GUIDE D UTILISATION MyIstra

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1 Intégrateur de services numériques GUIDE D UTILISATION MyIstra Pour contacter le support technique : FINGERPRINT TECHNOLOGIES - ZI - 5 rue Jean Charcot Romans France

2 Sommaire 1. Présentation de MyIstra Installation Connexion à MyIstra Première connexion Connexion Raccourcis Réglage du numéro de sortie et des états de présence Réglage du numéro affiché Modifier le numéro de sortie Masquer son numéro Gérer son numéro de sortie selon les états de présence Réglage des états de présence Réglage des états de présence Réglage de l agenda Règles sur les appels entrants Gestion des redirections Créer une règle de redirection Activer ou désactiver une règle de redirection Modifier ou supprimer une règle de redirection Réglage patron / secrétaire Créer une règle patron / secrétaire Définir le poste secrétaire Supprimer, désactiver et modifier une règle Réglage de la messagerie vocale Assistant d absence Créer une règle assistant d absence Supprimer, désactiver ou modifier une règle assistant d absence Autres règles sur les appels entrants Gestion des téléphones et du compte Configuration du téléphone Activer / désactiver un téléphone Mode «Ne pas déranger» Autoriser les appels en attente Appels simultanés Modifier le nom du téléphone /35

3 6.1.6 Paramétrer les touches programmées Régler le poste téléphonique Modifier le mot de passe Modifier la langue, le format date et l affichage des contacts Modifier les détails personnels Paramétrer les notifications Gestion des groupes Gestion des appels Emettre un appel Transférer un appel Fusionner des appels Continuité d appel en convergence fixe / mobile Historique des appels Filtrer par appels reçus Filtrer par appels manqués Filtrer par appels émis Ajouter un contact Gérer sa liste noire Messagerie vocale Lire un message vocal Gérer les notifications Chat interne Gestion des contacts (interne, externe, favoris ) Onglet «Tous» Onglet «Département» Onglet «Favoris» Onglet «Groupes» Onglet «Répertoire Personnel» Onglet «Services» Onglet «Contacts partagés» Onglet «Employés» Options avancées Réduire l affichage de MyIstra Raccourcis clavier Autres options /35

4 1. Présentation de MyIstra MyIstra est une application de Couplage Téléphonie Informatique développée en HTML 5. Ce nouveau compagnon de téléphonie permet d avoir des informations sur la disponibilité des collaborateurs et de gérer les appels depuis l ordinateur offrant ainsi un environnement de communications unifiées. 2. Installation Pour télécharger le logiciel, cliquez sur le lien suivant : Exécutez l application et cliquez sur «Installer». 4/35

5 3. Connexion à MyIstra 3.1 Première connexion Pour se connecter et obtenir vos identifiants : Cliquez sur «Problèmes de mot de passe?». Renseignez votre adresse et cliquez sur «Envoyer les instructions» pour réinitialiser le mot de passe.. Vous recevrez par l ensemble des instructions pour obtenir vos identifiants. 5/35

6 3.2 Connexion Pour se connecter, renseignez votre identifiant et votre mot de passe choisi lors de votre première connexion. 3.3 Raccourcis Pour afficher l ensemble des raccourcis clavier disponibles cliquez sur la lettre «P» de votre clavier. 6/35

7 4. Réglage du numéro de sortie et des états de présence 4.1 Réglage du numéro affiché Le numéro dans l encadré rose est le numéro de sortie, c est-à-dire le numéro qui se présente lorsque vous émettez un appel sortant Modifier le numéro de sortie Pour modifier le numéro de sortie : Cliquez sur le numéro. Placez le curseur dans le champ «Numéro actuel» et modifiez le numéro de sortie Masquer son numéro Cliquez sur le bouton rond à côté de «Masquer mon numéro». Lorsque le bouton est rose, cela signifie que l option est activée. Pour la désactiver, cliquez de nouveau sur ce même bouton. 7/35

8 4.1.3 Gérer son numéro de sortie selon les états de présence Il est possible de gérer les numéros de sortie selon votre état de présence (cf. 4.2 Réglage des états de présence). Cliquez sur «Géré par la présence». Choisissez le numéro qui sera présenté par défaut. Cela dépend des choix de l administrateur. Il est possible de mettre : le numéro de l entreprise, d un site, d un groupe, d un SDA, tout autre numéro de l entreprise. Pour choisir le numéro qui sera présenté selon les états de présence, cliquez sur «Défaut». Renseignez le numéro par état de présence. 8/35

