APECA. Vérification de l exécution du volet «Investissement dans les collectivités» du Programme de développement des collectivités

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1 Vérification de l exécution du volet «Investissement dans les collectivités» du Programme de développement des collectivités APECA Direction de la vérification interne RAPPORT FINAL juillet 2007

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3 TABLE DES MATIÈRES Énoncé de l assurance... 1 Sommaire... 3 Contexte... 4 Risque lié à la vérification... 4 Objectif de la vérification... 5 Portée de la vérification... 6 Résultats de la vérification... 7 Sous-objectif Sous-objectif Sous-objectif Sous-objectif Sous-objectif

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5 ÉNONCÉ DE L ASSURANCE Présidente, Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) Nous avons terminé la vérification de l exécution du volet «Investissement dans les collectivités» du Programme de développement des collectivités. L exécution de ce volet dépendait du Fonds d investissement stratégique dans les collectivités (FISC) et de son Initiative d adaptation à court terme (IACT-FISC), combinaison qui est arrivée à son terme le 31 mars 2005 et qui a été remplacée par le Fonds des collectivités innovatrices (FCI). La vérification avait pour objectif général de fournir l assurance que l Agence a fait preuve de diligence raisonnable dans l exécution du FISC, de la combinaison IACT-FISC et du FCI, qu elle s est conformée aux politiques et aux lignes directrices établies pour le Programme et qu elle a suivi la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Il fournit également de l assurance concernant la gestion des programmes dans le cadre du FCI. La vérification s est tenue selon la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor et selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne de l Institut des vérificateurs internes. La vérification s est déroulée d août 2006 à mars La vérification a consisté en l examen des dossiers de projets concernant les contributions approuvées par chacun des quatre bureaux régionaux de l Agence et par la Société d expansion du Cap-Breton. Les projets sélectionnés ont été examinés en détail pour en évaluer la conformité aux lignes directrices de l Agence à toutes les phases, soit celles de l évaluation, de la prestation extérieure de services, des paiements, de la surveillance et de l administration. Nous avons conclu de façon générale que l APECA fait preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne l évaluation des propositions de projets dans le cadre du FISC, de l IACT-FISC et du FCI, et le versement aux bénéficiaires des fonds qui leur sont destinés. Nous avons conclu également que, bien qu il existe des points à améliorer à ce sujet, les projets étaient approuvés et modifiés conformément aux lignes de conduite établies en ce qui concerne les pouvoirs délégués; nous avons conclu aussi que les contrats contenaient les dispositions exigées en vertu des politiques et des lignes directrices établies pour le Programme et que les activités de surveillance permettaient de satisfaire aux exigences établies. Direction de la vérification interne Page 1

6 À notre avis, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis étaient appropriés et suffisants pour appuyer l exactitude des conclusions énoncées dans le présent rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification établis et des résultats des tests de conformité, et ne s appliquent qu aux programmes vérifiés. Les éléments de preuve assemblés répondent aux normes de vérification professionnelle et sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé des conclusions tirées de la vérification interne. Dirigeant de la vérification principal, Agence de promotion économique du Canada atlantique Page 2 Direction de la vérification interne

7 SOMMAIRE La vérification a porté sur l exécution de programmes par l APECA dans le cadre du Programme de développement des collectivités (PDC). Deux programmes ont été vérifiés, soit le Fonds d investissement stratégique dans les collectivités (FISC) et le Fonds des collectivités innovatrices (FCI). L Agence se sert de ces deux programmes pour fournir une aide économique aux collectivités du Canada atlantique dans le cadre du volet «Investissement dans les collectivités» du Programme de développement des collectivités. La vérification que nous avons effectuée de l exécution dans le cadre du PDC des deux programmes depuis leur entrée en vigueur jusqu au 30 juin 2006 avait pour objectif de fournir l assurance que l APECA a fait preuve de diligence raisonnable dans l exécution des programmes et qu elle a suivi la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Comme suite à notre vérification, nous avons conclu que presque tous les projets répondent aux critères d admissibilité et que les évaluations environnementales appropriées sont effectuées. Les résultats de la vérification indiquent également que les projets font l objet, règle générale, d une évaluation conforme aux lignes directrices établies pour le Programme et que pratiquement tous les renseignements indispensables aux décisions relatives aux projets sont étayés de manière exacte et constante par des données. Nous avons formulé des recommandations visant à améliorer la documentation à l appui des décisions prises lorsqu il y a dérogation aux lignes directrices du Programme. Notre examen du système de paiements nous a permis de constater que des processus de gestion bien établis sont en place. Nous nous sommes penchés sur les questions de la surveillance des projets et des retombées et avons constaté certaines lacunes concernant la documentation associée à ces questions. Nous avons formulé des recommandations visant à mieux définir les exigences et les processus de surveillance et à améliorer les outils de surveillance à la disposition des agents d affaires. À la lumière des résultats de cette vérification, le dirigeant de la vérification principal a émis un énoncé d assurance dans lequel il certifie que l Agence a fait preuve de diligence raisonnable dans l exécution du Programme de développement des collectivités, exception faite des lacunes dans la documentation relative à l admissibilité et en ce qui concerne la surveillance des projets et des retombées. Des recommandations sont formulées concernant les améliorations à apporter pour combler ces lacunes. Direction de la vérification interne Page 3

