Liste de prix DBFACT 2013

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1 1 / 13 DBFACT 2013 (version ) Les modules de base Module Gestion Commerciale de base Ce module de base de DBFACT contient, entre autres, la gestion des relations, des articles, le stock, les documents commerciaux (offres, livraisons, commandes, réceptions), les factures, les historiques et statistiques les plus diverses. Avec la version de base toute société peut donc commencer. Le module de base peut être complété avec une multitude de modules qui couvrent des aspects spécifiques de la gestion d une PME. En fait, seules les fonctions qui ne sont pas utilisées par toutes les PME, font parties des modules complémentaires. Le module de base est à un prix démocratique afin de le garder abordable pour les PME, tout en gardant la possibilité d étendre les fonctions pour évoluer toujours vers un logiciel de gestion le plus complet et le plus performant. Module Comptabilité avec DBFACT Même si la comptabilité n est que la suite logique des actions commerciales et administratives journalières, la comptabilité intégrée dans DBFACT a la fonctionnalité d un logiciel comptable classique mais s utilise de la même manière pratique et intelligente qu un logiciel commercial. L intégration poussée des 2 modules vous offre un meilleur flux d informations entre les différentes divisions de votre organisation. Quand vous enregistrez une commande de client dans DBFACT, vous avez immédiatement un aperçu des factures non soldées de ce client. Le comptable, avant d envoyer les rappels de paiement, peut visualiser les livraisons manquantes ou les éventuelles factures et livraisons contestées. D autres aspects spécifiques de comptabilités sont couverts par des modules complémentaires : amortissements, paiements électroniques, comptabilité analytique, etc. Module Réseau pour DBFACT Le travail en réseau exige une autre manière de travailler. Avec ce module, vous obtenez une interaction sécurisée entre les différents postes de travail. Des documents qui sont ouverts simultanément sur différents postes, des situations de stock qui sont modifiées directement à la vente, des documents qui sont clôturés parallèlement, des informations d articles qui sont modifiés: toutes des activités que DBFACT gère de façon intelligente. Avec ce module, vous pouvez travailler à 3 utilisateurs en même temps. Concrètement, cela veut dire que vous pouvez travailler de manière simultanée à 3 endroits différents. Un utilisateur peut démarrer DBFACT localement mais également à distance (p.ex. Terminal Services). Si vous désirez augmenter le nombre d utilisateurs, vous étendez le réseau avec le module «Licence utilisateur supplémentaire en réseau». Licentie Dossiers supplémentaires pour DBFACT...390/600/900 Lors de l achat de la licence de base, vous avez 2 dossiers à disposition dont 1 dossier sert comme dossier d essai. A l achat du module multidossier vous pouvez étendre le nombre de dossiers en gestion vers 5, 10 ou un nombre illimité.un dossier désigne une administration pour 2 ou plusieurs sociétés ou numéros TVA.

2 2 / 13 DBFACT 2013 Licence Utilisateur supplémentaire en réseau pour DBFACT Par concurrent user, c.a.d. par utilisateur simultané, vous achetez une licence. De cette manière, vous pouvez augmenter le nombre de personnes qui travaillent simultanément sur le serveur central. DBFACT contrôle le nombre d utilisateurs simultanés que ce soit par Terminal Server, ou en direct dans le réseau local. Le nombre de sessions détermine le nombre d utilisateurs pour lequel il vous faut une licence. Vous pouvez augmenter votre nombre de licences directement en ligne, une intervention sur place n étant pas nécessaire. DBFACT license Terminal Server Avec DBFACT vous pouvez travailler de façon décentralisée. Une entreprise avec plusieurs points de vente pourra travailler à des endroits physiques différents et traiter les données (stock, prix, comptabilité,... ) de manière centrale. En travaillant à distance avec Terminal Services, vous gardez les stocks par point de vente, demandez des résultats par point de vente et échangez de la marchandise entre les différents stocks. La licence est nécessaire dès que le lieu à distance, connecté par Terminal Server, est considéré comme lieu d exploitation. En plus, il vous faut également les licences pour les utilisateurs du lieu d exploitation. Modules en extension de la gestion commerciale Point-of-Sale Administration (POS) Utilisez ce module si vous vendez immédiatement à des utilisateurs finaux et voulez éviter de faire des centaines de factures pour de petites ventes. Avec le module POS, vous simulez une caisse enregistreuse avec toutes les fonctions et possibilités que doivent offrir un point de vente moderne. Dans le même écran, vous pouvez effectuer toutes les actions normales d un comptoir : commandes de clients, livrer des articles en facturation transposée, facturation d articles précédemment commandés, achever des réparations. Par l utilisation d un seul écran, vous réduisez fortement le temps d apprentissage des modules au minimum. Prenez en plus en compte que l utilisation de la souris est totalement inutile, qu une vente est immédiatement modifiée de vente de caisse en facture et que tous les liens sont prévus pour les extensions les plus courantes comme lecteurs code à barres, tiroirs-caisses, displays pour le client, terminaux à cartes, claviers spéciaux, etc et vous savez que ceci est un des grands points forts de DBFACT Module représentants avec DBFACT Chaque PME qui travaille avec des représentants et qui veut les commissionner selon les nombres et que les représentants veulent tout suivre de près par les historiques et statistiques disponibles ont besoin de ce module. Suivant quelques critères, vous pouvez mieux suivre vos représentants dans leurs faits et gestes. Dans les statistiques sont sauvegardées quels produits, à qui et quand ils sont vendus. On peut comparer les chiffres d affaires de nouveaux et anciens clients. Les représentants sont liés à une relation ou une facture. Ils sont commissionnés selon des factures ou commandes, payées ou non. En fin, par exemple, vous pouvez tirer simplement une liste des clients d un représentant spécifique, qui habitent dans un même secteur et qui n ont rien acheté depuis 3 mois. Comme toujours, nous utilisons les informations disponibles pour toutes les tâches administratives dans un seul paquet informatique. Module rapports de service & numéros de série Les sociétés qui vendent des articles susceptibles d être soumis à des réparations ou des interventions techniques ont un grand besoin de pouvoir suivre ces interventions techniques au pas. Avec le module rapports de service de DBFACT, vous avez un outil puissant qui vous permet de gérer les réparations ainsi que les interventions sur site. Suivant une procédure claire et décidée a l avance vous entrez et planifiez les interventions ou réparations, par technicien ou par département. DBFACT se laisse totalement paramétrer pour les rapports de service. Ce fait que toutes les données relevantes de la relation, de l appareil (selon le numéro de série) et de la panne sont enregistrées. En suivant de près le statut d un rapport de service, entre autres au moyen des listes de travail intégrées, vous pouvez tenir votre client au courant de la situation exacte dans laquelle se trouve son intervention ou réparation. Lors de l achèvement de la réparation, on peut prévenir le client automatiquement au moyen d un ou SMS standard. Le règlement se passe ensuite à la caisse ou au moyen d une facture, avec reprise et décompte des appareils donnés éventuellement en remplacement.

