Audit des marchés publics des années 2007 et 2008

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1 REPUBLIQUE DU NIGER - CABINET DU PREMIER MINISTRE AGENCE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS Audit des marchés publics des années 27 et 28 Rapport final définitif Volume : Audit passation Mars 22 GROUPEMENT 2AC FCA Associés Audit & Conseil (2AC) 9 avenue de Paris 943 Vincennes - France [email protected] Fiduciaire Conseil & Audit (FCA) 6, rue des Sorkhos BP 7 Niamey [email protected]

2 P a g e 2 Audit des marchés publics des années 27 & 28 Rapport final définitif Le présent rapport final définitif a pour objet de présenter les diligences menées par le Groupement 2AC/FCA dans le cadre de l audit des marchés publics des exercices 27 et 28 ; il prend en compte les éléments recueillis au cours de la restitution du rapport provisoire effectuée en décembre 2. Le rapport est composé de trois volumes : le Volume I décrit les diligences d audit et les constats de l auditeur ; le volume II concerne le rapport de l ingénieur, et le volume III est le recueil des fiches d audit issues de l application informatique utilisée par l auditeur. Le Volume propose : Une synthèse du rapport Un rappel des Termes de référence (TDR) de la mission ; Une description des travaux réalisés et des travaux restants à effectuer (audit technique, exploitation des données, production des rapports provisoire et final, etc.) ; Une analyse de l échantillon d audit ; Les constats de l auditeur sur le dispositif des marchés publics en vigueur pour les exercices sous revue ; Les constats relatifs à la passation des marchés ; Les recommandations issues des constats. Concernant les constats relatifs à la passation des marchés et, en réponse aux observations faites au cours de la restitution du 2 décembre 2, chaque fois que pertinent et/ou possible, une comparaison avec les résultats de l audit précédent (i.e. portant sur les exercices 23 et 24) et de ceux de l étude de validation de l auto-évaluation du dispositif des marchés publics selon la méthodologie CAD/OCDE, est proposée. Le Volume est complété de trois annexes : la liste des dossiers audités (Annexe ) ; les réponses de l auditeur aux observations transmises par l Administration (Annexe 2) ; les document de support ayant servi à la restitution du 2 décembre 2 (Annexe 3). Le Volume II est constitué des constats de l audit de matérialité. Le Volume III propose les fiches d audit qui répertorient les éléments saisis pour chaque dossier audité.

3 P a g e 3 SOMMAIRE DU VOLUME I SIGLES ET ABREVIATIONS SYNTHESE DU RAPPORT. DEROULEMENT DE LA MIS EROULEMENT DE LA MISSION.2 ECHANTILLON DE L AUDIT.3 CONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF REGLEMENTAIRE.4 CONSTATS RELATIFS A LA PASSATION DES MARCHES.4. CARENCE DOCUMENTAIRE.4.2 DELAIS DE PASSATION.4.3 DOSSIERS D APPEL D OFFRES ET AVIS D APPELS D OFFRES ATTRIBUTION.4.4 PROCEDURE D ATTRIBUTION.4.4. Observation générale Dysfonctionnements dans le déroulement de la procédure Application de procédures non conformes Fractionnements Mises en concurrence fictives.4.5 CONTRATS ONSTATS RELATIFS A L EXECUTION PHYSIQUE DES MARCHES.5 CONSTATS RELATIFS A L.5. ÉCHANTILLON.5.2 CONSTATS GENERAUX.5.3 CONSTATS SPECIFIQUES.6 RECOMMANDATIONS.6. ARCHIVAGE.6.2 COMMISSION D ATTRIBUTION DES MARCHES.6.3 MARCHES A COMMANDES POLITIQUE D AUDIT ET DE CONTROLE.6.5 RENFORCEMENT DU ROLE DE REGULATION DE L ARMP 2 TERMES DE REFERENCE ET DEROULEMENT DE LA MISSION 2. RAPPEL DES TERMES DE REFERENCE 2.2 DEROULEMENT DE LA MISSION 2.3 METHODOLOGIE MISE EN ŒUVRE 2.3. RAPPEL DES OBJECTIFS DE LA MISSION DILIGENCES MISES EN ŒUVRE Analyse du dispositif des marchés publics Passation des marchés Matérialité de la dépense MISE EN ŒUVRE D UNE APPLICATION INFORMATIQUE SPECIALISEE ÉCHANTILLON D AUDIT 3. ÉCHANTILLON INITIAL ÉCHANTILLON REMIS A L AUDIT REPARTITION DE L ECHANTILLON D AUDIT PAR TYPES DE MISES EN CONCURRENCE REPARTITION DE L ECHANTILLON D AUDIT PAR NATURES DE PRESTATIONS REPARTITION DE L ECHANTILLON D AUDIT PAR NATURES DE FINANCEMENTS CONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF REGLEMENTAIRE 4. LE DISPOSITIF REGLEMENTAIRE PRIS EN COMPTE POUR L AUDIT 4.2 PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU DISPOSITIF EN VIGUEUR 4.2. RAPPEL LES ETATS SUCCESSIFS DE LA REGLEMENTATION AU NIGER

4 P a g e CONCLUSION RELATIVE AU DISPOSITIF DES MARCHES PUBLICS 3 5 CONSTATS RELATIFS A LA PASSATION DES MARCHES 5. CARENCE DOCUMENTAIRE DOSSIERS NON REMIS A L AUDIT INCOMPLETUDE DES DOSSIERS REMIS A L AUDIT CONCLUSION SUR LA CARENCE DOCUMENTAIRE OBSERVATIONS PAR RAPPORT AUX AUDITS PRECEDENTS ANALYSE DES DELAIS DE PASSATION DELAIS POUR LES APPELS D OFFRES OUVERTS DELAIS POUR LES APPELS D OFFRES RESTREINTS DELAIS POUR LES ENTENTES DIRECTES (ED) DELAIS POUR LES CONSULTATIONS DE FOURNISSEURS (CF) DELAIS ATYPIQUES OBSERVATIONS PAR RAPPORT AUX AUDITS PRECEDENTS DYSFONCTIONNEMENTS DE PROCEDURE OBSERVATION GENERALE SUR LA QUALITE DES PROCES-VERBAUX DOSSIER D APPEL D OFFRES (DAO) Données statistiques Constats particuliers AVIS D APPEL D OFFRES (AAO) OUVERTURE ET DEPOUILLEMENTS DES OFFRES Données statistiques Constats particuliers ANALYSE DES OFFRES Données statistiques Constats particuliers ATTRIBUTION Données statistiques Constats particuliers CONTRAT Données statistiques Constats particuliers PRISE EN COMPTE DE LA FISCALITE SPECIFIQUE AUX MARCHES OBSERVATIONS PAR RAPPORT AUX AUDITS PRECEDENTS CONTOURNEMENTS DE PROCEDURE MAUVAISE APPLICATION DE LA PROCEDURE Manque de cohérence dans l application des règles de l appel d offres Utilisation d une procédure inadéquate Non-respect des clauses du DAO MISES EN CONCURRENCE FICTIVES Entreprises «liées» Régularisation ATTRIBUTIONS IRREGULIERES FRACTIONNEMENT OBSERVATIONS PAR RAPPORT AUX AUDITS PRECEDENTS RECOMMANDATIONS 6. DOCUMENTATION ET ARCHIVAGE 6.2 FONCTIONNEMENT DE LA PROCEDURE 6.3 PERMANENCE DES CONTROLES

5 P a g e 5 SIGLES ET ABREVIATIONS AAO AO AOIO AOIR AONO AONR AOR ARMP ASF CCAG CCAP CEO CF DAO DGMP DPAO ED IS P.-V. TDR UEMOA Avis d'appel d'offres Appel d'offres Appel d'offres international ouvert Appel d'offres international restreint Appel d'offres national ouvert Appel d'offres national restreint Appel d'offre restreint Agence de régulation des marchés publics Attestation de situation fiscale Cahier des clauses administratives générales Cahier des clauses administratives particulières Commission d'évaluation des offres Consultation de fournisseurs Dossier d'appel d'offres Direction générale des marchés publics Données particulières de l'appel d'offres Entente direct (>< gré à gré) Instructions aux soumissionnaires Procès-verbal Termes de référence Union économique et monétaire ouest africaine Par ailleurs dans les développements ci-après, le vocable Code ou Code des marchés désigne l Ordonnance n du 2 février 28 modifiant l ordonnance du 8 septembre 22 portant code des Marchés Publics au Niger

6 P a g e 6 SYNTHESE DU RAPPORT Les termes de référence précisaient que «L audit a posteriori de la passation des marchés publics 27 et 28 a pour objectif de permettre aux autorités compétentes de se faire une opinion sur la pertinence des procédures de la passation des marchés et des mécanismes de contrôle interne et externe mis en place par l État pour la gestion des marchés publics au regard des principes d économie, d efficacité, de transparence, d équité et de concurrence». Il est également demandé à l auditeur de faire des recommandations susceptibles d améliorer le système de passation, de gestion et de suivi des marchés publics.. DÉROULEMENT DE LA MIS ÉROULEMENT DE LA MISSION La mission d audit sur site s est déroulée du 26 avril au 24 mai 2 pour ce qui est de l audit des dossiers de passation ; l audit technique (i.e. audit de la matérialité de la dépense) a été effectué du 7 au 2 juin. Au cours de la mission, l auditeur a produit : un rapport d étape au 24 mai 2 qui, outre un rappel des TDR, proposait une description des travaux réalisés et des travaux restants à effectuer (audit technique, exploitation des données, production des rapports provisoire et final, etc.) ; une analyse de l échantillon d audit ; un premier aperçu des constats d audit sur certains points particuliers. Ce rapport d étape concluait la mission d audit de la passation sur site. Un rapport provisoire, qui, conformément aux exigences des TDR, comportait essentiellement la description des diligences d audit, les constats et conclusions sur les dossiers audités et sur le fonctionnement du dispositif des marchés. Ce rapport provisoire était accompagné des annexes prévues par les TDR, mais également de l ensemble des fiches d audit (i.e. une fiche par marché comportant : les éléments généraux et de contexte du marché ; l analyse des délais ; les observations spécifiques de l auditeur) ; l ensemble de ces fiches constituant le Volume III du Rapport provisoire. Après appropriation du rapport provisoire par l administration celle-ci a fait parvenir à l auditeur un certain nombre de remarques et observations. Sur la base de ces réactions au 2. rapport provisoire, une restitution dudit rapport a été organisée le 2 décembre Cette restitution, à laquelle ont participé les cadres concernés de l ARMP et les membres du Conseil de régulation, a permis à l auditeur de présenter les éléments essentiels sentiels de ses constats et recommandations et de recueillir les commentaires des participants. Un second séminaire de restitution, élargi à un public plus large, a été organisé le 22 février 22. Le présent Rapport définitif prend en compte tous ces éléments et constitue la version finale du rapport.

7 P a g e 7.2 ECHANTILLON DE L AUDIT Les TDR précisaient que l audit devait porter sur «un échantillon aléatoire et multisectoriel couvrant : tous les marchés d un montant supérieur à trois cents (3) millions de francs CFA tous financements confondus ; 25 % des marchés dont le montant est compris entre 2 et 3 millions de francs CFA ; 3 % des marchés dont le montant est compris entre et 2 millions de francs CFA et tous les marchés négociés par entente directe». Les TDR prévoyaient également que l auditeur aurait la responsabilité «de définir et de justifier la méthode de sélection des dossiers qui seront audités pour constituer l échantillon» et précisaient par ailleurs que «L échantillon devra garantir antir une certaine représentativité par nature de dépenses (travaux, fournitures, prestations intellectuelles) et fournir suffisamment d informations pour élaborer des conclusions sans équivoques et des recommandations fiables». En fait, ces derniers arrangements angements ont été modifiés par l ARMP qui, tout en gardant la définition des strates par montant de marchés, a choisi de procéder à l élaboration de l échantillon sur la base d un tirage au sort. Ce tirage au sort, organisé dans les locaux de l ARMP, le 7 septembre 2 a permis de retenir 277 marchés parmi lesquels un échantillon spécifique de 8 dossiers représentant un montant de Fcfa a été confié à la mission d audit. Le tableau ci-dessous détaille la répartition de cet échantillon spécifique par strates de montants. Tableau n : détail, par strates de montants, de l échantillon initial Strates Nombre Montants Val. % Montants % à 2 millions Fcfa 2 à 3 millions Fcfa + de 3 millions Fcfa Ententes directes Total ,9 % 64,6 % 5,5 % 5, % ,7 % 47, % 39,2 %, %.3 CONSTATS ONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF RÈGLEMENTAIRE L audit portait sur deux exercices 27 et 28 et la réglementation en vigueur a évolué entre ces deux exercices. Cependant, il convient de noter que le cœur des règlementations applicables reste l ordonnance du 2 septembre 22 qui, pour l essentiel, répond aux principes généraux éraux généralement admis en matière de passation des marchés publics, ci-dessous rappelés, et qui ont pour objet de garantir : un libre accès à la commande publique ; un traitement équitable pour tous les prestataires potentiels ; la meilleure utilisation ion possible des deniers publics en termes de qualité et de prix. En conséquence, en 27 comme en 28, le dispositif des marchés publics encadre et organise les quatre phases de ce qui est généralement désigné comme la «passation des marchés» : la définition des prestations attendues ; la mise en concurrence des fournisseurs potentiels ; la conclusion du contrat avec le fournisseur sélectionné ; l exécution conforme du contrat.

8 P a g e 8 En tout état de cause, le dispositif des marchés publics en vigueur au Niger doit être considéré comme satisfaisant aux normes internationales en la matière et il est de nature comme le stipule l article premier du CMP, a favorisé le «libre accès à la commande publique, [l ] égalité de traitement parmi les candidats et [la] transparence des procédures d attribution». Nous observons cependant qu en vue de l intégration définitive, d une part des Directives de l UEMOA et, d autre part, des recommandations issues de travaux menés au niveau national, un nouveau texte Décret n 2-686/PRN/PM du 29 décembre 2 portant code des marchés publics et des délégations de service public devrait être incessamment publié..4 CONSTATS RELATIFS A L ONSTATS RELATIFS A LA PASSATION DES MARCHES.4. Carence documentaire L auditeur constate une double carence documentaire : d une part, tous les dossiers n ont pu être fournis à l audit (8 dossiers sur les 8 attendus, soit %, n ont pas été fournis) et, d autre part, un très grand nombre de documents essentiels à l audit ne figurent pas dans les dossiers remis (33 dossiers, soit 2,2 % des dossiers remis), n ont pu être audités du fait de la carence documentaire. Le tableau ci-dessous traduit les conséquences de la carence documentaire sur l audit. Tableau n 2 : carence documentaire Dossiers Nbre % sur ech. % sur ech. initial remis Échantillon initial Dossiers non remis 8 8 9,9% Échantillon remis 63 9,% Dossiers incomplets Total non auditables Total audité ,2% 28,2% 7,8% 2,2% 3,3% 79,8%.4.2 Délais de passation La réglementation en vigueur pour les exercices sous revue ne fixe pas de délais pour l ensemble de la procédure de passation ; cependant certains délais sont précisés, notamment les délais de publicité (délais de réception des offres). En tout état de cause, les délais observés sur l échantillon apparaissent corrects au regard des exigences contradictoires d une part de célérité pour respecter le principe de l annualité budgétaire et la durée de validité des offres des candidats et, d autre part, d octroi du temps nécessaire s agissant de deniers publics à l Administration pour que soient respectées les procédures et exercés les contrôles prévus par la réglementation. Le tableau ci-dessous propose une comparaison des durées de passation des marchés entre l audit des exercices 23/24 et 27/28.

9 P a g e 9 Tableau n 3 : délais de passation La tendance est donc, sauf pour les ententes directes (mais sur échantillons spécifique peux significatif de 3 cas pour les deux exercices), à une amélioration des délais. Quelques délais atypiques sont cependant observés pour l exercice sous revue ; ils sont généralement des indices de marchés passés en régularisation (cf. ci-après)..4.3 Dossiers d appel d offres et avis d appels d offres Les Dossiers d appels d offres présentent encore de nombreux défauts et sont, à tous le moins, perfectibles : des éléments importants (critères d évaluation financière ; bordereau des prix unitaires) ne figurent pas dans les DAO dans presque 3 % des cas ; le cahier des clauses techniques est absent ou insuffisant dans plus de % des cas, en 27 comme en 28 ; Par ailleurs, certains dysfonctionnements relevés lors de l audit précédent persistent ; il s agit notamment des cas de citation de marques ou de spécifications techniques d une telle précision qu elles ne peuvent désigner qu un produit spécifique d une marque spécifique (dimensions de châssis de véhicule au mm près, voire spécifications techniques en «copier/coller» d un prospectus de marque). Les Avis d appel d offres sont également perfectibles et si les définitions de prestations sont généralement correctes, les taux de carence d information sur les autres critères (financement ; désignation du maître d ouvrage ; montant caution soumission ; dates dépôts offres ; délais validité offres) dépassent % des cas. Le montant de la caution de soumission et le délai de validité des offres sont absents dans plus de 3 % des cas..4.4 Procédure d attribution.4.4. Observation générale Les Commissions d attributions des marchés ainsi que les Sous-commissions d analyse techniques produisent en conclusion de leurs travaux des Procès-verbaux et des rapports ; d une manière générale, ces documents de comptes rendus de déroulement de la procédure ne sont pas d une qualité satisfaisante : très peu, voire aucune, information sur l évaluation des propositions techniques et financières (pas de tableaux récapitulatifs) ; pas d argumentation n et/ou de motivation des propositions d'attribution ; documents administratifs listés (présents/absents), mais pas de conclusion (recevabilité/irrecevabilité) Nous relevons particulièrement des cas d incohérence de dates entre les divers documents produits, y compris dans les rapports d huissier. Par ailleurs l existence de P.-V. pour lesquels les signatures des membres des

10 P a g e commissions figurent sur une feuille «volante» que rien ne rattache au P.-V obère de manière significative la valeur probante de ces documents Dysfonctionnements dans le déroulement de la procédure D une manière générale, la procédure ouverture, analyse, attribution semble correctement respectée ; cependant, même si des progrès, par rapport à l audit précédent, peuvent être notés, quelques dysfonctionnements perdurent : Ouverture : non-respect des dates prévues pour l ouverture ; rejet d une offre sur une base juridique fragile (plis non cachetés «à la cire») ; Analyse : les Commissions manquent de vigilance et/ou n exploitent pas la totalité de la documentation demandée aux soumissionnaires ; ainsi, elles ne «voient» pas : la présence d entreprises liées (i.e. sociétés apparemment indépendantes et concurrentes, mais dépendantes en fait d un même centre d intérêt économique) ; les incohérences entre les documents administratifs présentés. Attribution : manque de justification dix de l attributaire, notamment quand celui-ci n est pas le moins disant Application de procédures non conformes Un certain nombre de cas de contournement de procédure peuvent être observés. Ces ont notamment : un manque de cohérence, voire un non-respect dans l application des règles fixées par le DAO (notamment non-utilisation des spécifications techniques) ; fréquente confusion entre AO restreint et Consultation de fournisseur ; mauvaise utilisation du «marché à commande» ; consultation de fournisseur pour un marché > à 2 millions ; utilisation abusive de l article 54 pour une entente directe pour les prestations intellectuelles Fractionnements Le fractionnement est la pratique qui consiste à morceler une dépense qui aurait dû faire l objet d un marché i.e. supérieure ou égale à au seuil légal en plusieurs bons de commande, chacun inférieur à ce seuil, mais dont le montant cumulé le dépasse. Les Plans de passation de marchés permettent en principe d éviter cet important dysfonctionnement, mais quelques cas persistent et ont été observés au cours de l audit. L utilisation systématique du Marché à commandes pour les achats récurrents (cf. recommandations ci-après) sera un bon moyen de lutter contre cette pratique Mises en concurrence fictives Deux formes de mises en concurrence fictives ont été observées : les entreprises liées et les régularisations.

