connaissance avec un certain nombre de fournisseurs de CMS. L Agence pour la simplification administrative (ASA) a fourni des précisions sur l utilisation du guichet électronique Digiflow. e-notification et e-tendering ont fait l objet d une démonstration lors d ateliers. En 2011 CMS élargira l utilisation de l e-catalogue. Le catalogue CMS en ligne disparaîtra à terme une attention particulière sera consacrée au contrat cadre pour l assurance hospitalisation environ la moitié des contrats cadres de CMS devront être renouvelés. Commandes sur contrats cadres (en millions d euros) , ,2 38

40 4 Conseils En 2010, les conseils plus complexes occupent toujours une place importante (20%). Le SPF P&O reste le client le plus important de la cellule Conseil et Politique d Achats (CPA). La part des autres organisations fédérales a de nouveau légèrement diminué en Le nombre total de conseils émis a toutefois augmenté de 4 %. L implémentation d une station de travail marchés publics pour tous les services du SPF P&O s est poursuivie. Elle assure à présent la majeure partie des initiatives d accompagnement dans les procédures de marchés. Ceci explique la diminution du nombre d accompagnements effectués par CPA en faveur des services du SPF P&O. En 2010, la station de travail a traité près de 70 marchés publics et dossiers, provenant essentiellement de l IFA. Elle entretient également une bonne communication avec ses clients et anime un réseau de concertation interne qui se réunit régulièrement. Sont prévus en 2011 : l actualisation du manuel Marchés publics avec les nouvelles procédures et modalités d d un nouveau manuel en remplacement du manuel existant un manuel comportant trois modèles selon lesquels les achats au sein d une entité fédérale peuvent être organisés, avec l accent sur le respect de la législation marchés publics, la communication interne et externe, le contrôle de la gestion et la réalisation d économies d échelle le développement du manuel en matière de développement durable comportant des directives sur l utilisation de critères sociaux et éthiques dans le cadre des marchés publics la poursuite du développement de la station de travail. Formations Des formations sont animées sur un certain nombre de thèmes choisis par les clients. Dès 2011, ces formations sur mesure seront offertes par l IFA. Formations CPA Formations marchés publics Nombre de participants Conseils CPA Conseils au SPF P&O Conseils au reste de l administration fédérale Accompagnement du SPF P&O (à partir de 2010 station de travail incluse) Accompagnement du reste de l administration fédérale

41 Outils e-notification La collaboration plus intense avec les autres niveaux de pouvoir (voir chapitre 2) a eu plusieurs impacts positifs en 2010 : l utilisation accrue des applications e-procurement en général, une plus grande concertation, davantage de sessions d information et de communication vers les utilisateurs finaux. Publications via e-notification Le nombre de publications de marchés publics via l application e-notification a atteint un nouveau sommet en Cette augmentation est essentiellement due à la collaboration avec la Région de Bruxelles-Capitale et avec les e-sender publications online qui envoient les avis dans un format structuré à e-notification. e-tendering L application e-tendering pour le dépôt et l ouverture électronique des offres et candidatures est à présent complètement opérationnelle pour tous les niveaux de pouvoir. Son utilisation augmente grâce aux initiatives de communication, d information et de formation menées par le service e-procurement, et grâce à la politique active de l administration flamande qui stimule l utilisation d e-tendering et prévoit le support nécessaire à cet effet. Dossiers électroniques dans e-tendering Portail Le portail propose des informations, des modèles de documents et l accès à différents outils. En 2010, un manuel comportant un aperçu des nouvelles procédures et modalités a été mis à disposition sur le portail. Ce manuel ouvre la voie à la nouvelle réglementation marchés publics qui entrera normalement en vigueur en Grâce à cette initiative, les clients peuvent assimiler plus facilement le passage à la nouvelle réglementation. Le portail a également fait l objet d une enquête de satisfaction. Il en ressort qu il est globalement perçu comme convivial. Des propositions d amélioration seront développées en En 2011 : optimalisation des applications opérationnelles (notamment e-catalogue) d d analyse des besoins et solutions de data warehouse d d développement d un user management commun pour toutes les applications d d encouragement de l utilisation d e-procurement au niveau fédéral par l introduction d un dossier au Conseil des Ministres élaboration d un plan d action pour mieux faire correspondre le portail aux souhaits des clients. 40

42 4 Sites web Evaluation Fedweb Le SPF P&O essaie, grâce à une série de sites internet et d outils, d offrir à ses clients des informations précises et des services conviviaux. Deux sites servent de guide : Fedweb et le site de Selor. Fedweb De plus en plus de visiteurs trouvent le chemin de Fedweb et y reviennent. Chaque mois (sauf en juillet), au moins personnes, dont visiteurs récurrents, le consultent. La progression est moins prononcée pour les visites et les pages visitées. La lettre d information Fedweb Light paraît 26 fois en 2010, diffusant ainsi pas moins de 155 sujets d actualité. Le nombre de questions posées régresse par rapport à 2009, de à 862, ce qui Nombre de visiteurs et visites Fedweb Base annuelle 2008* Visiteurs uniques Visiteurs récurrents Visites Pages visitées *chiffres à partir de juin le portail du personnel fédéral, a été évalué au printemps Il était, à ce moment-là, en ligne depuis deux ans. Objectifs de cette évaluation : connaître l utilisation ou la non-utilisation du site recueillir les expériences des utilisateurs et mesurer leur satisfaction évaluer dans quelle mesure le site est devenu un outil de travail pour les collaborateurs des services du personnel. Principales conclusions : Fedweb n est pas encore suffisamment connu d une grande partie du personnel fédéral. ceux qui connaissent le site en sont fort satisfaits. Le score de satisfaction moyen est de 7,5. Le score de la lettre d information Fedweb Light est encore plus élevé, avec 8,4. Les points forts sont la crédibilité, l exhaustivité, la compréhensibilité et l actualité. les collaborateurs des services du personnel font souvent un usage intensif du site et en sont encore plus satisfaits que les autres utilisateurs. L information pourrait toutefois répondre encore mieux à leurs besoins, par exemple en enrichissant encore la réglementation disponible. La complémentarité entre Fedweb et les intranets des organisations fédérales pourrait également être améliorée. Actions pour 2011 : plus de publicité sur Fedweb, grâce à un plan de communication meilleure harmonisation entre les intranets fédéraux et Fedweb grâce notamment à un manuel et à une série de workshops réalisés en collaboration avec les responsables intranet adaptation progressive du contenu de Fedweb aux besoins des collaborateurs des services RH. 41

43 peut indiquer que les utilisateurs trouvent plus facilement l information recherchée sur Fedweb. La DG Ressources humaines et Carrière (HRC) veille, avec la DG COMM-KM, à actualiser les informations et à fournir une réponse rapide et adéquate aux questions posées Evolution visiteurs uniques Fedweb 0 janvier février mars avril mai juin juillet août septembre octobre novembre décembre Visiteurs 2009 Visiteurs 2010 Visiteurs Le nombre de visiteurs de continue à augmenter. En 2011, Selor lancera un nouveau site avec une nouvelle approche, davantage de fonctionnalités et de tests de démonstration * ** Visiteurs uniques Moyenne/jour Visites Moyenne/jour Pages visitées Moyenne/jour *Chiffres du 26 juin au 31 décembre 2007 ** Chiffres du 17 février au 31 décembre

44 4 Là, je suis sûre de la fiabilité de l information C est grâce à la Fedweb Light que je me tiens au courant des nouvelles et de la réglementation qui m est applicable. En effet, il n est pas toujours facile de trouver l information officielle et claire. Là, je suis sûre de la fiabilité de l information. Les titres des sujets abordés sont très explicites, le résumé est significatif ce qui me permet de savoir très rapidement si le sujet m intéresse. J ai l impression que c est un cordon ombilical par lequel je reçois l info qui m est destinée. La lettre d information est comme un doigt qui pointe vers l information plus détaillée reprise sur Internet et, de plus, le lien m amène directement sur la bonne page : gain de temps et d énergie! D autre part, le fait de m amener dans le site Fedweb me stimule à aller à la pêche aux informations. En ce qui concerne le lay-out, la structure très simple est aussi très claire. Juste un logo relatif au sujet abordé. Pas de surenchère de décorations comme j en vois parfois On pourrait bien sûr en modifier l aspect (les couleurs, la taille des logos, du texte) mais surtout il faut rester dans le même esprit : clarté, lisibilité, accessibilité Françoise Wauthier Assistante administrative SPF Intérieur 43

45 Formations en ligne avec les besoins Des formations qui ne servent à rien ou des formations à la chaîne? Rien de tout cela. La meilleure manière d atteindre le résultat escompté est examiné pour chaque formation. Un large éventail de méthodes d apprentissage, une concertation sur mesure, une adaptation constante des contenus et de l offre de formation, encouragent les participants et leurs employeurs à aller toujours plus haut. Gestion des talents sur mesure Fin 2008, le SPF Intérieur a invité l IFA à formuler avec lui une réponse à la demande de certains membres du personnel de pouvoir évoluer dans leur travail. L analyse du projet a été réalisée en concertation avec les collègues du SPF Intérieur. Un concept a été élaboré grâce à une concertation efficace avec d autres organisations (non fédérales), une étude de la littérature et de très fréquents échanges d idées. tissage des aptitudes au coaching et sur l utilisation d instruments d accompagnement typiques. Des moments de formation classiques ont alterné avec des entretiens-tests et des moments d intervision, ce qui a mené à un parcours fort intensif et orienté résultat. En mai 2010, un accompagnement de carrière a été proposé à tous les collaborateurs du SPF Intérieur lors d une campagne de communication ciblée. Depuis, une quarantaine de collaborateurs ont suivi un trajet d accompagnement composé de 6 entretiens. A la fin de l accompagnement, les démarches entreprises par les participants sont très diverses et correspondent ainsi à la variété des demandes initiales. Un nouveau projet, Talent Plus, est en préparation. Il concerne spécifiquement les dirigeants. Cinq organisations fédérales travaillent sur ce concept d accompagnement de carrière qui a pour objectif de faire bouger les gens ensemble! Le lancement officiel a eu lieu mi Le projet a duré un an. Au cours de cette période, 18 accompagnateurs de carrière internes ont été formés. L accent a été mis sur l appren- 44

46 4 Blended learning En 2010, l offre blended learning de l IFA est entrée dans une nouvelle ère. Trois formations certifiées sont désormais entièrement organisées en blended learning. Plusieurs modules d apprentissage à distance ont également été réalisés complètement en interne. Par ailleurs, de nombreuses formations utilisent le Campus virtuel OFOIFA comme plate-forme d échange et de soutien. Le blended learning permet aux participants de voir la matière de plusieurs façons : en Formations standard Formations blended learning Jours de Participants formation Jours/hommes formation Aptitudes PC ,5 Efficacité personnelle Méthodologie de la formation et gestion des connaissances Management et GRH ,5 Total formations standard Formations certifiées classe, dans le syllabus et dans les modules e- learning avec exercices et feed-back, ce qui en augmente la rétention et la compréhension. En 2010, plus de 1000 personnes ont suivi une formation certifiée en blended learning et ont passé leur test. En 2011, cette offre s étoffera encore avec des parcours pour les formations en bureautique. Classer, gérer et conserver des documents Transmettre son expertise Quelques nouvelles formations 2010 : d d la formation certifiée Classer, gérer et conserver des documents en collaboration avec des formateurs des Archives générales du Royaume d d la formulation d objectifs SMART un module pour les Cercles de développement : la collaboration avec les formateurs des Cercles de développement de l IFA a en outre permis d affiner la méthode de création de module. Pour 2011, une série d autres modules sont en chantier. Plus sur le blended learning : Train-the-trainer Total formations certifiées Total Total ,

