NANCY TOURISME & EVENEMENTS

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1 NANCY TOURISME & EVENEMENTS BUREAU DE L EVENEMENTIEL Mai 2014/May 2014

2 La destination / The destination Grand Nancy En train Le Grand Nancy est connecté aux grandes métropoles avec des liaisons directes en gare TGV Lorraine Paris - Nancy : 1h30 en TGV Paris CDG - Nancy :1h20 Nantes - Nancy : 4h00 By train Grand Nancy is connected to the main European cities thanks direct TGV links. Strasbourg - Nancy : 1h15 Bordeaux - Nancy : 5h20 Luxembourg - Nancy : 1h30 En avion Aéroport régional Metz-Nancy Lorraine à 30 mn au nord de Nancy (A31). Navettes pour Nancy. By air Metz-Nancy Lorraine regional airport, 45 km north of Nancy (A31). Shuttles to Nancy. En voiture Axe est ouest, en provenance de Paris ou Strasbourg : accès autoroutier, par l A4. Axe nord sud, en provenance de Bruxelles, Luxembourg ou Lyon : accès autoroutier par l A31. By car East-west, from Paris or Strasbourg: motorway access via the A4. North-south, from Brussels, Luxembourg or Lyon: motorway access via the A31. Nancy, ville d art et de culture / Nancy, city of art and culture Capitale des Ducs de Lorraine, Nancy possède un riche patrimoine et, en particulier, du XVIIIème siècle classé au Patrimoine Mondial de l UNESCO dont la Place Stanislas, classée au top ten des plus belles places au monde. Berceau de l Art nouveau ici baptisé Ecole de Nancy, vous y croiserez les œuvres les plus remarquables de Gallé, Daum, Majorelle, Prouvé ou Vallin, Spectacles vivants, terrasses et bars, tables réputées et restaus décalés, la ville offre tout ce bouillonnement créatif et joyeux qui accompagne un pôle universitaire de premier plan et ses étudiants! The capital of the Dukes of Lorraine, Nancy has a rich heritage. Its eighteenth-century heart is a UNESCO World Heritage site and includes the Place Stanislas, one of the most beautiful squares in the world. One of the birthplaces of Art Nouveau, in the form of the Ecole de Nancy, the city boasts outstanding works by Gallé, Daum, Majorelle, Prouvé and Vallin. Live performance, terraces and bars, renowned restaurants and more unusual eateries the city offers all the joyous creative energy associated with a leading university centre and its 47,000 students!

3 Hébergement/Accommodation Avec 2705 chambres d hôtels et 1120 chambres en résidences de tourisme, le Grand Nancy met à votre disposition 46 établissements pour votre hébergement. Du 4* à la résidence, en passant par les chambres d hôtes de charme, plus de 1000 chambres sont proposées au centre-ville, à proximité immédiate du centre de congrès et de la gare. With 2,705 hotel rooms and 1,120 rooms in apartment hotels, Grand Nancy includes 46 accommodation providers. From 4-star hotels to apartments, including boutique hotel rooms, over 1,000 rooms are available in the city centre close to the conference centre and the station. Les structures d accueil Une variété d équipements sur le Grand Nancy Les grands équipements : Centre de Congrès Prouvé : unique structure pouvant accueillir jusqu à personnes (ouverture septembre 2014) Stade Marcel Picot Zénith... Les autres structures d accueil Châteaux (Domaine de l Asnée, Château de Saulxures ) Mais aussi salons, salles, lieux prestigieux (Grands Salons de l Hôtel de ville, Péristyle du Musée des Beaux-Arts...) dont 35% ont une capacité de plus de 500 places Reception facilities A variety of facilities in Grand Nancy Major facilities: Conference Centre Prouvé, unique structure which can welcome up to people (opening in September, 2014) Stadium Marcel Picot Zénith Other reception facilities Castles (Domain of Asnée, Castle of Saulxures...) Plus salons, rooms, prestigious locations (the state-rooms of the City Hall, the colonnade of the Musée des Beaux-Arts etc...), 35 % of which have more than 500 places Nos engagements L équipe commerciale, spécialiste de la destination, vous conseille et vous accompagne dans toutes les étapes de l organisation de vos événements professionnels ou grand public et vous assure un service sur mesure : Domaine de l Asnée Etude du dossier selon votre cahier des charges et proposition de solutions adaptées Suivi personnalisé de votre dossier tout au long de votre événement Diversité et qualité des prestations Réservation de vos hébergements Gestion financière de l événement Organisation de programmes «découverte» exclusifs pour agrémenter les séjours d affaires : visites insolites, culturelles ou de musées Our commitments The sales team specialising in the destination advise and support you through all the stages of organising your professional or public events and provide a tailored service: Centre Prouvé Examining the specifications of your event and suggesting appropriate solutions Personalised follow-up for your project throughout your event Various high-quality services Booking accommodation Financial management of the event Organising exclusive discovery programmes to enhance business stays: unusual, cultural or museum visits Zénith Stade Marcel Picot Musée des Beaux-Arts

