Avis d interruption de service

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1 Avis d interruption de service Table des matières Objectif... 1 Méthodes... 2 Lieux de réunion... 2 Responsabilités de la responsable d unité... 2 Interruption de service dans une installation des GdC... 2 Avis d interruption de service temporaire... 3 Interruption de service planifiée... 3 Interruption de service non planifiée... 3 Annexe :... 4 Interruption de service communication générale aux parents (modèle)... 4 Notre Politique d accessibilité des services à la clientèle (Accessible Customer Service policy , version anglaise seulement) stipule que les Girl Guides of Canada Guides du Canada ont pour pratique d émettre un avis d interruption de service dans le cas où une installation ou une partie d une installation n est pas accessible temporairement ou s il est prévu qu elle sera temporairement inaccessible dans un proche avenir. Objectif Ce document a pour objet de : préciser comment il convient de communiquer un avis d interruption de service et la nature des renseignements qui doivent être fournis; décrire la marche à suivre pour émettre un avis d interruption de service prévue et planifiée; décrire la marche à suivre pour émettre un avis d interruption de service imprévue et non planifiée. Avis d interruption de service, Février 2012 Page 1 de 5

2 Méthodes Lieux de réunion Responsabilités de la responsable d unité Au début de l année guide : Avant de tenir la première réunion de l unité, communiquer (en personne ou par téléphone) avec le personnel administratif de l installation où auront lieu les réunions pour déterminer comment elle sera avisée d une interruption de service et l endroit où l avis sera affiché. Fournir au personnel de l installation les numéros de téléphone des responsables avec qui communiquer en cas d urgence. Demander au personnel de l installation de lui fournir le numéro de téléphone d'une personne-ressource avec qui communiquer en cas d'urgence, si un problème survient pendant une réunion. Élaborer un plan de communication pour informer les parents ou les filles d une interruption de service. Préciser comment ils seront avisés de toute interruption de service, planifiée ou non (voir l Avis d interruption de service). Si la responsable est avisée d une interruption de service : En informer les parents dans les plus brefs délais. Les fermetures de commission scolaire en raison des conditions météorologiques sont souvent annoncées par les stations de radio et de télévision locales, de même que sur les sites Web des commissions scolaires. Ces sources d information sont utiles à consulter si vous tenez vos réunions dans une école. Avant de visiter une installation dans le cadre d une sortie de l unité, vous devriez communiquer directement avec le personnel de l installation pour vérifier s il y a interruption de service et en aviser les parents, au besoin. Pour communiquer l information relative à une interruption de service, utilisez l Avis d interruption de service (voir l Annexe) et fournissez les renseignements suivants : Service visé par l interruption Cause de l interruption Durée prévue de l interruption Description des locaux de rechange, s il y a lieu Coordonnées de la personne-ressource Interruption de service dans une installation des GdC Dans chacune des installations des GdC, une personne sera désignée comme étant la personne-ressource pour l installation en question. Cette personne ou son remplaçant désigné sera chargé d émettre un avis d interruption de service à l intention des clients, conformément aux instructions ci-dessous. Avis d interruption de service, Février 2012 Page 2 de 5

3 Avis d interruption de service temporaire Un avis d interruption de service temporaire doit être affiché sur la porte de toutes les entrées publiques des installations des GdC. On peut également annoncer l interruption de service sur le système de messagerie vocale de l installation. L avis d interruption de service doit inclure les renseignements suivants : Service visé par l interruption Cause de l interruption Durée prévue de l interruption Description des locaux de rechange, s il y a lieu Coordonnées de la personne-ressource Interruption de service planifiée Des interruptions de service peuvent survenir de temps à autre, par ex. un ascenseur en réparation, des rénovations qui limitent l accès à une installation ou une ressource technique qui est temporairement non disponible. Si l interruption de service est planifiée ou prévue, les GdC doivent fournir un préavis raisonnable, conformément aux instructions suivantes. Dans un tel cas, la personne-ressource de l installation ou son remplaçant désigné a la responsabilité : de rédiger la communication à l intention des utilisateurs visés par l interruption de service; d émettre un avis d interruption de service temporaire; de communiquer avec le membre du personnel approprié pour faire diffuser la communication, annoncer l interruption de service sur le système de messagerie vocale de l installation et afficher l avis d interruption de service. Interruption de service non planifiée Camps Il incombe au gardien du camp, ou à son équivalent, de signaler toute interruption de service à la personne-ressource de l installation en question (ou son remplaçant désigné) qui a la responsabilité : de communiquer par courriel et par téléphone avec les utilisateurs visés pour les informer de l interruption de service; d émettre un avis d interruption de service temporaire et de désigner une personne chargée de l afficher sur place, à l emplacement visé. Bureaux L employé désigné comme personne-ressource de l installation est chargé de communiquer avec son superviseur pour signaler toute interruption de service non planifiée. Conformément aux instructions de son superviseur, il communique ensuite avec les autres personnes qui utilisent ou qui ont prévu utiliser l installation, enregistre sur le système de messagerie vocale un message annonçant l interruption de service et affiche l avis d interruption de service temporaire sur place, à l emplacement visé. Avis d interruption de service, Février 2012 Page 3 de 5

4 Annexe : Interruption de service communication générale aux parents (modèle) De temps à autre, des interruptions de service temporaires peuvent se produire dans les locaux où nous tenons nos réunions, ces interruptions étant hors de notre contrôle et impossibles à prévoir. Dans le cas d une interruption de service, planifiée ou non, Nom de la responsable, nom de l unité fera des efforts raisonnables pour en aviser rapidement les participantes. Soulignons toutefois que dans le cas d une interruption de service non planifiée, il peut être impossible de donner un préavis. L avis d interruption de service, affiché bien en vue, fournira des précisions sur la cause de l interruption, la durée prévue et les services ou locaux de rechange, s il y a lieu. L avis d interruption de service sera affiché à (l emplacement sera déterminé par les responsables de l installation). Les mesures à prendre seront communiquées sur place. Avis d interruption de service, Février 2012 Page 4 de 5

5 AVIS D INTERRUPTION DE SERVICE TEMPORAIRE Description du service visé, par ex. réunion qui est annulée, accès qui est limité, ressource technique qui est non disponible : Le service a été interrompu pour cause de : Le service devrait être rétabli : Nous nous excusons de tout inconvénient que cette interruption pourrait causer. Émis par : Date : Pour plus d information, veuillez communiquer avec : Avis d interruption de service, Février 2012 Page 5 de 5