Service du secrétariat général Responsable du dossier des assurances

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1 GUIDE DE PLANIFICATION DES ACTIVITÉS ET DE PRÉVENTION DES ACCIDENTS Activités à l extérieur de l école Septembre 2006

2 Guide PRÉAMBULE Ce guide constitue un outil destiné au personnel de la Commission scolaire de la Région-de-Sherbrooke qui organise des activités se déroulant à l extérieur de l école. Il regroupe un ensemble d éléments qu il est suggéré de vérifier lors de la planification d une activité se déroulant à l extérieur de l école. Nous vous incitons à l utiliser en fonction de vos besoins et du type d activité que vous désirez organiser. Les deux objectifs visés par le guide sont : 1. La planification et la prévention des accidents lors d activités à l extérieur de l école. 2. La présentation d une demande d autorisation à l assureur pour la tenue : - d activités à hauts-risques (alpinisme, canot en eau vive, course sur pentes de ski, descente de rivière, équitation, escalade de glace, escalade de montagne, glissade en pneumatique, kayak, karting, vélo de montagne, etc.); - d activités se déroulant à l extérieur du Canada. Il faut savoir que toute activité à hauts-risques ou tout voyage à l extérieur du Canada doit faire l objet d une autorisation de la part de l assureur de la CSRS. Pour obtenir cette autorisation, le Secrétariat général transmet une demande en ce sens à l assureur. Si vous avez une activité à hauts-risques ou une activité à l extérieur du Canada à planifier, contacter la personne responsable des assurances au Secrétariat général au , poste Si vous désirez que l information acheminée à l assureur soit la plus complète possible, utilisez les formulaires prévus dans ce guide. Le guide est divisé en deux sections : une section générale pour l ensemble des activités se déroulant à l extérieur de l école au cours de l année scolaire; une section spécifique pour les activités à hauts-risques ou se déroulant à l extérieur du Canada. CONTENU DE LA SECTION GÉNÉRALE (1A) OUTIL DE PLANIFICATION (section générale) une liste d éléments à vérifier lors de l organisation d une activité se déroulant à l extérieur de l école. (1B) AUTORISATION DE LA DIRECTION (section générale) un formulaire afin d obtenir l autorisation de la direction d école pour l ensemble des activités se déroulant à l extérieur de l école au cours de l année scolaire. (1C) AUTORISATION PARENTALE (section générale) un formulaire afin d obtenir l autorisation de l autorité parentale et le consentement aux soins pour l ensemble des activités se déroulant à l extérieur de l école au cours de l année scolaire. CONTENU DE LA SECTION SPÉCIFIQUE (2A) OUTIL DE PLANIFICATION (section spécifique) une liste de questions servant à compléter une demande d autorisation qui doit être acheminée à l assureur pour les activités à hauts-risques ou se déroulant à l extérieur du Canada. (2B) AUTORISATION DE LA DIRECTION (section spécifique) un formulaire afin d obtenir l autorisation de la direction d école pour une activité à hauts-risques ou se déroulant à l extérieur du Canada. (2C) AUTORISATION PARENTALE (section spécifique) un formulaire afin d obtenir l autorisation de l autorité parentale et le consentement aux soins pour une activité à hauts-risques ou se déroulant à l extérieur du Canada. Pour toute information complémentaire, veuillez contacter : La personne responsable du dossier des assurances au numéro de téléphone , poste ou Me Carl Mercier, secrétaire général au numéro de téléphone , poste 20301; mercierca@csrs.qc.ca.

