DOSSIER TECHNIQUE 26 e Congrès du Collège National des Cardiologues Français

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1 [Texte] DOSSIER TECHNIQUE 26 e Congrès du Collège National des Cardiologues Français 23 au 25 octobre 2014 Montage décorateurs 21 octobre 2014 Installation des exposants 22 octobre 2014 CONTACT SERVICE EXPOSANT CENTRE DE CONGRES DE LYON Clémence Motte Tél expo@ccc-lyon.com CONTACT ORGANISATEUR SOCIETE : Pour le CNCF / Agence CCC Contact : Sophie Godefroy Tél : Fax : s.godefroy@societeccc.fr

2 1 - INFORMATIONS PRATIQUES 1-1 Se rendre au Centre de Congrès de Lyon 1-2 Horaires 1-3 Plan d accès au Centre de Congrès de Lyon 1-4 Plan de l exposition 2 - INSTALLATION DE L EXPOSITION 2-1 Les accès 2-2 Livraison Reprise des colis 2-3 Etiquette colis 2-4 Stockage des emballages vides 3 - STAND EQUIPE 3-1 Description du stand équipé 3-2 Les prestations supplémentaires 3-3 Les obligations des exposants 4 - SURFACE NUE 4-1 Les prestations fournies 4-2 Les prestations supplémentaires 4-3 Les obligations des décorateurs 5 - BADGES EXPOSANTS 6 GUIDE DE L EXPOSANT en annexe 1

3 1 - INFORMATIONS PRATIQUES 1-1 Se rendre au Centre de Congrès de Lyon Accès par avion Le Centre de Congrès de Lyon est situé à 25 mn de l'aéroport de Lyon-Saint Exupéry et à 10 mn de l'aéroport d'affaires de Lyon-Bron. Accès par TGV Le Centre de Congrès de Lyon est à 10 mn de la gare Lyon - Part-Dieu et à 15 mn de la gare de Lyon - Perrache. Accès par la route Le Centre de Congrès est situé à proximité du périphérique nord, sortie : Porte de St Clair, direction Cité internationale. Nos coordonnées GPS : 45 47,0829',4 51,1488' Accès par bus Le site est desservi par : - Ligne C1 depuis Gare de la Part Dieu - Ligne C4 depuis métro Foch (ligne A) et métro Saxe-Gambetta (ligne B) - Ligne C5 depuis Presqu'île et la place Bellecour - Rhône-Express depuis Aéroport de Lyon Saint-Exupéry vers Gare de la Part Dieu Accès par vélo Vélo'V met à votre disposition des vélos en location, 24h/24, 7j/7. Retrouvez les dans tous les sites stratégiques de Lyon. 3 bornes Vélo V sur le site de la Cité Internationale! 2

4 1-2 Horaires Montage de l exposition : Décorateurs mardi 21/10/ h-20h Exposants et décorateurs mercredi 22/10/2014 8h-19h Ouverture de l exposition : Jour 1 23/10/2014 Ouverture aux exposants Ouverture aux cardiologues 8h-19h 8h30-19h Jour 2 24/10/2014 Ouverture aux exposants et aux cardiologues 7h30-19h Jour 3 25/10/2014 Ouverture aux exposants et aux cardiologues 8h-13h Démontage de l exposition : Exposants Décorateurs 25/10/ /10/ h-17h 13h-20h 3

5 1-3 Plan d accès au Centre de Congrès de Lyon 4

6 1-4 Plan de l exposition La commercialisation des espaces dans le Forum de l exposition se poursuit, un plan final sera mis en ligne sur le site du CNCF ultérieurement. Lorsqu un exposant signe son BDC auprès de Cardiologues Congrès, le plan est transmis ensuite directement par l Agence CCC pour qu il puisse choisir son espace. 5

