Gestion des réclamations CSPAAT Mise à jour

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1 Gestion des réclamations CSPAAT Mise à jour Août 2012 INFO-LETTRE EXPRESS Équipe Stress traumatique mental de la CSPAAT (fonction centralisée à Toronto) Attentes en matière de service La CSPAAT a centralisé l arbitrage et la gestion des cas de réclamation ayant trait au Stress traumatique mental (STM) dans les bureaux de Toronto, à l intérieur du service des blessures graves, division Maladie professionnelle et services spécialisés. L objectif de cette centralisation était la prise de décision cohérente et qualitative du côté de la CSPAAT et la supervision de la gestion médicale, avec un accent sur le retour au travail. Au cours des derniers quelques mois, la SBCI a observé et a reçu des commentaires de la part des conseils scolaires membres concernant la qualité de la prise de décision, y compris l allocation initiale et continue, l intervention pour le retour proactif au travail, la gestion des questions médicales et la communication de décisions à l employeur. La SBCI a soulevé nos préoccupations auprès de Sal Cavaracci, Directeur des équipes Stress traumatique mental, et d Anne Russell, Directrice adjointe, lors d une réunion qui s est tenue le 8 août Au cours de la réunion, la CSPAAT s est engagée à améliorer la prestation des services dans plusieurs domaines. Les équipes STM mental ont maintenu une charge de travail mixte pour les décideurs et les décisions d admissibilité initiales et continues sont prises par un agent d indemnisation. En autres mots, le même agent gère une réclamation d un bout à l autre. La logique derrière cela était de fournir la continuité du service pour les travailleurs ayant subi des blessures. Si le point de mire était de prendre des décisions d admissibilité en temps et en heure, il était nécessaire toutefois d améliorer sérieusement la qualité de ces décisions, ainsi que la gestion permanente des cas. Nous avons insisté sur le fait qu il était nécessaire que l encadrement supervise et revoit la qualité des décisions pour garantir la gestion appropriée de ces cas complexes. Le Directeur s est engagé par rapport aux points suivants : Engagement de la CSPAAT en matière de prestations de services La CSPAAT clarifiera auprès de l employeur les déclarations faites par l employé concernant l accident initial et ne se contentera pas simplement d accepter l information subjective qu il aura remise, et accepter le cas en se fondant uniquement sur les renseignements du travailleur. La CSPAAT communiquera avec l employeur pour obtenir ou clarifier l information concernant tout autre problème dans le milieu de travail, les problèmes de santé non indemnisables et les aspects psychologiques préexistants qui pourraient avoir un impact sur la situation de l employé, quand l employeur fournit d autres détails. La CSPAAT communiquera par téléphone avec l employeur au sujet de l avancement de la situation d un individu pour que des dispositions de retour au travail puissent être prises. Des évaluations psychiatriques seront planifiées au préalable et les résultats de ces évaluations seront communiqués Soutien à l assiduité Gestion des réclamations CSPAAT Santé et sécurité Mieux-être Services actuariels

2 par la suite (spécifiant en particulier les précautions que devra prendre l employé), afin d aider l employeur à développer un plan de retour au travail approprié. Une fois la réclamation acceptée pour l admissibilité, la CSPAAT prendra rendez-vous pour une session d évaluation psychiatrique durant deux jours, au Centre de toxicomanie et de santé mentale (CAMH) à Toronto, à London, ou chez un prestataire local dans la région du Conseil scolaire. (La majorité des évaluations se font à Toronto). Une fois le rapport d évaluation reçu par la CSPAAT, il fait l objet d une discussion entre l infirmière-conseil de la CSPAAT et un gestionnaire de cas et les résultats doivent être communiqués à l employé et à l employeur. Avant l évaluation psychiatrique, le gestionnaire de cas contactera le Conseil scolaire et discutera des opportunités de retour au travail (y compris des détails de la façon dont le Conseil scolaire pourra faciliter le retour au travail de la personne avec un poste de transition temporaire adapté en fonction des blessures préalables, etc., si cette information ne se trouve pas déjà dans le dossier). Remarque : La CSPAAT a demandé à ce que l employeur énonce être prêt à reprendre l employé dès que possible après l incident et précise les occasions éventuelles, pour que la CSPAAT puisse partager cette information avec le médecin psychologue/psychanalyste traitant, dès que possible après l incident. En pièce jointe se trouve une lettre type qui doit être adaptée à la situation particulière et à la capacité d accommodement du Conseil scolaire. Les gestionnaires de cas répondront à toute correspondance/demande de réexamen ou aviseront des mesures prises et ce, dans un délai de 15 jours. En tout temps, les Conseils scolaires (l Employeur) recevront copie des lettres de décision et seront informés de l évolution de la situation. Des spécialistes de retour au travail ont été désignés comme experts dans les cas de stress traumatique mental et les gestionnaires de cas sont censés recourir à leurs services plus tôt et de façon plus fréquente dans le processus. Le personnel essaiera d obtenir l analyse des limitations cognitives auprès du médecin traitant et la remettra à l employeur aux fins de développer un plan de retour au travail. La SBCI a remis au personnel de la CSPAAT des analyses d exigences cognitives pour les postes clés suivants du conseil scolaire : Aide-enseignante, Enseignant au niveau élémentaire, Enseignant du secondaire, Directeur et Concierge. La SBCI a pressé la CSPAAT de revoir le développement d un formulaire des capacités cognitives qui serait similaire au formulaire de la détermination des capacités fonctionnelles (DCF) de la CSPAAT. Recommandations auprès des Conseils scolaires Nous avons eu une discussion constructive concernant le type de problèmes que les Conseils scolaires pouvaient remonter à la CSPAAT dans le traitement des réclamations. Voici deux domaines stratégiques sur lesquels les Conseils scolaires peuvent agir : 1. Décision initiale Outre le formulaire 7, il faut fournir des détails spécifiques avec documentation à l appui : déclarations de témoins, déclarations du Directeur/Directeur adjoint/superviseur, copies des rapports d incidents internes, rapports d enquêtes internes, remarques médicales concernant les blessures non indemnisables à l égard des problèmes antérieurs d ordre psychiatrique ou qui sont liés au stress, information sur l historique d absence, problèmes liés à l emploi, problèmes liés aux performances, problèmes d ordre personnel ou familial connus, etc., qui sont pertinents en ce qui concerne l individu prétendant souffrir de stress traumatique mental. Selon la nature de l information, vous pouvez demander une déclaration Soutien à l assiduité Gestion des réclamations CSPAAT Santé et sécurité Mieux-être Services actuariels Page 2

3 signée de l employé pour la remettre à la CSPAAT. Si l employé ne vous remet pas volontairement le document signé, il vous faut avertir la CSPAAT que de l information pertinente doit être examinée dans le cadre du processus d arbitrage et lui demander d obtenir auprès de l employé un document signé détaillant cette information. 2. Étapes proactives pour le retour au travail Immédiatement ou dès que possible après l incident, confirmez par écrit à l employé et à la CSPAAT les occasions de retour au travail que vous êtes prêt à offrir : postes de transition, autres sites de travail, tâches de travail différentes, missions différentes auprès d élèves en difficulté, horaire progressif, thérapie d exposition, possibilité de coopération avec l ergothérapeute, le coordinateur du retour au travail ou le spécialiste du retour au travail. Rendez-vous chez l employeur pour discuter des occasions et des accommodements éventuels. Une lettre type présentant des options d accommodement est annexée au présent document, à titre de point de départ pour la discussion. Vous pourrez aussi en discuter avec le médecin ou le psychologue/psychiatre traitant. Les options offertes dépendront du Conseil scolaire, du poste de l employé et des occasions disponibles. Dans la mesure où il ne s agit que d un modèle, le Conseil scolaire doit se sentir libre de modifier l offre de travail selon ses besoins. L important, c est d avoir communiqué à ses employés et à la CSPAAT la volonté du Conseil à travailler en partenariat lors du retour au travail. Le Conseil scolaire et la CSPAAT peuvent faire part de ces éléments au médecin traitant et à l équipe qui évalue l employé. 3. Problèmes non résolus à l heure actuelle (Équipe STM) Nous continuerons de travailler avec les gestionnaires de cas en première ligne et plus particulièrement avec Dee Ferguson, gestionnaire ( ), afin de résoudre des problèmes de réclamations spécifiques. Si ces problèmes ne sont pas traités de façon appropriée ou dans les délais impartis, la SBCI les portera à l attention de Sal Cavaricci, Directeur, afin de décider d une stratégie permettant de faire avancer les dossiers. Nous avons l habitude de ne faire remonter les problèmes que dans les situations où nous n avons pu obtenir de résultats satisfaisants avec le personnel de première ligne. Pour tout problème relatif aux prestations de services, toute préoccupation concernant la prise de décision de qualité ou en cas de retour au travail différé pour les cas de stress traumatique mental, veuillez contacter votre Gestionnaire de réclamations SBCI afin qu il puisse vous aider. Pièces jointes : Lettre type d offre d accommodement Liste du personnel de la CSPAAT à la fois dans les domaines des blessures sérieuses et du stress post-traumatique mental Formulaire des capacités cognitives Analyse des exigences cognitives pour le poste d aide-enseignante (exemple) F:\ WSIB\_Communication\WSIB Flash Newsletter\August 2012 WSIB TMS Service Expectations French Final.doc Soutien à l assiduité Gestion des réclamations CSPAAT Santé et sécurité Mieux-être Services actuariels Page 3

4 3 e Partie Avis au médecin : Veuillez remplir le formulaire «Détermination des capacités fonctionnelles» : Veuillez indiquer le niveau auquel se situe la personne en encerclant le niveau pertinent. Supervision requise Supervision des autres NIVEAU DE COMPÉTENCE TÂCHES NIVEAU 1 NIVEAU 2 NIVEAU 3 NIVEAU 4 Tolérance vis-à-vis des Minutie (indiquer la période de temps maximale pendant laquelle la personne peut se concentrer) Exécution de tâches multiples Tolérance d un stimulus externe Capacité de collaborer avec les autres a besoin d une a besoin d une a besoin d une supervision constante supervision fréquente supervision limitée n est pas capable de superviser les autres n est pas capable de contraintes des son aptitude à se détails est très limitée d exécuter une tâche à la fois d orienter jusqu à 1 à 2 employés et 10 étudiants de parfois son aptitude à se détails est limitée d exécuter plus d une tâche, mais a besoin d un signal pour exécuter la tâche a besoin d un de environnement de s adapter à un travail tranquille, sans nombre réduit de distractions distractions tolère le travail solitaire Situations d affrontement n est pas capable de situations d affrontement Responsabilité et responsabilisation des erreurs de jugement ou d inattention sont susceptibles de se produire de tolérer les autres à proximité, mais a besoin d exécuter des tâches indépendantes de faire face à une exposition aux situations d affrontement avec de l aide d exercer un niveau modéré de responsabilité avec un besoin occasionnel d aide n a pas besoin de supervision d orienter de jusqu à 5 employés et répondre aux 20 étudiants exigences d une supervision complète de faire face à des récurrentes de se détails, a besoin de pauses occasionnelles pour exécuter un travail non minutieux d exécuter des tâches multiples, mais a besoin d une certaine aide en matière de gestion de temps de s adapter à des stimuli distrayants une partie de la journée de travailler en collaboration avec les autres, au besoin présente une capacité moyenne de situations d affrontement d assumer la responsabilité, y compris la responsabilité de la sécurité des autres de faire face à des rigoureuses de se concentrer profondément sur un travail minutieux capable d exécuter des tâches multiples sans difficultés capable de s adapter à des stimuli multiples sans effet négatif capable de travailler étroitement en collaboration avec les autres de faire face aux situations d affrontement avec tact et maîtrise d assumer un niveau élevé de responsabilité, y compris vis-à-vis des situations délicates Signature du médecin Date Numéro de téléphone

5 PAPIER À EN-TÊTE DU CONSEIL SCOLAIRE Nom de l employé Adresse de l employé Chère/Cher Réponse : Opportunités de travail revues Je suis désolé d apprendre votre état de santé récent et souhaite vous faire savoir que le Conseil scolaire de.. se soucie de votre bien-être. Nous estimons notre personnel et souhaitons vous aider dans votre démarche de récupération et de retour au travail. Si cela est nécessaire sur un plan médical, le Conseil scolaire peut vous fournir les options suivantes (quand elles sont applicables), sans que ces dernières soient limitées, pour faciliter votre retour au travail : 1. Changement de mission ayant trait aux élèves; 2. Modification de votre horaire de travail; 3. Changement de votre lieu de travail; 4. Modification de vos tâches de travail; 5. Disposition pour un retour progressif selon un programme de travail (horaire à temps partiel); 6. Disposition pour la thérapie par l exposition; 7. Collaboration avec un ergothérapeute ou un ergonome dans le cadre de votre processus de retour au travail; 8. Coopération avec votre médecin traitant et la CSPAAT dans votre démarche de retour au travail; 9. Développement d un plan de sécurité. Veuillez présenter cette lettre à votre médecin traitant pour qu il soit au courant des nombreuses options et des possibilités d assistance disponibles qui vous sont proposées par le Conseil scolaire aux fins de revenir à un emploi productif. Vous trouverez, en pièces jointes, un formulaire que votre clinicien devra remplir et renvoyer à (nom et Nº de télécopieur) au Conseil scolaire, ainsi qu une Analyse des exigences cognitives de votre poste pour vous aider à évaluer les exigences de vos tâches de travail. Une copie de cette lettre sera remise pour information à la CSPAAT. Veuillez nous garder informés des précautions médicales qui vous concernent et de l avancement de votre situation pour que nous puissions vous aider dans votre démarche de récupération au travail. Sincèrement, Nom Titre du poste Cc. CSPAAT Cc. SBCI Pièces jointes : Formulaires des exigences cognitives pour (poste) et des capacités cognitives (à remplir)