47 Formations standard L offre de formations standard a été restructurée. Deux domaines d expertise, entièrement nouveaux, se sont ajoutés, un autre domaine a été scindé. L environnement, le développement durable, le bien-être au travail sont des thèmes de plus en plus actuels. C est pourquoi, l IFA a réuni ses formations en la matière dans un nouveau domaine d expertise Environnement, bienêtre, sécurité et sécurisation. L objectif est, à terme, d étendre cette offre. En vue d améliorer la visibilité de certains domaines du management et de la gestion des ressources humaines, qui se trouvaient auparavant dans le même domaine d expertise, l IFA a scindé ce domaine en deux: Management et gestion de la communication, d une part, et GRH, Cercles de développement, statut et réglementation, d autre part. Cette répartition aide les intéressés à mieux trouver la formation souhaitée. Pour la Présidence européenne, l IFA a organisé une série de formations spécifiques. Il en est ressorti qu il existe en fait un besoin permanent de formation sur les matières européennes. Ce domaine a donc également été ajouté. Certaines formations sont données en anglais étant donné leur caractère international. Elles débuteront en L IFA s engage à réagir plus rapidement à des demandes de formations concrètes. C est pour cette raison que les formations fort demandées sont désormais organisées à intervalle régulier. Les formations moins demandées sont encore toujours organisées, mais uniquement lorsqu il y a un nombre suffisant d inscriptions. Formations standard Jours de formation (1) Participants Jours/hommes formation (2) Langues 1.871, , , Efficacité personnelle , , ,5 Management Matières administratives 139, , Méthodologie de la formation et gestion des connaissances 123,5 66, ,5 510 Aptitudes PC 448,5 340,5 272, , Environnement, bien-être, sécurité et sécurisation GRH, cercles de développement, statut et réglementation Total , , ,5 (1) une formation de 5 jours avec 10 participants compte pour 5 jours de formation (2) une formation de 5 jours avec 10 participants compte pour 50 jours/homme de formation 46

48 4 Formations certifiées 2010 est une année importante pour les formations certifiées. Le catalogue a été remanié en profondeur. Il y avait, en effet, encore trop de formations organisées pour un nombre restreint de participants. Cela avait pour conséquence un prix de revient trop élevé et des temps d attente trop longs. Le nouveau catalogue porte à présent principalement sur les compétences génériques qui sont pertinentes pour des groupes importants de participants. Pour les compétences plus spécifiques, les organisations fédérales peuvent reconnaître un certificat d un autre institut de formation ou organiser ellesmêmes des formations. Si le nombre de participants aux formations reste globalement le même qu en 2009, le nombre de participants aux tests est, quant à lui, un peu plus élevé. Le saut par rapport à 2008 se confirme donc clairement. Après la première adaptation de 2008, le nombre de participants a certes fort augmenté mais il restait une série de formations pour lesquelles il y avait trop peu d inscriptions. C est pourquoi, plus de 60 formations ont encore été supprimées. Il en reste dorénavant environ 75. L IFA soutient les organisations qui veulent prendre en main l organisation de formations certifiantes, par exemple en mettant à disposition des documents ou l expertise de ses membres du personnel et en stimulant l échange d expériences entre ces organisations. L accent a été mis ainsi en 2010 sur la problématique de l organisation d une formation clôturée par un test d évaluation, sur la docimologie et sur l évaluation. Formations certifiées Formations Tests Jours de formation (1) Participants Jours/ hommes formation(2) Jours de test (3) Participants Jours/ hommes test (4) Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D , Mixte ,5 FC-ancien catalogue * Total , ,5 Total , , Total , *Formations qui ne sont plus reprises dans le catalogue (1) une formation de 5 jours avec 10 participants compte pour 5 jours de formation (2) une formation de 5 jours avec 10 participants compte pour 50 jours/hommes formation (3) un test d un demi-jour avec 10 participants compte pour 0,5 jour de test (4) un test d un demi-jour avec 10 participants compte pour 5 jours/hommes test 47

49 Autres formations Bien que l IFA ne gère plus l accompagnement des stagiaires de niveau A depuis 2008, les organisations fédérales peuvent toujours inscrire leurs stagiaires aux formations de l IFA. A partir de 2011, l IFA offrira à ses clients un nouveau trajet d intégration pour les nouveaux collaborateurs. Enfin, l IFA a encore organisé une série de formations pour le projet e-hr et des formations sur demande. En font également partie les formations sur demande dans le cadre des Cercles de développement. Autres formations Jours de formation (1) Participants Jours / hommes formation(2) Stage niveau A 236, Formations e-hr Formations sur demande * 176, BOZAR ,5 FEDASIL ,5 SPF Intérieur 75, SPF Justice SPF Personnel et Organisation ,5 SPF Sécurité sociale ,5 Greffes et parquets Diverses organisations SPP Politique scientifique *y compris les Cercles de développement (1) une formation de 5 jours avec 10 participants compte pour 5 jours de formation (2) une formation de 5 jours avec 10 participants compte pour 50 jours/hommes formation FED+ 20 km de Bruxelles Une deuxième participation de la.be Team aux 20 km de Bruxelles a été organisée en collaboration avec le SPF P&O. Sous le dossard.be les participants ont réuni 3.582,36 en faveur des victimes d Haïti. Quatre coureurs de la.be Team ont terminé parmi les cent premiers et la.be Team s est classée cinquième. Le résultat de l enquête après la course a été plus important que les prestations sportives. Il en est, en effet, ressorti que la principale motivation des coureurs à participer n est pas l avantage financier (FED+ paie le droit d inscription) mais bien la possibilité de courir pour une bonne cause dans une équipe fédérale. Offres Le site internet de FED+ recense en permanence au moins 120 offres. Une quinzaine d offres et un article sur une offre FED+ ont été publiés dans chaque édition du magazine Fédra. Il ressort des résultats fournis par les partenaires que les membres du personnel fédéral connaissent de mieux en mieux les offres et 48

50 4x A chaque fois j ai été chaleureusement accueilli et encouragé Je n avais jamais couru avant de participer aux 20 km de Bruxelles avec la.be team. J ai appris son existence via la newsletter Fedweb Light et le magazine Fedra. Comme plusieurs collègues de mon SPF s étaient déjà inscrits, je leur ai emboîté le pas. Je n ai eu qu à remplir un formulaire d inscription et l équipe.be team s est chargée de tout le reste! Lors de l événement, elle s est occupée de l accueil et de la préparation des coureurs dans ses locaux rue de la Loi : distribution des dossards, photo des sportifs, petits mots d encouragement et mise à disposition de vestiaires, le tout dans une parfaite organisation, et faisant preuve d une grande sympathie. J ai participé à deux reprises aux 20 km avec la.be team et, à chaque fois, j ai été chaleureusement accueilli, encouragé, et même applaudi après la course! Depuis, je pratique le jogging régulièrement et je compte bien participer avec l équipe cette année encore Michaël Duroisin Correspondant communication SPF Sécurité sociale 49

51 les utilisent de plus en plus souvent. Il est ressorti de l enquête menée fin 2010 auprès des lecteurs de Fédra que 59,7 % des lecteurs avaient déjà bénéficié d une ou de plusieurs offres FED+ (49% en 2009 et 40% en 2008). Quelques exemples : achats via l offre Collishop 805 séjours dans un hôtel Best Western tickets Bozar (expositions et concerts) pour la saison (749 tickets en ) 712 réservations de voyage chez Carlson Wagonlit achats chez E5-Mode en 8 jours tickets pour Efteling tickets pour Walibi et Bellewaerde. Les résultats s expliquent en partie par une communication intensive : 22 lettres d information comportant à chaque fois au moins 6 nouvelles offres ont été publiées le nombre d abonnés à la lettre d information augmente de 20% par rapport à 2009 le nombre de visites sur le site augmente de 3% par rapport à 2009 (en 2009 il y avait déjà eu une hausse exceptionnelle de 40% par rapport à 2008, suite à l envoi des nouvelles cartes FED+) Plus sur Bien-être Gestion des agressions La DG Développement de l Organisation et du Personnel (DOP) a élaboré un manuel Vers une politique de gestion des agressions. Un plan en 7 étapes accompagne les organisations pour développer, sur mesure, une politique de gestion des agressions efficace qui peut être implémentée et adaptée à l évolution de la situation. Le 9 décembre 2010, le colloque Prévention des agressions dans les services publics. Gestion et bonnes pratiques a été organisé en collaboration avec le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale. Différents thèmes tels que la réglementation, l analyse des risques et le plan par étapes pour la gestion des agressions ont été exposés aux 140 participants. L ONEM, bpost, la SNCB, la Police, le SPF Justice (prisons) ont également présenté quelques exemples de bonnes pratiques de gestion des agressions par des tiers. Médiation En 2010, la DG DOP a travaillé sur le thème de la médiation afin de favoriser le bien-être du personnel. Les formations sur la médiation organisées par le Ministère de la Défense et la Province du Brabant flamand ont servi de source d inspiration en la matière. Les participants apprennent des techniques leur permettant de jouer un rôle de médiateur en cas de tensions et de problèmes entre personnes. La DG DOP a aussi présenté cette technique dans le cadre du réseau Empreva (SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement) aux personnes de confiance et aux conseillers en prévention psychosociaux. Le souhait explicite de développer une formation spécifique sur les techniques de médiation ressort d une enquête en ligne auprès des personnes de confiance, des conseillers en prévention et des collaborateurs bien-être de l administration fédérale. La DG DOP collabore avec l IFA pour répondre à cette demande. Une formation concrète pourrait être lancée à l automne

52 42 Il y aurait certainement passé la nuit Pas de chance! Le jour où les participants à la réunion HRWG-IPSG* devaient rentrer chez eux, il y avait grève à Zaventem. J ai sauté dans la voiture pour déposer Jake Byrne (Irlande) à temps à la gare de Bruxelles-Midi où il a pris le Thalys vers Paris. Il a pu ainsi, via Paris, rejoindre son domicile (tard) le soir même. Si Jake avait pris, comme prévu, le bus vers Zaventem, il aurait certainement dû y passer la nuit. Lors de la réunion suivante, Jake m a remercié par une petite attention. Gilbert Peetermans Collaborateur administratif SPF Personnel et Organisation *HRWG: Human Resources working group; IPSG: working group for Innovative Public Services 51

53 5 Permettre aux talents de grandir est un défi permanent 52

54 5 Talent Crescendo L administration fédérale compte de nombreux talents. Les mener toujours plus haut est un défi permanent : les accompagner, les choyer, leur donner la chance de grandir. Et ce, dès le départ: la sélection. La DG DOP et le service ICT du SPF P&O ont développé l application web Crescendo pour soutenir les organisations fédérales dans l élaboration et la gestion de leurs profils de compétences génériques et techniques la construction d une base de données commune de compétences techniques la gestion des Cercles de développement. L application est composée de deux modules. Le module gestion des compétences est testé par quatre organisations : l Office national des Pensions, le SPF Intérieur, Selor et l IFA. Il est opérationnel depuis septembre organisations y ont déjà accès. d d Le module Cercles de développement a été finalisé en janvier Les entretiens des Cercles de développement peuvent être planifiés via l application et les rapports des entretiens peuvent être complétés en ligne. Le SPF Intérieur utilise l application dans quatre services pilotes. 53

