Director assistant Version 8.5v1 Guide de l utilisateur Assistance technique Assistance comptabilité Demander un cours 0900 575 186 0900 575 431 021 808 73 76 CHF 2.13 la minute CHF 2.13 la minute Tarif normal Guide de l utilisateur Director assistant créé pour Blu Real SA
1995-2007 Blu Real SA. Tous droits réservés. Blu Real SA Grande Rue CH-1165 Allaman Suisse Site Web : http://www.blureal.com IMPORTANT! Pour votre information, la documentation de Director assistant est protégée par la législation sur le droit d auteur (copyright). Vous n êtes pas autorisé à créer des copies supplémentaires ni à distribuer cette documentation sans l accord écrit de l éditeur, en dehors de votre activité. Le titre et les droits de propriété intellectuelle associés aux contenus affichés dans cette documentation ainsi que dans le logiciel ou accessibles par le biais de ce dernier sont la propriété de leur détenteur (par exemple les logos, les polices de caractères, les icônes, les marques, etc.). Ces contenus sont susceptibles d'être protégés par des copyrights ou autres traités sur la propriété intellectuelle et peuvent êtres soumis à des conditions d'utilisation énoncées par la tierce partie les fournissant. LA LICENCE NE VOUS CONFERE AUCUN DROIT D'UTILISATION POUR CES CONTENUS. PENSEZ À L ENVIRONNEMENT Créer un PDF permet d aérer le texte du document et de publier d avantages d informations sans se soucier des coûts liés à l impression. Il est important de se souvenir que l un des avantages d un document PDF est de pouvoir le consulter à l écran sans avoir à faire l acquisition du logiciel qui a été utilisé pour sa création. Avant d imprimer, pensez à l environnement!
Table des matières Table des matières...i Présentation de ce guide... viii À qui s adresse ce guide... viii Les chapitres...ix Conventions typographiques...xi Chapitre 1 - Présentation...1 Introduction... 1 Qu est-ce qu une base de données?... 1 Familiarisez-vous!... 2 Configuration système requise... 4 Lancement du logiciel... 5 La page d Accueil... 6 Avant de commencer... 7 Quitter le logiciel Director assistant... 7 Fonctionnalités globales... 8 Navigation dans le logiciel... 8 Aide... 8 Navigation dans les enregistrements... 9 Menus locaux...10 Enregistrement d ajouts et de modifications...12 Utilisation de la fonction Rechercher...12 Rechercher...12 Recherche avancée : Exclure...13 Les rubriques...14 Les différentes listes de valeurs des rubriques...15 La liste déroulante basée sur son contenu...15 La liste déroulante personnalisable...15 Menu local...15 Jeu de cases à cocher...15 Jeu de cercles d option...15 Chapitre 2 Le plan comptable...16 Comment y accéder...16 Ajouter un compte au plan comptable...16 Dupliquer un compte...17 Chapitre 3 Les adresses...18 Comment y accéder...18 Introduction...19 Survoler le module «Adresses» en 6 points...19 Enregistrer une nouvelle adresse. Exemple un nouveau client...20 Le réglage d une adresse. Par exemple celle d un client...20 i
Éléments liés à la facturation...21 Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison...22 Retour à la fiche adresse...22 Importer des adresses...23 Importer des adresses contenues dans une feuille Excel...23 Importer des adresses au format vcard...23 Rechercher...24 Rechercher une adresse...24 Tout rechercher...24 Dupliquer une adresse...25 Supprimer une adresse...25 Navigation...26 Naviguer dans les autres modules...26 Enveloppes, étiquettes, listes, dates...27 Chapitre 4 Les articles...28 Comment y accéder...28 Introduction...30 Survoler le module «Articles» en 13 points...30 Enregistrer un nouvel article ou un nouveau service...31 Consulter les articles ou les services...31 Importer des articles ou des services contenus dans une feuille Excel...32 Définir son propre catalogue des articles les plus utilisés...32 Modifier un article ou un service...33 Enregistrer un article composé...34 Modifier un article composé...36 Rechercher...37 Recherche un article ou une prestation...37 Afficher toutes les fiches...38 Dupliquer un article ou une prestation...38 Supprimer un article ou une prestation...38 Les catalogues...39 Imprimer un catalogue...39 L inventaire initial...40 Établir l inventaire initial...40 Chapitre 5 Les offres devis...41 Chapitre 5 Les offres devis...42 Comment y accéder...42 Introduction...44 Les différentes vues de l offre...44 Survoler l émission d une offre en 18 points...45 Créer une nouvelle offre...47 Créer une réservation...48 Convertir une offre en bulletin de livraison...48 Éditer une offre...49 ii