7 2 - INSTALLATION DE L EXPOSITION 2-1 Les accès Hauteur véhicules < à 2,70 m Hauteur véhicules > à 2,70 m Mardi 21/10 Décorateurs uniquement Mercredi 22/10 Décorateurs + exposants Samedi 25/10 Décorateurs + exposants Aire de livraison Parking P2 niveau -1 : 8h-19h Parking P2 niveau -1 : 13h-17h Aire de livraison Aire de livraison : 8h-19h Aire de livraison : 13h-20h Il est prévu un accès direct par monte-charge depuis le parking P2 à la zone d exposition (Forum 6) uniquement pendant les horaires suivants : mercredi 8h-19h, Samedi 13h à 17h. Accès en aire de livraison : 1 QUAI CHARLES DE GAULLE LYON Zone de (dé)chargement de votre matériel, stationnement limité à 20 minutes Accès par parking P2 (payant) : QUAI CHARLES DE GAULLE LYON 2-2 Livraison Reprise des colis Les livraisons de marchandises s effectuent au niveau de l aire de livraison du Centre de Congrès de Lyon aux dates et horaires suivants : LIVRAISONS lundi 20/10 mardi 21/10 REPRISES Samedi 25/10 9h-12h 14h-17h 9h-12h 14h-17h 13h-20h 6

8 MERCREDI 22/10 (JOUR DE MONTAGE EXPOSANTS) : La livraison et la réception sont effectuées sous la responsabilité de l exposant. L exposant devra être présent lors de la livraison sur son stand ou devra se faire représenter. Ni le Centre de Congrès ni l Agence CCC ne réceptionnent les colis le mercredi 22/10 au nom des exposants (sauf prestation de «Gestion de colis avant événement» que l exposant achète auprès du Centre de Congrès) Pour les livraisons arrivées le lundi et le mardi, vous pourrez retirer vos colis en vous adressant à la banque Exposants du Centre de Congrès, au même niveau que l exposition. Tous les matériaux, décors et marchandises (colis, brochures ) devront impérativement être démontés et repris pendant les horaires de démontage (sauf prestation de «Gestion de colis après événement») que l exposant achète auprès du Centre de Congrès. Merci de bien prévenir vos installateurs ou vos représentants en charge de ces aspects logistiques. 7

9 A UTILISER IMPERATIVEMENT SUR TOUS VOS COLIS EN PLUS DU BORDEREAU DE VOTRE TRANSPORTEUR. Sans présence de ces documents, la marchandise ne pourra être acceptée par le Centre de Congrès 2-3 Etiquette colis Merci de coller cette étiquette sur tous vos colis expédiés au Centre de Congrès de Lyon. EVENEMENT :.. CITÉ l CENTRE DE CONGRES l LYON Cité internationale 1 quai Charles de Gaulle F LYON N NOM STAND STAND Contact stand : Téléphone stand : NOMBRE DE COLIS :... / Adresse : Contact : Téléphone : EXPEDITEUR SI VOUS ËTES PARTENAIRE DU CONGRES POUR UNE INSERTION POCHETTE CONGRES, VEUILLEZ AJOUTER SUR L ETIQUETTE -et uniquement pour le/les colis concerné(s)- : KIT CONGRESSISTES. Faute de quoi, l insertion dans les pochettes des congressistes ne pourra pas avoir lieu. DATES DE LIVRAISON EXCLUSIVE POUR LES COLIS KIT CONGRESSISTES (prévoir 1000 ex) Lundi ou Mardi, 9h-12h ou 14h-17h / Merci de vous assurer auprès du service exposants du Centre de Congrès que ceux-ci sont bien arrivés. 2-4 Stockage des emballages vides Pour des raisons de sécurité, le stockage des emballages vides est interdit dans les forums et aires de livraison du Centre de Congrès, pour cette prestation, vous pouvez faire appel au service exposants du Centre de Congrès (voir fiche «Services sur stand» dans le guide exposant) ou à un prestataire externe. 8

