Inspection générale de l administration de l éducation nationale et de la recherche (IGAENR), Paris, 6 juillet 2004

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1 Gestion des actions indirectes de RDT relevant du cinquième programme-cadre (5e PC) en matière de recherche et de développement technologique (RDT): Inspection générale de l administration de l éducation nationale et de la recherche (IGAENR), Paris, 6 juillet 2004 Rapport spécial n 1/2004 de la Cour des comptes européenne 1

2 Ordre du jour Rôle, activités et méthodes de travail de la Cour des comptes européenne Pourquoi un audit du 5e PC? Quelques informations de base... Budget et structure du 5e PC Objectifs et approche de l audit Synthèse des observations et recommandations Conclusion 2

3 Rôle, activités et méthodes de travail Objectifs du contrôle de la gestion des fonds publics Garantir l'utilisation appropriée et efficace des fonds publics (légalité et régularité de l action administrative, bonne gestion financière) Information des pouvoirs publics et du citoyen par la publication de rapports objectifs 3

4 Rôle, activités et méthodes de travail Rappel de quelques données concernant la Cour des comptes européenne Création en 1977, institution depuis 1993 Traité instituant la Communauté européenne (articles 246 à 248) Siège: Luxembourg Environ 760 agents provenant des 25 États membres Indépendance par rapport aux autres institutions communautaires et aux États membres Président Juan Manuel Fabra Vallés 4

5 Rôle, activités et méthodes de travail Depuis le 1er mai 2004: la Cour des comptes européenne composée de 25 Membres 5

6 Rôle, activités et méthodes de travail Missions de la Cour des comptes européenne Contrôler toutes les recettes et dépenses de la Communauté Légalité Régularité Bonne Gestion Financière Déclaration d assurance (DAS) 6

7 Rôle, activités et méthodes de travail La Cour publie les résultats de ses audits dans des rapports ou avis Publication des résultats d audit Rapport annuel (y inclus déclaration d assurance DAS) Rapports spéciaux Avis 7

8 Rôle, activités et méthodes de travail Méthode de contrôle de la Cour PNAC (politiques et normes d audit de la Cour) et manuel d audit Politiques et normes d'audit Activité de contrôle continue et à l'échelle européenne (voir mondiale) Programme de travail pluriannuel (basée sur analyse de risque) Analyse de systèmes de gestion et de contrôle 8

9 Rôle, activités et méthodes de travail La procédure d audit suit 4 phases principales Phase de planification de l audit Phase de mise en œuvre de l audit Phase de rédaction du rapport Procédure de décharge 9

10 Introduction Le budget de l UE représente quelque 99,7 Mrd en 2004 Dépenses administratives: 6,0 Mrd (6%) Actions extérieures et aide de préadhésion: 7,8 Mrd (8%) Compensations adhésion, réserves et autres: 1,9 Mrd (2%) Recherche, énergie, industrie, environnement, marché intérieur, etc. 7,5 Mrd (8%) Développement régional 30,8 Mrd (31%) Politique agricole commune 45,7 Mrd (45%) * COM(2003)400 du

11 Introduction Rapports spéciaux dans le domaine des Politiques internes Sous-section B.2. Actions structurelles [ ]* Sous-section B.3. Formation, jeunesse, culture [ ] RS Socrates (02/2002) Sous-section B.4. Énergie, contrôle de sécurité nucléaire d Euratom, environnement RS Life (11/2003) Sous-section B.5. Protection des consommateurs, marché intérieur, industrie et réseaux transeuropéens RS TEN (prévu2005) Sous-section B.6. Recherche et développement technologique RS 4 ème PC - Joule/Thermie (17/98) RS 4 ème PC - FAIR (9/99) RS CCR (10/00) RS 4 ème PC - TMR (9/01) 5 ème Programme Cadre (5e PC) Recherche et développement technologique (1998 à 2002) RS 5e PC (1/2004) 11

12 Introduction Quelques informations de base concernant l audit du 5e PC... premier audit horizontal centré sur les aspects organisationnels, administratifs et financiers d un programme-cadre de RDT démarrage en octobre 2001 et achèvement des travaux en avril 2003, soit trois mois après la clôture officielle du 5e PC excellente coopération avec la Commission, un certain nombre de recommandations ayant déjà pu être prises en compte dans le 6e PC (2002 à 2006) présentation du rapport spécial n 1/2004 à la COCOBU du Parlement européen en Avril 2004 et au Conseil en Juin

13 Budget et structure du 5e PC 5e PC (1998 à 2002) disposait d un budget total de millions d euros millions d euros e PC 5e PC 6e PC plus que 3% du budget de l Union européenne le 5e PC comprend deux parties, l une relative à la Communauté européenne ( millions d euros, soit 91 % du budget), et l autre à Euratom des actions indirectes, exécutées par le biais de contrats avec des tiers et cofinancées par le budget communautaire, et des actions directes, exécutées par le Centre commun de recherche de la Commission 13