3 (1A) Outil de planification (Section générale) L organisateur d une activité peut se servir de cette grille afin de vérifier s il a examiné tous les éléments entourant le bon déroulement de l activité. Les établissements scolaires peuvent ajouter des exigences particulières selon la nature de l activité organisée et la clientèle visée. En ce qui concerne la planification de l activité Je connais l activité et je l ai déjà pratiquée Je connais les lieux où se déroulera l activité et je les ai visités Les lieux ont été conçus pour ce genre d activité et ne présentent pas de pièges Les lieux sont à une distance raisonnable des secours Je connais les règles pour pratiquer l activité en toute sécurité (Voir Je connais l équipement requis pour la pratique de l activité J ai à ma disposition l équipement requis pour la pratique de l activité Les parents et les élèves ont reçu une information complète sur l activité Les parents ont été avisés que l assureur de la CSRS n assure pas leur enfant Les documents à obtenir sont La résolution du conseil d établissement autorisant l activité L autorisation de la direction pour la tenue de l activité L autorisation parentale et consentement aux soins pour chaque élève La liste des élèves participant à l activité avec : - un numéro d urgence pour chaque élève - le numéro d assurance-maladie de chaque élève - les élèves ayant un problème de santé Les règles pour la pratique de l activité en toute sécurité Pour bien encadrer l activité Je connais le niveau d habileté et le comportement de chaque élève Je suis en mesure d évaluer le nombre d accompagnateurs dont j ai besoin Les accompagnateurs choisis possèdent les aptitudes nécessaires Avant de faire transporter les élèves par un tiers (accompagnateur ou élève) J ai avisé le parent que son enfant serait transporté par un tiers J ai vérifié le permis de conduire et le certificat d assurance du tiers J ai vérifié si l utilisation d un siège pour enfant est nécessaire J ai vérifié la conformité et la hauteur du siège pour enfant Le matin prévu pour le déroulement de l activité J ai expliqué les règles du jeu et de sécurité aux élèves et aux accompagnateurs J ai vérifié que ces règles étaient bien comprises par tous J ai testé l équipement afin de vérifier s il était en bon état et sécuritaire J ai vérifié que les élèves portaient l équipement de sécurité requis J ai demandé aux accompagnateurs de voir à faire respecter les règles de sécurité J ai demandé aux accompagnateurs de me signaler les signes de fatigue chez les élèves J ai vérifié si les élèves étaient familiers avec l activité J ai prévu une formation pour les élèves qui n étaient pas familiers J ai fait une démonstration de la pratique de l activité J ai vérifié que l état de santé des élèves leur permettait de pratiquer l activité J ai vérifié que la température et la visibilité étaient adéquates pour l activité J ai vérifié que la tenue vestimentaire des élèves était adéquate pour l activité J ai vérifié que tous avaient apporté ou auront accès à des repas complets En ce qui concerne les secours Moi ou quelqu un du groupe possède des qualifications en secourisme J ai une trousse de premiers soins complète et à jour Je sais où se trouve le matériel de secourisme et comment y avoir accès J ai élaboré un protocole d urgence en cas d accident qui prévoit : - les modalités de transport et d évacuation des élèves - les numéros de téléphone d urgence J ai communiqué ce protocole d urgence aux accompagnateurs J ai un moyen de communication me permettant d appeler des secours La réalisation des activités devra se faire en conformité avec les politiques et directives administratives de la Commission scolaire SGA

4 (1B) Autorisation de la direction (Section générale) L organisateur de l activité remplit toutes les sections du formulaire avant de le soumettre à la direction pour autorisation. Nom de l école : Nom de l enseignant : Année scolaire : Niveau : Programme : Liste des activités prévues au cours de l année scolaire : Rappel : Activité Endroit Date L école informera les parents de toute activité éducative, sportive ou culturelle qui se déroulera à l extérieur de l école. Le transport des élèves se fera par : La surveillance et/ou l accompagnement des élèves se fera par : Cas particuliers à signaler : Protocole d urgence Une trousse de premiers soins sera apportée par le responsable de l activité lors de chaque sortie à l extérieur de l école. Une autorisation écrite de l autorité parentale a été obtenue pour les activités et les soins. Autorisation de la direction Responsable de l activité (Nom) Direction d école (Nom) (Signature) (Signature) (Téléphone d urgence du responsable) Signé à, ce À conserver par l école pour une période de trois ans SGA

