creer_construire_projet_owb_1.1.0.doc Document de référence : «Open Workbench User Guide r » (

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1 1/11 Auteur : Jacques Barzic (contact@jacques.barzic.fr) Sommaire Page 1 - Créer un projet 2/ Généralités 1.2 Création d un nouveau projet 2 - Créer des ressources 3/ Généralités sur les ressources 2.2 Créer une ressource 3 Créer des tâches 4/ Créer une tâche 3.2 La hiérarchie des tâches 3.3 La contrainte de durée sur les tâches 4 Organiser les tâches 5/ Introduction 4.2 Premier paramétrage des tâches 4.3 Mise en place de dépendances entre les tâches 5 Affecter des ressources aux tâches 8/ Affecter une ressource à une tâche 5.2 Aperçu du projet test 5.3 À propos des Modèles de répartition des ressources 6 Enregistrement du projet 11/ Enregistrent du projet dans un fichier 6.2 Fichier global : partage entre les projets creer_construire_projet_owb_1.1.0.doc Note Document de référence : «Open Workbench User Guide r » ( Cette notice reprend le chapitre 2 («Create and Build Projects») du guide de l utilisateur. Cette notice ne pend en compte que l utilisation d Open Workbench en «autonome». Les fonctionnalités en partage (avec Clarity) ne sont pas abordées. Ma configuration : Windows 7 et Open Workbench J ai lancé le logiciel en «Administrateur du poste» car j ai constaté un problème en «Utilisateur» : «Exception inconnue : Erreur survenue durant l exécution de la commande» dès le lancement de Open Workbench. J ai aussi constaté ce phénomène sur Windows XP.

2 1 - Créer un projet 2/ Généralités : Un projet est constitué d un ensemble de tâches qui concourent à l achèvement d une réalisation plus ou moins complexe. Avant de planifier un projet, il est nécessaire d avoir à disposition certaines informations donnant une idée générale de ce qu il implique, telles que le nom de son responsable, la constitution de l équipe ou encore son budget. Une foi le projet créé dans Open Workbench, l utilisateur sera amené à l enrichir de phases, d activités de tâches et de bien d autres éléments de gestion du projet (affectation de ressources, création de planning dans le temps, ). Il est possible de stocker le projet dans un fichier localement, sur un serveur ou dans tout autre emplacement d un réseau. 1.2 Création d un nouveau projet Menu Fichier > Nouveau. Puis menu Fichier > Propriétés Onglet Description. Saisir au moins un nom et un ID. Enregistrer le projet. Menu Fichier > Enregistrer sous. : le chemin par défaut est celui défini dans les options (voir document Débuts avec Open Workbench 1.3), le nom du fichier (.rmp) par défaut correspond à l ID du projet.

3 2 Créer des ressources 3/ Généralités sur les ressources Les ressources peuvent être créées manuellement. L on peut définir leurs propriétés et les affecter à des tâches. Les ressources que l on crée sont automatiquement disponibles pour être assignées à des tâches au sein du projet. Il est possible de classer les ressources dans des catégories (groupes ou rôles) comme par exemple Analystes, Développeurs, Les ressources utilisent différentes unités de quantification et, notamment, les ressources matérielles (ou plus largement qui ne sont pas de la main d œuvre) doivent comporter dans leur définition une valeur en terme de coût. 2.2 Créer une ressource Dans une vue affichant les ressources (un diagramme de Gantt, par exemple). Clic droit sur la zone ressources. Choisir Insérer dans le menu. Une ligne de ressource vide est ajoutée. Ensuite. Clic droit sur la nouvelle ligne vide. Choisir Modifier dans le menu. Note : ces paramètres peuvent aussi être saisis dans des vues qui présentent les champs concernés (voir la vue Disponibilité des ressources du cours utilisée dans le document Débuts avec Open Workbench ). Renseigner les propriétés dans l onglet Général. Quelques explications pour les champs particuliers. Type : la liste propose Main-d œuvre, Équipement, Matériaux et Dépenses. Disponibilité : sachant qu un jour vaut 7 heures dans mon paramétrage, on peut renseigner ici la proportion de disponibilité de la ressource pour ce projet : jour par jour (3,5 h = 0,5 J!) et éventuellement sur une période de date à date. Une foi validée la ressource apparaît dans la liste et est disponible pour être affectée à des tâches du projet.