Insérer une ligne...49 Effacer la ligne...49 Supprimer la ligne...50 Supprimer toutes les lignes...50 Créer un article...50 Modifier une offre...51 Imprimer une ou plusieurs offres...52 Imprimer une offre...53 Imprimer un ensemble d offres après avoir effectué une recherche...54 Les offres en mode Gestion...55 Survoler le modèle «Gestion des offres» en 11 points...55 Les rappels...56 Facturer un ensemble de bulletins de livraison...57 Chapitre 6 - La facturation...58 Comment y accéder...58 Introduction...60 Les principales vues du module «Débiteurs»...60 Survoler l émission d une facture en 18 points...61 Émettre une nouvelle facture...63 Configurer l aide à la saisie...65 Utiliser l aide à la saisie...66 Éditer une facture...67 Insérer une ligne...67 Effacer la ligne...67 Supprimer la ligne...68 Supprimer toutes les lignes...68 Créer un article...68 État de la pièce (comptabilité)...69 Comptabiliser et verrouiller une facture...69 Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle...69 Voir les écritures dans le Journal...69 Comptabiliser et verrouiller un ensemble de factures...70 Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble de factures...70 Modifier une facture...71 Imprimer une ou plusieurs factures...72 Imprimer une facture...73 Imprimer un ensemble de factures après avoir effectué une recherche...74 Les factures en mode Gestion...75 Survoler le modèle «Gestion des factures» en 13 points...75 Encaisser les versements manuellement...77 Encaisser les versements par le système BVR...78 Importer les versements BVR...78 Les rappels...79 Survoler le modèle «Gestion Rappels» en 8 points...79 Lancer les rappels...80 iii
Chapitre 7 Les modèles de courrier...82 Chapitre 7 Les modèles de courrier...82 Comment y accéder...82 Introduction...82 Survoler le module «Modèles» en 6 points...82 Ajouter un nouveau modèle de lettre-type...83 Éditer le modèle de lettre...84 Afficher la réglette de texte...85 Afficher la réglette de texte...85 Insérer un champ de fusion dans le corps du modèle de la lettre...85 Chapitre 8 Le courrier...86 Comment y accéder...86 Introduction...87 Survoler le module «Lettres» en 15 points...87 Créer un nouveau courrier...88 Choisir une lettre type...89 Éditer le contenu de la lettre...90 Créer un mailing...91 Chapitre 9 Les commandes...92 Comment y accéder...92 Introduction...94 Les différentes vues de la commande...94 Survoler la création d une commande en 18 points...95 Passer une nouvelle commande...97 Éditer une commande...98 Insérer une ligne...98 Effacer la ligne...98 Supprimer la ligne...99 Supprimer toutes les lignes...99 Créer un article...99 Modifier une commande... 100 Imprimer une ou plusieurs commandes... 101 Imprimer une commande... 102 Imprimer un ensemble de commandes après avoir effectué une recherche... 103 Les commandes en mode Gestion... 104 Survoler le modèle «Gestion des commandes» en 9 points... 104 La validation des commandes dans le stock... 105 Enregistrer les articles en commande... 105 Enregistrer l intégralité de la commande... 105 Enregistrer des livraisons partielles... 105 Chapitre 10 Les salaires... 106 Comment y accéder... 106 iv