11 P a g e Les régularisations Sont considérés comme des régularisations les cas ou des dépenses dont le montant excède le seuil de passation des marchés on été effectuées sans engagement préalable, voire même sans crédits disponibles, et pour lesquelles des documents censés justifier une passation de marché, sont établis a posteriori. Les marchés de régularisation sont des gré à gré qui contreviennent aux dispositions de la réglementation : la régularisation n est pas l une des circonstances précises et exclusives d autorisation du gré à gré. Les nombreuses incohérences de dates entre les documents de procédure soumis à l audit montrent que le recours à la régularisation est une pratique sinon courante au moins fréquente. Les entreprises liées Déjà évoquée supra, la présence d entreprises liées dans un même appel d offres fausse la mise en concurrence. De fait, plusieurs cas sont observés où des entreprises apparemment indépendantes et concurrentes, mais en réalité dépendantes d un même pôle d intérêt économique soumissionnent pour un même marché..4.5 Contrats D une manière générale, la qualité des contrats laisse à désirer, notamment au regard des dispositions de l article 62 du Code des marchés qui détaille les mentions devant minimalement figurer dans les contrats ; nous observons notamment : une médiocre qualité de rédaction avec de nombreuses erreurs sur les montants, la pagination et des écarts de rédaction entre la page de garde et le corps du document ; l absence de la mention du droit applicable ; l absence de domiciliation bancaire ; la mauvaise identification des parties au contrat ; des mentions relatives aux modalités de réception souvent trop succinctes, voire absentes ; une diversité importante de présentation et de contenu des contrats que rien ne justifie ; avance de démarrage (de + de 3 %) pour un contrat qui n en prévoit pas et donc ne prévoit pas non plus de cautionnement de ladite avance ; l existence de pages des signatures «indépendantes» du reste du contrat. Par ailleurs, nous relevons que la fiscalité spécifique des marchés («redevance» ARMP, droits d enregistrement) est fréquemment distinguée dans les offres comme élément constitutif du prix. Cette pratique n est pas conforme aux dispositions du Code des marchés (article 66) et de la Directive n 4 de l UEMOA elle a cependant été utilisée, dans au moins un cas, pour éliminer l un des candidats au motif qu il «n a pas fourni assez de détail sur la structure des prix» alors que le soumissionnaire qui l a emporté a simplement précisé le montant de la redevance ARMP et les frais d enregistrement.

12 P a g e 2.5 CONSTATS RELATIFS A L ONSTATS RELATIFS A L EXECUTION PHYSIQUE DES MARCHES.5. Échantillon L audit de matérialité i.e. contrôle de la réalité des prestations a été limité par les conditions sécuritaires qui régnaient à la période de réalisation de l audit et ce n est donc qu un échantillon limité à 6 marchés situés à Niamey ou dans ses environs qui ont pu être analysés. Les 6 marchés retenus concernaient : La construction/réhabilitation de puits dans les départements de Ouallam et Filingué, Le barrage de Diapanga et diverses constructions à Niamey..5.2 Constats généraux Comme pour l audit de la passation, le constat premier constat est un constat de carence documentaire : insuffisance, voire absence totale, des documents ayant servi de support à la réalisation des travaux ainsi qu au suivi d exécution des ouvrages ; insuffisance, voire absence totale des contrats de contrôle et des TDR assignés aux bureaux de contrôle des travaux ; dans de nombreux cas absence des cahiers de chantier..5.3 Constats spécifiques Construction/réhabilitation de puits département de Ouallam Le constat pour ce projet est globalement négatif : non seulement la documentation relative aux études et aux contrôles (effectués en régie) ne sont pas disponibles, mais la visite sur site démontre l absence de prestation. Construction/réhabilitation ation de puits département de Filingué Les travaux observés sur site ne correspondent pas à ceux définis par le marché et les services techniques chargés au niveau local des contrôles ne disposent pas des documents de chantier. Les travaux réalisés sont cependant correctement exécutés. Construction barrage de Diapanga (Dpt de Say) Les rôles ont été correctement répartis entre les acteurs : travaux à l entreprise, étude et contrôle par un bureau spécialisé agréé et supervision par l Administration. Dans ce contexte, l ouvrage a été exécuté selon les règles de l art et la qualité technique n appelle pas de remarques particulières. Construction à Niamey Les travaux ont dans l ensemble été correctement exécutés et toutes les installations visitées sont fonctionnelles et ne présentent pas de dégradation remarquable ; toutefois, il est relevé que le bloc administratif IAI-Niger et le bloc de 2 classes au Lycée d Excellence sont inoccupés.

13 P a g e 3.6 RECOMMANDATIONS.6. Archivage La première recommandation porte naturellement ement sur l archivage. En effet, les carences constatées en ce domaine montrent que le principal obstacle à l audit du dispositif est la piètre qualité de l archivage des pièces justificatives. Il est important de souligner que le constat de carence documentaire est récurrent dans tous les audits a posteriori réalisés par des auditeurs extérieurs. Cette situation démontre que la résolution de la question de l archivage est un préalable à toute instauration d une politique ou stratégie d audit et de contrôle des marchés publics. Compte tenu du fait de la masse considérable de documents que génère la gestion des marchés publics, nos recommandations prennent en compte : la nécessité de définir des règles de conservations spécifiques qui répondront à 3 questions : quels documents doivent être conservés, pendant combien de temps et sous quelle forme (originaux, documents numérisés) la nécessité de définir les responsabilités d archivage. La conservation des documents par les Maîtres d ouvrages, par la DGMP et par l ARMP est couteuse et peu efficace en ce sens qu elle dilue les responsabilités. Dans ce contexte nous recommandons : que le principe de base soit que la responsabilité de l archivage des pièces appartient aux MO concernés ; que la documentation tion à transmettre à l ARMP et/ou à la DGMP soit limitée aux seuls marchés dont le montant serait supérieur à un certain seuil ( millions par exemple) ; qu en contrepartie soit instauré, un droit de consultation par l ARMP et/ou la DGMP, ou toute personne commise par elles, de cette documentation ; que les Maîtres d ouvrages adressent mensuellement un bordereau des pièces justificatives des mises en concurrence et des marchés disponibles ; que des agents spécialisés de l ARMP et/ou à la DGMP effectuent t un recensement trimestriel (ou mensuel) de toutes les pièces et valident ainsi l existence et la disponibilité de la documentation annoncée par les bordereaux ci-dessus évoqués ; au cours de ce recensement, les pièces justificatives pourraient être numérisées ; à terme, ce recensement mensuel pourrait constituer une forme de pré-audit permettant d orienter les audits externes. Nous suggérons que pour ces questions d archivage, notamment si la décision est prise de responsabiliser les maîtres d ouvrages pour la question de la conservation des documents, que les agents de l ARMP soient chargés de superviser la collecte et l archivage age de la documentation (avec cependant les moyens propres du maître d ouvrage). En tout état de cause, la résolution des problèmes d archivage passe aussi par l amélioration des moyens tant humains que techniques de l ARMP.

14 P a g e Commission d attribution des marchés Concernant les CAM, deux axes de recommandations sont formulés, le premier concernant la forme des CAM et l autre leur fonctionnement. Concernant la forme Les CAM actuelles sont des commissions ad hoc, i.e. créée spécifiquement pour un AO donné ; cette pratique est née du contexte d une période particulière, celle où la réglementation des MP n était pas sécurisée, et elle devait apporter certaines garanties en termes de neutralité des membres. Cependant, cet objectif n est finalement pas réellement ement atteint dans la mesure où les personnes ressources mobilisables ne sont pas si nombreuses et que, de fait, ce sont souvent les mêmes personnes qui sont désignées. Avec pour conséquence absence de professionnalisation et de responsabilisation à moyen ou long terme. La désignation de Commissions pérennes avec des membres nommés pour au moins un an présenterait l avantage de professionnaliser les membres de Commissions et donc de mieux cibler leur formation (formation initiale et formation continue), de mieux les responsabiliser et mieux les contrôler. Concernant les modalités de fonctionnement Le fonctionnement des Commissions pourrait grandement être facilité sinon amélioré par l élaboration et la mise en place : d un Règlement intérieur des Commissions ions de marché (fixant les modalités de convocation, la question des quorums ; la gestion des délais ; les droits (défraiement) et obligations (secret, discipline et responsabilités) des membres ; etc., d un Manuel de procédures de la passation des marchés détaillant les méthodologies et procédures à appliquer. À noter que ce Manuel de procédures pourrait être décliné en deux versions, l une le Manuel de l acheteur public destinée aux administrations et l autre le Manuel du soumissionnaire aux achats publics destinée aux opérateurs privés..6.3 Marchés à commandes Pour tous les achats récurrents (fournitures de bureau, carburant, produits alimentaires, etc.) la procédure du marché à commandes doit devenir le mode de passation privilégié. Un groupe de travail réunissant notamment, outre la DGCMP, la Direction générale des impôts, le contrôle financier et le Trésor, doit fixer le détail des modalités de fonctionnement de cette procédure et une note spécifique (type circulaire d orientation) devra être élaborée pour l information des ministères dépensiers Politique d audit et de contrôle Il convient d améliorer la périodicité des audits : réaliser l audit de 27 et 28 en 2 revient à analyser des dossiers passés selon une réglementation qui a changé et constate des faits sur lesquels il n y a quasiment plus de moyens d action. L article 24 du Code des marchés prévoit que «la passation et l exécution des marchés publics feront l objet d audits et d enquêtes périodiques» et que ces audits ne sont pas exclusifs des «contrôles et vérifications exercés par les corps de contrôle d État».

15 P a g e 5 Nous préconisons donc la mise en place d un groupe de travail (et/ou le recours à une expertise extérieure) pour définir une politique de contrôle des marchés publics qui assure une permanence des contrôles ; cette politique prendra notamment en compte : la définition des moyens financiers (nationaux ou appui des PTF) et humains (nationaux et/ou extérieurs) nécessaires ; cette évaluation devra prendre en compte la réalisation d audits périodiques aussi bien au niveau central, déconcentré que décentralisé ; la réalisation de missions de contrôle de la mise en application effective des textes et du degré d application des sanctions ; la mise en place d un dispositif de coordination entre les structures intervenant dans le contrôle en général et dans le contrôle des MP en particulier pour une bonne exploitation des différents rapports. Par ailleurs, et en liaison avec le renforcement du rôle de régulation de l ARMP ci-dessous évoqué, nous préconisons pour ce qui est des audits que doit diligenter l ARMP la réalisation des audits annuels dans les 6 mois suivant l exercice budgétaire clos. Afin de faciliter cette mise en œuvre relativement rapide de l audit nous suggérons que l ARMP puisse contracter à l instar de ce que pratiquent de nombreuses structures étatiques ou paraétatiques un auditeur pour une période de plusieurs années. Par exemple, sur la base d un accord-cadre renouvelable, pour une durée de 3 ans renouvelable pour 2 ans (ou, par mesure de précaution pour 2 ans renouvelable une fois ou au maximum 2 fois). L intérêt d un tel accord-cadre est : d abord de minimiser les temps d appels d offres et de contractualisation (réalisés fois pour plusieurs années) ; d inscrire l audit dans la durée ce qui responsabilise l auditeur (qui d une année sur l autre sera confronté à la réalité de ses constats et à la faisabilité de ses recommandations) ; de disposer de la possibilité de faire intervenir l auditeur, non seulement pour l audit a posteriori annuel mais également, en cas de besoin sur des audits spécifiques ponctuels ; de permettre à l auditeur de consacrer du temps à la formation «sur le tas» des personnels de l ARMP (et éventuellement de la DGCMP, voir des MO)..6.5 Renforcement du rôle de régulation de l ARMP La réglementation en vigueur tout comme le nouveau texte en instance de publication est conforme aux dispositions des Directives de l UEMOA et tout particulièrement en l espèce à celles de l article trois de la Directive n 5 qui posent le principe de la séparation stricte des fonctions de contrôle de celles de régulation. Toutefois, une interprétation trop stricte de ce principe peut nuire à la régulation que l ARMP doit exercer. Dans la mise en pratique actuelle de ce principe, l ARMP ne participe à aucun moment aux opérations de préparation, de passation et d adjudication des marchés ; son rôle essentiel est celui d arbitre dans le cas de conflits d interprétation des textes, celui de secrétariat permanent du Comité de règlement des différends, celui d octroi d avis pour le recours aux procédures dérogatoires et enfin, celui de prescripteurs des documents types. Ce fonctionnement, parfaitement conforme aux textes en vigueur, a cependant pour inconvénient une information de l ARMP sur le fonctionnement du dispositif des marchés publics limitée aux exceptions et aux Article 3 : Du principe de la séparation des fonctions de contrôle et de régulation : Les États membres s engagent à mettre en œuvre des procédures et mécanismes garantissant la séparation et l indépendance des fonctions de contrôle et de régulation des marchés publics et des délégations de service public.

16 P a g e 6 conflits. En d autres termes, son rôle de régulateur porte essentiellement sur des faits qu elle découvre a posteriori. Afin d améliorer le fonctionnement du rôle de régulateur de l ARMP et qu elle puisse disposer d un flux d information continu sur le fonctionnement du dispositif des marchés publics, il serait utile : que la DGMP la tienne informée (par exemple semestriellement) des avis et rapports qu elle produit ; que les Plans de passation de marchés lui soient également transmis dès leur validation par la DGMP ; que l ARMP se fasse communiquer (par exemple trimestriellement) la situation des engagements de crédits validés par le contrôle financier pour toutes les dépenses de fonctionnement et d investissement en faveur des fournisseurs de l État (cela lui permettrait d exercer une surveillance sur les fractionnements et/ou sur les tentatives de fractionnement).

17 P a g e 7 2 TERMES DE REFERENCE ET DEROULEMENT DE LA MISSION 2. RAPPEL DES TERMES DE REFERENCE «L audit a posteriori de la passation des marchés publics 27 et 28 a pour objectif de permettre aux autorités compétentes de se faire une opinion sur la pertinence des procédures de la passation des marchés et des mécanismes de contrôle interne et externe mis en place par l État pour la gestion des marchés publics au regard des principes d économie, d efficacité, de transparence, d équité et de concurrence». À ce titre, il était notamment demandé à l auditeur de se prononcer sur : la qualité de la passation des marchés publics des années 27 et 28 ; le degré de respect de la réglementation et des procédures en vigueur en matière de passation des marchés publics ; la pertinence des procédures et des mécanismes de contrôle interne et externe existant dans la gestion des marchés publics ; le suivi de l exécution des marchés publics ; l identification des cas de passation des marchés non conformes à la réglementation en vigueur ; la réconciliation et la comparaison des dépenses réellement effectuées par rapport aux dispositions contractuelles de ces marchés afin de vérifier si les fonds sont utilisés aux fins prévues ; l existence d un dispositif de contrôle interne adéquat et efficace au niveau du maître d ouvrage. Il était également demandé à l auditeur de faire des recommandations susceptibles d améliorer le système de passation, de gestion et de suivi des marchés publics. Les TDR précisent également que l audit porte sur «un échantillon aléatoire et multisectoriel couvrant : tous les marchés d un montant supérieur à trois cents (3) millions de francs CFA tous financements confondus ; 25 % des marchés dont le montant est compris entre 2 et 3 millions de francs CFA ; 3 % des marchés dont le montant est compris entre et 2 millions de francs CFA et tous les marchés négociés par entente directe». 2.2 DEROULEMENT DE LA MISSION La mission sur site s est déroulée du 26 avril au 24 mai 2 pour ce qui est de l audit des dossiers de passation ; l audit technique (i.e. audit de la matérialité de la dépense) a été effectué du 7 au 2 juin.

18 P a g e 8 Au cours de la mission, l auditeur à produit : un rapport d étape au 24 mai 2 qui, outre un rappel des TDR proposait une description des travaux réalisés et des travaux restants à effectuer (audit technique, exploitation des données, production des rapports provisoire et final, etc.) ; une analyse de l échantillon d audit ; un premier aperçu des constats d audit sur certains points particuliers. Ce rapport d étape concluait la mission d audit de la passation sur site. un rapport provisoire, qui, conformément aux exigences des TDR, comportait essentiellement la description des diligences d audit, les constats et conclusions sur les dossiers audités et sur le fonctionnement du dispositif des marchés. Ce rapport provisoire était accompagné des annexes prévues par les TDR, mais également de l ensemble des fiches d audit (i.e. une fiche par marché comportant : les éléments généraux et de contexte du marché ; l analyse des délais ; les observations spécifiques de l auditeur) ; l ensemble de ces fiches constituant le Volume III du Rapport provisoire. Après appropriation du rapport provisoire par l administration celle-ci ci à fait parvenir à l auditeur un certain nombre de remarques et observations. (Celles-ci, ainsi que les réponses de l auditeur constituent l annexe 2 du présent rapport). Sur la base de ces réactions au rapport provisoire, une restitution du rapport provisoire a été organisée le 2 décembre 2. Cette restitution, à laquelle ont participé les cadres concernés de l ARMP et les membres du Conseil de régulation, a permis à l auditeur de présenter les éléments essentiels de ses constats et recommandations (Le document de support de cette restitution est proposé en annexe 3 au présent rapport) et de recueillir les commentaires des participants. En tout état de cause, si certains points du rapport provisoire ont été longuement discutés, il ressort de la restitution que les travaux d audit sont conformes aux TDR et que seuls quelques points doivent être complétés (notamment : nécessité d apporter des comparatifs avec l audit précédent et de préciser les résultats de l audit technique sur deux chantiers spécifiques). Le présent Rapport final prend en compte tous ces éléments et devrait faire l objet, dans le cadre de la politique de communication et de transparence de l ARMP d une présentation publique à organiser courant janvier. Le tableau ci-dessous illustre le déroulement de ces différentes étapes de la mission. Tableau n 4 : planning prévisionnel de déroulement de la mission 2.3 METHODOLOGIE MISE EN ŒUVRE La méthodologie mise en œuvre est restée au plus près des termes de référence et a reposé sur la connaissance approfondie de la problématique des marchés publics, de la passation jusqu à l exécution financière et technique des experts affectés à cette mission.

