ASSOCIATION des RESPONSABLES de COPROPRIETE

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1 ASSOCIATION des RESPONSABLES de COPROPRIETE A.R.C PROVENCE 56, Boulevard Michelet Marseille Association à but non lucratif régie par la Loi 1901 Siège social Résidence Santa Gusta. Font sainte RD La CIOTAT RESIDENCE «le CLOS de la CAUSE» Palette le THOLONET EXERCICE 2013/ er Juillet 2013 au 30 Juin 2014 La Résidence «le CLOS de la CAUSE» est gérée par le Cabinet de Syndic ACCORD immobilier 11 Cours Mirabeau AIX en Pce. A la demande du Conseil Syndical représenté par son Président M. RODRIGUEZ, l A.R.C. Provence a procédé au contrôle de la comptabilité du Syndicat pour l exercice 2013/2014. Le CABINET ACCORD nous a transmis les documents suivants à savoir : Grand Livre (G.L.) du au édité le Balance générale au du ; Relevé des charges de l exercice et Etat comparatif des Charges ; Procès-Verbaux des Assemblées Générales & 2013 ; Etat de Rapprochement des deux comptes bancaires au ; Les Factures de l exercice ont été contrôlées par deux membres du Conseil Syndical : Messieurs RODRIGUEZ & DAVID et l Arc Provence le mardi 21/10/2014 chez le Syndic. Remarque importante : Le Règlement de Copropriété a été revu par le Notaire de la Copropriété pour une mise en conformité avec les textes de Loi ; nous sommes informés qu une nouvelle répartition des charges a été votée et intégrée notamment celle concernant la répartition des charges par Bâtiment A - B - C - D & E. Ce règlement est toujours dans l attente d un enregistrement à la conservation des hypothèques donc pas opposable. Il serait intéressant peut-être d inclure les nouvelles dispositions de la Loi ALUR Le présent rapport traite des postes suivants pour l exercice 2013/2014: 1) PROVISIONS ET AVANCES II) FOURNISSEURS FACTURES A PAYER III) COMPTE DES COPROPRIETAIRES IV) COMPTES DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS V) COMPTES EN ATTENTE VI) COMPTE DE REGULARISATION VII) TRESORERIE VIII) ETAT DES DEPENSES IX) BUDGET X) CONCLUSION ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 1

2 SITUATION FINANCIERE DE LA COPROPRIETE «AVANT REPARTITION des charges» Au 30 Juin 2014 SITUATION "Avant Répartition" au ACTIF 2013/2014 PASSIF 2013/2014 Trésorerie Disponible I PROVISIONS Provisions Travaux 534 Fonds Places 0 Avance de Trésorerie Banque cpte courant Provisions Travaux Futurs 0 Caisse 0 Travaux en Cours 0 Trésorerie Disponible I Total II - CREANCES DETTES Copropriétaires 602 Copropriétaires Fournisseurs 0 Fournisseurs à Payer Débiteurs Divers 377 Débiteurs Divers Comptes d'attente Comptes d'attente 850 Charges Provisions Total II Total II TOTAL TOTAL REMARQUES: 1 Points Positifs: SITUATION FINANCIERE du Syndicat des Copropriétaires «LE CLOS de la CAUSE» POSITIVE. - Un Budget largement respecté : e de Dépenses pour e de Budget appelé auprès des Copropriétaires; - Il en ressort une TRESORERIE POSITIVE de Peu de retards de paiement des Copropriétaires (1 seul dossier) - les Fournisseurs sont payés correctement ; 2 Point à suivre: Mieux adapté le Budget Provisionnel. Trésorerie non placée I) - PROVISIONS ET AVANCES au 31 mars 2014 Les Provisions et Avances logées dans les comptes de la classe 1 ont été constituées par le Syndicat des Copropriétaires HORS gestion courante pour des Travaux Exceptionnels et/ou Futurs - Avance de Trésorerie ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 2