9 4.2 Réglage des états de présence En cliquant sur «Présent», vous gérez vos différents états de présence (présent, occupé ) selon des règles précises et votre agenda Réglage des états de présence Pour choisir un état un de présence : Cliquez sur «Présent» en haut à gauche (en dessous de votre numéro). Cliquez sur l état de présence voulu. Choisissez si l état commence «Maintenant» ou «Plus tard». Si l état commence «Maintenant», il est possible de : - De ne pas définir de fin, cliquez sur «Sans fin». - De définir une date de fin personnalisée : choisissez l heure de fin et sélectionnez une répétition pour différents jours de la semaine. 9/35

10 4.2.2 Réglage de l agenda Pour mettre en place un événement : Cliquez sur «Présent» en haut à gauche. Cliquez sur «+Nouvel événement». Vous avez la possibilité de créer un agenda par état de présence. Cliquez sur l état à paramétrer. Choisissez si l événement débute «Maintenant» ou «Plus tard». Si la règle commence Maintenant : Choisissez une date et une heure de fin ; ou ne choisissez pas de fin. Attribuez un nom à l événement ou un message personnalisé (optionnel). Si l événement se répète, pour activer une répétition cliquez sur Choisissez les jours où se répète l événement. 10/35

11 Si la règle commence Plus tard : Choisissez si cette règle s applique tous les jours à l aide du bouton. Si la règle s applique tous les jours, choisissez une date de début et une date de fin. Si la règle ne s applique pas tous les jours, choisissez une période sur laquelle s applique cet événement avec une date de début et une date de fin. 11/35

12 Pour supprimer un événement Cliquez sur l événement. Cliquez sur la flèche à côté d éditer, et cliquez sur la poubelle pour supprimer l événement. 5. Règles sur les appels entrants 5.1 Gestion des redirections Créer une règle de redirection Cliquez sur le menu en haut à droite. Cliquez sur «Redirections». Cliquez sur «Ajouter». 12/35

13 Il est possible de créer une règle de redirection en filtrant : Par l origine de l appelant : Tous les appels Les appels masqués Les appels externes Les appels internes Par conditions téléphoniques : En tout temps En cas de non réponse Lorsque vous êtes occupé Lorsque vous êtes injoignable Choix du numéro de destination : Réceptionniste Autre : permet d entrer le numéro de son choix (un mobile par exemple) Réglages avancés : Filtrer par appelant Filtrer par numéro appelé Filtrer selon l état de présence Pour valider la règle de redirection, cliquez sur «Sauver» en haut à droite. Aperçu des règles de redirections créées Pour avoir un aperçu des redirections créées, cliquez sur le menu en haut à droite. Cliquez sur «Redirections». 13/35

14 5.1.2 Activer ou désactiver une règle de redirection Cliquez sur le bouton pour activer ou désactiver une redirection. Lorsque le bouton est rose cela signifie que la redirection est activée Modifier ou supprimer une règle de redirection Cliquez sur le bouton flèche. Cliquez sur «Supprimer» pour supprimer la règle de redirection. Cliquez sur «Edition» pour modifier la règle. Choisissez les paramètres à changer puis cliquez sur «Sauver». 5.2 Réglage patron / secrétaire Lorsqu il y a un appel vers le poste «Patron» cela fait sonner également le poste «Secrétaire». Il est possible de faire sonner le poste «Patron» uniquement pour certains numéros Créer une règle patron / secrétaire Cliquez sur le menu en haut à droite. Cliquez sur «Secrétaire», puis sur «Ajouter». Choisissez les règles de filtrage (par origine de l appelant, par conditions téléphoniques, par état de présence ). Cliquez sur «sauver» en haut à droite pour valider. 14/35

