V-G-Pad GUIDE DE L'UTILISATEUR. Marque déposée à l INPI sous le numéro

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1 GUIDE DE L'UTILISATEUR V-G-Pad Marque déposée à l INPI sous le numéro VGP Kits et Formations Castel 2 2 rue de la Goulgatière Châteaubourg Tel: Fax: SIRET APE 8559A Enregistré sous le numéro :

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3 TABLE DES MATIERES 1 INTRODUCTION 1.1 Références.. 2 GUIDE DE L UTILISATEUR Connexion 2.2 Ecran principal Nouveau contrôle. 2.4 Rapports Devis Facture Autres Client Profil 2.8 Impression

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5 INTRODUCTION 5/24 Bienvenue dans l univers du V-G-Pad! Cher utilisateur, vous venez de faire l acquisition du V-G-Pad et nous vous en remercions. Conçu pour révolutionner l univers du contrôle, le V-G-Pad en plus d être innovant et spécialement pensé pour les contrôleurs a aussi un impact écologique puisqu il peut s affranchir totalement de l utilisation du papier. Nos équipes chez VGP Kits et Formation ont mis en place cet outil de travail en ayant pris en compte les spécificités du contrôle d engin ce qui en fait un outil de travail parmi les plus avancés en la matière. Ce guide utilisateur vous aidera à la prise en main de votre nouvelle acquisition. Prenez le temps de bien le lire les instructions, elles vous permettront de de bien vous familiariser avec le V-G-Pad. Vous verrez, au gré de vos contrôles le gain de temps qu il vous apportera. Bonne utilisation! L Equipe VGP Kits et Formations Le document contient le guide de l utilisateur sur les caractéristiques actuelles 1.1 Références [1] Développement Log (ref : J/ACA/ /LOG/V-G-Pad) [2] Cahier des charges application V-G-Pad (ref : VGP Kits et Formations ) 5

6 GUIDE DE L UTILISATEUR 2.1 CONNEXION Le premier écran permet de se connecter au système V-G-Pad, veuillez entrer votre code d accès. Le premier démarrage du V-G-Pad nécessite quelques minutes pour lire le fichier de configuration ainsi que l initialisation de la base de données. Veuillez ne pas interrompre le processus, cela pourrait endommager les fichiers du système. 2.2 Ecran principal L'écran principal affiche les informations du contrôleur et les types de contrôle* qu'il peut exercer. Depuis cet écran tous les modules principaux peuvent être accessibles via le menu en haut de l'écran: Contrôle, Rapport, Devis, Facture et (Clients, Profil, Déconnection) * Les images des contrôles d engins sont paramétrables (cf chapitre Profil 2.7.2, onglet maintenance) 6

7 2.3 Nouveau contrôle Le premier écran permet soit la sélection d'un client existant ou la création d'un nouveau client. Avant de pouvoir effectuer un contrôle, au moins un client doit être défini. Les informations générales sur la machine à contrôler doivent être définies en premier : 7

8 3 champs sont à remplir obligatoirement : - MARQUE - MODELE/TYPE - N de série Les 4 onglets gris en fin de ligne représentent des menus déroulants. Certains comme la MARQUE sont pré-remplis mais il suffit de rentrer manuellement un champ pour qu il soit pris en compte dans le menu déroulant lors d un prochain contrôle. Astuce! Si vous venez de recevoir le V-G-Pad, vous aurez à rentrer vos engins dans le V-G-Pad afin qu ils soient enregistrés dans la base de données. Pour enregistrer ces engins dans la base de données sans forcément faire de contrôle: - remplissez les caractéristiques de vos engins - validez par OK - annulez la fenêtre suivante VOTRE ENGIN EST ENREGISTRÉ! Avant d arriver sur la page du rapport de l engin vous devez préciser de quel type de vérification il s agit : 8

9 Vous arrivez ensuite sur le rapport de l engin à effectuer : Veuillez remplir les cases pour le type de vérification que vous souhaitez réaliser. Pour les contrôles qui requièrent des valeurs (indiqué par "..."), ce champ doit également être défini. Vous pouvez aussi compléter vos observations en mentionnant le type de contrôle que vous avez effectué, indiqué par V, F ou V/F Pour cela, toucher plusieurs fois la case afin de faire apparaître l observation correcte Si des commentaires supplémentaires sont requis, ils peuvent être ajoutés en appuyant sur le bouton matérialisé par un crayon. Le crayon sera alors remplacé par un petit panneau rouge qui indiquera qu une observation a été portée 9

10 Une fois le contrôle de l engin réalisé, veuillez appuyer sur OK en bas du rapport Si un champ a mal été rempli, vous ne pourrez pas valider votre rapport. Un message d erreur vous indique le contrôle que vous n avez pas effectué (surligné en jaune dans le rapport Une fois enregistré le rapport de contrôle apparaîtra dans le menu Rapport». 10

11 2.4 Rapports Contient les fonctions suivantes: Pour utiliser les fonctions suivantes, il faut sélectionner au préalable la ligne contenant le rapport (la ligne du rapport apparaît en surbrillance verte). Rapport Initial Identification de l appareil Compterendu Supprimer Retour Permet d éditer un Rapport initial à partir du contrôle effectué Permet d identifier le type de machine contrôlée Créé un Rapport Final à partir du contrôle effectué Permet de supprimer un contrôle effectué Permet de revenir sur l action précédente Un système de filtrage par onglet gris permet de rechercher les actions soit : - Par client - Par type de contrôle - Par immatriculation d engin (n immatriculation, N de parc, N série) - Par rapport facturé (client, type de contrôle, immatriculation engin) ou en faisant une recherche multicritères (ex : client + rapport non facturé, ou type de contrôle + immatriculation) 11

