Procédure administrative d acquisition de biens et services

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1 Procédure administrative d acquisition de biens et services Le 28 novembre 2005

2 Table des matières 1 Rôle des intervenants Le vice rectorat à l administration et aux ressources La demanderesse, le demandeur La division des approvisionnements du Le comité de sélection Le réceptionnaire La division comptabilité du Acquisition de biens et services Les achats de $ et moins, avant taxes Si la demanderesse ou le demandeur paye directement le produit : Si le fournisseur accepte de facturer l Université : Utilisation du bon de commande décentralisé : Paiement par «carte d achat» Les achats de $ et plus Les achats de $ à $ Les achats de $ à $ Les achats de $ et plus Approvisionnement par contrat Les fournitures de bureau Cartouches laser recyclées Papier fin Lampes de projection Produits audio, vidéo, piles, cd et dvd Lampes fluorescentes et régulateurs de tension Peinture... 10

3 4 Fournisseurs de biens et services Négociation Réception et ouverture des soumissions Validité des soumissions Appel d offres non concluant Engagement contractuel Divulgation des résultats de soumission Cautionnement Garantie de soumission Cautionnement d exécution Assurances Transport et livraison Produits dangereux Réception de marchandises Retour de marchandises Services professionnels Taxe sur les produits et services (TPS) Taxe de vente du Québec (TVQ) Douanes et accises District judiciaire...16

4 4 1 Rôle des intervenants 1.1 Le vice rectorat à l administration et aux ressources Le vice rectorat à l administration et aux ressources est responsable de l application de la politique d acquisition des biens et services et de la conformité des directives et procédures qui en découlent. 1.2 La demanderesse, le demandeur a) Planifier et déterminer ses besoins en biens et services; b) S assurer d avoir les autorisations et les crédits nécessaires; c) Mentionner à la division des approvisionnements le nom des entreprises que l on souhaite inviter à soumissionner; d) Évaluer techniquement les biens et services à la demande de la division des approvisionnements; e) S assurer de la conformité des biens ou services reçus et signer l accusé de réception afin d autoriser le paiement; f) Respecter les principes énoncés dans la politique d acquisition de biens et services; g) Participer à un comité de sélection à la demande de la division des approvisionnements; h) Effectuer en mode décentralisé, toutes les étapes du processus d achat : demande de prix, choix du fournisseur, commande au fournisseur, réception des marchandises, retour des marchandises, paiement ou recommandation de paiement selon les limites précisées à la présente procédure. 1.3 La division des approvisionnements du Service des ressources humaines et financières a) Assister la demanderesse ou le demandeur dans la préparation du devis technique ou du cahier des charges; b) Déterminer la liste des fournisseurs potentiels; c) Déterminer la stratégie d approvisionnement dans le respect des besoins de la demanderesse ou du demandeur; d) Déterminer le contenu de l appel d offres, en informer la demanderesse ou le demandeur; e) Lancer l appel d offres et s occuper du processus d acquisition;

5 5 f) Organiser les comités de sélection lorsque requis; g) Faire l évaluation commerciale et financière des soumissions; h) Adjuger et émettre les bons de commande; i) Rédiger les contrats et autres documents contractuels; j) Assurer le suivi et la relance des commandes et des contrats; k) Coordonner les activités relatives aux importations et exportations avec le courtier en dédouanement; l) S assurer du respect intégral de la politique d acquisition de biens et services et de la procédure administrative qui en découle. 1.4 Le comité de sélection a) Prendre connaissance des soumissions reçues; b) Élaborer l échéancier du processus d évaluation; c) Déterminer la grille d évaluation en regard des critères de sélection; d) Prendre connaissance de l évaluation technique faite par la demanderesse ou le demandeur; e) Prendre connaissance de l évaluation commerciale et financière faite par la division des approvisionnements; f) Rencontrer au besoin les soumissionnaires; g) Recommander le choix de l adjudicataire à la demanderesse ou au demandeur. 1.5 Le réceptionnaire a) Recevoir les marchandises; b) Vérifier les marchandises et certifier les quantités reçues; c) Préparer l accusé de réception; d) Faire suivre les marchandises à la demanderesse ou au demandeur; e) Retourner sur demande les marchandises chez le fournisseur; f) Conserver les preuves documentaires. 1.6 La division comptabilité du Service des ressources humaines et financières a) Autoriser le financement de certaines transactions non prévues lorsque les disponibilités financières et les priorités de l Université le permettent; b) Recevoir et vérifier l exactitude des factures par rapport aux bons de commande; c) Recevoir et vérifier les preuves de livraison des marchandises; d) Payer les fournisseurs.

