Décalage de paie : position de l URSSAF

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1 Pégase 3 Décalage de paie : position de l URSSAF Dernière révision le 19/11/ pegase3@micromegas.fr

2 Sommaire Principe... 4 Historique... 4 Décret de mars Décret novembre A partir de janvier Conséquences... 5 Vis-à-vis de la DADS... 5 Vis-à-vis des DUCS... 6 Rappels réglementaires... 6 Calcul des cotisations... 6 Exception... 6 Entreprises de plus de 9 salariés... 7 Dans Pégase Principe... 7 L assistant... 8 Lancement de l assistant... 9 Gestion des droits Pégase 3 Décalage de la paie 2/11

3 Suivi de la notice 11 octobre 2007 Création de la notice Rappel de la réglementation suite instructions 19 novembre 2007 pour la DADS-U Passage d un exercice non décalé à un 19 novembre 2007 exercice décalé dans Pégase 3 suite suppression de la tolérance. Page 6 Page 7 Pégase 3 Décalage de la paie 3/11

4 Principe A l avenir, les employeurs de plus de 9 salariés pratiquant le décalage de la paie ne seront plus autorisés à rattacher la période d emploi de décembre à l exercice précédent sur leur déclaration annuelle des données sociales. Cette tolérance, instituée depuis 1984, est supprimée par la circulaire Acoss du 9 juillet 2007 commentée ci-après. Lettre circulaire ACOSS No du 9 juillet 2007 Lettre circulaire ACOSS du 6 août 2007 L option de rattachement accordée aux employeurs de plus de 9 salariés est une tolérance non instituée par les textes. Sa suppression vise à «simplifier les démarches déclaratives notamment via les support dématérialisés». Historique Pour comprendre la nouvelle position de l URSSAF, revenons sur l historique des mesures prises quant au décalage de paie, ces dernières années. Décret de mars 1972 Le décret du 24 mars 1972 précise que les taux de cotisation et le plafond de la Sécurité Sociale sont déterminés en fonction de la date de paiement des rémunérations, et non en fonction de la période d emploi. Dérogation : si les rémunérations sont versées dans les 10 premiers jours du mois suivant la période travaillée, on pouvait utiliser les taux et plafonds de la période d emploi. Décret novembre 1984 Cette dérogation est supprimée pour les employeurs de plus de 9 salariés, lorsque les rémunérations sont toujours versées jusqu au 10 du mois suivant, avec le décret du 28 novembre Mais en contrepartie, une tolérance était octroyée (sous réserve d avoir obtenu l accord préalable de l Urssaf) concernant la déclaration de décembre sur la DADS : Pégase 3 Décalage de la paie 4/11

5 La paie de décembre N pouvait soit : - être déclarée sur la DADS de l année écoulée (DADS de l année N) : principe de la tolérance ; - soit être déclarée sur la DADS de l année suivante (DADS de l année N+1), c'est-à-dire sur celle du versement des rémunérations. Quelle que soit la méthode choisie, le calcul des cotisations devait se faire avec les taux et plafonds en vigueur au 1 er janvier N + 1. A partir de janvier 2008 Les employeurs de plus de 9 salariés pratiquant le décalage de la paie (rémunération remise dans les 10 jours du mois suivant), ne sont plus autorisés à rattacher décembre N à l exercice écoulé et à faire figurer cette paie dans la DADS de l année N. La paie de décembre sera donc obligatoirement déclarée dans la DADS de l année N + 1. La suppression de cette tolérance prend effet dès la déclaration des salaires 2007, à souscrire le 31 janvier 2008 au plus tard (Circulaire ACOSS ). Conséquences Vis-à-vis de la DADS Pour un employeur de plus de 9 salariés pratiquant jusqu à présent le décalage des paies, la suppression de cette tolérance a pour conséquences : - si l employeur continue de remettre ses paies le mois suivant : il doit déclarer décembre 2007 sur la DADS Donc la DADS 2007 ne comprend que 11 mois (janvier à novembre 2007 puisque décembre 2006 a été déclaré dans la DADS de 2006) ; - si l employeur change sa date de remise et verse la rémunération le 31 décembre 2007, il peut continuer d inclure décembre 2007 dans sa DADS de Sa DADS 2007 comprendra toujours 12 mois de salaires. Pégase 3 Décalage de la paie 5/11

