AIDE-MEMOIRE. Forprev. Processus de renouvellement d une habilitation. Version 1. Page 1 sur 24

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1 2014 AIDE-MEMOIRE Forprev Processus de renouvellement d une habilitation Version 1 Page 1 sur 24

2 Sommaire SOMMAIRE... 2 ETAPES DU RENOUVELLEMENT D UNE HABILITATION DESIGNER UN FORMATEUR «REFERENT» PAR HABILITATION... 3 Vérifier qu un formateur est déclaré «référent» pour chaque habilitation... 3 Enregistrer un formateur «référent» COMPLETER LE TRONC COMMUN ET LES HABILITATIONS... 6 Compléter le tronc commun... 6 Compléter les habilitations CREER LA DEMANDE DE RENOUVELLEMENT Accéder à l habilitation à renouveler Compléter l habilitation Effectuer la demande de renouvellement Rattacher une ou des entités associées MODIFIER D AUTRES ELEMENTS SOUMIS A VALIDATION DE LA CNH Modifier le tronc commun Modifier/créer une habilitation ENVOYER LA DEMANDE Vérifier la demande avant envoi Envoyer la demande POUR VOUS AIDER SUR FORPREV Page 2 sur 24

3 Etapes du renouvellement d une habilitation 1. Désigner un formateur «référent» par habilitation 2. Compléter le tronc commun et les habilitations 3. Effectuer la demande de renouvellement 4. Effectuer d autres demandes de modifications (tronc commun ou habilitations) 5. Envoyer la demande de renouvellement/modification 1. Désigner un formateur «référent» par habilitation La demande de renouvellement d habilitation doit être validée par la CNH, pour envoyer cette demande, il faut, dans un premier temps, désigner un formateur dit «référent» par habilitation. Vérifier qu un formateur est déclaré «référent» pour chaque habilitation Référentiels > Formateurs > Formateurs référencés Dans un premier temps, il est nécessaire de référencer au moins un formateur par habilitation (si ce n est pas le cas cf. AIDE-MEMOIRE Forprev - De l habilitation à la gestion de sessions) puis d accéder à la Liste récapitulative des formateurs référencés pour vérifier qu un formateur est bien désigné «référent» pour chaque habilitation. Page 3 sur 24

4 Liste des habilitations de cet organisme Liste des formateurs référencés par cet organisme Dans cet exemple, les deux habilitations de cet organisme de formation disposent d un formateur référent identifiable par la coche dans la colonne «Référent». Si un formateur «référent» est enregistré pour chacune de vos habilitations, accéder directement à la partie 2. Compléter le tronc commun et les habilitations, p. 3, sinon désigner un formateur «référent» comme décrit dans le paragraphe suivant. Enregistrer un formateur «référent» Référentiels > Formateurs > Rattacher/Détacher formateurs Si toutes vos habilitations ne disposent pas d un formateur «référent», accéder à l écran Liste des formateurs rattachés à une habilitation. Sélectionner, dans le champ «Habilitations», l habilitation pour laquelle il faut désigner un formateur «référent». Page 4 sur 24

5 Si un nombre important de formateurs est référencé, sélectionner dans la liste «Formateur», le formateur voulu. Cliquer ensuite sur. Les formateurs rattachés à cette habilitation s affichent. Cocher la case «Référent» pour le formateur souhaité puis cliquer sur. Répéter les actions de ce paragraphe pour toutes les habilitations qui ne disposent pas d un formateur «référent». Pour vérifier que vos enregistrements ont bien été pris en compte accéder à la page Liste récapitulative des formateurs référencés comme expliqué dans le paragraphe précédent. Page 5 sur 24

6 2. Compléter le tronc commun et les habilitations Si les données de votre organisme de formation ont été reprises dans Forprev en octobre, il vous faut renseigner un certain nombre de champs avant de réaliser une demande de rattachement d une entité associée à une habilitation, en suivant la procédure ci-dessous. Si votre organisme de formation n a pas été concerné par la reprise de données du mois d octobre, vérifiez les données saisies en suivant la procédure ci-dessous. Compléter le tronc commun Le tronc commun regroupe l ensemble des informations sur l entité habilitée. Accéder au détail du tronc commun Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l onglet. La page Détails du tronc commun s affiche. La «Version» est à «Figée». Tous les champs suivis d un astérisque doivent être renseignés avant l enregistrement de cette page. Il sera possible par la suite de compléter ou modifier ces champs. Page 6 sur 24

