REFLEXE CE LOGICIEL DE GESTION/COMPTABILITÉ. Ayez le bon Réflexe pour gérer votre CE!

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1 REFLEXE CE LOGICIEL DE GESTION/COMPTABILITÉ Ayez le bon Réflexe pour gérer votre CE! 1

2 MANUEL DE GESTION/COMPTABILITÉ PARTIE 1 : MENU DE GESTION DU LOGICIEL... 7 I/ Interface générale du logiciel de Gestion/Comptabilité... 7 A/ Interface générale du menu de Gestion... 7 B/ Interface générale du menu de comptabilité... 9 II/Paramétrage de votre Plan comptable A/ Respect du principe de dualité des budgets B/ Paramétrage des «comptes ASC» dans le Plan comptable / Créer une «commission» dans le Plan comptable /Visualisation du résultat / Créer un compte d activité dans le Plan comptable / Présentation du Plan comptable après ajout de comptes C/ Paramétrage des comptes de fonctionnement / Présentation / Créer un compte dans le Plan comptable III/ Quels types d activités pouvez-vous créer? A/ Quand faut-il utiliser des activités à tarifs fixes? B/ Quand faut-il utiliser des activités à tarifs libres? C/ Quand faut-il utiliser des activités de type remboursement? D/ Quand faut-il utiliser des activités de type «Locations d appartements»? (Optionnel) IV/ Processus de création et paramétrage d activités A/ Comment créer une activité à tarifs fixes? / Création d une activité à tarifs fixes

3 a/ Créer votre activité! b/ Créer votre tarif! c/ Créez des tarifs en fonction de «tranches de subvention»! B/ Comment créer une activité à «tarifs libres»? / Créer votre activité! / Visualisation du résultat après création C/ Comment créer une activité de type remboursement? / Créez votre activité de type «remboursement»! / Visualisation de l activité de type «remboursement» après publication / Créer un remboursement en fonction de «tranches de subvention» D/ Comment créer une activité de type «Locations d appartements»? (optionnel) / Créer votre activité de type «Locations d appartements»! / Créer des «périodes de locations» pour un appartement E/ Comment «Archiver» une activité? V/ Les différents types de passage de commande A/ Commander une activité «à tarifs fixes» / Commander en «mode salarié» / Commander en «mode administrateur» B/ Commander une activité «à tarifs libres» C/ Commander une activité de type «Remboursement» / Commander en «mode salarié» / Commander en «mode administrateur» / Effectuer un Remboursement via le «Paiement direct au fournisseur» D/ Commander une activité de type «Locations d appartements» (Optionnel)

4 VI/ La gestion des commandes salariés A/ Gérer les commandes salariés / Valider une commande salarié / Solder une commande salarié / Modifier une commande salarié VII/ Le système de paiement échelonné A/ Créer une activité avec échéances B/ Passer une commande avec paiement échelonné VII/ Moteur de recherche des commandes salariés A/ Effectuer un suivi de commande par nom de salarié B/ Effectuer un suivi selon le statut de la commande C/ Suivi des commandes VIII/ La gestion des enveloppes A/ Créer une enveloppe B/ Personnaliser/Modifier une enveloppe IX/ Module de gestion des avoirs B/ Comment générer un avoir? X/ Module de gestion des stocks A/Créer un stock B/Consulter les stocks C/Réapprovisionner un stock D/ «Archiver» un stock? XI/ Module compteur de points (Optionnel) A/ Comment créer un «Compteur de points»?

5 B/ Comment rattacher un «Compteur de points» à une activité? C/ Comment personnaliser un «Compteur de points»? XII/ Comment créer une activité de type Bricothèque? (Optionnel) A/Créer votre activité de type Bricothèque B/ Créer des «périodes de locations» pour un article de la Bricothèque C/ Associer les locations d articles au module de Bricothèque D/ Gérer les réservations de type Bricothèque XIII/ Comment créer une activité de type Séjour? (Optionnel) C/ Gérer les inscriptions à une activité de type Séjour / Cas du Séjour avec remboursement au salarié /Cas du séjour avec paiement direct au fournisseur / Cas du Séjour avec remboursement différé au fournisseur PARTIE 2 : MENU DE COMPTABILITÉ DU LOGICIEL XIV/ Paramètres généraux A/ Gestion des exercices comptables / Qu est-ce qu un exercice comptable? / Gestion des exercices comptables B/ Gérer votre Plan comptable / Ajouter un compte banque / Ajouter un compte participant / Ajouter un compte libre XV/ Saisir une écriture A/ Saisie d une écriture banque / Saisie d une dépense en écriture «normale»

6 2/ Saisie ventilée d une dépense C/ Saisie d une opération diverse (OD) XVI/ Remise en banque A/ Générer un bordereau C/ Consulter vos bordereaux XVII/ Le rapprochement bancaire A/ Définition du rapprochement bancaire B/ Illustration pratique du rapprochement bancaire C/ Annuler un rapprochement bancaire XVIII/ Consulter/éditer vos états comptables A/ Les journaux B/ Le Grand Livre C/ La balance D/ Le Bilan E/ Le compte de résultat

7 PARTIE 1 : MENU DE GESTION DU LOGICIEL I/ Interface générale du logiciel de Gestion/Comptabilité Dans le module de gestion, vous pourrez créer et gérer toutes les activités du CE. C'est également ici que vont se définir les paramètres relatifs à chacune des activités créées : quotient familial, catégorie socioprofessionnelle, nombre d enfants Mais, avant de voir en détails les étapes de création et de paramétrage de vos activités, il convient d avoir une vue d ensemble de l interface de Gestion. A/ Interface générale du menu de Gestion Grâce à ce menu simple et à son ergonomie intuitive, vous allez pouvoir créer et gérer l ensemble des ASC que votre CE aura mis à disposition de ses salariés. Le menu de Gestion est intégralement de couleur verte : 7

8 Comme vous pouvez le constater sur ce schéma, l interface de gestion est dominée par l intégration d un menu placé sur la gauche et composé de ces différents éléments : Permet de visualiser la liste des échéances en cours (paiements échelonnés) Permet de créer une activité classique ou un remboursement. Permet de gérer vos activités classiques (créer, valider, solder, annuler une commande) Permet de gérer vos remboursements (créer, valider, solder, annuler une demande de remboursement) Suivi en temps réel des commandes de vos salariés Permet de générer un avoir pour un salarié : annulation de commande, erreur sur un montant, retour d articles Module complet de gestion de vos stocks! 8

9 Toujours sur cette même page, vous trouverez l icône «paramètres généraux» (en haut à droite) qui est en réalité un accès rapide vers le module de création d enveloppes salarié. Module de création et de gestion de vos enveloppes par activité! B/ Interface générale du menu de comptabilité Le menu de gestion comptable (violet) vous permettra d accéder à l ensemble de vos états comptables : Journaux, Grand livre, Balance Vous accéderez également à la gestion de vos comptes bancaires (remise en banque, rapprochement bancaire) et à vos Plans Comptables (Budget de fonctionnement et budget ASC). IMPORTANT : le menu de gestion comptable permet de basculer de votre budget ASC vers votre budget de Fonctionnement. En effet, afin de respecter les normes comptables du CE, vous bénéficiez de deux comptabilités séparées (une par budget). Mais nous y reviendrons plus tard dans la 2 ème partie consacrée à la comptabilité. 9

10 Astuce : un message d avertissement apparaît à l écran lorsque vous passez d un budget à l autre! Cette fonctionnalité vous évitera principalement de commettre des erreurs lors de votre paramétrage ou saisie d écritures. Voici comment se présente le menu général du module de comptabilité : Générez et consultez vos bordereaux de remise en banque! Suivi des opérations passées en banque : à effectuer dès réception d un relevé bancaire en début de mois! Permet de gérer votre budget de fonctionnement Permet de gérer votre budget ASC Permet de saisir des écritures (banque, caisse, une OD ) Consultez et exportez vos états comptables! (Grand livre, balance, bilan ) Vous disposez également d un raccourci afin d accéder à vos exercices antérieurs : Raccourci vous permettant d accéder rapidement à l exercice comptable précédent (ou suivant) 10

11 Comme indiqué ci-dessus, le principe est le même pour le budget de Fonctionnement : II/Paramétrage de votre Plan comptable A/ Respect du principe de dualité des budgets Tout CE doit pouvoir répondre à un minimum d exigences en matière de comptabilité : nécessité de rendre compte de sa gestion lors du passage d une équipe à une autre, assurer un suivi budgétaire précis, prévoir sa trésorerie. Dès lors, la gestion d un CE s apparente bien souvent à celle d une petite entreprise : encaissements à réaliser, décaissements à assurer, investissements à réaliser ou à renouveler. Dès qu un CE gère aussi un budget ASC, une comptabilité distincte s impose en raison d une organisation comptable plus complexe : comptes bancaires multiples, comptes de tiers (fournisseurs, personnel ). Ce sont les raisons pour lesquelles REFLEXECE vous permet de gérer un compte de résultat par budget! Cela vous permettra de présenter une comptabilité par budget et donc de respecter la règle d or de la comptabilité CE : le principe de dualité des budgets. 11

12 B/ Paramétrage des «comptes ASC» dans le Plan comptable Un Plan Comptable correspond à la liste de tous vos comptes. La création de votre Plan comptable ASC doit se faire en fonction du résultat que vous souhaitez obtenir en fin d exercice. Pour l essentiel, votre Plan sera paramétré autour de 2 grandes familles : une famille «activité» et une famille «Compte de bilan». La famille «Comptes de bilan» est composée de tous les comptes de la classe 1 à 5. Votre Plan est librement paramétrable selon la façon dont fonctionne votre CE. Vous pouvez ainsi créer : une «Commission» : par exemple, une commission «Parcs d attraction» des «Activités» : par exemple, une activité «Parc Astérix», une activité «Parc Disneyland» IMPORTANT : Vous pourrez donc créer une commission à laquelle vous allez pouvoir rattacher plusieurs activités. 1/ Créer une «commission» dans le Plan comptable. Notre exemple se portera sur la création de compte d activités (Classe 6) mais le principe d ajout de compte restera le même pour un compte fournisseur, un compte caisse, un compte participant ou un compte libre. Sélectionnez le budget ASC 12

13 Étape 1 : dans l interface «Comptabilité» du logiciel, vous allez cliquer sur l icône «paramètres généraux» en haut à droite. Étape 2 : cliquez sur «Gérer mon plan comptable» Vous accédez au module de gestion de votre plan comptable : Étape 3 : cliquez sur «Ajouter un compte». Ainsi, vous allez pouvoir sélectionner le type de compte que vous souhaitez créer. (Nos exemples se porteront exclusivement sur des comptes d activités). Nous allons donc cliquer sur l icône «Compte Activité» : Cliquez ici 13

14 Étape 4 : donnez un nom à la «Commission» que vous voulez créer puis cliquez sur le bouton «Ajouter». Ci-dessous, c est une commission «Parcs d attraction» qui est en cours de création. Nous pouvons aussi observer les commissions «ANCV» et «Bons d achat» précédemment créées : Ajoutez un nom de «Commission» 2/Visualisation du résultat Reprenons notre exemple précédent. Visualisons le résultat obtenu après la création de la commission «Parcs d attraction» : 14

15 Comme vous pouvez le constater, la nouvelle commission «Parcs d attraction» est venue s ajouter dans le Plan comptable directement en dessous de la commission «Bons d achats». Désormais, nous pouvons créer des comptes d activité qui seront rattachés à la commission «Parcs d attraction». 3/ Créer un compte d activité dans le Plan comptable. Reprenons notre exemple. Le but est de créer un compte d activité «Parc Astérix» qui sera rattaché à la Commission «Parcs d attraction». Pour cela, il faut d abord cliquer sur le bouton «Sélectionner» se trouvant sur la même ligne que la Commission «Parcs d attraction» comme suit : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» Vous accédez à la page «Ajouter un compte activité». Il vous suffit de sélectionner l option «Compte» et de nommer ce compte. Puis, il faut cliquer sur «Ajouter». 15