6 2 Acquisition de biens et services Les achats de $ et moins, avant taxes Ces achats sont réalisés directement par la demanderesse, le demandeur. On pourra faire appel au fournisseur de son choix à moins qu une entente ou un contrat d approvisionnement existe déjà avec un fournisseur. Les achats suivants en sont exclus : Les travaux d impression destinés aux imprimeries commerciales, affiches publicitaires, enseignes. Toutes ces demandes seront coordonnées par la division des approvisionnements; Les logiciels 200 $ et plus. Une approbation préalable du Service des technologies de l information est requise pour les achats réalisés par le fonds de fonctionnement. Pour les dépenses effectuées via les fonds de recherche, le demandeur avise le Service des technologies de l information de l achat; Tout achat de mobilier indépendamment de la valeur : chaises, bureaux, tables, bibliothèques, classeur, etc. Une approbation préalable du Service des terrains et bâtiments est nécessaire; L achat d appareils ou d accessoires ménagers : réfrigérateur compact ou régulier, micro ondes, cafetière, bouilloire, grille pain, mini four, distributeur d eau, etc. Une approbation préalable du Service des terrains et bâtiments est nécessaire; L achat d équipement informatique ou d audiovisuel. Une approbation préalable du Service des technologies de l information est requise pour les achats réalisés par le fonds de fonctionnement. Pour les dépenses effectuées via les fonds de recherche, le demandeur avise le Service des technologies de l information de l achat. Ces achats seront réalisés par la division des approvisionnements du Service des ressources humaines et financières. Les approvisionneurs de la division des approvisionnements fourniront l aide nécessaire à toute personne qui en fera la demande. Procédure: Quatre (4) façons de procéder : Si la demanderesse ou le demandeur paye directement le produit : La demanderesse ou le demandeur fera une demande de remboursement. On devra alors compléter un formulaire de «demande de paiement» dont le bénéficiaire est la

7 7 demanderesse ou le demandeur. Le formulaire dûment autorisé par le responsable du centre de coût, accompagné de la preuve d achat, sera envoyé à la division comptabilité du qui effectuera le paiement directement à la demanderesse ou au demandeur. La demanderesse ou le demandeur se verra refuser tout remboursement si l achat n est pas conforme à la procédure administrative d acquisition Si le fournisseur accepte de facturer l Université : La demanderesse ou le demandeur fera autoriser la facture par le responsable du centre de coût et la facture sera envoyée à la division comptabilité du Service des ressources humaines et financières qui effectuera le paiement au fournisseur. L Université refusera de payer tout fournisseur si la demanderesse ou le demandeur ne respecte pas la procédure d acquisition Utilisation du bon de commande décentralisé : La demanderesse ou le demandeur utilise le bon de commande prévu pour un achat décentralisé en prenant soin de le compléter adéquatement. Ce dernier sera remis ou expédié au fournisseur. Une fois la marchandise reçue et facturée, une copie du bon de commande, accompagnée de la facture, sera acheminée à la division comptabilité du qui effectuera le paiement Paiement par «carte d achat» Un détenteur d une «carte d achat» pourra utiliser cette carte en fonction du type d achat effectué habituellement. Les achats acquittés par «carte d achat» doivent être conformes au pouvoir de dépenser de l employé et autorisés par son supérieur immédiat. De plus, l employé détenteur d une «carte d achat» devra conserver les pièces justificatives en vue de la conciliation. 2.2 Les achats de $ et plus Ces achats seront effectués par les approvisionneurs de la division des approvisionnements du, à l exception de certains travaux de construction et de produits ou services reliés à l entretien des immeubles. La demanderesse