8 CONTEXTE La vérification de l exécution de programmes dans le cadre du Programme de développement des collectivités (PDC) à l APECA est une mission d assurance inscrite au Plan de vérification de l Agence pour l exercice qui a été approuvée par le Comité de vérification de celle-ci. Le présent exercice ne vise qu une partie des activités accomplies dans le cadre du PDC. Un second exercice portera sur les ressources en développement des collectivités, ainsi que sur les minorités de langue officielle et sur les collectivités autochtones. Le Partenariat pour l investissement au Canada atlantique (PICA), une initiative quinquennale dotée d un budget de 700 millions de dollars, a été approuvé par le Conseil du Trésor en mai Le PICA visait à favoriser la croissance économique au Canada atlantique grâce aux investissements stratégiques dans l innovation, le développement économique communautaire, le commerce et l investissement, l entrepreneurship et le développement des compétences en affaires. L APECA a administré 590 millions de dollars de ce montant, l administration des autres 110 millions ayant été confiée au Conseil national de recherches du Canada. De ces 590 millions, 135 millions ont été attribués dès le départ au Fonds d investissement stratégique dans les collectivités (FISC), la composante de développement communautaire du PICA. Un montant supplémentaire de 37 millions de dollars a été approuvé en 2003 pour le FISC. Depuis sa création jusqu à son arrivée à terme le 31 mars 2005, le FISC a donné lieu à des investissements de 180,7 millions de dollars dans 485 projets à la grandeur du Canada atlantique. En avril 2003, le FISC a été révisé et on y a intégré l'initiative d'adaptation à court terme (IACT-FISC), un nouveau programme visant à atténuer les impacts à court terme de la fermeture de la pêche à la morue dans l'océan Atlantique et le golfe du Saint-Laurent. Grâce à l IACT-FISC, un montant supplémentaire de 30 millions de dollars a été consacré au soutien des collectivités de l Atlantique les plus touchées par la fermeture de la pêche à la morue. Le Fonds des collectivités innovatrices (FCI) est une initiative quinquennale (2005 à 2010) dotée d un budget de 17 millions de dollars visant à accroître les capacités communautaires ou régionales grâce au développement de secteurs industriels stratégiques, productifs et concurrentiels, et à renforcer l infrastructure des collectivités rurales. RISQUE LIÉ À LA VÉRIFICATION La vérification de l exécution de programmes dans le cadre du Programme de développement des collectivités (PDC) fait partie du Plan de vérification de l Agence à titre de composante de la vérification du Programme. Page 4 Direction de la vérification interne

