LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE DE LA SHQ : contraintes, défis, occasions

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1 LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE DE LA SHQ : contraintes, défis, occasions

2 PLAN DE LA PRÉSENTATION Congrès des milieux documentaires 25 novembre Introduction 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec 3. LOGIS 4. La bibliothèque virtuelle 5. Un peu d histoire 6. Contraintes, défis, occasions 7. Nos décisions théoriques et pratiques 8. Droits d auteur 9. Périodiques électroniques 10. Projets en cours 2

3 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec LA DOCUMENTATION ET L INFORMATION EN HABITATION À VOTRE PORTÉE Le Service de documentation et d information en habitation (SDIH) facilite l accès, l échange et la diffusion de la documentation de référence et de l information stratégique en habitation Mission : - soutenir le personnel de la SHQ - enrichir la base de connaissances en habitation - affirmer l expertise et le leadership de la SHQ Positionnement : - maintenir l expertise - exercer une fonction transversale à la SHQ - être un leader au sein d un réseau d acteurs en habitation 3

4 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec LA DOCUMENTATION ET L INFORMATION EN HABITATION À VOTRE PORTÉE Le SDIH dessert le personnel et les partenaires de la SHQ, les chercheurs, les étudiants et le grand public 2 points de service : Montréal et Québec L équipe : 2 techniciens en documentation, 3 bibliothécaires, 1 étudiante en bibliothéconomie La collection : rapports et livres dont 10 % accessibles en version électronique, 400 abonnements de périodiques dont 50 % en version électronique 4

5 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec Documents sur l habitation, le logement social et communautaire, l architecture, la construction résidentielle, l évolution du marché de l habitation, le développement durable, l urbanisme et les domaines connexes Le SDIH donne également accès à des documents relatifs à d autres activités de la SHQ Les services aux clientèles externes : l accès au catalogue LOGIS et à la bibliothèque virtuelle, la consultation sur place, la référence, le prêt entre bibliothèques (prêts) et la diffusion des publications de la SHQ Aux clientèles internes, le SDIH offre en plus : le prêt, le prêt entre bibliothèques (emprunts), l accès à des banques de données statistiques et le routage des périodiques 5

6 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec LA DOCUMENTATION ET L INFORMATION EN HABITATION À VOTRE PORTÉE Le point de service de Montréal 6

7 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec 7

8 2. Le SDIH de la Société d habitation du Québec Le point de service de Québec 8

9 3. LOGIS Le catalogue LOGIS donne accès aux documents en versions électronique et imprimée 9

10 3. LOGIS On accède à LOGIS à partir du site Web de la SHQ 10

11 3. LOGIS Guide d utilisation 11

12 3. LOGIS Guide d utilisation : extrait 12

13 3. LOGIS Recherche simple 13

14 3. LOGIS Recherche avancée 14

15 3. LOGIS 15

16 3. LOGIS Résultats de recherche : la notice (1) 16

17 3. LOGIS Résultats de recherche : la notice (2) 17

18 3. LOGIS Flux RSS 18

19 3. LOGIS 19

20 3. LOGIS 20

21 3. LOGIS Permaliens 21

22 3. LOGIS 22

23 3. LOGIS Facettes 23

24 3. LOGIS Recherches prédéfinies 24

25 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Limitation «Ressources électroniques» 25

26 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Type «Collection virtuelle» : serveur SHQ 26

27 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 27

28 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Type «Collection virtuelle» : dépôt institutionnel 28

29 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 29

30 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 30

31 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Type «Site Web» 31

32 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 32

33 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Type «Périodique en ligne» 33

34 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 34

35 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Type «Livre», «Périodique» et «CD ou DVD» 35

36 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 36

37 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 37

38 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 38

39 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE Type «Article de périodique» 39

40 4. LA BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE 40

41 5. Un peu d histoire Le Centre de documentation de la SHQ a été crée en 1990 Implantation de Portfolio en 2001; LOGIS sur Internet en 2003 Croissance constante de fonctions et de tâches, décisions à prendre par rapport à l évolution des technologies de l information et de l Internet En 2008, approbation reçue pour l élaboration d un plan triennal de développement Les travaux sont accordés à Infocyble inc. et se terminent en juin 2009 : entrevues, sondages, remue-méninges, pratiques exemplaires, groupe de travail 41

42 5. Un peu d histoire Source : Infocyble inc. Plan de développement et de modernisation du Centre de documentation de la Société d habitation du Québec. 2009, p

43 5. Un peu d histoire Un comité interdirectionnel établit la vision, la mission et le positionnement du nouveau Service de documentation et d information en habitation Développement de priorités annuelles et de manuels d organisation de projet (MOP) Durant ces 3 ans, entre autres, le SDIH engage une 2 e bibliothécaire, met à jour Portfolio, installe Zones 2, établit une politique de développement de la collection, conçoit une stratégie de gestion des demandes de droits d auteur et remplace le système de diffusion des publications de la SHQ 43

44 6. Contraintes, défis, occasions Contraintes Défis Occasions - peu de personnel et de budget - utilisation de logiciels «traditionnels» employés déjà par la SHQ (Word et Excel) - peu d espace (Québec vs Montréal) - bien répondre aux besoins des clientèles : intégrer la documentation électronique - habitation = multidisciplinaire, plusieurs intervenants et sources - Portfolio (SIGB de Mondo-In) - polyvalence, flexibilité, autonomie, approche «small is beautiful» - appui des clientèles et des autorités de la SHQ - 2 points de service 44