16 Dans notre schéma, c est le compte d activité «Parc Astérix» qui est créé : Possibilité d ajouter une «Sous-commission» * Sélectionnez l option «Compte» Nommez votre activité *Les sous-commissions détaillent les commissions et sont directement liées à celles-ci. Logiquement, chaque CE déterminera l'articulation générale des commissions et sous-commissions. Cette structuration est donc directement liée à l'architecture des activités assurées par votre Comité d'entreprise. Comme nous pouvons le constater sur le schéma ci-dessous, notre compte d activité «Parc Astérix» a été ajouté dans notre Plan comptable! Voici le nouveau compte d activité «Parc Astérix»! 16

17 4/ Présentation du Plan comptable après ajout de comptes Suite à la création de vos comptes, votre Plan comptable va intégrer autant de groupements que vous avez créé de Commissions avec la liste des comptes d activité rattachés. Important : lorsque vous ajoutez une activité, le compte qui est créé est un «Compte de charges» (Classe 6), le logiciel crée automatiquement le «Compte de produits» (Classe 7) correspondant. Voyons le résultat dans le Plan comptable : Voici les comptes de «produits» (Classe 7) correspondants : 17

18 Précision concernant la suppression d un compte d activité : cette suppression n est possible que si ce compte n est rattaché à aucune activité dans le menu de gestion du logiciel. Ci-dessous, vous pouvez constater que seuls les comptes d activité «Disneyland» et «Walibi» peuvent être supprimés car ils ne sont rattachés à aucune activité en Gestion : Cliquez ici pour supprimer une activité 1/ Présentation C/ Paramétrage des comptes de fonctionnement Le budget de fonctionnement doit permettre à votre CE d exercer ses attributions économiques et professionnelles. Il doit donc servir à régler les dépenses liées à l administration courante du comité. Ce budget vous servira à régler les dépenses liées au fonctionnement quotidien du CE, telles que : la papeterie, la documentation, le téléphone, internet, assistance juridique Ainsi, les comptes que vous allez créer et rattacher à ce budget seront radicalement différents de ceux créés pour votre budget ASC. Mais cela étant dit, le processus de création de comptes reste le même d un budget à l autre. Dans le menu «Comptabilité» du logiciel, pour accéder au plan comptable «fonctionnement», cliquez sur «Gérer mes frais de fonctionnement» puis sur «Gérer mon plan comptable» comme indiqué sur le schéma ci-dessous : Sélectionnez le budget de fonctionnement Cliquez ici pour accéder au Plan comptable 18

19 2/ Créer un compte dans le Plan comptable Pour créer un compte de «fonctionnement» dans le plan comptable, cliquez sur ««ajouter un compte» comme indiqué ci-dessous : Cliquez ici Ainsi, vous accédez à la page d ajout de compte en elle-même. Comme vous le constatez, vous pouvez créer 4 types de comptes : compte banque, compte caisse, compte fournisseur, compte libre. 19

20 Pour notre exemple, nous allons créer un compte fournisseur «FNAC». Attention : il est important de remplir ces champs de formulaire le plus précisément possible et, en particulier, les «informations banque» car celles-ci seront reprises sur vos bordereaux de remise en banque. Indiquez l ensemble des informations fournisseur Indiquez l ensemble des informations banque Cliquez sur «Ajouter» Ci-dessous, nous pouvons voir que le compte fournisseur «FNAC» a bien été créé (Compte de classe 4). 20

21 De même, en visualisant notre plan comptable, nous constatons désormais la présence du compte «Fournisseur FNAC» : Fournisseur «FNAC» ajouté! Précision concernant la suppression d un compte fournisseur : cette suppression n est possible que si le compte fournisseur n a jamais été mouvementé. Ci-dessous, vous pouvez constater que seul le compte fournisseur «FNAC» peut être supprimé car il n a pas été mouvementé : Cliquez ici pour supprimer le compte fournisseur «FNAC» III/ Quels types d activités pouvez-vous créer? A/ Quand faut-il utiliser des activités à tarifs fixes? Il s agit d activités dont le prix de vente aux salariés peut être établi de manière ferme et définitive. Mais ceci ne vous empêche pas de créer plusieurs tarifs pour la même activité : tarif adulte, tarif conjoint Exemples : Billetterie, cinéma, voyages 21

22 Le principal atout du tarif fixe est de vous permettre de tenir une gestion de stock spécifique par tarif. Créez tous vos tarifs pour cette activité! Le prix de vente est établi de manière ferme et définitive B/ Quand faut-il utiliser des activités à tarifs libres? Les activités à tarifs libres sont des activités dont le prix de vente aux salariés peut dépendre de nombreux critères. Par exemple, le prix peut dépendre de la date de départ pour un voyage. C est l hypothèse classique où votre CE propose au salarié de choisir un produit de son choix dans un catalogue fournisseur. Ici, la grande quantité de tarifs empêche bien entendu la création de tarifs fixes. Catalogue d activités à tarifs libres C/ Quand faut-il utiliser des activités de type remboursement? Les activités de type «Remboursements» peuvent être utilisées dans certains cas précis. Le remboursement doit être utilisé quand le CE rembourse le salarié sur présentation de facture (en fonction des Coefficients ou non.) Par exemple : Le CE rembourse 50% de la facture du salarié sur ses activités musicales dans la limite maximale de 100 euros. 22

23 Dans votre comptabilité, il s agira d un mouvement de dépense. En effet, le CE émet un paiement au salarié. D/ Quand faut-il utiliser des activités de type «Locations d appartements»? (Optionnel) Le module de locations vous permet de proposer aux salariés des locations qui seront gérées par période en fonction d un planning de location. Ainsi, les périodes disponibles (et non disponibles) seront directement visibles sur le calendrier de ce module. En cliquant sur «Effectuer une réservation», le salarié peut visualiser sur le site internet le planning de location pour cet appartement ainsi que les disponibilités de dates qu il souhaite réserver. 23

24 Le salarié peut sélectionner sa période de location Tarification pour la période de location sélectionnée Possibilité d indiquer les noms des participants 24

25 IV/ Processus de création et paramétrage d activités A/ Comment créer une activité à tarifs fixes? Pour rappel, il s agit d activités dont le prix de vente aux salariés est fixe et connu à l avance : billetterie, sortie Principal avantage : permettre de tenir une gestion de stock spécifique par tarif. 1/ Création d une activité à tarifs fixes Important : bien entendu, la création d une activité suppose que vous ayez paramétré auparavant vos comptes d activité (Commission, activités). Exemple : une commission «Parcs d attraction» à laquelle nous pouvons rattacher plusieurs activités, comme sur le schéma ci-dessous : a/ Créer votre activité! Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur «Gérer mes activités» puis sur «Ajouter une activité». Nous allons créer une activité à tarifs fixes donc sélectionnez «Ajouter une activité classique». Vous accédez à ce formulaire : 25

26 Nommez votre activité Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Ajoutez une image pour illustrer l activité! Déterminez par avance une date de publication et/ou d expiration de l activité. Ainsi, l activité sera automatiquement publiée/dépubliée aux dates indiquées. Vous pouvez rattacher votre activité à une enveloppe. Si vous souhaitez qu un salarié puisse effectuer une réservation en ligne Option permettant au salarié de régler sa commande en plusieurs fois. Rattachez votre activité au compte correspondant dans votre Plan comptable Quantité disponible : quantité maximale pouvant être commandée Plafond renouvelable : à cocher pour que le plafond se renouvelle automatiquement selon la périodicité souhaitée (tous les mois, semaines, ans ). Plafond strict : limite stricte empêchant le salarié de passer une nouvelle commande (même au tarif fournisseur) une fois son quota épuisé. 26 Pour définir un plafond en quantité pour l activité. Ce plafond est modulable en fonction des bénéficiaires cochés : salarié, conjoint, enfant. Sélectionnez le(s) administrateur(s) qui seront informés lors des commandes salarié Cliquez sur «Ajouter» une fois le formulaire complété!

27 b/ Créer votre tarif! Une fois l activité créée, on peut observer que celle-ci est venue s ajouter à la liste des activités du module de gestion. Par défaut, l activité qui vient d être créée est à «tarifs libres». Il convient donc d ajouter un ou des tarifs à cette activité. Cliquez ici pour ajouter un tarif à l activité Comme indiqué ci-dessus, il faut cliquer sur l icône «tarif» pour accéder au formulaire d ajout de tarif : Prix public : tarif indiqué à titre informatif pour le salarié Nommer le tarif Prix unitaire facturé par le fournisseur Libellé : terme utilisé lorsque le salarié approche ou dépasse son quota. Ex : «Il ne vous reste plus que X billets disponibles» Limiter l accès à l activité en fonction de différents critères : ancienneté, la localisation de l agence, la tranche de subvention, le type de contrat Stock : permet de rattacher l activité au stock correspondant si vous en avez crée un auparavant Participation CE : indiquez la participation CE soit en valeur (euros) soit en pourcentage en fonction de vos préférences. Tarif par «Tranche de subvention» : permet de moduler le tarif selon la tranche à laquelle est rattaché un salarié (voir le c/ pour plus de détails) Quantité disponible : quantité maximale pouvant être commandée 27 Cliquez sur «Ajouter» pour valider la création du tarif

28 Rappel : vous pouvez ensuite ajouter d autres tarifs qui ne répondront pas aux mêmes critères que le tarif précédemment créé. Pour cela, il vous faudra remplir de nouveau le formulaire avec les critères adaptés. Par exemple, on peut créer un tarif «Astérix Enfant». Ainsi, lorsque l activité sera publiée sur le site internet, le résultat sera le suivant : c/ Créez des tarifs en fonction de «tranches de subvention»! Tout en restant dans la catégorie des activités à «tarifs fixes», nous pouvons également créer des tarifs dont le prix de vente aux salariés variera en fonction de «tranches de subventions». Dans cette hypothèse, il faut impérativement que chaque salarié soit préalablement rattaché à une tranche de subvention. Ainsi, la participation CE pourra être calculée selon des critères objectifs : catégorie socioprofessionnelle, niveau de salaire, quotient familial Par exemple : pour l activité Parc Astérix, nous pouvons créer des tarifs adultes différents en fonction de tranche de subvention définies à l avance comme dans le formulaire suivant : 28

29 Participation non définie : correspond au cas où la tranche d un salarié ne serait pas renseignée. Ici, il est conseillé d attribuer la participation minimale pour ce type de cas Cochez cette case pour faire apparaître les différentes tranches de subvention Participation CE : moduler votre participation en fonction de tranches de subvention pré-définies. Exemple : la tranche 1 concerne les cadres, la tranche 2 les agents de maîtrise, la tranche 3 les ouvriers Cliquez sur «Ajouter» pour créer ces différents tarifs fixes! Quantité disponible : quantité maximale pouvant être commandée 29

30 Ainsi, lorsque cette activité sera publiée sur votre site internet, le tarif affiché pourra varier d un salarié à l autre. Pour être clair, lorsqu un salarié «ouvrier» passera sa commande, il paiera 10 euros sa place Parc Astérix (40 euros 30 euros de participation CE) alors qu un salarié «cadre» la paiera 30 euros (40 euros - 10 euros de participation CE). 30

31 B/ Comment créer une activité à «tarifs libres»? Rappel : les activités à tarifs libres sont des activités dont le prix de vente aux salariés peut dépendre de nombreux critères. Par exemple, cela peut dépendre de la date de départ pour un voyage. 1/ Créer votre activité! Le processus de création d une activité à tarifs libres est le même que celui d une activité à tarifs fixes. La seule différence réside évidemment dans le fait qu aucun tarif ne sera rattaché à l activité. Nommez votre activité Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Ajoutez une image pour illustrer l activité! Déterminez par avance une date de publication et/ou d expiration de l activité. Ainsi, l activité sera automatiquement publiée/dépubliée aux dates indiquées. Vous pouvez rattacher votre activité à une enveloppe. Voir partie VIII «enveloppes» Plafond renouvelable : à cocher pour que le plafond se renouvelle automatiquement selon la périodicité souhaitée (tous les mois, semaines, ans ). Plafond strict : limite stricte empêchant le salarié de passer une nouvelle commande (même au tarif fournisseur) une fois son quota épuisé. 31 Si vous souhaitez qu un salarié puisse effectuer une réservation en ligne Option permettant au salarié de régler sa commande en plusieurs fois. Rattachez votre activité au compte correspondant dans votre Plan comptable Quantité disponible : quantité maximale pouvant être commandée Pour définir un plafond en quantité pour l activité. Ce plafond est modulable en fonction des personnes cochées : salarié, conjoint, enfant.