Survoler les salaires en 8 points... 107 Créer un nouveau salaire... 109 Dupliquer un salaire... 110 Dupliquer une série de salaires... 110 Chapitre 11 Les paiements... 112 Comment y accéder... 112 Introduction... 114 Les principales vues du module «Paiements»... 114 Survoler l enregistrement d une facture créancière en 11 points... 115 Enregistrer un nouveau paiement manuellement... 117 Enregistrer un nouveau paiement au moyen du lecteur optique... 118 Les factures créancières en mode Gestion... 121 Survoler le modèle «Gestion des paiements» en 13 points... 121 Les différentes manières de rechercher les factures créancières à payer... 122 Valider les factures créancières en paiements... 123 Créer un ordre de paiement DTA... 124 Chapitre 12 Le stock... 125 Comment y accéder... 125 Établir l inventaire initial... 127 Chapitre 13 Les écritures manuelles... 129 Comment y accéder... 129 Ajouter une écriture... 130 Dupliquer une écriture... 130 Rechercher... 131 Rechercher une écriture manuelle... 131 Tout rechercher... 131 Naviguer dans les autres modules... 131 Comptabiliser décomptabiliser... 132 Comptabiliser et verrouiller une écriture manuelle... 132 Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle... 132 Voir une écriture manuelle dans le Journal... 132 Comptabiliser et verrouiller un ensemble d écritures manuelles... 132 Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble d écritures manuelles... 132 Marquer une écriture manuelle... 133 Imprimer... 133 Imprimer l ensemble des écritures manuelles... 133 Imprimer une fiche... 134 Chapitre 14 La comptabilité générale... 135 Comment y accéder... 135 Établir et imprimer la balance des comptes... 136 Voir un compte du grand livre et l imprimer... 137 Voir tous les comptes du grand livre et les imprimer... 138 Voir une sélection de comptes du grand livre et l imprimer... 139 v
Voir et imprimer le compte d exploitation... 140 Le Bilan... 141 Voir et imprimer le Bilan... 141 Importer les charges sociales... 143 Rechercher... 144 Rechercher une pièce comptable par le numéro... 144 Tout rechercher... 145 Rechercher une écriture ainsi que la contre écriture... 145 Rechercher les écritures erronées... 145 Vérifier les contre-écritures... 145 Rechercher les écritures qui doivent être revues avec le comptable... 146 L état des débiteurs et des créanciers... 147 Établir la liste des débiteurs ouverts au 31.12... 147 Rechercher... 149 Rechercher une pièce dans l état des débiteurs... 149 Chapitre 15 Le décompte TVA... 150 Comment y accéder... 150 Établir le décompte TVA... 151 Chapitre 16 Sauvegarder les données... 152 Comment accéder au dossier... 152 Chapitre 17 - Régler le logiciel... 153 Comment y accéder... 153 Coordonnées et palette de navigation... 154 Vos coordonnées... 154 Survoler l onglet «Coord. et palette» en 3 points... 155 La Palette de navigation... 155 N de licence... 156 Obtenir le code d activation... 156 En-tête / pied de page... 157 L en-tête pour les documents internes... 157 L en-tête des autres documents... 158 Signature numérisée... 158 Créer un en-tête de lettre en important une image ou un logo... 159 Adresse... 160 Régler les adresses... 160 Afficher le nom dans les factures... 160 Articles et stock... 161 Régler les articles ou les services et le stock... 161 Choisir la méthode de calculation des commissions dues aux vendeurs. 162 Choisir la méthode de calculation du prix de vente aux clients... 162 Offres... 163 Régler les offres ou les devis... 163 Factures... 164 Régler la facturation et les textes de rappels... 164 vi
Modifier les textes de rappels... 165 Paramètres BVR... 166 Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4... 166 Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4 déjà imprimés... 168 Réglage de la ligne de codage BVR... 168 Commandes... 169 Régler les commandes... 169 Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison... 170 Paiements... 171 Régler les paiements... 171 DTA/OPAE... 172 Régler le DTA... 172 Salaires... 173 Régler les salaires... 173 Plan comptable... 174 Les comptes indispensables du plan comptable... 174 Renommer un compte indispensable... 175 Comptabilité... 176 Régler les paramètres de la comptabilité... 176 TVA... 179 Régler la TVA... 179 Titres des listes... 180 Régler les titres des listes... 180 Imprimer le numéro du client ou du fournisseur... 180 Chapitre 18 Ce qu il faut savoir encore... 181 Au sujet du site Internet... 181 L onglet Assistance... 181 vii