8 8 ou le demandeur fera parvenir le formulaire «demande d achat» dûment complété et approuvé par le responsable du centre de coût, accompagné des spécifications techniques et des conditions qui seront nécessaires à la préparation du document d appel d offres. En matière de biens informatiques, dont le financement provient d un fonds de recherche, le chercheur devra informer le Service des technologies de l information de son choix technologique. Ainsi, ce dernier sera en mesure de l informer si le bien sera supporté ou pas. Tout achat de mobilier à partir d un fonds de recherche devra recevoir l approbation préalable du Service des terrains et bâtiments en conformité des standards en mobilier déjà établis à l UQO. Un aménagement physique requis dans le cadre d un projet de recherche et financé à partir d un fonds de recherche devra être préalablement autorisé par le Service des terrains et bâtiments Les achats de $ à $ La division des approvisionnements devra obtenir un minimum de deux (2) prix avec une confirmation écrite du fournisseur. Les soumissions concernant les travaux de construction d une valeur inférieure à $ seront demandées directement par le Service des terrains et bâtiments. Les travaux dont le montant est estimé à moins de $, ne nécessiteront qu un seul prix et le Service des terrains et bâtiments pourra transiger directement avec l entrepreneur de son choix. Lorsque le coût estimatif des travaux est supérieur à $ et inférieur à $, le Service des terrains et bâtiments devra obtenir un minimum de deux prix. Par la suite, sur réception du formulaire «demande d achat» accompagné des documents de soumission, la division des approvisionnements émettra le bon de commande. Le Service des terrains et bâtiments pourra solliciter directement une offre de service d entretien ou procéder à l achat de produits d entretien d immeuble auprès d une seule firme pour un montant inférieur à $ Les achats de $ à $ La division des approvisionnements du sollicitera trois (3) prix auprès de fournisseurs désignés (appel d offres sur invitation). Un document d appel d offres devra décrire sommairement les biens/services requis ainsi que les conditions s y rattachant.

9 2.2.3 Les achats de $ et plus 9 L appel d offres public devra viser l ensemble des fournisseurs potentiels. L avis d appel d offres sera publié sur le système électronique d appel d offres (SÉAO). Un document devra décrire les biens/services requis ainsi que les conditions s y rattachant. Les fournisseurs intéressés pourront obtenir le document d appel d offres directement auprès de SÉAO. Les frais d acquisition du document sont à la charge du demandeur. 3 Approvisionnement par contrat Pour une catégorie de produits, on détermine un fournisseur unique auprès duquel, les unités organisationnelles de l Université s approvisionnent directement. Les prix ont été préalablement convenus entre le fournisseur et un approvisionneur de la division des approvisionnements du. Les contrats d approvisionnement présentement en vigueur sont : 3.1 Les fournitures de bureau Procédure: La demanderesse ou le demandeur peut procéder de trois (3) façons : Compléter un bon de commande décentralisé à partir du catalogue du fournisseur et l envoyer au fournisseur par télécopieur; Placer une commande téléphonique au bureau des commandes du fournisseur; Utiliser la commande «en ligne» sur le site web du fournisseur. Les articles commandés seront livrés directement dans le secteur de la demanderesse ou du demandeur sans passer par la réception centrale. Le bon de livraison devra être conservé pour un retour de marchandise éventuel. La facture globale mensuelle parvient directement à la division comptabilité du Service des ressources humaines et financières. Le paiement est fait sans vérification. Il appartient à la demanderesse ou au demandeur de faire le suivi en cas d erreur. 3.2 Cartouches laser recyclées La demanderesse ou le demandeur s approvisionne directement au magasin de l université au moyen du formulaire «Demande de fournitures au magasin».