32 2/ Visualisation du résultat après création Après avoir validé le formulaire d ajout d activité précédent, nous pouvons voir que l activité est venue se greffer à la liste des activités. De même, on s aperçoit que notre activité est reconnue comme une activité à «tarifs libres» puisque nous n avons renseigné aucun tarif : L activité est reconnue comme étant à «tarifs libres»! Important : une activité à «tarifs libres» ne peut pas être publiée sur votre site internet. Le passage de commande pour ce type d activité sera obligatoirement effectué par l administrateur depuis le module gestion. Cette méthode a été retenue pour éviter tout risque d erreur lors d une précommande qui serait effectuée directement par le salarié (en front office). C/ Comment créer une activité de type remboursement? Rappel : Les activités de type «Remboursements» peuvent être utilisées dans certains cas précis. Le remboursement doit être utilisé quand le CE rembourse le salarié sur présentation de facture (en fonction des Coefficients ou non.) 1/ Créez votre activité de type «remboursement»! Pour illustrer la création d un «remboursement», nous allons retenir un exemple simple et concret : un CE rembourse 50% de la facture du salarié sur ses activités musicales dans la limite maximale de 100 euros. En comptabilité, il s agira d un mouvement de dépense. En effet, le CE émet un paiement au salarié. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur «Gérer mes activités» puis sur «Ajouter une activité». Ensuite, cliquez sur «Ajouter un remboursement» lorsque ces deux icônes apparaissent : 32

33 Automatiquement, vous accédez à ce formulaire d ajout d activité de type «remboursement» : Nommez votre activité Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Ajoutez une image pour illustrer l activité! Déterminez par avance une date de publication et/ou d expiration de l activité. Ainsi, l activité sera automatiquement publiée/dé-publiée aux dates indiquées. Vous pouvez rattacher votre activité à une enveloppe. Voir partie VIII «enveloppes» Plafond renouvelable : à cocher pour que le plafond se renouvelle automatiquement selon la périodicité souhaitée (tous les mois, semaines, ans ). Plafond strict : limite stricte empêchant le salarié de demander un nouveau remboursement une fois son quota épuisé. 33 Si vous souhaitez qu un salarié puisse effectuer une demande de remboursement en ligne Rattachez votre activité au compte correspondant dans votre Plan comptable Limiter l accès à l activité en fonction de différents critères : ancienneté, la localisation de l agence, la tranche de subvention, le type de contrat Pour définir un plafond de demandes de remboursement. Ce plafond est modulable en fonction des personnes cochées : salarié, conjoint, enfant. Permet de moduler la participation CE selon la tranche à laquelle est rattachée un salarié (Voir détails partie IV/ C/ 3/ «Créer un remboursement en fonction de tranche de subvention») Participation : déterminez en pourcentage le montant du remboursement CE et le montant maximum de ce remboursement Cliquez sur «Ajouter»

34 Après avoir complété ce formulaire, cliquez sur le bouton «Ajouter». Nous pouvons voir que l activité de type «remboursement» est venue s ajouter à la liste des activités existantes : L activité «Cours de musique» est bien une activité de type «remboursement! 2/ Visualisation de l activité de type «remboursement» après publication Voici comment sera présentée l activité de type «remboursement» quand vous l aurez publiée sur votre site internet : Avant sa commande, le salarié connaît exactement le montant du remboursement CE auquel il a droit 34

35 3/ Créer un remboursement en fonction de «tranches de subvention» Le processus de création est le même que celui d une activité de type «remboursement». La seule différence réside dans le fait que vous allez moduler votre participation CE en fonction de la «tranche de subvention» à laquelle est rattaché un salarié. (Voir partie IV/ C/ 1/ «Créez votre activité de type remboursement!») Aussi, nous allons nous focaliser sur la partie «participation» du formulaire d ajout de remboursement : Participation : modulez le montant du remboursement CE en fonction de tranches de subvention pré-définies. Exemple : la tranche 1 concerne les cadres, la tranche 2 les agents de maîtrise, la tranche 3 les ouvriers. 35

36 Clairement, cela signifie que lorsqu un salarié classé en «tranche de subvention 1» demandera un remboursement pour son inscription à un cours de musique, il sera remboursé de 10% de sa facture pour un montant maximum de 60 euros. Ainsi, quand il se connectera sur le site internet pour effectuer sa demande, voici ce qu il visualisera : Remboursement CE de 10% à hauteur de 60 euros pour un salarié de tranche 1 Par contre, un salarié de tranche 3 sera remboursé de 30% de sa facture pour un montant maximum de 100 euros. Voici ce que ce salarié visualisera : Remboursement CE de 30% à hauteur de 100 euros pour un salarié de tranche 3 36

37 D/ Comment créer une activité de type «Locations d appartements»? (optionnel) 1/ Créer votre activité de type «Locations d appartements»! Pour rappel, le module de locations vous permet de proposer aux salariés des locations qui seront gérées par période en fonction d un planning de location. Important : bien entendu, la création d une activité suppose que vous ayez paramétré auparavant vos comptes d activité (Commission, activités). Exemple : une commission «Locations vacances» à laquelle nous pouvons rattacher l activité «Location Appartement Nice», comme sur le schéma ci-dessous : Nouveau compte d activité! Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur «Gérer mes activités» puis sur «Ajouter une activité». Nous allons créer une activité de type location donc sélectionnez «Ajouter une location» : 37 Cliquez ici

38 Vous accédez à ce formulaire : Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Nommez votre activité Ajoutez une image pour illustrer l activité! Déterminez par avance une date de publication et/ou d expiration de l activité. Ainsi, l activité sera automatiquement publiée/dépubliée aux dates indiquées. Vous pouvez rattacher votre activité à une enveloppe. Si vous souhaitez qu un salarié puisse effectuer une réservation en ligne Option permettant au salarié de régler sa commande en plusieurs fois. Rattachez votre activité au compte correspondant dans votre Plan comptable Nombre d appartements en location/ Nombre d occupants maxi pour un appartement selon sa capacité Heure d entrée/sortie des occupants Limiter l accès à l activité en fonction de différents critères : tranche de subvention, situation familiale, CSP Sélectionnez le(s) administrateur(s) qui seront informés lors des commandes salarié 38 Cliquez sur «Ajouter» une fois le formulaire complété!

39 2/ Créer des «périodes de locations» pour un appartement Après avoir ajouté votre activité «Appartement Nice», vous devez désormais créer une ou plusieurs périodes de locations. Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur «Gérer mes activités». Dans la capture ci-dessous, vous pouvez constater que l activité «Appartement Nice» apparaît désormais dans la liste : Cliquez ici Après avoir cliqué sur l icône «Calendrier», vous accédez à la liste des périodes de locations existantes. Dans notre exemple, il n en existe pas encore. Nous allons donc créer une nouvelle période : Cliquez ici 39

40 Vous accédez ainsi au formulaire de paramétrage de la période de locations. Exemple : notre appartement à Nice est en location du 01/06/2011 au 31/12/2011. La durée de location est de 7 jours mais le salarié a la possibilité de louer à la journée en semaine ou à la journée en week end. Le tarif pour 7 jours est de 200 euros subventionné à hauteur de 100 euros. A noter que la location peut débuter n importe quel jour de la semaine. Le tarif à la journée en semaine est de 35 euros subventionné à hauteur de 15 euros. Le tarif à la journée en week end est de 40 euros subventionné à hauteur de 10 euros. Voici comment procéder au paramétrage de cette période : Calendrier permettant de définir une plage de location. Ci-contre, l appartement est en location du 1 er Juin au 31 décembre. Il suffit de cliquer sur ces deux dates dans le calendrier! (inutile de cocher chaque journée). Durée de location et jour de la semaine à partir duquel la location est possible Tarifs en fonction de la durée de location. NB : possibilité de fixer des tarifs en fonction de «tranche de subvention» Participation CE : modulez votre participation en fonction de la durée de location. Attention : vous devez définir les plages de location pour un tarif donné. A chaque période correspond un tarif ; si chaque semaine a un tarif différent, il faudra créer autant de période de location que de semaine. 40

41 E/ Comment «Archiver» une activité? Vous disposez dans votre logiciel de Gestion d une fonction d archivage d activités. Cette fonctionnalité vous permet d archiver une activité une fois que celle-ci n est plus utilisée. Cela vous permet d avoir une interface de gestion plus «épurée» visuellement. Ex : l activité «Bons d achat de Noël» pourra être archivée une fois cette opération terminée. Ces activités sont simplement archivées et non supprimées. Cela vous permet de les consulter à tout moment comme indiqué dans la capture ci-dessous : Possibilité de consulter vos activités avec ou sans archives Cliquez ici pour archiver une activité! V/ Les différents types de passage de commande Il est important de retenir qu il existe deux méthodes différentes pour effectuer une commande salarié : _ 1 ère : le passage de commande par le salarié lui-même. Cela suppose que vous ayez publié l activité sur votre site internet ; _ 2 ème : le passage de commande en «mode administrateur». Cela signifie que la commande est passée par un administrateur pour le compte du salarié. Cette méthode est utilisée pour les activités que vous avez décidé de ne pas publier sur votre site internet ainsi que pour toutes les activités «à tarifs libres». 41

42 A/ Commander une activité «à tarifs fixes» Pour notre exemple, nous passerons une commande pour l activité «Parc Astérix» créée précédemment dans ce manuel. 1/ Commander en «mode salarié» Fort logiquement, ce type de commande est passé par le salarié lui-même lorsque votre CE a publié l activité sur son site internet. Dans notre exemple ci-dessous, le salarié commande une place adulte et une place enfant pour l activité «Parc Astérix» : Commande de 1 place «Astérix Adulte» et de 1 place «Astérix enfant» Le salarié clique sur le bouton «Commander» pour effectuer sa commande Après avoir cliqué sur le bouton «Commander», le salarié accède au récapitulatif de sa commande. A ce stade, la commande n est pas encore définitive. Le salarié peut encore supprimer un article de sa commande : Supprimer : en cliquant sur le bouton «Supprimer», le salarié peut retirer un article de sa commande. Ce bouton permet au salarié de compléter sa commande 42 Le salarié clique sur le bouton «Commander» pour confirmer sa commande

43 Après avoir confirmé sa commande, le salarié doit choisir son moyen de paiement. Pour notre exemple, le salarié règle sa commande par chèque : Le salarié clique sur le bouton «Sélectionner» pour valider son choix de mode de règlement Mode de règlement : le salarié coche le bouton «Chèque» pour indiquer le moyen de paiement qu il utilisera Une fois son mode de règlement sélectionné, le salarié peut vérifier sa commande et ajouter un commentaire à destination de l administrateur : Ce tableau récapitule les informations sur la commande : nombre d articles, tarif CE, participation CE Le salarié a la possibilité de laisser un commentaire accompagnant sa commande. L administrateur recevra ce message directement dans sa boite mail 43

44 Une fois que le salarié a validé définitivement sa commande, un message l invitant à se rapprocher de son CE pour effectuer son règlement apparaît à l écran : 2/ Commander en «mode administrateur» Dans ce cas de figure, la commande est passée par un administrateur (c est-à-dire vous) pour le compte du salarié. Cette méthode est utilisée quand vous décidez de ne pas publier l activité sur votre site internet ou dans le cas où le salarié préfère passer sa commande d article directement au local CE. Reprenons notre exemple précédent : le salarié passe au local CE pour commander une place adulte et une place enfant pour l activité «Parc Astérix» : Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur le bouton «Gérer les commandes salariés» puis sur «Ajouter une commande». Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez passer une commande : Entrez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché 44

