CIRCULAIRE RELATIVE AUX FRAIS DE DEPLACEMENT ET AUX FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE DES PERSONNELS

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1 Grenoble, le 1 er octobre 2015 Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités à Rectorat Division budgétaire et financière DBF 32 Ce.dbf3@acgrenoble.fr Affaire suivie par : Dominique BARTHELEMY Houda GUETTOUCHE Madame et Messieurs les présidents des universités de Grenoble et de la Savoie Monsieur l administrateur de la communauté université Grenoble-Alpes Monsieur le président de l institut national Polytechnique de Grenoble Mesdames et Messieurs les directeurs académiques des services de l éducation nationale Mesdames et Messieurs les doyens des IA-IPR et des IEN-ET et EG Mesdames et messieurs les chefs d établissement du second degré Mesdames et messieurs les directeurs des centres d information et d orientation Mesdames et messieurs les chefs de division et de service du rectorat Télécopie , place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1 CIRCULAIRE RELATIVE AUX FRAIS DE DEPLACEMENT ET AUX FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE DES PERSONNELS REFERENCES - Décret du 28 mai 1990 relatif aux frais de déplacement - Arrêté du 26 novembre Décret du 3 juillet 2006, pour l indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l Education - Arrêté ministériel du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de misions prévues à l article 3 du décret n du 3 juillet Arrêté du 20 décembre 2013 pris pour l application du décret n du 3 juillet 2006 et portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l éducation nationale, de l enseignement supérieur et de la recherche - décret n du 28/05/1990, Titre III, articles 17 à 26 PIECE JOINTE - Annexe 1 : tableau récapitulatif des différentes procédures de remboursement des frais de déplacements

2 La présente circulaire de rentrée est relative aux déplacements et aux changements de résidence des personnels sur le territoire métropolitain dont le défraiement est à la charge des services déconcentrés de l Education Nationale ou de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. 2/7 Je vous remercie de bien vouloir la diffuser le plus largement possible auprès des personnels placés sous votre responsabilité. Cette circulaire est consultable sur le site de l académie de Grenoble et sur l intranet : (rubrique : espace des personnels remboursement des frais de déplacement, frais de changement de résidence CHORUS DT). AVERTISSEMENT Depuis le 1 er janvier 2015 et en raison du changement de logiciel (CHORUS DT), les agents doivent saisir et valider en ligne tout document (ordre de mission, commande de billet ), en respectant l année civile. Pour la prise en main du logiciel, un tutoriel est disponible sur le site du rectorat. Des guides et des supports d aide sont à la disposition des missionnés, des valideurs et des gestionnaires, ainsi qu aux agents en service partagé et à ceux qui changent de résidence. Enfin, une liste des valideurs et les enveloppes budgétaires sont aussi en ligne. Si vous rencontrez des problèmes : - de connexion au logiciel CHORUS DT, contacter le Guichet Unique au de saisie des frais : contacter les gestionnaires : ce.dbf3@ac-grenoble.fr I FRAIS DE DEPLACEMENT I-1 REGLES GENERALES La convocation est le fait générateur de la dépense. Le service à l origine de la convocation est généralement celui qui sera chargé du remboursement. Ce service doit transmettre au retour de la mission la liste d émargement ou l attestation de présence au service de la DSDEN ou du rectorat en charge du remboursement comme l indique le tableau en annexe 1. Il est indispensable de noter dans la convocation ou dans l ordre de mission l enveloppe budgétaire et le nom du valideur hiérarchique compétent (VH1).

3 I-2 DIFFERENTS TYPES DE DEPLACEMENT I-2-1 PERSONNELS ITINERANTS 3/7 (Corps d inspection et d orientation, chargés de mission académique, personnels bénéficiant d un OMP (ordre de mission permanent validé annuellement par le secrétaire général de l académie de Grenoble) Une liste des bénéficiaires d un ordre de mission permanent (OMP) est établie en début d année civile pour chaque corps ou personnel concernés et validée par le secrétaire général de l académie. Cette liste est actualisée au 1 er septembre de l année en cours. A la rentrée, les nouveaux arrivants et les agents qui ont changé de véhicules doivent impérativement fournir les photocopies de la carte grise et d une attestation d assurance couvrant les déplacements professionnels. Chaque mois, l agent itinérant saisit ses déplacements sur l application CHORUS DT et les envoie au valideur hiérarchique (VH1) (voir la liste sur le site internet du rectorat). Les repas pris dans un restaurant administratif sont remboursés à ½ taux, à l exception des COP qui bénéficient du tarif prévu dans le cadre de la convention signée entre l établissement et le rectorat. La mise en paiement, à l appui des pièces justificatives si nécessaires, est réalisée par Mme Françoise RIZZA (francoise.rizza@ac-grenoble.fr) pour les IEN, IA-IPR, COP et par Mme Pascale LATHOUD (pascale.lathoud@ac-grenoble.fr) pour les autres personnels bénéficiaires d un ordre de mission permanent. I-2-2 CONVOCATION MINISTERIELLE Participation des personnels à des réunions statutaires ou non statutaires (personnels du public et du privé) Avant toute commande de billet, le missionné doit s assurer d être en possession de la convocation. Pour la saisie dans Chorus DT, un guide spécifique d aide est disponible sur le site du rectorat de Grenoble. IMPORTANT La demande de billets de train doit être faite au moins 72h00 avant le départ. Si ce délai n est pas respecté, le surcoût prévisible du billet (par exemple l obligation d acheter un billet de 1 ère classe) sera à la charge du missionné. Par ailleurs, pour un départ prévu le lundi, la commande de billet doit impérativement être saisie avant le jeudi précédent.

