PL Secrétariat du Grand Conseil

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1 Secrétariat du Grand Conseil PL 8364 Projet présenté par le Conseil d Etat Date de dépôt: 11 octobre 2000 Messagerie Projet de loi ouvrant un crédit d investissement de F et un crédit de fonctionnement de F pour la mise en œuvre d un Centre de collecte du courrier de l Etat Le GRAND CONSEIL de la République et canton de Genève décrète ce qui suit : Art. 1 Crédit d'investissement Un crédit d investissement de F (y compris TVA et renchérissement) est ouvert au Conseil d'etat pour la mise en place d un Centre de collecte du courrier de l Etat. Art. 2 Budget d'investissement 1 Ce crédit sera inscrit au budget d'investissement en 2001 sous les rubriques Il se décompose de la manière suivante : travaux de réfection véhicules mobilier machines matériel bureautique Total F F F F F F Art. 3 Financement et couverture des charges financières Le financement de ce crédit est assuré, au besoin, par le recours à l'emprunt dans le cadre du volume d'investissement "nets-nets" fixé par le Conseil SRO-Kündig 650 ex. PL 8364

2 2 d'etat, dont les charges financières en intérêts et en amortissements sont à couvrir par l'impôt. Art. 4 Amortissement L'amortissement de l'investissement est calculé chaque année sur la valeur d'acquisition (ou initiale) selon la méthode linéaire et est porté au compte de fonctionnement. Art. 5 Crédit de fonctionnement Des charges de fonctionnement de F seront imputées sur le centre de responsabilité concerné par la mise en oeuvre du Centre de collecte du courrier de l Etat afin de disposer de l'ensemble des ressources nécessaires au centre de collecte. Art. 6 Evaluation Une évaluation du fonctionnement du centre sera faite sur la période du 1 er mai 2001 au 31 décembre Art. 7 Loi sur la gestion administrative et financière de l'etat La présente loi est soumise aux dispositions de la loi sur la gestion administrative et financière de l'etat, du 7 octobre Certifié conforme Le chancelier d Etat : Robert Hensler

3 3 EXPOSÉ DES MOTIFS Mesdames et Messieurs les députés, 1. Introduction La base relative à l affranchissement postal a été abrogée par suite à l entrée en vigueur de la nouvelle loi sur la Poste le 1 er janvier Dans ce contexte, l affranchissement à forfait dont fait usage l Etat de Genève depuis de longues années sera définitivement supprimé avec effet au 1 er janvier 2001 (un délai au 30 avril 2001 a été obtenu pour le Canton de Genève). Une nouvelle méthode d affranchissement devra donc être mise en place. Parallèlement à cet élément déclencheur, la réflexion s est portée sur des possibilités de rationalisation et d économie en matière de courrier, pour aboutir au présent projet. L'administration de la République et canton de Genève expédie chaque année plusieurs millions d'envois postaux, composés en majorité par du courrier B. Parallèlement et compte tenu des différentes augmentations des taxes postales intervenues ces dernières années, les dépenses du seul courrier B inclus dans le cadre du contrat d'affranchissement à forfait qui lie l'etat de Genève à la Poste ont progressé de Fr. 3'489' en 1986 à Fr. 5'100' en 1998, soit une augmentation de 46%. Dans le même temps, le nombre d'envois du courrier B affranchi à forfait a passé de 6'800'000 en 1986 à 7'390'000 en 1998, soit 8% de plus. Le coût moyen d'un envoi, dans le cadre de l'affranchissement à forfait, est donc passé entre 1986 et 1998 de 51 à 69 cts, soit une augmentation de 35%. Le courrier B fait l'objet du contrat d'affranchissement en vigueur. Il correspondant, en nombre d'unités, à environ 72% du volume total de courrier sortant et à 88% du courrier affranchi par la Poste (donc hors courrier interne). Le courrier B se décompose en deux types distincts:

4 4 Le courrier B1 qui concerne les envois isolés, c'est-à-dire de moins de 3000 envois simultanés du même expéditeur, de même format et poids. Le coût d'un envoi jusqu'à 50 g est le tarif habituel de Fr. 0,70. Le courrier B2 qui comprend les envois en nombre, c'est-à-dire dès 3000 envois simultanés du même expéditeur, de la même catégorie de format et de même poids. A ce niveau, la Poste facture Fr. 0,46 par envoi jusqu'à 50 g (selon le dépassement de poids, plus Fr. 0,01 ou Fr. 0,02), d'où une économie d'au moins Fr. 0,22 soit 31,4%. Des comptages effectués par la Poste à raison de deux fois une semaine par an servent de base à l'établissement du montant de l'indemnité annuelle que verse l'etat de Genève dans le cadre du contrat d'affranchissement à forfait. Le coût global reste donc imprécis. L'évolution du montant de cette indemnité est résumée ci-dessous: Année Courrier Courrier Total Part Indemnité B1 B2 B2/B1 en % forfaitaire (Frs) ' ' ' '819' ' ' ' '083' ' ' ' '083' ' ' ' '100' ' ' ' '044'000 Quant aux colis, la Poste en a dénombré 36'500 en chacune des années 1995 à Remarques: - il n'y a pas eu de comptage en les courriers A et B ont été introduits en le courrier B1est passé de 50 à 60 cts en 1993 et de 60 à 70 cts en 1996 Parallèlement, il n'y a pas de procédures généralisées mises en place pour le contrôle des coûts liés aux autres types d'affranchissement (recommandés, courrier A, etc.).

5 5 2. Etat des lieux 2.1 Enquête interne sur le nombre de pièces de courrier Produites En automne 1998 a débuté une enquête interne à l'etat de Genève, destinée à dénombrer d'une manière plus précise le nombre (par catégorie) des courriers établis par l'administration cantonale. Dans ce contexte, sur les quelque 673 (*) services que compte l'administration cantonale, 538 ont été invités en octobre 1998 à remplir un questionnaire préparé à cet effet, et 428 réponses ont été enregistrées jusqu'à fin mars Les services produisant peu de courrier n'ont pas été contactés. * Remarques: Dans l'annuaire genevois, on répertorie 1533 administrations, directions, services et sous-services. Pour l'enquête ci-dessus, seules les entités administratives utilisant du papier et des enveloppes à l'en-tête de la République et canton de Genève (armoiries et "Post tenebras lux") ont été prises en considération, dès lors que seules celles-ci sont autorisées à faire l'usage de l'affranchissement à forfait selon le contrat entre la Poste et l'administration cantonale. Les organismes autonomes, tels que l'hospice général, l'institut des Hautes Ecoles Internationales, le CASS, les hôpitaux de Loëx, de Bel-Idée et de gériatrie, la clinique de Jolimont, etc. utilisent leurs propres en-têtes et ne sont donc pas inclus dans le contrat de l'affranchissement à forfait. Il appert que ce sont au total 983 entités administratives qui répondent aux critères de l'affranchissement à forfait. Un certain nombre d'entre elles étant des sousservices, dont le courrier est réuni pour l'expédition dans les services principaux (comme par exemple les services de taxation de l'administration fiscale), d autres encore n établissent pas de courrier à en-tête propre et personnalisée (par exemple le stand de tir de Bernex, pour lequel c est la direction de l arsenal cantonal qui est responsable de la correspondance) ou celles qui se trouvent en dehors des limites géographiques que le CCCE, au début de son activité, est en mesure de couvrir, on a finalement retenu les 673 lieux administratifs où sont gérés les courriers à expédier. Le tableau I joint en annexe résume le résultat de l'enquête. Il montre notamment que - l'etat de Genève produirait un peu plus de 18'000'000 pièces de courrier par an;

6 6-3'600'072 (soit 19,9%) pièces constitueraient actuellement le courrier interne; - 4'229'318 (23,4%) documents seraient expédiés en courrier B2; - 8'389'035 (46,4%) documents seraient expédiés en courrier B1. Ces données doivent être considérées avec une certaine circonspection, dès lors que d'une part, elles n'englobent pas l'ensemble des services de l'administration cantonale et que d'autre part, le comptage requis n'a duré que quelques semaines. De plus, les services qui ont répondu ne disposaient pas toujours d'informations suffisamment fiables pour répondre avec précision. La marge d'erreur est ainsi estimée dans une fourchette allant de 10 à 20%. Autres remarques Le courrier interne est déjà largement utilisé. Avec la mise en place de circuits de distribution étendus et centralement organisés, son volume pourra augmenter et engendrer des économies d'affranchissement postal. Le courrier A n'a, comparativement au courrier B, que peu d'importance en terme de volume. Son abandon apparaît donc comme envisageable, ce d'autant plus qu'il avait été préconisé par le Conseil d'etat le 8 août 1990 déjà. Avec moins de 3000 envois par an, les envois en exprès et en EMS sont peu utilisés et leur recours peut être d'ores et déjà considéré comme exceptionnel. L'administration cantonale fait déjà largement usage des envois groupés de 3000 plis et plus (courrier B2), puisqu'ils représentent 32,5% du total du courrier A, B1 et B2 cumulés. La généralisation du courrier B2 au détriment du courrier B1 est donc souhaitable, mais n'est réalisable notamment qu'au moyen d'une nouvelle gestion des flux des courriers et par la création du client unique. 2.2 Constatations sur la gestion actuelle du courrier Hormis les Hôpitaux universitaires et l'université, organisés en la matière, et dans une moindre mesure certains départements et services sur un plan strictement interne (DAEL, DAM, Hôtel des finances, gendarmerie, services, le CTI pour notamment la distribution des listings