55 Sélections Presque tous les candidats aux sélections organisées par Selor, le bureau de sélection de l administration, s inscrivent en ligne via Mon Selor. Selor utilise également ce traitement en ligne pour d autres tests (voir tests linguistiques ci-après). Inscriptions Niveau Inscriptions* En ligne (Mon Selor) % en ligne A ,79% 99 % B ,89% 99 % C ,87% 99 % D ,88% 98 % Total ,85% 99 % *Inscriptions en 2010 sur base de la date à laquelle le candidat s inscrit. Mon Selor Profils actifs au 31/ Diplômes validés Sélections de recrutement Statutaires Tout comme les années précédentes, l accent est mis sur les niveaux supérieurs, ce qui se reflète à présent également, contrairement aux années précédentes, dans les inscriptions par niveau. Quelques constatations : le nombre total d inscriptions augmente fortement le taux de rejet continue à diminuer, il a été réduit de moitié sur cinq ans pour chaque candidat néerlandophone, il y a, en 2010, deux candidats francophones tout comme en 2009, il y a, en 2010, plus de candidats féminins que masculins. La durée moyenne d une sélection organisée par Selor s élève à 90 jours. Cette durée est réduite à 83 jours pour une sélection pour l administration fédérale. Nombre de procédures de sélection par niveau A B C D Total

56 5 Sélections de recrutement statutaires (fonctions à mandat et sélections ongoing incluses) Inscriptions Il s agit ici d inscriptions à des sélections clôturées en 2010 (également celles pour lesquelles le PV a, par exemple, été signé le 3 janvier 2010). Des inscriptions qui ont eu lieu en 2009 peuvent donc également être comptabilisées ici. Sélections de recrutement statutaires (fonctions à mandat incluses) % Rejets 44,99 % 46,50 % 34,22 % 30,58 % 23,27 % 21,54 % Présents 59,43 % 68,37 % 67,40 % 65,83 % 63,24 % 64,51 % Lauréats 33,57 % 19,39 % 15,74 % 26,60 % 24,81 % 26,74 % Inscriptions selon le niveau A 20,23 % 25,70 % 28,02 % 28,96 % 27 % 36,65 % B 31,22 % 23,46 % 25,30 % 15,51 % 20 % 31,57 % C 24,75 % 39,59 % 17,71 % 22,49 % 28 % 25,40 % D 23,80 % 11,25 % 28,96 % 33,04 % 25 % 6,38 % Inscriptions selon le rôle linguistique % Néerlandophones 31,79 % 42,54 % 38,97 % 40,16 % 44,26 % 33,42 % Francophones 68,21 % 57,41 % 61,02 % 59,79 % 55,72 % 66,58 % Germanophones 0 % 0,05 % 0,01 % 0,05 % 0,02 % 0 % Inscriptions selon le sexe % H 58,41 % 52,20 % 58,32 % 54,62 % 48,62% 49,72 % F 41,59 % 47,80 % 41,68 % 45,38 % 51,38 % 50,28 % 55

57 Contractuels En 2010, il y a eu 621 consultations pour des procédures contractuelles, moins qu en Une telle procédure dure en moyenne 77 jours. Consultations de la banque de données de cv Fonctions à mandat Il y a eu plus de sélections pour les fonctions à mandat en 2010 qu en Le nombre d inscriptions a fortement augmenté, principalement chez les hommes. La durée de ces sélections est en moyenne de 126 jours Le nombre moyen de participants par sélection augmente de 12% chez les femmes et de 56% chez les hommes. Fonctions à mandat pour l administration fédérale Sélections Inscriptions Rejets Présents Lauréats Taux de réussite 29 % 29 % Femmes dans les sélections pour les fonctions à mandat N N-1 N-2 Total 2010 Total 2009 Inscriptions H (76 %) 529 (70%) F (24 %) 230 (30%) Taux de rejet H 71,35 % 64,61 % 69,03 % 66,18 % 60% F 82,86 % 68,75 % 78,85 % 74,25 % 77% Taux d absence H 26,53 % 33,56 % 41,67 % 33,67 % 33% F 38,89 % 38,46 % 45,45 % 39,36 % 31% Taux de réussite H 25 % 28 % 32 % 28 % 28% F 45 % 28 % 17 % 30 % 33% 56

58 5 Pondération des fonctions à mandat En 2010, 26 sélections ont été publiées au Moniteur belge pour des fonctions à mandat. Avant le lancement de chaque sélection, la DG Ressources humaines et Carrière (RHC) contrôle la qualité de chaque description de fonction. En 2010, trois comités de pondération avec des membres des SPF P&O et Budget et Contrôle de la gestion se sont réunis pour pondérer six fonctions pour l Institut géographique national, le SPF Finances, le SPF Justice et le SPF Affaires étrangères. Marché interne En 2010, Selor n a reçu que 196 demandes de services fédéraux pour des sélections via le marché interne. La procédure a une durée moyenne de 56 jours. Les SPF peuvent organiser des épreuves complémentaires. Entre la demande et la remise du dossier au client, il y a en moyenne un délai de 93 jours. Sélections via le marché interne Demandes des SPF Via la banque de données de cv (entreprises publiques autonomes) (158) Via publications sur Epreuves complémentaires - Procédures des SPF Procédures clôturées 269 Places disponibles 756 Candidats contactés Présents Lauréats Recrutés (173) 223 (82) (16) 57

59 Sélections d accession Sélections d accession Inscriptions Présents Lauréats Absents % 30 % 25 % 41 % 29 % 36 % 22 % 48,34 % * Lauréats % 49 % 59 % 28 % 34 % 25 % 41 % 47,55 % * Ce chiffre élevé s explique par la décision du ministre de la Justice de faire passer les assistants de surveillance pénitentiaire directement du niveau D au niveau C. Ces candidats étaient donc bien inscrits mais n ont pas participé à l épreuve. Il n y avait que 712 présents sur inscrits. Secteur du gardiennage et de la sécurité Selor certifie des agents du secteur du gardiennage et de la sécurité. Cela se fait à la demande du SPF Intérieur mais Selor certifie également quelques centres de formation d entreprises de gardiennage. Grâce à cette certification, ces entreprises peuvent organiser elles-mêmes des tests psychotechniques. Secteur du gardiennage Présents Lauréats Taux de réussite Secteur de la sécurité Présents Lauréats Taux de réussite Ecoles FSES (enseignement secondaire 7ème année) Présents Lauréats Taux de réussite Test psychotechnique ,10 % ,74 % ,71 % Test législation base ,96 % ,39 % ,09 % Repêchage législation base Test législation dirigeant type B Repêchage législation dirigeant type B Test législation dirigeant type A Repêchage législation dirigeant type A ,55 % ,86 % ,52 % ,93 % ,67 % ,48 % ,21 % 58

60 5 Tests linguistiques Selor a revu en profondeur l organisation des tests linguistiques. Le candidat peut désormais choisir lui-même en ligne quand il veut passer son test (système ongoing). La communication se déroule également entièrement en ligne, via Mon Selor. La confirmation de l inscription et les résultats sont communiqués en ligne. Le lauréat retrouve son certificat linguistique dans son dossier en ligne. Selor essaie de mieux accompagner le candidat dans son choix de test linguistique. La législation linguistique belge est, en effet, assez complexe et de nombreux candidats ne s y retrouvent pas. Selor a cartographié les situations les plus fréquentes. Tests linguistiques * 2010 ** Inscriptions Présents Lauréats Absents % 19 % 17 % 19 % 18 % 22 % 24 % Lauréats % 47 % 45 % 44 % 45 % 30 % 53 % *Les chiffres 2009 portent uniquement sur les tests linguistiques qui n ont pas été suspendus, ceux pour les articles 7, 11 et 12. ** Depuis fin 2009, l approche des tests linguistiques a été modifiée de manière approfondie. Les chiffres sont donc difficiles à comparer à ceux des années précédentes. Les chiffres 2010 ne tiennent en outre pas compte des inscriptions via le module ongoing qui a débuté le 3 novembre En 2010, candidats se sont inscrits par cette voie. Selor a aussi voulu combattre, par une campagne de communication, quelques préjugés tenaces: il ne faut pas être parfaitement bilingue pour travailler dans l administration fédérale les tests linguistiques ne font pas partie d une procédure de sélection vous n êtes plus testé sur le vocabulaire et la grammaire. 59

61 M inscrire au moment qui me convient, c est vraiment très pratique Un beau jour, je suis allé voir sur le site de Selor pour en savoir plus sur les différents types de tests linguistiques. Je me suis inscrit à celui de l article 12. Cela s est passé très simplement et rapidement via mon compte personnel sur le site de Selor: j ai reçu une série de dates possibles et j en ai réservé une dans mon agenda. Quelque temps après avoir passé le premier test, j ai reçu un avec mon résultat et le message que je pouvais m inscrire à la partie suivante, avec un lien direct dans le mail. Même méthode. J attends à présent mon dernier résultat. S il est bon, je pourrai aussi retirer mon certificat en ligne. Il est évidemment fort pratique de s inscrire en ligne: vous le faites quand cela vous arrange et le système vous propose immédiatement des dates libres et enregistre votre réservation. Antoon Van Broeckhoven Gestionnaire de données et rapporteur international coopération au développement SPF Affaires étrangères 60

62 5 Cartographie fédérale des fonctions Gestion des compétences L arrêté royal du 2 octobre 1937 prévoit l introduction d une classification des fonctions pour les membres du personnel de niveau A. Une première liste de résultats de classification a été publiée le 20 décembre Cette liste comportait fonctions. Vu que les organisations sont en mouvement constant, une procédure de maintenance a été conçue pour actualiser le contenu de la cartographie des fonctions. Grâce à cette procédure, les organisations peuvent introduire régulièrement de nouvelles descriptions dans la cartographie et améliorer et/ou standardiser des descriptions de fonction déjà classifiées. Ces descriptions de fonction sont validées par le SPF P&O et classifiées ensuite par le comité de pondération. En 2008 et 2009, deux procédures de maintenance ont été, à chaque fois, exécutées. Après ces quatre procédures, la liste totale de fonctions comportait fonctions. Trois procédures de maintenance ont également été réalisées en Les résultats des deux pre- mières d entre elles ont été publiés, avec un léger retard dû au gouvernement en affaires courantes, au Moniteur belge du 22 février La liste comporte à présent descriptions de fonction. Les descriptions de fonction se trouvent dans la cartographie fédérale sur Afin de soutenir les organisations dans la rédaction de descriptions de fonction, deux templates pour descriptions de fonction (pour le niveau A et pour les niveaux B, C et D) ont été développés ainsi qu un manuel général pour la rédaction de descriptions de fonction. Deux autres manuels ont été développés pour les descriptions du niveau A: une description du cycle de maintenance de la cartographie et un manuel technique pour la cartographie fédérale. En 2010, l équipe Gestion des compétences de la DG DOP a poursuivi, en concertation avec les autres entités du SPF P&O, l implémentation entamée en Pour aider les organisations à implémenter la gestion des compétences plusieurs moyens sont développés en parallèle la publication de guides et manuels la formation des experts un accompagnement sur mesure. Les manuels et les guides abordent non seulement la gestion des compétences au sens strict mais également l articulation avec d autres expertises. Le guide pratique pour un plan d implémentation au sein d une organisation définit les étapes, questions à se poser, facteurs de succès, choix à faire, Les manuels Descriptions de fonction et profils de compétences au sein de l administration fédérale en facilitent l élaboration et la gestion Les guides méthodologiques permettent une meilleure articulation de la gestion des compétences avec d autres processus RH. 61