4 Enfin, en cas d annulation du billet avant le départ et afin de permettre son remboursement, le missionné doit prévenir Mme LIMANDRI-ODDOS (tél , et par courriel (ce.dbf3@ac-grenoble.fr). Le missionné crée un ordre de mission «OM classique» dans Chorus DT et transmet par courriel la convocation scannée à : agnes.limandri-oddos@ac-grenoble.fr et copie à ce.dbf3@ac-grenoble.fr 4/7 Dans le même temps, il saisit la commande de billet qu il transmet pour validation au gestionnaire. Au retour, le missionné adressera par courrier les originaux des pièces justificatives, le nombre de repas et une copie de son ordre de mission au : Rectorat de Grenoble Division budgétaire et financière DBF32 A l attention de Mme LIMANDRI-ODDOS I-2-3 CONVOCATION ACADEMIQUE Participation des personnels à des réunions statutaires ou non statutaires (personnels du public et du privé) De retour de mission, le missionné crée un ordre de mission «OM régularisation classique» dans le logiciel CHORUS DT. Il le transmet ensuite pour validation au valideur hiérarchique (VH1) mentionné sur la convocation (voir liste sur le site internet du rectorat). Le valideur hiérarchique adresse à son tour par courriel l ordre de mission à : pascale.lathoud@ac-grenoble.fr avec une copie à ce.dbf3@ac-grenoble.fr Dans le même temps, le missionné adressera par courrier les originaux des pièces justificatives et une copie de son ordre de mission au : Rectorat de Grenoble Division budgétaire et financière DBF32 A l attention de Mme Pascale LATHOUD SERVICE PARTAGE (pour l année scolaire) REMPLACEMENT CONTINU INTERIM Le service partagé ne concerne que les personnels employés dans des établissements publics, à temps complet ou à temps partiel. Sont concernés : les personnels de direction, les personnels enseignants : titulaire, contractuel, maître auxiliaire, les personnels ATOSS de l Etat. en application du décret n du 03/07/2006, des circulaires n du 09/11/2006 et n du 03/08/2010, et de l arrêté du 20/12/2013,

5 Le personnel affecté, sur deux établissements scolaires au moins et pour la durée de l année scolaire, peut prétendre à la prise en charge des frais de transport qu il engage pour assurer son ou ses complément(s) de service. Il doit l effectuer dans des établissements scolaires situés dans des communes non limitrophes de la résidence administrative et hors des résidences administrative et familiale. 5/7 Les frais de transport sont remboursés sur la base forfaitaire du tarif SNCF 2 ème classe. L agent, contraint d utiliser son véhicule personnel pour l exercice de ses fonctions, en l absence de moyen de transport public, peut prétendre à des indemnités kilométriques, après validation de l autorité académique. L assurance de son véhicule doit couvrir les déplacements professionnels. Les références kilométriques sont celles du logiciel Mappy, avec le trajet le plus court. Les différentes indemnités de déplacement temporaire ne sont pas cumulables entre elles, ni avec d autres indemnités ayant le même objet. Les personnels en service partagé sont indemnisés de leur frais de repas lorsqu ils sont contraints de déjeuner dans leur établissement de complément pendant les tranches horaires comprises entre 11h00 et 14h00, si leur emploi du temps le justifie, et sous réserve d un service effectif, sur la journée, matérialisé dans l emploi du temps des élèves. SAISIE DE L ORDRE DE MISSION A chaque fin de mois, l agent crée un ordre de mission de «régularisation classique» dans le logiciel CHORUS DT et le transmet par l application à son valideur hiérarchique VH1 (chef d établissement du rattachement administratif). Celui-ci, après contrôle et validation, l envoie au service gestionnaire du rectorat : Brigitte ROMARU pour les établissements des départements de l Ardèche, la Drôme et l Isère (brigitte.romaru@ac-grenoble.fr), Christian DI TOMMASO pour les établissements des départements la Savoie et de la Haute-Savoie. (christian.di-tommaso@ac-grenoble.fr), Ainsi qu une copie au (ce.dbf3@ac-grenoble.fr) ATTENTION : ne pas saisir dans le logiciel CHORUS DT un déplacement lié à un concours, un examen ou un stage, et ne pas saisir deux années civiles sur un même ordre de mission. PIECES JUSTIFICATIVES Lors du premier remboursement, le demandeur envoie au rectorat de Grenoble, DBF32 à l attention de Mme ROMARU ou M. DI TOMMASO les documents suivants : - 1 photocopie de l arrêté rectoral d affectation dans les établissements scolaires, - 1 exemplaire de l emploi du temps concernant les compléments de service, - 1 photocopie d une pièce officielle justifiant du domicile

