Plan d action de l Association franco-yukonnaise

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1 Plan d action de l Association franco-yukonnaise (À jour au 16 septembre 2013)

2 Capacité organisationnelle Objectif général : Assurer le bon fonctionnement de l organisme grâce à une saine gestion des ressources humaines, matérielles et financières ainsi que de la structure démocratique. - Poursuivre et améliorer les bonnes pratiques de gestions financières et opérationnelles en place Créer un comité qui priorisera les politiques à réviser ou à ajouter et mettra en place des mécanismes de suivi Manuel des politiques complet et mis à jour Mise à jour et élaboration de 18 politiques du CA Par ex. : - Code déontologique - Évaluations du rendement du CA, de la présidence et de la direction générale - Remboursement des dépenses des membres vivant à l extérieur de Whitehorse pour participation aux AGA Maintenir des mécanismes de gestion et de contrôle financiers imputables Nb rencontres du comité de gestion 3 rencontres du comité Produire les états financiers vérifiés Produire et diffuser le rapport annuel Organiser et tenir l assemblée générale annuelle (AGA) Créer un comité qui développera une stratégie pour augmenter le membership de l AFY États financiers vérifiés et adoptés Rapport annuel présenté et reçu à l AGA Compte-rendu de l AGA Nb de membres votants présents Satisfaction des personnes présentes (évaluation) États financiers audités 2013 Rapport disponible en ligne et en format imprimé 30 e AGA, 3 novembre 2012, 36 membres présents, dont 10 par procuration Développer des mécanismes pour améliorer la concertation entre les services et augmenter la qualité des programmes offerts Augmentation du nb de membres Création d un comité des communications internes et d un comité des agents de projets/réceptionnistes Assurer un transfert efficace de la mémoire d entreprise Satisfaction du personnel et de la clientèle Politiques et système d archives électroniques Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 2

3 - Obtenir le financement nécessaire à la poursuite des activités Élaborer une stratégie de diversification des revenus, incluant un plan de commandite Rédiger et déposer les demandes de financement reliées aux projets Stratégie en place Obtention du financement En Élaboration d un plan de commandite cours corporatif avec une firme-conseil en cours En Maintien de l ensemble des services + continprojets spéciaux, notamment CanNor u Développer des pratiques exemplaires pour assurer un personnel qualifié. Revoir et créer des outils, des politiques et des procédures d embauche, de reconnaissance, de rétention et d évaluation Embauche et rétention de personnel qualifié En continu Développer des pratiques Offrir des formations qui répondent aux besoins exemplaires dans la gestion de développement professionnel du personnel de bénévoles. Développer des pratiques exemplaires pour assurer un CA stable et efficace. Assurer une bonne qualité de vie au travail Développer des outils d orientation pour les bénévoles et les représentants et représentantes de la communauté/afy Formulaires d évaluation du personnel Plans de formation personnalisés Satisfaction du personnel Satisfaction des bénévoles Auto-évaluation du CA Processus d évaluation dans lequel le personnel peut identifier les difficultés reliées à son environnement Comité santé sécurité et bien-être au travail (au-delà des obligations légales RH attitrée qui offre un service d encadrement plus personnalisé aux bénévoles. À faire pour les représentants. Former, orienter et appuyer le CA Guide d intégration des membres du CA Informer les membres sur les projets de l AFY Améliorer les outils de communication Augmentation de la participation aux projets et activités de l AFY Nb d outils développés ou améliorés Amélioration des infolettres + développement d une nouvelle infolettre pour les membres de l AFY (automne 2013), publications régulières sur Facebook, etc. Favoriser un meilleur engagement communautaire Augmentation du nombre de bénévoles RH attitrée. Mécanisme d évaluation et de reconnaissance mis en place Favoriser l innovation pour améliorer le fonctionnement de l organisme. Évaluer les besoins technologiques (équipement Équipements adéquats et formation), les prioriser et y répondre Personnel formé Nouvelle salle pour vidéoconférences avec système de visioconférence. Création plateforme Moodle pour la formation à distance. Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 3

