Fournisseurs. Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Novembre 2001

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1 Fournisseurs Projet SAFIR SITEL, Université de Neuchâtel Novembre 2001

2 Comptabilité auxiliaire Grand Livre Comptabilité auxiliaire Client Y Fournisseur A Client Z Fournisseur B Clients collectifs 30'000.- Produits 30' '000.- Fournisseurs collectifs 11'000.- Charges 11' ' ' '000.- Les comptes collectifs relient les comptes de la comptabilité auxiliaire au Grand Livre en temps réel. Cela signifie qu'une écriture dans un compte auxiliaire (Fournisseur A, par exemple) correspond également au même moment à une écriture dans le compte collectif correspondant du bilan. Les comptes fournisseurs (et clients) sont créés uniquement dans la comptabilité auxiliaire et n'apparaissent pas au bilan en tant que tels, mais sous forme cumulée dans les comptes collectifs. Les comptes collectifs fournisseurs suivants ont été définis pour l'université : - Fournisseurs collectifs Suisse - Fournisseurs collectifs Etranger - Fournisseurs collectifs occasionnels Suisse - Fournisseurs collectifs occasionnels Etranger.

3 Fiche fournisseur Données générales - Nom et adresse - Numéro TVA - Coordonnées bancaires Données propres à la société - Données de gestion des comptes - Modes et condition de paiement fixés - Correspondance Données relatives à la gestion des achats - pas utilisé à l'université Un compte fournisseur est défini par la fiche fournisseur, qui contient trois sortes de données : 1. Données générales Elles comprennent notamment le nom du fournisseur, son adresse, sa langue, son numéro de téléphone, son numéro TVA et ses coordonnées bancaires. 2. Données propres à la société Elles comprennent notamment le numéro du compte collectif, les conditions de paiement et la correspondance. 3. Données relatives à la gestion des achats Ces données ne sont pas utilisées à l'université. Les données générales de la fiche fournisseur sont reprises lors de la saisie d'une facture ou d'une autre pièce.

4 Données générales : Adresse Pour consulter un compte fournisseur, prenez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Données de base -> Afficher. Vous pouvez passer d'un écran à l'autre dans la fiche fournisseur avec les icônes de la barre d'outils application :

5 Données générales : Commande Vous pouvez indiquer ici le numéro de TVA du fournisseur. Vous pouvez également indiquer une branche d'activité.

6 Données générales : Banque/ccp Dans cet écran sont définies les relations bancaires/postales du fournisseur. Le numéro de compte (postal ou bancaire) du fournisseur est nécessaire pour un paiement automatique. Le numéro de compte doit être saisi selon les règles du clearing pour pouvoir être utilisé par le programme de paiement automatique => une saisie correcte du numéro de compte est indispensable. Pour les comptes bancaires, utilisez le document "Adresses de contact/présentation du no de compte". La détermination du compte sur lequel est payé le fournisseur (ccp, banque ou référence BVR) se fait lors de la saisie de la facture. Cet écran ne doit être rempli que pour un fournisseur payé par OPAE (ex-sog) ou DTA.

7 Données société : Tenue de compte Le compte collectif détermine le type du compte fournisseur (suisse/ étranger, permanent/occasionnel). Sa saisie est indispensable et obligatoire. Le groupe de comptes auquel est rattaché le fournisseur est déterminant pour le choix du compte collectif : Fournisseurs suisses -> cpte collectif Fournisseurs étranger -> cpte collectif Fournisseurs occasionnels CH -> cpte collectif Fournisseurs occasionnels Etranger -> cpte collectif Pour afficher le compte collectif fournisseur, cliquez sur l'icône.

8 Données société : Paiement Sur cet écran sont saisies les conditions de paiement par défaut (par exemple, à 30 jours net). Avec le code de contrôle de facture double, le système contrôle si une facture existe déjà pour le même fournisseur, avec le même montant et avec la même date de facture. Les modes de paiement indiqués ici représentent tous les modes de paiement possibles pour un fournisseur. Ils sont utilisés uniquement par le programme de paiement automatique.

9 Données société : Correspondance Des indications concernant la correspondance avec le fournisseur (par exemple avis de paiement) sont définies ici.

10 Liste des données de base Pour consulter la liste des fournisseurs, avec les données détaillées, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Système d'information -> Etats pour comptabilité fournisseur -> Données de base - > Index des founisseurs.