10 3.3 Papier fin 10 La demanderesse ou le demandeur s approvisionne directement au magasin de l université au moyen du formulaire «Demande de fournitures au magasin». 3.4 Lampes de projection Le Service des technologies de l information commande directement chez le fournisseur désigné en conformité du contrat cadre qui existe avec ce fournisseur. 3.5 Produits audio, vidéo, piles, cd et dvd Le Service des technologies de l information commande directement chez le fournisseur désigné en conformité du contrat cadre qui existe avec ce fournisseur. 3.6 Lampes fluorescentes et régulateurs de tension Le Service des terrains et bâtiments commande directement chez le fournisseur désigné en conformité du contrat cadre qui existe avec ce fournisseur. 3.7 Peinture Le Service des terrains et bâtiments commande directement chez le fournisseur désigné en conformité du contrat cadre qui existe avec ce fournisseur. 4 Fournisseurs de biens et services La division des approvisionnements du tient à jour une liste des fournisseurs qui ont transigé avec l Université au cours des dernières années. Les approvisionneurs du pourront toujours inviter à soumissionner des fournisseurs qui ne sont pas inscrits sur la liste.

11 5 Négociation 11 La division des approvisionnements du procède par appel d offres pour tenter d obtenir les meilleurs prix. Toutefois, les approvisionneurs pourront procéder par voie de «négociation» dans les cas suivants : a) L absence d une concurrence valable sur le marché; b) L acquisition de biens ou services dont le prix ou le tarif est régi par une loi (en négociant d autres conditions au contrat); c) Une modification à une commande dont la valeur du changement est inférieure à 25 % de la valeur totale; d) Une modification à un contrat dont la valeur du changement est inférieure à 10 % de la valeur totale; e) Location d un local ou d un immeuble; f) Reconduction d un service où l aspect financier n est pas un critère primordial. 6 Réception et ouverture des soumissions Seules les soumissions reçues avant l heure et la date limite fixées sont recevables. Les soumissions déposées lors d un appel d offres public sont reçues scellées et ouvertes publiquement. En dehors du cadre d un appel d offres public, les fournisseurs pourront faire parvenir leur offre au moyen du télécopieur ou du courrier électronique à l intérieur des limites fixées. Les documents qui s y rattachent pourront suivre par la suite. Lors de l analyse des soumissions et pour les fins de l adjudication, l approvisionneur s assure que toutes les exigences prévues aux documents d appel d offres sont respectées et que tous les soumissionnaires sont traités équitablement. L Université ne s engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions proposées. La division des approvisionnements du est la seule responsable de l évaluation de l aspect commercial des soumissions, alors que la demanderesse, le demandeur intervient dans l évaluation technique selon la complexité des biens acquis. Il se peut qu en raison de la nature du bien ainsi que la durée de sa vie utile, l on doive considérer les frais d exploitation et d entretien ou tout simplement établir une valeur de disposition. Dans ce cas, l analyse sera faite en fonction du plus bas coût global actualisé et les critères d évaluation devront être précisés dans le document d appel d offres.

