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1 Formations ScanFile France Une expertise adaptée aux enjeux de la dématérialisation Module accompagner le changement wwwscanfilefr

2 Formations ScanFile France Une expertise adaptée aux enjeux de la dématérialisation f NTIC et dématérialisation Le développement des Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication, s appuyant sur les technologies Internet, a ouvert la voie à ce que l on nomme e-administration Incontestablement, le déploiement actif de l e-administration est un succès qui s accompagne de gains de productivité spectaculaires Et c est en grande partie à la dématérialisation des flux, des documents et des processus que nous devons ce développement Mais en quoi consiste précisément le fait de dématérialiser? Qu elles soient privées ou publiques, l activité des entreprises est subordonnée à la création, la circulation, la consultation, la diffusion et la conservation de documents divers qui transportent l information dont elles se nourrissent au quotidien L exploitation du papier, indépendamment de l information qu il véhicule, génère un certain nombre de tâches sans valeur ajoutée (édition, mise sous plis, décachetage, affranchissement, tri, attribution, copie, expédition, etc) Dématérialiser consiste donc, chaque fois que cela est possible, à éliminer le support papier, dénué de valeur ajoutée, au profit du support numérique f Les enjeux de la dématérialisation Les Marchés publics, les feuilles de soins, les factures EDF, les déclarations uniques d embauche, les extraits de casier judiciaire, les actes d état civil, les certificats d immatriculation, les bulletins de salaire, les transactions financières, jusqu à nos déclarations d impôts sont aujourd hui dématérialisés Échanges entre administrations et administrés, entre administrations et entreprises, mais aussi entre entreprises, fournisseurs et clients, un grand nombre de transactions sont aujourd hui effectuées sous forme numérique Lois, décrets, arrêts, normes, de nombreux textes encadrent déjà ces échanges sur le plan juridique, réglementaire et normatif Or, si la dématérialisation des appels d offres, les dispositifs Télé-IR ou Télé-TVA ont fait découvrir quelques-uns de ses avantages, les entreprises ne sont pas encore nombreuses à avoir recours à la dématérialisation pour leur propre compte De fait, si les enjeux sont colossaux, intégrer la dématérialisation dans ses dimensions organisationnelle, technolo gique et culturelle nécessite la mise à profit de compétences spécifiques et complémentaires rarement disponibles au sein de l entreprise Cette difficulté retarde encore trop souvent les responsables d entreprises privées et publiques dans leur volonté de modernisation 2 wwwscanfilefr

3 f Des gains multiples et substantiels Les organisations qui ont intégré la dématérialisation des documents et des échanges ont mesuré que le retour sur investissement se situe entre 9 et 12 mois L intégration d un système optimisé de traitement numérique de l information permet en effet de : faciliter l accès aux informations et augmenter le niveau de productivité en luttant contre la dissémination de l information, simplifier les conditions de travail et de consommation (énergie, papier, etc) des utilisateurs finaux, stocker de grandes quantités de données en un espace réduit Pour exemple, pages N&B numérisées au format TIFF ne consomment que 6,5 Go de mémoire alors que les archiver sous la forme papier nécessite un rayonnage de 400 mètres, contribuer activement à la protection de l environnement en réduisant les envois postaux et la quantité de papier utilisée f De réels besoins 32 % des documents sont indisponibles au moment où ils sont requis Six semaines par an sont ainsi gaspillées à essayer de trouver des fichiers mal rangés (Source : APROGED) Les travailleurs en bureau passent 54 % de leur temps en recherche d informations, et dans 50 % des cas, ils ne trouvent pas ce dont ils ont besoin (Source : IDC) Une gestion efficace des documents (essentiellement au format numérique) exige 98 % d espace de stockage en moins que la gestion de documents papiers (Source : Kadence Ltd) Un individu produit 800 Mo d informations par an Soit plus de pages (Source : Lyman - How much information) artsilensecom, Thaut - Fotoliacom wwwscanfilefr 3

