THEME 5 : L ORGANISATION DU TRAVAIL COMPTABLE ET LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES DE L ORGANISATION COMPTABLE

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1 UFR SCIENCES PHARMACEUTIQUES ET BIOLOGIQUES COURS DE GESTION ANNEE SCOLAIRE INTERVENANT : Isabelle Kei Boguinard THEME 5 : L ORGANISATION DU TRAVAIL COMPTABLE ET LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES DE L ORGANISATION COMPTABLE SENS ET PORTEE DE L ETUDE : Etre informé de l organisation d une comptabilité, organisation basée sur une réglementation. NOTIONS ET CONTENUS : Présentation de l organisation d une comptabilité Rappel des sources réglementaires PLAN DETAILLE : I. L ORGANISATION DE L ENTREPRISE II. L ORGANISATION COMPTABLE AVEC JOURNAL UNIQUE A. SCHEMA B. PIECES JUSITICATIVES III. L ORGANISATION COMPTABLE AVEC DIVISION DU JOURNAL IV. LES CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS LIES A L INFORMATISATION DE LA COMPTABILITE V. LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES DE L ORGANISATION COMPTABLE

2 THEME 5 : L ORGANISATION DU TRAVAIL COMPTABLE ET LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES DE L ORGANISATION COMPTABLE I. L ORGANISATION DE L ENTREPRISE L'entreprise doit être organisée pour mener à bien son activité. L'une des fonctions de celleci est la production qui est organisée autour d'un cycle d'exploitation pour aboutir à la réalisation d'un bénéfice. Le service comptabilité permet de chiffrer ce bénéfice. L'ensemble des opérations liées à la production se déroule en plusieurs phases réunies dans un cycle d'exploitation. Chaque opération de ce cycle est constatée par un document interne ou externe. Ces documents constituent les moyens de preuve ou de contrôle de l'opération ou des moyens de conserver l'information en vue d'une utilisation ultérieure. Certains de ces documents constituent des pièces comptables : ils donnent lieu à un enregistrement. La comptabilité consiste à noter ces mouvements tout au long de l'année en respectant des règles précises. C'est une technique qui permet à une entreprise de classer et de totaliser en unité monétaire suivant un procédé et une forme définis par la loi, toutes les opérations qu'elle réalise avec les différents agents du monde économique. L'entreprise comptabilise chronologiquement les opérations constatées par des pièces comptables tout le long de l'exercice comptable. L organisation comptable décrit les contraintes de la tenue de la comptabilité conduisant à établir les documents de synthèse nécessaires à la production du l information financière. Les étapes de l organisation comptable sont : La collecte et l interprétation des pièces justificatives (bulletin de paie, factures, souches de chèque, plan d amortissement) L enregistrement des opérations dans un document légal obligatoire appelé livre journal Le report des opérations du journal dans un document appelé grand livre L établissement de la balance des comptes avant inventaire à partir du grand livre La réalisation des opérations d inventaire ou opérations de fin d exercice L établissement de la balance après inventaire L établissement des documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexe) à partir de la balance après inventaire. 2

3 II. L ORGANISATION COMPTABLE AVEC JOURNAL UNIQUE A. SCHEMA 1.1. Arrivée ou constitution des documents au sein de l entreprise Facture d achat Double de la facture de vente Pièces de caisse Bordereau bancaire 1.2. Le livre journal Le comptable enregistre les opérations de l entreprise sur le journal (c estàdire qu il traduit en langage comptable toutes les opérations de l entreprise sur ce document) 1.3. Le grand livre Le comptable (ou de plus en plus un système informatique) reporte les opérations sur le grand livre. Ce document reflète l ensemble des mouvements de l entreprise en donnant pour chaque compte : toutes les opérations passées, classées chronologiquement toutes les références justifiant ces opérations le total des mouvements au DEBIT et au CREDIT le solde de ces mouvements (débiteur ou créditeur) Le grand livre est donc constitué par l ensemble des comptes de l entreprise La balance des comptes Le comptable établit régulièrement une BALANCE. Ce document reprend dans l ordre du plan comptable tous les comptes et donne le total de chaque compte. En réalité ce document représente une synthèse du grand livre. C est un état récapitulatif faisant apparaître à la clôture de l exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur, à l ouverture de l exercice, le cumul depuis l ouverture de l exercice des mouvements débiteurs et le 3

