CLUB TOURISME D AFFAIRES DE LA CHARENTE-MARITIME CHARTE DE QUALITE «Business Friendly»

Transcription

1 CLUB TOURISME D AFFAIRES DE LA CHARENTE-MARITIME CHARTE DE QUALITE «Business Friendly» Nom de l établissement partenaire :... Engagements des membres actifs du Club Tourisme d Affaires de la Charente-Maritime sur l activité Avoir un établissement conforme aux différentes normes et règlementations en vigueur liées à son activité (classement, sécurité - incendie, hygiène ). Avoir un établissement qui répond aux critères et au cahier des charges d admission. via l audit réalisé par CMT, et dont la candidature a été validée par le Comité de Pilotage. Respecter les critères de la grille d évaluation et informer Charente- Maritime Tourisme de toute modification ou évolution liées à l activité du tourisme d affaires dans l établissement (nombre de salles de réunions, changement d exploitant, évolution des prestations ou service affaires.). Participer aux réunions du Club. Engagements des membres actifs du Club Tourisme d Affaires de la Charente-Maritime sur le concept «Business Friendly» * Les différents éléments de ces valeurs et de ces engagements sont traduits sous la forme de critères obligatoires ou recommandés dans les grilles d évaluation de chaque catégorie d établissement. Pour les agences évènementielles, ils sont évalués au cours de l entretien d admission réalisé par CMT. RESPECTER LES 3 VALEURS «Business Friendly» * L EXPERTISE Proposer un véritable service de qualité en fournissant aux clients l ensemble des équipements nécessaires au bon déroulement de toutes manifestations professionnelles. 1 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

2 Démontrer une souplesse organisationnelle indispensable pour répondre à la demande de la clientèle du tourisme d affaires. Désigner l interlocuteur en relation avec le client pour les prestations «affaires» Avoir des outils de communication de qualité. Détenir un véritable savoir-faire reconnu en matière de tourisme d affaires. LA PROXIMITÉ Être un véritable ambassadeur de la Charente-Maritime pour ses clients afin de les conseiller sur les bonnes adresses et les lieux intéressants à ne pas manquer et correspondant à leur demande. LA CONVIVIALITÉ Être à l écoute des clients «Affaires», leur assurer un accueil convivial et professionnel, et mettre en place les moyens nécessaires pour leur procurer une ambiance de travail chaleureuse ; et constructive. RESPECTER LES 5 ENGAGEMENTS FONDAMENTAUX «Business Friendly» * L ACCUEIL Les établissements et les agences sélectionnés respectent un cahier des charges rigoureux validé par les professionnels du tourisme d affaires. LA DISPONIBILITÉ Les participants partenaires et clients doivent être pris en charge dès leur arrivée en Charente-Maritime. LA SÉCURITÉ L environnement doit être sécurisé et les infrastructures doivent disposer d espaces intérieurs, aménagés pour un environnement de travail serein, notamment grâce à une signalétique dédiée, des parkings réservés 2 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

3 L ACCOMPAGNEMENT Des équipes spécialisées et qualifiées sont dédiées aux évènements professionnels et doivent proposer, entre autre, un accueil en plusieurs langues ainsi qu un conseil et un suivi permanents. LA MODULARITÉ Les espaces doivent être configurés et équipés conformément aux souhaits des participants et être opérationnels dès leur arrivée. METTRE A DISPOSITION DES CLIENTS UN PACK DE 3 SERVICES «Business Friendly» * Tous les membres actifs offrent à leurs clients un certain nombre de services différents suivant la catégorie et le type d établissement (Agences évènementielles, Centres et palais des congrès, hébergements, lieux évènementiels ), la configuration des lieux et les clientèles ciblées. Être en capacité de mettre à disposition des clients les prestations minimum liées au concept Business Friendly. - LE SERVICE HIGH TECH - LE SERVICE DÉCOUVERTE - LE SERVICE DÉTENTE (Détaillés dans l annexe) Engagements des partenaires actifs auprès du Club Tourisme d Affaires de la Charente-Maritime S acquitter de la participation annuelle en début d année (février). Participer aux diverses actions de promotion menées par le Club. S informer régulièrement des actions du club en se connectant à la plateforme Affinitiz. Contribuer à l effet de réseau en favorisant, dans la limite des possibilités offertes par l offre sélectionnée, les services des autres membres actifs du Club. 3 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