6 Vis-à-vis des DUCS Voici un tableau qui résume la déclaration des cotisations sur les DUCS. Les URSSAF se basent essentiellement sur le mois de versement des rémunérations. Période de paie Date de versement Mois à déclarer Codification Pas de décalage Décalage Du Au Du Au janvier 2008 Janvier février 2008 Février Attention : ce qui est valable ici pour l URSSAF ne l est pas pour les ASSEDIC pour qui, la période à déclarer correspond à la période travaillée et non la période de versement du salaire. Rappels réglementaires Calcul des cotisations Le décalage de la paie consiste à verser la rémunération des salariés après le mois civil auquel elle se rapporte. Les informations ci-dessous sont issues du site e-ventail.fr. Le plafond, les taux des cotisations et les seuils d exonération applicables sont ceux en vigueur au moment du versement des salaires et non de la période de travail. Exemple : les salaires de décembre 2007 versés le 3 janvier 2008 par exemple, subiront les taux de cotisation et le plafond du mois de janvier Exception Les entreprises de 9 salariés au plus, en décalage de la paie, lorsqu elles versent les salaires dans les 15 premiers jours du mois civil suivant la période d emploi, peuvent être autorisées par l URSSAF à rattacher ces rémunérations à la période d emploi. Dans ce cas, exceptionnellement, il convient d appliquer les taux de cotisation, le plafond et les seuils d exonération en vigueur au moment de la période d emploi de référence, et non au moment du paiement du salaire. Pégase 3 Décalage de la paie 6/11

7 Ainsi, pour une entreprise de 5 salariés par exemple, autorisée à pratiquer le décalage de la paie avec rattachement à la période d emploi, les salaires de décembre 2007 versés le 10 janvier 2008 subiront les taux de cotisation et le plafond du mois de décembre Entreprises de plus de 9 salariés Les taux et plafonds applicables sont ceux en vigueur à la date du paiement des rémunérations, puisque le décret ne permet plus le rattachement à la période d emploi pour ces entreprises. Dans sa lettre circulaire , l ACOSS rappelle que l option de rattachement de décembre du l exercice précédent pour les employeurs de plus de 9 salariés pratiquant le décalage de paie, est supprimée. Pour les employeurs concernés, les règles de gestion deviennent les règles normales en matière de décalage de paie. Exemple d une entreprise de plus de 9 salariés ayant pratiqué précédemment l option de rattachement, et qui a toujours versé le règlement des salaires le 5 du mois suivant. Cette entreprise conserve cette habitude au-delà de DADS Validité Période travaillée Période de versement Janvier Du 1 er janvier 2006 au 31 Du 5 février 2006 au 5 janvier décembre Janvier Du 1 er janvier 2007 au 30 Du 5 février 2007 au 5 décembre novembre Janvier Du 1 er décembre 2007 au 30 Du 5 janvier 2008 au 5 novembre 2008 décembre 2008 Dans Pégase 3 Principe A partir de la déclaration des salaires 2007, les entreprises de plus de 9 salariés qui pratiquaient le «petit décalage» de paie, ne peuvent plus le faire. Elles doivent opter pour l une des deux solutions suivantes : - Verser les salaires le dernier jour du mois travaillé ; - Ou conserver leur date de versement et opter pour le «grand décalage». Cette deuxième option implique un exercice décalé (déclaration de janvier à novembre pour la validité 2007) et traiter décembre 2007 comme le premier mois de l exercice Pégase 3 Décalage de la paie 7/11

