POLITIQUE ADMINISTRATIVE

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1 POLITIQUE ADMINISTRATIVE DONS ET COMMANDITES Juillet 2015 A) OBJECTIF Encadrer les opérations de la Caisse en ce qui a trait au traitement des demandes de dons et commandites accordés aux organismes. B) MISSION D ENGAGEMENT DANS LE MILIEU Les commandites et les dons représentent un des moyens à la disposition de la Caisse Desjardins des Berges de Roussillon pour réaliser sa mission. Mettre sa force humaine et financière au service des gens, est une façon pour la Caisse de coopérer pour enrichir ses membres et de contribuer au mieux-être des personnes et des collectivités. Au-delà des sommes investies, la Caisse se distingue par son enracinement dans son milieu et l engagement quotidien de ses dirigeants élus et de ses employés envers la collectivité. C) DESCRIPTION DON : Une contribution financière, matérielle ou autre accordée par la Caisse à un groupe, une association ou un organisme à but non-lucratif, en vue d apporter un soutien à leurs activités, sans exiger nécessairement de retombées publicitaires de la part du bénéficiaire. COMMANDITE : Une contribution financière, matérielle ou autre, accordée par la Caisse à un groupe, une association ou un organisme à but non-lucratif, en vue de s associer à l une de leurs activités dans le but avoué d en retirer une certaine visibilité dans un rapport gagnant/gagnant. La commandite est un moyen de communication qui fait appel à la publicité. 1

2 ENVELOPPE BUDGÉTAIRE MAXIMALE : L enveloppe budgétaire annuelle des dons et commandites ne pourra pas dépasser le budget maximum déterminé à 0,02 $ par 100 $ d actif, ce qui représente $ pour un actif de 420 millions. D) CRITÈRES GÉNÉRAUX D ADMISSIBILITÉ Le demandeur doit répondre aux critères suivants : 1) Tout groupe, association ou organisme à but non-lucratif désirant soumettre une demande de commandite ou de don doit oeuvrer sur le territoire desservi par la Caisse, c est-à-dire Candiac, Delson, Saint-Constant, Sainte-Catherine, Saint- Mathieu et St-Philippe; 2) Tout groupe, association ou organisme à but non-lucratif désirant soumettre une demande doit être membre d une caisse ou être un membre potentiel de la Caisse; 3) Les commandites et dons de la Caisse sont principalement versés aux groupes, associations ou organismes sans but lucratif oeuvrant dans les secteurs suivants : le développement économique les services communautaires les œuvres humanitaires les aînés l éducation et la jeunesse la santé les sports et loisirs l environnement la vie pastorale 4) La mission ou la raison d être du groupe, de l association ou de l organisme doit être axée sur le bien-être de la collectivité ou d une catégorie de personnes et en accord avec la mission de la Caisse; 5) Le projet soumis doit s adresser à l un des publics-cibles de la Caisse, appuyer les priorités d affaires établies par le conseil d administration pour l année en cours et les efforts de commercialisation, ou répondre aux enjeux et aux problématiques du milieu; 2

3 6) Toute demande doit être faite en soumettant le formulaire d inscription disponible sur le site internet de la Caisse et à l accueil du siège social situé à Saint-Constant ainsi qu à notre Centre de services de Candiac; 7) Dans la mesure du possible, le demandeur doit proposer un environnement exclusif dans le secteur des institutions financières. Note 1 : Les demandes de dons ou de commandites concernant un seul individu et les voyages de groupe ne sont pas admissibles à l appui financier de la Caisse. Note 2 : Dans le cas où l enveloppe budgétaire serait pratiquement épuisée, la Caisse favorisera en priorité les activités organisées pour et par les membres et les gens de la communauté immédiate de la Caisse. CRITÈRES SPÉCIFIQUES AUX COMMANDITES Le demandeur doit répondre aux critères suivants : Offrir à la Caisse une visibilité importante; Permettre à la Caisse de véhiculer le message qu elle veut transmettre à un public donné; Accorder plusieurs possibilités d exploitation de la commandite proposée. CRITÈRES SPÉCIFIQUES AUX DONS Le demandeur doit répondre aux critères suivants : Être reconnu comme organisme de charité ou à but non-lucratif ; Transmettre, sur demande, une copie de son dernier rapport annuel; Démontrer les efforts d auto-financement réalisés et une capacité d existence à moyen terme. Note 3 : Toute sollicitation ou vente d objets promotionnels sera interdite dans les locaux de la Caisse. 3