Présentation de ce guide Ce guide contient des informations sur l utilisation complète de Director assistant ainsi que sur la manière de sauvegarder les données. À qui s adresse ce guide Ce guide s adresse à tous les dirigeants qui souhaitent gérer leur entreprise à l aide du logiciel Director assistant, ainsi qu à leurs collaboratrices et collaborateurs, sans oublier le bureau fiduciaire. Conçu pour les initiés ou les non-initiés à la gestion, ce guide permet, à l indépendant, au commerçant, à l artisan, au prestataire de services ou à l entrepreneur d une petite entreprise à s organiser de manière facile. Vous pouvez gérer votre entreprise et communiquer avec vos clients, vos membres, vos collaborateurs, vos créanciers, vos fournisseurs mais également avec votre banquier et les différentes administrations. Lisez ce guide! Il vous donnera les ressources nécessaires pour comprendre toutes les interactions liées à la gestion d une activité commerciale. Compétences requises Ce guide s adresse aux personnes qui possèdent les compétences suivantes : D une manière générale, seules quelques notions d informatique suffisent (niveau traitement de texte ou feuille de calcul). Pour utiliser Director assistant, Il est demandé de savoir faire la différence entre un fichier et un dossier (répertoire). Pour ceux qui veulent tenir la comptabilité, quelques notions de comptabilité sont requises évidemment! Ce guide n intègre ni un cours d informatique ni un cours de comptabilité. Toutefois, l ambition de ce guide est simple. Il doit permettre : À l utilisateur du logiciel : De pouvoir créer, exécuter des recherches et imprimer des documents. À la personne qui s occupe de la comptabilité ou au bureau fiduciaire : De pouvoir sortir les documents relatifs à la comptabilité, de créer facilement les écritures d ajustements et les amortissements, de sortir le Bilan et ses annexes, le compte de P&P, etc., ainsi que de créer la nouvelle période comptable! BON À SAVOIR Il n est pas nécessaire de boucler la comptabilité pour pouvoir continuer à travailler sur Director assistant! viii
Les chapitres Chapitre 1 Présentation Ce premier chapitre contient une présentation du logiciel Director assistant et des informations générales sur les fonctionnalités et les principes de fonctionnement communs à l ensemble du logiciel. Chapitre 2 Le plan comptable Ce chapitre vous renseigne sur la manière d établir votre propre plan comptable, comment ajouter un compte, le modifier, supprimer un compte, imprimer le plan comptable. Chapitre 3 Les adresses Ce chapitre contient des informations sur la gestion des adresses qui décrit également la manière d importer ou d exporter facilement des adresses. Chapitre 4 Les articles Ce chapitre décrit la manière de consulter votre catalogue d articles, comment enregistrer un article, un produit ou un service, les modifier, les rechercher, enregistrer un article composé de plusieurs articles ou services. Chapitre 5 Les offres / devis Ce chapitre décrit la manière de créer une offre ou un devis, de transformer l offre ou le devis en facture, comment exécuter des recherches, comment valider le stock, comment créer une réservation et comment éditer les documents et comment les imprimer. Chapitre 6 La facturation Ce chapitre vous explique comment émettre une facture, la modifier, l imprimer. Éditer les rappels et gérer les encaissements. Comment exécuter des recherches, comment valider la pièce en comptabilité, la verrouiller, la déverrouiller et la décomptabiliser. Chapitre 7 Les modèles de lettres Ce chapitre vous explique sur la manière d enregistrer des modèles de lettre dans la base de données, de leur attribuer un groupe, leur donner une désignation pour ensuite vous permettre de les utiliser dans le cadre des courriers que vous serez amenés à reprendre régulièrement. Chapitre 8 Le courrier Ce chapitre vous renseigne sur la manière d enregistrer un courrier dans la base de données, de transformer ce courrier en téléfax ou en courriel, de l imprimer et comment exécuter des recherches. Chapitre 9 Les commandes Ce chapitre décrit la manière de passer une commande, comment exécuter des recherches, comment enregistrer les achats en commande, comment valider l intégralité de la marchandise reçue ou comment valider des livraisons partielles. Chapitre 10 Les salaires Ce chapitre vous permet de savoir comment créer un salaire, l imprimer, sortir des récapitulatifs pour un collaborateur ou pour l ensemble des collaborateurs, pour l entier de la période comptable ou pour une période choisie. ix
