Gesrisk. Tableau de bord de gestion. Logiciel édité par Optimum Conseil. Version 1.4 pour Microsoft Excel

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1 Logiciel édité par Optimum Conseil Gesrisk Tableau de bord de gestion Version 1.4 pour Microsoft Excel Copyright Optimum Conseil page 1 / 14

2 Introduction Ce document est destiné aux utilisateurs du tableau de bord de gestion de Gesrisk pour Microsoft Excel. Ce document peut faire l objet de modifications au fur et à mesure de l évolution de l application. À ce titre, il contient un historique des modifications. Copyright Optimum Conseil page 2 / 14

3 Historique des modifications Date Référence Description de la modification Page(s) Première version Toutes Ajout de la page personnalisation de la page de garde du TDB Modification de la fenêtre du module d impression Plus nécessaire d utiliser États et requêtes Précision dans le schéma (texte de couleur orange) Module d impression : sélection multiple d indicateurs 13, Module d impression : copie XLS 13, Bouton S : surlignage des indices de gravité tableau Première édition pour Gesrisk version 5 Copyright Optimum Conseil page 3 / 14

4 Index Description... 5 Pré requis techniques... 5 Conditions d utilisation... 5 Principe d utilisation... 6 Première utilisation... 7 Utilisation régulière... 7 Renouvellement du code d activation... 7 Menu principal du tableau de bord de gestion... 8 Synthèse et paramétrage... 9 Paramètres de l analyse Personnalisation de la page de garde du tableau de bord Tableau de bord (rapport d analyse) Impression du rapport d analyse ou enregistrement au format PDF... 13

5 Description Le tableau de bord de gestion pour Microsoft Excel est un programme compilé en code VBA (Visual basic for application). Il permet de produire de manière simple et automatisée un ensemble d indicateurs sous forme de tableaux et graphiques dans un document prêt à imprimer ou à enregistrer au format PDF. Chaque établissement qui l utilise peut le déployer sur autant de postes que nécessaire. Pré requis techniques Accès au logiciel Microsoft Excel Mo de mémoire vive (RAM) au minimum Espace disque disponible 15 Mo L utilisateur doit avoir les droits en écriture dans le répertoire ou les fichiers Excel seront placés Note : depuis la mise à jour de Gesrisk (novembre 2012) référence 41207, l accès au logiciel États et requêtes 15 n est plus un pré requis puisque le fichier REQ_Matrice.xls peut être produit directement à partir du tableau de bord disponible dans le module Web de Gesrisk. Conditions d utilisation IMPORTANT! Nous recommandons de n utiliser ce programme qu en mode local. Le tableau de bord de gestion pour MS-Excel ne peut être partagé. Il doit être installé sur l ordinateur de chaque utilisateur. Il en est de même du fichier de données (REQ_Matrice.xls). Une fois produit, le fichier de données (REQ_Matrice.xls) doit être rapporté (si nécessaire) sur l ordinateur de l utilisateur du tableau de bord de gestion pour MS-Excel (TdB_Indicateurs.xlsm) afin de ne pas lier les deux fichiers Excel à travers le réseau. Vous devez disposer d un numéro d activation pour pouvoir utiliser le tableau de bord de gestion. Ce numéro d activation est fourni par Optimum Conseil. Il est inscrit par l utilisateur à la première ouverture du programme. Ce numéro d activation est unique pour l établissement et doit être renouvelé chaque année. Pour préserver le bon fonctionnement du tableau de bord de gestion pour MS-Excel, certaines cellules et feuilles du fichier sont verrouillées. Si l utilisateur tente de modifier le contenu de ces cellules ou la structure du fichier, le programme Excel envoi un message précisant que ces éléments sont en lecture seule. Copyright Optimum Conseil page 5 / 14