19 P a g e Rappel des objectifs de la mission En termes d'objectifs attendus, la mission d'audit devait s attacher à : apprécier l'efficacité du dispositif des marchés publics au travers de ses différentes composantes réglementaires, organisationnelles et procédurales et à délivrer un avis sur la capacité et la pertinence de la réglementation, des procédures en vigueur et des moyens disponibles au sein de l'administration, en termes de gestion optimale des fonds alloués aux marchés publics ; évaluer les modalités de mise en œuvre de ce dispositif à chaque étape du cycle d'un marché, en relevant les anomalies, les faiblesses et insuffisances, les cas de contournement manifeste de la réglementation, les difficultés survenant lors de l'exécution technique des marchés et les surcoûts en résultant Diligences mises en œuvre Les diligences accomplies et les travaux d analyse ont été menés ont été inscrit dans un cadre méthodologique qui, sur la base de la documentation fournie, a pris en compte l existence (ou les risques) d anomalies ou de dysfonctionnements dans le déroulement de la procédure. a) Concernant la qualité de la documentation, l auditeur s est notamment attaché à vérifier : l exhaustivité de la documentation par marché (importance relative des documents présents et absents), la qualité des documents présentés en termes de présence/absence des mentions obligatoires (visas, dates, etc.) et plus globalement en termes de valeur probante, la cohérence d ensemble de chaque dossier de marchés ; b) Concernant l existence d anomalies ou de dysfonctionnement dans le déroulement de la procédure l auditeur a notamment été attentif aux aspects suivants : dévoiement des procédures d'évaluation par l'introduction de critères ou de sous-critères d'analyse non garants d'un déroulement équitable de la procédure, simulacre de mise en concurrence entre des entreprises ayant des liens entre elles ou mise en concurrence, voire attribution, à des prestataires sans existence légale, ou en situation irrégulière visà-vis des administrations (Impôts, Douanes, CNPS, etc.), l utilisation de procédures inadéquates ; l existence de fractionnement ; l existence de marchés de régularisation ; la certification et liquidation de dépenses non exécutées. c) Concernant l audit technique, il s agissait prioritairement de vérifier la matérialité de la dépense, i.e. de s assurer que les prestations prévues aux marchés ont été réellement exécutées. Par ailleurs l audit s est également assuré : de la correcte définition des travaux à exécuter (nature, qualité, quantité) ; de la correcte exécution des chantiers ; de la cohérence entre les sommes engagées et les résultats obtenus.

20 P a g e Analyse du dispositif des marchés publics L ensemble des travaux des auditeurs a été fondé sur une analyse approfondie et partagée de la réglementation et du dispositif, i.e. des structures, des acteurs et des procédures, des marchés publics en vigueur pour la période sous revue. Cette analyse de la réglementation est la garantie que les diligences menées se sont appuyées non sur des principes généraux, mais sur des éléments concrets de réglementation et de pratiques reconnues et acceptées par les instances de contrôle et de régulation du Niger Passation des marchés Sous l appellation générique «passation des marchés» sont regroupées toutes les étapes qui vont de la définition des besoins à la contractualisation, en passant par toutes les phases de dépouillement des offres, d analyse et d attribution. Sur la base de l analyse du dispositif des marchés publics ci-dessus évoqué, le contenu des dossiers remis aux auditeurs ceux-ci ci se sont systématiquement attaché à : apprécier le choix du type de consultation/procédures de sélection ; vérifier les modes de publicité, les délais de présentation des offres, l organisation de la remise des offres ; comparer les prescriptions techniques des DAO avec celles attachées aux marchés signés ; vérifier la concordance entre les rapports d'analyse, les P.-V. d'attribution, les notifications d'attribution et les marchés attribués ; apprécier les méthodes d'évaluation utilisées, en vérifier la constance, en apprécier la pertinence : cette appréciation se fera tant sur les aspects administratifs que sur les aspects techniques et financiers ; relever les cas de tolérance accordée aux entreprises lors des évaluations des offres, et vérifier que le principe d'équité est respecté ; s assurer, pour les marchés passés en entente directe que les motifs invoqués sont conformes à la réglementation et qu'il n'existe pas en la circonstance d'abus de droit ; identifier les entreprises mises en compétition et ayant des liens de fait ou de droit entre elles ; rechercher les cas de fractionnements ; apprécier la qualité des contrats au regard de la réglementation ; vérifier l'existence des garanties et leur caractère probant Matérialité de la dépense Les travaux relatifs à la matérialité de la dépense ont été effectués sur la base d un échantillon spécifique (prenant en compte la faisabilité des travaux 2 et les conditions de sécurité) ; l audit a été réalisé en s appuyant sur : l observation, sur le terrain, de l effectivité des prestations et de leur conformité aux DAO et contrats ; 2 Compte tenu de la période couverte par l audit (27/28) certaines prestations sont devenues invérifiables (par exemple : livraisons de consommables, travaux de cantonnage ou de réfection, etc.)

21 P a g e 2 l exploitation de la documentation technique initiale ainsi que de la documentation de suivi technique des opérations (journaux de chantiers, rapports de visites, etc.) et son rapprochement avec les prestations réalisées observables et les montants facturés Mise en œuvre d une application informatique spécialisée Pour parvenir à capter, traiter, intégrer, puis convertir en diagnostic et recommandations pertinentes l'ensemble des données afférentes aux marchés audités, l auditeur a utilisé une application informatique développée en interne e spécifiquement pour ce type d audit. Cette application informatique regroupe dans une base de données spécifique qui est alimentée à partir d'informations et données saisies par les auditeurs pour chacun des marchés qui leur sont soumis. Les apports, en termes méthodologiques, de cet outil sont importants ; notamment en garantissant : la mise en œuvre d'une démarche structurée et logique : le cadre qu'impose l'outil informatique constitue une base de travail structurante forte qui permet de bien délimiter le champ des données à capter lors de l'audit ; en fait, l application informatique constitue en elle-même un cadre et un guide méthodologique pour les auditeurs. un traitement uniforme et équitable des informations du fait : de la structuration préalable des champs prévus pour la saisie des données traitées et leur cohérence qui permet d'éviter des interprétations différenciées selon la perception de chaque auditeur, de la pré identification, et donc de l'exhaustivité des données à saisies ; l'élaboration de tableaux statistiques cohérents et significatifs, notamment du fait de calculs automatisés prenant en compte pour chaque critère d évaluation la population réellement concernée et pour laquelle des données précises ont pu être saisies.

22 P a g e 22 3 ÉCHANTILLON D AUDIT 3. ÉCHANTILLON INITIAL Comme rappelé ci-avant, les TDR prévoyaient initialement d'une part que l audit devait porter sur «un échantillon aléatoire et multisectoriel couvrant : tous les marchés d un montant supérieur à trois cents (3) millions de francs CFA tous financements confondus ; 25 % des marchés dont le montant est compris entre 2 et 3 millions de francs CFA ; 3 % des marchés dont le montant est compris entre et 2 millions de francs CFA et tous les marchés négociés és par entente directe». D autre part, que l auditeur aurait la responsabilité «de définir et de justifier la méthode de sélection des dossiers qui seront audités pour constituer l échantillon» et précisaient par ailleurs que «L échantillon devra garantir une certaine représentativité par nature de dépenses (travaux, fournitures, prestations intellectuelles) et fournir suffisamment d informations pour élaborer des conclusions sans équivoques et des recommandations fiables». En fait, ces derniers arrangements ont été modifiés par l ARMP qui, tout en gardant la définition des strates par montant de marchés (de à 2 millions, de 2 à 3 millions et + de 3 millions) et la prise en compte de la totalité des marchés passés par entente directe, a choisi de procéder à l élaboration de l échantillon sur la base d un tirage au sort. Ce tirage au sort, organisé dans les locaux de l ARMP, le 7 septembre 2 a permis de retenir 277 marchés dont : 77 marchés d un montant supérieur à 3 millions de Fcfa ; 7 marchés dont le montant est compris entre 2 et 3 millions de francs CFA 59 marchés dont le montant est compris entre et 2 millions de francs CFA 24 marchés négociés par entente directe. De cette population de 277 dossiers, un échantillon spécifique de 8 dossiers représentant un montant de Fcfa a été confié à la mission d audit. Le tableau ci-dessous détaille la répartition de cet échantillon spécifique par strates de montants. Tableau n 5 : détail, par strates de montants, de l échantillon initial Strates Nombre Montants Val. % Montants % à 2 millions Fcfa 2 à 3 millions Fcfa + de 3 millions Fcfa Ententes directes Total ,9 % 64,6 % 5,5 % 5, % ,7 % 47, % 39,2 %, %

23 P a g e 23 Les graphiques ci-dessous illustrent cette répartition. Graphique n : répartition en nombre (%) Graphique n 2 : répartition en montants (%) Par ailleurs, l ARMP a remis à la mission d audit une liste «officielle» des dossiers constitutifs de cet échantillon. Cette liste est proposée en annexe. Cette liste, qui classe les marchés par strates de montants, ne comporte que très peu d informations sur les dossiers : l année, le n de la mise en concurrence (mais pas systématiquement), le maître d ouvrage et le montant. Elle n indique notamment pas l objet de la transaction, ni la procédure de mise en concurrence utilisée, ni la désignation de l attributaire. Les analyses menées pendant la mission et ci-après évoquées ont permis de constater que cette liste comprenait quelques erreurs factuelles, notamment quelques montants erronés et des erreurs de désignation des lots ; ces éléments ont été corrigés lors de l analyse des dossiers (cf. Section 3.2 infra). 3.2 ÉCHANTILLON REMIS A L AUDIT Les TDR prévoyaient également que l ARMP fournirait à la mission d audit la totalité de la documentation nécessaire à ses travaux. À ce titre, l ARMP avait organisé une collecte auprès de l ensemble des maîtres d ouvrages.

24 P a g e 24 Force est de constater que la documentation fournie par les maîtres d ouvrages a été insuffisante. En effet, sur les 8 dossiers attendus, l ARMP a pu en transmettre 63 soit un «déficit» de 8 dossiers 3. Par ailleurs, les travaux d audits montrent que le contenu des dossiers ne répond pas tout à fait aux attentes, tant de l ARMP que des auditeurs ; cf. sur ce point le constat préliminaire délivré à la Section 3.2 infra. Les travaux d audit et notamment la constitution de la base de données dans notre application informatique spécialisée ont permis d affiner l échantillon notamment par la correction de quelques montants erronés, et l ajout d informations telles que : maître d ouvrage ; nature des prestations ; mode de mise en concurrence ; mode de financement, etc. La répartition selon ces critères de l échantillon d audit est proposée ci-après Répartition de l échantillon d audit par types de mises en concurrence a) Répartition en nombre de dossiers Tableau n 6 : répartition de l échantillon par strates de montants et types de mises en concurrence (en nombre de dossiers) Graphique n 3 : répartition de l échantillon par strates de montants et types de mises en concurrence (en nombre de dossiers) 3 Chiffre arrêté au 2 mai 2

25 P a g e 25 b) Répartition en montants Tableau n 7 : répartition de l échantillon par strates de montants et types de mises en concurrence (en montants) Graphique n 4 : répartition de l échantillon par strates de montants et types de mises en concurrence (en montants) Répartition de l échantillon d audit par natures de prestations a) Répartition en nombre de dossiers Tableau n 8 : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de prestations (en nombre de dossiers)

26 P a g e 26 Graphique n 5 : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de prestations (en nombre de dossiers) b) Répartition en montants Tableau n 9 : répartition de l échantillon par strates de montants nts et natures de prestations (en montants) Graphique n 6 : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de prestations (en montants) Répartition de l échantillon d audit par natures de financements a) Répartition en nombre de dossiers

27 P a g e 27 Tableau n : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de financement (en nombre de dossiers) Graphique n 7 : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de financement (en nombre de dossiers) b) Répartition en montants Tableau n : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de financement (en montants) Graphique n 8 : répartition de l échantillon par strates de montants et natures de financement (en montants)

28 4 CONSTATS RELATIFS AU DISPOSITIF REGLEMENTAIRE P a g e LE DISPOSITIF REGLEMENTAIRE PRIS EN COMPTE POUR L AUDIT L audit porte sur deux exercices 27 et 28 et la réglementation en vigueur a évolué entre ces deux exercices. Cependant, il convient de noter que le cœur des règlementations applicables reste l ordonnance 22-7 du 2 septembre 22 qui, pour l essentiel, répond aux principes généraux généralement admis en matière de passation des marchés publics, ci-dessous rappelés, et qui ont pour objet de garantir : un libre accès à la commande publique ; un traitement équitable pour tous les prestataires potentiels ; la meilleure utilisation possible des deniers publics en termes de qualité et de prix. En conséquence, en 27 comme en 28, le dispositif des marchés publics encadre et organise les quatre phases de ce qui est généralement désigné comme la «passation des marchés» : la définition des prestations attendues ; la mise en concurrence des fournisseurs potentiels ; la conclusion du contrat avec le fournisseur sélectionné ; l exécution conforme du contrat. Le tableau ci-dessous résume les principaux textes applicables en matière de marchés publics selon les années. Tableau n 2 : textes pris en compte par l audit Textes applicables Marchés de l'exercice 27 Marchés de l'exercice 28 Ordonnance n 28-6 du 2 Ordonnance 22-7 du 8 février 28 modifiant Code des marchés septembre 22 portant Code des marchés publics au Niger l Ordonnance 22-7 du 8 septembre 22 portant code des Marchés Publics au Niger Composition, organisation, fonct. ARMP Décret 9 du 6 juillet 24 Seuils de passation Arrêté 33 du 9 septembre 23 Arrêté 27 du 24 octobre 27 Composition, attribution CEO Organisation ouverture des plis Arrêté 3 du octobre 26 Arrêté 4 du octobre 26 Modalités fonct. Comité de Réglt des Différends Organisation et attributions DGMP Décret 92 du 6 juillet 24 Décret 2 du 9 mai 28 Il est à noter que les textes relatifs aux DAO types, pris en septembre 28 n ont pas été pris en compte parce qu intervenus trop tard dans le processus de passation de l exercice 28.

29 P a g e PRINCIPALES CARACTERISTIQUES DU DISPOSITIF EN VIGUEUR 4.2. Rappel Le dispositif des marchés publics a pour objet de régir les modalités de la passation et de l exécution des marchés ; et notamment des quatre phases que celles-ci doivent couvrir : la définition des prestations ; la mise en concurrence ; la conclusion du contrat ; l exécution du contrat. Ces quatre phases sont nécessairement et naturellement liées ; elles présentent toutefois leurs caractéristiques propres (en termes de procédures, de documents de support, etc.) et, notamment en matière d analyse et de contrôle, il est essentiel de bien les distinguer. La définition des prestations et de leurs spécifications techniques (cahier des charges) i.e. la constitution du dossier d appel d offres sur la base d une analyse des besoins 4 qui permet de garantir : - l adéquation des offres avec les besoins exprimés et, - la capacité d évaluer équitablement les offres, sur la base de critères appropriés et fixes. La mise en concurrence, qui permet la consultation de plusieurs fournisseurs ; elle a pour objet de garantir à l'acheteur public le meilleur usage économique des deniers publics : - d une part, en termes de rapport qualité/prix et donc d efficacité de la dépense, en lui permettant de choisir les meilleures conditions de réalisation de la prestation et, - d autre part, en termes d aide au développement, en permettant l accès du plus grand nombre d opérateurs économiques à la commande publique. La conclusion du contrat,, qui a pour objet de formaliser les obligations réciproques, d'une part de l'administration en tant qu'acquéreur de la prestation et, d'autre part, du fournisseur en tant que prestataire. Ces obligations contractuelles sont définies à partir des cahiers des charges et des spécifications présentées dans le DAO et/ou suite aux négociations intervenues entre l Administration et le fournisseur. L exécution du contrat qui correspond à l exécution des obligations contractuelles : d une part la réalisation de la prestation par l opérateur économique et, d autre part, le paiement par l Administration de ladite prestation, l une et l autre conformément aux stipulations du contrat. Ces quatre phases déclinent en fait les deux grands principes qui doivent présider à la mise en place et à l exécution des marchés publics : d une part le principe de mise en concurrence nce préalable et, d autre part, le principe de contractualisation des droits et obligations des parties Les états successifs de la règlementation au Niger En septembre 22 l ordonnance 22-7 portant Code des marchés publics au Niger est venue remplacer l ancien code institué par l ordonnance n du 4 novembre 985. L ordonnance 22-7 qui représentait un progrès appréciable par rapport au texte de 985 a fait l objet d une relecture, destinée en particulier à intégrer les dispositions des directives n 4 et 5 de l UEMOA, qui a abouti à un nouveau texte, l ordonnance n 28-6 du 2 février 28 de Mise à jour de l Ordonnance n 22-7 du 8 septembre 22 portant Code des Marchés Publics au Niger. 4 Éventuellement appuyée sur des études préalables (réalisées par ou pour le compte de l Administration)

30 P a g e 3 Ces états successifs du dispositif ont généré leurs propres corpus juridiques et réglementaires, ceux-ci s inscrivent dans une même logique, notamment caractérisée par : l instauration d une plus grande autonomie et ipso facto, d une plus grande responsabilisation des maîtres d ouvrages ; une meilleure répartition de l exercice des contrôles, entre ceux qui s exercent a priori et ceux qui s exercent a posteriori ; l instauration d un système de régulation (y compris des procédures de recours) de l ensemble du dispositif des marchés publics afin de garantir, comme le stipule l article premier du CMP, «libre accès à la commande publique, égalité de traitement parmi les candidats et transparence des procédures d attribution». L auditeur observe notamment que l ordonnance n non seulement ne remet pas en cause les principales dispositions de l ordonnance 22-7, 7, mais, au contraire, lui apporte un certain nombre de compléments et la met en conformité avec la réglementation communautaire instaurée par l UEMOA. Les principales mises à jour concernent : un article préliminaire portant définition de 37 termes usuels (d accord-cadre à variante) ; un article bis (nouveau) sur la définition de la nature des appels à candidature ; des articles 38 (nouveau), 39 (nouveau) et 4 (nouveau) qui améliorent les dispositions relatives à l appel d offre restreint (AOR) ; un article 45 (nouveau) qui améliore les dispositions relatives à la consultation de fournisseur (CF) ; un article 42 (nouveau) qui vient remplacer les dispositions relatives aux marchés de gré à gré en instaurant la notion de marchés négociés par entente directe ; une section 6 (nouvelle), comportant un article 44 (nouveau) unique relatif aux marchés des Communautés rurales, des Collectivités territoriales, des Sociétés d État, Sociétés d économie mixte et Régies ; un chapitre préliminaire au titre III Exécution des marchés publics comportant un unique article 6 (nouveau), relatif à l approbation des marchés ; une section 2 (bis) de ce même titre III qui permet de mieux isoler la notion de marchés à commande et de clientèle ; un titre VI bis sur le contrôle a priori des marchés publics qui comporte deux articles 22 (bis) et 23 bis) ; ceux-ci ci permettent de prendre en compte le rôle de la structure spécialisée de contrôle a priori des marchés publics créée au sein du Ministère chargé des finances ; un article 26 (nouveau) qui complète le titre VIII relatif aux sanctions et qui vise spécifiquement les faits de corruption sous toutes leurs formes ; un titre IX (nouveau) qui permet d isoler les dispositions finales et qui vise spécifiquement l abrogation de «toutes dispositions antérieures contraires et notamment l'ordonnance n PCMS du 4 novembre 985» ; les aménagements des articles touchés par les modifications et ajouts ci-dessus cités. Concernant l ensemble de ces mises à jour, le consultant observe que cette ordonnance : au plan pratique, respecte la structure initiale du CMP instauré par l ordonnance 22-7 et que la lecture et l appréhension générale du texte en sont grandement facilitées ;