12 Légende - Indique une Vérification de remise en service - Indique une Vérification Générale Périodique - Indique une Vérification de mise en service Prévisions Il suffit de cocher la case Prévisions pour avoir un aperçu temporel des contrôles à faire : CODE COULEUR CONTROLE A FAIRE DANS : + de 3 mois - de 3 mois - de 1 mois - de 7 jours Périodicité dépassée!!! 12

13 Publication du document : Une fois le Rapport Initial ou le Compte-rendu final effectués, (ils sont enregistrés également dans le gestionnaire de fichiers) vous avez 4 actions possibles détaillées dans l illustration ci-dessous: Nota : Pour imprimer vos documents, l application de l imprimante doit avoir été installée au préalable (voir le chapitre 2.8 Installation de l application imprimante). 13

14 2.5 Devis Contient les fonctions suivantes: Pour utiliser les fonctions suivantes, il faut faire dérouler la colonne client et sélectionner au préalable la ligne contenant le rapport (la ligne du rapport apparaît en surbrillance verte). Nouveau Utiliser PDF Modifier Valider* Permet de créer un devis pour un type de contrôle défini Permet de publier un devis : , pdf, imprimer,fax Affiche le devis au format PDF Permet de modifier un devis Enregistre le devis et l insère dans la base de données facturation Supprimer : supprime un devis Retour : revient sur l action précédente *Ne pas oublier de valider le devis pour qu il puisse apparaître en facturation! 14

15 2.6 Facture Contient les fonctions suivantes: Modifier Utiliser Supprimer Retour Modifie la facture en associant/dissociant des contrôles effectués ( voir ci-dessous) Permet de publier le document : mail,pdf,imprimer,fax Supprime la facture Revient sur l action précédente Modifier : Ajouter Modifier Associer Dissocier Supprimer Permet de facturer un contrôle supplémentaire à la facturation Permet de modifier le prix et/ou la quantité d un contrôle Indique la référence d un contrôle que l on a effectué Supprime la référence d un contrôle que l on a associé Supprime de la facture un contrôle 15

16 2.7 Autres Clients Contient les fonctions suivantes: Ajouter Permet d ajouter un nouveau client. Seuls les noms et prénoms sont obligatoires Modifier Apporte toutes les modifications des données du client, sauf noms et prénoms Supprimer Supprime le client de la partie active du système Retour Permet de revenir sur l action précédente Il est également possible de publier un RIB* pour le client à partir du menu Ajouter ou modifier : * Le RIB doit avoir été rentré au préalable dans le profil de l utilisateur (voir chapitre 2.7.2) Les conditions de règlement remplies ici sont celles définies par le client. Ce sont celles-ci qui apparaîtront sur la facture 16

17 2.7.2 Profil Alertes RIB Retour Permet de faire une recherche périodique sur les contrôles effectués depuis plus de (jours à définir), voir détail ci-après Définit les informations bancaires du contrôleur Permet de revenir sur l action précédente Maintenance (voir détail ci- après) La case permet au contrôleur d insérer le logo de son choix qu il aura enregistré sur sa tablette dans le répertoire de fichiers. Les conditions de règlement sont celles définies par le contrôleur. Ce sont celles-ci qui apparaissent sur le devis. Afin de pouvoir envoyer des s à vos clients, il est impératif de créer une adresse gmail. Cette application est vivement recommandée car elle fonctionne avec le système d exploitation de la tablette Androïd et le V-G-PAd 17

18 Alertes : Une fois le critère de recherche effectué, la liste des rapports effectués depuis le nombre de jours définis apparaît : Il suffit par la suite de sélectionner les rapports avant de les envoyer par mail : 18

19 Nota : Une fois votre rappel envoyé par , le rapport en référence n apparaîtra plus dans la recherche des alertes Maintenance : 19

20 Sauvegarder Restaurer Nouveau contrôleur Ajouter un rapport Ajouter une image du rapport Verrouiller les options d applications Enregistre la base de données Restaure la base de données Permet de déclarer un nouveau contrôleur si l option est incluse Champ inaccessible pour l utilisateur, réservé à VGP Kits et Formations Permet de choisir une image personnelle correspondant au type d engin concerné Champ inaccessible pour l utilisateur, réservé à VGP Kits et Formations 20

21 2.8 Impression Afin de pouvoir utiliser la tablette avec l imprimante dans de bonnes conditions, l équipe VGP a sélectionné 3 imprimantes : - La première est l imprimante bluetooth portable HP H470 qui permet une utilisation tout terrain. En s affranchissant du câble d alimentation et de connection, elle permet d éditer directement ses rapports chez le client. Compte-tenu du fait de la complexité de son installation, VGP vous installe le module d exploitation sur la tablette si vous avez pris l option V-G-Pad avec imprimante. VGP Kits et Formations n assurera aucun service après-vente auprès de l utilisateur qui aura fait le choix d installer cette imprimante, seul, sans avoir pris l option. Les deux autres sont des imprimantes wifi Epson SX 440 et Canon Pixma MG3150 qui ne nécessitent seulement d aller chercher l application correspondante. Pour que la tablette fonctionne avec l imprimante, l application gratuite Epson iprint (idem avec Canon) doit avoir été téléchargée au préalable via l interface Play Store (suivre la procédure ci-après) : o Accédez à vos applications en touchant l icône en haut à droite de l écran matérialisé par 6 petits carrés : o Sélectionnez l application Play Store 21

22 o o o Touchez la loupe en haut à droite et accédez au champ de recherche de Play Store en haut à gauche. Saisissez le nom de l application. Une fois l application trouvée, installez-là 22

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24 Marque déposée à l INPI sous le numéro Éditeur : VGP Kits et Formations 24