4 Relations stratégiques et communautaires Objectif général : Agir comme leader pour promouvoir un climat favorable au développement de la francophonie au Yukon. - S assurer que les gouvernements et autres institutions respectent leurs obligations en matière d offre de services en français. Élaborer une stratégie de positionnement : FÉDÉRAL Établir une relation de travail avec le député fédéral du Yukon pour appuyer la communauté francophone dans son développement TERRITORIAL Créer un mécanisme de communication continu avec le premier ministre du Yukon et les ministres Augmentation des services Clarification du mandat de la Direction des services en français du gouvernement du Yukon Satisfaction AFY-YG En cours Et en continu Entente d une rencontre par année avec le premier ministre Travailler avec le gouvernement du Yukon pour développer un plan afin d augmenter l offre de services en français et assurer un suivi continu Plan stratégique En cours Contribuer aux rencontres du Comité consultatif sur les services en français Nb de rencontres Participation aux rencontres Créer et maintenir des relations stratégiques avec les gouvernements, institutions, organismes et autres communautés du Yukon. Élaborer une entente de principes avec les villes de Whitehorse et Dawson Revoir les relations et les collaborations avec les groupes francophones du Yukon Contribution aux célébrations de la JFY Ententes signées Lever des drapeaux en mai 2013 à Whitehorse et Dawson Table de concertation à mettre en place Travailler avec les partenaires en éducation à la promotion de la JFY Matériel pédagogique Projet de murale collective en mai 2013 avec fiches d information Travailler avec la Société Radio-Canada à l élaboration d une stratégie pour augmenter la couverture médiatique du Yukon en français Augmentation des informations en français sur le Yukon Mécanismes à développer Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 4

5 - Positionner et promouvoir la communauté sur les scènes territoriale, régionale, nationale, circumpolaire et internationale. Communiquer les succès et enjeux de l AFY de façon systématique Identifier les occasions de reconnaissance et déposer des candidatures de francophones du Yukon Communiqués et autres outils de communication Revue de presse Nb de candidatures Nb de reconnaissance Diffusion de deux communiqués d avril à août À améliorer. Dépôt de la candidature de Yann Herry au prix du Commissaire du Yukon (reçu le 15 mai 2013). Sélectionner les occasions de visibilité les plus pertinentes Plan de visibilité Élaborer un calendrier afin d assurer la présence de représentants et représentantes de l AFY aux événements aux significatifs de la communauté Calendrier Calendrier administratif des membres du CA Assurer notre rôle de porte-parole en étant à l écoute de la communauté. Développer des mécanismes de concertation et de rétroaction Nb de rencontres ou consultations Comptes-rendus Mettre en œuvre des lignes Développer et mettre à jour un plan et des directrices concernant les stratégies de communication communications selon les publics cibles dans l optique de respecter la notion d une communauté forte, viable et inclusive. Plan de communication Travail en collaboration avec une firme experte dès novembre 2013 (financé par un projet collaboratif de la Fondation boréale) Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 5

6 Objectif général : Agir comme leader afin de favoriser la concertation et la collaboration avec les intervenants communautaires, gouvernementaux et privés en vue de maximiser le plein potentiel de la communauté franco-yukonnaise. - Améliorer les mécanismes de concertation et d échange afin d assurer une gouvernance et une communication communautaires efficaces Créer et gérer une table des présidences et des directions générales Tenir au moins 3 rencontres par année Adhésion des membres au cadre de référence Efficacité des suivis par l ensemble des membres Comptes-rendus Comptes-rendus Tenir au moins 6 rencontres du Comité société historique par année Comptes-rendus Rencontres régulières Évaluer le PDG et élaborer le PDG Évaluation PDG Assurer un lien entre les différents comités consultatifs Participation du CA En continu Assurer le suivi et une rétroaction documentés du PDG par tous les organismes Satisfaction des membres de la table S engager au sein des entités de concertation en place (par exemple : PCÉ, PCS). Participer aux rencontres des tables de communication de la FCFA, la FCCF et RDÉE Canada Nombre d outils ou de pratiques exemplaires adaptés et utilisés par l AFY En continu Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 6