9 Nous avons établi, en appliquant le processus d Évaluation des risques de l univers de vérification (ERUV) au PDC, que le risque de la mission était élevé. OBJECTIF DE LA VÉRIFICATION La vérification avait pour objectif général de fournir l assurance que l Agence a fait preuve de diligence raisonnable dans l exécution du Fonds d investissement stratégique dans les collectivités (FISC), de l Initiative d adaptation à court terme connexe (IACT-FISC) et du Fonds des collectivités innovatrices (FCI), qu elle s est conformée aux politiques et aux lignes directrices établies pour le Programme et qu elle a suivi la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Elle fournit également de l assurance concernant la gestion des programmes dans le cadre du FCI. Le FISC, y compris l IACT-FISC, et le FCI sont deux programmes qu utilise l Agence pour fournir une aide économique aux collectivités du Canada atlantique dans le cadre du volet «Investissement dans les collectivités» du Programme de développement des collectivités. L objectif général se compose des sous-objectifs suivants : l APECA a fait preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne l évaluation des propositions de projets (les propositions ont été évaluées convenablement avant d être approuvées); les projets ont été approuvés et modifiés conformément aux lignes de conduite établies en ce qui concerne les pouvoirs délégués et les contrats connexes contenaient les dispositions exigées en vertu des politiques et des lignes directrices établies pour le Programme. les renseignements utiles ont été rassemblés, examinés et approuvés à l appui des paiements faits dans le cadre du FISC, de l IACT-FISC et du FCI; les activités de surveillance ont permis de satisfaire aux exigences établies pour chaque projet au cours du processus d évaluation, telles qu elles sont définies dans l accord de contribution et dans le Manuel des politiques et des procédures; à l Agence, les systèmes, les procédures et les processus d exécution du FCI, y compris le traitement des propositions de projets et des paiements afférents, et la gestion du Programme, de même que les systèmes, les procédures et les processus veillant à la qualité des renseignements utilisés pour la prise de décisions, étaient sont en place et fonctionnaient correctement. Direction de la vérification interne Page 5

10 PORTÉE DE LA VÉRIFICATION La vérification est une mission d assurance inscrite au Plan de vérification de l APECA pour l exercice qui a été approuvée par le Comité de vérification de l Agence. La vérification de l exécution de programmes dans le cadre du volet «Investissement dans les collectivités» du Programme de développement des collectivités s est déroulée d août 2006 à mars Ses conclusions s appliquent aux fonds versés dans le cadre du FISC et de l IACT-FISC depuis l entrée en vigueur de ces programmes jusqu au 30 juin 2006, ainsi qu aux fonds versés dans le cadre du FCI depuis son entrée en vigueur jusqu au 30 juin 2006 également. Le FISC est arrivé à son terme le 31 mars 2005, après quoi nous avons alloué le temps nécessaire à la récapitulation/au parachèvement des projets. La vérification a consisté en l examen des dossiers de projets concernant les contributions approuvées par chacun des quatre bureaux régionaux de l Agence et par la Société d expansion du Cap-Breton. Les projets sélectionnés ont été examinés en détail pour en évaluer la conformité aux lignes directrices de l Agence à toutes les phases, soit celles de l évaluation, des paiements, de la surveillance et de l administration. Le total de fonds versés dans le cadre de chaque programme du PDC vérifié est présenté dans le tableau ci-dessous. Programme Total de fonds versés (en millions de $) FISC 180,7 IACT-FISC 31,6 FCI 45,3 Total 257,6 Nous nous sommes également rendus dans chaque bureau régional pour évaluer la gestion globale des programmes, pour mener à bonne fin un examen détaillé des dossiers de projets et pour évaluer les systèmes, les procédures et les processus mis en place par l Agence pour assurer la gestion du FCI. Page 6 Direction de la vérification interne

11 RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION SOUS-OBJECTIF 1 L APECA a fait preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne l évaluation des propositions de projets (les propositions ont été évaluées convenablement avant d être approuvées) Critère 1 Le client a respecté les critères d admissibilité et une évaluation environnementale a été faite. De façon générale, nous avons constaté que les propositions de projets étaient bien documentées. Il existe une certaine répétition inutile de documents dans les dossiers de projets et il faudrait déployer les efforts nécessaires pour rationaliser ces dossiers. Parmi les 72 dossiers examinés, 2 portaient sur des projets qui ne respectaient pas à notre avis les critères d admissibilité établis pour le FISC, tels que précisés dans les lignes directrices du Programme. Dans une région, l Agence a aidé un projet d achat d équipement de fabrication pour une exploitation commerciale. Le promoteur du projet était admissible, mais l équipement a été acheté à des fins d exploitation commerciale au sein de la collectivité. En vertu de l article du Manuel des politiques et des procédures du FISC, l exploitation commerciale, qui comprend les coopératives, n est pas admissible à une aide financière dans le cadre du FISC. De plus, tel que le précise l article du même manuel, les activités exercées dans le cadre de projets à but lucratif mis en œuvre par des entités commerciales ne sont pas admissibles à une aide financière dans le cadre du FISC. Dans une autre région, l Agence a aidé un projet de prolongement de piste à un aéroport. Le promoteur du projet était bel et bien admissible, mais l activité ne l était pas. En effet, il est précisé en c) de l article 202-3, intitulé «Activités non admissibles», du Manuel que les infrastructures aéroportuaires de base ne sont pas admissibles à une aide financière dans le cadre du FISC. Le projet était bel et bien conforme aux modalités du Programme, mais selon le Manuel, les activités étaient non admissibles. L Agence a accepté ici de déroger à ses lignes directrices internes concernant les activités admissibles, mais n a pas justifié cette dérogation dans le Sommaire de projet (SP). Nous avons constaté que tous les projets examinés relativement à l IACT-FISC et au FCI respectaient les critères d admissibilité. Dans tous ses bureaux régionaux, l Agence travaille régulièrement avec les groupes communautaires à l élaboration de projets qui contribueront au développement économique des collectivités. Elle a intégré à son FISC la capacité d assister les collectivités à dresser des plans stratégiques et à élaborer des projets susceptibles de bénéficier d un financement dans le cadre du FISC Direction de la vérification interne Page 7