31 P a g e 3 au plan des principes, respecte et réaffirme l esprit de la réforme des marchés publics notamment caractérisé par : - l instauration d une plus grande autonomie et ipso facto, d une plus grande responsabilisation des maîtres d ouvrages ; - la modification de la répartition de l exercice des contrôles, entre ceux qui s exercent a priori et ceux qui s exercent a posteriori ; - l instauration d un système de régulation de l ensemble du dispositif des marchés publics afin de garantir, comme le stipule l article premier du CMP, «libre accès à la commande publique, égalité de traitement parmi les candidats et transparence des procédures d attribution». 4.3 CONCLUSION RELATIVE AU DISPOSITIF IF DES MARCHES PUBLICS Le dispositif i.e. réglementation, structures et acteurs, procédures des marchés publics au Niger est de qualité et permet, sous réserve d être respecté, une mise en concurrence, une contractualisation et une exécution des marchés qui répons aux standards internationaux en la matière. Il convient d ailleurs à ce titre de rappeler que lors de l exercice de validation d autoévaluation du dispositif des marchés publics 5 selon la méthodologie CAD/OCDE, l indicateur n Le cadre législatif et réglementaire régissant la passation des marchés publics est conforme aux normes convenues et respecte les obligations en vigueur avait obtenu la note maximale de 3 pour 7 des indicateurs subsidiaires sur 8. D une manière plus générale, les modifications récemment intervenues dans le dispositif des marchés publics du Niger sont de nature à améliorer la notation selon la grille d analyse CAD/OCDE. 5 Cf. rapport 2AC Validation de l évaluation du système de passation des marchés publics,, Rapport de fin de mission (24 avril 28)

32 P a g e 32 5 CONSTATS RELATIFS A LA PASSATION DES MARCHES Les constats relatifs à la passation des marchés sont décrits ci-après en distinguant le constat de carence documentaire (Section 4.) des constats plus spécifiques qui concernent : les délais d exécution de la procédure de passation (Section 4.2) ; les dysfonctionnements de procédure, i.e. les cas d applications fautives de la réglementation ; les contournements de procédure, i.e. les cas où la non-application de la procédure apparaît comme une volonté délibérée, des opérateurs économiques ou de l administration. 5. CARENCE DOCUMENTAIRE La carence documentaire est double : d une part tous les dossiers n ont pu être fournis à l audit et, d autre part, un très grand nombre de documents essentiels à l audit ne figurent pas dans les dossiers remis. 5.. Dossiers non remis à l audit La première carence porte sur l absence de 8 dossiers qui aurait dû être remis : sur les 8 dossiers attendus, tel que listé dans le document de l ARMP (cf. annexe ), il n en a été remis que 63 à l audit. Remarque : l analyse de la répartition sous divers critères de ces 63 dossiers (par type de mise en concurrence, par nature de prestations, etc.) a été proposé à la Section 3.2 supra). Concernant les 8 dossiers non présentés, les difficultés matérielles de conservation des dossiers que connaît l ARMP, mais également l absence d un registre ou d un fichier actif de réception des dossiers ne permettent pas de savoir si ces dossiers n ont jamais été du tout remis à l ARMP par les Maîtres d ouvrages ou ont été remis, mais n ont pu être retrouvés par l ARMP Incomplétude des dossiers remis à l audit Les dossiers remis aux auditeurs étaient pour la quasi-totalité d entre eux incomplets et certains dossiers ont été considérés comme impossibles à auditer du fait de cette carence documentaire. En la matière, le principe retenu a été de considérer que pour pouvoir effectuer une analyse significative de la passation, un dossier devait contenir trois agrégats d information : l agrégat «mise en concurrence» composé du DAO (selon les cas : Avis d appel d offres, Instructions aux soumissionnaires, cahier des clauses administratives générales et particulières, cahiers des prescriptions techniques générales et particulières, etc.) ; l agrégat «attribution» composé des Procès-verbaux d ouverture des plis et d attribution ; l agrégat «contractuel» composé du contrat de marché.

33 P a g e 33 Dans ce contexte, ont été considérés comme auditables les dossiers comportant l agrégat «attribution» (i.e. les P.-V.) et au moins l un des deux autres agrégats. Sur cette base 33 dossiers soit 8,2 % de l échantillon, mais 2,2 % des dossiers remis ne peuvent être audités de fait de la carence documentaire. Le tableau ci-dessous résume les conséquences de la carence documentaire : Tableau n 3 : carence documentaire Dossiers Nbre % sur ech. % sur ech. e initial remis Échantillon initial Dossiers non remis 8 8 9,9% Échantillon remis 63 9,% Dossiers incomplets Total non auditables Total audité ,2% 28,2% 7,8% 2,2% 3,3% 79,8% a) Carence par Maîtres d ouvrages Pour ce qui est des dossiers incomplets, l auditeur observe que 8 Maîtres d ouvrages soit, 46, % de l effectif des 39 Maîtres d ouvrages dont les dossiers figurent dans l échantillon sont concernés par cette incomplétude des dossiers. Le tableau ci-dessous, qui détaille la liste des 33 dossiers inauditables i.e. pour lesquels, l auditeur ne disposant pas des P.-V., n avait aucun moyen de juger du respect de la procédure, de la qualité des analyses et de la pertinence des attributions proposées classés par Maîtres d ouvrages, permet de constater que pour six d entre eux c est une carence de % de la matière auditable able qui est observée ; quatre autres atteignent ou dépassent 5 %. Tableau n 4 : répartition des dossiers manquants par Maîtres d ouvrages Dossiers Échantillon total incomplets et auditables non- Maîtres d'ouvrages (dossiers attendus) % Total Total DRH Diffa 2 2 5,% Gouvernorat Maradi % Gouvernorat Tahoua % LONANI Min Communication Min Développement Agricole Min Education Min Equipement Min Hydraulique Min Privatisation Min Ressources Animales Min Santé Publique Min Urbanisme et Habitat Niger POSTE SAEM ON FED ONEP OPVN ORTN Total ,% 33,3% 2,% 9,% 54,5% 27,3% % % 2,5% 25,% % 8,2% 5,% % 2,% 33,3%

34 P a g e 34 Pour ce qui est plus particulièrement des dossiers incomplets, l auditeur observe que 8 Maîtres d ouvrages soit, 46, % de l effectif des 39 Maîtres d ouvrages dont les dossiers figurent dans l échantillon sont concernés par cette incomplétude des dossiers. b) Carences par sources de financement Origine des financements N/R 9ème FED AFD BID Budget national CAFER DANIDA FAD Fds Saoudien de Déve Niger POSTE ONEP Autres bailleurs Total Tableau n 5 : dossiers non audités par sources de financement Total échantillon remis Total velpt Dossiers non audités Total % 2 33,3% 2 6,7% 4 % 4,3% 7 9,7% 7 53,8% 3 42,9% 3 2,% % % 2 5,% 33 Ce tableau permet de constater que : /4 des dossiers correspondant à ces sources de financement ne sont pas auditables, pour carence documentaire ; 3 dossiers sur les 33 non auditables concernent des bailleurs de fonds, soit un niveau de carence très élevé de 4 % ; sont notamment remarquables les dossiers : AFD ( %), CAFER (46 %) et DANIDA (43 %) ; le taux de carence le plus faible concerne les marchés sur financement ent national : 9,7 % (7 dossiers sur 72). c) Carences concernant des montants importants Par ailleurs au titre de la carence documentaire l auditeur observe qu elle concerne dans certains cas des marchés de montants considérables ; les trois exemples ci-dessous sous cités sont significatifs à cet égard. Dossier n 28 : marché sur financement ON FED attribué à l entreprise Global Consult, pour Fcfa il est constaté l absence du DAO, de toutes les offres (selon le dossier, 7 offres ont été reçues à l ouverture dont 4 admissibles au plan administratif, mais une seule conforme au plan technique) ; dans cette circonstance, il est impossible à l auditeur de vérifier la conformité de l évaluation des offres par rapport au DAO et de garantir que les motifs d exclusion sont justifiés. Dossier n 67 : marché sur financement ON FED attribué à l entreprise Transtec pour Fcfa ; ni le DAO, ni les 6 offres reçues n ont été transmis à l auditeur. À la lecture des documents disponibles, il ressort que : seule l'offre de TRANSTEC est admissible techniquement (offre financière = 96, % du budget max) ; les 5 autres sont exclues, car sur les 5 critères techniques une seule note inférieure à 6 % est éliminatoire ;

35 P a g e 35 3 des 5 offres exclues, ont une note technique moyenne (calculée sur les 5 critères) entre 64,4 et 73,4 (dont GTZ, exclu pour la note zéro au critère d'experts ponctuels cour terme - aucun CV desdits experts n'étant présents dans son offre, selon le P.-V. d'analyse). Dans ces circonstances, il est impossible de vérifier ) l'application correcte des critères de notation (absence du DAO) et 2) le bien-fondé des motifs d'exclusion (absence des offres). Dossier n 69 : marché toujours sur financement ON FED attribué à l entreprise Foraco pour un montant de ; le contrôle de ce dossier, tant en termes de régularité de la procédure que de la conformité de l'attribution du marché à cette entreprise, est impossible : le dossier remis à l auditeur est constitué des pièces justificatives d'un autre AO de même nature (travaux hydrauliques) au profit des mêmes régions (Tahoua et Maradi) et avec le même attributaire FORACO Conclusion sur la carence documentaire En tout état de cause, cette carence témoigne du fait que l ARMP n est pas en mesure d assurer la totalité de l un de ses rôles, définit par l article 3 du décret 9 du 6 juillet 24 6, qui est de «collecter et de centraliser, en vue de la constitution d une banque de données, la documentation et les statistiques sur l attribution, l exécution et le contrôle des marchés publics». Ce même article prévoit d ailleurs qu à ce titre l ARMP doit recevoir «des personnes responsables des marchés et des commissions des marchés, copies des pièces et autres documents ou rapports concernés dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives relatives aux marchés publics». Naturellement, en la circonstance, l ARMP ne peut être tenue pour seule responsable de la carence documentaire ; en effet, pour «recevoir» la documentions évoquée, il faut encore que celle-ci soit transmise par les autorités contractantes. Cependant, la carence documentaire n a été mise en lumière que par l audit, ce qui signifie que l ARMP n a pas effectué «spontanément» de contrôle sur les dossiers qui lui sont remis et, a fortiori, ne s est pas donné les moyens : de «forcer» et de concrétiser la collecte des informations afin d avoir la certitude de disposer de toute l information et d exercer des contrôles, même simplement en termes de présence/absence des documents nécessaires à l établissement de la base de données évoquée ci-dessus Observations par rapport aux audits précédents L auditeur souhaite souligner que la carence documentaire était déjà un constat majeur : lors de l audit des exercices 23/24 7 lors des travaux de validation de l autoévaluation du dispositif des marchés publics selon la méthode CAD/OCDE. Outre l absence pure et simple des dossiers, concernant le manque de pièces constitutives essentielles dans les dossiers ces rapports permettent de montrer que : 6 Décret 9/PRN/MEF du 6 juillet 24 portant composition, organisation et modalités de fonctionnement de l Agence de Régulation des Marchés Publics ; décret applicables dans le contexte de l audit des exercices 27 et 28 7 Rapport 2AC/FCA Audit des marchés publics des exercices 23 et 24,, Rapport final de décembre 26

36 P a g e 36 Dans le cas de l autoévaluation CAD/OCDE, sur l échantillon de 5 dossiers qui avaient été remis à l auditeur 4 % (6 dossiers) étaient réellement auditables (pièces indispensables présentes), 27 % 4 dossiers) ne pouvaient l être qu avec réserve (absence de pièces majeures) et 33 % (5 dossiers) impossible à auditer. Dans le cas du présent audit, ce sont plus de 2 % (33 dossiers sur 63 remis) qui ne peuvent être audités du fait de la carence de pièces essentielles. Dans le cas de l audit des exercices 23/24 la comparaison ne peut être établie sur la base de chiffre mais il convient de rappeler que les travaux d audit ont été étirés sur un très longue période (de juillet 25 à février 26 ce qui a laissé du temps à l administration pour rassembler les dossiers ; néanmoins le rapport précisait les difficultés rencontrées au regard des «informations manquantes» et de «l insuffisance documentaire». L auditeur notait sur ces points : «L auditeur tient à souligner les importants efforts fournis par l Administration pour mettre les dossiers à auditer à sa disposition, mais souhaite également souligner que ces efforts sont significatifs d importantes carences dans l archivage desdits dossiers. Celle-ci est notamment observable non seulement à travers ces difficultés pour collationner les dossiers ceux-ci, à l évidence, ne sont pas disponibles à première sollicitation et le fait que bon nombre d entre eux sont restés incomplets. Par ailleurs, au-delà des problèmes d archivages, l auditeur constate que les dossiers qui lui ont été remis ne présentaient pas toujours la qualité du point de vue de la valeur probante et donc de la recevabilité desdits dossiers que l on serait en droit d attendre dans le cadre des finances publiques. En tout état de cause, du point de vue de l auditeur les anomalies relevées et ci-après décrites incomplétude des dossiers d une part et d autre part l insuffisance qualitative de bon nombre d entre eux sont significatives, ives, d une méconnaissance de la réglementation en vigueur (notamment de la lettre circulaire n 356 du 2 juillet 22 du Premier ministre, relative à l archivage des dossiers de marchés), et/ou d une certaine désinvolture vis-à-vis de ladite réglementation.» Force est de constater que pour l audit des exercices 27/8 les mêmes constats peuvent être fait, quasi dans les mêmes termes. La question de l archivage et de la responsabilité de la conservation des dossiers reste donc un problème central et préoccupant. 5.2 ANALYSE DES DELAIS DE PASSATION La réglementation en vigueur pour les exercices sous revue ne fixe pas de délais pour l ensemble de la procédure de passation. Seuls sont précisés, par l article 2 du Code 8, les délais de publicité (i.e. délai de réception des offres). Il convient de noter que les éléments de règlementations récemment intervenus et qui abordent la question de certains délais ne concernent que : les délais de publication des procès-verbaux des commissions (48 heures tant pour l arrêté n 37 du 2 mars 29 que pour les arrêtés n 79 et 8 du 9 avril 2 ; les délais de publicité selon les types de mise en concurrence (arrêté n 7 du mai 2). L analyse des délais qui a été effectuée au cours de l audit a donc eu pour objet d une part de vérifier le respect des obligations légales en termes de délais de publicité et, d autre part d observer les délais entre les autres étapes de la procédure afin de vérifier l existence, ou non, de «goulots d étranglement» et/ou de délais remarquables par rapport au déroulement de la procédure. Les tableaux ci-dessous proposent le détail des délais de la procédure par types de mises en concurrence. 8 Article 2 : Le délai de réception des offres ne peut être inférieur à 45 jours à compter de la date de parution de l avis d appel d offres. Toute dérogation à ce délai sera approuvée par l Agence de Régulation des Marchés Publics.

37 P a g e 37 Remarque : pour l ensemble des tableaux, la colonne «Échantillon exploitable» donne le nombre de dossiers pour lesquels des données exploitables (au regard du critère analysé) étaient disponibles dans la documentation d audit. Par ailleurs, il a été jugé utile de fournir le calcul non seulement de la moyenne en jours des étapes analysées, mais également en moyenne centrée ; cette seconde valeur ayant l avantage de minimiser l impact des valeurs extrêmes Délais pour les appels d offres ouverts Les appels d offres ouverts, avec 86 dossiers, soit 66,2 % des dossiers auditables, représentent la plus grande part de l échantillon. Les tableaux ci-dessous proposés résument les durées observées pour ce type de mise en concurrence par étapes principales et étapes intermédiaires. a) Appels d offres nationaux ouverts (AONO) Tableau n 6 : délais pour les étapes et étapes intermédiaires de la procédure pour les AONO Etapes Echantillon Echantillon Moy Md exploitable exploitable Moy Md. Avis d'appel d'offres à ouvertureure a. lancement à dépôt des offres b. dépôt des offres à ouver rture 2. Ouverture à attribution 2a. ouverture à évaluation 2b. évaluation à attribution 3. Attribution à souscription contrat 3a. attribution à notification on provisoire 3b. notification provisoire à souscription contrat 3c. attribution à non-object tion PTF 3d. non-objection PTF à notification provisoire 4. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage 4a. souscription contrat à visa contrôle financier 4b. visa contrôle financier à signature contrat 5. Signature par maître d'ouvrage à ordre de service 5a. signature contrat à enre egistrement 5b. enregistrement à ordre de service Durée étape à 5 en jours Durée étape à 5 en mois 5 dossiers (27%) 7 dossiers (3%) 3 dossiers (54%) 3 dossiers (56%) 35 dossiers (63%) 3 dossiers (54%) 9 dossiers (34%) dossiers (2%) 7 dossiers (2%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 7 dossiers (3%) 5 dossiers (27%) 3 dossiers (23%) 2 dossiers (3%) dossiers (8%) 2 dossiers (3%) , , 3 dossiers (7%) 2 dossiers (28%) 32 dossiers (42%) 3 dossiers (4%) 32 dossiers (42%) 33 dossiers (44%) 8 dossiers (24%) 2 dossiers (6%) 9 dossiers (2%) 5 dossiers (4%) 3 dossiers (4%) 5 dossiers (2%) 2 dossiers (6 %) 4 dossiers (8%) 2 dossiers (2%) 4 dossiers (8%) dossier (%) , , Tableau n 7 : synthèse des délais pour les AONO Etapes Moyenne Tendance 27. Avis d'appel d'offres à ouverture 2. Ouverture à attribution 3. Attribution à souscription contrat 4. Souscription contrat à signature MO 5. Signature par MO à ordre de service Médiane 28 Tendance

38 P a g e 38 b) Appels d offres internationaux ouverts (AOIO) Tableau n 8 : délais pour les étapes et étapes intermédiaires de la procédure pour les AOIO Etapes Echantillon Echantillon Moy Md exploitable exploitable Moy Md. Avis d'appel d'offres à ouvertureure a. lancement à dépôt des offres b. dépôt des offres à ouver rture 2. Ouverture à attribution 2a. ouverture à évaluation 2b. évaluation à attribution 3. Attribution à souscription contrat 3a. attribution à notification on provisoire 3b. notification provisoire à souscription contrat 3c. attribution à non-obj ect tion PTF 3d. non-objection PTF à notification provisoire 4. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage 4b. visa contrôle financier à signature contrat 5. Signature par maître d'ouvrage à ordre de service 5a. signature contrat à enre egistrement Durée étape à 5 en jours Durée étape à 5 en mois 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 3 dossiers (5%) 4 dossiers (7%) 3 dossiers (5%) 2 dossiers (3%) Aucun dossier Aucun dossier Aucun dossier Aucun dossier 3 dossiers (5%) Aucun dossier Aucun dossier Aucun dossier , ,2 2 dossiers (4%) 4 dossiers (5%) 6 dossiers (8%) 6 dossiers (8%) 6 dossiers (8%) 6 dossiers (8%) 3 dossiers (4%) 5 dossiers (6%) 3 dossiers (4%) 2 dossiers (2%) 2 dossiers (2%) 3 dossiers (4%) dossier (%) 2 dossiers (2%) dossier (%) , , Tableau n 9 : synthèse des délais pour les AOIO Etapes Moyenne Tendance. Avis d'appel d'offres à ouverture 2. Ouverture à attribution 3. Attribution à souscription contrat 4. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage 5. Signature par maître d'ouvrage à ordre de service Médiane Tendance c) Constats sur les délais des AO ouverts Ces tableaux permettent de constater, tant pour les AO ouverts, nationaux comme internationaux : que la durée de 45 jours fixée par le Code des marchés (cf. encadré ci-après) n est pas strictement respectée ; les dossiers analysés ne présentaient ni lettres de requêtes ni lettre d autorisation de dérogation à la durée légale qui auraient pu justifier ce non-respect ; cet état de fait persiste entre 27 et 28 ; une inconstance des délais d analyse (i.e. durée entre l ouverture et l attribution) ; cependant ce constat doit être relativisé dans la mesure où il pourrait être lié à la complexité des dossiers ; que le délai de souscriptions, i.e. le délai entre l attribution et la signature du contrat par le fournisseur est très long (même si l analyse en médiane centrée montre une amélioration entre 27 et 28) ; même des délais de contestation officielle ne permettent pas d explique la nécessité de prendre de à 2 mois pour la mise au point du contrat et sa signature par l attributaire ; que le délai d approbation est également très long.

