Amiens Métropole. Étude de cadrage de l évolution du SIRH et du SIF. Restitution des travaux et propositions d orientation.

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1 Extrait du document remis à la DG Amiens Métropole Étude de cadrage de l évolution du SIRH et du SIF Restitution des travaux et propositions d orientation 8 juin 2007

2 Sommaire 1.Existant et attentes SI Finances 2.Existant et attentes SI Ressources Humaines 3.Premiers éléments de l état de l art 4.Quel avenir pour le SIRH et le SIF? Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 2

3 1. Le SI Finances : diagnostic et attentes 1. Un SI Finances répondant globalement aux attentes Page non communiquée à ce stade des travaux Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 3

4 1. Le SI Finances : diagnostic et attentes 2. et relativement pérenne Page non communiquée à ce stade des travaux Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 4

5 2. Le SI Ressources Humaines : diagnostic et attentes 1. Un SIRH incomplet et extrêmement morcelé Un SIRH extrêmement morcelé et cloisonné Il s appuie sur SDL7, sur d autres applications (ex: Visio) et sur de très nombreux développements spécifiques réalisés par le pôle RH Un noyau statutaire (SDL7) en fin de vie L application est fonctionnellement obsolète Elle ne sera prochainement plus maintenue par l éditeur (dès 2008? 2009?) = risque majeur Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 5

6 1. Un SIRH incomplet 2. et Le extrêmement SI Ressources morcelé Humaines (suite) : diagnostic et attentes Politiques RH Outils d aide à la décision BO Gestion statutaire Simulations budgétaires Communication interne/ Intranet Métropole Portail RH Développement RH Absence d outils dédiés Présence d outils dédiés Gestion des carrières / Paie / Situations administratives / Avancements / Gestion des élus SDL 7 Fiches de postes État des effectifs Emplois, métiers et compétences Recrutement Formation Indemnités Chômage Régime indemnitaire Frais de déplacement Mobilité Organigrammes Visio Environnement de travail Hygiène et sécurité Assistantes sociales Médecine Préventive Temps et activités E- administration Gestion du temps Gestor Planning écoles Hélix Échange avec les partenaires Archivage bulletins Partage de la fonction RH Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 6

7 2. Le SI Ressources Humaines : diagnostic et attentes 2. Des attentes structurantes pour le futur SIRH Une politique RH structurée autour de la gestion et de la classification des postes, potentiellement très structurante pour le futur SIRH Cette logique «approche par le poste» est particulièrement pertinente pour une collectivité. Pour autant, tous les SIRH du marché ne seront pas en mesure d y répondre! La déconcentration de la fonction RH Première étape lancée en février Cette déconcentration sera élargie, en y allant par étape => le futur SIRH sera un levier de cette déconcentration Disposer d un «vrai» SIRH et non pas uniquement d un outil de gestion du personnel Un SIRH pour tous : les agents, les managers, les décideurs, les élus. Un SIRH plus intégré, plus complet et plus riche Un SIRH axé autant sur le poste que sur l agent Continuer à bénéficier de la souplesse actuelle (développement «en temps réel» pour répondre à des besoins ciblés) Apporter des outils d aide à la décision et au management, en lien avec le projet décisionnel Être en capacité d assurer le suivi analytique de la masse salariale. Bénéficier des nouvelles technologies en lien avec le projet intranet Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 7

8 3. Premiers éléments de l état de l art Page non communiquée à ce stade des travaux Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 8

9 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? 1. Un PGI a-t-il du sens pour Amiens Métropole? Faut-il renouveler l application finances? Elle répond globalement aux besoins et est assez bien maîtrisée. Elle est technologiquement à jour. Elle est reconnue sur le marché et, de ce fait, relativement pérenne => conseil Bernard Brunhes Consultants : il n y a pas lieu de remettre en cause Coriolis Elle peut être consolidée mais la question de son renouvellement ne se pose pas. Réinvestir lourdement sur ce sujet n a pas de sens, hors volonté majeure de démarche PGI. Faut-il renouveler l application RH? Elle ne répond pas aux besoins actuels et futurs. Elle est en fin de vie. => conseil Bernard Brunhes Consultants : le renouvellement du SIRH est urgent associé à l élargissement de sa couverture fonctionnelle et à la recherche d une forte intégration entre les modules RH. Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 9

10 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? 1. Un PGI a-t-il du sens pour Amiens Métropole? Existe-t-il des besoins de consolidations et croisements de données? Oui bien sûr! Ex : tableaux de bord et aide au pilotage. Le projet décisionnel a été lancé en 2006, avec cet objectif. Le SIF est déjà exploitable avec cette nouvelle application décisionnelle. Le futur SIRH devra l être. => conseil Bernard Brunhes Consultants : l application décisionnelle en cours de mise en œuvre est une des bonnes solutions du marché. Elle pourra s appuyer sur le futur SIRH. Ce projet doit continuer. Existe-t-il des besoins de référentiels communs? Oui bien sûr! Ex : fournisseurs, agents, critères géographiques, bénéficiaires Le projet décisionnel pourrait aider à structurer ces référentiels. Les besoins en référentiels communs existent notamment lorsque des projets «patrimoine» ou «guichet unique» (= connaissance du citoyen usager) sont suffisamment exprimés. A ce jour, il ne semble pas que ce soit le cas. => conseil Bernard Brunhes Consultants : la mise en place de référentiel commun peut être traitée à minima via le projet décisionnel. Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 10