6 - l ordre de mission imprimé avec les pièces justificatives agrafées Pour le personnel qui bénéficie du remboursement de ses déplacements aux frais réels, une photocopie de la carte grise du véhicule et une attestation d assurance avec déplacement professionnel couvert. 6/7 Le détail des procédures et des saisies est précisé sur l intranet (rubrique : espace des personnels remboursement des frais de déplacement, frais de changement de résidence CHORUS DT service partagé fiche de procédure de saisie) pour l agent et pour le valideur. Pour le personnel en intérim, l agent saisit tout d abord, dans la fiche profil, l immatriculation et la puissance fiscale de son véhicule personnel. Puis lors de la création de l ordre de mission «régularisation classique», il choisit le barème «IK Standard» pour la saisie des indemnités kilométriques, en «personnel itinérant». Par ailleurs, l indemnité de sujétion spéciale de remplacement (ISSR) est gérée par la division des personnels enseignants (DIPER E). Il appartient à l agent de transmettre directement au bureau concerné, l état de demande de paiement de ces indemnités. Pour tout renseignement complémentaire concernant un problème de paiement, les gestionnaires, Brigitte ROMARU et Christian DI TOMMASO, sont joignables par courriel ou par téléphone, le matin uniquement de 9 à 12 heures. II FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE (en métropole) en application du décret n du 28/05/1990, titre III, articles 17 à 26. L affectation prononcée, à titre définitif, dans une commune différente de celle dans laquelle l agent était antérieurement affecté constitue un changement de résidence. Le dossier demandé est téléchargeable sur le site de l académie de Grenoble ou l intranet : (espace des personnels - remboursement des frais de déplacement, frais de changement de résidence en métropole) supérieur : II-1 Pour les personnels du premier degré et de l enseignement Le dossier complet, en deux exemplaires, accompagné d un RIB avec nom, prénom et mention de l adresse personnelle, est à retourner, avant le 15 octobre 2015, à LA DSDEN OU L UNIVERSITE D ACCUEIL, qui le transmettra, après validation, à la DBF 32 pour mise en paiement. II-2 Pour le second degré : Le dossier complet, en deux exemplaires, accompagné d un RIB avec nom, prénom et mention de l adresse personnelle, et visé par le supérieur hiérarchique, doit être retourné au service DBF 32 avant le 15 octobre 2015 au plus tard.

7 de service : II-3 Pour un départ à la retraite d un personnel logé par nécessité 7/7 L agent doit demander un dossier de couleur rose «état de demande de remboursement de frais de déménagement à l intérieur de la résidence», à la DBF 32. En cas de besoin et en précisant le nombre de personnes concernées, l établissement peut s adresser à : Christian DI TOMMASO (christian.di-tommaso@ac-grenoble.fr), pour les dossiers de A à G, Mme Agnès LIMANDRI-ODDOS (agnes.limandri-oddos@ac-grenoble.f) pour les dossiers de H à Z, Avec une copie à ce.dbf3@ac-grenoble.fr. Pour obtenir des renseignements relatifs aux ouvertures de droit à une indemnité de frais de changement de résidence, il faut s adresser à : - pour le 1 er degré DSDEN d accueil - pour le second degré Division du personnel enseignant ou administratif du rectorat de Grenoble - personnel des universités Université d accueil Un guide est téléchargeable sur le site du Rectorat et précise les modalités de remboursement des frais de changement de résidence sur le territoire métropolitain. Toutefois, pour tout renseignement complémentaire sur la constitution du dossier, l agent peut s adresser par courriel ou par téléphone (le matin de 9 à 12 heures) à Christian DI TOMMASO (christian.di-tommaso@acgrenoble.fr, tél ) ou à Agnès LIMANDRI-ODDOS (agnes.limandrioddos@ac-grenoble.fr, tél N.B. : en ce qui concerne les changements de résidence pour les départements d outremer, une circulaire sera actualisée au début de l année La présente circulaire et son annexe, les guides et les différents documents feront l objet d une publication sur le site du Rectorat dans l onglet «personnel», rubrique «frais de déplacements». Pour le recteur et par délégation, Le secrétaire général de l académie Dominique MARTINY