SOMMAIRE C.1 PRINCIPES BUDGETAIRES... 2

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1 C MODULE C PROCEDURES BUDGETAIRES & DE CONTROLE DE GESTION SOMMAIRE C MODULE C PROCEDURES BUDGETAIRES... 1 C.1 PRINCIPES BUDGETAIRES... 2 C.1.1 DEFINITIONS... 2 C.1.2 PRINCIPES... 2 C.2 ORGANES DE L ELABORATION DU BUDGET... 3 C.3 CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE... 4 C.4 PROCESSUS D ELABORATION DU BUDGET... 5 C.4.1 INSTRUCTIONS PREPARATOIRES DU BUDGET... 5 C.4.2 PROPOSITIONS BUDGETAIRES... 5 C.4.3 CONSOLIDATION DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES... 5 C.4.4 ARBITRAGE DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES... 5 C.4.5 ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET... 5 C.4.6 APPROBATION DU BUDGET... 5 C.4.7 SCHEMA GRAPHIQUE DU PROCESSUS BUDGETAIRE... 6 C.4.8 SCHEMA NARRATIF DU PROCESSUS BUDGETAIRE... 7 C.5 EXECUTION DU BUDGET... 8 C.5.1 PRINCIPE D EXECUTION BUDGETAIRE... 8 C.5.2 PERSONNEL D EXECUTION DU BUDGET... 8 C.5.3 MISE EN PLACE DU BUDGET... 9 C.5.4 ENGAGEMENT DES DEPENSES... 9 C.5.5 CONTROLE DES DEPENSES... 9 C.5.6 PAIEMENT DES DEPENSES...10 C.6 SUIVI ET REVISION BUDGETAIRE...11 C.6.1 SUIVI BUDGETAIRE...11 C.6.2 REVISION BUDGETAIRE...11 C.7 ANNEXES DU MODULE C...12

2 C.1 PRINCIPES BUDGETAIRES C.1.1 DEFINITIONS Le budget est la représentation chiffrée des programmes d activités de l Agence. Ces activités incluent donc aussi bien : les dépenses relatives au fonctionnement de l Agence (personnel, fonctionnement, équipement destiné à l Agence) que ; les dépenses relatives aux projets dont l exécution lui est confiée. Le budget de l Agence est la consolidation d un (ou plusieurs) budgets correspondant aux activités exécutées pour le compte de mandants La période budgétaire de l Agence correspond à l année civile : du 1er janvier au 31 décembre. C.1.2 PRINCIPES Les principes budgétaires suivants sont observés : 1. la programmation pluriannuelle des activités : o Les budgets annuels sont la traduction des activités à exécuter dans le cadre des projets ou opérations L efficacité du processus budgétaire dépendra donc de la qualité de la programmation de ces activités dans le temps. Cette programmation doit prendre en compte la durée totale de chaque projet. 2. l actualisation annuelle des activités : o La budgétisation annuelle est une actualisation annuelle de la programmation à moyen terme. Ainsi, et à titre d exemple, si un projet à exécuter par l Agence doit avoir une durée de trois (3) ans, la programmation des activités doit, au départ, prévoir les dépenses globales sur les 3 ans et les répartir ensuite sur chaque exercice budgétaire couvrant la période. La budgétisation consistera ensuite à préciser chaque année le détail des dépenses relevant de l exercice concerné en tenant compte des écarts constatés entre prévisions initiales et réalisations. Cet exercice permet d actualiser la programmation budgétaire des exercices suivants. 3. l évaluation des coûts : o les principes budgétaires générales sont applicables pour chiffrer les dépenses relatives aux activités de l Agence : unité, universalité, annualité.

3 C.2 ORGANES DE L ELABORATION DU BUDGET Les organes qui participent à l élaboration et à la validation du budget de l Agence sont les suivants : la Direction Générale, pour la préparation du projet de budget ; l A.G., pour l adoption du projet de budget. <Pour les Agences qui sont créées sous la forme de société anonyme, le C.A arrête le projet de budget>. Le personnel de l Agence qui assume des responsabilités dans la préparation du budget comprend : le CG/CI, le DAF les autres chefs de services, le DG. D autres structures qui participent aux activités de l Agence peuvent être sollicitées.