39 P a g e 39 Encadré n : article 2 du Code des marchés Article 2 : Le délai de réception des offres ne peut être inférieur à 45 jours à compter de la date de parution de l avis d appel d offres. Toute dérogation à ce délai sera approuvée par l Agence de Régulation des Marchés Publics. Par ailleurs la durée de passation pour les appels d offres ouverts s établit entre 4 et 4,5 mois qu ils soient nationaux ou internationaux Délais pour les appels d offres restreints Les appels d offres restreints, avec 23 dossiers, représentent 7,7 % des dossiers auditables ; les tableaux ci- dessous proposés résument les durées observées pour ce type de mise en concurrence par étapes principales et étapes intermédiaires. a) Appels d offres nationaux restreints (AONR) Tableau n 2 : délais pour les étapes et étapes intermédiaires de la procédure pour les AONR Etapes Echantillon Echantillon Moy Md exploitable exploitable Moy Md. Avis présélection à invitation à soumissionner 2. Invitation à soumissionner à ouverture 2a. invitation à soumissionne onner à dépôt des offres 2b. dépôt des offres à ouver erture 3. Ouverture à attribution 3a. ouverture à évaluation 3b. évaluation à attribution 4. Attribution à souscription contrat 4a. attribution à notification on provisoire 5. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage 5a. souscription contrat à visa contrôle financier 5b. visa contrôle financier à signature contrat Durée étape à 5 en jours Durée étape à 5 en mois Aucun dossier Aucun dossier Aucun dossier dossier (%) 3 dossiers (5%) 3 dossiers (5%) 3 dossiers (5%) dossier (%) dossier (%) dossier (%) dossier (%) dossier (%) ,4 _ ,4 dossier (%) dossiers (4%) dossiers (4%) dossiers (4%) 4 dossiers (8%) 6 dossiers (2%) 5 dossiers (2%) 7 dossiers (9%) dossiers (4%) 8 dossiers (%) 3 dossiers (4%) 6 dossiers (8%) , ,2 Tableau n 2 : synthèse des délais pour les AONR Etapes Moyenne Tendance. Avis présélection à invitation à soumissionner 2. Invitation à soumissionner à ouverture 3. Ouverture à attribution 4. Attribution à souscription contrat 5. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage Médiane Tendance

40 P a g e 4 b) Appels d offres internationaux restreints (AOIR) Tableau n 22 : délais pour les étapes et étapes intermédiaires de la procédure pour les AOIR 27 Etapes Echantillon exploitable Moy Md. Avis présélection à invitation à soumissionner 2. Invitation à soumissionner à ouverture 2a. invitation à soumissionne onner à dépôt des offres 3. Ouverture à attribution 3a. ouverture à évaluation 3b. évaluation à attribution 4. Attribution à souscription contrat 4a. attribution à notification on provisoire 4b. notification provisoire à souscription contrat 5. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage 5a. souscription contrat à visa contrôle financier Durée étape à 5 en jours Durée étape à 5 en mois dossier (%) dossier (%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) dossier (%) dossier (%) dossier (%) dossier (%) , ,9 28 Echantillon Moy exploitable Md c) Constats sur les délais des AO restreints Les échantillons exploitables pour ce type de mise en concurrence sont très faibles ; comme par ailleurs les éléments de la première partie de la procédure, la présélection des candidats, sont systématiquement absents des dossiers soumis à l audit, il est impossible de tirer des leçons pertinentes de l analyse de ces délais. Cet état de fait d une part rend impossible le calcul de la durée totale de ce type de procédure et, d autre part ne permet pas de juger de la pertinence et de la régularité de l élaboration des listes restreintes Délais pour les ententes directes (ED) Les ententes directes, avec 7 dossiers, représentent 5,4 % de l échantillon auditable. Comme le montre le tableau ci-dessous les éléments de dossiers soumis à l audit sont très peu nombreux et il est difficile d en tirer des conclusions quant aux délais de cette procédure. Tableau n 23 : délais pour les étapes et étapes intermédiaires de la procédure pour les ED 27 Etapes Echantillon exploitable Moy Md. Demande d'autorisation à autorisation 2. Autorisation à invitation à soumissionner 3. Invitation à soumissionner à ouverture 4. Ouverture à attribution 5. Attribution à souscription contrat 6. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage Durée étape à 5 en jours Durée étape à 5 en mois 3 dossiers (5%) dossier (%) Aucun dossier Aucun dossier Aucun dossier dossier (%) , ,2 28 Echantillon Moy exploitable Md

41 P a g e Délais pour les Consultations de fournisseurs (CF) Les consultations de fournisseurs procédure simplifiée de mise en concurrence représentent avec 4 dossiers,,8 % de l échantillon auditable. Les dossiers de 27 ne présentent pas beaucoup de données exploitables (de à 2 dossiers) ; les dossiers de 28 contiennent plus d éléments. Tableau n 24 : délais pour les étapes et étapes intermédiaires de la procédure pour les AONR 27 Etapes Echantillon exploitable Moy Md. Invitation à soumissionner à ouverture a. invitation à soumissionne onner à dépôt des offres b. dépôt des offres à ouver rture 2. Ouverture à attribution 2a. ouverture à évaluation 2b. évaluation à attribution 3. Attribution à souscription contrat 3a. attribution à notification on provisoire 4. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage Durée étape à 5 en jours Durée étape à 5 en mois 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 2 dossiers (3%) 3 dossiers (5%) dossier (%) 2 dossiers (3%) dossier (%) , ,5 28 Echantillon exploitable Moy Md dossiers (4%) 8 7 dossiers (3%) 4 8 dossiers (%) 6 7 dossiers (9%) 9 dossiers (2%) 2 9 dossiers (2%) 4 dossiers (5%) dossiers (%) dossiers (6%) ,,7 Tableau n 25 : synthèse des délais pour les AONR Etapes Moyenne Tendance. Invitation à soumissionner à ouverture 2. Ouverture à attribution 3. Attribution à souscription contrat 4. Souscription contrat à signature par maître d'ouvrage Médiane Tendance Le délai de mise en concurrence (8 jours en moyenne, 7 jours en médiane) est correct au regard de la nature des transactions concernées (en principe prestations simples et peu complexes). De même la durée totale, de l ordre d un mois, semble également correcte, toujours au regard de la nature des transactions concernées Délais atypiques Les statistiques présentées ci-dessus donnent des durées moyennes ou médianes d exécution de la procédure. L audit à également permis de montrer l existence de quelques cas atypiques qu il est intéressant d observer. a) Dossier n 24 : même si de nombreux documents manquent dans ce dossier (dont notamment les documents de présélection des fournisseurs) il apparaît que : les factures pro forma des soumissionnaires sont datées d avant les lettres d'invitation à soumissionner ;

42 P a g e 42 la facture de l'attributaire datée est datée du 3//8, soit avant la signature du contrat, le8//8) et même l'exécution des travaux (alors que le contrat stipule que cette facture devait être présentée trois mois après la réception des travaux ; la notification d'accord de l'entrepreneur est datée du 4//8, soit plus d'un mois après la signature du contrat. Ces incohérences de dates amoindrissent la valeur probante des documents présentés et peuvent même créer un doute sur la régularité, voire même la réalité, de la mise en concurrence. b) Dossiers n 45, 46 et 48 : ces trois dossiers concernent une même mise en concurrence et un même contrat de marché. Deux importantes anomalies de délais sont observées, sans que la documentation remise à l audit permette de les expliquer : la date de publication de l'aao dans le «SAHEL» est le 25//8 pour une date limite de dépôt des offres fixée au 4/3/28 (soit une durée inférieure aux 45 jours prévus par la réglementation) mais le P.-V. d ouverture mentionne que la séance d'ouverture a eu lieu le 27/5/28 soit 84 jours après la date annoncée dans l'aao. Le dossier ne contient aucun élément d explication de ce changement de date d'ouverture. Le P.-V. d'attribution est daté du 6/6/8, mais le titulaire n'a signé le contrat que le 24//8, soit 5,5 mois plus tard.. À noter par ailleurs que l'offre de l'attributaire n'était théoriquement valable que durant 2 jours. Le dossier ne donne aucune explication concernant cet important retard dans la signature du contrat Observations par rapport aux audits précédents Il convient de rappeler que La question des délais d exécution de la procédure de passation des marchés publics s inscrit dans une double contrainte ; en effet l exécution de cette procédure : d une part, doit être assez rapide pour respecter le principe de l annualité budgétaire et la durée de validité des offres des candidats et, d autre part, doit laisser à l Administration, s agissant de l utilisation de deniers publics, le temps nécessaire pour que soient respectées les procédures et exercés les contrôles prévus par la réglementation. De ce point de vue, comme le montre le tableau ci-dessous, les délais observés lors de l audit des exercices 23/4 étaient cependant souvent excessifs et les temps de passation observés pour les exercices 27/8 montrent une amélioration. Types de mise en concurrence 23/4 27/8 Écart Appel d'offres ouverts Appels d'offres restreints Consultations de fournisseurs Gré à gré 7,4 3,7, 2,5 3,6 2,2,6 7,2-3,8 -,5 -,5 4,7 Remarque : la comparaison pour les gré à gré est peu significative au regard de la faiblesse de l échantillon pour 27/8.

43 P a g e DYSFONCTIONNEMENTS DE PROCEDURE La procédure de passation des marchés se déroule en plusieurs étapes qui doivent se dérouler séquentiellement, i.e. les unes après les autres et dans un ordre logique, et qui sont formalisées par des documents spécifiques. Une partie de l audit à consister à vérifier le respect de cette procédure séquentielle, mais aussi la pertinence et la valeur probante des documents émis au cours de ladite procédure, notamment en terme de légalité et de conformité desdits documents avec le type de mise en concurrence. En tout état de cause les développements ci-après portent sur les dysfonctionnements concernant : le dossier d AO, l avis d AO, l ouverture et le dépouillement des offres, l analyse des offres, l attribution du marché à l un des soumissionnaires, le contrat. Par ailleurs, sont également décrits des dysfonctionnements spécifiques : dans la prise en compte de la fiscalité spécifique aux marchés («redevance» ARMP et droits d enregistrement) dans le montant des offres ; dans la forme et le contenu des P.-V. émis au cours de la procédure Observation générale sur la qualité des Procès-verbaux D une manière générale, les documents de comptes rendus de déroulement de la procédure et notamment à ce titre les Procès-verbaux et rapports (ouverture, analyse, attribution) etc. ne sont pas d une qualité satisfaisante. Les principaux griefs portent sur : Le fait que ces documents ne comportent que très peu, voire aucune, informations sur la manière dont la commission a évalué les propositions techniques. Notamment, les tableaux de comparaison des offres techniques et des offres financières ne figurent que rarement dans le P.-V. et d une manière générale, les P.- V. ne permettent pas d'apprécier les travaux de la commission et la pertinence des propositions d'attribution. Souvent (Dossier n 45 par exemple) le P.-V. d'analyse voire également le P.-V. d ouverture ne comporte que des rappels de la règlementation et n'apporte pas d'éclairage consistant sur les travaux de la commission d'analyse. Dans le dossier n 55, les documents administratifs sont listés (présents/absents) par le P.-V. d analyse, mais la commission n'en tire aucune conclusion. Certains documents manquent pour certaines soumissions, mais aucun rejet n'est prononcé, sans explication ou commentaire sur ce point. La valeur probante des P.-V. est également amoindrie par certains manques de rigueur dans l établissement de ces documents : Dossier n 7 : un P.-V. unique d ouverture, d analyse et d attribution daté du /8/7 ; 5 membres ont signé, mais le 22 août et sur une feuille «volante» dont rien ne démontre qu'elle est partie intégrante du P.-V. dont les pages ne sont pas paraphées. Dossier n 62 le «Procès-verbal de constat d'analyse» de l'huissier, daté du 26 janvier 27 contient la formule «Me suis transporté, ce jour vingt deux janvier 27» et, en fait, la commission, selon le P.-V. s'est tenue les 26 et 27 janvier. Le P.-V. de l'huissier constate ce fait et ne valide donc pas les travaux du 27 janvier. Dossier n 75, l'analyse technique des offres proposée par le P.-V. d'analyse et d'attribution est indigente : en face de chacune des caractéristiques minimales prévues par le DAO il est porté en regard la marque et le modèle proposé par le soumissionnaire ; en l'absence d'éléments complémentaires, il est

44 P a g e 44 impossible de juger de la qualité de cette analyse et du fait que l'appréciation des offres a été (ou non) objective. Dossier n 8 Le P.-V. d'ouverture évoque que l'une des entreprises n'est pas représentée [«b) Absent non excusé ; Le représentant du Soumissionnaire Saidou Amanou»] ; il convient de rappeler que ne participent aux ouvertures que les soumissionnaires «qui souhaitent être présents» (article 2, alinéa 4 de l'arrêté 4 du octobre 26) ; ils n'ont pas à être «excusés» s'ils ne participent pas. Par ailleurs, les signatures figurent sur une dernière feuille qui, en l'absence d'entête ou de mentions spécifiques ne peut être reliée avec une certitude suffisante au reste du document. Le P.-V. d'analyse ne comporte aucune information sur l'analyse technique qui a, en principe, été effectuée. Il propose simplement la liste des soumissions rejetées (5 sur 7). Parmi les causes de rejets, la Clause d'origine est 3 fois utilisée. Dossier n 2 : le P.-V. de la réunion de la sous-commission technique (daté du 5/9/28) souligne que 2 soumissionnaires (Amadou Ibrahim & Entreprise Mika) ne sont pas notés dans les tableaux détaillés de notation, pour n'avoir pas fourni l'agrément «option BTP» ; en conclusion, ils sont déclarés disqualifiés. Cependant, dans le rapport d'analyse daté du /9/28, figure en page 2, un tableau récapitulant des notes techniques attribuées ; Amadou Ibrahim obtient 3/6 et Entreprise Mika 48/6 ; d'une part, le détail de ces deux notations ns n'est pas connu, d'autre part, Mika est annoncé deuxième technique alors que dans le P.-V. de réunion du 5/9/28, cette entreprise était déclarée «disqualifiée». Dossier n 29 : au regard des documents fournis (notamment P.-V. d'ouverture) il semble qu'un premier appel d offres (dont il n'est pas précisé s'il était ouvert ou restreint), dépouillé le 5 décembre 28 s'est traduit par une infructuosité du fait que seules deux offres ont été reçues. Le P.-V. d'ouverture du /2/7 indique que «La procédure négociée a été autorisée en prenant en considération les deux offres parvenues» ; cette formulation, pour le moins lapidaire, ne permet d'apprécier ni la réalité, ni la régularité (qui autorise et sur quelle base?) de cette «autorisation». Ce fait crée un doute important sur la régularité de cette passation, et ce d'autant plus en tenant compte d'une part la remarquable rapidité de la procédure (7 jours entre l'ouverture et l'approbation) et, d'autre part la très faible note technique obtenue par l'un des candidats (25,5 / points). Concernant le P.-V. d'analyse et d'attribution, il est également remarquable qu'il décrive des analyses réalisées les et 2 décembre 27 ET une réunion de négociation avec le fournisseur tenue le 5 décembre. Cette négociation fait passer le prix de 65 à 55 9 sans que les éléments de négociations rapportés éclairent ce changement (le seul chiffrage proposé est le passage du poste fonctionnement de véhicule de 7 à 3 Fcfa ce qui apparaît insuffisant pour justifier l'écart observé qui est de 5, millions de Fcfa) Dossier d appel d offres (DAO) Les DAO types élaborés par l ARMP n ont été rendus officiels qu à la fin de 28 arrêtés 8, 8 et 82 du 29 septembre 28 ils n étaient de ce fait pas obligatoirement d application pour les exercices sous revue. Cependant pour qu un DAO soit utilisé il doit nécessairement comprendre un certain nombre d éléments, notamment pour ce qui est de la définition et des modalités des prestations attendues Données statistiques Les DAO soumis à l audit ont été évalués par la présence et la qualité des éléments repris dans le tableau ci- après.