3 On y distingue essentiellement Le compte 102 «Provisions pour travaux» utilisé pour enregistrer les sommes appelées pour financer les travaux décidés par l assemblée générale en attendant le paiement des travaux correspondants, conformément au vote de l assemblée générale des copropriétaires. Ce compte est crédité des provisions appelées par le débit du compte 450 «Copropriétaire individualisé» ou s il a été créé, du sous compte «Copropriétaires-travaux de l article 14-2 et opérations exceptionnelles». Il est débité par le crédit du compte 702 «Provisions pour travaux» au fur et à mesure de la réalisation des travaux Le compte 103 «Avances de trésorerie, Avances travaux Art 18-6, autres Avances» dont les versements contrairement aux provisions travaux, seront remboursés au copropriétaire si celui-ci vend son bien. Il s agit du fond de roulement ou avances travaux, prévus par le règlement de copropriété ou votés en assemblée. Le compte 120 «Solde en attente travaux et opérations exceptionnelles» concerne les travaux qui courent sur plus d un exercice. Le solde de ce compte représente la différence entre les appels travaux et les dépenses déjà réalisées à la fin de l exercice (cf., annexe N 5-colonne E) Le compte 131 «Subventions accordées en instance de versement» enregistre les aides accordées à la copropriété (ANAH, subventions diverses ) Au 31/03/2013 Le Total des Provisions et autres Avances est de Cpte n TRAVAUX Article : créditeur Un Appel de Fonds dit Article 14.2 a été effectué le 25/02/2014 aux Copropriétaires du Bâtiment «E» pour installation d un compteur EDF pour la VMC. Cpte n Avance de Trésorerie» créditeur de Reprise Provision antérieure. Constat: Les Fonds Travaux devront etre versés au compte Produits n 702 de l exercice pour compenser la facture de l installation. II) - FOURNISSEURS FACTURES A PAYER au 31 mars 2014 Le Cabinet ACCORD a ouvert un compte global pour enregistrer TOUTES les factures des Fournisseurs. Le solde du compte ressort créditeur de Pour l exercice en cours 2013 / 2014 l Etat est le suivant : FACTURES PARVENUES au 30 / 06 /2 014 FOURNISSEURS DEBIT CREDIT COMMENTAIRES ACCORD 421,14 Factures de fin d'exercice GENERALE INDUSTRIELLE 462,07 Facture payée par avance SEP 2 855,71 Factures 05 & 06/2014 TOTAL 462, , ,78 REMARQUES ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 3

4 GENERALE INDUSTRIELLE : Nous constatons qu un règlement de e a été effectué le 24/06/2014 à ce Fournisseur alors que la facture - elle - n a pas été enregistrée par le Syndic en comptabilité. En fait, cette facture concerne la période 05 / / 2015 donc l exercice 2014/2015. Cette opération est ANORMALE : Cette facture payée dans l exercice 2013/ concernant l exercice 2014/ devait être enregistrée dans le compte n 486 Charges payées d Avance par le Crédit du compte 401 Fournisseurs => ce qui n a pas été fait. ACCORD : Factures de fin d exercice. SEP : Plusieurs Factures des mois de Mai & Juin Constats & Actions: Le Syndic doit enregistrer TOUTES les factures reçues AVANT la fin d exercice ; pour celles qui ne concernent pas l exercice il suffit de les affecter au compte n 486 Ce qui est ANORMAL provient du fait que la facture de la Générale Industrielle relative à l exercice 2014 / 2015 ait été payée dans l exercice 2013/2014 et débitée au compte Fournisseur n 401 sans être enregistrée préalablement. III) COMPTE DES COPROPRIETAIRES au 31 mars 2014 Le montant des comptes débiteurs au 30/06/2014 ressort à Le montant des comptes créditeurs : COPROPRIETAIRE DEBITEUR > 500 Nom PERRIN Laurence 598 Total 598 Constats & Actions: Les Copropriétaires paient régulièrement leurs charges sauf un seul d entre eux. IV) - DEBITEURS ET CREDITEURS DIVERS au 31 mars 2011 Compte STOCKS EMETTEURS : débiteur de Ce solde représente le montant des EMETTEURS EN STOCK. ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 4

5 Un contrôle du stock doit être effectué. V) COMPTE D ATTENTE DEBITEURS au Compte n «PROVISION REGLEMENT» : créditeur de Provision pour mise en conformité du Règlement de Copropriété ; toujours en instance d enregistrement chez le Notaire semble-t-il. V) COMPTE EN ATTENTE CREDITEUR au Tous les Compte s sont soldés. VI) - COMPTES DE REGULARISATION au 31 mars 2012 Aucun compte de régularisation. VII) TRESORERIE au 30 Juin 2014 Les fonds disponibles ressortent au compte du grand Livre n 512 à e au 30 / 06 /2014. Nous constatons que le Syndicat des Copropriétaires possède DEUX comptes bancaires : 1) Un compte bancaire au nom du Syndicat des copropriétaires «Le CLOS DE LA CAUSE» à la banque «MARTIN MAUREL» dont le solde ressort à ) Un compte bancaire au nom «ACCORD SARL» à la banque «Banque Martin Maurel» de Cette situation provient du fait que le Syndicat a VOTE l ouverture d un Compte Bancaire SEPARE. Le Syndic devra nous fournir la Convention d ouverture du compte. Constats & Actions: Toutes les opérations bancaires générées par le Syndic ou celles provenant de prélèvements automatiques ont été enregistrées en Banque. Aucun état de rapprochement ne s avère nécessaire. ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 5