45 Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée L étape suivante est celle de la sélection de l activité pour laquelle vous souhaitez passer commande : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» rattaché à l activité «Parc Astérix» Vous accédez ainsi au tableau de commande à partir duquel vous devez indiquer le type et le nombre de produits commandés : Informations commande : nom du salarié, commission, activité Indiquez la quantité pour chaque article Tarifs libres : vous avez la possibilité d ajouter un nouveau tarif ainsi qu une remise fournisseur 45 Cliquez sur «Commander»

46 Voici le tableau récapitulatif de votre commande : Vous pouvez encore supprimer un article Compléter la commande : permet d ajouter un article à la commande Cliquez ici pour annuler la commande La dernière étape est celle de la «Validation de commande» comme indiqué ci-dessous : Statut de la commande : la commande peut être «en attente», «validée», «soldée» ou «annulée» Mode de règlement : choisissez entre «Chèque», «Virement», «Espèce» Laissez un commentaire au salarié que ce dernier recevra dans sa boite 46

47 B/ Commander une activité «à tarifs libres» Rappel : Les activités à tarifs libres sont des activités dont le prix de vente aux salariés peut dépendre de nombreux critères. Par exemple, cela peut dépendre de la date de départ pour un voyage. C est l hypothèse classique où votre CE propose au salarié de choisir un produit de son choix dans un catalogue fournisseur. Ici, la grande quantité de tarifs empêche bien entendu la création de tarifs fixes. Attention : la commande d activité «à tarifs libres» est obligatoirement effectuée par un administrateur (donc vous-même). Pour illustrer cela, nous reprendrons notre activité à tarifs libres «Catalogue voyages THOMAS COOK». Dans l exemple ci-dessous, nous passerons commande d un voyage aux Seychelles pour un salarié. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur «Gérer les commandes salariés» puis «Ajouter une commande». Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez passer une commande : Entrez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : 47 Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée

48 L étape suivante est celle de la sélection de l activité pour laquelle vous souhaitez passer commande : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» rattaché à l activité «Catalogue voyages THOMAS COOK» Vous accédez ainsi au tableau de commande à partir duquel vous devez indiquer les détails du produit choisi dans le catalogue : Informations commande : nom du salarié, commission, activité Possibilité d ajouter une remise fournisseur Indiquez le nom du tarif, le prix fournisseur et la participation CE Cliquez sur «Commander»» Indiquez la quantité d article(s) souhaité(s) 48

49 Voici le tableau récapitulatif de votre commande : Indication du tarif subventionné par le CE Compléter la commande : permet d ajouter un article à la commande Cliquez ici pour annuler la commande Après avoir cliqué sur le bouton «Passer la commande», vous accédez à la dernière étape qui est celle de la «Validation de commande» comme indiqué ci-dessous : Statut de la commande : la commande peut être «en attente», «validée», «soldée» ou «annulée» Mode de règlement : choisissez entre «Chèque», «Virement», «Espèce» Laissez un commentaire au salarié que ce dernier recevra dans sa boite Cliquez sur «Valider la commande» 49

50 C/ Commander une activité de type «Remboursement» Rappel : les activités de type «Remboursements» peuvent être utilisées dans certains cas précis. Le remboursement doit être utilisé quand le CE rembourse le salarié sur présentation de facture (en fonction des Coefficients ou non.) Dans notre exemple ci-dessous, un CE rembourse 50% de la facture du salarié sur ses activités musicales dans la limite maximale de 100 euros. 1/ Commander en «mode salarié» Fort logiquement, ce type de commande est passé par le salarié lui-même lorsque votre CE a publié l activité sur son site internet. Dans notre exemple ci-dessous, le salarié effectue une demande de remboursement pour un montant de 150 euros : Le salarié clique sur «Demander remboursement» 50

51 Puis, le salarié accède au formulaire de demande de remboursement ci-dessous : Rappel de la règle de subvention Montant total de la facture Le salarié peut vous laisser un message que vous recevrez dans votre boite Nombre de demande(s) de remboursement(s) Le salarié clique sur «Valider» pour confirmer sa demande 2/ Commander en «mode administrateur» Dans ce cas de figure, la commande est passée par un administrateur (c est-à-dire vous) pour le compte du salarié. Cette méthode est utilisée quand vous décidez de ne pas publier l activité sur votre site internet ou dans le cas où le salarié préfère passer sa commande d article directement au local CE. Reprenons notre exemple précédent. Le salarié passe au local CE pour effectuer une demande de remboursement en présentant une facture de 150 euros. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur le bouton «Gérer les demandes de remboursements» puis sur «Ajouter une commande». Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez passer une commande. 51

52 Tapez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée L étape suivante est celle de la sélection de l activité pour laquelle vous souhaitez passer commande : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» rattaché à l activité «Cours de musique» 52

53 Vous accédez ainsi au tableau de commande à partir duquel vous devez indiquer les détails du produit choisi dans le catalogue : Informations remboursement : nom du salarié, commission, activité Rappel de la règle de subvention Montant total de la facture Statut de la demande : la commande peut être «en attente», «validée», «soldée» ou «annulée» Choisissez votre «Mode de remboursement» Laissez un commentaire au salarié que ce dernier recevra dans sa boite Cliquez sur «Demander le remboursement» pour confirmer la demande 3/ Effectuer un Remboursement via le «Paiement direct au fournisseur» Reprenons notre exemple précédent : votre CE rembourse 50% de la facture du salarié sur ses activités musicales dans la limite maximale de 100 euros. Sauf que dans cette hypothèse, le salarié n effectue aucun paiement auprès du fournisseur «Cours de musique». Cela signifie que vous effectuez le remboursement (en réalité le paiement) directement auprès du fournisseur. Cette fonctionnalité permet au salarié de ne pas avoir à avancer de somme d argent. 53

54 Ainsi lors de l étape du solde de la commande (cf. capture page précédente), vous devrez sélectionner l option «paiement au fournisseur» : Informations remboursement : nom du salarié, commission, activité Rappel de la règle de subvention Montant total de la facture Statut de la demande : la commande peut être «en attente», «validée», «soldée» ou «annulée» Choisissez votre «Mode de remboursement» Possibilité de rembourser directement le fournisseur Laissez un commentaire au salarié que ce dernier recevra dans sa boite Cliquez Ici D/ Commander une activité de type «Locations d appartements» (Optionnel) Dans notre exemple, le salarié passe au local CE pour commander une location d appartement pour une durée de 7 jours. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur le bouton «Gérer les locations» puis sur «Effectuer une réservation». 54

55 Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez passer une commande : Entrez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée L étape suivante est celle de la sélection de l activité pour laquelle vous souhaitez passer commande : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» rattaché à l activité «Appartement Nice» 55

56 Vous accédez ainsi à la fiche de commande où devra être indiquée la durée et la période de location : Descriptif de l activité Sélectionner la durée de la location en cochant la/les journées dans le calendrier Tarification en vigueur pour la durée sélectionnée Possibilité de renseigner le nom des occupants Statut de la réservation : la réservation peut être «en attente», «validée», «soldée» ou «annulée» Mode de règlement : choisissez entre «Chèque», «Virement», «Espèce» Cliquez ici 56

57 VI/ La gestion des commandes salariés A/ Gérer les commandes salariés A la suite d une commande d un salarié pour une activité à «tarifs fixes» ou à «tarifs libres». Nous allons considérer pour notre démonstration que la commande passée est «en attente» c est-à-dire que vous ne l avez ni validée ni soldée. 1/ Valider une commande salarié L étape de la validation intervient après le passage de commande par un salarié sur votre site internet. A ce stade, il s agit d informer le salarié sur la disponibilité des articles commandés. Si vous avez en stock les articles commandés par le salarié, vous pouvez alors «Valider la commande». Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Valider» de la ligne correspondante à la commande en attente comme indiqué ci-dessous : Cliquez sur «Valider» Important : la validation de la commande met à jour le stock virtuel. L article commandé par le salarié est considéré comme réservé pour lui. 57

58 Ainsi, vous accédez à la fiche récapitulative de la commande : Après avoir vérifié que toutes les informations sont correctes, vous pouvez laisser un commentaire à destination du salarié Cliquez ici pour valider la commande 58

59 2/ Solder une commande salarié Une fois que vous avez validé la commande, il appartient au salarié de se présenter au local CE pour vous régler sa commande. Dès que le paiement est effectué, vous pouvez «solder la commande». Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Solder» de la ligne correspondante à la commande validée comme indiqué ci-dessous : Cliquez sur le bouton «Solder» Ainsi, vous accédez à la fiche récapitulative de la commande : Après avoir vérifié que toutes les informations sont correctes, vous pouvez laisser un commentaire à destination du salarié Cliquez ici pour solder la commande 59

60 La commande apparaît désormais comme «soldée» dans la liste des commandes. Une facture au format PDF est éditée automatiquement par le logiciel. Vous pouvez consulter ou imprimer cette facture en cliquant sur l icône PDF correspondante : Cliquez ici pour consulter ou imprimer la facture Remarque : le solde de la commande met à jour le stock réel. Voici le modèle-type de facture édité par le logiciel de Gestion : Remarque : depuis son «Profil», le salarié peut consulter et/ou imprimer lui-même ses factures. 60

61 3/ Modifier une commande salarié Il faut savoir que vous pouvez toujours modifier le moyen de paiement choisi pour une commande tant que celle-ci n a pas été soldée. Exemple : un salarié a choisi le mode de paiement par chèque lors de sa commande. Cependant, ce salarié peut changer d avis et préférer payer en espèce lorsqu il vient retirer ses articles au local CE. Voici comment procéder : Cliquez sur le bouton «Modifier» Vous accédez au formulaire qui vous permet de modifier le moyen de paiement de la commande : Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le nouveau mode de règlement Exemple : espèce au lieu de chèque Cliquez sur le bouton «Modifier» 61

62 VII/ Le système de paiement échelonné Cette section vous permettra de comprendre le système de paiement échelonné de votre logiciel ReflexeCE. Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser une activité classique mais le fonctionnement est le même peu importe le type d activité. A/ Créer une activité avec échéances Pour notre exemple, nous allons créer une activité «Voyage à New-York» que le salarié pourra régler en 3 échéances maximum : Nommez votre activité Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Participants : possibilité de demander le nom des participants au voyage! Paiement échelonné : possibilité de payer en 3 fois maximum Quantité disponible : nombre de places disponibles pour le voyage Cliquez ici 62

63 Le voyage à New-York est acheté 1000 euros par le CE. Une participation de 100 euros est accordée. Voici la fiche de création du tarif : Aucun stock car il s agit d un voyage Cliquez ici 63

64 B/ Passer une commande avec paiement échelonné Pour notre exemple, nous passerons une commande pour l activité «Voyage New-York» créée précédemment dans ce manuel. En effet, il s agit d une prestation assez coûteuse qui peut justifier l utilisation du système d échelonnement. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur le bouton «Gérer les commandes» puis sur «Ajouter une commande». Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez passer une commande : Entrez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée 64

65 L étape suivante est celle de la sélection de l activité pour laquelle vous souhaitez passer commande : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» rattaché à l activité «Voyage New-York» Vous accédez ainsi au tableau de commande à partir duquel vous devez indiquer le type et le nombre de produits commandés : Indiquez la quantité Tarifs libres : vous avez la possibilité d ajouter un nouveau tarif ainsi qu une remise fournisseur Cliquez ici Voici le tableau récapitulatif de votre commande : Compléter la commande : permet d ajouter un article à la commande Cliquez ici pour annuler la commande 65

66 La dernière étape est celle de la «Validation de commande» comme indiqué ci-dessous : Echelonnement : possibilité de choisir le nombre d échéances Pour notre exemple, nous allons sélectionner un règlement en 3 échéances : Le logiciel génère automatiquement 3 mensualités d un même montant Ce bouton permet de générer les dates suivantes (+1 mois) Ce bouton permet de répliquer le mode de règlement 66