3 3 / 13 DBFACT 2013 Module Gestion de Frais Ce module fort complexe vous permet de coupler plusieurs frais (Recupel, Bebat, Fost+, Auvibel, Vidanges, etc ) à vos articles effectifs. Par type de frais, vous pouvez gérer plusieurs paramètres, éditer des listes, ou exporter les données vers un logiciel prévu par les instances officielles et du fait générer vos déclarations. Assistant importation articles DBFACT La création d articles, inventer un système de numérotation intelligent, garder les prix à jour, lier des informations techniques : ce sont des tracas avec lesquels les PME ont journellement à faire. Avec l Assistant d importation d articles ses tracas font partie du passé : par un pochoir ou un filtre, vous importez un tableau Excel dans DBFACT en mettant la bonne information au bon endroit. Une fois votre pochoir est créé, vous importez aussi souvent que nécessaire les fichiers de mise à jour pour modifier vos prix. Les articles qui sont sortis de la liste du fournisseur peuvent être considérés automatiquement comme historiques, les nouveaux articles sont créés. En combinaison avec le catalogue d articles, vous pouvez importer les articles en attente. Ces articles sont alors consultables dans un catalogue et peuvent être très facilement transférés vers la base d articles de DBFACT. Comme cela, la base de données de DBFACT ne comporte que les articles que vous achetez et vendez réellement. Factures Périodiques Locations, contrats d entretien, factures mensuelles ou annuelles aux mêmes clients sont gérées par le module des factures périodiques. Par l imputation unique des données nécessaires, vous vous mettez en état de créer et d imprimer toute une série de factures en une seule opération. Les prix de ces factures peuvent être couplés a l index ce qui va adapter les montants aux frais réels. Gestion des offres étendue A côté de la gestion d offres standard de DBFACT, vous pouvez grâce à ce module encore mieux suivre et gérer vos offres. Les fonctions proposent, entre autres, l exportation vers MS Word et le couplage d un tas de paramètres qui faciliteront le suivi téléphonique par les infos d offre. Sous les infos d offre nous comprenons l utilisation de paramètres supplémentaires tels que la date attendue d acceptation, le pourcentage de chances de réussite, la marge bénéficiaire, la concurrence et la raison de réussiteou non-réussite d une offre. Grâce a l intégration de certaines fonctions de MS Outlook, vous pouvez créer une tâche dans Outlook. Vous serez prévenu alors avec tous les détails relatifs à l offre à suivre. Numéros de lots L utilisation de numéros de lots a fortement été accentué par l obligation de pouvoir retracer la provenance et la destination des marchandises dans plusieurs secteurs. Avec les numéros de lots, vous retrouvez rapidement et précisément les informations détaillées à qui, quand et comment des marchandises ont été envoyées. Module Système de comptes Il y a des indépendants qui n ont pas besoin de comptabilité double totale mais qui veulent tout de même subdiviser leurs frais par sortes. En utilisant ce module, ils peuvent quand même avoir une bonne vue comptable des frais sans devoir faire une comptabilité entière. En d autres mots, vous travaillez avec des comptes grand-livre, mais les calculs vers les balances ne sont pas présents. Ce module n est donc pas nécessaire au cas où vous auriez le module de la comptabilité. DBFACT module EFT-paiements (Banksys, Cardfon,...) Au comptoir, un traitement fiable, sûr et rapide des transactions financières est primordial. Par l intégration des paiements par terminaux à cartes de Banksys, Cardfon et autres, vous pouvez compter sur un traitement exact de toutes les transactions. Couplez à vos postes les terminaux de paiement des marques connues et vous pouvez suivre vos paiements à la caisse encore plus précisément. Vous évitez les entrées incorrectes parce que le système est conçu de sorte qu il attend confirmation de l appareil de paiement pour pouvoir clôturer la vente. En utilisant cette fonctionnalité, vous évitez bon nombre d heures de recherche et corrections dans les feuilles de caisse. Module Cartes de clients Ce module vous permet d utiliser et de gérer des cartes de clients. Ce module vous permet de gratifier les clients

4 4 / 13 DBFACT 2013 fidèles avec des ristournes supplémentaires. La carte de clients est un standard dans beaucoup de firmes. Gérez plusieurs cartes par client. Travaillez avec des montants, des points ou des nombres. Ceci est possible en activant ce module. Module RMA RMA est l abréviation anglaise de Return (of) Materials Authorisation, traduit: l approbation de rendre les marchandises. Des entreprises qui entrent en contact avec beaucoup d articles parce qu elles les vendent ou utilisent dans la production, savent que le règlement des défauts peut entraîner beaucoup de tracas. Il est de fait que cette matière peut devenir très complexe. Cependant, le règlement d un RMA peut se faire selon de différentes manières. Par ce module, vous dominez ce flow compliqué et vous pouvez facilement déterminer et suivre ces procédures. Par l usage de ce module, toutes les opérations de ces transferts de stock sont enregistrées et vous êtes à n importe quel moment au courant de la situation actuelle. Laissez-vous convaincre de la puissance de ce module par une démonstration sans engagement. Module Crédits Le but du module de crédits est d organiser une administration pour le suivi des crédits. Des crédits sont vendues et représentent une certaine valeur. Les crédits sont une sorte de paiement anticipé de p.ex. des services que vous voulez offrir à un client. Ces crédits peuvent être utilisés pour des actions diverses ou en d autres mots pour des différents types de services. Au fur et à mesure que le client achète des services, ces services sont compensés par un nombre de crédits