45 P a g e 45 Tableau n 26 : anomalies observées sur les DAO Exercice 27 Exercice 28 Libellé de l'anomalie Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % Règlement particulier de l'ao Cahier clauses administratives Cahier clauses techniques Critères d'évaluation technique Critères d'évaluation financière Bordereau des prix unitaires Devis estimatif (DE) Modèle de contratt ,% 5,6%,% 8,3% 3,6% 27,8% 6,7% 8,3% ,5%,4%,6%,4% 6,3% 3,3% 3,3% 22,9% Tendance Ce tableau permet de constater que les DAO soumis à l audit sont encore perfectibles dans la mesure où : certains éléments importants tels que les critères d évaluation financière, le bordereau des prix unitaires ne figurent pas dans les DAO dans quasiment 3 % des cas ; le cahier des clauses techniques est absent ou insuffisant dans plus de % des cas, en 27 comme en 28 : que la comparaison des anomalies entre 27 et 28 montre une dégradation de la situation, sauf pour ce qui est ces critères d évaluation financière Constats particuliers a) Citation de marques Plusieurs DAO citent des marques dans la définition des prestations. Même si les dispositions du Code (articles 63 et 64, cf. encadré ci-dessous) ne sont pas absolument explicites, il est naturel, pour ne pas fausser la concurrence de citer des normes et des appellations génériques ; en cas de nécessité il peut être admis de citer une marque, sous réserve que ce soit dans une expression qui y fait simplement référence. À titre d exemple, dans le DAO relatif à la livraison de fournitures scolaires au MSSRT (dossiers n 4, 5 et 8 de l échantillon) : lots et 2, les spécifications techniques mentionnent le nom de la marque des cahiers souhaités «SEYES» alors que le modèle de contrat précise simplement «Cahiers» qui est un terme générique plus adéquat dans un AO; lot 3, des stylos à bille du DAO ce qui est le terme adéquat sont désignés dans le modèle de marché par le terme «Bic» ; lot 4 aussi bien dans le DAO que dans le modèle de contrat il est fait mention de craies «Robercolor» ; si la référence à cette marque était indispensable, le DAO aurait dû préciser «de Type Robercolor». b) Orientation des critères techniques vers une marque Il est également constaté que dans certains cas, sans qu une marque ou un modèle soient cités, les caractéristiques techniques prévues par le DAO faussent le jeu de la concurrence. Il en est notamment ainsi dans les exemples ci-dessous cités. Dossier n 6 : les spécifications techniques du DAO sont très détaillées et les précisions telles qu'elles désignent en fait un véhicule spécifique (en l'occurrence camion Mercedes Ben Actros) et ne laissent aucune possibilité à une mise en concurrence réelle sur la base d'un besoin techniquement et objectivement défini. Cela est également visible dans le P.-V. d'analyse et attribution qui indique

46 P a g e 46 «Conformément aux prescriptions riptions du DAO, les membres de la commission ont à l'unanimité décodé d'attribuer le marché à La Nigérienne de l'automobile, compte tenu des propositions concrètes sur les camions de marque Mercedes, contrairement à CFAO qui a proposé des tracteurs Renault». Dans ce contexte, l'auditeur conclut : d'une part que le DAO n'était pas objectif dans sa définition du besoin : ce qui est recherché ce sont des camions de «transport de marchandises» et, à ce titre les dimensions au millimètre près, le fait que le réservoir soit situé sur le «longeron droit», que le moteur soit un 8 cylindre en V incliné à 9, que la puissance maximale soit fixée à 476 Ch à 8 tr/mn, etc. sont excessivement précises et, d'autre part, que l'attribution a été non objective au profit de La Nigérienne de l'automobile (l'indigence du «tableau récapitulatif» technique à la page 3 du P.-V. est significative à cet égard). Dossier n 86 : les spécifications techniques sont un «copier/coller» de la description du Toyota LC HZJ 5L-GCMR 2 (STD) dès lors aucune autre offre que celle de CFAO n est enregistrée. Du point de vue de l auditeur, il n y a pas eu de mise en concurrence, mais un Gré à gré «de fait» et donc illégal. c) Prescriptions non conformes Dossier n 73 : achat de vedettes et de pirogues pour lequel le CCAG en son article et les spécifications techniques donnent les dimensions au millimètre desdites vedettes et pirogues, mais, en revanche, ne communiquent aucune information technique sur la qualité du matériel (acier, alu, bois,..), ni sur la puissance du moteur, ni sur la forme du fond de ces embarcations (fond plat ou autre). À noter par ailleurs que le CCAG en son article 6 «Évaluation des offres», précise que : «les offres seront évaluées en fonction des prix, du délai de livraison proposé et de la qualité des articles sur présentation d échantillons emballés et/ou prospectus» et que «la présentation d échantillons pour les articles, objet de la soumission est obligatoire. Ces échantillons pourront être retournés à leur expédition après attribution». Cette prescription est pour le moins étonnante et semble signifier qu un copier/coller d un autre DAO a été effectué sans vérification ; ce qui est regrettable dans le cadre d un AO de ce montant. À noter également dans ce DAO que l article 5 «Évaluation», du CCAP renvoi à l article 3 du CCAG en ces termes : «Aux fins de l évaluation, le délai de livraison à l Art 3 du CCAG doit formellement être respecté par le soumissionnaire», mais, en fait, cet article 3 n évoque pas le délai de livraison, mais concerne la présentation des offres dans trois enveloppes distinctes. Enfin, toujours selon l article 5 du CCAP 9, il est précisé que l évaluation ne se fera uniquement sur la base du délai de livraison ; ceci ne laisse d être surprenant alors qu il s agit de bien d équipement, pour une valeur de 82 millions de Fcfa, qui doivent présenter des caractéristiques techniques précises.). Dossier n 75 : l'obligation de produire une caution de soumission figure dans l'aao, mais ce dernier, pas plus que les autres pièces constitutives du DAO, ne fixe son montant ni même n évoque l'article 79 du Code qui dispose que «Le montant de la garantie d offre est indiqué dans le dossier d'appel d'offres. Il est fixé en fonction de l'importance du marché par l'autorité contractante. Il est compris entre un et deux pour cent (2 %) de l'offre ou du montant prévisionnel du marché. La garantie d'offre est libérée au plus tard à son expiration». Dossier n 2 : les DAO comportent une clause qui prévoit la fourniture de l ASF et de l attestation CNSS deux semaines après l adjudication ; cette disposition est illégale et en contradiction avec les dispositions de l article du Code. 9 Rappel : ce sont les clauses du CCAP CAP qui priment sur celles du CCAG en cas de discordance

47 P a g e 47 Encadré n 2 : article du Code des marchés Article : Chaque candidat à un marché, quelle que soit la procédure de passation des marchés employée, doit, aux fins d attribution, justifier de ses capacités juridiques, techniques et financières. Il doit également justifier qu il est à jour de toutes ses obligations fiscales et para- fiscales dans son dossier d offre. Dossier n 7 : il s'agit d'un Appel d'offres ouvert international ; cependant cet AAO précise au titre des conditions de participation que les soumissionnaires doivent «être régulièrement installé[s] au Niger». Par ailleurs les pièces administratives listées par l'aao ne concernent que des pièces pouvant être fournies par des entreprises nigériennes et que «toute offre qui ne sera pas accompagnée de l'une de ces pièces sera systématiquement rejetée». Les Données particulières de l'appel d'offres (DPAO) n'évoquent également que les obligations documentaires des soumissionnaires nigériens (IS 2.) et rien n'est prévu pour les soumissionnaires étrangers. Cependant, un seul soumissionnaire s'étant présenté et celui-ci ci étant étranger, la commission d'analyse le qualifiera sur la base d'un motif dont la légalité reste à démontrer : «le soumissionnaire ayant déposé son offre est installé hors du Niger, donc cette clause [i.e. celle le relative à la qualification administrative] ne s'applique pas à ce dernier (Entreprise française) liée par des conventions avec l'état du Niger». Il est regrettable que lesdites conventions ne soient pas citées et, en tout état de cause il est difficile de penser que de telles conventions puissent exonérer un soumissionnaire de démontrer son affiliation aux organismes sociaux, sa situation de nonfaillite, sa situation fiscale, etc.). En tout état de cause, un tel traitement est discriminatoire vis-à-vis des entreprises nationales. De plus, concernent ce dossier il apparaît que les DPAO n'indiquent pas la durée de validité des offres alors que les Instructions aux soumissionnaires (IS) l'exigent (article 3.). L'analyse du pli unique reçu par la commission d'ouverture contient d'ailleurs la mention «Validité de l'offre : conformément à la clause 3. des données particulières du DAO» et, en fait, cela ne renvoi à rien dans la mesure où la clause 3.I des IS n'était pas complétée dans les DPAO Avis d appel d offres (AAO) Les Avis d appel d offres sont destinés à informer les opérateurs économiques des intentions de l administration quant à la réalisation de telle ou telle prestation. En conséquence cet avis doit fournir suffisamment d éléments pour que ces opérateurs économiques puissent décider d acquérir ou non le DAO. À ce titre, les AAO soumis à l audit ont été évalués par la présence et la qualité des éléments repris dans le tableau ci-après. Tableau n 27 : anomalies observées sur les AAO Exercice 27 Exercice 28 Libellé Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % Définition de l'objet du marché Définition du financement Identification du MO Montant de caution de soumission Date limite de dépôt des offres Délai de validité des offres ,% 8,4% 5,8% 33,3%,6% 42,% ,6% 4,5% 8,5% 49,% 6,3% 58,7% Tendance Sur ce point également les constats montrent que les AAO sont encore perfectibles dans la mesure où :

48 P a g e 48 les taux de carence d information sur tous les critères dépassent %, sauf pour ce qui est de la définition de la prestation ; ces taux atteignent plus de 3 % en ce qui concerne le montant de la caution de soumission qui sera exigée des opérateurs (ce point est important au regard de la population d entreprises visée) et le délai de validité des offres ; que la comparaison entre 27 et 28 montre une importante dégradation de la situation. Remarque : l analyse des AAO n avait pas été systématiquement effectuée lors de l audit précédent, il ne peut donc être établi de comparaison Ouverture et dépouillements des offres Données statistiques Tableau n 28 : anomalies observées au dépouillement des offres Exercice 27 Exercice 28 Libellé Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % Signature PV Absence tab récap des pièces administratives Absence de lecture des offres financières ,% 26,8% 8,8% ,% 3,2% 8,2% Tendance Constats particuliers Dossier n 23 : L'ouverture des offres a été effectuée 2 jours avant la date prévue ; la Commission explique cela par le fait que les offres ont été réceptionnées avant ladite date. Cette explication est pour le moins étonnante dans la mesure où elle suppose que la Commission sait ou en tout état de cause, croit savoir qu aucune autre offre n arrivera à la date initialement prévue. Dossier n 52 : des plis n'ont pas été ouverts au motif que les enveloppes étaient «présentées sans cire» ; en l'absence du DAO il est impossible de vérifier que le cachetage à la cire était obligatoire. Cependant, l'article 22 du Code dispose que «Les plis doivent rester cachetés jusqu au moment de leur ouverture», mais n'indique pas que ce cachetage doit être réalisé à la cire. D ailleurs, la seule évocation d un cachetage à la cire contenu dans la réglementation du Niger figure dans un texte d avril 2 donc non-applicable en la circonstance et qui, en tout état de cause ne concerne que la «Commission Ad Hoc d adjudication des marchés des établissements publics, des sociétés d État et des sociétés d économie mixte passés par consultation de fournisseur». Dossier n 2 : l'ouverture des offres était prévue le 28/8/28 à h3, mais : elle a été effectuée le 29 à «h39mn», sans explication donnée sur ce report et la liste de présence signée des membres du Comité Ad hoc et des soumissionnaires, est datée du 28 août 28. Arrêté n 8 du 9 avril 2, article 2 ; Le texte «symétrique» relatif aux Commissions des marchés de l Etat (Arrêté n 79 du 9 avril 2) n évoque pas de cachetage à la cire.

49 P a g e Analyse des offres Données statistiques Tableau n 29 : anomalies observées à l analyse des offres Exercice 27 Exercice 28 Libellé Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % Rapport d'analyse des Offres signé Analyse technique Tableau récapitulatif des offres techniques Analyse financière Tableau récapitulatif des offres financières Non respect système d'évaluation prévu DAO Notation non objective de l'attributaire Mise en concurrence d'entreprises liées Attributaire non classé premier Régularité du dossier administratif du titulaire Modification de l'offre financière du titulaire Qualité du PV (valeur probante) ,% 32,6% 33,3% 4,3% 6,8% 8,4% 2,9% 3,8% 9,5% 4,3% 26,7% 9,6% ,2% 8,% 27,% 5,7% 7,% 3,9% 8,6% 2,8% 5,6% 2,5% 5,6% 4,7% Tendance Constats particuliers Dossier n 6 : l'absence des soumissions ne permet pas de juger de la validité des éléments concrets des P.-V. d'ouverture et d'attribution ; notamment à ce titre les motifs des rejets prononcés pour 5 offres sur 7. Toutefois, concernant le rejet de l'offre BUROPA au motif que «l attestation fiscale n'est pas spécifique au marché en question» repose sur une base juridique fragile. En effet, sur ce point, l article du Code ne donne pas beaucoup d indications : en précisant «justifier qu il est à jour de toutes ses obligations fiscales et para- fiscales dans son dossier d offre» il ne semble pas exiger que l attestation délivrée par les services fiscaux soit spécifique à un appel d offres. Comme par ailleurs les attestations sont délivrées par les services habilités pour une durée de 3 mois il semblerait plus légitime de s attacher à ce critère de durée pour juger de la validité de l'attestation. Dossier n 87 : pour le lot (non soumis à l'audit) le P.-V. précise que l'un des fournisseurs a été écarté du fait que sa caution de soumission était de 6 25 Fcfa inférieure à ce qu'elle aurait dû être ; son offre était cependant inférieure de 4,3 millions de FCfa. Dossier n 95 : non seulement la Commission ne semble pas avoir vu l existence d entreprises liées (cf. infra), mais elle n a pas non plus constaté des incohérences dans les offres : concernant l'attributaire, dont le chiffre d'affaires annuel se situe entre 25 et 3 millions, il paraît difficile de concevoir que son carnet de commandes est totalement vide ; ce plan de charge apparaît dès lors non probant, la mention «néant» portée à la fois pour les travaux en cours d'exécution et ceux estimés à venir, au lieu de constituer une garantie de disponibilité pour les travaux objet de la soumission, aurait du susciter des questions de la part des évaluateurs. De plus concernant la pertinence des données fiscales et de chiffre d'affaires de EMS : au titre de l'annexe 4 - fiches de références dans le domaine de l'offre, le total annoncé des 6 marchés 27 est de Fcfa, alors que le compte d'exploitation de l'année 27 donne un total de Fcfa, soit environ le tiers de celui annoncé ci-dessus ; la crédibilité de ces données est donc sujette à caution. Dossier n 9 : la Commission ne voit pas l existence d une anomalie au niveau de l'agrément officiel de première catégorie plus option BTP.

50 P a g e 5 Ce document est signé le 2/2/2 alors que le n de RC qui y est transcrit à la main date de 28. La valeur probante de ce document en est fortement affaiblie et cette soumission aurait dû être rejetée. Or ce soumissionnaire est l'attributaire. Par ailleurs, au niveau de l'évaluation des offres, il est anormal que la présence des documents administratifs exigés dans le DAO fasse l'objet d'une notation alors que le jugement doit uniquement se faire sur la présence des documents par «Oui» ou par «Non» Attribution Données statistiques Tableau n 3 : anomalies observées à l attribution Exercice 27 Exercice 28 Libellé Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % PV signé Récapitulatif des offres techniques Récapitulatif des offres financières Attributaire proposé par analyse Qualité du PV Notification provisoire à l'attributaire ,8% 44,7% 9,8%,% 22,% 63,6% ,7% 2,3%,% 2,3% 4,6% 4,6% Tendance Constats particuliers Dossier n 74 : l'attributaire Total Niger n'aurait pas dû être retenu du fait de l'absence de commission de soumission ; il l'a cependant été du fait qu'il était le seul fournisseur à répondre. La Commission après ouverture lui a donc demandé dé de la fournir dans les 48 heures, ce que Total a fait. Il intéressant de remarquer que l'offre initiale de Total était de Fcfa avec une quantité de carburant de 23 3 litres alors que le DAO demandait 22 3 litres ; la Commission a demandé à Total de corriger cette quantité dans son offre, mais sans correction de prix le manque à gagner est de litres. Dossier n 4 déjà évoqué supra, l un des soumissionnaires était moins disant que l'attributaire (pour Fcfa contre Fcfa) n'a pas été retenu, et la Commission ne donne aucune indication sur les raisons de son choix. Dossier n 5 : selon le P.-V. d'ouverture des offres le montant de la soumission de l'attributaire (lu à haute voix) est de Fcfa ; le P.-V. d'analyse indique par ailleurs que ce montant a été corrigé à Fcfa. Il est dès lors surprenant de constater que la soumission figurant dans le dossier est établie au montant de Fcfa. Il en est de même pour le devis estimatif... ces documents ne sont donc pas ceux qui ont été analysés par la commission d'attribution. De ce fait, la valeur probante des éléments contenus dans le dossier soumis à l'audit est fortement altérée Contrat D une manière générale, la qualité des contrats laisse à désirer. En effet, les taux d anomalies restent élevés notamment par rapport aux obligations définies par l article 62 du Code des marchés qui détaille, cf. encadré ci-dessous, les mentions devant minimalement figurer dans les contrats.