67 Pour notre exemple, nous allons «Générer les dates suivantes», «Répliquer le mode de règlement» et solder la 1 ère échéance : Sélectionnez la ou les échéances à solder Sélectionnez le statut «Soldée» pour solder directement la 1 ère échéance Cliquez ici pour solder partiellement la commande Pour voir apparaître cette commande, cliquez sur le bouton «Gérer les commandes». Vous pouvez voir que notre commande soldée partiellement apparaît : Statut : la commande est soldée partiellement Solder : cliquez ici pour solder les prochaines échéances 67

68 Puis, nous allons solder les prochaines échéances. Pour cela, il vous suffit de cliquez sur le bouton «Solder» comme indiqué ci-dessus : 68

69 69 La case «Solde» de l échéance en cours est cochée par défaut

70 Cependant, à cette étape, il vous est encore possible de modifier les échéances : que ce soit la date de solde, le montant d une échéance ou le mode règlement. Par exemple, nous allons modifier en 2 ème échéance en la faisant passer de 300 euros à 250 euros : Le logiciel vous indique en rouge, après notre modification, que le montant des échéances ne correspond plus au montant total Pour vous assister, votre logiciel est doté d une fonctionnalité permettant de mettre à jour automatiquement le montant des échéances à venir en cliquant sur le bouton «Répartir le reste» : Cliquez ici Le montant des échéances est désormais égal au montant total de la commande! 70

71 Pour finaliser notre exemple, considérons que la 2 ème échéance a été soldée en espèces et la 3 ème par virement. Voici la facture pour cette commande : Détails complet du paiement échelonné 71

72 VIII/ Moteur de recherche des commandes salariés Un moteur de recherche puissant est intégré dans le logiciel de Gestion. Il permet d effectuer des recherches de commandes selon différents critères. A/ Effectuer un suivi de commande par nom de salarié Pour effectuer une recherche de commande en fonction d un nom de salarié, cliquez sur «Gérer les commandes salarié» dans le menu Gestion du logiciel. Ainsi, vous verrez s afficher un tableau intégrant la liste des commandes qui ont été passées. Au dessus de ce tableau, vous trouverez le moteur de recherche vous permettant d effectuer votre suivi : Cliquez sur «Filtrer» Entrez le nom du salarié (Ex : Dovion) Vous pouvez affiner votre recherche en fonction : du statut de la commande, date de la commande, compteur de points, de la Commission/Activité concernée, avec ou sans archives. Voici le résultat de la recherche effectuée pour le salarié nommé Dovion Amandine : Comme vous pouvez le constater, l ensemble des commandes passées par le salarié Dovion Amandine sont répertoriées quelque soit le statut de chaque commande (Annulée, en attente, validée, soldée partiellement, soldée, retirée). 72

73 B/ Effectuer un suivi selon le statut de la commande Pour effectuer une recherche en fonction du statut d une commande, cliquez sur «Gérer les commandes salarié» dans le menu Gestion du logiciel. Ainsi, vous verrez s afficher un tableau intégrant la liste des commandes qui ont été passées. Au dessus de ce tableau, vous trouverez le moteur de recherche vous permettant d effectuer votre suivi. Dans notre exemple, nous allons rechercher uniquement les commandes soldées : Cochez la case «Soldée» Cliquez sur «Filtrer» Vous pouvez affiner votre recherche en fonction : de la date de la commande, compteur de points, de Commisssion/Activité concernée, avec ou sans archives. Voici le résultat de la recherche effectuée pour l ensemble des commandes qui ont déjà été soldées : 73

74 C/ Suivi des commandes Pour effectuer une recherche de commande par activité, cliquez sur «Suivi des commandes» dans le menu Gestion du logiciel. Ainsi, vous verrez s afficher un tableau intégrant la liste des activités que vous avez créées. Il vous suffira de sélectionner la ou les activité(s) pour lesquelles vous souhaitez effectuer un suivi de commandes. Pour notre exemple, nous allons effectuer un suivi des commandes pour l activité «Disneyland Paris» Cochez la case «Sélectionner» correspondant à «Disneyland Paris» Voici le résultat de la recherche effectuée répertoriant les commandes passées pour l activité «Disneyland Paris» : Nous pouvons constater que 2 commandes au total ont été passées pour l activité «Disneyland Paris». Remarque : Vous pouvez sélectionner plusieurs critères pour effectuer une recherche. Par exemple, vous pouvez effectuer une recherche par date. Vous pouvez aussi effectuer une recherche par statut de la commande et/ou selon le mode de règlement. etc 74

75 IX/ La gestion des enveloppes Les enveloppes vont vous permettre de gérer une quantité limitée en montant ou en nombre sur une ou plusieurs activités sur une période donnée. A/ Créer une enveloppe Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur l icône «Paramètres généraux». Ensuite, cliquez sur «Gérer mes enveloppes». Cliquez sur «Ajouter une enveloppe» pour accéder au formulaire de paramétrage d enveloppe ci-dessous : Cliquez sur «Créer» une fois le formulaire rempli A l aide de ce formulaire, vous pouvez créer des enveloppes sur : Les montants : plafonner la subvention accordée sur plusieurs activités. Exemple : pour l activité «Cinéma», le salarié peut se faire rembourser plusieurs tickets dans la limite de 70 euros de subvention par an. Les quantités : plafonner le nombre de places/billets accordés à un salarié sur plusieurs activités. Exemple : pour l activité «Cinéma», le salarié peut bénéficier des offres de toutes les enseignes de Cinéma dans la limite de 15 tickets par mois. 75

76 Le nombre de demandes : plafonner le nombre de fois ou le salarié pourra faire une réservation sur plusieurs activités. Exemple : dans la famille «Activités sportives», et tous les ans, le salarié peut soit bénéficier d un abonnement à un club sportif, soit se faire rembourser un achat d équipement sportif mais ne peut cumuler les 2. Affectation d une enveloppe à une activité Lors de la création d une activité, affectez lui l enveloppe correspondante! Remarque : deux activités de types différents peuvent être rattachées à la même enveloppe. Une fois l enveloppe créée, elle est affectée à tous les salariés Création d une enveloppe à la fois plafonnée sur les montants, les quantités et les demandes Exemple : le salarié peut bénéficier de 150 euros mais dans la limite de 2 demandes par an. Affectation d un montant de l enveloppe aux ayants-droit : possibilité d affecter un montant supplémentaire pour le conjoint ou le(s) enfant(s) du salarié. Remarque : vous pouvez designer la tranche d âge des enfants bénéficiaires et indiquer si l enfant doit être à charge ou non. B/ Personnaliser/Modifier une enveloppe Une fois que vous avez créé votre enveloppe, vous avez quand même la possibilité de la modifier ou la personnaliser. La différence étant que la modification d enveloppe sera appliquée à tous les salariés tandis que la personnalisation ne sera appliquée qu à un seul salarié en particulier. Pour personnaliser une enveloppe, cliquez sur l icône «Personnaliser» comme indiqué ci-dessous : Cliquez ici 76

77 Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez personnaliser l enveloppe. Tapez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Modifier» pour continuer : Cliquez sur «Modifier» Vous accéder au formulaire de personnalisation de l enveloppe salarié dans lequel vous avez la possibilité d augmenter ou de réduire le montant de l enveloppe : Indiquez le montant à ajouter ou à retirer de l enveloppe Cliquez sur «Valider» 77

78 Remarque : lorsque vous ajoutez un salarié dans votre liste, vous n avez pas besoin de lui créer et de lui rattacher une enveloppe. En effet, le logiciel lui rattachera automatiquement une enveloppe avec un montant calculé en fonction de ses droits. X/ Module de gestion des avoirs Les avoirs seront utilisés pour effectuer un remboursement partiel ou total de commande à un salarié. Cela suppose donc que votre CE accepte de reprendre les articles vendus. A/ Quand utiliser les avoirs? L hypothèse classique où votre CE sera amené à faire un avoir à un salarié sera quand ce dernier souhaitera vous rendre un article qu il vous a commandé (Ex : annulation de voyage, place de cinéma ). Attention : pour pouvoir effectuer un avoir à un salarié, il faut impérativement que la remise en banque ait été effectuée pour la commande concernée dans le module de Comptabilité du logiciel. En effet, la génération d un avoir n est possible que lorsque le CE a encaissé définitivement le paiement (et remis en banque). Remarque : Tant que la remise en banque n a pas été effectuée, vous pouvez utiliser la fonction «Annuler une commande». B/ Comment générer un avoir? Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur l icône «Gérer les avoirs» puis cliquez sur «Ajouter un avoir». Vous accédez ainsi au tableau récapitulatif des commandes pour lesquelles une remise en banque a été effectuée : Sélectionnez la commande pour laquelle un avoir sera généré 78

79 Pour notre exemple, nous allons retenir la commande n 6 effectuée par le salarié Dovion Amandine pour un montant de 40 euros. Ce montant correspond à la commande de 2 places pour le Parc Astérix vendues à 20 euros l unité. Considérons que le salarié veut se faire rembourser de l une de ces 2 places. Nous lui ferons donc un avoir d un montant de 20 euros : Indiquez la quantité d articles rendus par le salarié. Possibilité d entrer un montant libre pour un avoir Cliquez sur «Valider» Le montant total de l avoir est calculé automatiquement par le logiciel L avoir est automatiquement généré par le logiciel et une liste des avoirs est désormais disponible : Vous pouvez «consulter», «modifier», «solder» ou «annuler» cet avoir 79

80 Vous pouvez ainsi facilement consulter cet avoir au format PDF : 80

81 XI/ Module de gestion des stocks A partir de ce module, vous pouvez facilement gérer l ensemble de vos stocks. Pour y accéder, cliquez sur «Gérer mes stocks» dans le menu Gestion du logiciel. Attention : pour pouvoir gérer vos stocks, il est impératif d avoir préalablement créé vos comptes fournisseurs (Classe 4) dans votre Plan comptable. A/Créer un stock Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur l icône «Gérer mes stocks». Vous accédez ainsi à un tableau récapitulatif de la liste de vos fournisseurs. Dans notre exemple, nous allons créer un stock pour notre fournisseur «Futuroscope» : Cliquez pour sélectionner le fournisseur «Futuroscope» Puis, cliquez sur le bouton «Ajouter un stock» pour accéder au formulaire suivant : Nommez votre stock Rattachez le stock au compte d activité correspondant Prix unitaire facturé par le fournisseur Quantité commandée Cliquez sur «Ajouter» 81 Message à la réservation si le stock passe en dessous du seuil

82 B/Consulter les stocks Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur l icône «Gérer mes stocks» puis sur «Consulter mes stocks». Vous accédez ainsi à un tableau regroupant toutes les informations concernant les mouvements de stocks en particulier : Historique des mouvements de stock Quantité actuelle du stock prenant en compte les commandes salarié n ayant pas encore été réglées Quantité initiale du stock en unités Valeur actuelle du stock Futuroscope C/Réapprovisionner un stock Dans le menu Gestion du logiciel, cliquez sur l icône «Gérer mes stocks» puis sur «Réapprovisionner les stocks». Vous accédez ainsi à un tableau récapitulatif de la liste de vos fournisseurs. Dans notre exemple, nous allons réapprovisionner le stock fournisseur «Futuroscope» : 82 Sélectionnez le fournisseur «Futuroscope»

83 Nous allons réapprovisionner le stock fournisseur «Futuroscope» en ajoutant 25 unités : Indiquez la quantité en unités Indiquez s il s agit d une augmentation ou d une baisse de stock Indiquez la valeur unitaire du produit ou la valeur totale du réapprovisionnement Cliquez ici Le stock fournisseur passe donc logiquement de 50 à 75 unités après ce réapprovisionnement. De même, la nouvelle valeur totale du stock est calculée à la volée par le logiciel. Voici le résultat : 83

84 D/ «Archiver» un stock? Vous disposez dans votre logiciel de Gestion d une fonction d archivage de stocks. Cette fonctionnalité vous permet d archiver un stock une fois que celui-ci n est plus utilisé. Cela vous permet d avoir une interface de gestion de stocks plus «épurée» visuellement. Ex : le stock «Bons d achat Noël» pourra être archivé une fois cette opération terminée. Ces stocks sont simplement archivés et non supprimés. Cela vous permet de les consulter à tout moment comme indiqué dans la capture ci-dessous : Possibilité de consulter vos stocks avec ou sans archives Cliquez ici pour archiver un stock! 84

85 XII/ Module compteur de points (Optionnel) Le module «Compteur de points» vous permet de gérer votre système de priorités si vous en utilisez un. Exemple : un salarié n ayant pas bénéficié d un voyage organisé par le CE en 2010 souhaite s inscrire à celui de Ce salarié sera prioritaire vis-à-vis d un salarié ayant bénéficié du voyage en 2010 et souhaitant bénéficier de celui de Ce module a pour objectif de vous aider à instaurer un principe d équité pour certaines de vos prestations. Un compteur de points peut être affecté à une ou plusieurs activités proposées par votre CE. Chaque fois qu un salarié passe une commande pour l une de ces activités, son compteur de points sera mis à jour. Ainsi, vous pouvez comparer en temps réel les compteurs de vos salariés. A/ Comment créer un «Compteur de points»? Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur «Paramètres généraux» puis sur «Gérer mes compteurs de points». Vous accéder à la liste des compteurs de points existants. Dans notre exemple, il existe déjà un compteur de points nommé «Voyage à l étranger» Nous allons créer un nouveau compteur qui sera rattaché aux activités de type locations : Cliquez ici Vous accédez ainsi au formulaire vous permettant de nommer/paramétrer le nouveau compteur de points : Nommez le compteur Paramétrage de la période de validité du compteur de points Cliquez ici 85

86 Le compteur de points est crée. Désormais, vous pouvez le rattacher à une ou plusieurs activités proposées par votre CE. B/ Comment rattacher un «Compteur de points» à une activité? Pour notre exemple, nous allons rattacher notre compteur de points à une activité de type «Location». Cliquez sur «Gérer mes activités» puis sur «Ajouter une activité». Nous allons crée une activité de type location nommée «Appartement Nice». Dans la fiche de paramétrage de l activité (cf p.38), vous pouvez rattacher le compteur de points «Locations» à cette activité : Dès lors, lorsqu un salarié passera une commande pour l activité «Appartement Nice», son compteur de points personnel sera mis à jour automatiquement. 86 Sélectionnez le compteur de points «Locations» Paramétrez le nombre de points par jour de location

87 Par exemple, le salarié David Lemaire a commandé une location de 3 jours pour cette activité. Pour consulter son compteur de points, vous devez cliquer sur «Gérer les locations» et sélectionner les champs dans le filtre de recherche : Nombre de points du salarié : 3 points soit l équivalent de 3 jours de location! NB : dans le cadre de ce système, moins un salarié a de points et plus il est prioritaire. Par exemple, un salarié ayant 2 points est prioritaire par rapport à un salarié ayant 5 points. C/ Comment personnaliser un «Compteur de points»? Pour tenir compte de circonstances exceptionnelles, vous pouvez décider d ajouter ou de retirer des points à un salarié. Par exemple, pour tenir compte des difficultés financières d un salarié, vous pouvez décider de retirer des points de son compteur afin qu il puisse bénéficier d une activité du CE. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur «Paramètres généraux» puis sur «Gérer mes compteurs de points». Vous accédez à votre liste de compteurs de points. Pour notre exemple, nous allons retirer 2 points au compteur «Locations» du salarié David Lemaire : Cliquez ici 87

88 Puis, vous devez sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez personnaliser le compteur : Sélection du salarié Cliquez ici Vous accédez à l interface permettant de retirer les 2 points au salarié David Lemaire : Indiquez le nombre de points à ajouter ou retirer Evolution du solde après modification Cliquez ici 88

89 XIII/ Comment créer une activité de type Bricothèque? (Optionnel) Le module de Bricothèque vous permet de proposer aux salariés des réservations de matériels qui seront gérées par période en fonction d un planning de location. Ainsi, les périodes disponibles (et non disponibles) seront directement visibles sur le calendrier de ce module. Par ailleurs, vous pourrez adjoindre l achat de fournitures lorsqu un salarié viendra louer un article. Par exemple, le salarié peut acheter des bandes abrasives lorsqu il vient louer une ponceuse. Dans la cadre de notre présentation, nous utiliserons le module Bricothèque uniquement pour de la location d outillages. A/Créer votre activité de type Bricothèque Ce module a pour particularité de nécessiter la création de «Tarifs» avant la création de l activité location de matériels en elle-même. 1 ère étape : renseignez les tarifs des fournitures de la bricothèque Fort logiquement, vous devez dans un 1 er temps renseigner le tarif des fournitures qui pourront être achetées par le salarié lors de la location d un matériel. Exemple : un salarié loue une ponceuse et achète des bandes abrasives. Dans la liste des activités, vous pouvez créer une activité «Fournitures bricothèque» à l intérieur de laquelle vous pourrez renseigner le tarif de chaque fourniture : Créez l activité «Fournitures bricothèque» Cliquez ici Après avoir cliqué sur l icône «Tarifs», vous devez le tarif de vos fournitures. Par exemple, le tarif des «Bandes abrasives (610 x 100 mm) grain 60» : 89

90 Prix public : tarif indiqué à titre informatif pour le salarié Nommer le tarif Prix unitaire facturé par le fournisseur Limiter l accès à l activité en fonction de différents critères : tranche de subvention, situation familiale, type de contrat Participation CE : indiquez la participation CE soit en valeur (euros) soit en pourcentage Stock : permet de rattacher l activité au stock correspondant si vous en avez crée un auparavant Comme nous le verrons ci-dessous, il est désormais possible d associer ce tarif de «Fourniture bricothèque» à une activité location de matériels. 2 ème étape : créez vos activités «locations de matériels» en y associant les tarifs des fournitures Pour notre exemple, nous allons créer une activité location de «Ponceuse à bande». Sur le menu de gauche de votre logiciel de Gestion, cliquez sur le bouton «Gérer le catalogue Bricothèque» puis sur «Ajouter une location». 90

91 Vous accédez à ce formulaire : Nommez votre activité Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Rattachez votre activité au compte correspondant dans votre Plan comptable Vous pouvez associer des tarifs à la location. Ces tarifs correspondent au prix des fournitures Cochez les tarifs de fournitures associés à la location de la ponceuse à bande Tarifs de fournitures non associés à la location de la ponceuse à bande Cliquez ici 91

92 B/ Créer des «périodes de locations» pour un article de la Bricothèque Après avoir crée votre location «Ponceuse à bande», vous pouvez désormais créer une ou plusieurs périodes de locations. Dans le menu gauche du logiciel de Gestion, cliquez sur «Gérer mes activités». Dans la capture ci-dessous, vous pouvez constater que la location «Ponceuse à bande» apparaît désormais dans la liste des activités : Cliquez Ici Après avoir cliqué sur l icône «Calendrier», vous accédez à la liste des périodes de locations existantes. Dans notre exemple, il n en existe pas encore. Nous allons donc créer une nouvelle période : Cliquez Ici Vous accédez ainsi au formulaire de paramétrage de la période de locations de la ponceuse. Exemple : notre ponceuse à bande est en location du 01/06/2012 au 31/12/2012. La durée de location est de 7 jours mais le salarié a la possibilité de louer à la journée en semaine ou à la journée en week end. Le tarif pour 7 jours est de 50 euros. A noter que la location peut débuter n importe quel jour de la semaine. Le tarif à la journée en semaine est de 10 euros. Le tarif à la journée en week-end est de 15 euros. Voici comment procéder au paramétrage de cette période de location : 92

93 Calendrier permettant de définir une plage de location. Cicontre, la ponceuse est en location du 1er Juin au 31 décembre. Il suffit de cliquer sur ces deux dates dans le calendrier! (inutile de cocher chaque journée). Durée de location et jour de la semaine à partir duquel la location est possible Tarifs en fonction de la durée de location. NB : possibilité de fixer des tarifs en fonction de «tranche de subvention» Participation CE : modulez votre participation en fonction de la durée de location. Attention : vous devez définir les plages de location pour un tarif donné. A chaque période correspond un tarif. Par exemple, si le tarif de la location de la ponceuse change chaque trimestre, il faudra créer autant de période de location que de trimestre. C/ Associer les locations d articles au module de Bricothèque Dans le cadre de notre exemple, nous prendrons une Bricothèque comprenant 3 outils en location : -une ponceuse à bande -une scie circulaire électrique -une visseuse/perceuse sans fil. Pour rattacher une location au module de Bricothèque, vous devez cochez les locations faisant partie de votre Bricothèque. Sur le menu de gauche, cliquez sur «Gérer le catalogue Bricothèque» puis cochez les articles dans la liste : 93

94 Sélectionnez les locations appartenant à votre Bricothèque! Attention : seules les locations d outillages cochées seront accessibles à la réservation dans le module Bricothèque. D/ Gérer les réservations de type Bricothèque Dans ce cas de figure, la réservation est passée par un administrateur (c est-à-dire vous) pour le compte du salarié. Cette méthode est utilisée dans le cas où le salarié passe sa réservation d outillage directement au local CE. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur le bouton «Gérer la Bricothèque» puis sur «Effectuer une réservation». Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez effectuer une réservation : Tapez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : 94

95 Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée L étape suivante est celle de la sélection de l article que vous souhaitez réserver. Dans notre exemple, nous réserverons une ponceuse à bande : Cliquez sur le bouton «Sélectionner» rattaché à l article «Ponceuse à bande» Vous accédez ainsi à la fiche de réservation où devra être indiquée la durée et la période de location : Descriptif de l article Sélectionnez la durée de la location en cochant la/les journées dans le calendrier Tarification en vigueur pour la durée sélectionnée Statut de la réservation : pour notre exemple, la réservation est «en attente» Mode de règlement : choisissez entre «Chèque», «Virement», «Espèce» Choix des fournitures nécessaires à l utilisation de la ponceuse Cliquez ici 95

96 Lorsque le salarié se présente le lundi 04 juin afin de retirer la ponceuse, il vous suffit de cliquer sur «Gérer la Bricothèque» dans le menu de gauche du logiciel et vous verrez apparaître sa réservation en attente : Cliquez sur le bouton «Valider» lorsque le salarié passe retirer la ponceuse Vous accédez ainsi à la fiche récapitulative de la réservation : Cliquez ici 96

97 Lorsque le salarié passera rendre la ponceuse empruntée, vous devrez cliquer sur «Gérer la Bricothèque» dans le menu de gauche du logiciel. Puis, vous cliquez sur les boutons «Rendre» et «Solder» si le salarié règle sa réservation au moment où il restitue la ponceuse : Cliquez ici pour enregistrer la restitution de l objet Cliquez ici pour solder la réservation Voyons l étape du solde en détails. A ce stade, vous pouvez ajouter un tarif, ajouter une remise et/ou restituer des fournitures non consommées. Pour notre exemple, nous allons ajouter une «Amende pour retard» d un montant de 5 euros et restituer une «Bande abrasive (610 x 100 mm) grain 100» non utilisée : Renseignez les informatives relatives au règlement Cliquez ici pour ajouter l amende pour retard Le salarié avait emprunté 2 bandes abrasives grain 100 et il en rend 1 unité non usagée. Il vous suffit de faire passer la quantité à 1 au lieu de 2 pour cette fourniture Renseignez le nom de l amende, son montant et la quantité Cliquez ici 97

98 Remarque : dans l hypothèse où la salarié restitue l article mais vient régler sa commande plus tard. Vous avez la possibilité d enregistrer dans un 1 er temps la restitution de l article en cliquant sur le bouton «Rendre». Puis, vous solderez la réservation au moment où le salarié vous passera vous remettre son règlement. 98

99 XIV/ Comment créer une activité de type Séjour? (Optionnel) Ce module vous permet de proposer aux salariés des réservations de séjours qui seront gérées par période en fonction d un planning prédéfini. Par ailleurs, ce module vous permet d associer des dépenses au séjour que le salarié viendra réserver. Par exemple : le salarié peut réserver un séjour de 7 jours et renseigner, en sus du coût du séjour en luimême, ses frais de transport, d assurance, d adhésion L autre particularité de ce module est qu il s agit d un remboursement que vous effectuez auprès du salarié sur présentation de facture ou un paiement différé au fournisseur. Dans la cadre de notre présentation, nous utiliserons l exemple d un «Séjour linguistique». A/Créer votre activité de type Séjour Sur le menu de gauche de votre logiciel de Gestion, cliquez sur le bouton «Gérer mes activités» puis sur «Ajouter une activité». Puis, cliquez sur le bouton «Ajouter un séjour» ci-dessous : Cliquez ici 99

100 Vous accédez à ce formulaire : Nommez votre activité Grâce à l éditeur de texte, décrivez l activité pour la rendre attrayante lors de sa publication! Ajoutez une image pour illustrer l activité! Rattachez votre activité au compte correspondant dans votre Plan comptable Vous pouvez rattacher votre activité à une enveloppe. Possibilité d affecter le remboursement du séjour à un ou plusieurs ayants-droit Cliquez ici 100 Possibilité de définir une durée minimale de séjour en deçà de laquelle le salarié ne pourra pas demander de remboursement Possibilité de définir une ou plusieurs périodes de validité de séjour en dehors desquelles le salarié ne pourra pas demander de remboursement Participation maximale par jour : déterminez en pourcentage ou en valeur le montant maximal du remboursement CE par jour pour un séjour. Par ex : si le CE rembourse 70 euros/jour et que le salarié s inscrit à un séjour de 7 jours. Celui-ci sera remboursé au maximum de 490 euros.