7 7 informatiques), l'administration cantonale genevoise n'a pas de structure globalement et horizontalement organisée en ce qui concerne la gestion des flux du courrier. On y relève encore des habitudes peu compatibles avec les exigences d'une gestion rationnelle des moyens et des coûts. A titre d'illustration la secrétaire - elles sont d'ailleurs nombreuses - portant elle-même tous les soirs le courrier de son service à la Poste ou à la boîte aux lettres la plus proche. Ou encore le guichetier qui vide la case postale le matin avant de se rendre à sa place de travail, et le soir, avant de rentrer à domicile, porte le courrier de son service à la Poste. On se trouve en fait en présence de multiples circuits de distribution et d'acheminement, ainsi que de pratiques isolées, ne faisant l'objet d'aucune concertation. Dans la grande majorité des cas, le gestion du courrier n'est en fait qu'une tâche annexe, effectuée dans le cadre d'une fonction principale Personnel chargé du courrier à temps complet et les véhicules à disposition Comme on vient de le voir, chaque service est en règle générale organisé de manière autonome et indépendante pour la gestion de son courrier. Un petit nombre de collaborateurs de l'etat sont chargés de la collecte, du transport et de la distribution du courrier à temps complet ou à plus de 50% de leur temps de travail: - un collaborateur à 100% au Département des finances disposant d'une fourgonnette, qui effectue deux trajets quotidiens selon un circuit défini; - deux collaborateurs et demi à 100% au DAEL disposant également d'une fourgonnette, chargés de prélever deux fois par jour le courrier de cases postales pour l'acheminer vers divers destinataires (OPF Arve-Lac, DIP, Hôtel-de-Ville, DAEL). Ils se chargent également du transport du courrier de ces administrations à la Poste; - un collaborateur à plein temps à l'université, se déplaçant en voiture;

8 8 - un fonctionnaire à plein temps à l'office des poursuites et faillites Arve-Lac, qui se déplace à pied pour se rendre à la Poste à la rue de la Madeleine; - deux coursiers à plein temps au DJPT, l'un au Nouvel Hôtel de Police, l'autre à l'hôtel de Police à Carl-Vogt;

9 9 - un collaborateur employé à temps complet comme postier à l'hôpital cantonal (responsable du bureau postal, également ouvert au public), avec un adjoint également occupé à temps complet dans cette fonction; - une dizaine d'autres employés entre 50 et 75% (postes parfois occupés par des chômeurs) dans divers secteurs de l'administration. Ils disposent d'après les renseignements à disposition de deux scooters et de deux voitures. Une centralisation de la gestion du courrier permettra, à moyen terme, de transférer tout ou partie de ce personnel à la centrale de courrier, sans le remplacer à la place de travail précédente La situation actuelle concernant les circuits de distribution interne Le courrier distribué par des moyens internes à l'administration cantonale échappe à l'affranchissement postal; il est dès lors souhaitable que tout courrier expédié d'un service à un autre, d'un département à un autre, soit acheminé hors du circuit de la Poste. Il va de soi que les administrations officiant dans un même bâtiment (par exemple le N 14 de la rue de l'hôtel-de-ville, le DAM) organisent l'acheminement du courrier interne au bâtiment par des moyens propres. Du plus et comme il a été démontré ci-devant, un certain nombre de circuits de distribution sont actuellement exploités, mais de manière cloisonnée: le circuit reliant les bâtiments de l'université, celui des postes de gendarmerie, ceux faisant partie de la mission des coursiers du DF et du DAEL. Ils desservent au total environ 30% des administrations. Or, aucune liaison n'existe entre ces circuits. Dans cette situation, le Réseau TELECOM par exemple ne peut pas avoir recours à un circuit interne pour l'acheminement de son courrier à l'université ou à la prison de Champ Dollon; le service des objets trouvés n'est inclus dans aucun circuit existant; etc.

