LE CYCLE DES VENTES FICHE PROCÉDURE 43 - LA LIVRAISON DU CLIENT

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1 LE CYCLE DES VENTES FICHE PROCÉDURE 43 - LA LIVRAISON DU CLIENT Tout comme la commande, la livraison peut être obtenue de différentes façons : - Soit par saisie directe ; - Soit par transfert d un devis en livraison - Soit par transfert d une commande en livraison : - Soit par transfert groupé de plusieurs devis ou de plusieurs commandes en livraison. 1. LA SAISIE DIRECTE D UNE LIVRAISON La livraison est accessible par Ventes Documents de ventes Livraison Pour de créer une nouvelle commande il suffit de cliquer sur le bouton La livraison se décompose en trois parties essentielles : l entête, le corps et le pied de la commande. EN TÊTE DU BON DE LIVRAISON CORPS DU BON DE LIVRAISON PIED DU BON DE LIVRAISON Il est également possible d appeler des actions telles que : Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 1

2 1.1 L ENTÊTE Les informations de l en-tête sont identiques à celle du devis et des autres documents de vente. Les informations à saisir concernent obligatoirement : - La date de livraison - Le code client : Après sélection du code tiers les champs Civilités, Nom, Adresse, CP, ville de la fiche client sont repris dans l en-tête du document ainsi que l adresse de facturation. Si le client qui passe commande n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche client en sélectionnant dans la liste déroulante accessible par l'icône. - Le mode de règlement sera également repris. Aucun mode de règlement ne sera affecté par défaut sur le document. Il est possible de sélectionner un mode de règlement dans une liste déroulante ou d en créer un nouveau. La création d un nouveau mode de règlement nécessite la saisie d un code et d un libellé ainsi que des paramètres du règlement. Exemple : Le client souhaite régler sa facture 20 % par chèque au comptant, 30 % par traite à 30 jours et le solde par traite à 60 jours fin de mois le 5. Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 2

3 1.2 L ONGLET DÉTAIL LE CORPS DU DOCUMENT L onglet détail se compose : - D une barre d'outils avec des boutons, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions, - D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document, - D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris, - D'un pied de document La grille de saisie est libre. Vous pouvez insérer et saisir des articles là où vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Pour insérer un article qui fait l objet d une livraison, il faut se placer dans la colonne "Code Article" et cliquez sur l'icône "Liste" ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Vous accédez alors à la liste des articles et pouvez sélectionner un article. Il faut ensuite indiquer la quantité livrée et, lorsque l article fait l objet d un suivi par numéro de série ou de lot, le numéro correspondant doit être saisi. Une première solution consiste à cliquer sur la fenêtre suivante s affichera à l écran :. Dans ce cas, les numéros seront attribués automatiquement et Une deuxième solution permet de sélectionner les numéros de série. En cliquant sur le bouton suivante s affiche et permet de saisir les numéros la fenêtre Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 3

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5 1.3 LE PIED DE PAGE Le pied représente la partie de totalisation simplifiée de la commande. L'onglet récapitulatif contient le détail des calculs, de la TVA et des autres taxes. 1.4 L ONGLET RÉCAPITULATIF L ONGLET COMPLÉMENT Cet onglet contient des informations complémentaires client, ainsi que des statistiques... Cet onglet varie cela les fonctionnalités activées. Si le commercial/collaborateur est renseigné sur la fiche client, à la sélection du client dans l'entête du bon de livraison, le commercial/collaborateur sera renseigné automatiquement dans cet onglet. Vous avez également la possibilité de saisir le commercial/collaborateur du client directement sur le document. Suite à la sélection du commercial/collaborateur, il sera reporté sur chaque ligne de document (sauf pour les factures d'acompte et avoirs d'acompte). Sur chaque ligne du document, vous pouvez sélectionner un autre commercial/collaborateur que celui sélectionné dans cet onglet Compléments. La gestion des affaires est possible uniquement si vous avez activé le module et la fonction Ce champ permet d'attacher le document à une affaire. Ne pas générer de mouvements de stock permet de définir de ne pas générer de mouvements de stock lorsque la commande est transférée ou regroupée en document supérieur. Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 5

