CAHIER DES CHARGES. Etabli le : Par : Michel Frémaux Remplace la version de :

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1 CAHIER DES CHARGES 1. Actualisation Etabli le : Par : Michel Frémaux Remplace la version de : Motif d actualisation : mise au concours du poste 2. Identification du poste Département : DEPARTEMENT DES INFRASTRUCTURES DES RESSOURCES HUMAINES Service : Direction des systèmes d'information Entité (division, secteur, établissement, office ) : DSOL Pôle RH N de poste de référence : 9363 Intitulé du poste dans l entité : Responsable du pôle RH N emploi-type : 1603 Libellé : Responsable d une entité informatique Chaîne : 321 Niveau : Mission générale du poste (description succincte) 1. Organisation, direction et gestion du pôle 2. Pilotage et rationalisation des SI sectoriels & Elaboration et maintenance des solutions du pôle 3. Supervision des programmes, des projets et activités relatifs aux missions 4. Gestion des ressources humaines 5. Gestion des ressources financières et des relations avec les fournisseurs 4. Conduite : P directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 6 ou 7 collaborateurs internes et autres collaborateurs externes (EMPD prévu) 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : RSI du Pôle ou Direction DSOL Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 6. Missions et activités 1. Organisation, direction et gestion du pôle Domaines d activité du pôle : - Système de gestion des RH (gestion administrative, paie, communication avec les entités externes (CPEV, SUVA, etc), gestion des postes, formation, recrutement, compétences, etc. pour les services maître d ouvrage transverses SPEV et Direction RH du CHUV, soit env. 38'000 salariés. - Système de gestion des temps (timbrages, absences, vacances, horaires, etc.) pour l ensemble des services de l ACV. - Autres applications de gestion des offres d emplois, des demandes de formation, de suivi des dossiers contentieux SPEV, Gestion électroniques des documents future, DW Indicateurs, etc.). Met en place une organisation efficace et performante nécessaire pour assurer les missions du pôle et permettre l atteinte des objectifs. Veille à la formalisation de cette organisation, à sa mise en œuvre ainsi qu au contrôle de son efficience et de son évolution. S assure du bon fonctionnement et de la cohésion globale du pôle. Propose des objectifs stratégiques et opérationnels, et s assure de l atteinte des objectifs validés par la Direction. S assure de la déclinaison des objectifs à tous les niveaux de la structure et en contrôle l avancement régulièrement. Participe avec la Direction DSOL et la cellule d appui GOUV dans le cadre du système de management, pour que les processus et procédures adéquats soient appliqués. S assure que les mesures préventives et correctives sont mises en œuvre et portent les effets attendus. Participe activement au pilotage par la fourniture des indicateurs définis. S assure que l entité dispose des moyens logistiques et équipements techniques nécessaires au déroulement de sa mission. Veille et propose les actions en matière d organisation, d information, de processus et de coordination de façon à assurer un fonctionnement adéquat et harmonieux avec les autres entités de la DSI. A ce titre, il participe aux séances de RP/RU DSOL ainsi qu à la SECA. Contribue à la conduite et à la bonne marche du service ainsi qu'au développement d'une culture commune d'entreprise conformément aux principes de management. Il est force de proposition pour les améliorations. Veiller à présenter une image positive de la DSI et à promouvoir ses actions et ses valeurs. 2. Pilotage et rationalisation des SI sectoriels & Elaboration et maintenance des solutions du pôle Veille au pilotage et à la rationalisation des SI sectoriels métiers lors de leur mise en œuvre conformément au plan Directeur Cantonal et aux besoins des Schéma Directeur, et ceci en collaboration étroite avec les autres entités de la DSI (CEI, Unité Socle, etc.) et avec les programmes transverses (ex : Finances, Cyberadministration). S assure que soient proposés, planifiés et réalisés des scénarios d'évolution et de maintenance des SI sectoriels Métiers en garantissant la cohérence, la pérennité, la sécurité, la pertinence et la performance des SI en recherchant une intégration optimum avec le Socle. Anticipe les changements techniques et l identification des impacts sur les SI, notamment avec le CEI. Veille à la rationalisation de l architecture technique des solutions et à son évolution, dans le respect des normes, des standards. En particulier et en collaboration étroite avec l USSI, s assure de l application des règles et directives en matière de sécurité des SI afin de réduire les risques en la matière. S assure que soit désigné un responsable de SI par SI sectoriel métier, qui assure les études et réalisations répondant aux besoins d évolution des SI, dans une optique de mutualisation, d intégration et d optimalisation des SI ACV. Effectue une veille pour rechercher des solutions ou bonnes pratiques auprès d'autres administrations et recherche les collaborations. Veille à l élaboration et au maintien de la cartographie du SI 3. Supervision des programmes, des projets et activités relatifs aux missions Supervise les programmes et projets d'études, de mise en œuvre et d évolution nécessaires, en respectant le processus projets. La responsabilité en matière de supervision de programmes/projets s'étend à l'ensemble des activités nécessaires à l'obtention de la solution complète telle que prévue dans le cahier des charges en termes de qualité, de délais et en fonction des budgets alloués (ressources humaines et financières). Veille à ce que les prestations d assistance à maîtrise d ouvrage, d optimisation des processus métiers, d élaboration de Schéma Directeur, d expression des besoins, d élaboration des cahiers des charges, etc. soient assurées auprès des services bénéficiaires. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

