Excel. Formules avec opérateur simple

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1 Formules avec opérateur simple Dans l'exemple ci-contre la cellule C8 contient le résultat de l'addition des cellules C5 et C6 moins le contenu de la cellule C7. Saisir une formule Cliquer sur la cellule devant contenir le résultat de l'opération à effectuer Taper sur la touche = du clavier Utiliser les touches du clavier +, -, *, / pour respectivement additionner, soustraire, multiplier et diviser des cellules entre elles. Cliquer sur une autre cellule et renouveler la manipulation jusqu'à ce que la formule soit complète. Appuyer sur la touche Entrée ou sur le bouton Entrer (barre de formule) pour valider la saisie. Le résultat de la formule sera automatiquement affiché dans la cellule. Modifier une formule Modification dans la cellule Modification dans la Barre de formule Cliquer sur la cellule à modifier (la formule est affichée dans la Barre de formule) Cliquer dans cette barre de formule pour placer le point d'insertion et corriger la formule Appuyer sur la touche Entrée ou cliquer sur le bouton Entrer (dans la Barre de formule) pour confirmer la nouvelle saisie. Pour annuler la modification, cliquer sur le bouton Annuler Copier une formule sur des cellules adjacentes Cliquer sur la cellule contenant la formule Utiliser la poignée de recopie pour reproduire ce calcul sur les lignes ou les colonnes voisines. Formules entre cellules de différentes feuilles Sélectionner la cellule devant contenir le résultat et appuyer sur la touche = du clavier Cliquer sur l'onglet de la feuille contenant la cellule à insérer dans la formule et cliquer sur cette cellule. Dans la barre des formules on constate que le nom de la feuille et le caractère! précèdent la référence de la cellule afin d'indiquer son origine. 20

2 Utiliser ensuite les opérateurs standards (+,-,*,/) et renouveler la manipulation si la nouvelle cellule provient d'une autre feuille - valider Entrée Référence relative et absolue Lorsque vous recopiez une formule ou une fonction, on constate que les références des cellules se modifient en fonction du sens de la recopie : ces références sont relatives. Dans le cas où une formule utiliserait une ou plusieurs références de cellules qui ne doivent pas se modifier, il faut alors transformer ces coordonnées en références absolues. Modifier une formule pour transformer une référence relative en une référence absolue Faire un double clic sur la cellule contenant la formule (ou cliquer et utiliser la barre de formule) Positionner le curseur sur la référence de la cellule à modifier Appuyer sur la touche F4 du clavier Le caractère $ sera placé devant le chiffre et devant la lettre de la référence indiquant que ces coordonnées seront bloquées lors de la recopie (ex : $A$4) Appuyer sur la touche Entrée pour valider. Ainsi lors de la recopie de la formule, toutes les références seront modifiées sauf celles bloquées par le caractère $ (colonne, ligne ou les deux) Format automatique Format automatique Sélectionner les cellules Menu Format / Mise en forme automatique Sélectionner le format automatique à appliquer aux cellules Sélectionner le format automatique à appliquer Cliquer sur le bouton Options pour afficher cette zone et cocher ou décocher les options souhaitées 21

3 Base de données Généralités Base de Données Notions sur les bases de données Une liste est un tableau dont la première ligne contient des noms de rubriques (les champs) et les lignes suivantes, les données (enregistrements). A partir d une liste structurée de cette façon, Excel pourra : Trier la liste Calculer des sous totaux Rechercher ou extraire les enregistrements qui correspondent à certains critères Construire un tableau de synthèse (tableau croisé) Champs Enregistrements Les Tris Simple (barre d'outils) : Tri à une seule clé Sélectionner une cellule dans la colonne du champ à trier Clic sur ou sur dans la barre d outils Elaboré (menu) Tri avec 2 ou 3 clés Sélectionner uns cellule du tableau : Menu Données / Trier Définir les champs à trier 22

4 Les Filtres Filtrer une liste consiste à spécifier des critères afin que la liste se réduise aux seuls enregistrements qui répondent à ces critères. Filtre automatique Sélectionner une cellule de la liste : Menu Données / Filtre / Filtre automatique Des flèches de menu déroulant apparaissent à coté des noms de champs Spécifier un critère Cliquer sur la flèche associé à la rubrique qui va servir de critère (ex : Ville) Sélectionner dans la liste la valeur du critère ( ex : Cannes ) Attention : si vous spécifiez plusieurs critères, ils s additionnent (ET logique) Filtre automatique sur des valeurs maximales ou minimales Ouvrir la liste associée au champ concerné Cliquer sur 10 premiers. Choisir haut pour les valeurs maximales et bas pour les valeurs minimales Préciser le nombre d'enregistrements correspondant aux valeurs les plus hautes ou les plus basses souhaitées. 23