prédéterminé par service ou par produit. La consommation des crédits peut très facilement se faire au moyen des différentes méthodes de facturation ainsi que par p.ex. un cas helpdesk, un rapport de service ou un événement. Ce Portefeuille de Crédits peut à tout instant être consulté et peut facilement être envoyé à votre client à condition qu il utilise le module ratios de gestion et rapportages. On avertit le client d un solde ouvert et on peut régler une cote d alerte grâce à laquelle le client peut être invité à acheter de nouveau un nombre de crédits. Module Gestion de contrats Ce module s occupe de la gestion des contrats, des engagements que vous avez conclus avec vos clients. En utilisant ce module, vous enregistrez le contrat, vous pouvez suivre les contrats conclus, etc. Ces contrats peuvent, oui ou non, être liés à un certain appareil (unité). Vous pouvez également suivre la rentabilité d un contrat et/ou d une unité. Chèques-cadeaux La gestion des chèques-cadeaux a parfaitement été intégrée dans DBFACT avec la gestion commerciale, la caisse et la comptabilité puisque il s agit ici de l argent et par conséquent, un traitement correct de tout ça a été notre inquiétude principale. Modules en extension de la comptabilité DBFACT Comptabilité Analytique La comptabilité double peut être étendue avec ce module pour les comptes analytiques. En plus de la séparation commerciale vers les divisions, l utilisateur peut également diviser de façon comptable vers les frais et ou les rapports. En combinaison avec le module des projets dans DBFACT, il existe la possibilité d analyser les coûts et rapports d un projet de façon analytique. Tous les frais entrants sont alors divisés pour les différents projets en fonction du projet ou de clés de division, toutes les ventes sont inscrites sur un projet pour lequel vous aurez alors une vision des rapports exacts. DBFACT Module Administration Intrastat Les firmes qui sont obligées, vu leur chiffres en exportation ou importation de marchandises ou services, de faire une déclaration Intrastat peuvent compter sur ce module pour parfaire de façon simple aux exigences légales. Par l intégration poussée avec entre autres la réception de marchandises et la reprise dans les factures d achat, vous aurez une création automatique des valeurs et de leurs listes. La liste officielle peut alors être envoyée par mail, imprimée et envoyée par la poste ou exportée directement vers IDEP.

5 5 / 13 DBFACT 2013 DBFACT module Actifs fixes (amortissements) Trop souvent encore on voit des tableaux d amortissements qui sont créés et gérés de façon extracomptable alors que dans DBFACT vous pouvez désigner une facture d achat immédiatement comme amortissement et créer le tableau d amortissement automatiquement. Plusieurs méthodes d amortissement sont prévues, DBFACT a la flexibilité nécessaire qui peut s avérer nécessaire lors d une modification d un tableau, il n y a donc aucune raison de garder les amortissements en dehors de votre comptabilité standard. DBFACT paiements électroniques via Isabel Ceux qui sont abonnés ISABEL, peuvent par ce module préparer les paiements qu ils enverront ensuite par ISA- BEL. Dans DBFACT, vous préparez la liste des paiements à effectuer en sélectionnant suivant le fournisseur, l échéance ou vous demandez une liste des paiements avec escompte. Cette liste peut alors être utilisée pour préparer vos paiements avec reprise des numérotations structurées, référence de paiement et en tenant compte des notes de crédit à solder. De la liste sera fait un fichier que vous pourrez envoyer avec Isabel simplement en y introduisant votre signature pour effectuer les paiements eux-mêmes. Lors que vous reprenez les extraits, DBFACT vous demande d apurer les factures payées dans la comptabilité et la boucle est bouclée. Notre principe de transférer les données existantes d un stade à l autre vous épargne non seulement beaucoup de travail, mais limite aussi la possibilité d erreurs au maximum. Module Lecture extraits électroniques dans DBFACT (CODA) Si vous disposez de paiements électroniques, il semble évident que vous cherchez à encoder le moins de données possibles dans vos journaux bancaires. Grâce au module importation CODA il est devenu possible d importer les extraits électroniques, tant pour les transactions entrantes que sortantes. La seule limite existante est le facteur reconnaissance des messages reçus, mais notre module vous permet d attribuer facilement les messages qui ne seraient pas reconnus. De la même façon, il est parfaitement possible d apprendre de nouvelles structures au programme afin de reconnaître ces messages à l avenir. DBFACT module Domiciliations Certaines organisations utilisent la possibilité que les banques (et leurs clients) offrent pour percevoir les factures par domiciliation. Si vous faites partie de cette catégorie, vous envoyez au moyen de ce module, la liste de factures à percevoir à votre banque et le lendemain votre compte est soldé Vous sauvegardez par relation quel est son code de domiciliation, et par facture vous pouvez indiquer si elle tombe sous le régime de domiciliation ou pas. Pour un petit prix une grande facilité. DBFACT module Ratios de gestion et rapportages A l aide de ce module, vous pouvez faire calculer les ratios financiers à partir de la comptabilité de DBFACT. Les résultats sont expliqués au moyen d une courte description. Cette fonctionnalité est surtout appréciée par des utilisateurs qui veulent avoir une meilleure intelligence de la rentabilité et de la solvabilité de leurs entreprises. Par ce module, vous pouvez aussi vous abonner à un rapport périodique qui est envoyé par à une ou plusieurs adresses. De cette façon, l utilisateur, s il en a les droits, peut régler qu on envoie chaque jour un aperçu à son adresse avec un rapport là-dedans concernant p.e. les nouveaux clients, les