3 S assure de la bonne gestion de la relation avec les services bénéficiaires, pour que soit pris en compte les besoins futurs, que soit transmise l information générale et spécifique en ce qui concerne les projets de mise en œuvre, d évolution ainsi que l exploitation, le support et l assistance. A ce titre, participe à différentes organisations de programme/projets (COPIL, CODIR, CIS) pour représenter le pôle et la DSI. Veille à la bonne exécution des activités de maintenance fonctionnelle et technique ainsi que de support pour les solutions en place. Responsable de l application des méthodes et outils de tests/qualité au sein des projets et activités du pôle, en respectant les directives et en collaboration avec le CC Qualité/tests. S assure également que les services bénéficiaires assument leurs responsabilités en la matière, notamment par la formalisation des recettes. S assure de la fixation des priorités entre les projets, avec le soutien de la Direction. Veille à la planification et au suivi des ressources (RH et financières) grâce aux outils à disposition et à informer la Direction Veille à ce que le CEI puisse prévoir, planifier et mettre en place les infrastructures nécessaires dans l architecture technique convenue. En ce qui concerne les solutions existantes, s assure que les prestations et activités fournies par le CEI soient garantes d une exploitation correspondant aux besoins des services bénéficiaires et en accord avec les niveaux de services convenus. 4. Gestion des ressources humaines En collaboration avec la Cellule d appui RH et la Direction (Autorité d engagement), s assure de la bonne gestion des collaborateurs du pôle de façon à préserver le capital humain dans le respect des lois et directives. Contrôle l'adéquation entre les besoins en ressources et les collaborateurs du pôle en termes de quantités et de compétences, selon les projets de maintenance et activités de support en cours ou planifiés et en s'assurant notamment de l'occupation optimale des ressources. Soumet les demandes d attribution des postes à la Direction DSOL et s assure du recrutement des collaborateurs dans le respect des procédures. En collaboration avec les Unités Ressources Transverses et pour les projets, formule les demandes y relatives et gère efficacement les ressources transverses (internes et externes) dédiées aux projets. Présente une prévision permanente des ressources et compétences futures en relation avec les plans de projets. Veille à l accueil des nouveaux collaborateurs du pôle, à leur appréciation initiale ainsi qu'à toutes les procédures de gestion des collaborateurs (établissement des cahiers des charges, évaluation annuelle, gestion des horaires et emplois du temps, inventaire des compétences, gestion individuelle par objectifs). Pour les ressources issues des Unités Ressources transverses, contribuent avec les responsables de cette entité à ces activités. Supervise et dirige les actions de promotion, de mesures d encouragement et d'évolution des collaborateurs comme celles de développement de leurs compétences. Organise et veille à la diffusion adéquate des informations vers les collaborateurs du pôle. Intervient en cas de demande, de conflit ou d'insatisfaction pour résoudre les problèmes avec l appui de la cellule RH et la Direction, si nécessaire. Notamment, traite de la gestion des temps de travail et des congés. S assure des activités relatives à la formation de collaborateurs (cours, séminaires, auto-formation, colloques, etc.). Participe et contrôle la fixation des objectifs de formation selon la stratégie de la DSI et les objectifs fixés. 5. Gestion des ressources financières et des relations avec les fournisseurs Responsable de l'élaboration et du suivi des budgets de fonctionnement et d investissements des projets et activités du pôle. Lors de l'exécution du budget, s'assure du bien-fondé et de la qualité des dépenses et s assure le suivi financier conformément aux règles et directives. Favorise, en respect des règles et directives, l optimisation de l utilisation des budgets, en conformité avec les priorités définies. Assure la gestion des relations avec les fournisseurs de prestations du pôle, assure la formalisation des engagements contractuels et veille à la bonne exécution des contrats ainsi que du suivi et de l'appréciation des prestations fournies. Veille au respect des procédures d appels d'offre auprès des fournisseurs et s assure du bien-fondé des travaux d'étude des offres et de choix des prestataires. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

4 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire Sur décision de la Direction, représente la DSI dans les groupes de travail ad hoc au sein de l'acv ou hors ACV ainsi que dans des groupes intercantonaux. S assure des contacts entre administrations dans la recherche de mutualisations (expériences, solutions). Participe, sur demande de la Direction, aux séances de la CTSI-GC. 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre - Titre universitaire ou Master en informatique Formation complémentaire Titre - Méthode d'organisation, de planification, de gestion de projet - Négociation - Système de management Management / conduite d équipes 8.3. Expérience professionnelle Domaine Plus de 10 années d expérience dans l informatique et dans la gestion de projet. Avoir dirigé plusieurs projets dans un environnement similaire (administration publique ou équivalents). Dans l'informatique de gestion avec des projets de type Schéma Directeur, de développement de logiciels ou d'intégration d'applications de gestion (logiciels, ERP), dans la gestion de systèmes d'information importants, de mise en œuvre de nouvelles technologies. Dans l'organisation, dans la conduite de projets, dans les relations clients et le suivi d'affaires. Forte expérience dans le management d un groupe de collaborateurs ou de projets dans une structure complexe avec des collaborations et coordinations. Nbre d années 10 ans 5 ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine - Méthodes d'analyse et de conception - Modèles de processus DSI (Cobit, ISO 9000) - CMMI (Capability Maturity Model Integrated)- modèle d'évaluation du niveau de maturité d'une organisation concernant le développement de systèmes - Méthodes et processus, procédures de gestion et de travail de la DSI et de l'acv - Gestion par objectifs - Anglais technique 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Peut être appelé dans son rôle à effectuer du travail hors horaire habituel (nuit, dimanche ou jour férié) et des services de piquet. Peut être appelé à se rendre à l étranger pour des formations et séminaires. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier