Digital Workplace et Gestion des connaissances Concepts et mise en oeuvre

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1 Avant-propos 1. Objectif du livre Illustrations des exemples de ce livre Office 365 comme plateforme technologique pour une digital workplace SharePoint et Yammer à l honneur Public visé Structure du livre Quelques précisions sur le vocabulaire employé Gestion des connaissances et knowledge management Connaissance et savoir 21 Introduction à la gestion des connaissances 1. Gérer les connaissances, un enjeu majeur pour les entreprises La connaissance comme ressource stratégique des entreprises De la difficile mobilisation des connaissances Naissance d une nouvelle discipline De la connaissance à la gestion des connaissances La connaissance dans les entreprises : une vue du terrain Approche théorique de la connaissance Donnée Information Connaissance De la théorie à la mise en pratique Supports de la connaissance Usages de la connaissance 36 1/15

2 2.3.3 Exemple Peut-on vraiment gérer les connaissances? La gestion des connaissances dans les entreprises Perspective historique Capitalisation Vue d ensemble Approches de capitalisation Collaboration Vue d ensemble Communauté de pratique Approches globales de la gestion des connaissances Vue d ensemble Principes de mise en œuvre Approches idéales pour la gestion des connaissances? La digital workplace : de l intranet 2.0 à la gestion des connaissances Digital workplace : la genèse Différents points de vue mais un point commun avec la gestion des connaissances 57 Gestion des connaissances et digital 1. La transformation digitale Un véritable sujet de préoccupation pour les entreprises Aperçu de la transformation digitale Des nouvelles technologies Des nouveaux modes de fonctionnement Des nouveaux modèles économiques Impacts sur les organisations Les trois comportements face à la transformation digitale Les conditions de réussite de la transformation digitale des organisations Impacts sur la gestion des connaissances Importance de la gestion des connaissances Vers de nouveaux dispositifs pour gérer les connaissances 72 2/15

3 1.4.3 De la nécessaire évolution des approches de gestion des connaissances Nouvelle approche de la gestion des connaissances Principes Cadre de référence Garantie d exploitabilité des connaissances Panorama Accessibilité des connaissances Qualité des connaissances Sécurité des connaissances Comment garantir de manière effective l exploitabilité des connaissances? L environnement de gestion des connaissances Digital workplace Dispositif de gouvernance Dispositif d accompagnement des parties prenantes 96 Déployer une digital workplace 1. Démarche de déploiement Vue d ensemble Philosophie de l approche digitale de la gestion des connaissances Proposition de démarche Définir une cible Élaborer une vision Définir la digital workplace Lever les obstacles Mettre en œuvre Mettre en place la plateforme Déployer les services de gestion des connaissances Accompagner les usages Ancrer l environnement dans l organisation Piloter l environnement Assurer l intégration de l environnement Passer à l après-projet 108 3/15

4 2. Élaboration d une vision Principes Exemple Déclinaison de la vision en digital workplace Identification des principaux composants Principes Exemple Choix d une plateforme technologique Principes Exemple : Office Lever les obstacles potentiels Analyse des impacts Identification des comportements Construction d une démarche agile Principes Exemple : la méthode Scrum Scrum en quelques mots Utilisation de Scrum pour le déploiement d un environnement de gestion des connaissances Comment lire et tirer parti des chapitres suivants? 132 La collaboration 1. Qu est-ce que la collaboration? Présentation du domaine fonctionnel Définition Quelques mots sur la notion de communauté 138 4/15

5 1.1.3 Contribution à la gestion des connaissances La collaboration et les autres domaines fonctionnels de la gestion des connaissances Collaboration et gestion des contenus Collaboration et social Collaboration et analyse des contenus Communication Vue d ensemble Voix sur IP Communication vidéo Messagerie Messagerie électronique Messagerie instantanée Messagerie sociale Discussion de groupe Discussion de groupe linéaire Discussion de groupe hiérarchique Diffusion de contenus en flux continu Coordination Vue d ensemble Gestion des tâches Identification des actions Description des actions Affectation des actions Détermination des délais de réalisation Planification Ordonnancement des tâches Planification dans le temps Automatisation Modélisation du workflow Automatisation Notifications et alertes Pour conclure sur la coordination 160 5/15