14 Objectifs et approche de l audit Objectifs et approche de l audit en ce qui concerne le rapport spécial n 1/2004 "5e PC (1998 à 2002) (1 sur 2) Le 5e PC a-t-il été géré de manière économique, efficiente et efficace? Les objectifs spécifiques de l audit ont consisté à vérifier: les mécanismes d intervention et les règles applicables à la participation financière de la Communauté la structure, les procédures et les méthodes de gestion des actions indirectes de RDT les systèmes informatiques le système de contrôle interne les rapports de gestion destinés aux responsables 14

15 Objectifs et approche de l audit Objectifs et approche de l audit en ce qui concerne le rapport spécial n 1/2004 "5e PC (1998 à 2002) (2 sur 2) description du système de gestion par la Cour test d un échantillon de 53 contrats pour les actions indirectes de RDT relevant du 5e PC (couvrant toutes les directions générales et la totalité des programmes) tout au long de leur "cycle de vie" (c est-à-dire de la réception des propositions à la clôture du contrat) analyse d autres informations probantes (par exemple examen de la base juridique, de documents internes, études, analyse de statistiques, etc.) contrôles sur place de 28 contrats dans 9 États membres (Autriche, Belgique, France, Allemagne, Grèce, Italie, Espagne, Suède et Royaume-Uni) 15

16 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne Établissement de rapports base juridique adoptés tardivement obligations légales concernant la gestion des propositions, des contrats et des projets inutilement complexes contrôle insuffisant de la réalité et de l exactitude des coûts déclarés par les bénéficiaires finals et absence de sanctions certification obligatoire des états financiers par un auditeur externe et introduction de sanctions simplification radicale du système de remboursement 16

17 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques fragmentation des programmes thématiques et horizontaux difficultés d organisation considérables lors de la phase de démarrage et difficultés à recruter des agents aux profils appropriés procédures et pratiques administratives inefficaces entraînant des retards administratifs 1 et réduisant l efficience globale du système Système de contrôle interne Établissement de rapports simplification de la structure organisationnelle et mise en place de fonctions d appui centralisées rationalisation des procédures et renforcement du rôle du coordinateur concentration des fonds communautaires sur les projets les plus susceptibles d être couronnés de succès 17

18 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle intenre Établissement de rapports absence de système informatique commun ou intégré caractère inadéquat des systèmes informatisés mis en place par la Commission pour la gestion des propositions, des contrats et des projets, aussi en raison d investissements insuffisants problèmes d ordre technique et opérationnel persistant dans la plupart des directions générales tout au long de la période de programmation du 5e PC élaboration d un système informatique commun et intégré pour 6e PC important potentiel de gains d efficacité par le passage au seul échange électronique des données dans un futur 7e PC 18

19 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne Établissements de rapports amélioration du contrôle interne grâce à la mise en oeuvre progressive des standards de contrôle interne de la Commission les tests des principaux contrôles ont révélé que tous n avaient pas été mis en oeuvre de manière efficace par les services de la Commission; cependant, le niveau d erreur n est pas significatif nombre significatif de surdéclarations de coûts par les bénéficiaires finals et de paiements tardifs aux contractants, imputables à la Commission, mais en particulier aux coordinateurs simplification de la base juridique définition conjointe des contrôles pertinents et nécessaires et meilleur suivi du fonctionnement des contrôles internes 19

20 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne Établissement de rapports Absence d objectifs opérationnels communs (ou du moins harmonisés) les systèmes de la Commission en matière d information et d établissement de rapports ne permettaient pas de recueillir toutes les informations pertinentes absence de procédures visant à garantir que les informations destinées aux responsables sont élaborées en temps utile et que les rapports sont disponibles sous une forme harmonisée définition conjointe d objectifs et d indicateurs opérationnels permettant de comparer les performances des différents services et programmes de la Commission élaboration d un système complet d établissement de rapports et de contrôle de gestion 20

21 Conclusion générale Le 5e PC se caractérise par la complexité des règles applicables à ses mécanismes d intervention, lesquelles ne sont pas toujours parfaitement comprises par les participants la gestion conjointe du 5e PC par cinq directions générales et la structure organisationnelle au sein des services de la Commission ne permettent pas de garantir l utilisation la plus efficiente des fonds communautaires les ressources humaines étaient insuffisantes pour garantir un contrôle interne approprié, les possibilités de fonctions d appui centralisées n ont pas été pleinement exploitées et les outils d appui (à savoir les manuels, les systèmes informatiques, l établissement de rapports) ne répondaient pas de façon satisfaisante aux besoins des services de la Commission 21

22 Contact, documentation, etc. Cour des comptes européenne Service des relations extérieures 12, rue Alcide De Gasperi L-1615 Luxembourg Tél.: (352) , Fax: (352) Courrier électronique: Internet: Cabinet M. François Colling Tél.: (352) Fax: (352) Courrier électronique: 22