4 C.3 CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE Le processus d élaboration du budget annuel doit être totalement achevé avant le début de l exercice budgétaire pour ne pas bloquer le fonctionnement de l Agence et permettre l engagement des dépenses budgétisées. Au cours d un exercice budgétaire donné, le processus d élaboration du budget de l exercice suivant doit donc être lancé suffisamment tôt pour : pouvoir être terminé à une date permettant son examen et son adoption dans les délais légaux par l Assemblée Générale (A.G.) de l Agence. laisser aux PTF éventuels, des délais suffisants pour se prononcer sur les projets de budget des projets qu il finance. En tenant des contraintes de temps ci-après, le processus budgétaire doit avoir commencé au plus le tard le 1 er octobre de chaque année : le temps de collecte des propositions ; le temps nécessaire au traitement des données collectées ; les délais d acheminement des documents aux membres des organes sollicités. Etapes du processus Dates limites Responsable Instructions préparatoires du budget 1 er octobre DAF/CG Propositions budgétaires 1 er novembre Chefs de services Consolidations budgétaires 10 novembre DAF Arbitrage des propositions 15 novembre DG Etablissement du projet de budget 1 er décembre DAF Approbation du budget 25 décembre AG Mise en place du budget 30 décembre DAF

5 C.4 PROCESSUS D ELABORATION DU BUDGET C.4.1 INSTRUCTIONS PREPARATOIRES DU BUDGET Les instructions préparatoires ont pour objectif d aider les responsables à mieux préparer leur budget annuel. Elles sont élaborées, à partir de l exploitation des différents rapports et des programmes d activités, et transmises sous la forme de note de service préparée par le CG/CI et le DAF et signée par le DG. C.4.2 PROPOSITIONS BUDGETAIRES Chaque responsable prépare ses propositions de budget : en veillant au respect des règles d évaluation convenues et, en ne considérant que les rubriques de dépenses qui le concernent. Les propositions doivent parvenir au DAF dans un délai raisonnable pour permettre leur consolidation. Dans le cadre de leurs attributions, le CG/C et le DAF appuient les autres chefs de service de l Agence dans le processus de préparation budgétaire. C.4.3 CONSOLIDATION DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES Les propositions budgétaires sont transmises au DAF qui en assure la centralisation et la consolidation. Il procède aux vérifications d usage et corrige, en cas de besoin, les données reçues. C.4.4 ARBITRAGE DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES Une fois consolidées, les propositions sont examinées par le staff : DG, DAF, DT, CG/CI, etc. Les amendements peuvent être faits par les participants. C.4.5 ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET Le DAF dresse le projet de budget à partir des amendements faits par la réunion d arbitrage. C.4.6 APPROBATION DU BUDGET Le projet de budget annuel est soumis à l approbation de l AG. <Le projet de budget des projets confiés peut être soumis à l accord préalable des PTF avant l approbation finale par l A.G.>. <Dans le cas des sociétés anonymes, le projet de budget est arrêté par le CA avant son approbation finale par l A.G.>.

6 C.4.7 SCHEMA GRAPHIQUE DU PROCESSUS BUDGETAIRE Le processus décrit aux paragraphes précédents est illustré par le schéma ci-dessous et par le tableau récapitulatif de la page suivante. ACTEURS ACTIONS DG Approuve et fait diffuser les instructions budgétaires préparées par CG et DAF Chefs de service Prépare et transmet ses propositions budgétaires au DAF DAF Consolide les propositions budgétaires transmises par le chefs de service DG Arbitre en concertation avec DT, DAF et CG/CI les propositions budgétaires DAF Etablit le projet de budget de l Agence AG Examine et approuve le budget

7 C.4.8 SCHEMA NARRATIF DU PROCESSUS BUDGETAIRE Séquence Périodicité Acteurs Description narrative A E C D 1. Au plus tard le 1 er octobre Le DAF et le CG/CI Préparent les instructions budgétaires r 2. Au plus tard le 1 er octobre Le DG approuve les instructions budgétaires r 3. Au plus tard le 1 er octobre Le DAF Diffuse les instructions budgétaires r 4. Au plus tard le 1 er novembre Les Chefs de service Préparent et transmettent leurs propositions budgétaires au DAF r 5. Au plus tard le 10 novembre Le DAF Consolide les propositions budgétaires r 6. Au plus tard le 15 novembre Le DG Arbitre les propositions budgétaires r r 7. Au plus tard le 1 er décembre Le DAF Finalise le projet de budget r 8. Au plus tard le 25 décembre L AG Examine et approuve le budget de l Agence r Au plus tard le 30 décembre Le DAF Met en place le budget autorisé r 9. A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).

8 C.5 EXECUTION DU BUDGET C.5.1 PRINCIPE D EXECUTION BUDGETAIRE L exécution du budget consiste en : la mise en place du budget, l encaissement des ressources budgétisées, l engagement et le paiement des dépenses budgétisées. IMPORTANT UN PRINCIPE FONDAMENTAL DE L EXECUTION BUDGETAIRE EST QU AUCUNE DEPENSE NE PEUT ETRE ENGAGEE PAR L AGENCE SI ELLE N EST PAS PREVUE ET INSCRITE AU BUDGET C.5.2 PERSONNEL D EXECUTION DU BUDGET Le personnel d exécution du budget de l Agence comprend : le DG qui engage les dépenses ; le DAF qui assure le contrôle des dépenses engagées ; le CG qui vérifie le respect des crédits budgétaires ; le CPT qui exécute le paiement des dépenses exécutées.

9 C.5.3 MISE EN PLACE DU BUDGET Avant tout engagement de dépenses sur le budget approuvé, 1. le DAF transmet un exemplaire du budget au personnel chargé de son exécution ; 2. le CPT inscrit dans chaque poste budgétaire figurant au budget les crédits de dépenses autorisés ; pour ce faire, il prépare un bordereau budgétaire et le saisit dans le module budgétaire du progiciel de gestion financière et comptable. 3. le CPT édite alors les états budgétaires ventilés au personnel d exécution ; ils sont des documents budgétaires de base de référence pour engager les opérations. Il est possible de découper le budget annuel en tranches trimestrielles si les données et les critères permettant cette répartition sont disponibles. Ce type de découpage vise à suivre les évolutions et variations budgétaires trimestrielles. C.5.4 ENGAGEMENT DES DEPENSES L engagement est l acte par lequel le DG crée ou constate à l encontre de l Agence une obligation dont résultera une dépense. Seul le DG est habilité à engager les dépenses budgétisées. L'engagement des dépenses se fait suivant les procédures d'acquisition de biens, fournitures et services décrites au module D du présent manuel de procédures. Le tableau ci-dessous résume les différentes formes d engagement des dépenses : NATURE DE DEPENSE Frais de personnel Achats de fournitures, d équipements et de services Exécution de travaux Opérations immobilières Octrois de subventions ou dons Frais de gestion Charges sur exécution des opérations de trésorerie Autres dépenses FORME DE L ENGAGEMENT contrat de travail, décisions prises concernant la situation de chaque agent ou les missions et travaux dont il est chargé établissement d une commande, passation d un marché passation d un marché passation d un contrat, décision d expropriation ou autorisant le paiement convention de sous-projet décisions du DG décisions du DG textes législatifs ou réglementaires généraux Tout agent souhaitant faire engager une dépense doit au préalable s assurer de la disponibilité des crédits budgétaires correspondants. Cette information est disponible auprès du CPT ou dans les états budgétaires. En cas d'insuffisance de crédit pour l'engagement d'une dépense indispensable, le DAF doit veiller à obtenir une autorisation de virements de crédits de postes excédentaires vers les postes déficitaires. C.5.5 CONTROLE DES DEPENSES Le DAF exerce en permanence un contrôle a priori des dépenses engagées par le DG. Le CG/CI exerce un contrôle a posteriori des dépenses engagées par le DG.

10 Cette disposition répond à un souci de contrôle interne efficace. Dès lors, tous les engagements de dépenses doivent obligatoirement être visés par le DAF qui s assure de leur conformité au budget. Ce contrôle n est pas un contrôle d opportunité de la dépense dont le DG reste le seul juge. Toutefois, le DAF ne peut accorder son visa à un engagement d une dépense non prévue au budget et/ou pour laquelle les crédits disponibles seraient insuffisants. IMPORTANT POUR ASSURER UN INDISPENSABLE CONTROLE INTERNE, LE DAF VISE OBLIGATOIREMENT TOUS LES ENGAGEMENTS DE DEPENSES. C.5.6 PAIEMENT DES DEPENSES Le paiement des dépenses engagées est assuré par le CPT. Aucune dépense ne peut être réglée si la certification du service fait ou de la livraison conforme du bien n est pas disponible. La certification des dépenses est du ressort de chaque service de l Agence comme indiqué par le tableau ci-après : Nature de dépenses Dépenses de travaux Autres dépenses Service compétent DT DAF

11 C.6 SUIVI ET REVISION BUDGETAIRE C.6.1 SUIVI BUDGETAIRE Un budget est toujours un exercice de prévision reposant sur des estimations d activités et de coûts à moyen et court terme. La comparaison des réalisations des activités aux programmes, aboutit souvent à des écarts entre les prévisions budgétaires initiales et les réalisations. Ces écarts proviennent de différences positives ou négatives sur les coûts de réalisation et/ou les volumes d activité. Les réactions doivent être faites à temps afin d éviter les impasses budgétaires. Cette activité de suivi budgétaire est assurée par le CG/CI. Pour assurer une grande efficacité, le suivi budgétaire sera réalisé trimestriellement. C.6.2 REVISION BUDGETAIRE Les écarts ainsi constatés peuvent conduire à entreprendre une révision budgétaire visant à réadapter les crédits ouverts aux coûts et aux activités à mener. IMPORTANT LES REVISIONS BUDGETAIRES SONT NORMALEMENT AUTORISEES PAR LES ORGANES HABILITES A APPROUVER LE BUDGET INITIAL. TOUTEFOIS CES ORGANES PEUVENT DELEGUER LEURS POUVOIRS DE REVISION A D AUTRES ORGANES SUSCEPTIBLES D ASSURER DANS DE MEILLEURES CONDITIONS CES REVISIONS NOTAMMENT EN CAS D URGENCE. Les révisions budgétaires sont normalement approuvées par les mêmes organes que ceux qui ont approuvé le budget. Toutefois, le DG est habilité à procéder, à l intérieur d un même chapitre budgétaire, à des réaffectations de poste à poste par transferts de crédits. Il faut limiter le nombre de révision budgétaire à deux (2) par an. Les budgets révisés sont communiqués au personnel d exécution du budget dans les mêmes conditions que les budgets initiaux.

12 C.7 ANNEXES DU MODULE C 1 Modèles d instructions préparatoires budgétaires 2 Modèle de fiche d élaboration budgétaire 3 Modèle de tableau de consolidation budgétaire 4 Modèle de fiche de révision budgétaire 5 Modèle d état de suivi budgétaire

13 INSTRUCTIONS PREPARATOIRES BUDGETAIRES DATE : NOTE DE SERVICE N A Tous les Chefs de service J ai l honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget de l exercice pour les activités qui relèvent de votre compétence. Ces informations : rappellent les responsabilités de chaque service dans la préparation du budget ; donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l année ; déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées ; fixent les délais de dépôt des propositions de budget. A. RESPONSABILITE Veuillez noter que chaque service porte l entière responsabilité de la qualité de la préparation du budget dont elle assure l exécution. Votre responsabilité est engagée par cet exercice de programmation qui doit éviter aussi bien les excédents que les insuffisances de crédits au cours de l exercice à venir. B. DIRECTIVES (Préciser ici les aspects sur lesquels l accent devrait être spécialement mis au cours de l exercice à venir pour les activités mise en œuvre par les structures d exécution). C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS Chaque service utilisera les formulaires (fiches d élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour la préparation des propositions. L évaluation des dépenses repose sur : une prévision fidèle des activités en volume, une valorisation précise des coûts induits par ces activités. Les activités non terminées en fin d exercice doivent être reconduites. Les nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les valorisations doivent inclure les taux prévisionnels d inflation, ainsi que les augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activités. D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS Les propositions budgétaires doivent être finalisées au plus tard le 1 er novembre, délai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter ce délai. Toute proposition parvenue après cette date exposera le service à des sanctions réglementaires (prévoir un liste de sanctions en la matière). <nom du DG> DIRECTEUR GENERAL

14 FICHE D ELABORATION BUDGETAIRE N EXERCICE : PROJET SERVICE ACTIVITE FINANCEMENT POSTE Budgétaire TOTAL DEPENSE DETAIL DE LA DEPENSE (à distinguer par nature de dépenses) DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT TOTAL DE LA PROPOSITION IMPREVUS % TOTAL NET DE LA PROPOSITION L agent chargé de l élaboration Le chef de service

15 FICHE DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE utiliser autant de feuillets que nécessaire Service Activités exécutées Dépenses (par nature) Financement des activités poste 1 poste 2 poste 3 poste 4 poste 5 poste 6 Cumul TOTAL CONSOLIDATION

16 FICHE DE REVISION BUDGETAIRE N EXERCICE : PROJET Service ACTIVITE FINANCEMENT POSTE Budgétaire Prévision initiale Révision Crédits révisés DETAIL DE LA REVISION (à distinguer par nature de dépenses) DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT TOTAL DE LA REVISION Le responsable de service Le Directeur Général

17 ETAT DE SUIVI BUDGETAIRE N EXERCICE : PROJET SERVICE ACTIVITE FINANCEMENT TABLEAU DE SUIVI BUDGETAIRE (tenir compte du format de l état produit par le logiciel de suivi budgétaire) POSTE BUDGETAIRE PREVISION INITIALE REALISATION REVISION BUDGET REVISE COMMENT AIRE Le CPT Le CG