4 E) CRITÈRES SPÉCIFIQUES À LA GESTION DES DEMANDES RÉPARTITION DES DEMANDES PAR TRIMESTRE Par souci d équité, le budget de dons et commandites de la Caisse est divisé par trimestre. Ainsi, le conseil d administration de la Caisse se réserve le droit de refuser une demande si l enveloppe budgétaire du trimestre en cours est épuisée. Une proportion de 20% de l enveloppe budgétaire trimestrielle sera destinée aux demandes de dons et commandites de moins de 500$ et ce, peu importe le secteur d activité de l organisme ou le type de demande. L autre portion de l enveloppe budgétaire sera destinée à des commandites dont les projets sont structurants et qui offrent une visibilité importante à la Caisse. PAR SECTEUR En respect à sa mission coopérative, la Caisse s engage à diviser équitablement l enveloppe budgétaire trimestrielle des dons et commandites par secteur d activités. Ainsi, la Caisse se réserve le droit de refuser une demande si un grand nombre de projets du même type sont déposés dans un même trimestre. RENOUVELLEMENT DES ENTENTES Par souci d équité et étant donné le nombre de demandes reçues, le conseil d administration de la Caisse se réserve le droit de mettre fin à un partenariat suite au renouvellement d une commandite trois années consécutives. DON À UN ORGANISME AU NOM D UN MEMBRE DE LA CAISSE Depuis le 1 er juillet 2013, la Caisse s engage a analyser des demandes de membres qui souhaitent venir en aide à une cause en remettant un don. Ainsi, la Caisse pourra remettre un don à un organisme à but non lucratif oeuvrant dans l un des domaines nommés à la section D, «admissibilité», au nom de l un de ses membres. 1) Le projet soumis doit, de préférence, s adresser à l un des publics-cibles de la Caisse, appuyer les priorités d affaires et les efforts de commercialisation, ou répondre aux enjeux et aux problématiques du milieu; 4

5 2) Toute demande doit être faite en soumettant le formulaire d inscription disponible sur le site internet de la Caisse et à l accueil du siège social situé à Saint-Constant ainsi qu à notre Centre de services de Candiac. AUTORISATION DES DEMANDES Toute demande devra être présentée à la direction générale de la Caisse et aux dirigeants qui sont membres du comité des dons et commandites, selon le montant demandé. toute demande, dont le montant est supérieur à 2000 $, devra être présentée par le comité des dons et commandites pour recommandation au conseil d administration. toute demande, dont le montant est inférieur ou égal à 2000 $, pourra être autorisée par le directeur général de la Caisse dans le respect du budget annuel des dons et commandites autorisé par le conseil d administration de la Caisse. Un rapport mensuel sera présenté au comité des dons et commandites. DATE DE DÉPÔT ET DÉLAI DE TRAITEMENT Dans la mesure du possible, toute demande devra être déposée au plus tard 60 jours avant la tenue de l activité ou de l événement. VOLET RÉGIONAL Dans le cas d une demande pour un projet qui dépasse le territoire desservi par la Caisse, la demande sera présentée aux caisses du secteur du Roussillon, au conseil des représentants ou encore à la Vice-présidence Rive-Sud de Montréal. Lorsque la demande est acceptée par l ensemble des caisses, le montant du don ou de la commandite est réparti entre les caisses participantes selon le prorata convenu par l ensemble des directeurs généraux. 5

6 Il peut également arriver que le territoire concerne à la fois celui de notre Caisse et celui de la Caisse La Prairie. Un partenariat conjoint est convenu entre les deux caisses. Le montant du don ou de la commandite est réparti entre les caisses participantes selon le prorata convenu par les deux directeurs généraux. F) PRIORITÉ: CAISSE SCOLAIRE Depuis 2014, l implantation du programme de la Caisse scolaire dans les écoles primaires du territoire a été établie comme priorité par le conseil d administration de la Caisse. Chaque école primaire du territoire qui choisira d adhérer au programme de la Caisse scolaire recevra annuellement 2000,00 $ (1000,00 $ en septembre et 1000,00 $ en janvier) provenant du Fonds d aide au développement du milieu de la Caisse. Ce montant vise à accompagner les écoles participantes dans la réalisation d activités au bénéfice des élèves. En cohérence avec cette priorité, les écoles primaires du territoires qui n adhèrent pas au programme de la Caisse scolaire, de même que les organismes effectuant des demandes visant les écoles non-participantes à la Caisse scolaire ne seront plus éligibles au financement de la Caisse. 6