6 4. Coopération Vue d ensemble Espace partagé de travail Co-édition de contenus Co-édition séquentielle Co-édition simultanée Suivi des modifications Principes Liens avec la gestion des versions 165 Déployer la collaboration 1. Les principaux services de gestion des connaissances reposant sur la collaboration Service d espaces de travail collaboratif Présentation Composants d un espace de travail collaboratif Service d innovation collaborative L innovation collaborative Présentation du service Mise en œuvre d un service d espace de travail collaboratif Démarche de mise en œuvre Définir la cible Organiser le déploiement Définir des modèles d espaces Lancer les premiers espaces de travail collaboratif Déployer de manière plus large Dispositif de gouvernance Instance de gouvernance des espaces de travail collaboratif Rôles et responsabilités Principes et règles de fonctionnement Indicateurs de pilotage Dispositif d accompagnement 184 6/15

7 2.3.1 Vue d ensemble Accompagnement des membres Accompagnement des animateurs de communauté Exemple de mise en œuvre avec SharePoint Présentation de SharePoint pour la collaboration Modèle de site d équipe Travailler avec un site de projet Points clés pour la mise en œuvre de SharePoint comme service de collaboration 189 Le social 1. Qu est-ce que le social? Présentation du domaine fonctionnel Définition Contribution à la gestion des connaissances Le social et les autres domaines fonctionnels de la gestion des connaissances Social et gestion des contenus Social et collaboration Social et analyse des contenus Gestion des profils Vue d ensemble Structure des profils Carte de visite Publications et activités de l utilisateur Réseau de l utilisateur Remplissage et mise à jour des profils Carte de visite Publications et activités de l utilisateur Réseau de l utilisateur Vers des profils riches? Mise en relation 206 7/15

8 3.1 Vue d ensemble Prise de contact Connexion Gestion des liens Création de groupes Visualisation du réseau social Modification des liens Interactions sociales Vue d ensemble Types d interactions sociales Flux d activités 214 Déployer le social 1. Les principaux services de gestion des connaissances reposant sur le social Réseau social d entreprise (RSE) Présentation Positionnement d un service de RSE par rapport à un service d espace de travail collaboratif Spécificités d un RSE Service de localisation d expertise Présentation Processus de localisation d expertise La recherche d experts n est pas la localisation d expertise Mise en œuvre d un service de RSE Démarche de mise en œuvre Vue d ensemble Définir la cible Organiser le déploiement Déployer les profils Lancer les premières communautés 233 8/15

9 2.1.6 Déployer le RSE de manière plus large Dispositif de gouvernance Instance de gouvernance d un RSE Rôles et responsabilités Principes et règles de fonctionnement Indicateurs de pilotage Dispositif d accompagnement d un RSE Vue d ensemble Accompagnement des membres du RSE Accompagnement des managers intermédiaires Exemple de mise en œuvre avec Yammer Aperçu rapide de Yammer Points clés pour la mise en œuvre de Yammer comme service de RSE Vue d ensemble Intégration de Yammer dans les sites SharePoint 243 La gestion des contenus 1. Qu est-ce que la gestion des contenus? Présentation du domaine fonctionnel Définition Contribution à la gestion des connaissances La gestion des contenus et les autres domaines fonctionnels de la gestion des connaissances Gestion des contenus et collaboration Gestion des contenus et social Gestion des contenus et analyse des contenus Organisation des contenus Vue d ensemble Gestion des espaces de contenus Types de structuration 258 9/15