101 B/ Associer des dépenses à une activité de type Séjour Une fois l activité de type Séjour créée, nous pouvons observer que celle-ci est venue s ajouter à la liste des activités du module de Gestion. Il convient donc désormais d associer une ou des dépenses à cette activité : Comme indiqué ci-dessus, il faut cliquer sur l icône «Tarif» pour accéder au formulaire d ajout d une dépense : Cliquez ici Cliquez ici pour associer un tarif à l activité séjour Pour notre exemple, nous allons ajouter une dépense de type «Transport» : Nommez la dépense Limiter l accès à l activité en fonction de différents critères : tranche de subvention, type de contrat, catégorie professionnelle Participation journalière : montant de participation maximum par jour pour la dépense «transport» Cliquez ici 101 Participation : déterminez en pourcentage ou en valeur le montant du remboursement CE pour la dépense de «transport» relative au séjour.

102 Ajoutons une liste de dépenses pour avoir un exemple complet : assurance, adhésion, location de matériel. Visualisons le résultat : Montant de participation minimal : pour chacune des dépenses, c est le montant minimal de remboursement que peut percevoir un salarié. Par ex : un salarié ayant un QF rattaché à la tranche de participation la moins élevée. Désormais, comme nous le verrons ci-après, vous pourrez renseigner des dépenses lorsque vous inscrirez un salarié à une activité de type Séjour. C/ Gérer les inscriptions à une activité de type Séjour Dans ce cas de figure, l inscription est réalisée par un administrateur (c est-à-dire vous) pour le compte du salarié. Cette méthode est utilisée dans le cas où le salarié vient passer son inscription à un séjour directement au local CE. 1/ Cas du Séjour avec remboursement au salarié Attention : il s agit laquelle pour laquelle le salarié organise seul son séjour et règle directement la totalité à un fournisseur/prestataire. Puis, il vient se présenter avec la facture pour son séjour et les dépenses correspondantes pour bénéficier d un remboursement. Dans le menu «Gestion» du logiciel, cliquez sur le bouton «Gérer les séjours» puis sur «Ajouter une inscription». Vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez effectuer une inscription : Tapez le nom du salarié «David Lemaire» puis cliquez sur le bouton «Rechercher» Vous pouvez également retrouver le salarié «David Lemaire» en cliquant sur la première lettre de son nom de famille. Une liste des salariés dont le nom commence par un «L» s affichera. Il vous suffira de sélectionner le salarié recherché 102

103 Après avoir cliqué sur le bouton «Rechercher», nous pouvons voir que «David Lemaire» apparaît dans la liste des salariés. Cliquez sur l icône «Sélectionner» pour continuer : Cliquez sur «Sélectionner» une fois la recherche salarié effectuée L étape suivante est celle de la sélection du séjour pour lequel le salarié souhaite s inscrire. Dans notre exemple, nous inscrivons le salarié à l activité «Séjour linguistique» : Cliquez ici Vous accédez ainsi à la fiche d inscription où devra être indiquée la durée et la période du séjour. ATTENTION : Pour notre séjour linguistique, le CE rembourse au maximum 70 euros/par jour pour l ensemble des dépenses avec une durée minimale de séjour fixée à 7 jours. Un plafond de remboursement est fixé pour chacune des dépenses du séjour : -remboursement de 45 euros/jour pour la dépense «séjour» -remboursement de 15 euros/jour pour la dépense «transport» -remboursement de 12 euros/jour pour la dépense «assurance» -remboursement de 10 euros/jour pour la dépense «adhésion». 103

104 Renseignez les dates du séjour Possibilité d ajouter/supprimer une période Participation CE calculée automatique ment en fonction des dépenses renseignées Participation CE maximale/jour pour l ensemble des dépenses de l activité Séjour Calcul du montant maximum remboursable calculé en fonction de la durée du séjour Participation familiale : dépense restant à la charge du salarié Nous choisissons le remboursement au salarié Cliquez ici L inscription du salarié est bien enregistrée. Son statut est «en attente». Il va donc falloir «Valider» cette inscription. Pour ce faire, cliquez sur «Gérer les séjours» dans le menu gauche du logiciel. 104

105 Sur la capture ci-dessous, nous pouvons constater que l inscription est bien «En attente» : Cliquez ici Voici accédez ainsi au formulaire de validation de l inscription : Coordonnées du salarié Récapitulatif de l inscription Rappel du montant total du remboursement CE pour l ensemble des dépenses relatives au séjour Cliquez ici 105

106 Et, lorsque le salarié viendra au local CE vous présenter sa facture pour son séjour et les dépenses correspondantes, vous devrez cliquer sur «Gérer les séjours» et vous verrez apparaitre sa réservation dans la liste des séjours : Cliquez ici Vous accédez au formulaire vous permettant de solder l inscription. Attention : il s agit d un remboursement effectué au salarié sur présentation de facture! Coordonnées du salarié Récapitulatif de l inscription Rappel du montant total du remboursement CE pour l ensemble des dépenses relatives au séjour. Cliquez Ici 106

107 Voici le détail de la facture du séjour : 2/Cas du séjour avec paiement direct au fournisseur Attention : il s agit laquelle pour laquelle le salarié organise seul son séjour et règle directement le montant de «PARTCIPATION FAMILIALE» restant à sa charge à un fournisseur/prestataire. En parallèle, le CE règle directement le fournisseur/prestataire du montant qu il prend en charge. Voyons cela en détails en reprenant le même paramétrage de Séjour que ci-dessus. Pour notre séjour linguistique, le CE rembourse au maximum 70 euros/par jour pour l ensemble des dépenses avec une durée minimale de séjour fixée à 7 jours. Un plafond de remboursement est fixé pour chacune des dépenses du séjour : -remboursement de 45 euros/jour pour la dépense «séjour» -remboursement de 15 euros/jour pour la dépense «transport» 107

108 -remboursement de 12 euros/jour pour la dépense «assurance» -remboursement de 10 euros/jour pour la dépense «adhésion». Renseignez les dates du séjour Possibilité d ajouter/supprimer une période Participation CE maximale/jour pour l ensemble des dépenses de l activité Séjour Calcul du montant maximum remboursable calculé en fonction de la durée du séjour Participation familiale : dépense restant à la charge du salarié Sélectionnez le paiement au fournisseur Possibilité d ajouter un nouveau fournisseur dans la liste Sélectionnez un fournisseur dans la liste Puis, nous allons solder cette inscription. 108

109 Attention : il s agit d un paiement effectué directement au fournisseur par le CE! Nom du fournisseur auprès duquel le CE effectue le règlement Participation CE : part du séjour prise en charge par le CE Cliquez ici 109

110 Voici le détail de la facture du séjour : 3/ Cas du Séjour avec remboursement différé au fournisseur Attention : il s agit de l hypothèse d une activité de type Séjour organisée par le CE. Dans ce cas, vous allez recueillir dans un 1 er temps les demandes d inscriptions pour un séjour. Puis, une fois que vous aurez clôturé la période impartie aux salariés pour effectuer leur demande d inscription, vous allez pouvoir solder les inscriptions. Voyons cela en détails en reprenant le même paramétrage de séjour que ci-dessus. Pour notre séjour linguistique, le CE rembourse au maximum 70 euros/par jour pour l ensemble des dépenses avec une durée minimale de séjour fixée à 7 jours. Un plafond de remboursement est fixé pour chacune des dépenses du séjour : -remboursement de 45 euros/jour pour la dépense «séjour» -remboursement de 15 euros/jour pour la dépense «transport» 110

111 -remboursement de 12 euros/jour pour la dépense «assurance» -remboursement de 10 euros/jour pour la dépense «adhésion». Renseignez les dates du séjour Possibilité d ajouter/supprimer une période Participation CE maximale/jour pour l ensemble des dépenses de l activité Séjour Calcul du montant maximum remboursable calculé en fonction de la durée du séjour Participation familiale : dépense restant à la charge du salarié Sélectionnez le paiement différé au fournisseur Cliquez ici Et, quand le salarié se présentera pour régler son séjour et les dépenses correspondantes, vous devrez cliquer sur «Gérer les séjours» et verrez apparaitre la réservation dans la liste des séjours. 111

112 Après avoir cliqué sur l icône «Solder», vous accédez au formulaire vous permettant de solder l inscription. Attention : il s agit d un remboursement effectué au salarié sur présentation de facture! Participation familiale: dépense restant à la charge du salarié Cliquez ici 112

113 Voici le détail de la facture du séjour : 113

114 PARTIE 2 : MENU DE COMPTABILITÉ DU LOGICIEL Chaque CE doit pouvoir répondre à un minimum d exigences en matière de comptabilité : nécessité de rendre compte de sa gestion lors du passage d une équipe à l autre, assurer un suivi budgétaire précis, prévoir sa trésorerie. Dès qu un CE gère aussi un budget Activités Sociales et Culturelles, son organisation comptable devient plus complexe : comptes bancaires multiples, comptes de tiers (fournisseurs, personnel ) en nombre important, mais aussi complexité des comptes relatifs aux investissements, dons, prêts au personnel, amortissements Pour vous aider dans cette tâche, ReflexeCE a pensé son logiciel de comptabilité en termes de modularité et de simplicité. XIV/ Paramètres généraux Vous pouvez à tout moment basculer d un budget à l autre. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le budget désiré dans le menu général de comptabilité : Cliquez ici pour gérer vos frais de fonctionnement Cliquez ici pour gérer votre budget ASC Attention : toujours bien vérifier si vous êtes dans le bon budget (Fonctionnement ou Activités Sociales et Culturelles) avant de passer des mouvements comptables. Pour vous aider dans cette tâche, un message d avertissement s affiche lorsque vous passez d un budget à l autre. 114

115 Par exemple, lors du passage du budget de Fonctionnement au budget ASC : A/ Gestion des exercices comptables 1/ Qu est-ce qu un exercice comptable? L exercice est une période de temps délimitée au cours de laquelle votre CE enregistre toutes les dépenses et recettes qui concourent à l élaboration de sa comptabilité. En pratique, c est la période qui s écoule entre deux bilans successifs. La durée d'un exercice est généralement de douze mois (le plus souvent du 1 er janvier au 31 décembre de chaque année). L'exercice comptable se clôture par la production des états comptables : bilan, comptes de résultat et annexes. 2/ Gestion des exercices comptables Au maximum, il peut y avoir deux exercices comptables ouverts simultanément. Par exemple : votre exercice comptable 2009 est clôturé provisoirement et vous êtes actuellement dans l exercice 2010 (en cours). Tant que l exercice 2009 n est pas clôturé définitivement, vous pouvez toujours y accéder pour y passer des écritures. Pour accéder à l exercice souhaité, cliquez sur le bouton «changer d exercice» : 115 Cliquez sur «Changer d exercice»