7 Information de l entité Demande OF/Entreprise Champ non modifiable. L'OF (organisme de formation) forme des stagiaires extérieurs à sa structure et dispose d'un numéro de déclaration d'existence. L'entreprise forme ses propres salariés. Régime général Champ non modifiable. Raison sociale Champ non modifiable. Pour modifier ce champ, contacter le support Forprev, en cliquant en haut de page sur. Nom commercial Champ modifiable et non obligatoire. Pour les organismes de formation, nom qui sera publié sur le site Forprev à destination du public. Structure nationale Champ modifiable sous réserve de validation par la CNH. Le changement de ce champ de «Non» vers «Oui» est soumis à la validation de la CNH. La modification de ce champ sera possible avant l envoi de la demande de modification. Responsable de l organisme / l entreprise Renseigner les champs «Civilité», «Nom», «Prénom» et «Fonction» pour le responsable de l entreprise. Page 7 sur 24

8 Correspondant habilitation entité Les informations sur le correspondant habilitation entité sont modifiables directement depuis le détail de l utilisateur en passant par le menu : Administrateur > Utilisateurs DEM. Entité Renseigner les champs relatifs à l entité. Statut juridique Sélectionner dans la liste déroulante le «Statut juridique» correspondant. Page 8 sur 24

9 Date de création Saisir la date de création de l organisme de formation. Code NAF Champ obligatoire, modifiable uniquement s il est vide. Saisir le code NAF en renseignant les premiers chiffres, puis sélectionner le code adéquat dans la liste déroulante. N de déclaration d existence Saisir les 11 caractères sans espace. Certificats entités Certifications détenues par l entité demandeuse (qualité, CACES, qualification professionnelle ). Exemple : ISO 9001 Domaines interventions Ensemble des activités de l entité demandeuse. Expérience prévention Expérience dans le champ de la prévention des risques professionnels. Page 9 sur 24

10 Partenariats Partenariats conclus dans le cadre des activités de formation (autres OF, entreprises ou commune mettant à disposition du matériel ou des locaux, ) ou dans le cadre de la prévention des risques professionnels (caisse de rattachement, services de santé, tout acteur de la prévention des risques pros en France, ) Effectif de l entité Effectif formateurs de l entité Site web Champ facultatif. Information qui apparaitra sur le site Forprev à destination du public. Nombre d échelon Champ obligatoire, modifiable sous réserve de validation par la CNH. Ce champ sera modifiable avant l envoi de la demande pour instruction. Enregistrer les modifications Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés, il est possible d enregistrer les informations modifiées. Cliquer sur pour finaliser les modifications. Compléter les habilitations Accéder au détail d une habilitation Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Page 10 sur 24

11 Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l habilitation à compléter. La page Détails de l habilitation s affiche. Tous les champs suivis d un astérisque doivent être renseignés avant l enregistrement de cette page. Il sera possible par la suite de compléter ou modifier ces champs. Détail d une habilitation SST. Page 11 sur 24

12 Détail d une habilitation Prap, CPS ou RPS. Expérience Rubrique présente uniquement pour les habilitations SST de niveau 1 ou 2. Renseigner les champs de cette rubrique. Nombre de sessions de formations initiales Nombre de sessions de formations initiales réalisées lors de l'année précédente. Partenariats éventuels Champ facultatif. Motivations Indiquer en quoi il est important, pour son activité et son développement, de dispenser les formations pour lesquelles l habilitation est demandée. Présenter un véritable projet de mise en œuvre et développement de cette activité. Page 12 sur 24

13 Moyens humains Nombre de formateurs pour le domaine/niveau Formateurs de la demande Liste des formateurs rattachés au domaine/niveau de l habilitation. Moyens logistiques et pédagogiques Renseigner les champs «Matériels pédagogiques», «Ressources documentaires» et «Conformité et accessibilité des référentiels». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Liste complète du matériel utilisé par l entité pour dispenser la formation (exemple : présentation d un «kit» remis aux formateurs Documentation générale mobilisée par l entité dans le cadre des formations dispensées dans le domaine/niveau considéré Moyens mis en œuvre pour permettre l accès aux formateurs et aux stagiaires des documents de référence Promotion et communication Renseigner les champs «Actions de promotion et de communication» et «Outils de communication». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Salons, conférences, (Fournir des exemples) Site internet, catalogues, (Fournir des exemples) Page 13 sur 24