63 Articuler la gestion des compétences et les plans de management, contrats d administration et plans de gestion Articuler la gestion des compétences et la planification du personnel Articuler la gestion des compétences et la sélection Articuler la gestion des compétences et les Cercles de développement Articuler la gestion des compétences et le feedback X Articuler la gestion des compétences et la gestion des connaissances Articuler la gestion des compétences et la gestion de carrière. En étroite collaboration avec l IFA, les formations d introduction à la gestion des compétences pour les experts P&O se sont poursuivies. Sur la base des premières formations blended learning initiées en 2009, des améliorations ont été apportées en 2010 : raccourcissement de la théorie et approfondissement des exercices. En 2010, 15 sessions ont permis de former 180 experts P&O. Ainsi, une large majorité des organisations fédérales compte au moins un expert formé. La DG DOP accompagne les organisations sur mesure pour optimaliser l implémentation. Quelques exemples pour 2010 : le SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement, la Caisse auxiliaire de Paiement des Allocations de Chômage, l Institut national d Assurance Maladie-Invalidité et les Archives générales du Royaume. plan de management plan de personnel DF - PCG - PCT screening gestion et accompagnement des carrières gestion des connaissances développement des compétences X feedback cercles de développement accueil et intégration 62

64 5 Feedback X En 2010, 7 organisations fédérales ont assisté à une démonstration de l application feedback X du SPF P&O. Un feedback X permet non seulement d interroger le chef d un participant mais également ses collègues, clients et autres personnes intéressées. Trois de ces organisations ont achevé leur projet pilote. Les organisations qui utilisaient déjà l application ont continué à le faire en Le SPF P&O a lancé également des projets feedback X dans deux de ses services Feedback X dans les organisations fédérales (Nombre d organisations) Leadership Trajets de leadership IFA En septembre 2010, l IFA a lancé de nouveaux trajets de développement pour les dirigeants opérationnels et tactiques. La DG DOP développera en outre des trajets de développement pour les dirigeants stratégiques. Les trajets de développement de l IFA sont offerts aux membres du personnel des niveaux A à D avec au moins une année d expérience en tant que dirigeant opérationnel ou tactique. Les trajets s étalent sur 2 années et comptent environ 15 jours de formation par an. Le programme de la première année se compose de 10 jours du tronc A et de 5 jours du tronc B. Au cours de la seconde année, c est l inverse. Le tronc A vise l élargissement des connaissances et des compétences des participants. Tant les compétences managériales que les aptitudes dirigeantes y sont abordées. Le contenu précis du tronc A dépend des besoins de développement du participant et des besoins de son organisation. Au cours de la phase pilote ( ) le tronc A est principalement basé sur les formations offertes par l IFA dans son offre standard. Dans les prochaines phases, un élargissement avec de nouveaux modules et une révision des formes d apprentissage sont prévus. Le tronc B met l accent sur la formation de groupe, l apprentissage l un de l autre et la mise en pratique des acquis sur le lieu de travail. Vu que les trajets visent des résultats concrets sur le terrain, une participation active du chef du participant et de son service d encadrement P&O (ou de son responsable de formation) est sollicitée. Le participant bénéficie également tout au long du trajet du tronc B du soutien d un accompagnateur de trajet. Le premier cycle est un projet pilote. Il y a 114 participants (59 FR et 55 NL) répartis sur 4 groupes de dirigeants tactiques (2 FR et 2 NL) et 7 groupes de dirigeants opérationnels (4 FR et 3 NL), parmi lesquels 2 groupes de niveaux C et D. Le nombre de participants par trajet sera progressivement augmenté à l avenir. Vitruvius : troisième cycle 110 participants ont commencé en septembre le troisième cycle du programme de développement du leadership humain Vitruvius. Un bref retour en arrière: les candidats pour le programme ont été sélectionnés en août par leur président ou administrateur général. Quelque 135 candidats ont ensuite participé aux entretiens de sélection. Huit groupes (4 FR et 4 NL) d en moyenne 14 participants de 32 services fédéraux ont été composés. Les 120 alumni des 2 premiers cycles poursuivent entre-temps de leur propre initiative leur développement du leadership. A suivre sur: 63

65 Nous cherchons des réponses toutes faites, mais elles n existent pas toujours Bruno: J étais un peu sceptique, au début, sur les activités de groupe. Je craignais que cela ne se limite à des conversations de salon. Mais j ai été agréablement surpris par l esprit de groupe ouvert et l entraide mutuelle, presque dès le départ. Tout ceci grâce à Dany, notre accompagnateur de trajet. Il aborde les choses avec beaucoup de subtilité. Je me rends également compte à présent que tout le monde est pratiquement logé à la même enseigne: nous recherchons des réponses toutes faites, mais celles-ci n existent pas toujours. C est devenu à présent une évidence pour moi. Tout comme la notion que certaines choses ont besoin de temps, tant pour les personnes avec lesquelles je travaille que pour moi-même. En tant que chef vous voulez que les choses changent rapidement mais vous travaillez avec des personnes et cela peut prendre du temps de les convaincre. Et je dois moi-même encore évoluer dans ma fonction parce que les exigences posées aux dirigeants semblent devenir toujours plus élevées. Ceci constitue pour moi un des avantages d un long trajet. J y consacre beaucoup de temps, mais je pense qu il s agit d un bon investissement. Dany: Je me suis retrouvé dans ce trajet parce qu à la Défense nous avions déjà développé une formation certifiée sur le leadership. Je suis fortement attiré par le fait de côtoyer pendant 2 ans des gens de différentes organisations et de les voir évoluer. Je suis moi-même partisan de longs trajets qui aboutissent aux meilleurs résultats. J accompagne actuellement 2 groupes. L objectif est qu ils apprennent à mieux mettre en pratique la théorie mais également qu ils fonctionnent en tant que groupe, qu ils se coachent l un l autre, qu ils écoutent leurs questions mutuelles et recherchent des solutions. Mais chaque session est différente. Et un dernier bonus : le responsable de projet de l IFA participe lui-même! De gauche à droite : Bruno De Pauw Conseiller à l ONSS Participant Dany Van Baelen Coach à la Défense Accompagnateur de trajet 64

66 5 Diversité Les limites ont à nouveau été un peu reculées sur le terrain de la diversité en Les produits et services existants ont été poursuivis et améliorés. A noter également quelques nouveaux produits, dont des manuels et des formations. Elaborer une politique de diversité Le guide Elaborer une politique de diversité propose une méthodologie en 6 étapes et 10 outils pratiques pour aider les responsables diversité et les services RH chargés d'implémenter une politique de diversité au sein de leur organisation. Ce guide comprend trois parties: un modèle méthodologique les étapes nécessaires à la mise en place d'une politique de diversité les outils qui aident le lecteur dans leur mise en œuvre. Accueil et intégration d un collaborateur avec un handicap La cellule Diversité du SPF P&O a développé en 2010 le guide Accueil et intégration d un collaborateur avec un handicap ou une maladie chronique. Il fournit aux acteurs, associés à l accueil et à l intégration de nouveaux collaborateurs, des conseils pratiques et des contacts utiles pour un bon déroulement de l accueil et de l intégration de collaborateurs avec un handicap ou une maladie chronique. Une formation a été élaborée pour les responsables RH et diversité afin qu ils puissent mieux comprendre un handicap et ses effets concrets. La formation a été développée en collaboration avec des associations pour personnes handicapées. Du côté francophone, 6 organisations fédérales ont déjà participé, du côté néerlandophone 9. A reproduire en Diversité et RH : bonnes pratiques en Belgique et à l étranger-2010 Ce manuel des bonnes pratiques 2010 fait suite à la première édition de Il rassemble des bonnes pratiques nationales et internationales en matière de diversité et de gestion des ressources humaines. Les pratiques internationales de cette édition 2010 viennent essentiellement du réseau des administrations publiques européennes (EUPAN). L objectif de ce manuel est d offrir un outil de travail aux responsables diversité des institutions fédérales belges et, plus largement, à tout acteur impliqué dans des projets visant à valoriser la diversité dans l emploi. Ce manuel se veut avant tout pratique afin de fournir des conseils concrets et des exemples d actions pouvant être mis en œuvre dans la fonction publique. 65

67 Cofinancement de 11 projets Pour la cinquième année consécutive, le SPF P&O a lancé, en 2010, un appel à projets pour soutenir les organisations fédérales dans la mise en œuvre d une politique de diversité. Les projets retenus sont cofinancés à concurrence de 50%. Le caractère innovant et transférable du projet ainsi que le fait qu il soit inscrit dans un processus RH et qu il apporte une plus-value pour l organisation sont des critères pris en compte dans l analyse des projets. Les initiatives visant l intégration de personnes avec un handicap sur le lieu de travail ont également été encouragées. Onze projets ont été retenus dans les SPF et organismes suivants: le SPF Sécurité sociale, le SPF Justice (3 projets), l Office national de l Emploi, le SPF Economie, le SPP Politique scientifique, le SPF Intérieur, le SPF Mobilité et transports (2 projets) et le SPF P&O pour un montant de quelque euros. Descriptions de fonction : analyse sous l angle du genre Pour s assurer que le contenu des descriptions de fonction soit neutre en terme de genre, le SPF P&O a fait réaliser une analyse des descriptions de fonction sous l angle du genre. Cette analyse concerne une partie des descriptions de fonction interdépartementales de niveau A, l ensemble des familles de fonction B, C et D ainsi que des fonctions à mandat. Elle a donné lieu à des recommandations qui seront progressivement appliquées. Adaptation des sélections et formations aux handicapés Pour une sélection ou une formation, une personne handicapée peut demander des adaptations lui permettant de participer dans des conditions optimales. L IFA a enregistré en nouvelles demandes d adaptations. Selor a reçu 704 demandes. La satisfaction pour les adaptations s élevait à 8,29/10 88 candidats sont repris dans les réserves spécifiques. En 2010, seuls 5 candidats ont été recrutés dans ces réserves. Le centre d expertise de Selor (Diversity@ selor) a organisé 58 consultations et interventions (avis, solutions, implémentation de produits ou procédures, ) Adaptations pour personnes handicapés Selor Catégorie nombre Visuel 99 Auditif 81 Autisme 7 Mental 16 Moteur 201 Troubles de l apprentissage 31 Autre 120 Combinaison 59 Non spécifié 90 Total présentations, tant au niveau national, que dans l UE, ou encore au niveau international. 66

68 52 J aime ce qui est beau J aime ce qui est beau. Je voulais dès lors aussi que la présidence européenne soit exemplaire. C est souvent le détail qui fait la différence: la décoration, la composition des menus, le choix des cadeaux, J ai par conséquent été fort attentive lors des contacts avec les fournisseurs afin d obtenir la meilleure qualité au meilleur prix. Marie-Odette Katshinda Expert technique SPF Personnel et Organisation 67

69 6 Les structures sont les blocs de l igloo. Invisibles dans l ensemble, mais bien présents 68