4 3 Créer des tâches 4/ Créer une tache Dans une vue affichant les tâches (un diagramme de Gantt, par exemple). Clic droit sur la zone des tâches. Choisir Insérer une tâche dans le menu. Une ligne de tâche vide est ajoutée (la ligne bleue sur l exemple ci-contre). Ensuite, renseigner les propriétés de la tâche : soit en cliquant sur une cellule et saisir, soit en faisant un clic droit sur la tâche et choisir Modifier pour ouvrir la boîte dialogue ci-contre. Saisir au moins un nom et un ID pour la tâche. 3.2 La hiérarchie des tâches Le choix possible pour le type de tâche dépend du paramétrage de l option «Work Breakdown Structure» (WBS) (voir document Débuts avec Open Workbench 1.4). Cette option définit la hiérarchie de composition d un projet. Par défaut on trouve la hiérarchie ci-contre, qui signifie que : un Projet est constitué de Phases, une Phase est constituée d Activités, une Activité est constituée de Tâches et/ou de Jalons. 3.3 La contrainte de durée sur les tâches Le choix d une durée fixe ou non pour une tâche définit la contrainte de temps ou de ressource. Durée fixe (ou tâche contrainte au temps) : lors du calcul automatique du planning, la durée de la tâche sera fixe quelque soient les possibilités des ressources. Durée variable (ou tâche contrainte aux ressources) : lors du calcul automatique du planning, la durée de la tâche sera ajustée en fonction des disponibilités des ressources.

5 4 Organiser les tâches 5/ Introduction Cette activité de gestion du projet dans Open Workbench n apparaît pas dans le chapitre 2 du Guide de l Utilisateur. Il me paraît pourtant nécessaire, à ce stade, de débuter la construction de l articulation des tâches entre elles : durées estimées ou allouées, délais (dates de début et/ou dates de fin), dépendances, et cela sans encore se soucier des ressources nécessaires. Pour cela veiller aussi à définir au moins la date de début du projet (pour mon exemple, j ai choisi de débuter le projet le lundi 29/03/2010). La date de fin du projet sera calculée lors de la planification automatique (on se place dans le cas où celle-ci n est pas imposée, ce qui constituerait une autre vision des choses). 4.2 Premier paramétrage des tâches Dans le tableau des tâches du diagramme de Gantt, je renseigne la durée et le caractère fixe ou pas de la durée (voir 3.3). L unité de durée est le jour (voir Outils > Options, onglet Valeurs par défaut). On constate plusieurs choses. Si les tâches ont été créées avant la saisie d une date de début de projet, leur date de début est celle du lendemain du jour courant. À ce stade, pour recaler par rapport à une date de début de projet, il faut le faire manuellement. Si les tâches sont créées après la saisie d une date de début de projet, leur date de début est, par défaut, celle du début de projet. Une durée fixe est automatiquement choisie pour les jalons. La palification des tâches (barres bleues sur la copie d écran ci-dessous) est callée sur la date de début du projet (le 29/03/2010) et leur longueur tient compte des jours paramétrés comme chômés dans le calendrier en courant (les samedis, les dimanches et le lundi de Pâques - 5 avril en l occurrence). Apparence du diagramme de Gantt à ce stade du projet de test.

6 6/ Mise en place de dépendances entre les tâches Ces dépendances définissent la chronologie du projet et créent des contraintes fortes pour son déroulement. Certaines tâches ne peuvent pas débuter si d autres ne sont pas terminées. Mise en place des dépendances : Dans liste des tâches, faire un clic droit sur la première dans la chronologie du projet (généralement, mais pas obligatoirement, celle du haut de la liste) et choisir Dépendances Dans la liste des Tâches du projet sélectionner la ou les tâches qui doivent succéder à la tâche traitée et les ajouter comme successeur. Ici, pour la tâche Analyse, il n y a qu un successeur le jalon Fin Analyse (copie d écran ci-contre). Procéder de la même manière pour toutes les tâches du projet (sauf la dernière chronologiquement!!). Apparence du diagramme de Gantt du projet de test, une foi les dépendances créées. Les lignes de dépendances apparaissent sur la planification des tâches. La couleur rose des tâches indique qu il y a des incohérences entre les dépendances et la planification. Par exemple, il suffirait de planifier le jalon Fin Analyse le 13 mars (après la fin de la tâche Analyse) pour que la tâche Analyse reprenne sa couleur normale (blanche). Cela peut être fait manuellement, mais l intérêt d un logiciel tel que Open Workbench et de le calculer. On laisse donc les incohérences pour le moment.