10 2.2.2 Taille de la structure Gestion des métadonnées Rôle des métadonnées Types de métadonnées De la difficulté de maintenir un ensemble de métadonnées cohérent et homogène Navigation Folksonomie Taxonomie Facettes Gestion du cycle de vie des contenus Vue d ensemble Gestion des statuts Lister les différents statuts à gérer Gérer les conditions d entrée et de sortie du statut Appliquer les règles de gestion Automatisation du cycle de vie des contenus Quelques mots sur l utilisation du cycle de vie des contenus Exploitabilité des contenus et cycle de vie Application dans le cadre de la digital workplace Recherche de contenus Vue d ensemble Acquisition et indexation de l information Acquisition Indexation Traitement des requêtes Présentation des résultats Résumé Prévisualisation Quelques mots sur le processus de recherche Mise à disposition des contenus /15

11 5.1 Vue d ensemble Mise en contexte Diffusion adaptative Point de vue de la demande Point de vue du contenu Point de vue du timing Adaptation aux besoins et contraintes 285 Déployer la gestion des contenus 1. Les principaux services de gestion des connaissances reposant sur la gestion des contenus Service de gestion des contenus intelligents Service de partage de documents Service de recherche d information Mise en œuvre d un service de gestion des contenus intelligents Démarche de mise en œuvre Définir la cible Organiser le déploiement Réaliser un audit des contenus Concevoir l architecture des contenus Mettre à disposition le service Dispositif de gouvernance Instance de gouvernance d un service de gestion des contenus intelligents Rôles et responsabilités Principes et règles de fonctionnement Indicateurs de pilotage Dispositif d accompagnement Exemple de mise en œuvre avec SharePoint Online et Introduction à SharePoint pour la gestion des contenus Comprendre les aspects d architecture de SharePoint /15

12 3.2.1 Architecture globale Architecture des contenus Points clés pour la mise en œuvre de SharePoint comme service de gestion des contenus intelligents Incidence de SharePoint sur la démarche de déploiement Approche pour concevoir et implémenter techniquement l architecture des contenus avec SharePoint 317 L'analyse de contenus 1. Qu est-ce que l analyse de contenus? Présentation du domaine fonctionnel Définition Contribution à la gestion des connaissances L analyse des contenus et les autres domaines fonctionnels de la gestion des connaissances Analyse des contenus et gestion des contenus Analyse des contenus et collaboration Analyse des contenus et social Agrégation de contenus Vue d ensemble Collecte de contenus Crawlers Connecteurs Stockage Prétraitement Transformation Enrichissement Extraction de connaissances /15

13 3.1 Vue d ensemble Principes de fonctionnement Classification automatique Vue d ensemble Classification supervisée Classification non supervisée Principe de fonctionnement Traitements linguistiques Lexicométrie Traitement des données Analyse de réseaux Vue d ensemble Les grandes fonctions de l ARS Détection de communautés Identification des positions stratégiques au sein du réseau social Représentation visuelle de l information Vue d ensemble Construction d une représentation visuelle d information Choix de la structure visuelle Mise en scène des informations Ajout d interactivité 363 Tirer parti de l'analyse de contenus 1. Comment utiliser l analyse de contenus? Enrichissement sémantique des contenus Vue d ensemble Création de métadonnées en amont Création de métadonnées au cours du processus de recherche /15

14 3. Classification automatique des résultats Vue d ensemble Classification supervisée des résultats Classification non supervisée des résultats Deux approches sont complémentaires Visualisation des résultats d une recherche Apport de la visualisation de l information à la recherche d information Représentation de clusters Représentation de catégories Profiling Présentation Éléments d un profil utilisateur pour la recherche d information Utilisation du profiling pour la recherche d information L extension de requête Le filtrage des résultats Le réordonnancement des résultats de la requête Recherche sociale Présentation Filtrage social Filtrage social sur les individus Filtrage social sur les contenus La recherche d information dans SharePoint Vue d ensemble Crawl Traitement des contenus Analyse Indexation Traitement des requêtes L analyse de contenus au service de la recherche dans SharePoint /15

15 7.2.1 Recherche dans SharePoint 2013 et analyse de contenus L affinage des recherches Mise en perspective Organisation des contenus Bonnes pratiques de recherche 391 Synthèse et mise en perspective 1. L approche digitale de la gestion des connaissances De la vision «gestion des connaissances» à la définition d une digital workplace Déploiement de la digital workplace Des technologies à la dynamique humaine 397 Index /15