7 - Évaluer et améliorer nos outils de promotion et partager notre expertise dans la mesure de nos moyens Élaborer une campagne de recrutement de membres Continuer à gérer les outils de promotion communautaires (Chronique Bonjour, entrevue hebdomadaire CBC, etc.) Augmentation du nb de membres Revue de presse En continu Réviser l ensemble du site Web de l AFY et assurer une maintenance régulière Site Web Appuyer la Fondation boréale (FB) dans la mise en œuvre de sa planification stratégique Satisfaction de la FB En continu Objectif général : Soutenir le développement communautaire francophone dans les agglomérations du Yukon. - Faire un inventaire des Identifier dans chaque secteur d intervention ce interventions qui sont déjà qui a été fait et ce qui a fonctionné réalisées. Processus en cours Améliorer les mécanismes Créer une table d ambassadeurs de concertation auprès des francophones en régions Évaluer comment l organisme peut aider à répondre aux besoins exprimés de façon plus systématique. Avoir dans les indicateurs, une référence aux interventions en régions. Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 7

8 Renforcement des capacités socioéconomiques et des ressources humaines Objectif général : Créer des conditions favorables au développement économique communautaire. - Élaborer des stratégies concertées de recrutement, d intégration et de rétention de main d œuvre francophone et bilingue Arrimer les plans d action des différents services de l AFY : emploi, développement économique et immigration pour une meilleure synergie des projets, des programmes et des actions Travailler en concertation avec les partenaires yukonnais pour s inscrire dans une stratégie plus globale, notamment avec le Labour Market Strategy (LMS) Un plan d action commun entre les différents services de l AFY. Les spécificités francophones sont inscrites dans le LMS Nb de rencontres Le moment est excellent avec l arrivée de la nouvelle direction des services en développement économique, immigration et emploi pour refaire un travail approfondi de réflexion et d arrimage. Nous sommes présents dans tous les comités de travail du Labour Market Strategy. Assurer l inclusion et la reconnaissance de la communauté francophone dans l économie locale Favoriser un processus multidimensionnel, démocratique et participatif pour planifier le développement économique durable de la communauté francoyukonnaise Rencontrer les partenaires et participer aux groupes de travail, conférences et tout autre événement pertinent pour représenter la communauté francophone Mettre en place des groupes focus thématiques pour aller chercher la rétroaction de la communauté francophone et anglophone Nb de rencontres Cette activité se fait en continu. Nb de rencontres Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 8

9 Objectif général : Créer des conditions favorables à l intégration socioéconomique des francophones au Yukon. - Offrir des services Évaluer les services actuels offerts et les pertinents et adaptés à nos réajuster en fonction des besoins, demandes différentes clientèles en et/ou commentaires matière d aide à l emploi, de formation, de planification de carrière, de développement de projets Nombre de sondages/enquêtes effectués auprès de nos clients Taux de satisfaction de nos clients Modification et ajustement des services et actions À partir du 1 er octobre 2013, les clients de nos services en emploi et en immigration répondront systématiquement à un sondage de satisfaction Mettre en œuvre des stratégies de professionnalisation (tout particulièrement des acteurs culturels) et de formation des francophones Évaluer les besoins, élaborer un plan d action, et Une étude de besoins le mettre en œuvre Un plan d action Des activités mises en place Ce travail se fera en partenariat avec le service Arts et Culture. Le moment est excellent pour faire cette activité. Contribuer à la réflexion Élaborer un plan de développement global des sur les enjeux infrastructures de la communauté. socioéconomiques yukonnais afin d identifier des solutions viables tenant compte, entre autres, des avancées technologiques et des conditions plus spécifiques à la Franco- Yukonnie Cette activité pourra être commencée dans le dernier trimestre. Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 9

10 Culture et identité Objectif général : Assurer une vitalité culturelle et identitaire au sein de l espace yukonnais. - Élaborer des stratégies pour assurer la pérennité des arts et de la culture francophones Renforcer les liens avec les différents paliers de gouvernement et les intervenants clés francophones et anglophones (positionnement) Développer une veille stratégique Nb de rencontres politiques (élus) Nb de rencontres de travail (personnel) Nb de documents, études, mémoires Élus du GY, quelques députés au fédéral Employés d organismes A&C anglophones Appui de la Fédération culturelle canadienne-française (FCCF) Participer aux occasions de visibilité (réseautage) Nb de participations Local, régional et national Développer des ententes formelles Nb d ententes En Centre des Arts du Yukon, Yukon Film cours Society Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 10