51 P a g e 5 Encadré n 3 article 66 du Code des marchés Article 62 : Les marchés doivent comporter au minimum les mentions suivantess : - l identification des parties contractantes ; - la qualité de la personne signant le marché ; - la définition de l objet du marché ; - la référence aux articles du présent texte en vertu desquels le marché est passé ; - l énumération par ordre de priorité des pièces du marché ; - le prix ou les modalités de sa détermination ; - le délai d exécution du marché ou la date de son achèvement ; - les conditions de réception et, le cas échéant, de livraison des prestations ; - les conditions de règlement et les modalités de réception ; - les conditions de résiliation ; - la date de notification du marché ; - le comptable public assignataire chargé du paiement et l imputation budgétaire du marché ; - la domiciliation on bancaire où les paiements seront effectués ; - dans les cas où il est fait appel à la concurrence internationale, le droit applicable. En tout état de cause, ces contrats créent une grande faiblesse de l administration pour faire valoir ses droits et ne lui permettent pas de s opposer aux manquements à leurs obligations des attributaires. Les contrats mal rédigés ou ne comportant pas toutes les mentions obligatoires ou nécessaires sont une source potentielle de conflit Données statistiques Tableau n 3 : anomalies observées sur les éléments principaux du contrat Exercice 27 Exercice 28 Libellé Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % Présence du contrat Signature fournisseur Signature MO Visa du Contrôle financier Approbation du contrat Enregistrement du contrat ,6% 2,4% 2,6% 7,7% 4,6% 34,2% ,% 3,2% 3,4% 5,4%,% 4,4% Tendance Tableau n 32 : autres anomalies concernant les contrats Exercice 27 Exercice 28 Libellé Anomalies Anomalies Ech Ech Nbre % Nbre % Définition des parties contractantes Indication qualité signataire (prestataire) Objet du contrat Droit applicable Enumération pièces contractuelles Délai d'exécution ou d'achèvement Modalités de réception Montant du contrat Conditions de règlement Identification bancaire du bénéficiaire Régime fiscal ou douanier Conditions de résiliation Règlement des litiges ,% 9,5% 2,4% 56,% 22,% 2,2% 26,8% 4,9% 2,2% 9,5% 2,2% 3,7% 26,8% ,8% 2,% 4,9% 5,7% 4,9% 9,8%,5% 3,3% 8,% 4,% 23,% 34,4% 6,4% Tendance

52 P a g e 52 a) Indication du droit applicable L indication du droit applicable i.e. référence formelle au Code des marchés en vigueur par exemple ne figure pas dans plus de 56 % des contrats, tant en 27 qu en 28. Pour ce qui est de l énumération des pièces contractuelles (point essentiel en cas de conflit en cours d exécution du contrat) non seulement le taux de carence est élevé, mais il s accroit en 28 (de 22 % à presque 5 %). b) Identification des parties au contrat Des imprécisions importantes sont observées quant à l identification des parties au contrat et à la qualité du signataire pour le compte de l attributaire. Il n est pas rare d observer que des personnes différentes ont signé, pour le compte de l attributaire, re, la soumission et le contrat et que par ailleurs le lien entre la personne qui représente l entreprise et le signataire du contrat ne soit pas explicite. Concernant ce dernier point, l illustration ci-dessous éclaire ce fait. Illustration n : exemple de signataire mal identifié Sur la première page du contrat, rien ne permet d identifier le signataire (Monsieur Garba Mounkaila luimême ou monsieur «x» Directeur des établissements Garba Mounkaila) ; sur la dernière page aucune indication relative à la qualité et au nom du signataire et donc aucune certitude sur son habilitation à engager l entreprise. c) Modalités de réception Les modalités de réception sont souvent succinctes et dans 26,8 % des cas en 27 elles étaient absentes ; une amélioration est observée en 28, mais les anomalies continuent à représenter un pourcentage non négligeable (,5 %). Il est également à remarquer que d une manière générale, la situation se dégrade entre 27 et 28 et notamment, ce qui est très surprenant, en ce qui concerne l identification bancaire du bénéficiaire. d) Format général des contrats Concernant la forme des contrats l auditeur observe d une part une diversité importante de présentation et de contenu des contrats ts que rien ne justifie et, d autre part, une piètre qualité des documents contractuels. Il en est notamment ainsi pour le dossier n 9, qui ne constitue pas un cas isolé, mais pour lequel l auditeur relève :

53 P a g e 53 des divergences de montant : la page de garde du contrat de marché précise que le montant du marché s'élève à Fcfa alors que l'article 5 de ce même contrat de marché précise : «le montant du présent marché est de : Trente huit millions neuf cent trente neuf mille cent francs ( Fcfa) toutes taxes comprises, y compris les frais de contrôle» ; que le contrat est constitué de 4 pages, mais la page 3 n'est pas numérotée ; cela permet de penser qu il ne s agit pas de la page originale. Cette suspicion est d autant plus fondée que c est justement cette page qui comporte l article 5, relatif au montant et ci-dessus évoqué. que le contrat ne précise pas la domiciliation bancaire du fournisseur. En conclusion, sur ce contrat rien ne permet de s assurer que l on paye (ou que l on a payé) le montant correct à la bonne personne Constats particuliers Dossier n 68 : le contrat est très succinct, notamment au regard de son montant : 2 pages, 5 articles. Il ne contient donc quasiment aucune des mentions obligatoires prévues par la règlementation en vigueur. À ce titre notamment l'absence de description des modalités de paiement a rendu nécessaire la mise en place d'un avenant (Avenant n du 25 septembre 28) pour instaurer une stipulation relative «au paiement en plusieurs acomptes séparés par des périodes de deux mois». L'auditeur observe que ces modalités de paiement ne sont accompagnées d'aucune stipulation relative aux cautionnements et garanties desdits paiements. Par ailleurs, certaines clauses sont très ambiguës dans leur rédaction et donc sources possibles de contestation : le contrat est cité en premier et s'impose donc sur les autres documents, or il est de loin le plus imprécis. il indique dans l'énumération «tout autre document faisant partie du contrat», formule pour le moins imprécise et en tout état de cause susceptible d'interprétations multiples. l article 2 comporte également la formule «Les avenants suivent l'ordre hiérarchique du document qu'ils modifient» dont le sens reste difficile à percevoir. les paiements au titre du contrat sont présentés comme «contrepartie» aux travaux (article 3) et comme «rétribution» (article 4), l'intérêt de cette double formulation inhabituelle est discutable. Dossier 49 : les signatures de ce contrat (de plus de 22 millions) figurent sur une page «indépendante» que rien ne permet de rattacher au reste du contrat Prise en compte de la fiscalité spécifique aux marchés La fiscalité spécifique aux marchés («redevance» ARMP 2 et droits d enregistrement) est fréquemment distinguée dans les offres comme élément constitutif du prix. Cette pratique correspond à une interprétation fautive du Code des marchés ; en effet, l article 66 du Code précise que le prix couvre la totalité de la prestation du bénéficiaire : 2 En fait : «montant forfaitaire d adjudication équivalent à % du montant du marché» (article 3 du décret 27/4 du 7 janvier 27)

54 P a g e 54 Article 66 : Les prix des marchés sont réputés couvrir toutes les dépenses qui sont la conséquence nécessaire et directe des travaux, fournitures ou services, et notamment les impôts, droits et taxes applicables sauf lorsqu ils sont exclus du prix du marché en vertu du terme de commerce retenu. Les prix sont réputés assurer au titulaire un bénéfice. Ce point est d ailleurs confirmé par l article 67 : Article 67 : Les prix des prestations faisant l objet d un marché sont soit des prix unitaires appliqués aux quantités réellement livrées ou exécutées, soit des prix forfaitaires, soit une combinaison des deux. Dans ce contexte, il est remarquable que dans le cas du dossier n 44, relatif à un achat de carburant par le ministère de la Santé ce soit justement pour l absence de ces informations que l un des deux candidats est éliminé. En effet, alors que les deux offres sont de 2 millions de Fcfa l un des candidats est éliminé, au motif qu il «n a pas fourni assez de détail sur la structure des prix» alors que le soumissionnaire qui l a emporté a simplement précisé le montant de la redevance ARMP et les frais d enregistrement. En la circonstance, l exclusion du candidat est anormale Observations par rapport aux audits précédents Même si une comparaison point par point (du fait d utilisation et de tableaux assez différents) ne peut être systématiquement effectuée, il n en demeure pas moins que les mêmes types de dysfonctionnements que ceux détaillés ci-dessus, étaient déjà observés lors de l audit précédent. La réglementation doit donc encore être peaufinée sur bon nombre de détail de la procédure. Cependant, des voies d amélioration se trouvent dans l utilisation systématique de dossiers types (AAO, DAO, etc.) et modèles de documents (P.-V. et rapport notamment). 5.4 CONTOURNEMENTS DE PROCEDURE Les exemples ci-dessous décrits permettent de constater l existence de contournements importants dans le déroulement de la procédure de passation des marchés ; ces dysfonctionnements concernent : de mauvaises applications de la procédure ; des mises en concurrences fictives ; des attributions irrégulières qui ne respectent pas le contenu des dossiers ou favorisent l un des soumissionnaires ; des fractionnements ; des régularisations Mauvaise application de la procédure Manque de cohérence dans l application des règles de l appel d offres a) Dossier n 59 Cet Appel d offres se caractérise par beaucoup d'incohérence dans l'enchaînement des dates de la procédure : l'avis d'appel d'offres est daté du 2 mai, alors que le dépôt des offres est prévu le 9 mai ; émission de l'attestation de situation fiscale (ASF) de la seule entreprise soumissionnaire sur ce lot 4.2 par le Directeur régional des impôts d'agadez le 7 mai (soit avant l'aao du 2 mai) ;

55 P a g e 55 certification tion conforme de cette ASF par le Commissaire de Police en date du 4 mai, soit après le dépôt des offres prévu le 9 mai. Par ailleurs, concernant la soumission du titulaire (Entreprise SANAD) la notation technique qu il a obtenue, 7,5 sur points, est à tout le moins discutable : Références techniques (note obtenue de 4 sur 5 points) : 5 points (maximum) sont accordés pour les références techniques, lesquelles comprennent des «travaux hydrauliques de puits de montant > millions» (8 points) et la «réalisation de travaux hydrauliques similaires de montant > millions» (7 points) : sur les 5 références fournies par SANAD, le seul marché supérieur à millions porte sur «logement officiers à Arlit» (36 millions), et le nombre de points attribués est, respectivement pour chaque sous-critère, de 8 et 6 points, soit un total de 4 points (sur 5). Seules deux références sont pertinentes sur ce critère, et portent sur l'exécution de puits cimentés (marchés en 24 et 25 de 5 et 4 millions Fcfa). Stricto sensu, le nombre de points aurait dû être de zéro. Il convient cependant de relever le caractère a priori peu pertinent de ce montant de millions pour juger de la capacité technique des soumissionnaires au regard des travaux demandés. Matériels techniques (note obtenue de 4 sur 55 points) : 2 camions + 2 pick-up au moins (notés sur 5 points) : 2 points accordés pour 2 camions-bennes et Toyota 4x4 Grue derrick (notée sur 3 points) : 2 points accordés alors que l'offre mentionne derrick ; soit cette grue «derrick» est en bon état et la note doit être 3, soit elle est inadaptée ou en mauvais état, et la note est ; treuils (notés sur 5 points) : 5 points accordés pour un seul treuil ; notation excessive ; Personnel (note obtenue de 6,5 sur 5 points) : sur ces 5 points, 5 sont attribués pour les chefs d'équipe spécialisés, précision étant faite qu'ils doivent au moins être 65 ; l'offre ne fournit aucune indication du nombre de ces personnels spécialisés ; cependant, la note accordée est de 4 points, ce qui paraît injustifié. En conclusion, le seuil technique minimal exigé par le DAO étant de 7 points, cette offre n'aurait jamais dû être retenue ; étant la seule offre reçue pour ce lot 4.2, l'appel d'offres eût été infructueux. L auditeur observe par ailleurs que le P.-V. mentionne qu'aucune correction n'a été faite ; cependant, l'offre de SANAD est de Fcfa, le montant validé par la Commission est, quant à lui, de Fcfa, sans explication. Notons d'ailleurs que le montant de contrat est encore différent et s'établit à Fcfa Utilisation d une procédure inadéquate a) Dossier n 72 La conduite de ce dossier par la DAAF du MRF semble montrer une confusion entre la procédure d'ao restreint et celle de Consultation de fournisseur. Huit fournisseurs ont été sollicités, aucune offre n'avait été reçue à la date de la réunion de la Commission d'ouverture (8//27), mais 2 offres ont été remises séance tenante. Le DAO ne prévoyait pas de date limite de dépôt, mais indiquait que l'ouverture des plis se ferait le 6//7 ; aucun élément du dossier ne permet de justifier ce changement de date. Aucune analyse technique par rapport aux besoins définis par le DAO. Remarque, le dossier n 27 présente une anomalie du même type, i.e. confusion entre la procédure d'ao restreint et celle de Consultation de fournisseur.

56 P a g e 56 b) Dossier n 92 Malgré le titre du contrat «Marché à commande» il ne s'agit pas là d'un marché à commande dans la mesure où le montant n'est pas une fourchette (montant maxi / montant mini), mais un prix fixe. Encadré n 4 : article 65 du Code des marchés Article 65 : Il peut être passé après appel d offres, des marchés à commandes qui ne fixent que le minimum et le maximum des prestations à fournir. Il peut être passé également des marchés de clientèle par lesquels la personne responsable du marché s engagege à confier, après appel d offres, à un ou plusieurs prestataire (s), l exécution de tout ou partie de certaines catégories de prestations suivant des commandes faites au fur et à mesure des besoins. Le dossier ne donne aucune indication sur la méthode d'élaboration de la liste restreinte et l'attribution est faite pour un montant (égal à la soumission de l'attributaire) de alors que le marché est établi à c) Dossier n 62 Le montant du marché, est incompatible avec la procédure de Consultation de fournisseur dont l utilisation est plafonnée à 2 de Fcfa conformément à l'article 5 de l'arrêté 27 du 24//27 fixant les seuils de passation des marchés (en vigueur pour la période sous revue). d) Dossier n 76 L attribution de ce marché c est faite sur la base de l article 54 du Code. Encadré n 5 : article 54 du Code des marchés Cependant, dans ce cas particulier, il convient de noter que c'est sur la base d'un contrat passé en 26 déjà en entente directe que l'article 54 est appliqué ; en 28 un contrat toujours par entente directe a également été passé (nous soumis à l'audit, mais figurant dans le même dossier). Par ailleurs, le contrat ne prévoit pas d'avance de démarrage et donc pas de cautionnement de celle-ci, et prévoit explicitement un paiement unique en fin de prestation (article 6). Or le contrat remis à l audit est accompagné d'une demande d'avance de Fcfa (facture de datée du 23 juillet) ; cela correspond à une avance de 5 % du montant total du marché. Cela est illégal au regard : de l'article 84 : «Lorsque le marché prévoit des avances, le titulaire est tenu de fournir une garantie en remboursement de ces avances» et de l'article 98 : «Des avances peuvent être accordées en raison des opérations préparatoires à l'exécution des travaux, fournitures ou services qui font l'objet du marché. Le montant total des avances accordées au titre d'un marché déterminé ne peut en aucun cas excéder trente pour cent (3 %) du montant du marché initial.» Non-respect des clauses du DAO a) Dossier n 36 L'ouverture des plis a eu lieu le 2/3/8 ; les plis ont été reçus le /3 (), le /3 (), le 2/3 (4 dont séance tenante), or la date de réception prévue par les DPAO était le 6/3/8 ; aucun élément du dossier ne permet d'expliquer ou de justifier ce report de date.

57 P a g e 57 b) Dossier n 7 La date de remise des offres figurant dans l'aao, 24 juin 28, est différente de celle figurant dans les DPAO, 3 juillet 27, mais aucun élément dans le dossier ne permet de savoir si ce changement de date a été acté et publié ; ceci n'est pas anodin au regard du fait que le P.-V. d'ouverture des plis mentionne que le pli unique reçu l'a été le «er/7/28 à 5 H 38 MN». c) Dossier n 2 L'entreprise Mika offre un prix égal à 8,4 % de l'enveloppe confidentielle, mais son offre est rejetée au regard de la clause d'exclusion des offres financières (art 2, alinéa 2 du DAO) non situées dans la fourchette de 8 % à % de l'estimatif des travaux effectués par la Gendarmerie nationale (cf. P.-V. du /9/28 page 3) Mises en concurrence fictives L audit permet de constater l existence de mises en concurrence qui peuvent être qualifiées de fictives dans la mesure où : des entreprises qui ont participé à la compétition n étaient pas, en fait, réellement concurrentes du fait qu elles sont liées ; la mise en concurrence n est qu un «habillage» destiné à régulariser une opération déjà effectuée Entreprises «liées» Les entreprises sont considérées comme liées, même si elles sont effectivement juridiquement différentes, lorsqu elles appartiennent aux mêmes personnes ou à des personnes dont les intérêts économiques sont liés et qu elles se présentent sous plusieurs noms commerciaux. L existence d entreprises liées dans un même appel d offres fausse la concurrence dans la mesure où un concours organisé dans un tel contexte contredit l'idée même de compétition qui suppose l'existence d'une rivalité d'intérêts entre différentes personnes physiques ou morales. a) Dossiers n 6 et 7 D'importantes similitudes de présentation des soumissions de deux des soumissionnaires créent une suspicion d'entreprises liées, mais l'absence des dossiers administratifs des candidats ne permet pas de conclure sur ce point. L auditeur observe par ailleurs que le P.-V. d'analyse et d'attribution (feuilles volantes, non signées) est daté du 7 avril alors que l'arrêté de nomination des membres date du 5 juin 27. b) Dossiers n 4 Après l'analyse des documents des 3 fournisseurs invités à soumissionner, il ressort l'existence de lien entre 2 des 3 entreprises ayant soumissionné : l entête des factures pro forma des ETS HAROUNA DJADO et de GARBA MOUKAILA porte les même n de RC, 2 248, et de TVA, ; aucun autre document attestant de l existence réelle de ces deux entreprises (attestation de Nif ou le registre du commerce) n a été joint aux offres pour s assurer de la réalité de l existence de ces deux fournisseurs. c) Dossier n 43 De l'analyse des soumissions obtenues, il ressort les constats suivants :

58 P a g e 58 l offre ETS Hamidou Seyni Siddo porte le cachet des Ets Ali Hassane Salifou, qui est le même que le cachet de l offre Hassane Salifou Ali ; Le troisième fournisseur n'a pas de Nif porté sur sa proposition ; dans ces conditions, ce fournisseur ne pouvait soumissionner à un tel marché. Ce cas d entreprises liées est identique à celui relevé dans le dossier n 4 ci-dessus. d) Dossier n 95 Parfaite identité de présentation, voire de contenu, de certains formulaires entre les deux seuls soumissionnaires. En effet, plusieurs documents, contenus dans les offres de ces deux soumissionnaires, attestent des liens entre ces entreprises ; à titre d'exemple l'annexe 3c «Plan de charge» est strictement identique, tant du point de vue de la forme (anomalie de présentation comprise), que sur le fond, puisqu'aucune de ces entreprises n'indique avoir de marchés en cours à la date de la soumission. Il est remarquable que les évaluateurs n aient pas remarqué ce fait lors du contrôle de conformité du contenu des offres de ces deux soumissionnaires. e) Dossiers n 7 et 9 L'auditeur constate des liens entre au moins 3 soumissionnaires : Ent. Seydou Niandou, l attributaire, et l Ent Abdoulkadri Ali sont probablement des entreprises liées dans la mesure où le CV du technicien supérieur, Mounkaïla Morou de l Ent. Abdoulkadri Ali se retrouve dans l offre technique de l Ent. Seydou Niandou. L Ent Abdoulkadri Ali et l Ent Sandi Arzika sont probablement des entreprises liées dans la mesure où toutes deux proposent M. Soumaïla Mamane comme maître maçon. f) Dossier n 9 L auditeur constate que l'attributaire (Seydou Niandou) et le soumissionnaire Ets Bindi disposent de la même BP (n 292) Régularisation Il y a régularisation quand un marché mis en place alors que la prestation est déjà réalisée. Dans ce cas la mise en concurrence est nécessairement fictive. a) Dossier 24 L audit fait apparaître, outre l absence de document de présélection des fournisseurs, que : les factures pro forma des soumissionnaires sont datées d avant les lettres d'invitation à soumissionner ; la facture de l'attributaire datée est datée du 3//8, c est à dire avant la date de signature du contrat, 8//8, et l'exécution des travaux alors qu'il a été stipulé dans le contrat qu'elle serait présentée trois après la réception des travaux; la notification d'accord de l'entrepreneur est datée du 4//8, soit plus d'un mois après la signature du contrat. b) Dossier n 59 Cet Appel d offres déjà évoqué au paragraphe 5.4.., alinéa a) supra, montre les indices d une probable régularisation :

59 P a g e 59 l'avis d'appel d'offres est daté du 2 mai, alors que le dépôt des offres est prévu le 9 mai ; l'attestation de situation fiscale (ASF) de la seule entreprise soumissionnaire sur ce lot 4.2 est émise par le Directeur régional des impôts d'agadez le 7 mai (soit avant l'aao du 2 mai) ; certification conforme de cette ASF par le Commissaire de Police en date du 4 mai, soit après le dépôt des offres prévu le 9 mai. c) Dossier n 23 Le dossier n 23 est probablement une régularisation c'est-à-dire, un marché mis en place après la réalisation des travaux. La mise en concurrence est donc nécessairement fictive. Dans le cas d espèce, le marché est approuvé le même jour que le P.-V. de réception alors qu il s agit de «travaux de constructions (hangar mosquée, cafeteria, mur de clôture et hangar de parking de véhicules) et de réfections (bureaux et annexes)» pour lesquels la durée d exécution dépasse sans nul doute la journée. Illustration n 2 copie du P.-V. de réception, dossier n Attributions irrégulières L audit permet de constater l existence de cas d attribution de marché qui sont soit mal justifiés, soit clairement irréguliers.

