Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement

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1 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Service du Personnel Recrutement Liège, le 10 janvier 2011 APPEL EXTERNE AUX CANDIDATURES N 2010/123 En vue de pourvoir à 1 emploi de première expérience professionnelle de Gestionnaire administratif (H/F) à temps plein (38h/sem.) au service du Département des Services Logistiques Achat Approvisionnements DEFINITION DE FONCTION Voir annexe CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction :1 er février 2011 Type de contrat : durée déterminée 3 mois, renouvelable 9 mois - essai 1 mois Site de prestation : Sart Tilman ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du C.H.U. Horaire : temps plein soit 38h/sem, à raison de 7h36/jour, du lundi au vendredi, entre 8h et 18h, selon les nécessités du service Grade : Rédacteur Barème: échelle 1.50 Traitement mensuel brut, à temps plein, au départ du grade, càd sans valorisation d ancienneté : 1689,37 - à l index 1,5157 (octobre 2010), à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Appel 2010/123 1/7

2 PROFIL REQUIS 1. Etre demandeur d emploi de 25 ans maximum 2. Diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Communauté Française) : Certificat de l enseignement secondaire supérieur, de préférence en comptabilité et gestion. 3. Autres exigences : Maîtrise de la langue française : - Expression orale et écrite impeccable (contacts directs et téléphoniques avec les clients) - Classement alpha(numérique) - Rédaction de rapports - Capacité d analyse 4. Bureautique : Word, Excel et Powerpoint 5. Etre de bonne conduite, vie et mœurs MODALITES DE SELECTION - Examen des CV - Tests psychotechniques auprès d une société externe de sélection - Entrevue en présence d un jury DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 21 janvier 2011 au plus tard, au Service du Personnel à l attention de Madame S.BILLET C.H.U. Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège, par écrit, par fax (n 04/ ) ou par mail ( recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : o d une lettre de motivation o d un curriculum vitae détaillé o d une copie de la Carte de Travail Start ou d une attestation d inscription comme demandeur d emploi o d une copie de votre carte d identité (avec photo de bonne qualité) o d une copie du diplôme requis pour l engagement (ou copie de la reconnaissance de l équivalence) Si vous postulez pour plusieurs appels, une copie de ces documents doit être fournie chaque fois. Chaque postulant sera informé de la suite réservée à sa candidature. Cette information interviendra après la date de clôture de l appel et, au plus tard, 3 mois après cette échéance. Appel 2010/123 2/7

3 POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès de Madame C. FOULON (n 04/ ) Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Service du Personnel Recrutement Mademoiselle J. GRAMME, tél. 04/ Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : 2010/123 Gestionnaire administratif Département des Services Logistiques Achat Approvisionnements Appel 2010/123 3/7

4 Définition de fonction : Gestionnaire administratif Intitulé Mission Périmètre d activité Gestionnaire administratif au secteur approvisionnement Le gestionnaire administratif apporte un support administratif et/ou logistique au bon fonctionnement du secteur Pratique ses activités au sein du département des services logistiques, service logistique achat-approvisionnements et secteur approvisionnement dont il fait partie. (cadre PATO : 34,25 ETP) Positionnement Liens hiérarchiques : Direction : Monsieur J. CODOGNOTTO, chef de service Sous l autorité directe de Monsieur A. FRAIPONTS, chef de secteur Liens fonctionnels : Exerce son activité en collaboration avec l ensemble des services du CHU internes externes (fournisseurs) Cadre de l activité Procédures internes du secteur approvisionnement définies pour assumer les responsabilités et activités ci-dessous I. RESPONSABILITES et ACTIVITES Appel 2010/123 4/7

5 Responsabilités Accueil et communication Activités Interface o gestion des appels téléphoniques o gestion d agendas o prise de contacts internes (avec les divers services de l institution) et externes (fournisseurs, sous-traitants, médecins externes, etc.) o transfert et diffusion d information Gestion du courrier entrant et sortant par voie postale, fax ou mail o réception, tri, préparation du suivi du courrier et expédition du courrier o distribution du courrier au sein du service ou vers d autres services du CHU o rédaction et dactylographie du courrier ou attestations diverses o mailing interne (réalisation de liste, étiquettes, etc.) Gestion documentaire o photocopie, reproduction de données o classement et archivage de documents et de dossiers (étiquetage, classement, archivage, scannage, indexation, etc.) o encodage et mise à jour de bases de données (signalétiques, factures, offres, articles, dossiers, etc.) o recherches relatives à l activité du service (statistiques, recherche de documentation, etc.) Support logistique o aide à l organisation de réunions ou d événements (réservation de salle, préparation de salle de réunion, commande de repas, etc.) o aide à la gestion des fournitures (réception commande, rangement, réapprovisionnement des fournitures, etc.) o rangement et entretien des locaux, bureaux (ex. arrosage des plantes) Appel 2010/123 5/7

6 Responsabilités Gestionnaire administratif Cellule approvisionnement Activités Assurer la gestion opérationnelle des stocks o vérifier la disponibilité des articles o encoder les demandes de réapprovisionnement o créer et remplir une fiche article dans la base de données existante o gérer les mouvements (entrées et sorties) Analyser les demandes des services Analyser les consommations des différents services En collaboration avec la cellule achat : o rechercher les possibilités offertes par le marché o solliciter, analyser et enregistrer les offres des fournisseurs o résoudre les litiges et les non conformités avec les fournisseurs (lors de la réception) Editer les ordres de préparations pour les magasiniers Répondre aux plaintes des clients Vérifier la conformité de la facture par rapport à la commande et la réception (offre, commande, réception) Encoder les factures Participer aux commissions de standardisation Appel 2010/123 6/7

7 II. COMPETENCES Savoirs Les savoirs liés au secteur d activité Les logiciels de bureautique (Word, Outlook, Excel) Les logiciels institutionnels de gestion et de statistiques liés à l activité du service secteur (IGS) Les procédures du cadre de l activité La langue française (orthographe, grammaire, ponctuation, mise en page) et le calcul Connaissance de l organisation du CHU et de ses procédures Savoir-faire Etre capable de Organiser et planifier son travail Respecter les échéances Respecter les procédures Utiliser les logiciels de bureautique et institutionnels (IGS) S exprimer dans un français correct et le comprendre Compter et calculer Savoir-être Aptitudes Précision et rigueur Respect du secret professionnel et discrétion Ethique Adaptabilité, flexibilité Esprit d équipe Sens des responsabilités Disponibilité Sens de la communication Gestion du stress Appel 2010/123 7/7