4 cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le solde créditeur, à la date considérée. Si le solde d un compte parait injustifié, il suffit alors d analyser en détail toutes les opérations passées dans ce compte avec les références des pièces comptables justifiant ces opérations Les documents de synthèse La balance donnant en quelques pages la situation précise de l ensemble des comptes, il est alors aisé pour le comptable d établir : le bilan qui reflète le solde des comptes de la classe 1 à la classe 5. Les comptes débiteurs vont à l actif du bilan et les comptes créditeurs vont au passif du bilan. Le bilan est le document, l état comptable qui représente la situation financière de l entreprise à un moment donné. les comptes de résultats qui reflètent le solde des comptes de la classe 6, de la classe 7 et de la classe 8. Les comptes de résultat sont des états comptables traduisant l activité de l entreprise. B. PIECES JUSTIFICATIVES Les pièces justificatives sont les documents (factures d'achat, double des facture de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye,) qui sont à l'origine d'un enregistrement comptable. Délai de conservation : 10 ans Les pièces justificatives doivent être contrôlées (vérification des erreurs éventuelles), classées par nature et référencées dans un ordre logique. On peut également les pré totaliser et les pré comptabiliser pour accélérer le travail de saisie La pré totalisation consiste à totaliser les sommes significatives relatives à des documents de même nature et faisant l'objet d'un même type d'enregistrement comptable. Il devient alors possible, par exemple, de passer une seule écriture pour enregistrer toutes les factures d'achat d'une journée. La pré comptabilisation consiste à analyser chaque document ou ensemble de documents pré totalisés pour indiquer les comptes à débiter et les comptes à créditer. Techniquement, la pré comptabilisation peut se faire sur un ticket comptable agrafé sur la pièce justificative, 4 sur un dessin de ticket comptable

5 III. L ORGANISATION COMPTABLE AVEC DIVISION DU JOURNAL Le livrejournal est divisé en journaux spécialisés appelés journaux auxiliaires ou journaux divisionnaires ainsi que le montre le schéma ciaprès. Pièces justificatives Journal de caisse Journal de banque Journal des achats Journal des ventes Journal Journal des des opérations ventes diverses Travaux quotidiens Grandlivre(s) Report des écritures Regroupement des comptes (le plus souvent mensuel) Journal unique Balance Travaux mensuels Récapitulation (au moins mensuelle) des totaux des journaux auxiliaires dans un journal unique pour se retrouver en conformité avec la loi (1) Bilan Compte de résultat Annexe Travaux de fin d'exercice 5

6 La division du journal permet aussi la division du travail comptable. On peut facilement imaginer une structure dans laquelle chaque employé de comptabilité est spécialisé sur un journal ; le chef comptable étant chargé de coordonner et de contrôler l'ensemble. La division du journal présente tout de même le risque de double enregistrement d'une opération. IV. LES CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS LIES A L INFORMATISATION DE LA COMPTABILITE L'informatisation de la comptabilité ne remet pas en cause le schéma de l'organisation comptable en offrant une possibilité supplémentaire de contrôle d'exactitude et de cohérence des données saisies. Le schéma ciaprès se présente donc comme un organigramme de traitement. Les logiciels de comptabilité sont le plus souvent "multi sociétés" : ils permettent la tenue simultanée de plusieurs dossiers. Chaque dossier constitue une comptabilité d'entreprise. Lors de la création d'un dossier, il faut procéder à quelques travaux de paramétrage (identification de l'entreprise, définition de l'exercice comptable, création d'un plan de comptes ou aménagement du plan de comptes proposé par défaut par le logiciel, choix d'un journal unique ou d'un journal divisé. La saisie des opérations se fait dans un registre électronique appelé BROUILLARD. Les écritures passées sont alors dites "provisoires". Le comptable édite quotidiennement le brouillard et contrôle les écritures passées ; il peut éventuellement corriger les erreurs d'imputation (mauvais numéros de compte et/ou mauvais montants). Une fois contrôlées, les écritures provisoires doivent devenir définitives. Le comptable doit alors VALIDER les écritures. La validation a pour effet de supprimer les écritures du brouillard et de les reporter les écritures à titre définitif dans le grandlivre. Une écriture validée ne peut être corrigée que par CONTREPASSATION dans le nouveau brouillard et nouvelle validation. La mise à jour du plan de comptes, la consultation et l'édition sélective du journal, comptes et documents de synthèse devient extrêmement souple. 6