11 - Favoriser une continuité linguistique et un sentiment d appartenance à la Franco-Yukonnie Favoriser la tenue de manifestations culturelles, artistiques et de loisirs Mettre en œuvre une programmation d activités culturelles, artistiques et communautaires Tenue de plus de 100 manifestations Assistance de plus de 8000 personnes Année : 102 événements, projets, activités : personnes Favoriser l accessibilité à des produits culturels Nb d accès Coordonner les Rendez-vous de la Francophonie Nb d activités dans le programme officiel Nb de nouveaux partenariats par année Participation Revue de presse Centre de ressources culturelles, diffusion et production A&C, artistes francophones présents lors d événements A&C anglophones Une vingtaine d activités. Point marquant : concours Jouez au prospecteur (34 participations, 15 nouvelles inscriptions au Répertoire des services en français) Coordonner les célébrations de la JFY Participation Revue de presse Réception au bâtiment Roundhouse Point marquant : nouvelle activité éducative dans les écoles Participation = plus de 80 personnes au lever du drapeau officiel + à la réception à Whitehorse) Visibilité/couverture médiatique = partiellement atteint (photos dans tous les journaux, mais très peu de contenu, bonne couverture par CBC/SRC) Positionnement/sensibilisation = au-delà des attentes (présence et mots des dignitaires majoritairement en français, partenariat avec la MCHRS, participation de 7 écoles) Mettre en valeur le patrimoine et l histoire de la communauté francoyukonnaise Développer un plan de mise en valeur Atteinte des résultats du plan Plan d action élaboré en août 2013 Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 11

12 Éducation postsecondaire et formation des adultes Objectif général : Créer des opportunités de formation en français adaptées aux besoins et aux aspirations de la communauté franco-yukonnaise. - Offrir des services de Mener une étude de besoins formation et d accès à Maintenir et renforcer les partenariats l éducation postsecondaire Poursuivre l offre de formation et l évaluation en français aux différentes Développer une stratégie de promotion et de clientèles (individus, recrutement organismes communautaires et entreprises francophones) Obtenir l infrastructure et le soutien informatiques nécessaires pour offrir des formations à distance. Acquérir un système de vidéoconférence Développer une plateforme de formation à distance Maintenir et faire la promotion du service de prêt d ordinateur Résultats et recommandations de l étude de besoins Participation Satisfaction des participants Nombre de formations disponibles Nombre d utilisateurs Recherche de financement La visioconférence est disponible. L'AFY crée sa plateforme en ligne de formation. Un atelier est offert en ligne Plan de promotion et de développement à plus long terme à faire Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 12

13 Journal l Aurore boréale Objectif général : En tant que journal de la communauté franco-yukonnaise, informer en français son lectorat sur l actualité franco-yukonnaise, yukonnaise et canadienne. - Renforcer son rôle de tribune communautaire pour la communauté franco-yukonnaise. Maintenir le comité communautaire Réviser la politique éditoriale Encourager les correspondances dans les collectivités Nombre de rencontres du comité Politique actualisée Nombre de correspondants Une rencontre du comité Le nombre de correspondants a atteint son maximum en Un atelier a été offert aux correspondants Maximiser l efficacité de la Améliorer et indexer le système d archivage structure organisationnelle Réviser les tâches affectées aux différents postes Système d archivage indexé Descriptions de tâches actualisées Augmenter l auto-financement Revenus publicitaires à travers le site web En développement Augmenter la visibilité du journal sur le web Utiliser les nouvelles technologies et les médias sociaux Nombre de visites sur le site Web Statistiques Facebook et Twitter Statistiques Google Analytic (du 29 août à la mi-septembre) : 1071 visites; 816 visiteurs uniques 307 visiteurs qui reviennent Plan d action de l Association franco-yukonnaise (AFY) 13