10 10 En revanche, certains lieux, telle la rue de l Hôtel-de-Ville, connaissent des passages très fréquents de coursiers. C est ainsi que des adresses précises y sont desservies plusieurs fois par jour par des coursiers différents, dès lors qu ils sont responsables de circuits différents. Cela signifie que les autres administrations doivent avoir recours à la Poste pour faire parvenir le courrier à destination de consœurs. Cet état de fait ne saurait donc être satisfaisant ni sur le plan pratique, ni sur le plan économique. 2.3 Cas particulier: les recommandés du Palais de justice Les treize juridictions du Palais de justice expédient quelque 225'000 recommandés par an. Le coût unitaire moyen étant de Fr. 6,50, le Palais de justice dépense annuellement en affranchissement postal environ 1'500'000 F. Or, un peu plus des ¾ de ces recommandés, à savoir 175'000 unités, sont destinés aux avocats exerçant à Genève. Selon la liste officielle du 30 octobre 1999 qui a servi de base à l'étude, Genève compte 1047 avocats et 342 avocats-stagiaires et leurs études sont sises à 281 adresses. Dans un rayon de 1000 mètres autour du Palais de justice, l'on trouve les études de 949 avocats et 285 avocats-stagiaires à 210 adresses et dans 46 rues. Dans un rayon de 1500 mètres, on situe au total 1016 avocats et 320 stagiaires à 247 adresses. A noter que la quasi totalité des 175'000 recommandés est destinée aux avocats exerçant dans ce rayon. Face à cette situation et compte tenu du fait que la Poste ne détient pas de monopole en la matière, il serait tout à fait raisonnable d'envisager que lesdits 175'000 recommandés soient distribués par du personnel assermenté de l'etat de Genève. L'économie en termes d'affranchissement qui en découlerait se monterait à Fr. 1'137' Pour que cette distribution par des moyens internes puisse être réalisée, certains chapitres de la Législation cantonale doivent être adaptés. Le projet de loi modifiant la loi de procédure civile (E 3 05) à d ores et déjà été déposé par la direction du Palais de justice.

11 11 Requête complémentaire des avocats Tant l'ordre des avocats que les Juristes progressistes, de même que le procureur général de la République et canton de Genève ont accueilli favorablement le projet de la distribution des recommandés du Palais de justice dans les études d'avocats par du personnel assermenté de l'administration. Saisissant l'opportunité, les avocats ont formulé la demande de pouvoir confier aux "huissiers-coursiers" les plis recommandés qu'ils destinent au Palais de justice. Une suite favorable sera donnée à cette requête dans les meilleurs délais, c'est-à-dire une fois que la distribution des recommandés aura atteint ses objectifs. Cette prestation ne sera cependant pas gratuite, mais son coût sera inférieur à celui de la Poste; le prix par pli pris en charge par les huissiers-coursiers se situera ainsi entre Fr. 2,50 et Fr Le cas échéant, une recette au profit de l'etat de Genève d'environ Fr. 200' pourrait être envisagée. 2.4 Coût annuel de l'affranchissement postal Sur la base des renseignements obtenus auprès d'administrations concernées, il appert qu'en 1999, l'etat de Genève aurait dépensé en matière d'affranchissement postal la somme de Fr. 16'862' Le tableau II annexé ci-après en illustre le détail. En l'espèce, il s'agit de préciser que ce chiffre est une estimation basée sur les réponses aux questionnaires envoyés aux services et qu il concerne le grand Etat (y compris subventionnés (université, HUG, etc.)). La ligne coût courrier Etat est représentative du petit Etat et est à comparer avec le coût du courrier comptabilisé en (frais de port et d affranchissements) et (affranchissement à forfait) pour un total de Fr. 8'492' pour La différence s explique par le manque de fiabilité possible dans les réponses des administrations d une part, ainsi que d une éventuelle sous-estimation du volume de courrier par la méthode d affranchissement à forfait d autre part.