5 (1C) Autorisation parentale (Section générale) CONFIDENTIEL À l attention des parents : Nous vous demandons de lire le présent formulaire relatif aux activités qui se dérouleront à l extérieur de l école au cours de l année scolaire. Si vous désirez que votre enfant participe à ces activités, veuillez signer ce formulaire d autorisation parentale et le retourner à l école. Nom de l établissement : Nom de l enseignant : Année scolaire : Niveau : Programme : Liste des activités qui se dérouleront à l extérieur de l école au cours de l année scolaire : Activité Endroit Date L école informera les parents de toute activité éducative, sportive ou culturelle qui se déroulera à l extérieur de l école. Les parents peuvent retirer la présente autorisation en tout temps en avisant l école. Identification de l élève Nom de l élève : Code permanent : Matricule : Personne à contacter en cas d urgence Nom : N o de téléphone : Déclaration de l autorité parentale Autorisation et acceptation J ai pris connaissance des activités qui se dérouleront à l extérieur de l école au cours de l année scolaire et j accepte que mon enfant y participe. Je comprends que les règles de vie de l école continuent de s appliquer lors d une activité se déroulant à l extérieur de l école. Je considère que l état de santé de mon enfant lui permet de participer aux activités, je tiens par contre à préciser : (Veuillez fournir toute information pertinente concernant l état de santé de l enfant) Note : Il est de ma responsabilité de procurer une assurance à mon enfant en cas d accident. Consentement aux soins En cas d urgence et s il était nécessaire de conduire mon enfant à l hôpital ou à une clinique d urgence, je comprends que le responsable du groupe communiquera avec la «personne à contacter en cas d urgence» dans les plus brefs délais. Dans tous les cas, les soins nécessaires seront prodigués à l enfant. Dans l éventualité où ces soins exigent un transport en ambulance, les frais de transport seront à la charge des parents ou du titulaire de l autorité parentale. Nom de la mère, du père ou du tuteur : Signature : Date : Veuillez retourner ce formulaire à l école SGA

6 (2A) Outil de planification (Section spécifique) Cet outil de planification des mesures de sécurité doit être utilisé lors de la planification de chaque activité de plein air et de haut-risque, ou de voyage à l extérieur du Canada. 1. Choix de l activité 1.1 Quelle est la valeur éducative (lien avec le programme scolaire) de l activité que vous avez choisie? 1.2 Quels sont les risques raisonnablement prévisibles lors de la réalisation d une telle activité? 1.3 La valeur éducative de cette activité est-elle supérieure aux risques qui y sont associés? 2. Planification de l activité 2.1 Est-ce que vous connaissez et avez déjà pratiqué l activité? 2.2 Est-ce que vous connaissez et avez visité les lieux où se déroulera l activité? 2.3 Est-ce que les lieux ont été conçus pour la pratique d une telle activité? 2.4 Est-ce que les lieux présentent des pièges ou des anomalies? 2.5 Est-ce que l endroit choisi est à une distance raisonnable des secours? 2.6 Est-ce qu il existe des normes pour la pratique sécuritaire de cette activité? Voir Loisir et sport à Est-ce que vous connaissez l équipement requis pour pratiquer l activité? Voir Loisir et sport à Est-ce que vous avez l équipement nécessaire à la pratique de cette activité? 2.9 Est-ce que les élèves et les parents ont reçu une information complète et exacte de l activité projetée (lieu, équipements nécessaires, aptitudes nécessaires, risques inhérents à l activité, etc.)? 2.10 Est-ce que vous avez obtenu l autorisation écrite des parents pour la participation de l élève à l activité et le consentement aux soins (formulaire 2C)? 2.11 Est-ce que vous avez prévenu les parents qu en cas d accident, l enfant n est pas assuré par l assureur de la CSRS? 3. Accompagnateurs 3.1 Combien et de quel type d élèves s agit-il (nombre, âge, niveau d habileté, degré d entraînement, comportement général, difficulté d adaptation ou d apprentissage)? SGA