11 Liste des adresses fournisseurs Pour consulter la liste des fournisseurs, avec seulement les données d'adresse, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Système d'information -> Etats pour comptabilité fournisseur -> Données de base - > Liste d'adresses.

12 Ecran de saisie d'une facture Pour saisir une facture fournisseur, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Ecriture -> Facture. Les données principales sont saisies sur l'écran illustré ci-dessus. Dans le haut de l'écran sont saisies les donnée relatives au numéro de compte, aux dates (date de la facture et date comptable), à la référence (numéro) de la facture, au montant de la facture, ainsi que le texte descriptif et les données BVR. Les données d'imputation comptable sont saisies dans la seconde partie de l'écran.

13 Saisir une facture - I Lorsque le numéro du fournisseur est saisi, la fiche fournisseur apparaît sur l'écran de saisie. 2. Le solde = 0, ainsi que le "feu vert" indique que les montants saisis sur le compte fournisseur et sur les charges sont égaux (différence = 0).

14 Saisir une facture - II Sur le volet "Paiement" de l'écran de saisie sont définis les comptes pour le paiement automatique : - Banque partenaire = compte du fournisseur - Banque société = compte avec lequel vous payez la facture

15 Saisir une facture - III Des renseignements complémentaires (texte d'en-tête) peuvent être saisis dans le volet "Détail". Remarque : le champ "Domaine d'activité" est repris automatiquement de l'écran d'imputation lors de l'enregistrement de la facture.

16 Comptabiliser une facture 1 2 Une fois les données saisies, il est possible de les vérifier en "simulant" la comptabilisation de la facture. -> Cliquer sur l'icône pour arriver sur l'écran "Synthèse des pièces". 2. Après vérification des données, la facture peut être comptabilisée en cliquant sur. Le système attribue automatiquement un numéro à la facture comptabilisée. Ce numéro apparaît en bas de l'écran.

17 Consulter une pièce comptabilisée Pour consulter une facture comptabilisée, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Pièce -> Afficher. Vous pouvez entrer le numéro de pièce ou le rechercher à l'aide de la liste des pièces. Pour cette recherche, il est nécessaire de préciser l'exercice comptable (année) et un critère de sélection générale (date comptable, type de pièce) Remarque : les types de pièces les plus utilisés sont : SA = pièce comptes généraux KR = facture fournisseur DR = facture client

18 Afficher une pièce comptabilisée La synthèse de la pièce est tout d'abord affichée. Avec un double-clic de la souris sur une ligne de la pièce, chaque poste de la pièce peut être affiché.

19 Modifier une facture Seules les données de conditions de paiement, de texte et de banque peuvent être modifiées lorsqu'une facture est comptabilisée Les données de date, de montant et d'imputation ne peuvent plus être corrigées après comptabilisation Une facture erronnée doit être extournée et comptabilisée à nouveau Pour modifier les données de conditions de paiement, de banque ou de texte d'une facture comptabilisée, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Pièce -> Modifier.

20 Extourner une facture - I une facture ne peut être extournée que lorsqu'elle n'est pas payée ou pas déjà extournée l'extourne crée une pièce comptable avec attribution automatique de numéro, comme toute comptabilisation une facture extournée ne figure plus dans la liste des factures à payer ou des postes non soldés Pour extourner une pièce fournisseur, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Pièce -> Contre-passer. Une pièce fournisseur extournée est du type KX.

21 Extourner une facture - II 2 1 Pour extourner une pièce fournisseur, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Pièce -> Contre-passer. 1. Une fois le numéro de la pièce à extourner saisi, vous pouvez encore vérifier s'il s'agit de la bonne pièce en cliquant sur : Afficher avant contre-passer. 2. Si toutes les données sont définies correctement, vous pouvez extourner la pièce en cliquant sur l'icône en forme de disquette. Une pièce fournisseur extournée est du type KX. Une pièce client extournée est du type DX. Une pièce de compte général extournée est du type SX.

22 Consulter un solde Fournisseur Pour afficher le solde mensuel d'un fournisseur, suivez le chemin : Gestion comptable -> Compta financière -> Fournisseurs -> Comptes -> Afficher soldes. 1. Sélectionner le numéro du fournisseur que vous voulez afficher 2. La liste des soldes mensuels cumulés est affichée 3. Il est également possible d'afficher le détail d'un solde

23 Etat de compte fournisseur -I Pour consulter l'état d'un ou de plusieurs comptes fournisseurs ou une liste de pièces fournisseurs, suivez le chemin : Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Fournisseurs -> Compte - > Afficher/modifier postes. Remarque : si vous voulez afficher des comptabilisations relatives aux acomptes, sélectionnez "Opérations comptes généraux spéciaux" dans les catégories. Pour limiter les sélections, cliquez sur l'icône "Délimitations libres" et entrez par exemple le domaine d'activité ou la date comptable. Vous pouvez sauvegardez vos sélections sous forme de variante par le menu : Saut -> Variantes -> Sauvegarder comme variante.