60 P a g e 6 Le dossier n 59 déjà cité, en est une bonne illustration, notamment au regard de l affectation des notes techniques au soumissionnaire ire qui l emporte. Cf supra. a) Dossier n 3 Le P.-V. d'analyse des offres indique que sur les 7 offres soumises au comité d'analyse, 6 ont été déclarées non recevables pour non-conformité de certaines pièces administratives. Un seul dossier (Moussa Tinni) est donc déclaré recevable malgré l'absence référence technique dans le dossier ; ces références constituaient pourtant un critère d éligibilité et de conformité ; en conséquence cette offre devait également être déclarée irrecevable. b) Dossier n 7 Sur les offres reçues 8 sont éliminées sur la base de critères techniques : absence de service après-vente (2) collusion : similitudes des offres et éléments d'offres communs (2) clause d'origine en fonction de l'article 5 du DAO (4) Concernant ce dernier motif d'élimination, faute de la présence du DAO, il est difficile de se prononcer sur son applicabilité ; cependant, l'attributaire l'emporte avec un modèle Toyota pour lequel semble-t-il, le critère d'origine ne se pose pas. Par ailleurs, l'auditeur observe qu'il est fréquent au Niger qu'une dérogation soit accordée sur cette clause afin de permettre des mises en concurrence effective (i.e. concernant plusieurs fournisseurs). En tout état de cause, sur les deux offres restantes, l'attribution se fait à CFAO avec l'offre la moins disante. L'argumentation technique donnée par la Commission pour exprimer le fait que l'offre technique de MAGOR «ne répond pas tout à fait aux spécifications techniques» est cependant surprenante dans la mesure où elle concerne le fait que le nombre de places est 6 sur la description technique et 5 dans le bordereau des prix. c) Dossier n 86 Le dossier n 86 déjà évoqué au point , alinéa b) supra, constitue un cas d attribution irrégulière dans la mesure où les spécifications techniques sont un «copier/coller» de la description du Toyota LC HZJ 5L-GCMR 2 (STD) ; dès lors aucune autre offre que celle de CFAO n'est enregistrée. Il s'agit d'un gré à gré «de fait». d) Dossier n 5 L'analyse du P.-V. d'évaluation et d'attribution, sur les deux offres recevables après l'analyse technique, montre que l'offre financière la moins disante ( Fcfa) n'as pas été retenue parce qu inférieure à 8 % de l'estimation et donc jugée anormalement ; en l absence des soumissions l auditeur ne peut vérifier ce fait, mais constate que l attributaire a une offre de Fcfa. e) Dossier n 24 Outre le fait que les fournisseurs ayant soumissionné ne sont pas ceux auxquels les lettres d invitation ont été adressées (mais ceci pourrait s expliquer par une erreur dans la constitution du dossier remis à l auditeur), l auditeur constate que évaluation a été faite au profit de l'attributaire du marché.

61 P a g e 6 des notes égales à zéro ont été données au fournisseur Entreprise des travaux Généraux pour non-conformité de l'agrément, de l'asf et de du registre du commerce ; l analyse du dossier du fournisseur concerné montre que lesdits documents cités sont conformes au vu de la législation nigérienne ; le fournisseur Seyni Adamou a soumissionné alors qu'il ne possède pas de registre de commerce option BTP donc pas d'agrément et il est étonnant qu il ait été invité à soumissionner sionner pour des travaux de BTP. f) Dossiers n 45, 46 et 48 Ces trois dossiers concernent une même mise en concurrence et un même contrat de marché. Dans ce dossier, il y a une discordance importante entre le P.-V. d'ouverture des offres financières et le P.-V. d'évaluation des offres financières en matière de validité de l'offre de l'attributaire. En effet le délai de validité de l'offre demandé dans le DAO est de 2 jours, mais : le P.-V. d'ouverture mentionne 9 jours ce qui devait éliminer cette offre et le P.-V. d'évaluation mentionne 2 jours ce qui a permis de valider cette offre et de lui attribuer le marché. En l absence de l'offre de l'attributaire, il n'est pas possible de vérifier cette donnée essentielle, mais, en tout état de cause, cela rend les P.-V. d'ouverture et d'évaluation peu probants, d'autant plus que l'article 8 des IAS précise que «Toute soumission portant sur une période plus courte sera rejetée par le Maître d'ouvrage». g) Dossier n 8 L offre du soumissionnaire Digi-Média Informatique est rejetée au motif que «le poids de l'ordinateur portable qu'il propose dépasse le poids demandé» ; il convient de relever : que la différence entre le poids fixé par le DAO (3 kg maxi) et la fiche technique qu'il propose (3,35 Kg) est de 35 grammes ; que le matériel proposé est un HP 53 c.-à-d. exactement le même que celui proposé par l'attributaire ; qu'il propose le même prospectus descriptif que l'attributaire et que ce dernier ne présente pas de fiche technique pour cet item. Le soumissionnaire BUROPA est rejeté parce qu'il manque la «clause d'origine» or celle-ci figure bien dans le dossier. Il lui est par ailleurs reproché de ne pas proposer de «description de l'organisation technique de la livraison». L'obligation de proposer dans son offre une telle description ne figure pas dans le DAO ; l'attributaire n'en propose pas non plus (ni aucun autre soumissionnaire). Le soumissionnaire GAMMA INFORMATIQUE est rejeté au motif que «le tableau de comparaison des caractéristiques actéristiques techniques n'est pas conforme aux caractéristiques demandées» ; cette formulation est ambiguë dans la mesure où il est difficile de discerner si le défaut reproché porte sur la présentation du tableau ou sur les caractéristiques des machines. En tout état de cause, dans l'offre GAMMA, le tableau est certes mal présenté et la lecture en est malcommode, mais les caractéristiques techniques des matériels sont bien les bonnes. Les soumissions BUROPA et GAMMA sont moins chères, respectivement de 3,5 et de, million de Fcfa, que celle de l'attributaire (ASK Informatique) Fractionnement Le fractionnement des dépenses est une pratique ayant principalement pour objet de contourner les règles de la mise en concurrence et les procédures de contrôles attachées à la mise en place d un marché public et à ce titre de bénéficier de procédures simplifiées et/ou allégées.

62 P a g e 62 L auditeur souligne que les allègements de la procédure ne doivent concerner, tant dans l esprit que dans la lettre de la réglementation, que des prestations dont le montant, pour une même commande, reste inférieur à un seuil fixé règlementairement. Le fractionnement permet de faire indûment bénéficier desdits allègements des prestations pour lesquelles, à l évidence, ces allègements lègements ne sont pas applicables. Concernant le fractionnement, l auditeur souhaite attirer l attention sur deux conséquences importantes de cette pratique, l une relative à la politique de développement, la seconde à la gouvernance : Concernant le développement économique : il ne fait aucun doute que la commande publique, de par les montants qu elle représente, est en mesure de générer des chiffres d affaires importants pour les opérateurs du secteur privé. Il est donc légitime que le plus grand nombre d entre eux puissent y avoir accès dans des conditions équitables et transparentes. À l évidence, le fractionnement des dépenses, par le contournement de la mise en concurrence qu il met en œuvre, ne réalise pas ces conditions et constitue, ipso facto, un obstacle sérieux à l essor d un secteur privé moderne, diversifié et concurrentiel. Concernant la gouvernance : il est patent que le fractionnement, dans une grande partie des cas, ne peut se produire qu avec l'assentiment, au moins tacite, de l'administration, voire à l instigation de certains de ses agents. L auditeur considère que l Administration, en la circonstance, adresse un message très négatif aux opérateurs économiques : d une part, en les confortant dans l opinion que des pratiques informelles, et qui plus est, contraires à la réglementation en vigueur, sont toujours possibles, voire souhaitées, et peuvent être mises en œuvre en toute impunité et, d autre part, en démontrant son incapacité à faire appliquer les règles qu elle s est elle-même fixées. Les dossiers 4 et 42 correspondent à un cas de fractionnement de dépense qui aurait dû faire l objet d un marché en deux consultations de fournisseurs. Tableau n 33 fractionnement, dossiers 4 et 42 Marché 4 Marché 42 Total Objet : Fournitures d'imprimés pour le Garage SERPA Attributaire Ets Garba Mounkaila Montant Date consultation Date PV évaluation et attribution Date approbation contrat Date réception /9/28 26/9/28 24//28 2// /7/28 8/7/28 2/8/28 8/8/28 Le marché 4 d'un montant de Fcfa et le marché 42 de Fcfa concernent tous les deux la fourniture d'imprimés pour le garage SERPA du Ministère de la Santé. Ils ont tous les deux été attribués aux Ets Garba Mounkaila. Ces marchés ont été approuvés respectivement le 24//8 pour le marché 4 et le 2/8/8 pour le marché 42. Étant donné que le montant total de ces deux marchés s'élève à Fcfa soit supérieur à 2 Fcfa, le maître d'ouvrage aurait dû passer un marché unique par la procédure d'appel d'offres national ou d'appel d'offres restreint conformément à l'article 5 de l'arrêté 27 du 24 octobre 27.

63 P a g e 63 D'autre part, l'auditeur a noté une forte augmentation des prix unitaires (entre 23 % et 3 %) pour des items identiques entre les marchés 42 et 4 (cf. tableaux ci-dessous). Même si une part des augmentations de prix peut être justifiée par l'acquisition ion de quantités moins importantes, cela renforce le fait que le maître d'ouvrage aurait dû passer un marché unique pour obtenir des conditions de prix plus intéressantes. Tableau n 34 : évolution des prix unitaires Titulaire Ets Garba Mounkaila Marché 4 Items Carnet de fiche de réparation 2 Marché 42 sept-8 juil-8 Qté PU Qté PU Evolution PU Marché 4/ % Carnet de demande de réparation 2 4 3% Fiche de contrôle des frais d'entretien % Soumissionnaire Ets Mahamadou Moctar Oumarou Marché 4 Items Carnet de fiche de réparation 2 25 Marché 42 sept-8 juil-8 Qté PU Qté PU Evolution PU Marché 4/ % Carnet de demande de réparation % Fiche de contrôle des frais d'entretien % Soumissionnaire Ets Mohamadou Bary Marché 4 Items Carnet de fiche de réparation 2 5 Marché 42 sept-8 juil-8 Qté PU Qté PU Evolution PU Marché 4/ % Carnet de demande de réparation 2 7 7% Fiche de contrôle des frais d'entretien % Observations par rapport aux audits précédents Même si une comparaison point par point (du fait d utilisation et de tableaux assez différents) ne peut être systématiquement effectuée, il n en demeure pas moins que les mêmes types de contournements de procédures que ceux détaillés ci-dessus, étaient déjà observés lors de l audit précédent. À titre d exemple, la notion de fractionnement continue à susciter discussions voire polémiques, et même lors de la restitution du rapport provisoire, il semble que l unanimité n était pas faite sur ce point. En ce domaine, quand il y a volonté délibérée de contournement des procédures, ce n est pas tant la réglementation qui constitue la solution mais plutôt la mise en place de contrôles et d un système de sanctions adaptées et réellement appliquées. Notre recommandation 5.5 propose les axes de réflexion propres à la mise en place d une telle surveillance.

64 P a g e 64 6 RECOMMANDATIONS Au terme de ses travaux, et sur la base des constats d audit, tant en termes de dispositif des MP qu en termes de mise en œuvre de procédure, l auditeur souhaite proposer quelques axes de recommandations portant sur : d abord les problèmes liés à la disponibilité de la documentation liée à la passation des marchés et par voie de conséquence à la capacité des administrations (ARMP, DGMP, Maîtres d ouvrages) à rendre compte de leur activité ; ensuite sur le fonctionnement de la procédure et les améliorations possibles du fonctionnement des structures chargées, chez les maîtres d ouvrage, de la passation des marchés ; enfin, sur la réalité et la permanence des contrôles. Les points ci-dessous développés doivent être considérés comme des axes de réflexion qui seront à discuter lors de la restitution de l audit afin de les amender et de les compléter avant validation. Les recommandations validées au cours de l atelier de restitution seront d une part valorisées (évaluation du cout) et d autre part inscrites dans un plan d action temporalisé (durée et priorité de chaque action) qui sera inclus dans le rapport final. 6. DOCUMENTATION ET ARCHIVAGE L ARMP doit être dotée des moyens, humains et matériels en état de faire face à ses missions, ce qui signifie lui donner plus de moyens humains et matériels. À ce titre notamment : renforcement du staff, investissement dans un bâtiment disposant d une meilleure capacité d accueil (une seule salle de réunion aujourd hui) et de stockage sécurisé de la documentation et mise en place de moyens informatiques de numérisation et de gestion d une base de données interactive (serveur accessible aux maîtres d ouvrages et, éventuellement, aux fournisseurs). Par ailleurs, en termes d archivage proprement dit, il conviendrait de réfléchir à une modification des règles actuelles. En effet selon les dispositions des articles 6 et 32, relatifs respectivement aux Consultations de fournisseurs et aux autres formes de marchés, de l arrêté n 37 du 2 mars 29 (cf. encadrés ci-dessous), la masse de documents que les maîtres d ouvrages doivent transmettre «physiquement» à l ARMP est considérable.

65 P a g e 65 Encadré n 6 : Article 66 (Consultation de fournisseurs) Encadré n 7 : Article 32 (autres mises en concurrence) Des solutions de facilitation pourraient être recherchées en : limitant la documentation à transmettre à l ARMP aux seuls marchés dont le montant serait supérieur à un certain seuil ( millions par exemple) ou en excluant la transmission physique les consultations de fournisseurs ; en instaurant nt en contrepartie, un droit de consultation par l ARMP, ou toute personne commise par elle, de cette documentation. De plus des agents spécialisés de l ARMP (cf. renforcement en personnel ci-dessus évoqué) effectueraient sur la base du recensement mensuel de tous les marchés publics passés que chaque maître d ouvrage est tenu d adresser à l ARMP (cf. article 34 de l arrêté sus-cité) un contrôle de l existence et de la disponibilité de la documentation. Au cours de ce recensement, les pièces justificatives pourraient être numérisées. À terme, ce recensement mensuel pourrait constituer un pré-audit permettant d orienter les audits externes. Si une telle procédure devait être instituée il conviendrait de prévoir un texte, qui, outre les aménagements cidécrits, prévoirait également sous quelle forme la documentation doit être conservée et mise «en état dessus d examen» i.e. centralisée, facilement accessible, conforme à la réglementation, exhaustive. Il conviendra donc de poser les règles de l archivage en précisant notamment les documents qui doivent être archivés, la responsabilité et les moyens de conservation, la durée de conservation et les modes d accession aux documents archivés.

66 P a g e FONCTIONNEMENT DE LA PROCEDURE Les dispositions de l arrêté n Commissions qui est correct. 37 du 2 mars 29 ci-dessus évoqué proposent un modèle d organisation des En revanche, ce texte n est pas assez «pratique» et n est pas en l état suffisamment opérationnel. Il convient donc d établir un Manuel de procédures de la Commission des marchés et de l inscrire dans un Règlement intérieur des Commissions de marché.. Ledit règlement intérieur organiserait notamment les points relatifs : aux modalités de convocation des commissions ; à la question des quorums ; à la gestion des délais ; aux éventuels modes de rémunération des membres des commissions ; aux obligations des membres ; etc. Par ailleurs, la Commission pourrait utilement être assistée d une structure permanente, par exemple un Bureau des marchés, constitué d un à deux agents et rattachée directement à la Personne responsable des marchés. Cette structure serait chargée, en interne d un rôle d appui à la passation des marchés et vis-à-vis de l extérieur, d un rôle d interface et de communication. Enfin, il convient d élaborer des Procès-verbaux types ; en effet, les P.-V., outre le fait qu ils sont destinés à formaliser les diligences accomplies par les commissions, on également pour objet d informer les autorités de tutelle sur le déroulement de la procédure et aussi cet aspect est essentiel de permettre aux corps de contrôles internes (DGMP, Contrôle financier, audits commandités par l ARMP, etc.) et externes (audits menés par la Cour des comptes, les PTF, etc.) de mener leurs travaux. Dans ce contexte, la principale ipale qualité des documents produits par les commissions, en l occurrence les P.-V., est d être «autosuffisants», c'est-à-dire suffisamment descriptifs et précis, sur les points importants pour ne pas nécessiter dans la quasi-totalité des cas d interroger r les participants auxdites commissions. À l évidence, ce n est pas le cas aujourd hui dans une grande majorité de cas. La question de la forme de la Commission des marchés doit également faire l objet d un débat. La forme actuellement adoptée de Commission ion ad hoc est née d un contexte précis et particulier et devait à ce titre apporter certaines garanties en termes de neutralité de ses membres. En fait cette protection est illusoire, notamment du fait que le réservoir de personnes disponibles et suffisamment formées pour participer à ces commissions est relativement faible. Il serait probablement plus efficace de revenir à un système de Commissions des marchés pérennes avec des membres nommés pour au moins un an. Ce système présente l avantage de professionnaliser les membres de Commissions et donc de mieux les former (formation initiale et formation continue), de mieux les responsabiliser et contrôler. Un texte de mesures disciplinaires spécifiques à l'encontre des membres des commissions serait en contrepartie élaboré. 6.3 PERMANENCE DES CONTROLES En termes d audit et de contrôle, il convient de souligner que la périodicité des audits a été insuffisante. En effet, réaliser l audit de 27 et 28 en 2 revient à analyser des dossiers passés selon une réglementation qui a changé et constate des faits sur lesquels il n y a quasiment plus de moyens d action. Dans ce contexte, la mise en œuvre de l audit des exercices 29 et 2 constitue une priorité.

67 P a g e 67 Par ailleurs et de manière plus générale, il convient de rappeler que l article 24 du Code prévoit que «la passation et l exécution des marchés publics feront l objet d audits et d enquêtes périodiques» mais il précise également que ces audits ne sont pas exclusifs et notamment pas des «contrôles et vérifications exercés par les corps de contrôle d État». Cela signifie que l Administration doit mettre en place une politique de contrôle des marchés publics qui assure une permanence des contrôles. Définir cette politique revient à définir les moyens financiers (nationaux ou appui des PTF) et humains (nationaux et/ou extérieurs) pour la mise en place d un dispositif de contrôle permettant : la réalisation d audits périodiques aussi bien au niveau central, déconcentré que décentralisé ; la réalisation d audits de contrôle de la mise en application effective des textes et du degré d application des sanctions ; la mise en place d un dispositif de coordination entre les structures intervenant dans le contrôle en général et dans le contrôle de la gestion des marchés publics en particulier pour une bonne exploitation des différends rapports ; la définition d une méthodologie de contrôle ou d audit selon les corps de contrôle intervenant dans la gestion des marchés publics ; la définition d une périodicité pour l intervention des différentes structures de contrôle et leur domaine d intervention.

68 P a g e 68 Annexes