Chapitre 11 Les paiements Ce chapitre décrit la manière d enregistrer une facture créancière. Comment exécuter des recherches, comment établir la liste des factures à payer, comment utiliser le système DTA, comment valider le paiement en comptabilité, le verrouiller, le déverrouiller et le décomptabiliser. Chapitre 12 Le stock Ce chapitre vous explique la manière d extraire les informations sur les mouvements du stock et sur la création de l inventaire initial. Chapitre 13 Les écritures manuelles Ce chapitre vous renseigne sur la manière de créer des écritures manuelles, de les dupliquer, les supprimer et les rechercher. Chapitre 14 Comptabilité générale Ce chapitre vous explique comment créer et imprimer tous les documents comptables. Chapitre 15 Le décompte TVA Ce chapitre vous renseigne sur la manière d établir le décompte TVA et de l imprimer. Chapitre 16 Sauvegarder les données Ce chapitre vous donne les explications nécessaires sur la manière de sauvegarder la base de données Director assistant. Chapitre 17 Régler le logiciel Ce chapitre vous éclaire sur les réglages à opérer afin de bien démarrer la saisie des données. Chapitre 18 Ce qu il faut savoir encore Ce chapitre vous donne des renseignements complémentaires. x
Conventions typographiques Ce document emploie les conventions typographiques suivantes pour vous aider à localiser et à identifier les informations : Texte en italique <icône> Texte en gras Texte en gras Police courier Utilisé pour mettre en relief des passages de texte. Identifie les noms d icônes. Identifie des noms de touches du clavier et d autres éléments que vous pouvez sélectionner. Identifie des noms de fichiers et de dossiers. INFO Les rubriques INFO contiennent des informations supplémentaires, des astuces et des suggestions à propos du thème abordé. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Les rubriques CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD vous conseillent sur l ordre des choses. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Les rubriques CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE listent tout ce que vous pouvez faire! L étoile en rouge placée devant un sujet indique que la procédure est évidente. Ces sujets ne sont que survolés! ATTENTION Les rubriques ATTENTION contiennent des informations importantes, notamment sur des actions qui peuvent altérer vos données ou provoquer leur perte, ou provoquer un fonctionnement inattendu du logiciel. NOTE Les rubriques NOTE contiennent des informations de l éditeur. xi
Chapitre 1 - Présentation Introduction Ce chapitre contient une présentation du logiciel Director assistant. Director assistant est un logiciel spécialisé qui vous permet, à vous et les autres utilisateurs, les collaborateurs et les collaboratrices, de consigner tous vos contacts (clients, fournisseurs, collaborateurs, membres et autres). Avec Director assistant, ajouter et gérer les adresses, suivre vos dossiers, retrouver et créer des factures, les imprimer, les encaisser, envoyer des rappels, communiquer devient plus facile. Grâce à un affichage immédiat et clair de l enregistrement des données, Director assistant a marqué et marque toujours l arrivée d une nouvelle manière de présenter les choses, contrairement à la complexité et de la grisaille de certains logiciels. Il faut comprendre Director assistant comme un outil de gestion utile, facile, souple et intelligent qui vous permet de visualiser, de rechercher et de gérer, en quelques clics de souris, tous les documents, factures, dossiers, lettres, paiements, etc. Bref, toutes les données que vous avez enregistrées. Vous serez vraiment étonnés de la capacité et de la variété