7 3.2 Compte tenu de l activité, du lieu où elle se déroulera, du nombre et du type d élèves qui y participeront, combien d accompagnateurs devraient surveiller les élèves? 3.3 Est-ce que les accompagnateurs choisis ont les aptitudes requises pour surveiller les élèves? 3.4 Est-ce que les accompagnateurs ont reçu une information complète sur l activité, les règles à suivre, les élèves qui y participeront et les consignes en cas d accident? 3.5 Est-ce que les accompagnateurs ont été avisés qu ils doivent s assurer de faire respecter les consignes et les règles de sécurité données aux élèves? 3.6 Est-ce que les accompagnateurs sont en mesure d évaluer les signes de fatigue ou d épuisement chez l élève? 4. Transport des élèves par un tiers (accompagnateur ou élève) 4.1 Est-ce que vous avez avisé le parent que son enfant serait transporté par un tiers? 4.2 Est-ce que vous avez vérifié le permis de conduire et le certificat d assurance du tiers? 4.3 Est-ce que le transport est adéquat compte tenu des circonstances? 4.4 Est-ce que l utilisation d un siège pour enfant conforme est nécessaire? 5. Déroulement de l activité 5.1 Est-ce que la température et la visibilité sont adéquates pour la tenue de l activité? 5.2 Est-ce que vous avez expliqué les règles de conduite et de sécurité aux élèves et aux accompagnateurs? 5.3 Est-ce que vous avez vérifié si elles ont été bien comprises? 5.4 Est-ce que vous allez vous assurer que les règles seront respectées? 5.5 Est-ce que vous avez testé l équipement afin de vérifier s il est en bon état d utilisation et sécuritaire? 5.6 Est-ce que vous avez vérifié si l élève porte l équipement de sécurité requis à la pratique de l activité (équipement de l élève ou de l école)? 5.7 Est-ce que vous savez si les élèves sont familiers avec ce genre d activité? 5.8 Est-ce qu il y a lieu de prévoir une formation préalable à la tenue de l activité? 5.9 Est-ce qu il y a lieu de faire une démonstration sur la pratique de l activité? SGA

8 5.10 Est-ce que l état de santé de certains élèves les rend inaptes à la pratique de l activité (limitations physiques ou mentales, médication, allergies, autres)? 5.11 Est-ce que des élèves ou parents d élèves ont demandé à être exemptés de la pratique de l activité? 5.12 Est-ce que la tenue vestimentaire de l élève est adéquate pour la pratique de l activité? 5.13 Est-ce que les élèves ont apporté ou auront accès à des repas complets? 6. Planification des secours 6.1 Est-ce que vous êtes qualifié en matière de secourisme? Si non, est-ce qu un adulte du groupe l est? 6.2 Est-ce que vous avez une trousse de premiers soins complète? 6.3 Est-ce que vous savez où se trouve le matériel de secourisme et comment y avoir accès? 6.4 Est-ce que vous avez un «Protocole d urgence» qui prévoit : -les modalités de transport et d évacuation des élèves en cas d urgence; -les numéros de téléphone d urgence nécessaires (ambulance, hôpital) 6.5 Est-ce que ce «Protocole d urgence» est connu des autres accompagnateurs? 6.6 Est-ce que vous avez un moyen de communiquer avec les services d urgence? 8. Accident ou incident lors de l activité 8.1 Est-ce qu un rapport d accident a été rempli pour chaque accident 1 ou incident lors de l activité? 8.2 Est-ce que l événement était raisonnablement prévisible? 8.3 Quels sont les mesures qui auraient pu être prises afin de prévenir la même situation ou l accident? 8.4 Est-ce que ces mesures ont été portées à l attention des personnes concernées? Documents nécessaires Activité à hauts-risques : Est-ce que vous avez les documents suivants? Résolution du conseil d établissement autorisant l activité à hauts-risques Autorisation de la direction pour l activité à hauts-risques (formulaire 2B) Autorisation parentale pour l activité à hauts-risques (formulaire 2C) Activité à l extérieur du Canada : Est-ce que vous avez les documents suivants? Résolution du conseil d établissement autorisant la sortie à l extérieur du Canada Autorisation de la direction pour la sortie à l extérieur du Canada (formulaire 2B) Autorisation parentale pour l activité à l extérieur du Canada (formulaire 2C) Passeport canadien ou carte de citoyenneté pour chaque enfant Information médicale de chaque enfant ayant des besoins particuliers 2. Lettre de consentement -Voir Affaires consulaires du Gouvernement de Canada à 1 Pour tout accident où il y a eu blessure, un rapport d accident doit être rédigé et transmis à la personne responsable du dossier des assurances au Service du secrétariat général poste Consulter les procédures établies par la Commission scolaire de la Région-de-Sherbrooke. Voir document SRE-PR SGA