12 12 Par ailleurs, certaines administrations bénéficient d'une prise en charge ou d'un remboursement ultérieur des frais d'affranchissement par la Confédération (CCGC, OCAI, arsenal). Quant aux Offices des poursuites et faillites (OPF), ils règlent les frais des envois expédiés sous pli recommandé en relation avec les poursuites et faillites en les prélevant, en conformité avec les dispositions de la LP (loi fédérale sur les poursuites et faillites) sur les avances de frais que doivent acquitter les créanciers. 3. La situation de l Etat de Genève face à la Poste 3.1 Importance de l Etat de Genève auprès de la Poste Considéré sous l angle d une seule entité, l Etat de Genève est dans le canton l un des clients les plus importants de la Poste en matière de courrier. Comme on l'a vu ci-dessus, l administration cantonale prise dans son ensemble expédie ainsi chaque année quelque 15 millions d envois pour une dépense d environ 17'000'000 F. 3.2 Stratégie de la Poste à court et à moyen terme La Poste a diversifié sa palette des prestations, mais chacune d elles est dorénavant payante. Certes, le coût de l affranchissement englobe toujours l'acheminement de l'objet postal vers son destinataire par le facteur au cours de sa tournée. Mais, en dehors de cela, toute prestation supplémentaire est dorénavant facturée, comme par exemple des levées ou des distributions de courrier selon les souhaits spécifiques des clients. Dans ce contexte, force est de constater que les tarifs postaux tendent vers une augmentation. A partir du 1 er juillet 2000, le coût notamment des colis a d ailleurs d ores et déjà été revu à la hausse. En outre, L'Etat de Genève aura d'ici peu à faire face à une inconnue de taille, à savoir à la politique des prestations et prix que la Poste

13 13 pratiquera, lorsqu'au moment de sa libéralisation, elle s'appuiera sur les normes de la concurrence sur le modèle des Postes européennes.

14 Suppression de l affranchissement à forfait L Etat de Genève est à l heure actuelle dans notre canton encore le seul client de la Poste à utiliser l affranchissement à forfait. Or, depuis sa séparation du secteur TELECOM, la Poste se comporte comme toute entreprise privée confrontée à la concurrence. Tous ses efforts tendent vers une efficacité optimale grâce à une rationalisation rigoureuse, afin de s assurer une meilleure rentabilité. C est dans cette optique qu elle a décidé de supprimer l affranchissement à forfait avec effet au 1 er janvier Rabais accordés par la Poste sur l affranchissement du courrier et conditions y relatives Le courrier B2 Une lettre isolée en courrier B (B1) jusqu'à 50 grammes, de format B5 (250 x 176 mm, 20 mm d'épaisseur) ou B4 (353 x 250 mm, 20 mm d'épaisseur) coûte Fr. 0,70. Pour les envois en nombre dès 3000 pièces (donc de même format, de même poids et du même expéditeur), la Poste facture Fr. 0,46 la pièce, avec en sus Fr. 0,01 ou Fr. 0,02 selon le poids dépassant les 50 grammes. A l'heure actuelle, un certain nombre d'administrations (dont l'administration fiscale, le service des élections et votations, l'office du personnel de l'etat, le service de la taxe d'exemption de l'obligation de servir, et quelques autres entités administratives) bénéficient déjà de ce tarif B Propositions de la Poste à partir de 2001 a) Le tarif B2 sera appliqué pour les envois à partir de 500 lettres de même poids, de même format et du même expéditeur. b) Pour les colis entre 2 et 30 kg, pour autant qu'ils soient centralisés pour les besoins de l'apposition obligatoire de l'étiquette à code-à-barres. Pour des raisons pratiques, la Poste n'est en effet pas en mesure de remettre de telles étiquettes à des dizaines d'administrations réparties dans le canton. Ainsi, sur la base du comptage effectué en 1999 et indiquant une expédition de 48'200