6 Principe d utilisation Le tableau de bord de gestion pour MS-Excel est un fichier Excel (xlsm) qui contient des macros (une macro est un terme générique employé pour désigner un moyen de mémoriser un enchaînement de tâches au sein d un logiciel ou programme). Ce fichier est lié aux données exportées au format Excel (xls) depuis le tableau de bord du module Web de Gesrisk. Avant d ouvrir le tableau de bord de gestion pour MS-Excel, il est impératif de produire le fichier d export contenant les données à analyser. Ces données proviennent toujours de deux exercices financiers. Les données exportées sont celles que le compte (profil) de l utilisateur en cours est autorisé à consulter. Ce principe facilite la décentralisation du tableau de bord de gestion pour MS-Excel. À la première utilisation, des informations seront renseignées par l utilisateur et mémorisées dans le fichier Excel du tableau de bord de gestion (TDB_Indicateurs.xlsm). Ces informations indiquent notamment l emplacement des données exportées (REQ_Matrice.xls). Cette information ne devra être modifiée que si l emplacement du fichier REQ_Matrice.xls vient à changer ou si le tableau de bord de gestion (TDB_Indicateurs.xlsm) est mis à jour (téléchargement d une nouvelle version). Le schéma ci-après décrit le principe d utilisation Gesrisk Seuls les comptes autorisés peuvent produire la requête matrice, voir Manuel de pilotage page 17. Les comptes associés au groupe PILOTE ont ce droit par défaut Intragesrisk (Web) Local Tableau de bord REQ_Matrice.xls Tableau de bord de gestion Excel Copyright Optimum Conseil page 6 / 14

7 Première utilisation 1. Configurer l emplacement de destination du fichier REQ_Matrice.xls Dans le module Web de Gesrisk, menu principal, bouton Mon profil, inscrire l emplacement de destination du fichier REQ_Matrice.xls. 2. Ouvrir le tableau de bord de Gesrisk Dans le module Web de Gesrisk, menu principal, bouton Tableau de bord 3. Sélectionner les exercices financiers à analyser dans la section Production de la matrice pour le tableau de bord Excel note : cette fonction est visible si le superviseur des comptes vous autorise à l utiliser. 4. Cliquer sur le bouton Exporter vers Excel 5. Ouvrir localement le tableau de bord de gestion pour Excel TdB_Indicateurs.xlsm 6. Activer les macros (si nécessaire) 7. Sélectionnez votre établissement dans la liste et inscrivez votre code d activation 8. Indiquer ensuite l emplacement du fichier local REQ_Matrice.xls 9. Enregistrer le tableau de bord de gestion Les étapes 1 et 7 à 9 ne se répèteront plus par la suite. Utilisation régulière 1. Ouvrir le tableau de bord de Gesrisk Dans le module Web de Gesrisk, menu principal, bouton Tableau de bord 2. Sélectionner les exercices financiers à analyser dans la section Production de la matrice pour le tableau de bord Excel 3. Cliquer sur le bouton Exporter vers Excel 4. Ouvrir localement le tableau de bord de gestion pour Excel TdB_Indicateurs.xlsm 5. Activer les macros (si nécessaire) Les étapes 2 et 3 sont nécessaires seulement si votre analyse porte sur un intervalle de temps différent ou que vous souhaitiez inclure les dernières données saisies dans Gesrisk. Renouvellement du code d activation Le code d activation est valable un an. Lorsque l abonnement est expiré, vous devez contacter Optimum Conseil pour obtenir un nouveau code d activation. À l ouverture du tableau de bord de gestion, le programme vous demande d inscrire le nouveau code d activation qui vous a été fourni. Le tableau de bord de gestion devient alors opérationnel pour une nouvelle année. Il est important de transmettre le nouveau code d activation à tous les utilisateurs du tableau de bord de gestion. Copyright Optimum Conseil page 7 / 14

8 Menu principal du tableau de bord de gestion Le menu principal donne accès aux différentes fonctions du tableau de bord de gestion. Il contient également certaines informations pratiques : le numéro de version ainsi que le numéro de référence de la version en cours, le code d activation pour l établissement, le nombre de jours restant avant l expiration de votre abonnement.

9 Synthèse et paramétrage Données disponibles Cette section présente une synthèse permettant de vérifier la cohérence des données extraites pour l analyse : le nombre d exercices financiers (toujours 2), le nombre de périodes financières, le nombre d installations, etc. Bouton Menu Ce bouton permet de revenir sur la feuille ou onglet Menu Paramètres de l analyse Cette section affiche les filtres en cours. Bouton Définir Ce bouton permet d ouvrir la fenêtre Paramètres de l analyse Bouton Annuler Ce bouton annule tous les filtres en cours. Les indicateurs afficheront à nouveau les données globales de l établissement.