10 3 - STAND EQUIPE 3-1 Description du stand équipé Exemple superficie stand en angle d allée et équipé de 9m² Visuel non contractuel Tous les stands, et notamment ceux en ilots, devront laisser leurs stands ouverts sur les allées, de tous les côtés possible, afin de ne pas dresser de mur en face d autres stands qui se retrouveraient ainsi sans visibilité par le public. Ceux le long d un mur du Forum auront une cloison de fond et des traverses pour soutenir enseigne et spots. Le stand équipé comprend : - Cloisons en mélaminé couleur miel (Ht : 2,5m L : 1m) - sans moquette (sol en pierre couleur beige du Forum aspect marbre ; si vous souhaitez de la moquette, vous pouvez en commander dans les prestations complémentaires à vos frais auprès du Centre de Congrès) - Rail de 3 spots : 100W 9

11 - Boîtier électrique : 1,5kw (l électricité fonctionne 24h/24) / Pour un complément de commande, vous rapprocher du service exposants du Centre de Congrès, prestation complémentaire à vos frais - Enseigne en non tissé 40x40cm avec le nom de votre société - Une dotation mobilier : 3 chaises avec revêtement tissu rouge + 1 table couleur bois (1,20m x 0,70m) Pour nous communiquer le texte de votre enseigne et situer vos prestations commandées, voire indiquer les cloisons à retirer, merci de nous retourner la fiche «Plan du stand et informations techniques» par mail à expo@ccc-lyon.com. 10

12 3-2 Les prestations supplémentaires Pour toutes prestations supplémentaires, veuillez-vous reporter aux fiches et au bon de commande du guide exposant en annexe ou via le site Internet : - Aménagement de stand - Electricité complémentaire - Prestations suspendues - Restauration - Services sur stand (nettoyage, accueil, manutention, gestion de colis, stockage) - Audiovisuel et Internet - Décoration florale - Mobilier (en complément de la dotation indiquée précédemment) DATE LIMITE DE COMMANDE : MARDI 30 SEPTEMBRE 2014 TOUTE COMMANDE AU-DELA DE CETTE DATE SERA MAJOREE DE 20%. 3-3 Les obligations des exposants La cloison ne doit pas être trouée ni percée. En cas de détérioration, la cloison sera facturée à l exposant (42 HT par cloison). Les seuls moyens d accroches autorisés sont : scotch, scotch double-face, crochets + chaînettes. L élingage est autorisé à une hauteur limite de 4m. Pour toute commande d élingage, merci de nous renvoyer la fiche Elingage accompagnée de votre plan coté, sans lequel votre demande ne sera pas traitée. L enseigne : le nom de votre enseigne est à reporter sur la fiche «Plan du stand et informations techniques», faute de quoi votre stand sera sans enseigne. Aménagement et éléments de décoration : les exposants s engagent à n installer aucun objet hors de leur stand, et à ce que leur structure ne dépasse pas la superficie de leur stand (bandeau, arche ). Aucun empiètement sur les allées de circulation ne pourra être accepté. Vous trouverez en annexe, dans le guide de l exposant, les obligations des exposants sur les conditions et restrictions à respecter. Le passage du Chargé de Sécurité est prévu lors du montage exposant. 11

