A EXTRACTION DES DONNEES ENTREES DANS BASE ELEVE

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1 Introduction : Qu est-ce que le publipostage ou mailing? FAIRE DU PUBLIPOSTAGE A PARTIR D UNE EXTRACTION DES DONNEES ENTREES DANS BASE ELEVES Un publipostage sert à créer des lettres types, des étiquettes de publipostage, des enveloppes, des répertoires et des distributions en masse de messages électroniques et de télécopies. Le processus de publipostage fait intervenir trois documents : le document principal, la source de données et le document fusionné. Préparer vous donc à l idée d un dossier que vous nommerez par exemple «publipostage_base» dans lequel vous enregistrerez successivement : un fichier de type csv (lisible par excel ou openoffice calc) que vous nommerez par exemple : «source_de _données» un fichier de type doc (lisible par word ou openoffice texte) que vous nommerez par exemple : «invitation» si cette une lettre ou «etiquette» si ce sont des planches d étiquettes ou «enveloppe» : si vous désirez lancer un mailing d enveloppes. un fichier de type doc que vous nommerez par exemple : «fusion» Nota Bene : le fichier de sources de données ne doit pas être obligatoirement un fichier de type csv, il pourrait être un simple tableau créé dans un logiciel de traitement de texte (Word, Open Office ). Dans cet exemple nous nous servirons de l application en ligne Base Elève. Or cette application propose une extraction des données sous forme csv d où cette façon de vous présenter les choses. A EXTRACTION DES DONNEES ENTREES DANS BASE ELEVE 1 Se rendre sur Base élève : 2 Ouvrir l onglet Gestion courante puis l onglet Extraction 3- Cliquer sur le lien hypertexte : Extraire un fichier contenant l'ensemble des élèves de votre école. 4- Vous devez choisir entre extraire la liste des responsables ou celle de vos élèves : Dans le premier cas, vous aurez autant de lignes dans votre tableau que de responsables : cette liste vous sera précieuse pour adresser les convocations pour l élection des parents d élèves Dans le second cas vous aurez une ligne par élève : cette liste vous sera utile pour la gestion courante de vos élèves (publipostage étiquette, enveloppe et courrier). Pour ne pas que le courrier arrive au nom de l élève il suffira d ajouter avant le champ de fusion «élève» la mention «Aux responsables de l élève» : Marylène Dupuis Page 1/7 24/01/2007

2 Choisir l une des deux options et cliquer sur le bouton «chercher» 5- Base élève vous propose une extraction au format csv : c est un format qui enregistre les changements de colonne par des points virgules. Ce format est lisible par Microsoft Excel ou Open Office Calc. Cliquer sur le bouton «extraction» puis ouvrez le fichier avec le logiciel correspondant. 6- Enregistrer ce fichier par la commande «Enregistrer sous» pour lui indiquer l endroit où vous voulez le retrouver ensuite. Si vous choisissez l option «Enregistrer», il sera enregistré dans vos fichiers temporaires et vous risquez de ne pas le retrouver! Grâce à cette manipulation vous avez maintenant un fichier qui sera votre source de donnée pour tous vos publipostages. Les champs de fusion possibles seront le titre de chaque colonne, à savoir : Nom Elève Commune naissance Prénom Elève Dépt naissance Niveau Cycle Classe Date inscription Date admission definitive Dérogation Pays naissance Sexe Adresse CP Commune Dérogation acceptée Date de radiation Nom d'usage Deuxième prénom Troisième prénom Date naissance Vous pouvez bien évidemment ajouter d autres colonnes qui seront autant de champs de fusion possibles pour votre publipostage ou mailing. 7- Tri de ces données par un filtre automatique Imaginons que vous avez ouvert la source de données dans le logiciel Microsoft Excel. Vous allez pouvoir insérer un filtre automatique. Pour cela, sélectionner la première ligne de votre tableau en cliquant sur le numéro de la ligne. Celle-ci doit apparaître alors en surbrillance. Allez ensuite dans le menu Données puis cliquez sur Filtrer et enfin Filtre automatique. ET LA VOUS VOUS EPOUSTOUFLEZ DEVANT LA PUISSANCE D EXCEL! Une petite flèche au bout de chaque titre de colonnes est apparue : cliquez dessus et vous verrez toutes les solutions de tri possible. Vous pourrez ainsi ne faire du publipostage que pour une classe, un niveau, un sexe vous pouvez même faire des choix dans différentes colonnes pour ajuster ces données à vos besoins. Je pense qu il vous restera à faire un copier coller de la sélection finale dans un fichier «source_de_donnees_cm» par exemple si ce sont les CM qui sont visés par votre tri. Marylène Dupuis Page 2/7 24/01/2007