14 Adaptation pédagogique Renseigner les champs «Méthodes pédagogiques», «Organisation de l alternance», «Suivi de la formation», «Intervenants extérieurs», «Place des NTIC» et «Evaluation, démarche qualité». Ces champs ne sont pas obligatoires, c est-à-dire qu il est possible d enregistrer la page sans les avoir renseignés, il est cependant conseillé de les renseigner. Quelles sont les méthodes pédagogiques mises en œuvre dans le cadre des formations du domaine/niveau concerné? Comment la formation est-elle séquencée dans son alternance entre face-à-face pédagogique et retour au poste de travail. Quels sont les travaux intersession éventuels? Quelles sont les actions de suivi post-formation mises en œuvre par l entité auprès des stagiaires? Quels sont les partenaires prévention mobilisé dans le cadre du faceà-face pédagogique? Quelles sont les technologies utilisées et comment? (logiciels de présentation, outils en ligne ) Quelles sont les actions visant à améliorer la qualité des formations dispensées (formations des formateurs, enquêtes de satisfaction)? Entités de la demande Liste des entités rattachées à l habilitation. Pour créer des entités associées et/ou les rattacher à des habilitations se référer au document Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. Ne pas rattacher d entité associée aux habilitations à renouveler pour le moment. Finaliser les modifications Lorsque tous les champs suivis d un astérisque sont renseignés cliquer sur. Accéder à une autre habilitation en reprenant les actions à partir du point : Compléter les habilitations, p. 10. Page 14 sur 24

15 3. Créer la demande de renouvellement Accéder à l habilitation à renouveler Accéder à la page Données de synthèse. Habilitations > Habilitations et demandes Environ 6 mois avant l échéance de l habilitation, il sera possible de créer une demande de renouvellement, cependant, il est possible de compléter l habilitation avant cette échéance. Les habitations qui arrivent à échéance dans moins de 6 mois sont reconnaissables dans le tableau : Liste des habilitations actives hors domaine Amiante du fait de l affichage de dans la colonne Demande de renouvellement. Cliquer sur le N d habilitation de l habilitation à renouveler pour accéder à son détail. Ne cliquer par sur avant d avoir complété l habilitation. La page Détails de l habilitation s affiche. Page 15 sur 24

16 Compléter l habilitation Avant de créer la demande de renouvellement, la première étape est de compléter l habilitation à renouveler, pour plus d information sur cette action cf. Compléter les habilitations, p. 10. Effectuer la demande de renouvellement Lorsque tous les champs ont été complétés, depuis la page Détails de l habilitation, cliquer sur en bas de page. Page 16 sur 24

17 Confirmer que toutes les informations du tronc commun et de l habilitation à renouveler sont complétées en cliquant sur. Après avoir cliqué sur l habilitation ne sera plus modifiable. La «Nature de la demande» est maintenant «R» et la «Version» «en cours de modification». L ensemble des champs de l habilitation est inactif. Rattacher une ou des entités associées Pour rattacher des entités associées à cette habilitation cliquer en bas de page sur. Page 17 sur 24

18 Le tableau «Rattacher / détacher les entités associées» s affiche. Cocher les entités à rattacher dans la colonne «Rattachement». Cliquer ensuite sur. 4. Modifier d autres éléments soumis à validation de la CNH Lorsque la demande de renouvellement est créée pour une habilitation, il est possible de modifier des champs soumis à validation de la CNH, renouveler l habilitation pour un autre domaine/niveau, effectuer une demande de modification sur une autre habilitation ou effectuer une demande supplémentaire d habilitation. Page 18 sur 24

19 Modifier le tronc commun Pour modifier les champs «Structure nationale» et «Nombre d échelons», accéder à la page Détails du tronc commun. Habilitations > Habilitations et demandes Cliquer ensuite dans le menu de gauche sur l onglet. La page Détails du tronc commun s affiche. La «Version» est «En cours de modification», c est-à-dire qu il est possible de modifier les champs qui sont soumis à la validation de la CNH. Page 19 sur 24

20 Champ «Structure nationale» Sélectionner «Oui» si l'entité demandeuse est une filiale ou un établissement du siège principal. Le fait de passer ce champ de «Non» vers «Oui» permet d accéder aux champs : «Raison sociale du siège» et à la rubrique : Adresse de Correspondance du siège. Les champs qui s affichent sont obligatoires si «Structure nationale» est renseigné avec «Oui». Champ «Nombre d échelons» Il est aussi possible de modifier le «Nombre d échelons» pour ajouter des entités associées, pour plus d information : Aide-mémoire Forprev, ajout d'une entité associée. En cliquant sur, l ensemble des demandes de modification sont supprimées (demande de renouvellement, rattachement d entité, demande supplémentaire, modifications du tronc commun). Page 20 sur 24

21 Modifier/créer une habilitation Renouveler une autre habilitation Afin de renouveler une autre habilitation reprendre les actions à partir du paragraphe : 3. Effectuer la demande de renouvellement, p. 3. Modifier une habilitation rattacher une entité associée La seule modification soumise à validation de la CNH sur une habilitation est le rattachement d entités associées, pour plus d informations sur cette action voir le processus décrit dans le document Aide-mémoire Forprev, ajouter une entité associée. Créer une demande supplémentaire d habilitation Pour effectuer une demande d habilitation pour un autre domaine/niveau se référer à la procédure décrite dans le document Aide-mémoire Forprev, Réaliser une demande supplémentaire d habilitation. 5. Envoyer la demande Il est nécessaire d envoyer la demande pour qu elle puisse être traitée par la CNH. Une fois envoyée, la demande de modification ou d habilitation supplémentaire ou de renouvellement passe en phase d instruction par la CNH. Pendant ce temps, il n est plus possible d effectuer des modifications sur les habilitations (impossible de rattacher de nouvelles entités associées, renouveler l habilitation ), sur le tronc commun ni de créer de nouvelle demande d habilitation. Il est donc conseillé de grouper les demandes de modifications, d habilitation supplémentaire et/ou de renouvellement d habilitation. La procédure d envoi s applique à l ensemble des demandes créées. Vérifier la demande avant envoi Si une demande de renouvellement a été réalisée, la version est au statut : «En cours de modification». Page 21 sur 24

22 Cliquer sur dans le menu de gauche pour relire et vérifier les informations saisies. Vérifier que les demandes de renouvellement ont bien été créées. Vérifier que toutes les entités associées sont bien rattachées à toutes les habilitations voulues avant d envoyer la demande. Envoyer la demande Le résumé de la demande s affiche. Vérifier que toutes les demandes sont bien présentes dans le tableau Habilitation de la demande. Cliquer sur. Page 22 sur 24

23 Nature de la demande S : demande d habilitation supplémentaire M : demande de rattachement d entité associée à l habilitation R : demande de renouvellement de l habilitation. Cliquer sur pour confirmer l envoi. La demande est transmise à l entité instructrice. Il n est alors plus possible d effectuer des modifications sur le tronc commun, les habilitations ou de créer une demande d habilitation supplémentaire. La demande supplémentaire et/ou la demande de modification sont envoyées en même temps. Page 23 sur 24

24 Pour vous aider sur Forprev La documentation Vous trouverez un aide-mémoire complet (demande initiale, gestion des formateurs, utilisateurs, sessions, habilitations ) sur la page: L aide en ligne Vous pouvez consulter l Aide en ligne, accessible depuis l ensemble des pages de l application. Les infobulles Pour vous aider lors de la saisie de certains champs, il est possible d afficher une infobulle lors du passage du curseur de la souris sur le libellé du champ. La hotline La hotline est une assistance aux utilisateurs de Forprev.fr pour pallier aux difficultés techniques ou fonctionnelles rencontrées sur l outil. Il ne s agit pas d'un support métier. Quels sont les différents supports? Vous pouvez joindre la hotline téléphonique pour les problèmes bloquants au du lundi au jeudi de 10h00 à 12h30 et de 14h30 à 16h30. Vous pouvez joindre le service par mail en utilisant le formulaire de contact disponible sur toutes les pages de l'application ou en envoyant un mail à contact@forprev.fr. Comment utiliser la hotline? Nous vous prions de bien vouloir utiliser le service téléphonique uniquement en cas de problèmes bloquants et de favoriser le formulaire de contact mail pour toutes les autres demandes. Pour les demandes via le contact mail, il est important d être précis en indiquant, en plus de la description de la difficulté rencontrée, les informations suivantes : N Forprev, vos nom et prénom, le nom de l organisme de formation ou de l entreprise. L équipe Forprev Page 24 sur 24