4 Formations ScanFile France Une expertise adaptée aux enjeux de la dématérialisation f Pourquoi pas vous? Que ce soit en termes de productivité ou de qualité de service, les services publics et les grands comptes ne sont pas les seuls organismes à pouvoir bénéficier des gains substantiels induits par la dématérialisation des échanges et des processus Les PME, TPE, PMI, collectivités locales ou associations sont également concernées et ce d autant que la dématérialisation est un outil puissant offrant au-delà des gains cités précédemment un avantage concurrentiel déterminant Plutôt que de subir la dématérialisation comme une contrainte externe, il est nécessaire de la décider et de l utiliser comme un levier de performance ayant pour principal objet d améliorer les procédures internes, les relations avec les partenaires et les services aux usagers Dès lors, les chefs de projet en charge d intégrer le nouveau système doivent avoir une vision claire des contraintes juridiques et des possibilités techniques Ils doivent en outre respecter la démarche méthodologique d ingénierie et de suivi de projet qui permettra d adapter le nouveau système aux besoins multiples et divers de la structure et des utilisateurs finaux f Les formations ScanFile France La dématérialisation ne consiste pas simplement à numériser des documents et à les stocker Elle induit que les décideurs fassent en amont une analyse stratégique adaptée à la situation de leur entreprise et de leur environnement professionnel Pour intégrer la dématérialisation, le chef de projet doit, quant à lui, maîtriser l ensemble des fonctionnalités autorisées par l état de l art en la matière et se tenir au fait du cadre réglementaire et normatif encadrant le déploiement ad hoc Dès la phase d étude, pour que le changement bénéficie à tous les collaborateurs de l entreprise, les aspects ergonomiques, les aspects sociaux, les aspects psychologiques, les aspects culturels doivent également être pris en compte à tous les niveaux hiérarchiques Le corpus de formations qui vous est proposé ici met à la disposition des décideurs, des chefs de projet et des collaborateurs de l entreprise, l expertise et les savoir-faire de consultants seniors ayant mené des plans de dématérialisation d envergure au bénéfice de grands comptes ou d entités de renom telles que le Crédit Coopératif, la Bibliothèque Nationale de France ou l OCDE 4 wwwscanfilefr

5 f Un corpus complet Mener à bien un programme de dématérialisation depuis la décision jusqu à l intégration est un défi majeur Peu de projets nécessitent en effet la coordination et l implication d un si grand nombre de compétences, de méthodes et d outils Afin de répondre à la diversité de ces besoins, nous mettons à la disposition des responsables de l entreprise différents modules couvrant les besoins spécifiques liés à chacune des grandes phases d un projet de dématérialisation Ces modules peuvent être dispensés indépendamment les uns des autres et concernent tous les niveaux de responsabilité Complémentaires, ils sont utiles à la bonne compréhension des problématiques liées au projet, à son accompagnement et à son déploiement Module Décideur Module Chef de projet Module Conduite du changement Module Audit et Conseil f Une offre de service adaptée Notre engagement s inscrit dans la durée et vous garantit de pouvoir accéder pendant et après la formation aux ressources de l écosystème SCANFILE France ainsi qu à ses services d Audit et de conseil AKS, Ivan Polushkin - Fotoliacom wwwscanfilefr 5

6 Formations ScanFile France Une expertise adaptée aux enjeux de la dématérialisation f Programme du module accompagner le changement f Objectifs Comprendre le contexte global du numérique, ses effets sur les comportements humains et ses impacts sur la vie des entreprises Partager les visions et expériences des changements induits par les nouvelles technologies Réfléchir à une nouvelle vision de l information documentaire f Vous serez en mesure de Porter un nouveau regard sur les collaborateurs et leur connexion aux NTIC Estimer la capacité de votre organisation à intégrer le changement Réfléchir aux possibilités d optimiser le traitement et les flux des documents dans votre organisation Comprendre tous les avantages d une circulation maîtrisée des informations f Contenu L entreprise et l individu Les enjeux du numérique et ses effets sur l environnement privé et professionnel Le document sous toutes ses formes Les avantages du tout numérique Le document vu sous l angle juridique f Public Tous les responsables d activité, d entreprises et d organisations, DSI, responsables administratifs et financiers, juristes et toute personne souhaitant accompagner les changements induits par un projet de dématérialisation f Mots-clés Accompagner, conduire, manager le changement, coaching, facteurs de réussite, team building, management de la performance, ergonomie, gestion prévisionnelle des compétences Franck C - Fotoliacom 6 wwwscanfilefr