3 B PUBLIPOSTAGE avec WORD Selon votre version de word la démarche à suivre ne sera pas exactement la même. C est pourquoi dans un premier temps je retrace les étapes générales du publipostage pour ensuite vous donnez les étapes précises pour Word 200 L article de Microsoft indique le lien vers des notices précises pour les autres versions de word. Dans tous les cas, sachez que votre logiciel vous propose un assistant de publipostage dans le menu outils qui vous guide dans les trois étapes du publipostage. Le plus dur c est de comprendre la logique du publipostage et de le faire une première fois. Cette étape franchie, vous ne comprendrez pas pourquoi vous ne l aviez pas utilisé avant! (mais si, mais si, je vous assure!) B1- La démarche principale : Le processus de publipostage fait intervenir trois documents : le document principal, la source de données et le document fusionné. Pour exécuter le processus de base, procédez comme suit : Ouvrez ou créez un document principal (autrement dit un document vierge sur lequel vous allez lancer l assistant Publipostage du menu Outils). Document principal : Dans une opération de publipostage, il s'agit du document contenant le texte et les graphiques qui restent identiques pour chaque version du document fusionné ; par exemple, l'adresse de l'expéditeur ou la formule de politesse d'une lettre type. Indiquez la source de données où figurent les informations sur chaque destinataire. Source de données : Fichier contenant les informations à fusionner dans un document. Par exemple, la liste des noms et des adresses que vous voulez utiliser dans un publipostage. Vous devez vous connecter à la source de données avant de pouvoir utiliser les informations qu'elle contient. Ajoutez ou personnalisez des champs de fusion dans le document principal (avec la barre d outils Fusion et Publipostage, vous avez un bouton «ajouter un champ de fusion». Comme dans l étape précédente vous avez indiqué quelle était votre source de donnée, word vous proposera le titre de chaque colonne comme champ de fusion possible ). Champ de fusion : Espace réservé que vous insérez dans le document principal. Par exemple, insérez le champ de fusion <<Ville>> pour que Word insère un nom de ville (" Paris ", par exemple) stocké dans le champ de données Ville. Fusionnez les données provenant de la source de données dans le document principal pour créer un nouveau document fusionné. Document fusionné : Document résultant de la fusion de votre document principal de publipostage avec votre liste d'adresses. Le document obtenu peut être le résultat imprimé ou un nouveau document Word contenant les résultats de la fusion. Marylène Dupuis Page 3/7 24/01/2007

4 B2 Word 2002 : Procédure d'utilisation de la Fusion et publipostage pour créer des étiquettes de publipostage : article publié par Microsoft Ancien nº de publication de cet article : F Pour une version de cet article sur Microsoft Word 2000, reportez-vous à l'article ( Pour une version de cet article sur Microsoft Word 97, reportez-vous à l'article ( Sommaire Résumé Plus d'informations Étape 1 : Document principal Étape 2 : Source de données Étape 3 : Éditer le document principal Étape 4 : Exécuter la fusion Références Résumé Cet article décrit comment utiliser la fonction publipostage dans Word pour créer des étiquettes. Un publipostage implique la fusion d'un document principal avec une sources de données. Le document principal contient le texte et les autres éléments qui restent inchangés sur toutes les étiquettes. La source de donnés contient les informations qui varient sur chaque étiquette, telles que le nom et l'adresse du destinataire. Les champs de fusion que vous insérez dans le document principal indiquent à Word où imprimer les informations provenant de la source de données. Lorsque vous effectuez le publipostage, Word remplace les champs de fusion du document principal par les informations issues de la source de données. Chaque ligne (ou enregistrement) contenue dans la source de données produit une étiquette individuelle. Plus d'informations La procédure ci-dessous montre comment effectuer un publipostage et créer des étiquettes. Étape 1 : Document principal Ouvrez un nouveau document pour créer une nouvelle étiquette, ou bien ouvrez un document déjà existant et ayant déjà été utilisé pour fusionner des étiquettes. Ouvrez le document dans Word. Dans le menu Outils, cliquez sur Lettres et publipostages, puis cliquez sur Assistant fusion et publipostage. Le panneau des 1. tâches Fusion et publipostage s'affiche. Marylène Dupuis Page 4/7 24/01/2007