6 2. LA LIVRAISON PAR TRANSFERT D UNE COMMANDE Le bon de livraison peut être obtenu par transfert d un devis ou d une commande. Le cas le plus fréquent correspond au transfert de la commande en livraison. 2.1 LE TRANSFERT DE LA COMMANDE EN LIVRAISON Exemple : La commande CM00869 du client COCEF STRASBOURG dont la livraison est prévue le 6/10/2016 est transféré à cette date en livraison. La livraison est strictement conforme à la commande. La solution la plus simple consiste à transférer le document en livraison. Le bouton permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Document faisant l objet du transfert Date du document généré par le transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Toutes les lignes présentes sur la commande seront transférées sur le bon de livraison et les zones quantités ne seront plus accessibles. Il reste à saisir, le cas échéant, les numéros de série correspondant si l article fait l objet d un suivi par numéro de série. La commande ne peut être transféré qu une seule fois en livraison. Pour chaque ligne article de type Bien géré en stock du bon de livraison, un mouvement de stock négatif sera généré. Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 6

7 2.2 LA LIVRAISON D UNE COMMANDE PREALABLE : Exemple : La commande CM00869 du client COCEF STRASBOURG dont la livraison est prévue le 6/10/2016 fait l objet d une première livraison partielle le7/10/2016. Le reliquat de la commande est livré le 8/10/2016. Le corps de cette commande est le suivant Le 7/0/2016, seuls les téléviseurs BRA et GRU sont livrés. Les autres articles sont livrés 24 heures plus tard. Pour ces derniers articles le pourcentage de remise est augmenté de deux points. Le bouton permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la commande. La zone Filtrage avance permet de vérifier que c est bien la commande CM00869 qui va faire l objet d une livraison. Il faut ensuite indiquer la date et la nature de la pièce à générer Les numéros de série doivent être saisis pour les articles faisant l'objet d un suivi Le bouton permet d afficher les lignes de la commande concernée : Il suffit ensuite de sélectionner les articles qui feront l objet de la première livraison. La colonne quantité à livrer permet d indiquer les quantités qui seront livrées au client. Si l article sélectionné fait l objet d une livraison globale, il suffit de cocher la case située dans la colonne Livrer. Case à cocher dans le cas d une livraison complète de la référence Les numéros de série doivent être saisis pour les articles faisant l'objet d un suivi Lorsque les numéros de série ont été sélectionnés au niveau de la commande, ceux-ci sont automatiquement repris dans le bon de livraison. Lorsque toutes les informations ont été saisies, il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer. Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 7

8 2.3 LE TRANSFERT GROUPÉ DE COMMANDES EN LIVRAISON La procédure de regroupement de plusieurs commandes en une seule livraison est identique à celle du regroupement de plusieurs demandes de prix en une seule commande. Ce regroupement peut être effectué à partir de la liste des documents ou depuis la barre de navigation Exemple : Deux commandes CM00873 et CM du client CORA REMIRONT sont livrables le 12/10. Un bon de livraison unique est établi par regroupement de ces deux commandes. Pour réaliser le regroupement il faut sélection les deux documents, cliquer sur le bouton, droit de la souris et lancer la commande Regrouper L assistant de regroupement va permettre de procéder au regroupement des documents sélectionnés. En cliquant sur suivant, la fenêtre Regroupement de documents s affiche à l écran et permet : - De choisir la date et le type de document à générer, ici le bon de livraison ; - De sélectionner pour chaque document généré les différentes options de regroupement. Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 8

9 Le corps du bon de livraison généré se présente ainsi : Le bon de livraison obtenu par transfert ne permet pas de modifier les quantités. Pour les articles faisant l objet d un suivi par numéros de série ou de lot, il reste à renseigner les numéros. Cette méthode est utilisée dans le cas où les commandes regroupées sont intégralement livrées. Il est possible de regrouper plusieurs commandes qui font cependant l objet d une livraison partielle. Cette autre solution consiste à sélectionner les deux commandes et à cliquer avec le bouton droit de la souris sur Livrer. La fenêtre ci-dessous s affiche alors à l écran. En cliquant sur, les lignes des différentes commandes sélectionnées s affichent à l écran. Il est ensuite possible de saisir ligne par ligne les quantités à livrer au client. 2.4 LA FACTURE PAR TRANSFERT D UNE COMMANDE Une commande peut également être transférées directement en facture ; Le transfert en facture peut également concerner une ou plusieurs commandes qui font l objet d un regroupement. La procédure est alors la même à celle du transfert groupé en bon de livraison. Service Education EBP Open Line Version 7 La livraison du client Page 9