nouvelles factures. Vous déterminez vous-même le format dans lequel le rapport doit être offert : par pdf, Excel, HTML et tous les autres formats connus dans DBFACT. Les rapports-mêmes sont les résultats que vous recevez si vous utilisez une définition de filtre dans les listes de travail. Vous pouvez aussi rechercher des données spécifiques dans DBFACT via scripting et utiliser ces données dans une autre application ou dans un fichier d Excel. Naturellement, ces scripts doivent être personnalisés et cela entraîne des frais supplémentaires. Mini Facturation (si pas de module de base) Pour permettre aux utilisateurs qui p.ex. fournissent des services de faire leurs factures de façon simple et qui sera intégré dans leur journal de vente, on a crée ce module qui est parfaitement intégré dans la comptabilité. L utilisation d articles, de ristournes, de bons de livraison, etc n est pas possible. Vous avez donc une version amaigrie du module de base. DBFACT Export Comptabilité de ou vers tiers Dans certains cas très improbables, il est nécessaire d exporter les données de la gestion commerciale vers un

6 6 / 13 DBFACT 2013 logiciel comptable externe. Ceci est éventuellement possible si vous avez un comptable qui désire consolider les données, ou si vous ne désirez pas faire de comptabilité du tout. Malgré le fait que les comptables font travailler leurs clients de plus en plus avec des logiciels de gestion commerciale et comptabilité puissants et intégrés, malgré le fait que les comptables peuvent travailler et contrôler votre comptabilité à distance et que les données sont facilement exportables, il peut être nécessaire de créer une routine d exportation des données. Ce travail sur mesure est analysé en détail avec le client et les frais de développement sont mis en concurrence avec les avantages et désavantages de la comptabilité intégrée dans DBFACT. Certipost - Outbound Au moyen de ce module, vous pouvez envoyer toutes vos factures de vente par voie électronique à vos clients via un connecteur vers une plate-forme électronique de Certipost. Les factures sont envoyées comme un fichier XML et PDF. Avant que les factures puissent être envoyées par voie électronique, vous devez d abord faire inscrire les clients chez Certipost. Les clients sont contrôlés par Certipost et en cas d acception, l envoi des factures électronique peut commencer pour ce client. Un client peut s inscrire ou annuler son inscription à n importe quel moment. Vous êtes mis au courant de cela. La procédure des inscriptions se fait via des messages Burst de Certipost. A réception d une facture électronique, les clients reçoivent un avertissement qui dépend du type d account que le client a chez Certipost. Le suivi intégral de la façon dont les clients veulent recevoir leurs factures, par voie électronique ou en papier, est prévu dans ce module ainsi que la procédure des inscriptions d un client. E-invoice - Inbound Avec ce module, vous pouvez lire chaque facture d achat électronique dansd le format XML (CTP) et incorporer dans DBFACT. Cela s applique à chaque facture électronique avec ce format (qui vient p.ex. de la plate-forme CertiOne de Certipost, d une autre plate-forme, via etc.). Vous pouvez glisser ces factures électroniques (via drag & drop) vers DBFACT où le document est maintenant automatiquement rempli. L encodage de la facture se limite ici uniquement à la lecture de la facture électronique, à un contrôle manuel aux totaux, aux lignes de réception et à la sauvegarde. E-invoice Outbound - Mail Avec ce module, il est possible d envoyer légalement vos factures à vos clients par . Cependant, vous devez disposer d un certificat avec niveau 3 (à acheter par vous-même), ce qui est nécessaire pour signer digitalement les fichiers PDF de sorte qu ils sont valides et peuvent être utilisés pour l archivage. On peut régler par relation si le client veut recevoir ses factures de vente par voie électronique. Via un écran spécifique, vous avez un aperçu des documents qui doivent être envoyés par voie électronqieu. Lors de l envoi, un est envoyé par document au client avec là-dedans le PDF signé de la facture et un fichier XML (CTP) qui peut être utilisé par le client dans son paquet ERP. Lors de l envoi de l , le statut de la facture est adapté à Envoyé par voie électronique. Tout ça est sauvegardé dans un historique de sorte que vous pouvez toujours vérifier quelle facture a déjà été envoyée, à qui et quand. Certipost Inbound...NC Ce module a les mêmes fonctionnalités en ce qui concerne le traitement des factures d achat électroniques que le module E-invoice - Inbound à la différence que vous ne devez plus faire de téléchargement manuel. On fait automatiquement une connexion avec la plate-forme CertiOne et les données de login sont automatiquement remplies. Puis, les documents apparaissent qui peuvent être téléchargés. La seule chose à faire est cliquer sur Télécharger online dans la liste de travail de Certipost et vous pouvez commencer par le traitement / l encodage de ces factures électroniques. Modules en extension de la gestion de stock Module Code à barres Il n y a pas de manières plus simples et rapides pour l enregistrement des ventes et la recherche de documents que l utilisation de code à barres. Dans DBFACT nous avons intégré les codes à barres tant dans les ventes que dans les documents eux-mêmes. Mais le module des codes à barres fait plus que simplement imprimer et lire des codes à barres. Les codes à barres tels que des EAN-13 sont calculés et contrôlés pour leur exactitude. Plusieurs codes à barres peuvent référer à un article et le système calcule et imprime des codes EAN-8 sans logiciel supplémentaire. Avec DBFACT, nous avons prévu le pilotage de plusieurs types d imprimantes comme les laser, les imprimantes à étiquettes d Eltron, de Zebra et TEC mais aussi la marque moins chère Dymo.