15 Pour créer une nouvelle règle : Cliquez sur la flèche dans le menu, et cliquez sur «+» Définir le poste secrétaire Cliquez sur la flèche dans le menu, et cliquez sur l outil. Définissez les règles ainsi que le poste vers lequel seront redirigés les appels Supprimer, désactiver et modifier une règle Supprimer une règle Cliquez sur la flèche et sur «Supprimer». Désactiver une règle Cliquez sur.. Lorsque le bouton est rose cela signifie que la redirection est activée. Modifier une règle Cliquez sur la flèche et sur «Edition» Modifiez les paramètres et cliquez sur «Sauver». 15/35

16 5.3 Réglage de la messagerie vocale Cliquez sur le menu en haut à droite. Cliquez sur «Règles de messagerie». Le cadenas signifie que les règles de messagerie sont définies par l administrateur. Il est toutefois possible de les activer ou de les désactiver à l aide des boutons. 5.4 Assistant d absence Cela permet de gérer les absences et de créer des règles Créer une règle assistant d absence Cliquez sur le menu en haut à droite Cliquez sur «Assistant d absence», puis sur «Ajouter». 16/35

17 Pour créer une nouvelle règle : Cliquez sur la flèche dans le menu. Cliquez sur «+». Choisissez le réglage de filtrage (par origine de l appelant, par conditions téléphoniques, par état de présence ) Supprimer, désactiver ou modifier une règle assistant d absence Supprimer une règle Cliquez sur la flèche et sur «Supprimer». Désactiver une règle Cliquez sur. Lorsque le bouton est rose cela signifie que la redirection est activée. Modifier une règle Cliquez sur la flèche et sur «Edition». Modifiez les paramètres et cliquez sur «Sauver». 17/35

18 5.5 Autres règles sur les appels entrants Il est possible d appliquer d autres règles sur les appels entrants : Call Queuing : mise en place de files d attente selon différents filtrages Filtrage d appels Rappel automatique La mise en place de ces règles a les mêmes étapes que la gestion des redirections par exemple (cf 5.1 Gestion des redirections) ou le filtrage patron / secrétaire (cf 5.2 Réglage patron / secrétaire). L administrateur d un groupe peut faire tout ce qui a été énuméré plus haut pour un groupe (règles de redirection, filtrage patron / secrétaire, assistant d absence,...). 6. Gestion des téléphones et du compte 6.1 Configuration du téléphone Activer / désactiver un téléphone Cliquez sur l icône téléphone en haut à droite. Cliquez sur le bouton pour activer ou désactiver le téléphone. Lorsqu un utilisateur a plusieurs téléphones, ce bouton permet de sélectionner le téléphone qu il souhaite piloter (en cas de plusieurs téléphones distants par exemple). Pour ajouter un terminal distant, se rapprocher de l administrateur. 18/35

19 6.1.2 Mode «Ne pas déranger» Pour activer le mode «Ne pas Déranger» cliquez sur le bouton Autoriser les appels en attente Pour activer le mode double appel cliquez sur le bouton Appels simultanés Cliquez sur l icône téléphone en haut à droite. Cliquez sur le téléphone. Paramétrez les appels en simultanés parmi deux choix. 19/35

20 6.1.5 Modifier le nom du téléphone Il est possible de changer le nom d un téléphone, par exemple : «bureau». Pour se faire suivez les mêmes étapes que le paragraphe et remplissez le champ «Label» Paramétrer les touches programmées L utilisateur peut gérer lui-même les touches programmées de son téléphone. Exemples de touches programmables Téléphone LG Téléphone SNOM Pour modifier les touches programmables Répétez les mêmes opérations que le paragraphe Cliquez sur «Touches programmées». 20/35

21 Les différents types d actions : o o o Ligne : prise de ligne. Supervision : permet de voir si un utilisateur est en ligne / disponible / sonne, de faire des numéros raccourcis et d intercepter les appels sur sa ligne. Il est également possible d attribuer cette action aux utilisateurs de la même entreprise mais sur un site différent. Numéro abrégé : permet de composer le numéro en cliquant sur la touche. Cliquez sur la touche à paramétrer. Choisissez l action de la touche. Inscrivez le destinataire du raccourci. Cliquez sur «Sauver». Reproduisez le même procédé pour toutes les touches à programmer. Pour prendre en compte les modifications, cliquez sur «Redémarrer mon téléphone». 21/35