5 Sous Sélectionnez un type de document, cliquez sur Étiquettes, puis sur Suivant : Document de départ. Vous êtes à l'étape 2 de l'assistant fusion et publipostage. Sous Sélectionner le document de départ, cliquez sur Modifier la disposition du document ou Commencer par le document existant. 3. L'option Modifier la disposition du document vous permet d'utiliser un des modèle de fusion et publipostage et de définir vos options d'étiquettes. Quand vous cliquez sur Options d'étiquettes, la boîte de dialogue Options d'étiquettes s'affiche. Cliquez sur le type d'imprimante (matricielle/laser), le type d'étiquette (par exemple Avery) et le numéro de référence du produit. Si vous utilisez une étiquette personnalisée, cliquez sur Détails et tapez les dimensions de l'étiquette. Cliquez sur OK. L'option Commencer par le document existant vous permet d'ouvrir un document de fusion et publipostage existant et de l'utiliser comme document principal. 4. Cliquez sur l'étape suivante de l'assistant, Suivant : Sélectionner les destinataires. Étape 2 : Source de données La source de données contient les informations qui peuvent varier d'une étiquette à l'autre. Vous pouvez ouvrir une source de données existante dans Word ou créer une nouvelle source de données et compléter les informations concernant le destinataire. REMARQUE : La source de données peut également être créée dans un autre programme, par exemple Microsoft Excel ou Microsoft Access, ou vous pouvez utiliser un carnet d'adresses personnel créé dans Microsoft Exchange ou Schedule+, ou utiliser un fichier texte ASCII ou autre fichier défini. 1. Sous l'intitulé Sélectionner les destinataires dans le panneau des tâches Fusion et publipostage, sélectionnez la bonne option de source de données. Les options doivent utiliser une liste existante, sélectionnez dans les contacts Outlook et tapez une nouvelle liste. Utilisez la bonne méthode correspondant au type de source de données que vous voulez utiliser.méthode 1 : Ouvrir une source de données existante a. Dans le panneau des tâches Fusion et publipostage, cliquez sur Utiliser une liste existante, puis cliquez sur Parcourir sous l'intitulé Utiliser une liste existante. La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s'affiche. À partir de la liste des fichiers de la boîte de dialogue, sélectionner la source de données que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir. b. Si la source de données n'est pas disponible dans la liste des fichiers, sélectionnez le lecteur et le répertoire qui conviennent puis sélectionnez l'option appropriée dans la zone Types de fichiers. Word affiche la boîte de dialogue Destinataires fusion et publipostage pour que vous puissiez éditer vos données. Quand vous avez terminé d'éditer les modifications, cliquez sur OK. Vous revenez sur votre lettre. Marylène Dupuis Page 5/7 24/01/2007