7 f Jean-Louis Pascon Ingénieur diplômé de l École Nationale Supérieure de Chimie et Physique de Bordeaux, Jean-Louis Pascon possède 20 ans d expérience en matière de GED, de dématérialisation des processus, de normalisation et d archivage numérique Directeur du département informatique du Musée d Orsay dans les années 80, il a été chargé de coordonner de grands projets au sein du Ministère de la Culture tels que le 3615 CULTURE, l élaboration du plan de numérisation et du site Internet de ce ministère ou les projets de recherche européens Aquarelle, Term-IT et Narcisse Membre de l AFNOR et de l AIIM, Jean-Louis Pascon a également été chargé de la rédaction de normes internationales dans le domaine de l archivage électronique et de la création de deux guides de l AFNOR sur l acquisition de systèmes d archivage et de GED Chevalier des arts et des lettres, il est évaluateur de projets de recherche pour l Union Européenne et enseigne à l École des Mines de Paris ainsi qu à l Université Pierre Mendès-France de Grenoble f Jean-Pierre Mutel De formation technique et riche d une longue expérience en commerce et management international, Jean-Pierre Mutel a dirigé le département Export et les activités du service «Systèmes de Gestion des Documents et de l Image» de CANON France Son expérience en termes de management, de stratégie d entreprise et sa connaissance du marché des NTIC l ont naturellement amené à s intéresser à la conduite du changement ainsi qu aux impacts du numérique sur les hommes et les entreprises Partant du constat que toute organisation vit grâce aux acteurs qui l animent et que tout changement réussi est le fruit de l adhésion des hommes, sa pédagogie est orientée sur la communication Dans cette optique, depuis 7 ans, il forme, accompagne et conseille chefs de projet et dirigeants d entreprises telles que SAUR, Guy Degrenne, OSEO et HWF sur les pratiques managériales à adopter au quotidien ainsi que sur l impact des NTIC dans une organisation f Didier Diacre Directeur de département chez KODAK IMAGE Service puis Directeur de la Division Document Imaging chez BELL&HOWELL, Didier Diacre a occupé des postes stratégiques dans les entreprises leaders du marché de la gestion de contenu Si le métier est resté le même, les techniques et supports utilisés en la matière ont considérablement changé ces 30 dernières années De cette période, de l analogique au numérique, du microfilm au XML, des scanners de production aux derniers progiciels de GED, Didier DIACRE a traversé et appris à maîtriser toutes les phases Son expertise, fondée sur la maîtrise technique, la connaissance des problématiques de l entreprise et une vision stratégique de l information, est à l origine d une centaine d applications dématérialisées au bénéfice d enseignes telles que le Crédit Coopératif, le CNRS, doc@post, la SNCF, l Imprimerie Nationale, le CETIM, FACTOCIC, le greffe du tribunal de commerce de Paris, TOSHIBA, le conseil général du Haut-Rhin, la Commission Nationale des Comptes de Campagne et des Financements Politiques ou le ministère de la Défense wwwscanfilefr 7

8 SIÈGE SOCIAL 7, place de l Europe Espace Robert Schuman HÉROUVILLE SAINT CLAIR Tél : Fax : Web : wwwscanfilefr infos@scanfilefr CONTACT Didier Diacre Directeur marketing Tél : Crédit photos couverture : artsilensecom, Gilles Lougassi, Thaut Images - fotoliacom/ Nouveau Regard - Caen / Février 2010