4 Nos «Plus» Our advantages Réservations hôtelières avec un service immédiat et sans frais Nous mettons à votre disposition une interface de réservations sécurisée entièrement dédiée à votre événement Des bulletins de réservations papier peuvent également être proposés Gestion des inscriptions selon votre budget Gestion minimale (formulaire en ligne, enregistrement et listing des participants) Gestion financière complète de votre événement Gestion financière des partenariats Création de vos badges Création d un site internet dédié à votre événement version "classique" ou "responsive design" Insertion d'une page dédiée à votre événement sur notre site internet Campagnes ing Gestion des abstracts Cadeaux d affaire/kit d accueil Donnez à votre événement l accueil qu il mérite! Valorisez l image de votre évènement et de votre structure, offrez à vos congressistes un cadeau représentatif du territoire: produits I Love Nancy, objets d artisanat d art, spécialités gourmandes Hotel bookings with immediate and free service We can provide a secure booking interface completely dedicated to your event Paper booking forms are also available Registration management to suit your budget Basic management (online form, delegate registration and listing) Full financial management of your event Financial management of partnerships Creating badges Creating a standard or responsive design website dedicated to your event Adding a page dedicated to your event to our site ing campaigns Abstracts managing Corporate gifts/welcome kits Give your event the welcome it deserves! Boost the image of your event and your organisation by offering your conference delegates a gift representing the local area: I Love Nancy products, crafts, gourmet treats Nancy Tourisme & Evénements - Bureau de l Evénementiel - Place Stanislas BP Nancy - Tél : Fax: Mail : bureau-evenementiel@nancy-tourisme.fr -

5 NOS PRESTATIONS ET TARIFS GESTION COMPLETE DES INSCRIPTIONS - PRESTATIONS INCLUSES DANS NOTRE OFFRE DE SERVICES MANAGING COMPLETE REGISTRATIONS - SERVICES INCLUDED IN OUR OFFER Jusqu'à 150 pers : 17 HT/pers - De 151 à 250 pers : 19 HT/pers - Au-delà de 250 pers : 21 HT/pers Until 150 pers: 17 HT/pers - From 151 to 250 pers: 19 HT/pers - Over 250 pers: 21 HT/pers Sur l'événement confirmé, établissement d'un budget prévisionnel - For confirmed events, establishing a provisional budget Création du bulletin d'inscription papier - Creating a paper registration form Création du bulletin d'inscription en ligne (nombre de profils d'inscription limité à 4 profils, au-delà, sur devis) - Creating an online registration form (number of registration profiles limited to four, contact us for more) Gestion financière des comptes (règlement des factures, mise à jour des comptes bancaires) - Financial accounting management (invoice payments, updating bank accounts) Envoi des états financiers 1x/semaine - Sending financial reports once a week Encaissement des droits d'inscriptions, bilan financier régulier - Processing registration fees, regular financial reviews Mise à disposition d'une personne du Bureau de l'evénementiel sur site pour encaissements des inscriptions et des règlements tardifs - Providing a staff member from the Events Office on site to process registrations and late payments Mise à jour du site internet relatif aux inscriptions - Updating the registration website Gestion du remboursement des frais de déplacement sur demande expresse - Managing refunding travel expenses on request Documentation "accueil congrès" des participants (lettre d'accueil à l'effigie du congrès, attestation de présence, enveloppe d'accueil, vouchers) - Conference welcome documentation for delegates (welcome letter with conference branding, attendance certificate, welcome envelope, vouchers) Reporting financier final - Final financial reporting Création et fourniture de badges - Creating and supplying badges Envoi des confirmations individuelles et des factures aux congressistes - Sending individual confirmations and invoices to conference delegates Envoi des factures aux organismes en fin de congrès - Sending invoices to organisations at the end of the conference Gestion des bons de commandes pour les prises en charge des inscriptions - Managing order forms for processing registrations Relance des règlements participants et organismes - Following up payments from delegates and organisations GESTION MINIMALE DES INSCRIPTIONS - BASIC REGISTRATION MANA- GEMENT - 83 HT+ 1 HT/DOSSIER Création d'un formulaire d'inscription en ligne - Creating an online registration form Enregistrement des participants - Registering delegates Transmission de la liste des participants à l'organisateur - Sending the delegate list to the organiser HEBERGEMENT/RESTAURATION - SERVICE GRATUIT ET PERSONNALISE ACCOMMODATION/CATERING - FREE AND PERSONALISED SERVICE Pratique, immédiat et sans frais - Convenient, immediate and free Disponibilités en temps réel sur toute catégorie d hébergement (de l hôtel non classé au **** en passant par la résidence de tourisme) - Real-time availability for all accommodation categories (from unlisted hotels to four-star hotels via apartment hotels) Suivi personnalisé des dossiers par un interlocuteur dédié - Personalised follow-up by a dedicated contact person Définition des besoins hôteliers - Defining hotel requirements Sélection des hôtels - Selecting hotels Pré-réservation des chambres - Pre-booking rooms Définition et conception de bulletins de réservations hôtelières - Defining and designing hotel booking forms Réservation en ligne - Online bookings Réception et traitement informatique des demandes d'hébergement - Receiving and processing requests electronically Edition des rooming lists par hôtel et envoi aux organisateurs - Producing rooming lists for each hotel and sending them to the organisers Sélection de restaurants et de traiteurs selon votre cahier des charges - Selecting restaurants and caterers to suit your specifications NOS OPTIONS OUR OPTIONS Création d'un site internet version "classique" ou "responsive design" avec prestations de base - Creating a standard or responsive design website with basic services - Tarif/Price : 2880 TTC Insertion d'une page dédiée à votre événement sur notre site internet Adding a page dedicated to your event to our site -Tarif/Price : 100 TTC Gestion financière des partenariats - Financial management of partnerships Cadeaux d'accueil personnalisés - Welcome gifts and personalised corporate gifts Vente de produits locaux et d'artisanat d'art - Selling local products and crafts Visites guidées sur mesure - Tailored guided tours Gestion des abstracts - Managing abstracts Mailing (envoi des invitations, pré-programme...) - Mailings (sending out invitations, provisional programmes etc.) Achat et préparation des mallettes pour les organisateurs - Buying and preparing conference briefcases for the organisers Service de transports - Transport service Décoration/Fleuriste - Decoration/flowers Agents de sécurité et/ou hôtesses d'accueil - Security staff and/or hostesses Animations (teambuilding, incentive, tables rondes...) - Events (teambuilding, incentives, round -tables debates etc.) Interprétariat - Interpreting Organisation de soirées dans des lieux prestigieux - Organising evening events in prestigious locations Prestations techniques - Technical services

6 Nous contacter/ Contact N hésitez pas à nous appeler pour obtenir des informations supplémentaires sur nos services et produits Don't hesitate to call us for any further information about our services and products Nancy Tourisme & Evénements Bureau de l Evénementiel Place Stanislas BP Nancy FRANCE Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) Mail : bureau-evenementiel@nancy-tourisme.fr Copyright Centre Prouvé - Régine Datin - Ville de Nancy Mai 2014/May 2014