116 Vous accédez alors à la liste des exercices comptables regroupant les informations principales : Permet de modifier les dates de début et de fin d exercice. Uniquement si l exercice n a pas été mouvementé Il existe trois états différents pour un exercice : _ en cours : exercice sur lequel votre CE travaille _ clôture provisoire : permet de clôturer l exercice précédent temporairement afin de travailler sur le nouveau. Cet état vous autorise à passer les écritures de fin d exercice et/ou de modifier l exercice _ clôture définitive : à effectuer quand vos comptes ont été vérifiés. Remarque : la clôture provisoire et la clôture définitive génèrent automatiquement les «à nouveau» sur l exercice suivant. Un «à nouveau» correspond au report sur l exercice suivant du solde de tous les comptes de bilan (Classe 1 à 5). Lors de la clôture d un exercice, l exercice suivant est automatiquement créé. Vous pouvez en modifier le nom et la date de fin si nécessaire. B/ Gérer votre Plan comptable Comme nous pouvons le voir sur le schéma ci-dessous, vous avez le choix entre 3 Plans comptables différents : normal, simplifié, super simplifié. En réalité, il s agit d un seul et même Plan comptable mais pour les versions «simplifiée» et «super simplifiée» certains comptes ont été désactivés (utile pour les CE de petites tailles). Sélectionnez votre Plan comptable Permet de désactiver un compte 116

117 De même, lors de la saisie d une écriture banque, l affichage de certains comptes sera désactivé pour les versions «simplifiée» et «super simplifiée». Par exemple : 1/ Ajouter un compte banque Aucune notion de comptabilité n est requise pour effectuer ce type d opération. En effet, c est le logiciel qui se charge de créer automatiquement le numéro de compte. Dans le menu comptabilité du logiciel, cliquez «Paramètres généraux», puis sur «Gérer mon plan comptable» et sur «Ajouter un compte». Vous accédez au menu vous permettant de déterminer le type de compte que vous souhaitez créer : Cliquez ici pour ajouter un «Compte banque» 117

118 Après avoir cliqué sur le bouton «Compte banque», vous accédez au formulaire d ajout de compte. C est dans ce formulaire que vous devez renseigner les informations banque : Compte banque précédemment créé Renseignez les coordonnées et informations banque Le compte banque peut être rattaché au budget ASC, au budget de fonctionnement ou être commun aux deux budgets Cliquez sur «Ajouter» pour créer le compte Exemple de compte commun : si vous utilisez un livret (Livret A, Livret Bleu ) pour épargner vos liquidités aussi bien de fonctionnement que d ASC, ce compte doit être commun. Une fois que vous avez créé votre compte banque, celui-ci vient s ajouter dans la liste des comptes banque déjà disponibles : Votre compte banque a été ajouté dans la liste des comptes disponibles Un numéro de compte a été attribué automatiquement Cliquez ici pour «Modifier» les informations du compte banque 118 Cliquez ici pour «Supprimer» un compte banque

119 Attention : il est important de remplir correctement le formulaire d ajout de compte car les informations qu il comporte seront reprises dans les bordereaux de remise en banque. Le RIB apparaîtra sur le bordereau de remise. Aperçu du Plan comptable après création de compte banque : Lors de la création de compte banque, le logiciel crée automatiquement les comptes en attente correspondants (512) La «Banque Caisse Epargne Lille» a été ajoutée dans la liste des comptes banque Précision concernant la suppression d un compte banque : cette suppression concernera aussi l ensemble des comptes d attente relatif au compte banque. Cette suppression n est possible que si le compte banque n a jamais été mouvementé. Ci-dessous, vous pouvez constater que seul le compte banque «Caisse Epargne Lille» peut être supprimé car il n a pas été mouvementé : Impossibilité de «Supprimer» le compte banque CIC Lille car ce dernier a déjà été mouvementé Cliquez ici pour «Supprimer» le compte banque Caisse Epargne Lille 119

120 2/ Ajouter un compte caisse La gestion de votre caisse, vous permettra de connaître toutes les opérations payées en espèces. Dans le menu comptabilité du logiciel, cliquez sur «Paramètres généraux», puis sur «Gérer mon plan comptable» et sur «Ajouter un compte». Vous accédez au menu vous permettant de déterminer le type de compte que vous souhaitez créer : Cliquez ici pour ajouter un «compte caisse» Après avoir cliqué sur le bouton «Compte caisse», vous accédez au formulaire d ajout de compte. C est dans ce formulaire que vous devez nommer votre Caisse : Compte caisse précédemment créé Nommez votre caisse Cliquez sur «Ajouter» pour créer le compte Une fois que vous avez créé votre compte caisse, celui-ci vient s ajouter dans la liste des comptes caisse déjà disponibles : Un numéro de compte a été attribué automatiquement à votre compte Votre compte caisse a été ajouté dans la liste des comptes disponibles 120 Cliquez ici pour «Modifier» le nom de la caisse Cliquez ici pour «Supprimer» un compte caisse

121 Précision concernant la suppression d un compte caisse : celle-ci n est possible que si le compte caisse n a jamais été mouvementé. Ci-dessous, vous pouvez constater que seul le compte «Caisse Rouen» peut être supprimé car il n a pas été mouvementé : Impossibilité de «Supprimer» le compte Caisse Lille car ce dernier a déjà été mouvementé Cliquez ici pour «Supprimer» le compte Caisse Rouen 3/ Ajouter un compte participant Parfois, il peut être utile de créer manuellement le compte participant d un salarié. Dans le menu comptabilité du logiciel, cliquez «Paramètres généraux», puis sur «Gérer mon plan comptable» et sur «Ajouter un compte». Vous accédez au menu vous permettant de déterminer le type de compte que vous souhaitez créer : Cliquez ici pour ajouter un «compte participant» Après avoir cliqué sur le bouton «Compte participant», vous accédez à ce formulaire de recherche qui vous permet de sélectionner le salarié pour lequel vous souhaitez ajouter un compte participant. Dans notre exemple, nous allons créer le compte participant du salarié «Allart Michael» : Cliquez sur «Sélectionner» 121

122 Puis, vous devez valider le formulaire pré-rempli : Ce champ est prérempli par le logiciel Cliquez sur «Ajouter» Nous pouvons constater que le compte participant (411) de Michael Allart a été ajouté au Plan comptable : Compte participant ajouté avec succès 4/ Ajouter un compte libre En fonction des spécificités de votre CE, vous pouvez être amené à créer un «Compte libre» c est-à-dire un compte qui n est pas présent dans le plan comptable par défaut. Attention : avant de créer un compte libre, vous devez consulter un Plan comptable général. Pour illustrer ces propos, nous allons créer un compte d immobilisation (Classe 2). Par exemple, ajoutons le compte «Matériel de bureau et informatique» à notre Plan comptable par défaut. Dans le menu comptabilité du logiciel, cliquez sur «Paramètres généraux», puis sur «Gérer mon plan comptable» et sur «Ajouter un compte». 122

123 Vous accédez au menu vous permettant de déterminer le type de compte que vous souhaitez créer : Cliquez ici pour ajouter un «compte libre» Après avoir cliqué sur le bouton «Compte libre», vous accédez au formulaire d ajout de compte : Indiquez le «numéro de compte» Indiquez le «nom du compte» Cliquez sur «Ajouter» Visualisons le résultat dans votre Plan comptable : Le compte libre a bien été créé! 123

124 Particularité : vous ne pouvez pas avoir accès aux comptes ASC du Plan comptable quand vous travaillez sur l interface fonctionnement et inversement. Par exemple, si vous voulez passer une écriture banque en fonctionnement vous n aurez pas accès aux comptes ASC. Cela vous évite d effectuer des erreurs de saisie. XV/ Saisir une écriture A/ Saisie d une écriture banque Vous utiliserez cette fonction lors de la saisie de facture ou lors du rapprochement bancaire tous les mois pour saisir les écritures qui ne sont pas créées automatiquement en gestion (Exemple : intérêts sur compte, facture EDF ). Remarque : lors de la saisie d une écriture banque la contrepartie sera générée automatiquement. 1/ Saisie d une dépense en écriture «normale» Les écritures de dépenses sont de couleur rouge dans le logiciel. Pour notre exemple, nous allons saisir une écriture banque pour une facture de tickets «Parc Astérix» achetés à la FNAC pour un montant de 300 euros. Dans le menu comptabilité du logiciel, cliquez sur «Saisir une écriture» puis sur l icône «Saisir une écriture banque» ci-dessous : Cliquez ici Puis, choisissez votre journal de banque dans la liste des journaux disponibles. Pour notre exemple, nous allons sélectionner le «Journal de banque CIC Lille» : Cliquez ici pour sélectionner le journal de banque 124

125 Après avoir choisi votre banque, vous allez pouvoir passer l écriture par le biais de ce formulaire : Sélectionnez le compte de charge «Parc Astérix» dans le menu déroulant Cliquez ici Opération : choix entre dépense ou recette. Numéro de pièce : il est généré automatiquement par le logiciel (en rouge s il s agit d une dépense et en vert pour une recette). Type de saisie : choix entre chèque, virement, prélèvement, carte bancaire, espèce, chèque en attente. Ici, il faut bien différencier le «chèque» du «chèque en attente». Par exemple, vous devrez utiliser le chèque en attente quand un fournisseur remet un chèque à votre CE (erreur de commande). Vous devrez obligatoirement sélectionner «chèque en attente» pour pouvoir générer un bordereau de remise en banque. Référence : correspond au numéro de chèque, de virement, de transaction bancaire Libellé : descriptif de l opération. Numéro de compte : permet de sélectionner un compte. Par exemple, pour saisir le compte de charge «Parc Astérix», il vous suffit de taper «Par» et une liste des comptes commençant par le préfixe «par» apparaîtra. Ensuite, il vous suffit simplement de sélectionner le compte souhaité! Valider : permet de sauvegarder temporairement une écriture. Visualisons le résultat dans le «Journal de banque CIC Lille». Comme vous pouvez le constater la contrepartie a été générée automatiquement par le logiciel : 125

126 2/ Saisie ventilée d une dépense La ventilation permet de ventiler les charges sur une facture. Reprenons notre exemple d un achat de tickets de parcs d attraction à la FNAC. Mais cette fois, vous achetez pour 300 euros de tickets décomposés ainsi : _ 100 euros de tickets «Parc Astérix», _ 100 euros de tickets «Disneyland», _ 100 euros de tickets «Walibi». Bien évidemment, vous allez régler cette commande avec 1 seul chèque. Mais, en comptabilité, vous devrez constater vos charges dans les comptes de classe 6 correspondants : Cliquez ici pour faire apparaître la fenêtre de ventilation Voici la fenêtre de ventilation : Constatez vos trois charges de 100 euros dans les comptes correspondants Cliquez ici pour supprimer une ligne de ventilation Cliquez ici pour valider la ventilation Cliquez ici pour ajouter une ligne 126

127 Voici le résultat obtenu suite au paramétrage de votre ventilation. Il ne reste plus qu à passer les écritures : Cliquez ici Voici le détail des écritures passées automatiquement dans le Journal de banque correspondant : 3/ Saisie d une recette Les écritures de recette sont de couleur verte dans le logiciel. Libellé : «erreur fournisseur» Cette fonction pourra vous être utile en cas de remboursement fournisseur suite à une erreur de commande, par exemple. Prenons le cas où vous recevez un remboursement fournisseur de 200 euros suite à une erreur de commande de «Tickets Parc Astérix» : Sélectionnez «recette» Cliquez ici 127 Sélectionnez le compte de charge «Parc Astérix» dans le menu déroulant