70 6 Processus et structures Gestion des risques premier rapport au CAAF Les processus et les structures sont comme les blocs qui composent l igloo. Lorsque l igloo est construit, ils ne se voient plus, mais ils sont là. Ils soutiennent le tout, permettent aux chercheurs de mener leurs travaux à bonne fin et d améliorer leurs prestations en toute sécurité. En 2010, plusieurs blocs ont complété l édifice P&O : des modifications de structures, le suivi des risques et des plaintes, mais aussi la création de nouveaux services. Les services du Président sont la cheville ouvrière du développement de la gestion des risques et du contrôle interne. Ceci sur base d une décision du Comité de direction du 18 juin Un réseau de correspondants contrôle interne a été créé et, le 20 août 2010, le Comité d audit de l Administration fédérale (CAAF) recevait le premier rapport du SPF P&O. 69

71 Fed+ nouvelle carte et ticketing En 2010 FED+ a produit et envoyé nouvelles cartes. La production et l expédition des cartes FED+ aux nouveaux membres du personnel fédéral et les demandes de nouvelle carte en cas de perte se font désormais entièrement automatiquement. Les demandes des membres du personnel fédéral (4.500 en 2010) sont enregistrées via un système de numéros de suite (ticketing) sur le site internet, ce qui améliore le traitement des questions. Intégration du Bulletin des Adjudications (BDA) La décision d intégrer le Bulletin des Adjudications dans les services du SPF P&O avait déjà été prise en Le plan d approche a été validé au Conseil des Ministres du 12 mars L objectif de cette intégration est de permettre à toutes les administrations belges de publier leurs marchés publics via une plateforme intégrée. L annonce officielle de l intégration figure au Moniteur belge du 6 septembre 2010 et s inscrit dans une vaste opération de communication à destination de tous les groupes cibles (acheteurs, médias, entreprises), en collaboration avec les autres niveaux de pouvoir. L intégration définitive du BDA dans l application e-notification a eu lieu le 1er janvier 2011 et conduira à une plus grande efficience dans l administration et une plus grande transparence pour les administrations et pour les entreprises. Toutes les informations sur les partenaires de FED+ et les accords conclus avec eux sont centralisés dans une base de données qui permet un suivi beaucoup plus actif des partenariats. Plus sur les marchés publics : chapitres 2, 3, 4 et sur Plus sur 70

72 6 Le format structuré de e-notification nous facilite la tâche Le périodique et le site internet Bouwkroniek essaient d informer leurs abonnés le plus rapidement et le plus efficacement possible des marchés publics qui pourraient les intéresser. Il s agit de marchés pour le secteur de la construction au sens le plus large du terme. L intégration du Bulletin des Adjudications dans e-notification a été un grand pas en avant pour nous. En effet, nous ne nous contentons pas de passer l information, mais nous la traitons et la rendons plus accessible pour nos membres. Le format structuré de e-notification nous facilite la tâche. Il améliore aussi les possibilités de recherche pour nos abonnés. Il contribue enfin à rendre l information plus complète. Certains codes, par exemple, faisaient parfois défaut, ce qui est désormais moins souvent le cas. Nous suivons un dossier du début à la fin. La gestion des publications est excellente. Ce qui pourrait encore être amélioré à nos yeux, c est l accessibilité des procès-verbaux à la fin de la procédure. Une mission pour le module e-tendering de l application e-procurement. Jurrien Saelens Collaborateur IT Bouwkroniek 71

73 Création d un secrétariat social central En octobre 2009, le gouvernement décidait de lancer en 2010 les premières étapes de la création d un secrétariat social central destiné, en premier lieu, aux petites organisations de l administration fédérale. La mission de ce secrétariat social central est d exécuter la gestion administrative du personnel et des traitements pour ces organisations. En 2010, le service d encadrement Personnel et Organisation du SPF P&O, appuyé par un partenaire externe, a défini le modèle organisationnel de ce secrétariat social central. Les principaux outils, tels que le protocole standard, le modèle de SLA et le catalogue des services ont également été développés. Une nouvelle structure pour Selor Fin 2009, la structure de Selor évoluait d une structure horizontale, basée sur des processus, vers une structure basée sur 6 business units (BU). Cette évolution permet à Selor une approche encore plus orientée vers ses clients en offrant des produits et des services qui répondent mieux à leurs besoins : rapidité et efficacité, responsabilisation du client, certification, développement de l expertise, Les résultats ne se sont pas fait attendre. Grâce à sa nouvelle organisation, Selor a déjà pu constater certains résultats : une amélioration du délai de traitement des demandes de recrutement d d un recours plus important aux talents déjà disponibles dans les réserves: 269 consultations clôturées en 2010 contre 142 en 2009 d d le développement important du portefeuille de tests. 72

74 6 Administrateur délégué selor BU Screening BU CRM (Customer Relation Management) BU R&D (Research & Development) BU MSO (Management Support Office) BU Support BU IT La subdivision liée au type de procédure s estompe. Le responsable de sélection et le client déterminent ensemble la procédure la plus appropriée : une sélection statutaire, contractuelle, le marché interne, la gestion des réserves. En d autres termes, un projet démarre avec la demande du client et s achève à la publication des lauréats. Une plus grande responsabilité sur le principe end-to-end pour les collaborateurs de screening, avec de nouvelles tâches, comme la détermination concertée de la communication de recrutement et un engagement plus important en ce qui concerne l obtention de résultats. Selor souhaite développer des partenariats stratégiques avec ses clients en vue de soutenir ou de piloter des projets importants. Le rôle des accountmanagers a été redéfini dans ce sens : ils s occupent davantage de la détection et de l analyse des besoins des clients. Sur base de l input, ils contribuent à améliorer les produits et services de Selor, en vue de faire coïncider encore mieux les besoins et souhaits de l employeur et du travailleur (collectés via l input du contact-center). Selor se positionne comme la référence en matière de bureaux de recrutement et de sélection. Cela passe notamment par la recherche, le développement et l implémentation de nouvelles possibilités d optimalisation et d innovation dans ses produits, et ce de manière continue. Le MSO regroupe toutes les activités d ordre stratégique et transversal. Il s agit ici d apporter un support au management de Selor. MSO veille à renforcer la position de Selor en proposant des solutions de communication intégrées et assure le monitoring de la réalisation des objectifs stratégiques de Selor. Le BU Support a pour mission et objectif de mobiliser et de développer tous les moyens humains, matériels et financiers, pour une plus grande efficacité et efficience, en soutien de la stratégie et du core business de Selor. Le Business Unit IT assure la planification, le développement et la gestion de tous les services IT au sein de Selor. Ce business unit veille à fournir au business de Selor des solutions et investissements IT qui correspondent aux besoins. 73

75 Gestion des plaintes au SPF P&O En 2010, le SPF P&O a généralisé à tous ses services la procédure de gestion intégrée des plaintes. Entièrement recevables Plaintes Selor Fondées Partiellement fondées Non fondées Plaintes 2010 Enregistrées Fondées Fondées % Ce faisant, les services du 51 Loi et de l IFA ont suivi l exemple de Selor qui, dès le début du trajet, représentait déjà une des bonnes pratiques. Le SPF P&O a développé un formulaire de plainte en ligne convivial. Ce formulaire se trouve dans la rubrique contact sur chaque site internet du SPF P&O. A Selor, la gestion des plaintes existe depuis plusieurs années déjà. Le délai moyen de traitement est d environ 14 jours. IFA ,5 Selor ,5 P&O (rue de la Loi) ,6 Le nombre de recours au Conseil d Etat introduits contre des décisions de Selor a diminué de moitié en Recours au Conseil d Etat Selor

76 62 Un kit de survie pour la présidence hongroise Les présidences ont toujours une fin : après 6 mois, on passe le témoin. Mais comment faire profiter mon successeur de mon expérience? J ai voulu donner un coup de pouce à Anita Fibinger, la collègue hongroise qui me succède et je me suis impliquée dans la création d un kit de survie que je lui ai remis. Depuis, les Polonais, les Tchèques et les Lituaniens ont aussi demandé à pouvoir utiliser ce kit de survie. Sarah Stijnen Attachée SPF Personnel et Organisation ` Plus sur le kit de survie : > gestion des connaissances 75

77 7 Une collaboration efficace entre les équipes pour garder le moral 76

78 7 Collaborations internes Pour réussir une ascension, même les petites choses ont leur importance : une alimentation saine, de bons réflexes en cas d accident, des procédures claires, un équipement fiable, mais aussi une bonne communication, une vue claire sur l objectif à atteindre, une collaboration efficace entre les équipes pour garder le moral et se sentir bien. Les services de soutien jouent tous ces rôles en veillant au confort, au développement et à la sécurité des autres services : enquête de satisfaction, Cercles de développement, communication, formations, gestion des documents et du budget, prévention, catering, traduction, informatique Prévention, sécurité, hygiène, alimentation saine et économies d énergie Après l analyse des risques psycho-sociaux réalisée en 2009 avec le soutien de la société IDEWE, 2010 a été consacrée au plan d action. Il prévoit notamment des formations pour les nouveaux secouristes et les équipiers de première intervention, un exercice d évacuation, une analyse ergonomique des postes de travail des collaborateurs qui le souhaitent, Une plate-forme Bien-être a également été mise en place. Elle regroupe tous les acteurs du bien-être au sein du SPF et des membres du personnel qui ont un intérêt pour cette problématique. Cette plate-forme a pour objectif de mieux coordonner toutes les actions des futurs plans d action annuels bien-être. Pour répondre aux plaintes liées au climat dans le bâtiment de la rue de la Loi, IDEWE a mené une analyse technique qui a permis de détecter les causes des problèmes et de proposer des solutions concrètes. Une première 77

79 mesure a déjà été prise : la pose de filtres solaires sur les vitres du bâtiment exposées au soleil. Ils éviteront les températures trop élevées en été et isoleront du froid en hiver. Un emplacement destiné aux vélos a été aménagé dans le bâtiment, de même qu un local permettant aux collaborateurs de se rafraîchir après des activités sportives. On dénombre, en 2010, 16 accidents du travail dont 5 sur le lieu de travail (contre 25 en 2009). Un audit HACCP sur l hygiène de la cafétéria du 51 Loi a été réalisé. Ses conclusions sont déjà, en grande partie, réalisées. Le bio a fait son apparition au menu de la cafétéria : deux fois par mois des sandwiches bios peuvent être servis sur commande. L économat a introduit un système d achat pour des produits durables. Ainsi fin 2010, tous les achats concernent des produits verts, recyclables ou durables. Dans le cadre de la préparation à la certification EMAS, plusieurs aspects liés à la logistique du bâtiment du 51 Loi ont été recensés et classés en fonction de leur impact énergétique. Un système de mesure des consommations d eau, de gaz et d électricité a été introduit avec l aide de Fedesco. Cela permettra de suivre les fluctuations et de prendre des mesures pour limiter ces consommations. Une étude du système d éclairage a également amené des propositions pour adapter la structure de la répartition de la lumière dans le bâtiment. La Reflex team et priorité aux équipes L enquête de satisfaction a mis en lumière différentes actions, dont la nécessité de prendre régulièrement le pouls du personnel. La Reflex Team a été mise en place pour assurer ce rôle. Elle réunit chaque mois un groupe d une dizaine de collègues pour suivre de près les attentes et préoccupations du personnel. Le Président est informé du résultat des discussions et y réagit. Pour améliorer et renforcer l esprit d équipe, le service d encadrement P&O a encouragé les initiatives de teambuilding organisées par différents services en Des coachings individuels ont été proposés à une douzaine de chefs d équipe. Avec leur coach, les chefs ont travaillé sur des sujets tels que motiver des collaborateurs, transmettre un message délicat, améliorer la communication, formuler des objectifs SMART. L ensemble des actions du plan d action ont été répertoriées dans un fichier accessible sur l intranet et actualisé régulièrement. 78