8 Dans les versions antérieures à la version 2.55(6) de Pégase 3, il était impossible de modifier l option de décalage des paies dès qu un bulletin avait été effectué pour l établissement concerné. Un assistant est donc mis à disposition des entreprises qui le souhaitent, pour faciliter ce changement. Ce changement doit intervenir impérativement après les paies de novembre 2007 (pour considérer que les paies de novembre font partie de la validité 2007) mais avant les paies de décembre 2007 (qui feront partie de la validité 2008). Remarque : la mise en place d un tel dispositif implique de traiter une validité 2007 de seulement 11 mois (de janvier à novembre 2007). L assistant Un nouvel assistant est donc proposé à partir de la version 2.55(6) de Pégase 3. Il s adresse uniquement aux entreprises de plus de 9 salariés qui pratiquaient jusqu ici, le rattachement, et qui souhaitent conserver leur date de remise du versement des salaires, le mois suivant la période d emploi. Cet assistant a les particularités suivantes : - Un message d avertissement prévient l utilisateur de l incidence du traitement et lui signale qu à la date du traitement, aucun bulletin de décembre ne devra déjà avoir été effectué ; - Ce traitement très important peut présenter des risques : il est soumis aux droits d accès des utilisateurs ; - L assistant ne peut traiter qu un seul dossier à la fois pour limiter les risques d erreur de manipulation. - L assistant ne peut être lancé que pour des établissements qui ne pratiquent pas déjà le «grand décalage» de paie. Important : pour que l assistant puisse gérer correctement le principe de la datation dans Pégase 3, il est impératif de renseigner dans les préférences de paie, que la date du bulletin soit la date de remise de paie, comme dans l exemple ci-dessous : Pégase 3 Décalage de la paie 8/11

9 Cet assistant devra être utilisé entre les paies de novembre 2007 et celles de décembre pour éviter toute complication. Il n est pas possible de transférer un bulletin automatiquement d un exercice sur l autre à causes des différentes régularisations annuelles qui sont forcément différentes entre le premier bulletin d un exercice et le dernier bulletin de l exercice précédent. Lancement de l assistant Se positionner sur la fiche de la société ou de l établissement, faire un clic droit sur ces fiches et sélectionner «Décalage de paie». L assistant démarre immédiatement avec l affichage du premier écran : Sélectionner «Activer le décalage de paie sur l exercice 2008» puis bouton «Suivant». Une fenêtre d avertissement obligatoire s affiche pour vous rappeler les conséquences d un tel traitement : Pégase 3 Décalage de la paie 9/11

10 Cliquer sur le bouton «OK» après avoir lu cet avertissement. Cocher les établissements à traiter : Dans cet écran, les établissements sont cochés par défaut en fonction de la règle suivante : - si on accède par un clic-droit sur la fiche société, tous les établissements de la société sont cochés par défaut. - Si on accède par un clic droit sur la fiche établissement, seul l établissement courant est coché par défaut. Dans tous les cas, si un établissement comporte au moins un bulletin sur décembre, l établissement est décoché et l accès à la case est refusé (affichage d un avertissement pour toute tentative). Après avoir cliqué sur le bouton «Suivant», vous obtenez obligatoirement le message préventif suivant : Cliquer sur le bouton «OK» puis sur le bouton «Terminer». Les établissements concernés et sélectionnés sont désormais considérés comme des établissements pratiquant le décalage de la paie. La validité 2007 de la DADS-U sélectionnera uniquement les bulletins de janvier à novembre Les paies de décembre qui seront effectuées plus tard, seront déclarées dans la validité 2008 de la DADS-U. Pégase 3 Décalage de la paie 10/11

11 Gestion des droits Dans la gestion des droits des utilisateurs, une nouvelle ligne a été rajoutée pour la gestion du décalage de paie. Par défaut, tous les codes utilisateurs ont accès à l assistant. Mais il est parfaitement possible de retirer cet accès à certains utilisateurs. Accès : Fichier Utilisateurs Définir les droits Appeler tour à tour, les différents codes utilisateurs déjà présents (à ce propos, nous rappelons que le code Manager est un code non modifiable autorisant tous les accès). Pour chaque code, rentrer dans l onglet Paie sous onglet Gestion. La codification de la gestion du décalage de paie se trouve sur la dernière ligne du tableau. L utilisateur a accès à cet assistant uniquement lorsque la case est cochée (colonne Exécution). Pégase 3 Décalage de la paie 11/11