22 6.2 Régler le poste téléphonique Modifier le mot de passe Cliquez sur l icône téléphone en haut à droite. Cliquez sur l onglet «Détails». Cliquez sur «Changer le mot de passe» Modifier la langue, le format date et l affichage des contacts Dans l onglet «Détails» : Choisissez la langue souhaitée parmi le français, l anglais ou l allemand. Choisissez le format d affichage des dates : 12h ou 24h. Choisissez le format d affichage des contacts. 22/35

23 6.2.3 Modifier les détails personnels Dans l onglet «Détails», il est possible de renseigner son numéro personnel ainsi que son numéro de mobile. Cliquez sur pour renseigner les numéros. Cliquez sur pour valider Paramétrer les notifications Cliquez sur l onglet «Autres réglages». Activez ou désactivez les différents types de notifications à l aide du bouton. 23/35

24 7. Gestion des groupes Il est possible de gérer les groupes ACD (Automatic Call Distribution) et de les superviser avec l option Call Center. Modifications possibles : Editer les redirections Editer l annonce d un groupe au niveau du type de sonnerie (unisson / cyclique / séquentielle). Les groupes sont gérés par l administrateur. Un utilisateur peut gérer le groupe auquel il appartient s il en a les droits. 8. Gestion des appels 8.1 Emettre un appel Cliquez sur le bouton «Appels». Composez le numéro à appeler : soit avec le clavier de l ordinateur (il est possible de coller un numéro copié par exemple), soit en cliquant sur les touches de MyIstra. Pour appeler le numéro, cliquez sur le bouton vert ou appuyez sur la touche «Entrée» du clavier de l ordinateur. 24/35

25 Appels visioconférence (option): Il est possible de réaliser des appels en visioconférence, avec un partage de fenêtre (la fenêtre s affiche dans l écran du collaborateur en ligne). Préalable : pour avoir le droit de réaliser ce type d appel, se rapprocher de l administrateur. Il existe 3 niveaux dans la visioconférence : Standard : uniquement pour les appels en interne. Premium : uniquement pour les appels en interne avec partage de fenêtre. Premium+ : visioconférence avec partage de fenêtre pour les appels en interne et avec quelqu un de l extérieur. Pour émettre un appel en visioconférence : Cliquez sur un contact. Cliquez sur «Appel Vidéo». 8.2 Transférer un appel Transfert à l aveugle Lorsque vous êtes en conversation, cliquez sur «Mettre en attente». 25/35

26 Cliquez sur «Rediriger» et composez le numéro vers lequel l appel sera transféré. L appel est redirigé vers l interlocuteur. Annoncer l appel Cliquez sur «Nouvel appel». Annoncez l appel à votre interlocuteur, puis cliquez sur «Transférer». L appel est transféré à votre interlocuteur. 26/35

27 8.3 Fusionner des appels Lorsque vous êtes en conversation et que vous souhaitez réaliser une conférence : Cliquez sur «Nouvel appel». Cliquez sur «Fusionner». La fusion est alors établie. Vous apercevez la liste de tous les participants. 27/35

28 8.4 Continuité d appel en convergence fixe / mobile Il est possible de basculer un appel en cours de conversation du mobile vers le poste fixe sans que votre interlocuteur ne s en rende compte. Lorsque vous êtes en conversation sur votre mobile et que vous êtes à côté de votre poste fixe, composez «**». L appel est alors basculé sur votre terminal fixe. Prérequis : Il faut que votre mobile soit considéré comme un terminal distant de votre ligne. Pour ajouter un nouveau terminal distant, se rapprocher de votre administrateur. 8.5 Historique des appels Cliquez sur le bouton «Appels», puis cliquez sur «Tous les appels» Filtrer par appels reçus Pour afficher uniquement les appels reçus, cliquez sur le bouton en haut à droite (avec une flèche en direction du téléphone). 28/35

29 8.5.2 Filtrer par appels manqués Pour afficher uniquement les appels manqués, cliquez sur le bouton en haut à gauche (avec une flèche en direction de la droite) Filtrer par appels émis Pour afficher uniquement les appels émis, cliquez sur le bouton en bas à gauche (avec une flèche en direction de la droite). 8.6 Ajouter un contact Cliquez sur le bouton «Appels». Cliquez sur «Tous les appels», puis cliquez sur la flèche du numéro que vous souhaitez ajouter à vos contacts. 29/35