12 qui sont conformes à ces plans. Le FISC ayant maintenant fait place au FCI, nous encourageons l Agence à continuer à travailler avec les collectivités à l élaboration de projets liés aux plans stratégiques de celles-ci qui répondront, dans la mesure du possible, aux objectifs du FCI. Les évaluations environnementales initiales afférentes aux projets liés au FISC et au FCI ont été bien effectuées et les mesures d atténuation environnementale connexes ont été précisées dans la lettre d offre des projets. Nous avons noté toutefois à de nombreuses occasions que le projet ne semblait pas avoir été enregistré dans le Registre de la protection de l environnement. L APECA tient un contrat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en ce qui concerne la présentation de l évaluation environnementale et du registre sur le site Web public; toutefois, l Agence, à titre de fondé de pouvoir du ministère, a la responsabilité de veiller à ce que le public soit bien informé des incidences environnementales que pourraient avoir les projets qu elle finance. Par conséquent, il est important d apporter les améliorations nécessaires pour s assurer que TPSGC enregistre les projets et fournit les documents justificatifs connexes à l Agence. Recommandations : Critère 2 chaque fois que l Agence déroge aux critères d admissibilité précisés dans les lignes directrices d un programme, comme lorsqu elle a autorisé le prolongement d une piste ou a accepté de contribuer à l achat d équipement de fabrication par une exploitation commerciale, elle doit veiller à justifier clairement la dérogation en question dans le SP; en raison du contrat de prestation de services d évaluation environnementale qui lie TPSGC à l APECA, c est au ministère qu incombe la responsabilité de présenter à l intention du public les projets sur son site Web. L APECA devrait prendre les moyens nécessaires pour exiger que TPSGC lui fournisse la preuve documentaire de la présentation à l intention du public de chaque projet sur le site Web du ministère. Tous les renseignements indispensables aux décisions relatives au projet doivent être étayés de manière exacte et constante par des données dans le Sommaire de projet (SP) ou dans le dossier du projet. À titre de document de décision du projet, le Sommaire de projet (SP) doit montrer clairement ce qui a été fait pour respecter les critères essentiels et les critères souhaitables afférents au FISC, et révéler tout aussi clairement l affectation des coûts et du financement du projet, y compris le cumul du soutien gouvernemental. Il doit aussi montrer clairement comment le projet est fidèle aux Page 8 Direction de la vérification interne