6 VIII) ETAT DES DEPENSES DE 2011 A 2014 Le relevé des Dépenses Courantes article fourni par le Syndic fait ressortir un TOTAL pour l exercice 2013/2014 de Les Principaux Postes de Charges Courantes: ASSURANCES : e. contrat datant de 2012 Deux Remises ont été accordées par l Assureur : pour l exercice 2013 et pour La dépense correspond à celle prévue à la signature du contrat en FRAIS SYNDIC : Honoraires : Il a été prélevé par ailleurs e de Frais Administratifs d honoraires complémentaires. Nous rappelons que la gestion des archives n est pas facturable. Le Syndic devra proposer pour le prochain exercice - un Contrat plus conforme à la Loi ALUR. ENTRETIEN COURANT «SEP» (abords- poubelles) : ENTRETIEN COURANT «AUXIMOB» : Entretien réseau des eaux usées. Ce poste nous paraît élevé ; il y a lieu de se poser la question quant à l utilité d un tel contrat. TRAVAUX REPARATIONS : La dépense de mise en charges générales - est une dépense du Bâtiment B. le Syndic devra affecter cette somme au bâtiment B comme il l a fait précédemment au bâtiment D pour une intervention identique (travaux étanchéité balcon). ESPACES VERTS : ENTRETIEN V.M.C.: CHARGES GARAGES : CONSOMMATION EAU : LOCATION COMPTEURS : Les dates d arrêtés des compteurs Eau Froide posent problème : 1 - la Société des Eaux relève le Compteur Général deux fois par exercice ; le dernier étant au mois d AVRIL ; 2 de même pour la Générale Industrielle pour les compteurs divisionnaires, mais les dates sont différentes puisque le relevé retenu par le Syndic pour l exercice 2013/20104 est celui de Juillet 2014!!! 3 de plus, il est constaté que La Générale Industrielle n est pas à même de procéder au relevé de tous les compteurs puisque il est constaté l attribution de nombreux forfaits de consommation!!! ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 6

7 Pour la régularité des opérations, Il est clair que les relevés de ces deux sociétés doivent être réalisés dans le même mois. Le Syndic devra demander régulièrement - à chaque Copropriétaire de lui indiquer l index de son compteur personnel. Il semblerait qu un Copropriétaire ne possède pas de compteur d eau froide!!! Le Syndic devra demander à la générale Industrielle un devis pour l installation de compteurs avec relevés à distance si ceux-ci sont installés dans les parties privatives. CHARGES BATIMENT A : CHARGES BATIMENT B : CHARGES BATIMENT C : CHARGES BATIMENT D : Le relevé GDF d avril 2014 est six fois supérieur aux autres relevés!!! Une explication doit être donnée à ce problème CHARGES BATIMENT E : Constat Les Dépenses ont baissé de 5. 47% du fait des postes : chauffage fournitures & entretiens courants et contrats de maintenance. X ) - BUDGET 2013/2014 Le Budget 2013/2014 a été fixé à Ce Budget prévoyait notamment des Travaux d entretien important qui n ont pas été réalisés : - Bâtiment A : 400 e - Bâtiment B : 400 e - Bâtiment C : 600 e - Bâtiment D : 400 e - Bâtiment E : 400 e Ainsi que des travaux dans les Cages d escaliers. 2013/ Budget annuel Article 14, Appels des provisions Indemnités d'assurances 0 RECETTES Charges de fonctionnement Solde (excédent) ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 7

8 Constat & Action : Les Provisions pour les opérations courantes article 14.1 sont en excédent de Pour l exercice 2014/2015, le Budget des Charges courantes a été fixé à CONCLUSIONS Au vu des documents comptables qui nous ont été transmis par le Cabinet ACCORD-IMMOBILIER, La comptabilité est assez correctement tenue. Nous demandons au Syndic de respecter le décret comptable de 2005 concernant les factures reçues qui doivent être obligatoirement enregistrées à leur réception (cas de la facture de la Générale Industrielle) surtout quand elles sont payées dans l exercice dans le but d éviter des comptes Fournisseurs débiteurs. De plus il y a lieu de synchroniser les dates des relevés des compteurs d Eau Froide de la Société des eaux et celles de la Générale Industrielle. Il y a lieu de procéder - d urgence - à un relevé des indices des compteurs divisionnaires car trop de forfaits sont dénombrés dans les relevés de la générale Industrielle. Nous demandons dans la mesure où le Règlement de Copropriété a été modifié et que des Bâtiments ont été créés et prévus en comptabilité d imputer au Bâtiment «B» la facture des Travaux de réfection d étanchéité comme cela a été fait précédemment pour le bâtiment «D». La situation financière est excédentaire du fait d un Excédent de Budget de et d une Avance de Trésorerie constitué. Ils ont permis de payer régulièrement les Fournisseurs.. Un seul dossier de Copropriétaire retardataire est à suivre par le Conseil Syndical comme indiqué dans notre rapport. L excédent de Budget sera reversé aux Copropriétaires après reddition des comptes. Enfin, il y a lieu de régulariser la situation du compte bancaire en soldant définitivement le compte bancaire de la «SARL ACCORD». Il y aura lieu de vérifier les Annexes comptables une fois l arrêté comptable définitif effectué par le Syndic. Nous remercions Le Président M RODRIGUEZ et les membres du conseil syndical pour leur confiance ainsi que Mr DECOTTENIES pour les informations qui ont été communiquées. Rapport établi le 22 Octobre 2014 Fait en trois exemplaires Arc Provence ARC PROVENCE - «Le CLOS de la CAUSE» Contrôle exercice 2013 / 2014 Page 8