7 Création d'un nouveau dossier (identification de l'entreprise, bornes de l'exercice comptable,..) Création (ou copie à partir de la société de démonstration) du PLAN COMPTABLE et des JOURNAUX Travaux de paramétrage Saisie des écritures provisoires au BROUILLARD Impression du BROUILLARD Contrôle du BROUILLARD Travaux quotidiens Détection d'erreur(s) NON OUI Retour au BROUILLARD pou correction et/ou suppression des écritures concernées Validation des écritures Impression périodique des JOURNAUX, COMPTES ET BALANCE(S) Travaux périodiques Impression du BILAN et du COMPTE de RESULTAT Clôture de l'exercice N et ouverture de l'exercice N+1 (Clôture et réouverture des comptes) Travaux de fin d'exercice 7

8 V. LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES DE L ORGANISATION COMPTABLE Le droit comptable oblige l'entreprise à mettre en place une organisation qui permette : la saisie, l'enregistrement et la conservation des données sur des registres comptables ; le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement; la production des états financiers nécessaires. Ainsi, une officine de pharmacie est, au sens de l article 2 de l Acte Uniforme portant sur le Droit Commercial Général (AUDCG), un commerce dans la mesure où les activités pratiquées par celleci constituent un acte de commerce. En l occurrence dans ce cas, l achat où la production d un bien en vue de le revendre. A cet égard, celleci est soumise à des obligations comptables de droit commun telles que le stipulent les articles 2 de l Acte Uniforme portant Organisation et Harmonisation des Comptabilités des Entreprises (AUCE) et 13 de l AUDCG. Ces articles font cas d une obligation de tout commerçant tel que défini par les articles 3 et 4 de l AUDCG de tenir une comptabilité c estàdire tenir tous les livres de commerce en respectant les principes de régularité, de sincérité et de transparence. Ces livres de commerce obligatoires dont il est fait état plus haut sont selon l article 19 de l AUCE : Le Livre Journal, dans lequel sont inscrits les mouvements de l exercice enregistrés en comptabilité selon les principes énoncés dans l article 17 de l AUCE (Les mouvements affectant le patrimoine de l entreprise sont enregistrés en comptabilité, opération par opération, dans l ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est celle de l émission par l entreprise de la pièce justificative de l opération, ou celle de la réception des pièces d origine externe. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d une même journée peuvent être récapitulées en une pièce justificative unique) Le Grand Livre qui regroupe l ensemble des comptes de l entreprise et peut se présenter sous la forme d un listing informatique. La Balance Générale des Comptes qui est un état récapitulatif faisant apparaitre, à la clôture de l exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur, à l ouverture de l exercice, le cumul depuis l ouverture de l exercice de mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le solde créditeur, à la date considérée. Le livre d inventaire servant à l enregistrement annuel du bilan, du compte de résultat ainsi que le résumé de l opération d inventaire. Les Journaux auxiliaires (fonction de l importance et des besoins de l entreprise) composés : du livre des ventes et travaux servant à l enregistrement des facturations et recettes avec éventuellement une ventilation des taux de la TVA ; du livre des achats et charges servant à l enregistrement des factures reçues ; du livre de trésorerie permettant d enregistrer les dépenses et recettes constatées sur le(s) compte(s) bancaire(s) de l entreprise ; du brouillard de caisse servant à enregistrer des mouvements d espèces avec un calcul journalier du solde de la caisse. 8

9 Les livres comptables et autres supports doivent être tenus sans blancs ni altérations d aucune sorte. Toute correction s effectue exclusivement par l inscription en négatif des éléments erronés. (Article 20 AUCE). Lorsqu elle repose sur un traitement informatique, l organisation comptable doit recourir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité requises en la matière. Toutes les opérations ayant fait l objet d un enregistrement dans ces différents livres doivent pouvoir être justifiées par des pièces comptables. Les livres comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans (Article 24 AUCE). Au terme de l exercice comptable, l entreprise (ici l officine) doit établir un bilan ainsi qu un compte de résultat remis à l administration fiscale. 9