13 4 - SURFACE NUE AMENAGEE PAR UN DECORATEUR Les stands construits par vos propres décorateurs, et notamment ceux en ilots, devront être ouverts sur les allées, de tous les côtés possible (bien sûr pour les côtés non cloisonnés par un stand voisin). Ceci afin de ne pas dresser de mur en face d autres stands qui se retrouveraient ainsi sans visibilité par le public (les réserves devront être dessinées en ce sens sur vos stands), et votre projet soumis au Chargé de Sécurité, via l cfpsformationlyon@gmail.com, avant le 10 septembre. 4-1 Les prestations fournies La surface nue est délimitée uniquement par un marquage au sol. Seule prestation incluse par espace (quelle qu en soit sa superficie) : un Boîtier électrique : 1,5kw (l électricité fonctionne 24h/24) / Pour un complément de commande, vous rapprocher du service exposants du Centre de Congrès de Lyon Attention : il est impératif de signaler sur la fiche «Plan de stand et informations techniques» l emplacement de votre branchement électrique. 4-2 Les prestations supplémentaires Pour toutes prestations supplémentaires, veuillez-vous reporter aux fiches et au bon de commande du guide exposant en annexe ou via notre site Internet : - Electricité complémentaire - Prestations suspendues - Restauration - Services sur stand (nettoyage, accueil, manutention, gestion de colis, stockage) - Audiovisuel et Internet - Décoration florale - Mobilier DATE LIMITE DE COMMANDE : MARDI 30 SEPTEMBRE 2014 TOUTE COMMANDE AU-DELA DE CETTE DATE SERA MAJOREE DE 20%. 12

14 4-3 Les obligations des décorateurs L élingage est autorisé à une hauteur limite de 4m. Merci de nous renvoyer la fiche Elingage (cf. guide de l exposant) accompagnée de votre plan coté. Aménagement et éléments de décoration : les décorateurs s engagent à n installer aucun objet hors de leur stand. Aucun empiètement sur les allées de circulation ne pourra être accepté. Vous trouverez en annexe, dans le guide de l exposant, les obligations des exposants sur les conditions et restrictions à respecter. Le passage du Chargé de Sécurité est prévu lors du montage exposant. 13

15 5 - BADGES EXPOSANTS / Gestion par l AGENCE CCC REFERENCE DU CONGRES : 26 e CNCF à Lyon 23 au 25 octobre 2014 Exemplaire à retourner impérativement avant le mardi 30 septembre 2014 à l Agence CCC, A l attention de Sophie Godefroy, par fax ou par mail s.godefroy@societeccc.fr VEUILLEZ UTILISER CE DOCUMENT pour commander vos badges exposants (gracieux) Nombre non limitatif, merci de dupliquer cette page si besoin N NOM DU LABORATOIRE/SOCIETE A FAIRE FIGURER SUR LE BADGE NOM du représentant Prénom Concernant les déjeuners pour vos staffs lors du congrès, et l éventuelle participation au dîner du congrès, un mail vous sera adressé par l Agence CCC, avec un bon de commande personnalisé. A retourner à l Agence CCC avant le 30 septembre également. Date et signature du responsable : Cachet de l'entreprise : 14

16 6 - GUIDE DE L EXPOSANT DATE LIMITE DE COMMANDE : MARDI 30 SEPTEMBRE 2014 TOUTE COMMANDE AU-DELA DE CETTE DATE SERA MAJOREE DE 20%. Vous pouvez commander vos prestations : Sur notre site Internet (frais de dossier de 30 offerts) En remplissant les bons de commande et en les renvoyant par expo@ccc-lyon.com (dans ce cas, facturation à l exposant de 30 de frais de dossier) Suivre les instructions suivantes : 1 Vous rendre sur l espace commande en ligne de notre site Internet : Sur l agenda : sélectionnez «Collège National des Cardiologues Français 2014» Cliquez sur l icône : «Exposants : COMMANDER» 2 Sélectionnez vos articles 3 Après confirmation de votre commande, saisissez votre adresse Si vous êtes déjà client : Entrez votre mot de passe puis cliquez sur «Ouvrir mon compte». Si vous avez perdu votre mot de passe, cliquez sur «Recevoir mon mot de passe dans ma boite ». Si vous n êtes pas encore client : Cliquez sur «Non, je n'ai pas de compte créé», puis cliquez sur «Ouvrir mon compte» et remplissez le formulaire. Pour toute question, n hésitez pas à contacter le service exposants du Centre de Congrès expo@ccc-lyon.com 15