11 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? 1. Un PGI a-t-il du sens pour Amiens Métropole? Positionnement des «véritables PGI» (XXX, YYY) au cours des 24 derniers mois sur les appels d offres SIRH et SIF collectivités / état XXX : pas de réponse RH ou Finances pour les collectivités au cours des dernières années. Réponse pour les ministères et pour certains établissements publics YYY : Quelques réponses ponctuelles RH pour des collectivités, mais aucune attribution des marchés correspondants. Réponse et mise en œuvre à la Ville de Paris en Finances Réponse RH et finances pour les ministères (noyau RH inter ministériel) et pour certains établissements publics Estimation de moyens humains et financiers potentiels : «Droit d entrée» minimum GF + GRH = XXX M pouvant aller jusqu à XXX M Délai en l état actuel des solutions du marché : 36 à 60 mois Moyens humains : à minima 5 équivalent temps plein (ETP), allant souvent jusqu à plus de 10 ETP Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 11

12 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? 1. Un PGI a-t-il du sens pour Amiens Métropole? Conclusion : un PGI a-t-il du sens pour Amiens Métropole? Pas de besoin systèmes d information sur les finances L urgence est d avoir un SIRH intégré plutôt qu un ERP Il n y pas de lien «fort» RH / finances Les projets ERP sont longs (18 à 48 mois) et très coûteux. L état de l art est nettement en retrait - XXX n a qu une référence collectivité (Finances) - YYY n en a aucune et s interroge sur sa stratégie sur ce marché. conseils Bernard Brunhes Consultants : Il est préférable de prioriser les actions et les moyens au renouvellement du SIRH et à la consolidation / continuation des autres projets. Pour le SIRH, le besoin de Amiens Métropole est de disposer d un SIRH complet et très intégré entre ces différentes fonctionnalités. La solution à rechercher devra suivre le principe des véritables PGI (Progiciel Gestion Intégré) : un PGI SIRH en quelque sorte! Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 12

13 2. Estimations budgétaires d acquisition SIRH «Avec quels outils répondre à nos missions RH?» 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? Migration Astre à isopérimètre? => cette solution permet de lever la contrainte technique de fin de vie de SDL7 mais ne répond pas du tout aux nouveaux enjeux et nouveaux besoins RH de Amiens Métropole (structuration autour du poste par exemple) Migration Astre en élargissant le périmètre et sur le principe non pas d une simple migration mais d un projet complet? => cette solution pourrait répondre aux besoins Les moyens financiers et humains correspondants nécessitent une mise en concurrence complète S orienter vers une mise en concurrence complète, en cherchant à répondre à l intégralité du besoin? => cette solution permettrait de répondre aux besoins tout en (re)dynamisant les acteurs de la fonction RH autour d un projet fédérateur, pérenne et d un apport réel pour l ensemble des acteurs : - Élus et DG pour la vision décisionnelle RH, - Directeurs et chefs de service pour leur management RH au quotidien et la déconcentration de la fonction RH, - les gestionnaires pour l automatisation de certaines tâches leur permettant de s orienter vers des actions à plus forte valeur ajoutée. Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 13

14 2. Estimations budgétaires d acquisition SIRH 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? Quelques exemples récents de moyens financiers pour un SIRH Ville / Communauté d Agglomération / CG, à agents, tous thèmes RH : Ex : CU XXX, Ville XXX, Ville YYY, CG XXX, CG YYY Offres extrêmement variables, allant suivant les prestataires et les collectivités de 400 K à 1,4 M TTC Les 6 principaux éditeurs RH ont tous des références dans ce type de collectivité Critère de variabilité : périmètre fonctionnel, prestations demandées, engagement du prestataire, potentialité d ouverture et de personnalisation de l outil - => offre à 400 K TTC = périmètre fonctionnel à minima (gestion administrative mais pas véritablement Gestion des Ressources Humaines) + peu d engagement du prestataire + outil «fermé» + moyens humains importants de la collectivité - => offre à 1,4 M TTC = périmètre fonctionnel complet + engagement fort du prestataire + outil «ouvert» + moyens humains importants du prestataire Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 14

15 2. Estimations budgétaires d acquisition SIRH => Conseil Bernard Brunhes Consultants Viser un périmètre fonctionnel RH élargi. 4. Quel avenir pour le SIRH et le SIF? Construire votre futur SIRH autour du poste (et non pas uniquement autour de l agent) A ce stade du projet, ne pas faire le choix à priori de solution packagée ou solution plus ouverte. Le cahier des charges décrira plus finement le besoin et les prestataires devront démontrés eux-mêmes leur valeur ajoutée. Demander aux prestataires un engagement fort de résultat et de moyens permettant de sécuriser le démarrage (ex: prise en charge complète de la reprise des données) Disposer des équipes Amiens Métropole aptes à assurer le fonctionnement au quotidien après le démarrage pour conserver autonomie et souplesse d évolution. => lancer une consultation complète pour une solution intégrée, véritable PGI SIRH : Estimation financière : XXX à YYY TTC Estimation moyens humains : XXX Équivalents Temps Plein (Pôle RH + Pôle SI) Amiens Métropole Cadrage évolution SIF & SIRH 15