13 objectifs visés par l Agence pour le Programme, aux objectifs de la collectivité touchée et à ses propres objectifs, et exposer la méthode utilisée pour évaluer les retombées économiques du projet. De façon générale, nous avons constaté que les SP afférents aux 72 projets examinés étaient bien étayés, mais nous avons dégagé des aspects qui pourraient être améliorés. En effet, il existe dans toutes les régions des projets pour lesquels les SP n indiquent pas clairement si le projet a eu un effet d accroissement sur l économie du secteur touché. Il y a, par exemple, ce projet de soutien d un centre de développement économique garantissant, par l entremise d un financement de base de deux ans, un soutien continu à l organisme. Il n est pas évident que ce projet ait eu un effet d accroissement sur l économie. Les modalités du Programme précisent que les activités doivent avoir un effet d accroissement, la définition d activités de ce genre dans les lignes directrices du Programme excluant le financement de base. Les lignes directrices du Programme contiennent bel et bien une exception s appliquant au financement de base destiné aux organismes de développement économique régional du Canada atlantique, mais l organisme sur lequel porte le projet en question ne fait pas partie des organismes auxquels s applique l exception. Il y a aussi un projet de remplacement de quai pour lequel le dossier ne contient aucun renseignement sur l effet d accroissement possible du projet en question sur l économie. Comme autre aspect qui pourrait être mieux documenté, il y a la présentation de données probantes sur l examen des coûts effectué par l agent d affaires. Il existe dans toutes les régions des projets pour lesquels il n y a pas de notes manuscrites démontrant qu un examen des coûts du projet a été effectué. À notre avis, les notes manuscrites contribuent nettement à améliorer les données probantes portées au dossier, les observations faites par les agents des programmes de l APECA sur le document permettant de comprendre comment celui-ci appuie la demande du client et les démarches qu aurait pu entreprendre l agent d affaires auprès de ce dernier pour améliorer la demande/le projet. Une autre façon d améliorer la documentation consisterait à utiliser un chiffrier électronique pour assurer le suivi des changements de coûts depuis la proposition de projet du promoteur au SP et à la lettre d offre. Un chiffrier électronique qui a été mis au point dans ce but dans une région pourrait certes être utilisé dans les autres régions à titre de pratique exemplaire. Recommandations : les SP devraient décrire, à l aide de données probantes, comment les projets approuvés dans le cadre du FCI ont un effet d accroissement sur l économie de la collectivité; les documents à l appui des SP devraient contenir des renseignements probants démontrant qu un examen des coûts de projet a été effectué par l agent d affaires. Une approche qui pourrait être mise en œuvre dans toutes les régions consisterait à utiliser un chiffrier électronique pour Direction de la vérification interne Page 9

14 établir les liens qui existent entre les coûts de projet qui figurent sur la proposition, sur le SP et sur la lettre d offre. SOUS-OBJECTIF 2 Les projets ont été approuvés et modifiés conformément aux lignes de conduite établies en ce qui concerne les pouvoirs délégués et les contrats connexes contenaient les dispositions exigées en vertu des politiques et des lignes directrices établies pour le Programme. Critère 1 Les accords de contribution comprennent toutes les conventions spéciales, les conditions générales, la description des travaux, les processus de demande de paiement partiel et de paiement échelonné, et les exigences liées à la présentation des résultats et à la surveillance du projet. Nous avons constaté que les accords de contribution et les modifications qui y avaient été apportées précisaient clairement les obligations des deux parties. Les accords de contribution comprenaient un énoncé des travaux (ÉDT) clair et des mesures d atténuation environnementales, tel que l exige le Manuel des politiques et des procédures. Nous avons dégagé un aspect qui, nous le croyons, pourrait être mieux documenté. Dans environ 20 pour cent des cas, on n identifie pas clairement dans la lettre d offre les autres sources de financement du projet; en effet, on se contente plutôt de référer à l «autre» financement dans l ÉDT. À notre avis, le contrat avec le client devrait indiquer la source et le montant de cet autre financement. Recommandation : Critère 2 l ÉDT du contrat avec le client pour tout projet approuvé dans le cadre du FCI devait indiquer clairement la source et le montant du financement d origine différente. Le niveau décisionnel compétent a approuvé l accord de contribution et les contrats dûment signés faisaient partie du dossier. Nous avons constaté que les lettres d offre avaient été signées au niveau décisionnel compétent. L approbation des projets afférents au FISC et au FCI incombe au ministre. Le Manuel des politiques et des procédures du FISC exige que les lettres d offre soient aussi signées par le ministre, mais à notre avis, cette exigence ne contribue aucunement à améliorer le contrôle des dépenses de Page 10 Direction de la vérification interne