45 7. Nos décisions théoriques et pratiques Question 1 : qu est-ce qui distingue ou définit un document imprimé ou électronique qui fait partie de la collection du SDIH? Son statut légal (don, achat, droits d auteur), son lieu physique à la SHQ (sur les rayons du SDIH ou sur le serveur de la SHQ) et/ou sa pérennité (document accessible à partir d un dépôt institutionnel ou un site Web) 45

46 7. Nos décisions théoriques et pratiques La collection virtuelle «officielle» de la SHQ comprend les documents électronique suivants : les publications de la SHQ les documents gratuits pour lesquels le SDIH a reçu une autorisation de reproduction et qui sont conservés sur le serveur de la SHQ les documents gratuits accessibles à partir de dépôts institutionnels (BAnQ, Publications du gouvernement du Canada, Érudit, ) les sites Web les documents achetés et rendus disponibles exclusivement au personnel de la SHQ 46

47 7. Nos décisions théoriques et pratiques De plus, dans LOGIS, nous donnons également accès à des documents électroniques qui ne font pas partie de la collection virtuelle «officielle» : ces documents sont accessibles à partir de la limitation de recherche «Ressources électroniques» le lien à l intérieur de la notice du document spécifie : «Cliquer ici pour accéder au document sur le site Web de l éditeur» nous conservons une copie imprimée du document qui provient de l éditeur ou qui est imprimée par le SDIH lorsque la reproduction est autorisée 47

48 7. Nos décisions théoriques et pratiques 48

49 7. Nos décisions théoriques et pratiques Question 2 : quelles seront nos priorités d action? en premier lieu, nous intégrons de la documentation électronique gratuite qui provient d organismes publics et sans but lucratif pour ce faire, il faut établir une stratégie de gestion de droits d auteur il faut également obtenir de l espace dédié à la collection virtuelle dans les répertoires du serveur de la SHQ diffusés sur Internet enfin, il faut établir et rédiger des règles normalisées de traitement selon le type de document électronique 49

50 7. Nos décisions théoriques et pratiques Guide de catalogage du SDIH 50

51 7. Nos décisions théoriques et pratiques Question 3 : comment planifier et suivre nos actions? solliciter l aide d un chargé de projet développer et suivre des manuels d organisation de projet (MOP) annuels établir des tableaux de suivi des priorités développer un portail SDIH sur l intranet de la SHQ 51

52 7. Nos décisions théoriques et pratiques Portail SDIH 52

53 8. Droits d auteur Développement d une stratégie de gestion de droits d auteur : recherche sur les pratiques ailleurs (ex. : IUGM) et sur la Loi sur le droit d auteur élaboration de modèles de lettres d autorisation en collaboration avec la Direction des affaires juridiques rédaction d un Guide de procédures développement d un Tableau de gestion de droits d auteur (GDA) formation du personnel Numérisation d autorisations et d ententes 53

54 8. Droits d auteur Modèle de lettre d autorisation les œuvres visées : la totalité ou des œuvres spécifiques les droits consentis : imprimer ou télécharger les conditions licence concédée à titre gratuit, sans limite de temps, sans exclusivité et elle est non transférable le signataire réserve le droit d exclure toute œuvre, avis par écrit le SDIH fait mention dans chaque notice bibliographique «Documents soumis au droit d auteur : reproduction interdite sans autorisation» 54

55 8. Droits d auteur Guide de procédures vérification dans le document des mentions relatives aux droits d auteur (reproduction interdite ou reproduction selon certaines conditions) vérification des ententes en vigueur demande d autorisation de distribution ou de reproduction gestion des autorisations (entente globale vs spécifique) catalogage 55

56 8. Droits d auteur 56

57 8. Droits d auteur Tableau de gestion des droits d auteur (GDA) 57

58 9. Périodiques électroniques Développement d une stratégie de gestion de périodiques électroniques et d un guide de procédures Plusieurs types de périodiques électroniques : revues, bulletins, périodiques de statistiques gratuit site Web fichiers pdf payant accès par adresse IP accès par mot de passe 58

59 9. Périodiques électroniques Plusieurs problématiques : acquisition : besoin de critères coûts : papier vs électronique pointage : toujours nécessaire? routage : toujours pertinent? accès : sur le serveur de la SHQ, sur le site du fournisseur? archivage : critères de conservation accès aux archives des fournisseurs catalogage 59

60 9. Périodiques électroniques Stratégie de gestion des périodiques électroniques pour faciliter l accès à l information pour réorganiser les tâches techniques Favoriser l accès par adresse IP Créer des notices de type Site Web qui donne accès à la page d archives de l éditeur Produire des modèles de messages de routage S assurer que chaque périodique soit traité dans seulement 1 des 2 points de service Déterminer une typologie de périodiques électroniques, élaborer un Guide technique des périodiques et un Tableau de suivi des périodiques 60

61 9. Périodiques électroniques Guide technique des périodiques électroniques 61

62 9. Périodiques électroniques Guide technique des périodiques électroniques : Type C (électronique seulement et payant) 62

63 9. Périodiques électroniques 63

64 9. Périodiques électroniques 64

65 9. Périodiques électroniques 65

66 10. Projets en cours Accroître la collection virtuelle Numériser les publications de la SHQ antérieures à 1996 et les ajouter dans LOGIS Élaborer un plan de marketing, promouvoir LOGIS et la bibliothèque virtuelle de la SHQ Développer un service de veille informationnelle en habitation Créer un espace de collaboration, de partage et d échange de documentation et d information en habitation 66

67 POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS, N HÉSITEZ PAS À COMMUNIQUER AVEC LE PERSONNEL DU SDIH sdih@habitation.gouv.qc.ca Merci de votre attention. Barbara Maass, chef de service Service de documentation et d information en habitation Direction des communications Société d habitation du Québec 67

68 Présentation au Congrès des milieux documentaires Palais des congrès de Montréal 25 novembre