5 Choisir Eléments pour filtrer tous les enregistrements correspondant au critère (haut ou bas) ou Pourcentage pour filtrer un nombre de lignes correspondant au pourcentage du nombre total de valeurs de la liste. Cliquer sur le bouton OK. Critères personnalisés Pour spécifier des critères utilisant des opérateurs (plus grand que, différent de, etc ) ou pour pouvoir utiliser les caractères génériques * et? sur des champs de type texte, ou encore pour spécifier des critères utilisant la notion de OU. Cliquer sur la flèche associée à la rubrique qui va servir de critère ( ex : Ville) Cliquer sur (Personnalisé) Sélectionner un opérateur Sélectionner la valeur de comparaison Accessoirement, cliquer sur ET ou OU et spécifier un critère supplémentaire Annuler un critère Dans la liste déroulante associée au nom du champ, sélectionner (Tout) Annuler tous les critères Menu Données / Filtre / Afficher tout Mettre fin au filtrage Menu Données / Filtre / Filtre automatique 24

6 Utilisation des volets Les volets permettent de figer des lignes et/ou des colonnes afin de visualiser le contenu de la feuille sans perdre de vue les en têtes de colonnes et de lignes dans le cas de tableaux longs ou larges. Il permet également de partager une fenêtre en deux et de pouvoir dérouler 2 parties du tableau. Positionner les volets Placer le pointeur de souris sur l'un des volets situés en haut de la barre de défilement vertical et à droite de la barre de Volet vertical défilement horizontal (représenté par un tiret gris) Le pointeur de souris prend la forme de flèches bidirectionnelles Cliquer et glisser pour placer le volet sous la ligne ou à droite de la colonne à figer. Volet horizontal Les volets sont alors représentés dans la feuille par deux barres grises. Dérouler le menu Fenêtre et cliquer sur Figer les volets Les barres grises sont remplacées par des traits fins noirs. Supprimer les volets Dérouler le menu Fenêtre et cliquer sur Libérer les volets puis ramener les volets à leur emplacement d'origine Ou Dérouler le menu Fenêtre et cliquer sur Supprimer le fractionnement (les volets seront libérés et rangés automatiquement). Mise en page Marges, orientation Menu Fichier / Mise en page Onglet Page Orientation du papier Réduit ou augmente la taille de la feuille de calcul dans la page imprimée Réduit la taille de la feuille de calcul afin de la contenir dans le nombre de pages indiqué Indiquer le format du papier ainsi que la qualité d'impression à utiliser Inscrire ici un chiffre pour paramétrer le début de la numérotation de la page 25

7 Onglet Marges Indiquer la valeur des marges gauche, droite, bas et haut, ainsi que l'en-tête et le pied de page Cocher les cases pour centrer horizontalement et verticalement le tableau dans la page En tête et pied de page Menu Fichier / Mise en page Onglet En-tête/Pied de page Sélectionner un en-tête ou un pied de page prédéfini Ou Cliquer sur leur bouton respectif pour les personnaliser. Placer le point d'insertion dans la zone prévue et utiliser les boutons pour insérer le numéro de page, la date etc. Options d'impression pour répéter une ligne ou une colonne Menu Fichier / Mise en page Onglet Feuille Cliquer dans la zone et sélectionner dans la feuille de calcul les cellules à imprimer Cliquer dans la zone et sélectionner dans la feuille de calcul la ligne ou la colonne à répéter sur chaque page imprimée Sélectionner une option pour imprimer le quadrillage de la feuille ou les en-têtes de ligne et de colonne par exemple Si les données ne tiennent pas sur une page, sélectionner un ordre d'impression 26

8 Impression Impression paramétrée Dérouler le menu Fichier / Imprimer Sélectionner l'imprimante à utiliser Sélectionner une option: Sélection: imprime les cellules sélectionnées Feuilles sélectionnées: imprime les feuilles sélectionnées Classeur entier: imprime tout le classeur. Cliquer sur propriétés pour modifier les options d'impression de l'imprimante sélectionnée Indiquer le nombre de copie à imprimer Imprimer un graphique seul dans une page Cliquer sur le graphique concerné pour le sélectionner Menu Fichier / Imprimer Vérifier que l'option Graphique sélectionné est validée + Cliquer sur OK 27