10 Paramètres de l analyse Modifier l emplacement Ce bouton est utilisé pour modifier l emplacement du fichier REQ_Matrice.xls. Il ne doit être utilisé que si l emplacement de ce fichier vient à changer. Sélection de la période Permet de sélectionner les périodes analysées. Soit les périodes 1 à 13 (par défaut), soit l intervalle inscrit par l utilisateur. Entités administratives Il est possible de filtrer les données par installation OU par milieu de services. On peut également ajouter un filtre par direction ET/OU département programme. Pour ce faire, désactiver la case à cocher Toutes. Type d évènement Il est possible de filtrer les données par type d évènement. Le programme identifie les types d évènement recensés dans le fichier lié (REQ_Matrice.xls) et grise (rend inactif) les types d évènement non disponibles. Bouton annuler Ferme la fenêtre Bouton appliquer Applique le ou les filtres indiqués dans la fenêtre au traitement des indicateurs Note : les filtres inscrits sont mémorisés tant que le tableau de bord de gestion reste ouvert. Copyright Optimum Conseil page 10 / 14

11 Personnalisation de la page de garde du tableau de bord Bouton Insérer logo Ce bouton permet d insérer le logo de l établissement en haut à gauche de la page de garde du rapport d analyse. Le logo inséré est redimensionné par programmation pour s afficher correctement dans l espace réservé. Le logo n apparaît que sur la page de garde du rapport d analyse. Le nom de l établissement sera répété quant à lui, sur toutes les pages du rapport. Bouton Supprimer logo Ce bouton permet de supprimer le logo pour revenir à la configuration d origine. Copyright Optimum Conseil page 11 / 14

12 Tableau de bord (rapport d analyse) Indicateurs Les indicateurs apparaissent sous forme de graphiques et tableaux numérotés avec un préfixe T pour tableau et G pour graphique. Une page explicative introduit chaque indicateur. Un espace est réservé dans chaque page explicative pour permettre à l utilisateur d y inscrire ces commentaires avant l impression ou l enregistrement au format PDF du rapport d analyse. Ces annotations peuvent être conservées si l utilisateur enregistre le fichier avant sa fermeture. Boutons % et G Ces boutons permettent de modifier le type de graphique : % pour afficher les valeurs en pourcentage et G pour choisir l histogramme groupé. Boutons S (tableau 17 uniquement) Ce bouton permet d enlever le surlignage et commentaire des indices de gravité du tableau 17 pour la ligne des N/A. Ce surlignage peut apparaître occasionnellement si des indices de gravité présentent une incohérence avec la divulgation (en principe, une divulgation doit être faite à partir du niveau de gravité C). Lorsque la cellule est surlignée, il est possible en cliquant dessus de faire apparaître la liste des déclarations (no Gesrisk) qui présentent cette incohérence. Copyright Optimum Conseil page 12 / 14

13 Impression du rapport d analyse ou enregistrement au format PDF Ordre des pages Permet d indiquer si le rapport doit être généré avec ou sans les pages de commentaires (modifie la zone d impression), 16 ou 32 pages. Sélection simple Permet de choisir l impression de tous les indicateurs ou d un indicateur en particulier. Sélection multiple Permet de sélectionner différents indicateurs Options d impression Permet de choisir l option noir et blanc (avec motifs pour les graphiques) si l utilisateur ne possède pas d imprimante couleur. Note : le format PDF n est pas affecté par ce choix. Il sera toujours publié en couleur. Activer la case à cocher Incluant page de garde si l on veut intégrer la page de garde au document. Avec l onglet Sélection simple, cette case à cocher n est pas disponible si le sélecteur Tous est activé. Avec l onglet Sélection multiple, la case à cocher est toujours disponible. Copyright Optimum Conseil page 13 / 14

14 Bouton aperçu Affiche l aperçu du rapport avant impression. Bouton imprimer Ouvre la boîte de dialogue de sélection d imprimante. Bouton annuler Ferme la fenêtre Bouton PDF Publie un fichier PDF dans le sous-répertoire \PDF à l emplacement du fichier du tableau de bord de gestion pour Excel (TdB_Indicateurs.xlsm). Le nom du fichier PDF est créé par le programme, il prend en compte des éléments du titre du rapport d analyse ainsi que la date de publication. Bouton Copie XLS Permet de créer une copie déverrouillée du tableau de bord de gestion en cours d'affichage. La copie peut être modifiée et enregistrée indépendamment du fichier TdB_Indicateurs.xlsm Copyright Optimum Conseil page 14 / 14