15 programmes par le ministre. Les discussions que nous avons eues au cours de la vérification au sujet de cette exigence ont amené la direction du PDC à prendre la décision de réviser le Manuel des politiques et des procédures de façon à l adapter aux procédures appropriées actuelles. Recommandation Le Manuel des politiques et des procédures du FCI devrait être révisé de façon à donner suite à la décision de ne plus exiger la signature du ministre sur la lettre d offre des projets afférents au FCI. Le ministre approuvant les projets en apposant sa signature sur le SP, il est inutile pour lui d apposer sa signature sur la lettre d offre. SOUS-OBJECTIF 3 Les renseignements utiles ont été rassemblés, examinés et approuvés à l appui des paiements faits dans le cadre du FISC, de l IACT-FISC et du FCI. Critère 1 Les exigences étaient en place pour veiller à ce que les clients fournissent dans les documents de demande les renseignements nécessaires pour confirmer que les coûts de projet étaient conformes à la description des travaux et s appuyaient sur des numéros de factures et des dates de facturation. Nous avons constaté de façon générale que les demandes soumises par les clients étaient bien documentées. Les procédures de paiements aux clients étaient également bien documentées; en effet, il y était bien indiqué que le client devait accompagner les demandes qu il soumettait à l APECA des numéros de facture et des dates de facturation pertinents, et indiquer clairement les montants payés aux fournisseurs. La question de ces procédures a été abordée dans la lettre d offre adressée au client et ces dernières ont été décrites plus en détail dans la documentation sur les paiements envoyée au client comme suite à la réception de la lettre d offre signée. À notre avis, les renseignements fournis par l APECA aux clients bénéficiaires du FISC, de l IACT-FISC et du FCI permettaient de s assurer que les demandes étaient présentées en conformité avec les exigences des programmes. Critère 2 Les procédures d examen des paiements ont été suivies pour s assurer que les demandes soumises par les clients s appuient sur des numéros de factures et des dates de facturation et précisent clairement les montants payés aux fournisseurs. L examen des demandes par l agent d affaires était documenté, les retenues ont été Direction de la vérification interne Page 11

16 effectuées, le cas échéant, et l état d avancement du projet a été examiné au moment du paiement. Nous sommes convaincus que les procédures de paiements aux bénéficiaires du FISC, de l IACT-FISC et du FCI ont été bien suivies. Toutefois, nous avons dégagé certains aspects des procédures et de la documentation qui pourraient être améliorés. Les procédures de paiement fournissent l occasion de retenir un montant comme garantie que le projet sera achevé et que les rapports nécessaires seront soumis à l APECA, tel qu il est convenu dans l accord contractuel. Nous avons constaté que l on effectuait rarement des retenues et que le rapport final de certains projets n était pas dans le dossier de projet. À notre avis, il faut absolument que le rapport final fasse partie du dossier de chaque projet et que l on effectue au besoin des retenues pour s assurer que les clients achèvent les projets et transmettent leur rapport à l APECA une fois ceux-ci terminés. Il faut également que tous les dossiers de projet contiennent une attestation de demande de versement final. Recommandations : l APECA devrait effectuer une retenue lorsqu elle craint que le client n achève pas le projet ou lorsqu elle a de la difficulté à obtenir le rapport de projet final; tous les dossiers de projet devraient contenir un rapport de projet final; tous les dossiers de projet devraient contenir une attestation de demande de versement final. SOUS-OBJECTIF 4 Les activités de surveillance ont permis de satisfaire aux exigences établies pour chaque projet au cours du processus d évaluation, telles qu elles sont définies dans l accord de contribution et dans le Manuel des politiques et des procédures. Critère 1 Toutes les lettres d offre affichaient les indicateurs de succès mentionnés, y compris les cibles prévues qui reflétaient le mieux les résultats généraux escomptés du projet à la lumière des objectifs établis pour le FISC et le FCI. Nous avons constaté que toutes les lettres d offre affichaient les indicateurs de succès/les résultats escomptés des projets. Aucune recommandation Page 12 Direction de la vérification interne