15 15 colis pour ladite année, la Poste proposait un prix unitaire moyen de Fr. 6,21 (TVA incluse). Compte tenu de l'augmentation du nombre de catégories de poids et du coût des colis à partir du 1 er juillet 2000, de nouvelles négociations devront avoir lieu. c) Les documents expédiés par Express mail service (EMS) coûtent pour un poids entre 20 et 5000 grammes - entre Fr et Fr pour les envois en Europe; - entre Fr et Fr pour les envois sur d'autres continents. La Poste propose un rabais de 18% jusqu'à 50 envois mensuels, c'est-à-dire pour les 23 envois mensuels en EMS relevés lors du comptage Ce rabais sera revu à la hausse (25% de 51 à 100 envois mensuels), si l'administration cantonale confie à la Poste tout ou partie des envois en EMS qu'elle fait actuellement expédier par des entreprises concurrentes (Fedex, UPS, DHL, etc.). d) S'agissant des lettres pour l'étranger, le rabais accordé par la Poste est de 10 à 12% pour un volume annuel de 50'000 pièces, à la condition que le dépôt soit centralisé. e) Finalement, la Poste accordera un rabais sur le chiffre d'affaires à partir de Fr. 8'000'000.--, à la condition que ce CA soit réalisé par un seul et même client. Ce rabais pourra être revu à la hausse en fonction d'une augmentation du chiffre d'affaires. 4. L'opportunité de réaliser des économies et non-dépenses substantielles A l'instar d'autres grandes entreprises comparables à l'administration cantonale de Genève, l'etat de Genève se trouve face à une opportunité de réaliser des économies et des non-dépenses en matière d'affranchissement. Le Groupe interdépartemental courrier - mis sur pied par le Conseil d'etat en y nommant un représentant par département, un pour la Chancellerie, deux pour le Centre des technologies de l'informatique (CTI) et un dernier pour l'economat cantonal - propose les mesures énumérées ci-après, qui ont été retenues sur la base d'une collaboration intense avec des représentants de la Poste:

16 16 transformation de l'etat de Genève, respectivement de ses administrations, en un client unique pour le courrier à expédier par la Poste. A cet effet, seront affichés à l'emplacement de l'adresse expéditrice visible sur l'enveloppe ou au travers de la fenêtre: les armoiries de Genève, "Post tenebras lux", 1211 Genève 2, ainsi que le nom du département, de l'unité administrative et / ou du service; généralisation des enveloppes C4 et C5 à double fenêtre et limitation des enveloppes ne répondant pas à ces normes; introduction du Port payé (P.P.) en remplacement de l'affranchissement à forfait; création du Centre de collecte du courrier de l'etat (CCCE) avec mise sur pied parallèle - de circuits de collecte et de distribution du courrier interne, et - de la distribution des recommandés du Palais de justice aux avocats ayant leurs études dans un rayon de 1000 mètres autour de la place du Bourg-de-Four; introduction généralisée du code-à-barres pour les besoins de l'imputation des frais d'affranchissement, de la tenue de statistiques et de la gestion de plis retournés par la Poste, extension du courrier interne, également en ce qui concerne les lettres que l'administration cantonale adresse à ses collaboratrices et collaborateurs. Grâce à ces mesures centrales dont certaines sont encore à l étude, la répartition des flux de courrier pourra être adaptée à des normes de rationalisation et d'économies, comme le fait apparaître le tableau III ciaprès: 90% du courrier A (Fr. 0,90) sera expédié en courrier B2; un solde de courrier A de 10% est toléré pour pouvoir faire face à des situations particulières; économie escomptée : F ; l'ensemble du courrier actuellement affranchi au tarif B1 (Fr. 0,70) sera à l'avenir transféré au tarif B2 (Fr. 0,48), soit une économie de (Fr. 0,22 X 5'900' '531 =) Fr. 1'433'574 ; courrier express : compte tenu de la nature de ses envois, le Registre des tumeurs continuera à expédier ses courriers uniquement par la voie expresse. En revanche, 90% du solde des express de l'administration seront acheminés par courrier B2, d'où

17 17 une autre économie de quelque Fr. 1' ( = 110 X Fr ). Dans ce domaine, une tolérance de 10% est admise pour l'usage exceptionnel du courrier express. On généralisera d'autre part le retour à l'administration des recommandés qui n'ont pu être distribués par la Poste en courrier B, à l'exception du Palais de justice qui est soumis à des normes juridiques spécifiques. La Poste a en effet comme principe de restituer les recommandés qu'elle n'a pas pu distribuer en courrier recommandé, donc au tarif de Fr (au moins). Par l'apposition d'une inscription sur l'enveloppe du message recommandé "en cas de non distribution, retour en courrier B", la Poste ne facturera plus que Fr. 0,70. L'économie prévisible en la matière, sur une moyenne de 10% de recommandés qui sont annuellement retournés à l'administration, est arrondi de Fr. 325' (1'025'163 recommandés pour l'administrations les 225'000 du Palais de justice, 10% du solde = 75'000 X Fr. 4,30). Par ailleurs, les réformes à entreprendre se doivent de répondre nécessairement aux normes suivantes: la maîtrise et la transparence des coûts; la prise en considération des possibilités d'économies et de nondépenses en matière de courrier, par exemple par la volonté de favoriser et d'étendre le courrier acheminé hors du circuit de la Poste (courrier interne); le respect des règles postales pour les activités que l'administration exécutera par ses propres moyens (notamment en ce qui concerne les plis recommandés); la durabilité et la fiabilité. 5. Solution d'une réforme de la gestion du courrier de l'etat de Genève Force est de constater que les tarifs préférentiels et les rabais que la Poste est prête à accorder sont très intéressants; ils sont cependant soumis à des contraintes précises. Or, pour réunir les critères idoines,