9 (2B) Autorisation de la direction (Section spécifique) L organisateur de l activité remplit toutes les sections du formulaire avant de le soumettre à la direction pour autorisation, accompagné du document (2A) OUTIL DE PLANIFICATION. Description des participants Nom de l école : Niveau / programme : Nom de la personne qui organise l activité : Nombre d élèves participants : Âge moyen : Nombre d enseignants : Nombre d accompagnateurs : Description de l activité Haut risque Voyage hors-canada Destination et description de l activité : Nom de l entreprise qui offre l activité : Type d équipement requis : Date et heure du départ : Date et heure du retour : Moyen de transport utilisé : Type de l hébergement : Description des mesures de sécurité Nous déclarons en cochant ( ) dans l espace prévu que : L entreprise est reconnue pour son expertise, une preuve d assurance est exigée. Le Guide de planification et de prévention des accidents Activités à l extérieur de l école a été remis à l organisateur de l activité. Une trousse de premiers soins sera disponible et accessible. Il y aura la présence d un secouriste en tout temps. L expérience de la personne (il peut s agir d un enseignant ou d une entreprise) qui organise l activité a été vérifiée. L autorisation parentale a été obtenue (incluant le transport par un tiers). L autorisation de la direction d école a été obtenue. L élève a fait la preuve qu il détenait une assurance adéquate. Un protocole d urgence est en place (incluant l évacuation et transport). L expertise de la personne qui organise l activité est la suivante : Autres mesures prévues / commentaires: Autorisation de la direction Responsable de l activité Nom Direction d école Nom Signature Signature Téléphone d urgence ou portable du responsable Signé à, ce Conserver la copie et faire parvenir l original à l attention de : La personne responsable du dossier des assurances Service du secrétariat général Télécopieur : SGA

10 (2C) Autorisation parentale (Section spécifique) CONFIDENTIEL À l attention des parents : Nous vous demandons de lire le présent formulaire relatif aux activités qui se dérouleront à l extérieur de l école au cours de l année scolaire. Si vous désirez que votre enfant participe à ces activités, veuillez signer ce formulaire d autorisation parentale et le retourner à l école. Nom de l école : Nom de l enseignant : Année scolaire : Niveau : Programme : Description de l activité Hauts-risques Voyage hors-canada Destination et description de l activité : Nom de l entreprise qui offre l activité : Type d équipement requis : Date et heure du départ : Date et heure du retour : Moyen de transport utilisé : Type de l hébergement : Responsable de l activité : Identification de l élève Nom de l élève : Code permanent : Matricule : Personne à contacter en cas d urgence Nom : No de téléphone : Déclaration de l autorité parentale Autorisation et acceptation J ai pris connaissance des activités qui se dérouleront à l extérieur de l école au cours de l année scolaire et j accepte que mon enfant y participe. Je comprends que les règles de vie de l école continuent de s appliquer lors d une activité se déroulant à l extérieur de l école. Note : Il est de ma responsabilité de procurer une assurance à mon enfant en cas d accident. Consentement aux soins En cas d urgence et s il était nécessaire de conduire mon enfant à l hôpital ou à une clinique d urgence, je comprends que le responsable du groupe communiquera avec la «personne à contacter en cas d urgence» dans les plus brefs délais. Dans tous les cas, les soins nécessaires seront prodigués à l enfant. Dans l éventualité où ces soins exigent un transport en ambulance, les frais de transport seront à la charge des parents ou du titulaire de l autorité parentale. Je considère que l état de santé de mon enfant lui permet de participer à cette activité, je tiens par contre à préciser : Nom de la mère, du père ou du tuteur : (Veuillez fournir l information concernant l état de santé de l enfant) Signature : Date : À conserver à l école pour trois ans au dossier de l élève. SGA