6 c. Cliquez sur Suivant : Écrivez votre lettre pour définir votre document principal. d. Passez à la section " Étape 3 : Éditer le document principal " dans la suite de l'article. Méthode 2 : Utilisez les contacts Outlook a. Dans le panneau des tâches Fusion et publipostage, cliquez sur Sélectionner dans les contacts Outlook, puis cliquez sur Choisir le dossier de contacts sous l'intitulé Sélectionner à partir du dossier de contacts Outlook. La boîte de dialogue Sélectionner la liste des dossiers de contact s'affiche, avec le dossier Contacts disponible. Sélectionnez le bon dossier, puis cliquez sur OK. Les noms s'affichent dans la boîte de dialogue Destinataires fusion et publipostage. Cliquez sur OK. b. Cliquez sur Suivant : Organiser vos étiquettes. c. Passez à " Étape 3 : Éditer le document principal " dans la suite de l'article. Méthode 3 : Créer une nouvelle source de données a. Cliquez sur Suivant : Sélectionnez les destinataires, puis cliquez sur Tapez une nouvelle liste sous l'intitulé Sélectionner les destinataires. Cliquez sur Créer pour afficher la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses. La boîte de dialogue contient une liste des noms de champs fréquemment utilisés dans les lettres, les étiquettes de publipostage et les enveloppes. b. Pour personnaliser les champs de cette boîte de dialogue, cliquez sur Personnaliser. Vous pouvez renommer ou supprimer les champs selon vos préférences. Pour ajouter un nouveau champ, cliquez sur Ajouter, tapez son nom, puis cliquez sur OK. Quand vous avez terminé, cliquez sur OK. Quand vous avez fini d'entrer vos données, cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Nouvelle liste d'adresses. La boîte de dialogue Enregistrer la liste d'adresses s'affiche. Nommez le fichier et cliquez sur Enregistrer. c. Word affiche la boîte de dialogue Destinataires fusion et publipostage pour que vous puissiez éditer vos données. Quand vous avez terminé vos modifications, cliquez sur OK. d. Cliquez sur l'étape suivante de l'assistant Fusion et publipostage, Suivant : Organiser vos étiquettes. e. Passez à " Étape 3 : Éditer le document principal " dans la suite de l'article. Étape 3 : Éditer le document principal 1. Dans le panneau des tâches Fusion et publipostage, vérifiez que vous êtes bien à l'étape Organiser les étiquettes. Cette étape vous permet d'organiser vos Marylène Dupuis Page 6/7 24/01/2007

7 étiquettes. Word affiche les éléments que vous pouvez utiliser pour organiser vos étiquettes, par exemple le bloc adresses, la ligne de salutation, l'affranchissement électronique, etc. Utilisez les options Autres éléments pour ajouter des champs spécifiques. Cliquez dans l'étiquette dans laquelle vous voulez insérer les champs de fusion qui représentent l'endroit ou Word devrait imprimer les informations de la source de données. Assurez-vous de bien taper tous les espaces ou ponctuation que vous voulez entre deux champs de fusion ou après un champ de fusion. 3. Quand vous avez terminé une étiquette, cliquez sur Mettre à jour toutes les étiquettes pour les répliquer toutes. 4. Cliquez sur l'étape suivante de l'assistant, Suivant : Voir vos étiquettes avant impression pour voir vos données fusionnées avant. Étape 4 : Exécuter la fusion Dans le panneau des tâches Fusion et publipostage, vérifiez que vous êtes bien à l'étape Exécuter la fusion. Cela vous permet de fusionner vers l'imprimante ou à l'écran. 1. Pour fusionner directement vers l'imprimante, cliquez sur Imprimer. La boîte de dialogue Fusionner vers l'imprimante s'affiche, vous pouvez alors choisir les enregistrements à fusionner. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Imprimer s'affiche, vous pouvez alors sélectionner l'imprimante et imprimer les étiquettes. Pour fusionner à l'écran, cliquez sur Modifier les étiquettes individuelles. La boîte de dialogue Fusionner vers un nouveau document s'affiche, vous pouvez alors choisir des enregistrements à fusionner. Cliquez sur OK pour fusionner les étiquettes. Vous pouvez ainsi visualiser les étiquettes avant de les imprimer. Une fois que le document fusionné apparaît à l'écran, vous pouvez l'enregistrer comme document séparé, vous pouvez imprimer le document fusionné en cliquant sur Imprimer dans le menu Fichier, ou faire les deux. Références Pour plus d'informations sur le publipostage, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu Aide, tapez publipostage dans l'assistant Office ou l'aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour consulter les rubriques trouvées. Marylène Dupuis Page 7/7 24/01/2007