80 7 Nous sommes au service et à l écoute de nos collègues La Reflex Team regroupe une dizaine de collègues qui s interrogent sur les différents aspects de la vie de notre organisation. Nous avons pour objectif de refléter ce qui se vit au sein du 51 Loi, de relayer le vécu, le ressenti de nos collègues, pour, ensuite, évaluer si une action peut être mise en place et en suivre la réalisation. Nous remplissons la fonction d ascenseur et de sonde. Nous sommes au service, à l écoute de nos collègues et avons tous un esprit critique, constructif et une parole libre. Nous voulons, en quelque sorte, jouer un rôle de miroir à l égard des chefs de service, du Comité de direction, être un relais pour nos collègues. Ce qui est difficile, et également motivant, avec le démarrage de telles initiatives, c est que la page est à écrire. Le rôle et la place de la Reflex Team sont à construire, à inscrire dans notre SPF. Nous en sommes là, à penser notre action, notre mode de fonctionnement, nous nous lançons à petits pas dans ce nouveau défi. Wendy De Zwaef Attachée SPF Personnel et Organisation Katia Pili Expert financier SPF Personnel et Organisation 79

81 Une gestion efficace des documents Un budget bien géré Le service Gestion des documents enregistre et assure le suivi de documents importants. Il fournit également aux différents services du SPF P&O un nombre incalculable de renseignements et de dossiers dans le cadre de la jurisprudence. Gestion des documents Loi dossiers - in dossiers - out envois postaux [email protected] 583 * * * Remplacé par [email protected] Domaine du chiffre par excellence, l activité du service d encadrement Budget et contrôle de la gestion tient en quelques chiffres essentiels pour 2010 : engagement des dépenses : bons de commande ont été créés dans le système de gestion Fedcom pour un montant total de ,91. Le service attend, pour ces commandes, des factures d un montant de ,94, à acquitter sur les années 2011 et suivantes. paiement des créances : factures, notes de frais et notes de crédit ont été traitées en 2010 pour un montant total de ,43 payé aux créanciers du SPF. Le délai moyen de paiement des factures et notes de frais s est élevé à 16,37 jours. Sur un total de factures et notes de frais, 224 ont été payées après 50 jours, soit 4,06%. Le service d encadrement Budget et contrôle de la gestion est également responsable de l élaboration et des ajustements du budget qui, s ils ne sont pas correctement faits dans les délais, perturbent fortement, voire rendent impossible, les 2 activités précédentes. Le budget en chiffres : voir annexe Ce délai de paiement devrait pouvoir encore être réduit si les services initiateurs des commandes vérifiaient plus rapidement les factures qui leur sont envoyées pour acceptation. 80

82 7 Le talent au coeur des ressources humaines Des rencontres thématiques et informelles Le nombre de jours de formation a considérablement augmenté en 2010 par rapport à Cette augmentation s explique par le démarrage, fin 2009, du 4ème cycle des Cercles de développement qui a abouti à l élaboration, par les chefs d équipe et leurs collaborateurs, des plans individuels de développement pour 2010 et Ce sont surtout les formations standard de l IFA qui augmentent : formations PC, langues, efficacité personnelle. Les formations intensives en langues de l IFA ont rencontré un vif succès. Les séminaires externes dans les domaines P&O sont aussi en augmentation : un tiers de plus qu en Budget formations externes * * *: crédits PIF exclus : crédits PIF inclus En 2010, les rencontres organisées pour les collaborateurs du SPF avaient pour toile de fond le contrat d administration, le bien-être, le développement durable et les relations interpersonnelles. Débats, tables rondes thématiques, ateliers pratiques, mises en situation ont fait la part belle aux interactions et ont permis à plus de 1000 participants de partager des moments d apprentissage et de détente. Jours de formation par niveau A ,5 990, ,5 B ,5 647,5 C 253,5 169, D 80, Total Notre SPF est-il agile ou fossile? Pour se sentir bien 81

83 Des traductions limpides L équipe des traducteurs assure plusieurs missions pour les entités du SPF P&O : traduction en français, néerlandais, allemand et anglais de textes légaux, réglementaires, administratifs, techniques, politiques révision de textes rédigés par les services consultation en matière linguistique. Le service de traduction dispose d un système de suivi qui lui permet d augmenter son efficacité et de contrôler sa charge de travail. Cela permet par exemple de noter que ce service a reçu en demandes de traduction (= mots) de l ensemble des services du 51 Loi, de Selor et de l IFA. L ICT : toujours prêt En 2010, le service ICT du 51 Loi s est centré sur l installation du softphone et du voic , deux outils collaboratifs qui permettent aux utilisateurs en télétravail de garder le contact avec leurs collègues, et sur un système de call-center pour les services Accueil, e-procurement et FED+. Toujours dans le souci du respect de l environnement, le service ICT a poursuivi ses efforts d économies d énergie de 2009 en virtualisant les serveurs d applications. En 2010, le service ICT a également procédé à plus de 3000 interventions et à l entretien des serveurs e-procurement, Internet, Intranet, Pdata, Feedback X. De nouveaux serveurs ont été installés : Sepp, Mavim, Mail servers e-procurement, Call Manager. L ICT a aussi soutenu le développement de plusieurs projets : Crescendo, Contactic, Gestion des plaintes, KM pour les équipes. Un contrat d administration vivant Après la signature du premier contrat d administration du SPF en décembre 2009, et les actions de communication liées à son lancement, il s agissait, en 2010, de le faire vivre au quotidien. A l été 2010 une enquête qualitative auprès des chefs et une enquête quantitative en ligne auprès de l ensemble des collaborateurs ont été organisées. Les résultats ont alimenté un débat sur le thème Notre SPF est-il agile ou fossile? Parmi les points positifs : le contrat d administration permet un langage commun qui facilite le travail entre équipes et en équipe, il a majoritairement servi de base aux entretiens des Cercles de développement (70% des entretiens),... A améliorer pour accroître notre agilité: pour les chefs, le contrat d administration ne facilite pas le décloisonnement entre équipes, car les résultats de leur équipe priment, le contrat est surtout perçu comme un outil du management, pas toujours facile à comprendre. 82

84 72 L équipe a pris le pas sur les individualités Au début, il n y avait rien ou plutôt si, une collection de collaborateurs des différentes directions de P&O, motivés mais en ordre dispersé, avec des habitudes de travail différentes, des réflexes et des attentes parfois aux antipodes. Le premier événement pour la présidence a été un succès du point de vue des participants mais que d incendies à éteindre en coulisses! Et puis, la magie a opéré. L équipe a pris le pas sur les individualités, chacun s est mis au service des autres et les automatismes se sont mis en place. Très rapidement, des hommes et des femmes qui ne se connaissaient pas ont fonctionné comme une équipe performante et efficace. Je faisais partie de l aventure et on peut dire que c était beau à voir. Aujourd hui, les liens tissés subsistent et renforcent la capacité de mobilisation de notre SPF. Que du bonus. Véronique Wathieu Conseiller SPF Personnel et Organisation 83

85 Drapeau au sommet

86 8 Trendsetter du monde RH Présidence 2010 une étape importante dans la riche histoire d EUPAN Le point culminant de 2010 fut sans conteste la présidence belge et les résultats engrangés. Sous l impulsion du SPF P&O, les fonctions publiques européennes ont travaillé dans le cadre du réseau EUPAN. EUPAN est un réseau informel regroupant les directeurs généraux qui, au sein des états membres, sont chargés du développement, de l accompagnement et de l implémentation de la gestion du personnel et du fonctionnement efficace des services publics centraux. L Etat qui préside l Union, préside également les commissions, conseils, réseaux formels et informels qui contribuent à la construction de la maison Europe. La qualité du travail effectué pendant la présidence belge a été unanimement soulignée. Plusieurs thèmes ont alimenté les débats : comment les gouvernements centraux peuvent-ils réagir à la crise et quels sont les points d amélioration? quel rôle pour les managers publics et les organisations syndicales dans ce contexte? 85

87 Aperçu chronologique des résultats engrangés quels instruments utiliser dans les domaines RH, de la performance et dans les relations avec les stakeholders? Les réunions de Louvain et de Bruges ont également été consacrées aux relations entre le politique et l administration et aux indicateurs RH transversaux qui mesurent la santé de la gestion du personnel comment améliorer la performance de la gouvernance institutionnelle? Le projet PERF a démarré et a produit une série d indicateurs de cette performance. Il servira de base empirique aux développements qui seront menés sous la présidence hongroise. Les synergies avec le projet Governance at a Glance de l OCDE ont également été renforcées. comment aborder la problématique de la diversité dans les services publics? 07/ 09 7 septembre 2010, Bruxelles Secrétariat de la Troïka Résultats : planification des activités de la présidence, décision sur les priorités, validation des plans de travail. 10/ septembre 2010, Bruxelles Lancement de BEPAN Résultats : coup d envoi du Belgium Public Administration Network (voir ci-après). 86

88 8 13/ octobre 2010, Bruxelles Learning Team CSM (Customer Satisfaction Management) Résultats : travail en réseau d experts sur la satisfaction des utilisateurs de nos administrations. Question centrale : comment intégrer les résultats des enquêtes de satisfaction dans la stratégie de nos administrations? 27-28/ septembre 2010, LOUVAIN Groupes de travail Ressources Humaines et Innovation, première session Résultats : travaux en réseau d experts des 27 pays sur les thèmes prioritaires de la présidence en matière RH et Innovation. Contribution aux priorités. 7/ 10 14/ octobre 2010, Bruxelles Groupe de travail CAF Common Assessment Framework Résultats : travail en réseau d experts sur la problématique de la qualité dans nos administrations et l utilisation de l instrument CAF. 26/ octobre 2010, Bruxelles Réunion troïka des Directeurs généraux Résultats : pilotage du réseau sur les grands dossiers par les Directeurs généraux de la Troïka. 87

89 24-25/ novembre 2010, Bruges Groupes de travail Ressources Humaines et Innovation, deuxième session Résultats : travaux en réseau d experts des 27 pays sur les thèmes prioritaires de la présidence en matière RH et Innovation. Contribution aux priorités / octobre 2010, Bruxelles Réunion DISPA Résultats : réunion des Directeurs des instituts européens de formation des administrations publiques. Echanges de vues et de bonnes pratiques. Thème principal : l évaluation des formations (voir ci-après). 01/ 12 1er décembre 2010, Bruxelles Séminaire sur la diversité (voir ci-après) 23/ novembre 2010, Bruges Social Dialogue Working Group Résultats : discussion avec les organisations syndicales sur les impacts de la crise sur les administrations publiques. 07/ 12 7 décembre 2010, Bruxelles Secrétariat de la Troïka Résultats : pilotage des travaux du réseau. Caractéristique : réunion par webconferencing 88

90 8 15/ décembre 2010, Genval Réunion de la Troïka des Directeurs généraux Résultats : pilotage final des travaux par les Directeurs généraux. 16/ décembre 2010, Genval Meeting des Directeurs généraux Résultats : réunion plénière des Directeurs généraux des 27, présentation et validation des résultats des travaux / décembre 2010, Genval Meeting EUPAN TUNED Résultats : réunion d échanges entre Directeurs généraux et syndicats sur les conséquences de la crise dans les administrations publiques (voir ci-après). 89