7 7/ Le réseau des tâches : La mise en place des dépendances permet à Open Workbench d afficher le réseau logique du projet. On trouve un raccourci Réseau CPM dans le groupe Favorites de la barre de raccourcis des vues. Voici celui de notre projet test à ce stade (en plusieurs morceaux car l édition de ce diagramme dans Open Workbench n est, à mon avis, pas la meilleure qui soit).

8 8/11 5 Affecter des ressources aux tâches 5.1 Affecter une ressource à une tâche Dans une vue affichant le tableau des tâches. Clic droit sur la tâche désirée. Dans le menu, choisir Affectations Sélectionner une ou plusieurs ressources dans Ressources de l équipe projet et cliquer sur le bouton Affecter. La liste Ressources affectées se remplit. Au départ le Reste à faire correspond au nécessaire pour la tâche complète (saisie manuelle). Le % max (en bout de ligne à droite, caché sur la copie d écran ci-contre) est un paramètre important pour le calcul de la durée d une tâche. C est le taux de disponibilité de la ressource pour cette tâche. Il est à combiner avec le nombre d heures par jour de disponibilité de la ressource pour le projet (voir 2.2). 5.2 Aperçu du projet test Ci-dessous la vue Gantt ressources. Cette vue (issue des fichiers du cours propose différentes ventilations des charges. Les cases de couleur jaune indiquent une surcharge des ressources par rapport à leurs disponibilités. À ce stade c est normal car aucune optimisation (manuelle ou automatique) n a été effectuée. La vue «Gantt ressources» du projet test, une foi affectées les ressources aux taches.

9 9/ À propos des Modèles de répartition des ressources Lors de l affectation de ressources à une tâche, un modèle de répartition doit être choisi (voir ci-contre). Cinq possibilités : Uniforme, Imposé, Contour, Amont (par défaut) et Aval. Ces modèles permettent de définir comment la ressource va être affectée à la tache pour la réaliser. Cela sera pris en compte lors du calcul de la durée de la tache Le modèle de répartition Uniforme : Affecte la ressource à la tâche, les jours où la ressource est disponible pour se consacrer complètement à la tâche, en respectant les critères de disponibilité définis pour la ressource. Par exemple : si une ressource est programmée pour travailler 4 heures par jour sur une tâche, la ressource ne sera pas affectée à la tache un jour où elle ne dispose que de 3 heures. Modèle de répartition Uniforme Le modèle de répartition Amont (par défaut) : Affecte la ressource à la tâche le plus tôt possible dans le déroulement du projet, en fonction de ses critères de disponibilité. Modèle de répartition Amont

10 10/ Le modèle de répartition Aval : Affecte la ressource à la tâche le plus tard possible dans le déroulement du projet, en fonction de ses critères de disponibilité Le modèle de répartition Imposé : En fait, il s agit d un modèle que l on pourrait intituler «Manuel» ou «Personnalisé». L utilisateur de Open Workbench pourra affecter la ressource à la tâche les jours et le temps qu il désire. La répartition ainsi fixée ne sera pas modifiée lors d un calcul automatique (planning automatique ou re-calcul de durée de tâche). Modèle de répartition Aval Modèle de répartition Imposé Le modèle de répartition Contour : Affecte la ressource à la tâche en fonction du délai accordé pour la réaliser, en adaptant une répartition la plus lissée possible (tout en tenant compte des critères de disponibilité). Ce modèle évite les gros pics ou creux. Modèle de répartition Contour

11 6 Enregistrement du projet 11/ Enregistrent du projet dans un fichier La boîte de dialogue Enregistrer sous propose deux formats de fichiers : - *.rmp : le format propriétaire de Open Work Bench. - *.xml : pour le partage dans d autres applications. Le chemin par défaut d enregistrement est celui défini dans : le menu Outils > Options, onglet Emplacements, paramètre Fichiers projet. 6.2 Fichier global : partage entre les projets Open Workbench permet le partage de certaines données entre tous les projets que l on ouvrira. Deux solutions pour cela : utiliser Open Workbench avec Clarity (pas abordé dans ce document), dans le fichier global spécifié dans les options. Les données qui sont partagées sont : le jour de démarrage de la semaine, les calendriers, l URL du support méthode. Définir un fichier global : Menu Outils > Options. Onglet Emplacements. Renseigner le paramètre Fichiers global. Le simple fait de ne pas laisser vide ce paramètre enclenche le partage des données cidessus entre les projets.