4 Créer sur son site internet, un lien direct vers le site du club et intégrer l estampille «membre du club tourisme d affaires, «Business Friendly» sur son site Internet ou/et autres outils de communication. Diffuser les informations concernant les activités touristiques, culturelles de la Charente-Maritime en utilisant les outils de communication de CMT, mis à disposition (Lien vers le site applications mobiles, newsletter, photothèque, vidéothèque, brochures.). Fournir régulièrement à CMT les informations sur la vie de son établissement et son activité (Actualités, évènements organisés, nouveautés, photos, vidéos ) pour que CMT puisse assurer le relais sur ses différents outils de communication, (newsletter, réseaux sociaux, communiqués et dossier de presse ) et auprès de ses différents partenaires au niveau départemental, régional et national Mettre à disposition gracieusement une salle de réunion pour les travaux des membres du Club. Accorder des tarifs préférentiels à CMT dans le cadre d accueils de journalistes ou d opérations de promotion ou communication du Club. Engagements de Charente-Maritime Tourisme auprès des membres actifs du Club Tourisme d Affaires de la Charente-Maritime Animer le club tourisme d affaires en organisant les réunions des membres et suivant les nécessités le Comité de Pilotage. Informer régulièrement les membres des actions réalisées. Réaliser le programme d actions annuel validé par les membres actifs. Financer à hauteur de 50% le programme d actions annuel. Collecter les participations financières des membres chaque année. Constituer le Comité de Pilotage en fonction des mouvements des membres et le réunir en fonction des dossiers. Recruter de nouveaux membres actifs ou sélectionnés. Réaliser les audits d évaluation pour les nouveaux candidats et présenter les dossiers d admission au Comité de Pilotage qui les validera ou non. Promouvoir les membres actifs du club sur le site 4 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

5 En tant que membre actif du Club Tourisme d Affaires, de la Charente- Maritime, je m engage à respecter tous les éléments de cette charte de qualité. Date, signature et cachet Nom du signataire 5 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

6 ANNEXE A LA CHARTE DE QUALITÉ CLUB TOURISME D AFFAIRES DE LA CHARENTE-MARITIME CONCEPT «BUSINESS FRIENDLY» DÉTAIL PERSONNALISÉ DU PACK DE 3 SERVICES : Catégorie d établissement : Dans chaque type de services, chaque établissement doit cocher les services qu il propose au client en prestation de base («clés en mains» ou à la demande via un partenaire extérieur). - LE SERVICE HIGH TECH Matériel adapté Vidéo projecteur Ordinateur portable PC Ordinateur portable MAC Câble de connexion pour ordinateur PC Câble de connexion pour ordinateur MAC Ecran de projection Téléviseur ou Ecran plat Lecteur DVD Si autres, précisez.. Services 1 technicien ou 1 référent capable d intervenir pendant la manifestation Accès WI-FI Tout l établissement Si partiel : Salles de réunion Chambres Connexion Mobile Dans tout l établissement 6 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

7 Si partiel : Dans la (les) salle(s) de réunion Dans les chambres Sonorisation Matériel de sonorisation Micros Régie son - LE SERVICE DÉCOUVERTE (lié à la gastronomie locale) Pauses gourmandes (en plus des repas) Pause petit-déjeuner Pause goûter Pause café A base de produits locaux Lesquels?... Cocktail à base de vins ou alcools locaux : Lesquels?. Pique-nique avec produits du terroir Découvertes ou dégustation produits locaux : Lesquels?. Cadeaux de bienvenue Atelier cours de cuisine Atelier d œnologie Si autres, précisez - LE SERVICE DÉTENTE Soins thalasso Modelages 7 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»

8 Soins esthétiques Séance de shiatsu ou autres Cours de fitness Ballades à vélo organisées Rallye 2CV Course d orientation-chasse au trésor Découverte de la taille de pierre Jeux casino Coucher de soleil à bord Pêche au carrelet Visites guidées Balades bateau Accès privilégié à une visite de site Lequel :. Invitation à une manifestation ou grand évènement Lequel :. Si autres, précisez 8 CLUB TOURISME D AFFAIRES-Charte de qualité intégrant le concept «Business Friendly»