91 10/ / septembre 2010 Lancement de BEPAN Le 10 septembre, la DG DOP donne le coup d envoi du Belgium Public Administration Network. Ce réseau réunit des représentants des différents niveaux de pouvoir belges. Il a pour objectif, en parallèle avec les Conférences Qualité, de stimuler la réflexion et l échange de bonnes pratiques pour améliorer la qualité dans l ensemble des services publics belges. Ce réseau permettra aussi au SPF P&O, qui représente la Belgique au sein du réseau EUPAN, d accentuer son rôle de relais vis-àvis des entités fédérées. Les thèmes abordés lors des réunions EUPAN seront donc systématiquement à l ordre du jour des réunions BEPAN octobre 2010 Réunion DISPA Du 27 au 29 octobre, l IFA organise la réunion du réseau DISPA réunissant les Directeurs des Instituts et Ecoles nationales d administration. L école suisse ainsi que 21 représentants des écoles ou instituts d administration de l UE sont présents. Fort de l expérience acquise depuis 2003 dans le domaine de l évaluation des compétences, l IFA a articulé cette rencontre autour de la thématique de l évaluation de la Formation. Les participants ont mené une réflexion mutuellement enrichissante structurée par le modèle de l évaluation de Donald Kirkpatrick abordé sous l angle du paradigme de la qualité de Jean-Luc Gilles (Haute Ecole pédagogique de Lausanne). Au terme de la première journée, il a été proposé aux participants de rejoindre l International Consortium for REsearchers And Specialists in Education and Evaluation (INCREASE²), une initiative soutenue par l IFA pour renforcer notamment les partenariats entre écoles et instituts d administration dans le cadre de l apprentissage tout au long de la vie. La deuxième journée s est clôturée par deux ateliers. Le premier, intitulé La politique d évaluation et les perspectives au sein de nos institutions respectives, concernait le positionnement stratégique des écoles face aux enjeux de l évaluation. Le second, une Table ronde sur une collaboration renforcée autour de nos pratiques évaluatives - projet increase² visait à promouvoir une collaboration active entre les organismes de formation représentés. Sur les 21 pays présents, six (Danemark, France, Allemagne, Luxembourg, Pays-bas ainsi que l EIPA) se sont dits prêts à collaborer dans le cadre d un projet européen visant à développer un outil open source qui permettra d évaluer les formations selon le modèle de Kirkpatrick dans le respect d une approche qualité. Consortium INCREASE²: vocation internationale Le projet INCREASE² (International Consortium for REsearchers And Specialists in Education and Evaluation) lancé fin 2009 par Pierre Ramelot (IFA) et Jean-Luc Gilles (Haute Ecole Pédagogique de Lausanne) a pour objectif de 90

92 8 développer un réseau mondial de chercheurs du monde académique et de spécialistes du terrain en formation et en évaluation, issus du secteur privé ou public, intéressés par le Long Life Learning. Ces deux types d acteurs ont à traiter les mêmes défis : comprendre, analyser, développer et faire évoluer les problématiques en lien avec l évaluation au service de la formation. A ce jour, vingt pays sont représentés dans le consortium. Le projet a été présenté en 2010 dans le cadre de trois événements internationaux: XVIème congrès mondial des sciences de l éducation (Monterrey) réunion des Directeurs des Instituts et Ecoles d administration publiques dans le cadre de la Présidence belge du Conseil de l UE DISPA (Bruxelles) réunion de l ARADO (The ARab Administrative Development Organization) organisée par l Ecole d Administration française (ENA - Paris). En 2011, des coopérations concrètes entre les Etats verront le jour autour d un premier projet visant à construire une plateforme open source. Elle permettra d évaluer la formation selon les quatre niveaux du modèle de Kirkpatrick et ce, dans une démarche qualité tenant compte, à la fois, de la réalité du terrain et des modèles et théories issus du monde académique. 1er décembre 2010 Séminaire international sur la diversité Un des sujets qui a retenu l attention des Etats membres est le volet diversité. Le séminaire Abilities and/or disabilities? Towards a better workplace for all organisé par les cellules diversité de la DG DOP et de Selor a abordé la problématique de l emploi des personnes avec un handicap : recrutement, accueil, intégration, adaptations des conditions de travail, Des experts, notamment des Etats-Unis et du Canada, ont eu l occasion d échanger les bonnes pratiques de leur pays dans le domaine du management de la diversité. Plus sur la diversité dans l administration fédérale : 1/ 12 91

93 17/ décembre 2010 Création du 40ème comité de dialogue social sectoriel européen Le dialogue social est structuré au niveau européen en deux types, l intersectoriel et le sectoriel. Dans ce deuxième type, les comités sectoriels visent à couvrir l ensemble des secteurs de l activité économique. Le secteur des administrations publiques centrales était tragiquement absent. Cette lacune est comblée depuis le 17 décembre, date à laquelle le Comité de dialogue social européen pour les administrations des gouvernements centraux a vu le jour à Genval. Il s agit du 40ème comité sectoriel de dialogue social européen. qui démarre avec des représentants de 9 Etats (France, Luxembourg, Tchéquie, Royaume-Uni, Espagne, Italie, Grèce, Roumanie, Belgique) et deux pays invités comme observateurs, la Hongrie et la Slovénie. La Belgique a été désignée comme premier Président de l EUPAE. Un représentant de TUNED et un représentant d EUPAE ont été élus le 17 décembre pour deux ans pour exercer la présidence du comité. Il s agit de Jacky Leroy, représentant la Belgique exerçant la présidence d EUPAE, et de Charles Cochrane, Président de TUNED. Jacky Leroy exerce la présidence pendant la première année. Les comités organisent un dialogue entre employeurs et travailleurs. Dans le comité pour les administrations des gouvernements centraux, les travailleurs sont représentés par l organisation TUNED (Trade Unions National and European administration Delegation) qui regroupe deux fédérations syndicales européennes, EPSU (European Federation of Public Service Unions) et CESI (Confédération européenne des Syndicats Indépendants). TUNED intègre des représentants des 27 Etats membres. De leur côté les employeurs ont créé le 17 décembre, pour les représenter, l EUPAE (European Public Administration Employers) Le comité aborde dans ses travaux tous les sujets qu il détermine, dans la sphère de l organisation des administrations publiques et en particulier des conditions de travail : égalité homme-femme, compétences et formations, image et attractivité de l administration, Il est de plus obligatoirement consulté par la Commission sur tous les projets de réglementations qui ont un impact sur les conditions de travail dans les administrations : directive sur le temps de travail, certains aspects des directives santé et sécurité au travail, libre circulation des travailleurs dans le secteur public Signature de la création du 40ème comité de dialogue social sectoriel européen 92

94 82 une véritable réussite! Une réunion DISPA est toujours un moment très particulier, et pour en avoir fréquenté quelques-unes, je peux témoigner du talent et de l énergie dont les organisateurs doivent faire preuve. Pour que les échanges soient vraiment riches, il faut faire en sorte que les gens soient dans les meilleures conditions pour se rencontrer et pour échanger leurs expériences. Il faut que l ambiance soit non seulement au travail, mais aussi à la confiance et à la convivialité. Mais cela ne suffit pas. Les débats doivent tourner autour d un sujet qui apporte une vraie valeur ajoutée à l ensemble des participants. En cela, je peux affirmer sans aucune réserve que l organisation mise en place par l IFA a été une véritable réussite. On peut attribuer cela à l excellent mélange de qualités humaines, de compétence et de professionnalisme dont les membres de l équipe de l IFA ont su faire preuve avant, pendant et après la réunion. Je me réjouis que, par le choix même du sujet de notre dernière réunion, l IFA ait jeté les bases d une collaboration sur le long terme entre plusieurs de nos instituts. C est là une initiative dont je ne doute pas qu elle portera à l avenir encore davantage de fruits qu elle en porte aujourd hui. Déjà au mois de mai, plusieurs d entre nous se retrouveront à Lausanne pour mettre en place les étapes suivantes de cette collaboration. L IFA joue aussi un rôle moteur dans le projet Increase 2. Il s est engagé complètement dans ce projet et en constitue, en quelque sorte, la colonne vertébrale. Du fait de l expertise développée dans le cadre de ses formations certifiantes, l IFA est sans aucun doute une référence en termes d évaluation et des acquis de la formation des apprentissages. David WALKER Directeur de l EAS (European Administrative School) 93

95 94

96 Annexes 95

97 liste DES SITES WEB DU SPF p&o Publications papier 2010 Fedweb Le portail du personnel fédéral SPF P&O Selor FED+ Statistiques du personnel fédéral Catalogue des bibliothèques fédérales Public Quality IFA Marchés publics Cartographie fédérale des fonctions Programme COMMnet - KMnet 2010 COMM Collection 18 - La charte du COMMnetKern COMM Collection 19 - Plan de communication stratégique pour une organisation COMM Collection 20 - Droit d auteur et propriété intellectuelle en questions Gérer les connaissances dans son équipe Transmettre son savoir - Boîte à outils Belgian Presidency of the Council of the European Union (EUPAN) Vitruvius - Troisième cycle Elaborer une politique de diversité - Guide Méthodologique Accueil et intégration d une personne avec un handicap ou une maladie chronique - Conseils Manuel gestion des compétences - version 2 Un emploi dans l administration fédérale Un emploi pour tous via Selor Rapport annuel P&O Engagement Le SPF Personnel et Organisation : Qui sommes-nous? The FPS Personnel and Organisation : Who are we? 96

98 annexes Publications électroniques 2010 Diversité d d Diversité et HR - Bonnes pratiques en Belgique et à l étranger 2010 d d Diversity and HR - Belgian and international good practices 2010 Descriptions de fonction et profils de compétences au sein de l administration fédérale - Manuels d d Introduction d d Les douze rubriques d une description de fonction d d Les profils de compétences génériques d d Les profils de compétences techniques Descriptions de fonction au sein de l administration fédérale d d Utilisation et maintenance des descriptions de fonction du niveau A d d La cartographie fédérale - spécifications Guides méthodologiques : Articuler la gestion des compétences et les plans de management, contrats d administration et plans de gestion Articuler la gestion des compétences et la planification du personnel Articuler la gestion des compétences et la sélection Articuler la gestion des compétences et les Cercles de développement Articuler la gestion des compétences et le feedback à X Articuler la gestion des compétences et la gestion des connaissances Articuler la gestion des compétences et la gestion de carrière > publications Gestion des compétences d d Guide pratique pour un plan d implémentation au sein d une organisation 97

99 LE SPF PERSONNEL ET ORGANISATION EN CHIFFRES PERSONnEL Composition du personnel statutaires - contractuels 600 femmes - hommes Total Total néerlandophones - francophones temps plein - temps partiel Total Total

100 annexes Répartition selon l âge Total = Total = Total = Total = ans et plus entre 50 et 54 ans entre 45 et 49 ans entre 40 et 44 ans entre 35 et 39 ans entre 30 et 34 ans entre 25 et 29 ans Moins de 25 ans Total = Total = Total = ans et plus entre 60 et 64 ans 28 entre 50 et 54 ans entre 55 et 59 ans 74 entre 45 et 49 ans entre 50 et 54 ans 72 entre 40 et 44 ans entre 45 et 49 ans 74 entre 35 et 39 ans entre 40 et 44 ans 62 entre 30 et 34 ans entre 35 et 39 ans 72 entre 25 et 29 ans entre 30 et 34 ans 76 Moins de 25 ans 17 Répartition selon les niveaux Total = Total = Total = Total = Total = Total = Total = Total = entre 25 et 29 ans Moins de 25 ans entre 60 et 64 ans entre 55 et 59 ans entre 50 et 54 ans entre 45 et 49 ans entre 40 et 44 ans entre 35 et 39 ans entre 30 et 34 ans entre 25 et 29 ans Total = Niv. A Niv. B Niv. C Niv. D Moins de 25 ans 5 99