18 18 un certain nombre de mesures indispensables doivent être prises, tant au niveau structurel qu'au niveau organisationnel. Quant au fonctionnement strictement interne à l'administration, d'autres démarches s'avèrent nécessaires pour produire de nouvelles économies dans le domaine de l'affranchissement. 5.1 Etat de préparation de l'etat de Genève face aux contraintes imposées par la Poste Client unique comme expéditeur Pour pouvoir bénéficier du rabais sur le chiffre d'affaires, ainsi que sur les envois en nombre en courrier B2 (dès le : dès 500 enveloppes de même poids et de même format), la Poste n'accepte que le critère d'un seul et unique expéditeur. Cela implique une seule adresse d'expédition. Pour l'heure, chaque service de l'administration cantonale est donc un expéditeur distinct pour la Poste, de sorte de l'etat de Genève en compte plus de Le chiffre d'affaires de chacun de ces "clients" étant peu important, aucun rabais n'est susceptible d'être accordé. Par ailleurs, seules les administrations expédiant de grandes quantités de courriers (Département des finances, services des élections et votations, etc.) peuvent bénéficier du tarif préférentiel B2. En d'autres termes, la grande majorité des services ne remplissent pas les conditions du tarif susmentionné. La solution négociée avec la Poste impose les normes suivantes: a) chaque service et administration conserve sa dénomination propre. Exemple: Département des finances Economat cantonal - Direction b) dans l'adresse expéditrice, les seuls éléments visibles seront : les armoiries de Genève Post tenebras lux République et canton de Genève

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20 Limitation du nombre de formats d'enveloppes généralisation de l'enveloppe à double fenêtre L'Economat cantonal commande chaque année plusieurs dizaines de formats d'enveloppes, portant par ailleurs plusieurs dizaines d'impressions différentes pour l administration cantonale. Cet état de fait génère des coûts d'impression (diversité des adresses à imprimer) et une lourdeur dans la gestion des stocks en raison de la multiplicité des formats d'enveloppes et du grand nombre d'adresses différentes imprimées sur ces dernières. Depuis novembre 1999, le seul DIP a ainsi consommé 1'650'000 enveloppes contenant 300 textes d impression différents pour les formats C6, C6/5, C5, B5 et B4. Des solutions à l étude pour résoudre le problème lié aux enveloppes sont en cours Le Port payé (P.P.) remplaçant l'affranchissement à forfait Dans ce domaine, il s'agit de répondre à la question de savoir qui affranchira à l'avenir le courrier de l'administration cantonale, la Poste ou l'etat de Genève, selon les trois cas de figures suivants : Si l'affranchissement est confié à la Poste, les dépenses seront globalement élevées malgré les rabais pour envois de masse (courrier B2) que la Poste est disposée à accorder. En effet, pour chaque affranchissement, la Poste facture entre 5 et 13 centimes selon le poids, le format et la dimension de l'objet à expédier. Il est cependant vrai que dans ce cas de figure, la maîtrise et la connaissance exacte des coûts seraient garanties et l'etat n'aurait pas à acheter ou à louer des machines à affranchir. A ce jour, l'economat cantonal a d ailleurs acquis 28 de ces machines pour un montant global de Fr. 117'725.--, auquel il convient de rajouter les coûts annuels d'entretien de Fr. 26' Si l'etat de Genève se charge lui-même de l'affranchissement, il faudra généraliser la mise en place de machines à affranchir, en d'autres termes, il s'agira d'en acquérir au moins 350 à 400. Dans ce cas, il y aura lieu d'élaborer une méthode de contrôle stricte