17 Critère 2 On a utilisé des indicateurs de succès bien documentés pour assurer la surveillance du projet à toutes les étapes de son cycle de vie. Nous avons constaté que le système utilisé pour consigner la surveillance souffrait d un manque d uniformité dans toutes les régions de l APECA. À notre avis, il serait possible d améliorer considérablement la documentation des activités de surveillance par le perfectionnement des outils de surveillance dont disposent les agents d affaires et par une définition claire des exigences connexes. Nous croyons également que QAccess permettrait de documenter de façon efficace la surveillance afférente aux projets menés dans le cadre du FISC, de l IACT-FISC et du FCI. À certaines occasions, les rapports d étape et les rapports définitifs faisant état des retombées du projet avaient été versés au dossier, alors qu à d autres occasions on a plutôt utilisé QAccess. En raison de ce manque d uniformité, il est difficile de déterminer le niveau de surveillance effectué par rapport au dossier de projet; on pourrait améliorer la situation en définissant clairement les modalités de surveillance nécessaires et l approche à utiliser. Le système QAccess ayant été conçu au départ, semble-t-il, pour les projets commerciaux menés dans le cadre du Programme de développement des entreprises (PDE), il faudrait y apporter quelques améliorations avant de l appliquer à des projets non commerciaux, comme ceux qui s inscrivent dans le cadre du FISC, de l IACT-FISC et du FCI. Nous avons trouvé dans certains dossiers une note comportant des données sur la visite des lieux, mais d autres dossiers n avaient aucune note du genre. À certaines occasions, les activités de surveillance ont été consignées dans QAccess, mais pas de façon systématique. Recommandations : l Agence devrait modifier QAccess de façon à en faire un outil de surveillance plus efficace pour les agents d affaires responsables de la surveillance des projets qui s inscrivent dans le cadre du FCI; l Agence devrait décider d une approche de surveillance des projets menés dans le cadre du FCI et définir clairement l emploi de QAccess à cette fin; la surveillance des indicateurs de succès afférents aux projets menés dans le cadre du CFI devrait être clairement documentée à toutes les étapes du cycle de vie des projets. Direction de la vérification interne Page 13

18 SOUS-OBJECTIF 5 À l Agence, les systèmes, les procédures et les processus d exécution du FCI, y compris le traitement des propositions de projets et des paiements afférents, et la gestion du Programme, de même que les systèmes, les procédures et les processus veillant à la qualité des renseignements utilisés pour la prise de décisions étaient en place et fonctionnaient correctement. Critère 1 L Agence a utilisé les systèmes, les procédures et les processus nécessaires pour faire preuve de diligence raisonnable dans l exécution du FCI. L exécution du FCI repose sur l utilisation des systèmes, des procédures et des processus utilisés pour le FISC et, en fait, est fondée sur l utilisation du Manuel des politiques et des procédures de ce dernier. Ce manuel fournit une orientation quant à l admissibilité des promoteurs et aux étapes d évaluation de projet nécessaires pour s assurer que les projets menés dans le cadre du FCI contribuent à l atteinte des objectifs de ce Programme. Le même manuel fournit également une orientation quant à la préparation des lettres d offre, ce qui permet de s assurer que les contrats conclus entre l Agence et les clients participant aux projets menés dans le cadre du FCI énoncent clairement les obligations des deux parties. Le Manuel des politiques et des procédures du FISC fournit une orientation quant à la façon d effectuer les paiements dans le cadre du FCI à l aide du système de paiement utilisé pour le PDE depuis L Agence utilise ce système avec succès, lequel a fait l objet d une vérification et d essais à quelques reprises et a été trouvé sain. À notre avis, le système de paiement utilisé pour l exécution du FCI permettra à l Agence d user de diligence raisonnable pour effectuer les paiements dans le cadre de ce Programme. Recommandation : Critère 2 il faudrait publier dans les plus brefs délais un manuel des politiques et des procédures propres au FCI contenant les lignes directrices élaborées spécialement pour ce Programme. L exécution du FCI par l APECA était conforme à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Page 14 Direction de la vérification interne

19 Notre examen des modalités d exécution du FISC et du Manuel des politiques et des procédures de ce Programme à la lumière de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor nous amène à conclure que l Agence a bel et bien élaboré pour le FISC et le FCI des politiques et des procédures qui satisfont aux exigences de cette politique en matière de conception et d exécution de programmes. Aucune recommandation Critère 3 L Agence a mis au point et utilisé un système qui lui a permis de disposer de renseignements de haute qualité pour prendre des décisions. Les agents d affaires et les directions régionales de l Agence possèdent l expérience et l expertise nécessaires pour faire preuve de diligence raisonnable dans l évaluation des projets. Par conséquent, le ministre est assuré de recevoir de l APECA de solides recommandations propres à chaque projet. À notre avis, les systèmes utilisés par l Agence pour accéder aux renseignements nécessaires à la prise de décisions fonctionnent bien et permettent de fournir des conseils fiables au ministre en ce qui concerne l approbation des projets afférents au FCI. Aucune recommandation Direction de la vérification interne Page 15