30 Cliquez sur «Ajouter à la liste des contacts». Remplissez les différents champs puis cliquez sur «Sauver». 8.7 Gérer sa liste noire Répétez les mêmes opérations que pour l ajout d un nouveau contact. Cliquez sur «Ajouter le numéro à la liste noire». Pour supprimer un numéro de sa liste noire : - Cliquez sur le bouton «Enlever ce numéro de la liste noire». - Ou, cliquez sur «Liste noire» dans le menu en haut à droite et désactivez ou supprimez un numéro de la liste. 8.8 Messagerie vocale Lire un message vocal Pour lire un message vocal, cliquez sur le bouton «Messages». 30/35

31 8.8.2 Gérer les notifications Cliquez sur la flèche puis sur l outil. Choisissez la destination des notifications : o Aucune. o Par courriel. o Par courrier avec message vocal attaché. 9. Chat interne Vous avez la possibilité de chatter via MyIstra avec les collaborateurs de votre entreprise. Cliquez sur «Chats». Pour créer un nouveau chat, cliquez sur la flèche puis sur le «+». Entrez le nom du destinataire, inscrivez le texte et cliquez sur «Envoi». 31/35

32 10. Gestion des contacts (interne, externe, favoris ) 10.1 Onglet «Tous» Cet onglet permet de visualiser tous les contacts Onglet «Département» Cet onglet permet de visualiser le département commercial, ADV etc. Les départements sont créés par les administrateurs. Un département regroupe plusieurs utilisateurs Onglet «Favoris» Vous pouvez ajouter des contacts en favoris. Cliquez sur un contact. Cliquez sur «Favori». 32/35

33 Pour visualiser les contacts favoris, cliquez sur l onglet «Favoris». Pour enlever un contact en Favoris, cliquez sur le contact et cliquez sur «Favoris» pour le désactiver Onglet «Groupes» Cet onglet permet de : Visualiser les différents groupes d appels existants D appeler un groupe De laisser un message vocal au groupe Pour consulter l onglet «Groupes» : Cliquez sur la flèche de droite pour naviguer dans les onglets jusqu à atteindre l onglet «Groupes» Onglet «Répertoire Personnel» Cet onglet permet de visualiser vos contacts personnels. Pour consulter l onglet «Répertoire personnel» : Cliquez sur la flèche de droite pour naviguer dans les onglets jusqu à atteindre l onglet «Répertoire personnel». 33/35

34 10.6 Onglet «Services» Cet onglet permet d afficher les différents services sur MyIstra. Pour consulter l onglet «Services» : Cliquez sur la flèche de droite pour naviguer dans les onglets jusqu à atteindre l onglet «Services» Onglet «Contacts partagés» Cet onglet permet de visualiser l annuaire partagé de l entreprise. Cf My Company. Pour consulter l onglet «Contacts partagés» : Cliquez sur la flèche de droite pour naviguer dans les onglets jusqu à atteindre l onglet «Contacts partagés» Onglet «Employés» Cet onglet regroupe les numéros de tous les collaborateurs de l entreprise. Pour consulter l onglet «Employés» : Cliquez sur la flèche de droite pour naviguer dans les onglets jusqu à atteindre l onglet «Employés». 11. Options avancées 11.1 Réduire l affichage de MyIstra Faites un clic droit sur l icône MyIstra dans la barre des tâches et sélectionnez «Options». 34/35

35 Cliquez sur «Avancé» dans le menu de gauche et choisissez le niveau de zoom souhaité Raccourcis clavier Il est possible de mettre en place des raccourcis clavier pour la recherche d un contact ou pour lancer un appel. Faites un clic droit sur l icône MyIstra dans la barre des tâches et sélectionnez «Options». Cliquez sur «Paramètres» dans le menu de gauche. Cochez sur le raccourci que vous souhaitez programmer et choisissez la combinaison de touches Autres options Il est possible de régler d autres paramètres comme par exemple : Démarrer l application avec Windows Importer des contacts Outlook Régler des paramètres audio *************************************************************************************************************** Pour toutes questions ou précisions, merci de se rapprocher du support technique : /35