12 12 Dans le cas d un bien, l adjudication se fera sur la base du plus bas soumissionnaire dans la mesure où les produits offerts rencontrent les exigences et les conditions demandées. En ce qui concerne l acquisition d un service, le prix ne constitue pas le seul critère pouvant motiver le choix. D autres critères peuvent être considérés: l expérience, la renommée, la place d affaire, l exécution de contrats similaires, la compétence des employés et des gestionnaires, les procédés, etc. Le choix de l adjudicataire se fait en utilisant les critères d évaluation pertinents à chaque projet. 7 Validité des soumissions Une soumission est généralement valide pour une période de soixante (60) jours civils à compter de la date d ouverture des soumissions. Une soumission devient nulle et sans effet dans les circonstances suivantes: a) La soumission n est pas conforme aux exigences de l appel d offres; b) La soumission n est pas conforme aux politiques de l Université; c) La responsabilité de la soumission relève de tierces parties; d) La soumission n est pas complétée correctement. 8 Appel d offres non concluant Si les offres reçues ne sont pas conformes ou ne répondent pas aux attentes, l Université peut demander de nouvelles offres aux soumissionnaires qui ont déjà déposé une soumission, refaire un nouveau projet d appel d offres en modifiant certaines données du document initial, annuler l appel d offres ou négocier de «gré à gré» avec le plus bas soumissionnaire. Dans tous les cas, une justification s avère nécessaire. 9 Engagement contractuel L avis d adjudication peut se faire par lettre, par courriel, par téléphone, par l émission d un bon de commande. L offre retenue, dûment signée par une personne fondée de pouvoir de la compagnie et qui est acceptée par l Université, devient un contrat engageant les deux (2) parties. Les termes, conditions et spécifications décrits dans l appel d offres, de même que les termes de l offre, deviennent parties intégrantes de l entente contractuelle.

13 10 Divulgation des résultats de soumission 13 Afin d assurer le respect de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, seule la division des approvisionnements du est autorisée à fournir des renseignements concernant les montants ou autres détails des soumissions. Dans le cas d une ouverture publique, les résultats sont entièrement divulgués à toute personne qui en fait la demande. Pour ce qui est de l appel d offres sur invitation, seule la soumission retenue sera divulguée sur demande. 11 Cautionnement 11.1Garantie de soumission L Université peut demander au soumissionnaire une garantie de soumission, libellée à l ordre de l Université du Québec en Outaouais, d une valeur minimum de dix pour cent (10 %) de l offre. Cette garantie est donnée par une institution financière légalement habilitée à se porter caution au Québec si la garantie est sous forme de cautionnement. Si cette garantie n est pas fournie sous forme de cautionnement, elle doit être donnée sous la forme d un chèque visé. Le cautionnement de soumission ou le chèque de l adjudicataire ne sera pas remboursé si la compagnie ne peut pas ou ne désire pas accepter un contrat respectant toutes les obligations contenues dans le document d appel d offres. 11.2Cautionnement d exécution La garantie de soumission est remise avant la signature du contrat, en échange d une garantie d exécution du contrat et d une garantie des obligations pour gages, matériaux et services. Lorsque ces garanties sont sous forme de cautionnement, le montant de chacune d elles correspond à 50 % du prix indiqué au contrat et elles sont données par une institution financière légalement habilitée à se porter caution au Québec. Il reste en vigueur pour toute la durée du contrat. Si ces garanties ne sont pas fournies sous forme de cautionnement, elles doivent être données au moyen de chèques visés à l ordre de l Université, le montant de chacune d elles correspondant à 10 % du prix indiqué au contrat. 12 Assurances L exécution de certains contrats en construction ou d entretien exigeront une preuve d assurance de la part des entrepreneurs retenus.