24 Etat de compte fournisseur - II Si vous sauvegardez une variante, entrez uniquement le nom et la désignation de la variante, puis sauvegardez en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

25 Etat de compte fournisseur - III Vous pouvez maintenant appelez directement votre variante en cliquant sur l'icône "Accéder à variante".

26 Etat de compte fournisseur - IV Le type de pièce vous indique s'il s'agit d'une facture ou d'un paiement, par exemple : KR = facture fournisseur KZ = paiement fournisseur / acompte fournisseur KX = extourne fournisseur KG = note de crédit fournisseur KA = autre pièce fournisseur KY = pièce de rapprochement fournisseur Vous pouvez accéder à la pièce d'origine en double-cliquant sur une ligne. Vous pouvez choisir une mise en forme en cliquant sur l'icône "Sélectionner mise en forme".

27 Comptabiliser une note de crédit - I Pour comptabiliser une note de crédit fournisseur, suivez le chemin : Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Fournisseurs -> Ecriture - > Avoir.

28 Comptabiliser une note de crédit - II Dans l'onglet "Paiement", indiquez comme suit le numéro de la facture pour laquelle la note de crédit est saisie : No pièce = / Exercice comptable = 2001 / Poste de la pièce = 1 (poste sur lequel figure le compte fournisseur) Le système reprend automatiquement les indications relatives à la facture (affectation, banque société).

29 Comptabiliser un acompte - I Code CGS = A pour les acomptes Pour comptabiliser un acompte fournisseur, suivez le chemin : Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Fournisseurs -> Ecriture - > Acompte -> Acompte. Important : Vous devez saisir un code CGS (= compte général spécial) pour les transactions d'acompte. Ce code est toujours A. Sur cet écran sont saisis les données relatives au paiement : - numéro de compte bancaire / postal - domaine d'activité - montant - frais éventuels - date de valeur

30 Comptabiliser un acompte - II Sur cet écran sont saisies les données relatives au fournisseur : - montant - date d'échéance.

31 Paiement - I Pour comptabiliser des paiements autres que ceux effectués par OPAE/DTA, suivez le chemin : Gestion comptable -> Comptabilité financière -> Fournisseurs -> Ecriture - > Décaissements -> Comptabiliser. Sur le premier écran, vous indiquez : - date pièce - date comptable - référence - compte de décaissement - domaine d'activité - montant à payer - texte descriptif - compte fournisseur - autres sélections pour le fournisseur : no pièce, par exemple

32 Paiement - II Traiter Postes non soldés Précisez les autres critères de sélection choisis (numéro de pièce dans cet exemple) s'il y en a. Puis cliquez sur l'icône " Traiter PNS" pour afficher les postes non soldés.

33 Paiement - III Vérifiez que la différence entre le montant saisi et le montant des factures sélectionnées = zéro (ligne "non affecté"). Si ce n'est pas le cas, recommencez l'opération en corrigeant votre sélection. Vous pouvez affichez la pièce avant de la comptabilier par le menu : Pièce -> Simuler. Vous pouvez comptabiliser la pièce en cliquant sur l'icône en forme de disquette.

34 Paiements automatiques Fournisseurs Données de paiement 1 Proposition de paiement Programme de paiement Liste propositions Pièces Factures à payer (PNS) 2 Cycle de paiement Pièces Programme de paiement 3 Création des supports de paiement Programme d'impression Données de paiement Liste Formulaires Après sélection des fournisseurs et des postes à payer (Postes Non Soldés = PNS), le programme de paiement traite les PNS en trois étapes : 1. Il détermine les postes non soldés à payer et crée une liste de proposition. Vous pouvez traiter cette liste de manière interactive, en bloquant des postes ou en modifiant les données bancaires par exemple. 2. Il éxécute le paiement à l'aide de la liste de propositions. Le cycle de paiement ne prend en compte que les PNS contenus dans la liste de proposition. 3. Il enregistre les paiements en créant des formulaires de paiement et des données pour supports magnétiques.