PROFIL DE L EMPLOI. (paie)

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Victor Jean-Pierre Laframboise
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1 PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Technicien en administration (paie) Soutien technique 314-TECADM002 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des services financiers Comptabilité Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel du collège Service des ressources humaines Fournisseur externe du système de gestion financière Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 6

services financiers Comptabilité Coordonnateur S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel du collège Service des ressources

2 NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant du coordonnateur au Service de la comptabilité, la personne occupant l emploi de technicien en administration, pour le poste en lien avec la préparation de la paie, accomplit divers travaux techniques à caractère administratif reliés à la gestion de la rémunération et des avantages sociaux. Spécifique au poste: Notamment, elle voit à l organisation des activités du cycle complet de production de la paie en ce qui concerne l entrée décentralisée, le calcul de la paie, la mise à jour des paramètres et constantes du système de paie, la génération des transactions de gains et déductions, l exploitation des productions et utilitaires disponibles en vue des productions annuelles et toute transaction spéciale. Elle s assure de l intégrité des données (distribution, imputation, etc.). Elle collabore à l évaluation du système de paie et recommande les modifications pertinentes. Elle répond aux questions des salariés. Elle analyse et s assure de la conformité des versements concernant les prestations de la CSST et de la SAAQ. Elle participe à la rédaction des procédures et de la documentation nécessaire aux usagers de l'entrée décentralisée du système de paie. Elle vérifie et contrôle des transactions effectuées par d'autres personnes, décèle les erreurs et les corrige. Elle répond et renseigne les personnes usagères, principalement pour l utilisation du système informatisé de gestion financière. Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 6

Spécifique au poste: Notamment, elle voit à l organisation des activités du cycle complet de production de la paie en ce qui concerne l entrée décentralisée, le calcul de la paie, la mise à jour des

3 RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Effectuer toutes les activités en lien avec la production de la paie. 1.1 Accomplir les activités découlant du cycle de production de la paie: Initialiser la paie; Vérifier l approbation des entrées d heures et des absences ainsi que l exactitude des codes de paies utilisés en lien avec les tâches; Faire le suivi des absences et les verser; Effectuer et vérifier les changements de conditions d emploi; Générer les gains, les déductions et les avantages imposables; Lancer le calcul de paie et à l aide du registre de paie, effectuer la vérification et y apporter toutes les corrections nécessaires; Transmettre les paiements à la banque par voie électronique. 1.2 Saisir les données et effectuer une vérification entre les paies: Vérifier les demandes de personnel; Entrer les paiements pour les contrats; Vérifier le nombre d heures payées. 1.3 Suivre et calculer diverses banques de congés: Mettre à jour, effectuer le suivi et procéder lorsque requis aux paiements des différentes banques de temps (vacances, maladies, temps accumulé); Effectuer les calculs nécessaires pour le paiement des congés parentaux et des absences en CSST et SAAQ; Faire le suivi des plans sabbatiques; Calculer le paiement des jours fériés. 1.4 Produire les rapports et remplir les formulaires reliés à la paie. 2. Agir à titre de personne ressource concernant la paie. 2.1 Assister les utilisateurs du système informatisé de gestion financière en ce qui concerne la saisie des données; 2.2 Vérifier la liste des transactions de paie: Faire les recherches, les analyses et les corrections s il y a lieu; Assurer le suivi de corrections des paies subséquentes. 2.3 Répondre aux questions des salariés; 2.4 Effectuer les calculs nécessaires pour les demandes de simulation de paie; 2.5 Recueillir, maintenir à jour et saisir les données pour le calcul des vacances des enseignants en maladie de plus de trois mois; 2.6 Participer à l analyse et la mise en place des dispositions requises lors de nouvelles situations en lien avec l application des conventions collectives dans le système de gestion financière; 2.7 Produire le relevé d'emploi au départ d'un employé; 2.8 Fournir assistance en périodes de pointe et dans les dossiers spéciaux relatifs à la paie; Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 6

1.5 Générer les gains, les déductions et les avantages imposables; 1.1.6 Lancer le calcul de paie et à l aide du registre de paie, effectuer la vérification et y apporter toutes les corrections nécessaires; 1.

4 2.9 Participer à la rédaction de procédures et de documents pour les usagers de l entrée décentralisée du système de paie; 2.10 Collaborer à l'évaluation du système de paie et recommander les modifications pertinentes; 2.11 Répondre à toute question des auditeurs indépendants relative aux dossiers sous sa responsabilité. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Effectuer toutes les activités en lien avec la gestion de la paie. 75% 2. Agir à titre de personne ressource concernant la paie. 20% 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 6

11 Répondre à toute question des auditeurs indépendants relative aux dossiers sous sa responsabilité. 3. Toute autre activité connexe sans être limitatif.

5 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d études dont l équivalence est reconnue par l autorité compétente. Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Cours de «Spécialiste en conformité de la paie» de l Association Canadienne de la paie; Expérience pertinente dans un milieu collégial, dans le secteur public ou parapublic; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Systèmes informatisés de gestion financière. Doigté au clavier numérique; Orientation service à la clientèle; Bonne connaissance des principes comptables généralement reconnus; Facilité à transmettre ses connaissances; Aptitude à concilier des tâches multiples dans des délais précis; Connaissance du milieu scolaire; Tolérance face aux échéanciers serrés; Méthodique, rigueur, minutie et confidentialité de mise; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 6

Autres conditions exigées: Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Word niveau

6 INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 6 de 6

ou autres)? NON OUI L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)?

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