7 7 / 13 DBFACT 2013 Module Backorder dans DBFACT Lors de la notation de commandes de clients ou vers un fournisseur, vous voulez savoir ce qui peut être livré quand ou vous désirez voir immédiatement quel matériel rentre quand et pour quel client? Vous voulez faire un pronostic de stock? Le module backorders vous viendra idéalement à point. Mais DBFACT va encore plus loin: la commande deu client est utilisée, éventuellement avec d autres commandes clients, en commande fournisseur. Les back to back backorders sont utilisés dans la réception des marchandises et dès lors transférés vers le stock de réservation pour le client de façon quasi automatique. Lors de la réception des marchandises, vous pouvez imprimer des étiquettes mentionnant la relation et éventuellement le numéro de sa commande. Vous évitez donc encore des erreurs lors de la réservation et livraison et le système s autocontrôle par le fait que ce sont les mêmes informations que vous transférez à chaque pas de votre gestion commerciale. DBFACT module Articles composés et assemblages Un article peut être une composition d autres articles, ou, un article peut être vendu comme assemblage d autres articles. Pour bien gérer cette façon de faire, suivre vos prix au pas et gérer votre stock de la meilleure manière vous aurez avec ce module une belle extension de votre gestion de base. Les prix sont calculés selon plusieurs méthodes paramétrables par l utilisateur, la gestion de stock peut se faire, selon le type d article, au niveau des composants ou au niveau de la composition. En utilisant le module Mini production, vous pouvez faire un bon de production qui va retirer les composants du stock et met les articles composés en stock dès leur fin de production. DBFACT module Multistock La gestion multistock vous permet de gérer un stock divisé en plusieurs lieux physiques de stockage, d utiliser ces réserves pour un point de vente spécifique et de faire des commandes fournisseur par lieu en tenant compte de stocks minimaux. Pour les utilisateurs de DBFACT en terminal Server pour les filiales, ce module est un rêve pour gérer le stock par filiale. Le module permet également de transférer des marchandises d un stock vers l autre avec un document de transfert de stock. Ce document interne est créé du coté expéditeur et confirmé du coté réceptionneur après contrôle de la livraison. L utilisation d un tel document vous permet non seulement un meilleur contrôle mais permet également une meilleure gestion des stocks sans trop de tracas administratifs. DBFACT module Consignations Ce module prend la gestion de vos articles en consignation chez vos clients pour son compte. Un document de consignation sort les articles du stock disponible et les place dans un stock de consignation. Comme utilisateur DBFACT, vous pouvez définir une limite à la période de consignation et les marchandises peuvent être facturées automatiquement. Au moyen des listes de travail et une multitude de contrôles, il devient impossible que des articles restent trop longtemps en consignation chez un client, vous pouvez être prévenu par la gestion des actions de DBFACT que de la marchandise est déjà depuis trop longtemps en consignation sans qu il n y ait de facturation. DBFACT module Mini Production Lors d une production, cad. un assemblage d articles, on rencontre souvent le problème que les composants sont déjà sortis du stock et que l article composé est mis en stock sans que ceci soit déjà fait physiquement. L assemblage peut durer plusieurs jours par exemple et jusqu à ce soit fait, les articles composés ne sont pas encore vendables. Dans DBFACT, vous solutionnez ce problème en utilisant le menu de la mini production. Pour les articles à composer vous faites un bon de production, les articles composants sont sortis du stock. Une fois l assemblage terminé, vous clôturez la production et les articles composés sont mis en stock. DBFACT communication XML avec fournisseurs En analysant les possibilités du module de communications XML avec les fournisseurs on arrive rapidement à la conclusion que le téléchargement de listes des prix pourrait être une fonctionnalité supplémentaire pour les utilisateurs de DBFACT qui ont des fournisseurs qui mettent leurs listes à disposition sur des sites ftp. Eh bien, le module Auto-updater fait une connexion vers le site ftp du fournisseur et les fichiers sont téléchargés. Les fichiers sont ensuite adaptés automatiquement et importés par l Assistant d importation des articles (autre module). Les prix sont modifiés et les références non existantes sont ajoutées au catalogue de prix. Ce système vous permet de mettre vos prix à jour tous les jours, sans intervention de votre part.

8 8 / 13 DBFACT 2013 DBFACT module Auto-Updater En analysant les possibilités du module de communications XML avec les fournisseurs on arrive rapidement à la conclusion que le téléchargement de listes des prix pourrait être une fonctionnalité supplémentaire pour les utilisateurs de DBFACT qui ont des fournisseurs qui mettent leurs listes à disposition sur des sites ftp. Eh bien, le module Auto-updater fait une connexion vers le site ftp du fournisseur et les fichiers sont téléchargés. Les fichiers sont ensuite adaptés automatiquement et importés par le Wizard d importation des articles (autre module). Les prix sont modifiés et les références non existantes sont ajoutées au catalogue de prix. Ce système vous permet de mettre vos prix à jour tout les jours, sans intervention de votre part. DBFACT module code à barres portable Il y a plusieurs manières pour compter un stock et des articles qui doivent être commandés. Une de ces méthodes est de scanner les code à barres des articles avec un lecteur code à barres portable. Ces appareils sauvegardent les codes lus et vous donnez un chiffre qui est celui du stock actuel ou du nombre d articles à commander. Le scanner délivre un fichier qui sera lu et vérifié par DBFACT. Le programme regarde si le code à barres est connu, y couple un article et traite les données pour en faire un comptage de stock ou une liste d articles à commander. La lecture du fichier peut être effectuée aujourd hui dans une commande fournisseur, une commande client, une facture, une note d envoi ou une vente de caisse. Vous désirez aller encore plus loin? Suivez l exemple des magasins self scanning et donnez un scanner portable à vos clients avec lesquels ils préparent eux-mêmes leurs commandes ou achats. Pour ce module, vous avez besoin d un «hook» supplémentaire qui lit correctement les fichiers dans DBFACT. DBFACT module procédure d inventaire Tout le monde sait que la prise de stock intermédiaire est une tâche épuisante et très compliquée pour l organisation. Cette procédure