101 Répartition selon l âge - Administration fédérale 01/01/2011 (source: pdata.be) Répartition selon l âge - SPF P&O 31/12/ < <

102 annexes Budget Chiffres clés Engagements réalisés (en milliers d euros) Organes stratégiques ,7 Personnel (1) ,5 Frais de fonctionnement et d investissement (2) ,7 Subventions, indemnisations, autres ,5 Modernisation et diversité ,0 Formation (IFA) ,0 Selor ,0 FED ,0 e-hr ,7 Total général ,1 (1) Avant 2009 les rémunérations de décembre étaient comptabilisées l année budgétaire suivante. En 2009, les dépenses de personnel concernent les rémunérations pour la période de décembre 2008 à décembre A partir de 2010, les dépenses de personnel couvrent les rémunérations de janvier à décembre. (2) Hors frais de fonctionnement et investissements IFA et e-hr. RéGLEMENTATION Arrêtés royaux Promulgation Publication au MB 17/09/10 28/09/10 Arrêté royal portant modification de l'arrêté royal du 16 mai 2003 portant la désignation d'adjoints bilingues à titre de mesure transitoire dans les services centraux des services publics fédéraux 10/09/10 24/09/10 Arrêté royal modifiant diverses dispositions réglementaires accordant une allocation de fin d'année à certains titulaires d'une fonction rémunérée à charge du Trésor public 18/08/10 30/08/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 novembre 2006 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management et d'encadrement dans certains organismes d'intérêt public 18/08/10 31/08/10 Arrêté royal portant répartition partielle du crédit provisionnel inscrit au programme du budget général des dépenses pour l'année budgétaire 2010 et destiné à couvrir les dépenses découlant d'initiatives en matière de diversité culturelle, d'égalité des chances et d'adaptation des postes de travail pour les personnes avec un handicap dans différents services publics fédéraux et départements et certains organismes d'intérêt public 5/07/10 16/07/10 Arrêté royal portant modification de diverses dispositions relatives au statut pécuniaire des membres du personnel des services publics fédéraux Titre 101

103 Promulgation Arrêtés ministériels Promulgation Publication au MB 17/06/10 25/06/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 12 juin 1970 relatif à la réparation, en faveur des membres du personnel des organismes d'intérêt public, des personnes morales de droit public et des entreprises publiques autonomes, des dommages résultant des accidents du travail et des accidents survenus sur le chemin du travail 17/06/10 1/07/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 4 mars 2008 portant exécution de l'article 19, alinéa 2, de l'arrêté royal du 28 septembre 1984 portant exécution de la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités 13/06/10 22/06/10 Arrêté royal portant modification de l'arrêté royal du 20 avril 1999 accordant une indemnité pour l'utilisation de la bicyclette aux membres du personnel de certains services publics 13/06/10 22/06/10 Arrêté royal accordant une indemnité pour l'utilisation de la bicyclette aux membres du personnel de la fonction publique fédérale administrative 13/06/10 22/06/10 Arrêté royal accordant des allocations pour bilinguisme aux membres du personnel de la fonction publique administrative fédérale 13/06/10 1/07/10 Arrêté royal portant modification de l'arrêté royal du 22 décembre 2000 fixant les principes généraux du statut administratif et pécuniaire des agents de l'etat applicables au personnel des services des Gouvernements de Communauté et de Région et des Collèges de la Commission communautaire commune et de la Commission communautaire française ainsi qu'aux personnes morales qui en dépendent 2/06/10 15/06/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 10 avril 1995 fixant les échelles de traitement des grades communs à plusieurs services publics fédéraux 19/05/10 2/06/10 Arrêté royal fixant des mesures particulières concernant le recrutement et le régime pécuniaire de certains membres du personnel du SPF Justice appartenant à la surveillance 30/04/10 7/05/10 Arrêté royal remplaçant l'annexe 1re de l'arrêté royal du 20 décembre 2007 portant la classification des fonctions de niveau A 15/03/10 23/03/10 Arrêté royal portant diverses mesures relatives à la carrière des agents de l'etat 4/03/10 19/03/10 Arrêté royal modifiant certains arrêtés royaux relatifs aux régimes d'interruption de la carrière professionnelle, en ce qui concerne l'augmentation de la limite d'âge pour le droit au congé parental jusqu'à ce que l'enfant atteigne douze ans 25/02/10 26/03/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 10 avril 1995 portant exécution de la loi du 10 avril 1995 relative à la redistribution du travail dans le secteur public 25/02/10 12/03/10 Arrêté royal modifiant l arrêté royal du 26 février 2008 portant nomination des membres représentant l Etat au sein du Comité de gestion du SELOR - Bureau de sélection de l Administration fédérale 4/02/10 15/02/10 Arrêté royal portant diverses modifications à la réglementation concernant le personnel administratif et le personnel technique des établissements scientifiques fédéraux 31/01/10 11/02/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 26 mars 1965 relatif aux allocations familiales allouées à certaines catégories du personnel rétribué par l'etat ainsi qu'aux membres du personnel du cadre opérationnel et du cadre administratif et logistique des corps de police locale 12/01/10 1/02/10 Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 19 novembre 1998 relatif aux congés et aux absences accordés aux membres du personnel des administrations de l'etat Publication au MB 16/07/10 11/08/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 8 juillet 2009 portant création d'un comité spécial de concertation pour le Centre pour le placement provisoire de mineurs ayant commis un fait qualifié infraction à Kortenberg 16/07/10 11/08/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 10 décembre 2009 portant création d'un comité spécial de concertation pour les membres du personnel occupés à Tongres au centre fédéral fermé pour mineurs ayant commis un fait qualifié infraction 16/07/10 11/08/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 7 mai 2010 portant création d'un comité spécial de concertation pour les membres du personnel occupés à Saint-Hubert au centre fermé fédéral pour mineurs ayant commis un fait qualifié infraction 2/07/10 12/07/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 12 octobre 2009 désignant ou agréant les assesseurs et les assesseurs suppléants et désignant les greffiers-rapporteurs et les greffiers-rapporteurs suppléants pour la Chambre de recours interdépartementale 25/06/10 1/07/10 Arrêté ministériel désignant ou agréant les assesseurs et les assesseurs suppléants et désignant les greffiers-rapporteurs et les greffiers-rapporteurs suppléants pour la chambre de recours pour l'ensemble des institutions publiques de sécurité sociale 24/06/10 19/07/10 Arrêté ministériel portant désignation ou agréation des membres du Comité de gestion de FED+ Titre Titre 102

104 annexes Promulgation Circulaires Promulgation Publication au MB 24/06/10 29/10/10 Arrêté ministériel portant désignation ou agréation des membres du Comité de gestion de FED+. - Erratum 27/05/10 3/06/10 Arrêté ministériel portant exécution de l'article 16, 2, de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'etat 7/05/10 19/05/10 Arrêté ministériel portant création d'un comité spécial de concertation pour les membres du personnel occupés à Saint-Hubert au centre fermé fédéral pour mineurs ayant commis un fait qualifié infraction 28/04/10 5/05/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 11 février 2009 désignant les greffiers-rapporteurs auprès du Comité de recours en matière d'évaluation des titulaires de fonction de management et d'encadrement créé auprès du Ministre de la Fonction publique 25/03/10 21/04/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 25 novembre 2005 fixant la composition de la Commission interparastatale des stages des institutions publiques de sécurité sociale et des organismes de la catégorie D telle que définie par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public 8/03/10 29/03/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 20 septembre 2004 fixant la composition du comité de pondération auprès du Service public fédéral Personnel et Organisation 8/03/10 6/04/10 Arrêté ministériel modifiant l'arrêté ministériel du 20 septembre 2004 fixant la composition du comité de pondération auprès du Service public fédéral Personnel et Organisation. - Erratum Publication au MB 10/12/10 14/12/10 Circulaire n Information relative à l'enveloppe de personnel 2011, au plan de personnel stratégique et aux plans de personnel opérationnels y associés 10/12/10 17/12/10 Circulaire n 602bis. - Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel : actualisation de l'annexe 1re 10/11/10 29/11/10 Circulaire n Allocations de fin d'année /11/10 29/11/10 Circulaire n Allocations de fin d'année /06/10 17/06/10 Circulaire n Arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours. Adaptation du montant de l'indemnité kilométrique 22/04/10 28/04/10 Circulaire n Pécule de vacances /04/10 30/04/10 Circulaire n Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel 13/01/10 20/01/10 Circulaire n Dispenses de service accordées en 2010 et en 2011 au personnel des services de la fonction publique administrative fédérale telle que définie à l'article 1er de la loi du 22 juillet 1993 portant certaines mesures en matière de fonction publique Titre Titre Avis Promulgation Publication au MB Titre 10/11/10 24/11/10 Avis relatif à la représentativité d'organisations syndicales dans les services publics fédéraux. - Organisations syndicales qui sont représentatives pour siéger dans le comité de secteur II- Finances, ainsi que dans les comités de concertation correspondants (article 63, alinéa 3, de l'arrêté royal du 28 septembre 1984 portant exécution de la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités). - Publication en exécution de l'article 65 de l'arrêté royal du 28 septembre

105 comité de direction Colophon Au , le Comité de direction se compose de: d d Jacky Leroy, président d d Anne Coekelberghs, directeur général Communication interne et Gestion des connaissances d d Jack Hamande, directeur général Développement de l Organisation et du Personnel d d Sandra Schillemans, directeur général de l IFA d d Luc Wintmolders, directeur du Service d encadrement Personnel et Organisation d d Marc Van Hemelrijck, administrateur délégué de Selor Kurt Van Raemdonck, directeur de la Cellule stratégique Fonction publique d d Vincent Triest, préparation et suivi Coordination et rédaction: Patrick Theys et Anne Coekelberghs Photographie: Carl Vandervoort UN GRAND MERCI Nous remercions tous les collègues qui ont collaboré à ce rapport annuel. Editeur responsable Jacky Leroy Rue de la Loi 51, BE-1040 Bruxelles Dépôt légal: D/2011/7737/13 Concept, lay-out et impression: CIBE asbl, communication sur mesure du secteur public 104

106 annexes 105

107 notes 106

108 annexes notes 107

109 contacts SPF Personnel et Organisation Rue de la Loi 51 BE-1040 Bruxelles T +32(0) F +32(0) [email protected] Plus d informations: Institut de Formation de l Administration fédérale (IFA) Boulevard Bischoffsheim 15 BE-1000 Bruxelles T +32(0) F +32(0) [email protected] Plus d informations: SELOR Boulevard Bischoffsheim 15 BE-1000 Bruxelles T +32(0) (F) et +32(0) (N) F +32(0) [email protected] Plus d informations: La version pdf de ce rapport annuel est consultable sur > publications 108

110 rue de la loi 51 Be-1040 Bruxelles t +32(0) F +32(0) [email protected] editeur responsable Jacky leroy Dépôt légal: D/2011/7737/13