14 14 Le montant de couverture d assurance en responsabilité ne peut pas être inférieur à $. Le certificat d assurance requis doit parvenir à l Université une semaine avant la mise en vigueur du contrat. En cas de renouvellement, le certificat d assurance doit parvenir à l Université au plus tard une semaine avant la date de reconduction. 13 Transport et livraison L Université préconise que les frais de transport soient inclus dans le prix des marchandises DDP (Delivered Duty Paid), de sorte que le fournisseur conserve le titre de propriété des biens jusqu au moment où l Université en accepte la livraison. Ainsi, le transfert des risques à l Université se fait au moment où le fournisseur remet la marchandise à l Université. Le fournisseur choisit le transporteur et assume les frais de transport. Les assurances seront également à sa charge. 14 Produits dangereux L Université doit s assurer que ses fournisseurs se conforment à la loi portant sur les matières dangereuses comme les produits toxiques et inflammables, connue sous le nom de SIMDUT(Système d information sur les matières dangereuses utilisées au travail). La loi fédérale stipule que la compagnie doit apposer une étiquette SIMDUT aux contenants de matériaux hasardeux. Chaque compagnie doit fournir les fiches informatives sur les produits hasardeux. Il appartient à l unité utilisatrice de produits dangereux de mettre les fiches informatives à la disposition de ses usagers. 14 Réception de marchandises Toute réception de marchandises s effectue à partir de la réception centrale, située au 283 boulevard Alexandre Taché (porte 5). Le préposé à la réception accepte la marchandise et signe le bordereau d expédition. Il complète l «accusé de marchandise» dans le système informatique. C est le rôle du préposé à la réception de s assurer que la marchandise reçue est en bon état. Cependant, l acceptation finale appartient à la demanderesse ou au demandeur. 15 Retour de marchandises En mode décentralisé (1 000 $ et moins), si l on désirait retourner de la marchandise au fournisseur, l unité devra prendre elle même les arrangements avec le fournisseur. Une fois qu on aura informé le réceptionnaire des arrangements convenus avec le fournisseur

15 15 (numéro d autorisation de retour, adresse de retour, spécifications d empaquetage, etc.), il procédera à l expédition de la marchandise. Pour les achats réalisés en mode centralisé, il appartient à un approvisionneur de la division des approvisionnements de prendre les arrangements nécessaires en vue d un retour de marchandises. 16 Services professionnels Un service professionnel dont le coût estimé d acquisition est inférieur à $ sera négocié directement par la demanderesse ou le demandeur. Au delà de ce montant, on devra se référer à la division des approvisionnements du Service des ressources humaines et financières qui demandera des soumissions auprès des entreprises potentielles au même titre que les autres services. La demanderesse ou le demandeur décrira dans un document ses attentes qui deviendront partie intégrante du document d appel d offres. L adjudication du contrat sera déterminée par un comité de sélection si des critères sont applicables. Dans les autres cas, l adjudication se fera sur la base du plus bas soumissionnaire. Le devra déposer deux fois par année au Comité de vérification une liste des contrats octroyés pour les services professionnels. Ce document devra contenir les informations suivantes : le nom du fournisseur; le service rendu; le montant de chaque contrat; le total cumulatif des contrats octroyés. 17 Taxe sur les produits et services (TPS) Cette taxe s applique sur la plupart des produits et services acquis par l Université. La TPS est payable en totalité au moment de l achat des biens et services. Cette dernière s ajoute au montant total des marchandises et/ou services. Le montant de la TPS doit apparaître séparément sur la facture. 18 Taxe de vente du Québec (TVQ) Cette taxe s applique sur tous les achats de biens et services. L Université se doit de payer la taxe de vente au Québec. Il appartient donc aux fournisseurs non résidents du Québec de s enregistrer au Québec. Un fournisseur hors Québec, non mandaté, ne pourra facturer cette taxe et l Université devra procéder à sa propre remise à Revenu Québec.

16 16 Cette dernière s applique sur le montant incluant à la fois le montant des biens et services et le montant de la TPS. Le montant de la TVQ doit apparaître séparément sur la facture. 19 Douanes et accises L Université utilise les services d un courtier en douanes (Société Internationale Livingston) pour dédouaner les marchandises en provenance de l étranger. Des frais fixes sont applicables et sont à la charge de la demanderesse ou du demandeur. 20 District judiciaire Tous les contrats, les commandes et autres ententes de l Université sont régis et interprétés en vertu des lois de la Province de Québec dans le District judiciaire de la Ville de Gatineau.