contourne cette problématique. Pas uniquement en clôture d exercice, mais également en cours d année, on peut organiser à tout moment une procédure d inventaire ou l on va effectuer un contrôle de stock de tous les produits, ou une sélection de produits (P.Ex. d une marque, d un groupe, d un magasin, d une sorte, etc...). Un ordinateur de poche (PDA) équipé d un scanner fait des prises d inventaire ultra rapide. Ensuite, vous comparez le stock à l écran et celui du PDA. On tient compte ici des transactions survenues depuis le lancement de la procédure, telles qu une livraison ou une réception. Par un clic sur le bouton, la correction est effectuée. Vous pourrez consulter un historique des corrections et tout ceci sans déranger la procédure normale des ventes.. Un must pour celui qui désire garder son stock de façon précise. Module Gestion d achat avancée Votre organisation traite un assortiment de produits qui peuvent être achetés chez plusieurs fournisseurs. Les prix et la gamme de produits évoluent régulièrement. Vous devez générer de nouveaux achats sur base de vos ventes, et ceci très régulièrement. Si c est le cas, ce module est évidemment très intéressant pour vous. Avec votre carnet de commande vous simulez les produits et la quantité que vous souhaitez commander. Les prix peuvent être consultés (éventuellement avec les outils XML), il vous indique automatiquement où vous pourriez acheter les produits. Vous pouvez modifier cette attribution selon vos propres idées, afin que vous pouvez placer une commande avec un «simple clic de souris».l utilisation de carnets de commande permet à plusieurs responsables des produits de faire des suggestions de ce qu ils veulent commander. Comme acheteur, vous reprenez ces suggestions, pour placer définitivement vos commandes. Module d attribution Après avoir introduit le bon de commande, il est utile tant pour le département achats que pour l entrepôt d avoir une vue claire sur le mode de livraison. Le module d attribution vous permet de lier la commande d un client au stock afin qu il soit attribué. Dans ce cas, le stock attribué n est plus libre pour d autres commandes de clients. Même lorsque les articles ne sont pas en stock, il est possible de les lier à la commande auprès du fournisseur. Au moment de la réception des marchandises, il sera explicitement mentionné que les marchandises sont pour le stock et/ou pour un backorder client. Ensuite, quand le backorder est réellement mis de côté, chacun pourra voir que l article correspondant à une commande d un client est effectivement prêt. Un système de picking est intégré de façon transparente. Il s insère parfaitement entre le bon de commande et le bon de livraison. De plus, le module d attribution est exceptionnellement flexible. Une attribution peut facilement être modifiée le cas échéant, p.e. pour donner la priorité à certaines livraisons en fonction des préférences de l utilisateur. Il est donc possible de vérifier à chaque instant quelle partie du bon de commande peut être livré à un moment précis. Bref, un module devenu indispensable pour tout utilisateur. Il est donc possible de vérifier à chaque instant quelle partie du bon de commande ayant une gestion de stock plus complexe avec entrepôt. Ce module ne peut pas

9 9 / 13 DBFACT 2013 être utilisé dans plusieurs dossiers. Module FTP Exportation Prix Personels En utilisant ce module, vous pouvez automatiquement exporter une sélection d articles et de prix vers un fichier personnel pour votre client. Ce fichier peut être mis sur un serveur FTP après quoi votre client peut le télécharger et utiliser. Si on utilise un service web, une connexion peut être faite avec votre site web qui met continuellement les prix personnels à jour. Extensions au module d attribution Module d avertissement Grâce à ce module (qui peut seulement être combiné avec le module d attribution backorder), vos clients sont plus rapidement mis au courant de la disponibilité de leurs marchandises A l aide de l adresse de livraison par bon, on peut régler quand et comment le client en question peut être averti. Par ce module, vous pouvez voir si ce client doit être averti quand sa commande est complète, quand une des lignes est complète, quand la référence est complète ou quand sa commande peut aussi partiellement être livrée. Si un bon remplit ces conditions, l utilisateur peut avoir un aperçu de ce qui peut être livré et comment le client sera averti. Les clients sont avertis par sms, par un standard avec éventuellement la commande en annexe, par lettre ou par téléphone. Modules WMS DBFACT module WMS: Gestion des Entrepôts Ce module est la base et le 1er niveau du WMS (Warehouse management system) qui permet la gestion de plusieurs entrepôts et la création d une hiérarchie avec des sous-entrepôts ou sous-magasins. La décision de travailler avec des sous-entrepôts plutôt que des emplacements de stocks (voir module emplacement de stock) nécessite une analyse avant implémentation. La gestion d entrepôts permet de générer des mouvements de sorties et d entrée. L entrepôt de sortie est spécifié sur le document de vente, l entrepôt d entrée sur le document d achat. Pour activer le WMS, le module des attributions de marchandises est indispensable pour pouvoir attribuer des commandes clients et des commandes fournisseurs à un entrepôt. DBFACT module WMS: Emplacements Entrepôts Ce module permet de spécifier des emplacements de stock. C est le 2ième niveau de contrôle dans la gestion des entrepôts. Plusieurs types d emplacement sont possibles et un article peut se trouver à plusieurs emplacements. Une priorité d emplacement déterminera l ordre du picking. Par emplacement, il est possible d indiquer une quantité de stockage minimale. Pour la réception des marchandises, un emplacement Entrée est spécifié. Si le stock entrant est trop grand pour les emplacements déterminés, le système proposera de stocker le solde dans un emplacement de réserves. La numérotation des emplacements indique la route à suivre dans le magasin, une numérotation adéquate permettra au magasinier de travailler de manière structurée. DBFACT module WMS: Transferts entre Entrepôts Module permettant de transférer les marchandises entre entrepôts. Une demande de transfert peut être créée ou le responsable de l entrepôt général peut décider de dispatcher les marchandises entrantes vers d autres entrepôts. Grâce aux statuts des transferts, on visualise si les marchandises sont prêtes à l envoi, envoyées ou arrivées. En confirmant la réception des marchandises, le récepteur mettra à jour l entrepôt de stockage. Résultat: une meilleure gestion des stocks dans les entrepôts et un gain de temps pour le transfert entre entrepôts ou magasins.

10 10 / 13 DBFACT 2013 DBFACT module WMS: Gestion des Entrepôts Ce module est le 3ième niveau dans la gestion des entrepôts: picking, let-down, cross-dock et put-away. Picking : instructions de picking des articles avec leurs emplacements pour préparer les livraisons. Ces instructions peuvent être obtenues de manière automatique grâce aux paramétrages prédéfinis. Let down : instruction de descendre dans l entrepôt les articles stockés en hauteur sur palettes vers leur emplacement de picking. Put away : instructions pour stocker les marchandises réceptionnées vers leurs emplacements ou vers le stock de réserve. Cross-dock : instructions de transfert pour les articles réceptionnés et attribués aux commandes client. Ces articles pouvant être transférés directement vers un emplacement réservé à la sortie au lieu de les transférer d abord à leurs emplacements de stockage. DBFACT utilise une hiérarchie pour permettre que ces articles soient plus vite prêts à l expédition. Cette hiérarchie tient compte des articles déjà réservés pour ce client, pour cette commande,...). Modules d extension aux modules CRM DBFACT module Planning routier (MapPoint) MapPoint est un programme de routage du plus haut niveau qui permet à l utilisateur de calculer une route vers toute ville européenne avec la précision des numéros de maison. MapPoint peut faire un tas de calculs et dans DBFACT nous en utilisons quelques-uns pour générer des informations supplémentaires sur vos relations. En combinaison avec Microsoft MapPoint, vous verrez l adresse de la relation immédiatement sur carte. Le système sauvegarde des informations importantes comme le temps et la distance et un calcul de la route vers plusieurs relations est possible en les plaçant dans une liste et en commençant le calcul routier qui tiendra compte des temps de repos. En combinaison avec l optimalisation de livraison, il existe même la possibilité de ranger des bons de livraison selon la route à suivre idéale. DBFACT module Gestion du Helpdesk Chacun qui a affaire avec du soutien et de l assistance aux clients, peut utiliser ce module. Une question est enregistrée sous un numéro unique. Le traitement des incidents, modifications, questions fonctionnelles et/ou désirs sont dès lors suivis précisément et peuvent être suivis et clôtures facilement. Un aperçu des cas qui doivent encore être traités, peut être obtenu en quelques secondes. Une escalade vers un rapport de service ou une plainte est rapidement effectuée. Pour cela, il faut néanmoins les modules respectifs. DBFACT module gestion de relations étendu Tout comme pour les articles, nous avons prévus dans DBFACT un système pour importer et modifier les relations. Vu que les données de clients sont surtout importantes pour l envoi d ings, de lettres chaîne et de faxmailing. Par des sélections intelligentes (tant point de vu achats, secteur, sorte de client, intérêts, personnes contactées, etc...) vous pouvez approcher vos relations de manière très personnelle. La force d une bonne base de données se remarque surtout quand vous pouvez sélectionner les adresses de façon exacte et cohérente. Ensuivant notre philosophie, on remarque de nouveau que les données dans DBFACT servent à bien plus que la simple facturation et la comptabilité. Avec DBFACT vous avez en fait un outil de marketing très puissant. Vous pouvez utiliser ce module pour créer vos relations et personnes contactées à partir de la carte d identité électronique en la lisant, éventuellement avec photo! (un lecteur de cartes sim est nécessaire) DBFACT module Gestion des plaintes Toute organisation voulant prendre les plaintes et les desiderata des clients au sérieux, désire cataloguer celles-ci et en faire le suivi. Chaque organisation visant un suivi de qualité intégrale (c.a.d. visant un certificat ISO) doit tenir compte des plaintes tant au sein même qu à l extérieur de l organisation. Ce module vous offre cette gestion et le suivi des plaintes. Vous retrouvez pour quelle relation une plainte est enregistrée, qui en fait le suivi et si elles sont solutionnées ou pas. De plus, nous avons prévu qu un cas helpdesk peut escaler vers une plainte, ceci rend le suivi encore plus stricte.

11 11 / 13 DBFACT 2013 Modules Import données XML dans/hors les/des documents...800/800 XML est un langage qui est compris dans de multiples plateformes et logiciels et est donc un moyen parfait pour faire un échange de données entre plusieurs banques de données ayant des formats différents. DBFACT utilise entre autres XML pour introduire certaines données dans les documents de DBFACT ou pour envoyer des données sous format XML vers un PDA ou un site web où les données doivent être modifiées. XML est donc votre soulagement en cas de communication avec d autres applications ou si vous désirez sauvegarder des informations d autres applications dans un format compréhensible pour DBFACT. L avantage que vous avez en tant que l utilisateur de DBFACT est que vous utilisez un langage universel et que donc d un sens, on agrandit très fort les chances de bonne communication et d autre part le prix pour d éventuelles modifications sont moins élevés. Et, des applications qui parlent le même langage font moins d erreurs. DBFACT module Lecture empreintes digitales Parce qu une bonne sécurité est primordiale pour un bon fonctionnement aux caisses, nous avons prévu que les utilisateurs aux caisses peuvent se faire connaître par un lecteur d empreintes digitales. Cet appareil, (intégrant un lecteur de puces pour l intégration eid) va lire l empreinte digitale du vendeur qui sera alors couplé à la vente. Le vendeur ne doit plus donner son nom ou numéro mais il lui suffit de passer l index sur l appareil. La fraude (et donc s annoncer comme un autre utilisateur) est devenu impossible. Vous pourrez facilement repérer le générateur d erreurs et les réviser avec lui. Modules Gestion d événements Organisez-vous des cours ou des workshop pour vos clients? Avez-vous déjà remarqué que gérer et facturer les participations aux événements sont un travail laborieux? Ce module de gestion des événements suit les présences etc. de très près. Gérez les inscriptions, faites en sorte que la facturation est de la rigolade. Oui, même la facturation d un ensemble de cours ou le travail avec des bons n est plus un problème. Demandez notre documentation. Modules Planning des actions En utilisant ce module, il devient possible de créer automatiquement des actions lors de la clôture d une livraison ou d une facture. Ceci vous permet de planifier plusieurs types d actions chez vos clients de manière très simple. Ces actions peuvent idéalement être des actions revenantes telles que vous les connaissez dans Outlook. Ce module pourra donc essentiellement être utilisé pour la planification des engins vendus à vos clients. Toutes les actions planifiées peuvent être exportées vers Outlook même de sorte que vous pouvez les éditer dans ce logiciel. Module Projets DBFACT Gérez vos projets et chantiers depuis un module qui vous permettra d attribuer les montants justes aux projets, aussi bien pour les rapports que pour les frais. Vous couplerez un tas de documents au projet. Vous pouvez également coupler au projet des documents externes comme plans, contrats (faits en Word) ou des feuilles de calcul des budgets. Un projet peut être suivi, attribué à une ou plusieurs relations, et comprend un grand nombre de champs de références pour sauvegarder un maximum d informations sur le projet. Vous aurez également un aperçu des bénéfices ou pertes liés à un projet. Dans la description du module de la comptabilité analytique, nous référons également aux projets. Extensions de la gestion de projet Module succession de projets DBFACT Le mode suivi de projet vous permet, en tant qu utilisateur de la gestion projet, de suivre en détail les travaux, les sous-traitances, les marchandises et les prestations. En fonction des paramètres, le système indique par projet ou sous-projet quels matériaux ont été utilisés, qui a travaillé en fonction de quelles compétences, selon quels tarifs horaires et pour quel projet ou sous-projet, si les prestations et marchandises doivent être facturées en supplément, etc. Dans le volet suivi de projet, vous avez la possibilité de facturer déjà certaines parties d un projet, de rédiger une facture détaillée ou non et par type de coût (heures, sous-traitances, marchandises). En combinaison avec les «smart buttons» (boutons programmables) et la technologie inégalable des listes de travail, nous arrivons à prévoir dans un module qui semble très simple à première vue, toute une série de rapports et de sélections qui lui donnent d emblé une toute autre dimension. Il est clair une fois de plus que vous ne serez réellement convaincu de la force de ce module qu après un entretien préalable et détaillé et une démonstration avancée de toutes les possibilités qu il offre.

12 12 / 13 DBFACT 2013 DBFACT Certified Add-ons (DCA) DBFACT Intégration du téléfax avec Zetafax Zetafax est sans aucun doute un des programmes les plus puissants pour l envoi et la réception sur et par un serveur. Grâce à la gestion centrale des téléfax, l envoi et la réception deviennent des jeux d enfants. Il est donc logique que nous ayons prévus un module qui vous permet de faxer de façon transparente en utilisant les données présentes dans les fiches de relations. Plus d infos sur DBFACT module connexion CTI (Nextel/KeyLink) Imaginez-vous que vous êtes derrière votre ordinateur et que chaque appel téléphonique est tout de suite reconnu à l aide du numéro de téléphone qui se trouve dans DBFACT. Par un simple clic sur le bouton et si vous le désirez, vous pouvez faire surgir la fiche de relation de la personne avec qui vous êtes en train de téléphoner. Vos collaborateurs ne doivent plus former de numéros de téléphone, mail ils peuvent simplement cliquer sur une icöne dans DBFACT pour former le numéro de téléphone. En plus, vous pouvez facilement consulter l historique des conversations téléphoniques au moyen de la fiche de relation et à l aide de ces historiques, vous pouvez établir des statistiques. DBFACT Intégration SMS Si vous désirez communiquer rapidement avec vos clients et fournisseurs par le système Short Message Service (SMS), vous pouvez utiliser le module supplémentaire SMS pour DBFACT. Surtout pour qui travaille avec des particuliers qui ne sont pas ou sont difficilement joignables pendant les heures de bureau, ce module va faire des prouesses. Ou si vous désirez simplement prévenir vos clients occupés sur leur chantier que leur marchandise est prête? Envoyez automatiquement ou manuellement une confirmation à vos relations que leur commande est prête, leur réparation effectuée ou envoyez-leur simplement un message. Lien possible avec SMS Comfort, MobileWeb, ZeteFax. DBFACT Export/Intégration avec Influe/EDI Pour plus d informations sur ce module fort étendu, veuillez contacter nos bureaux par info@sagetml.be Integration avec Companyweb... FREE En activant ce module, vous profiterez des diverses fonctionnalités qu offrent Companyweb et DBFACT. La création de relations en n entrant que le numéro d entreprise, la consultation des données financières de la relation sélectionnée. Vue des documents juridiques au moyen des publications parues dans le Moniteur belge. Plus d infos sur DBFACT Exportation/Intégration avec Accon et First... FREE Dans DBFACT, il est maintenant possible de faire des exportations vers des programmes pour la création des comptes annuels. En ajoutant ce module à DBFACT, vous remplissez toutes les prescriptions légales et adminitratives en ce qui concerne la comptabilité. Module PDA via WiFi, Bluetooth et d autres connexions sans-fil Si la licence de module PDA est active, vous pouvez utiliser ce petit ordinateur afin d effectuer un nombre de fonctions dans DBFACT sur le petit écran de PDA. A l aide de ce système, vous pouvez utiliser le tampon de scanning, un contrôle de prix et contrôler rapidement les valeurs minimum/nominales introduites. Ce module exige une connexion sans-fil avec votre serveur (p.e. Terminal Server). Cela signifie que les données sont immédiatement incorporées dans le système et que la synchronisation et le transcodage des données est superflu.

13 13 / 13 DBFACT 2013 SQL-updater Vous travaillez avec DBFACT et vous voulez mettre l information de vos articles à la disposition de votre site web? Grâce à notre Module DBFACT2SQL-updater, tout ça est possible. Au moyen de ce module, vous pouvez choisir dans une liste de champs quelle information vous voulez périodiquement mettre à la disposition de la base de données de votre site web. Après que vous avez marqué les champs corrects, vous sauvegardez cette sélection et DBFACT crée automatiquement un script qui exporte les données. Ce script est exécuté par Windows Task Manager avec une périodicité choisie par vous-même. Il est également possible de créer un deuxième ou plusieurs scripts. De cette façon, vous pouvez mettre les données d un article et le stock à jour. Cependant, ceux qui veulent travailler avec de l information calculée et en temps réel, peuvent choisir entre plusieurs services web qui peuvent offrir toutes les informations de DBFACT à votre site e-business. Contactez-nous pour plus d information. Les Archives digitales de DBFACT DBFACT module SMARTdoc PRO connexion Si vous activez ce module dans votre licence, une connexion est faite entre SMARTdoc PRO et DBFACT. A partir de ce moment-là, vous pouvez utiliser l archive digitale de SMARTdoc sur 1 station de travail dans votre réseau (non compris dans le prix de ce module). Concrètement, cela signifie que vous pouvez automatiquement transférer chaque document créé par DBFACT à votre archive digitale. En combinaison avec un scanner d archivage, vous pouvez lier une image scannée à chaque document généré par DBFACT. Ce module consiste en la connexion avec DBFACT. Plus d information sur DBFACT module SMARTdoc SERVER connexion Si vous activez ce module dans votre licence, une connexion est faite entre SMARTdoc PRO et DBFACT. A partir de ce moment-là, vous pouvez utiliser l archive digitale de SMARTdoc sur 5 ordinateurs dans votre réseau (non compris dans le prix de ce module). Concrètement, cela signifie que vous pouvez automatiquement transférer chaque document créé par DBFACT à votre archive digitale. En combinaison avec un scanner d archivage, vous pouvez lier une image scannée à chaque document généré par DBFACT. Ce module consiste en la connexion avec DBFACT. Plus d information sur *Tous les pris dans cette liste de travail sont hors TVA Sage TML nv Noordkustlaan 16C B-1702 Groot-Bijgaarden tél: 053/ fax: 02/ dbfact@sagetml.be