des options du puissant système de recherche incorporé. Vous pouvez rechercher, exclure, consulter, trier, modifier! L intégration du logiciel Director assistant ne nécessite pas de modification de votre environnement informatique. Director assistant vous offre les fonctionnalités et l assistance de premier ordre dont vous avez besoin pour toutes vos démarches administratives liées à la facturation et aux paiements ainsi qu à la gestion complète de votre entreprise, si vous le désirez! Qu est-ce qu une base de données? Une base de données est un ensemble d informations ou de données, dans lequel vous effectuez des opérations d organisation, de mise à jour, de tri, de recherche et d impression selon vos besoins. Votre répertoire d adresses ou n importe quel module de Director assistant sont des bases de données. Vous y consignez des informations similaires qui sont organisées de sorte à être consultées facilement. Avec un classeur, vous devez choisir une manière de trier vos données, par ordre alphabétique, par nom ou par région, par exemple. L enregistrement de noms et d adresses dans Director assistant permet d organiser vos informations de plusieurs manières. Vous pouvez trier les informations par pays, par ville, par nom ou encore par ces trois rubriques. Il vous est possible d afficher un sous-ensemble des données, par exemple, uniquement les personnes d une localité particulière. Une base de données ne sert pas seulement à stocker des informations : elle permet de les organiser et de les analyser de sorte que vous compreniez leur signification. Une base de données est un fichier, qui contient, par exemple, les noms, adresses, et numéros de téléphone et de télécopie de tous vos clients. Une base de données peut également être composée de nombreux fichiers qui rassemblent toutes les données relatives à un sujet particulier, ou à des sujets apparentés (cet ensemble est parfois appelé système de base de données). Grâce aux fonctionnalités relationnelles de Director assistant, les informations des différents fichiers sont liées et créent ainsi une base de données relationnelle. Par exemple, le fichier Adresses peut rassembler les clients ayant demandé une offre ou un devis et un fichier lié peut renseigner sur la facturation y relative. 1
Familiarisez-vous! Avant de commencer à travailler avec Director assistant, il convient de vous familiariser avec certains concepts simples de base de données. Rubriques et enregistrements Les rubriques sont les éléments constituants d un fichier de base de données. Elles permettent d enregistrer, de calculer et d afficher les données que vous entrez dans un enregistrement. Chaque élément d information contenu dans un enregistrement (un nom, un numéro de référence et un numéro de téléphone, par exemple) est enregistré dans une rubrique. Dans l exemple Adresses ci-dessus, les rubriques consignent les informations de nom et d adresse. Vous entrez, par exemple, le prénom d un client dans la rubrique Prénom, son nom dans la rubrique Nom, et ainsi de suite. Une rubrique pour chaque élément d information unique que vous enregistrez est programmée. Un fichier de base de données contient un ou plusieurs enregistrements. Chaque enregistrement se compose de rubriques comportant des informations similaires sur un sujet ou une activité. Par exemple, les rubriques d un enregistrement du fichier Adresses contiennent les informations d adresse d un client, d un fournisseur, d un collaborateur, etc. Pour saisir des données dans un fichier de base de données, vous créez un enregistrement et entrez les données dans les rubriques appartenant à cet enregistrement. Une fois les enregistrements fiches créés, vous pouvez les utiliser de différentes manières : vous pouvez les modifier, les trier, rechercher un groupe d enregistrements contenant des données particulières ou partager les données sur un réseau. L élément d information saisi dans une rubrique correspond à sa valeur. Les valeurs peuvent être saisies directement dans une rubrique, importées à partir d une autre application ou entrées selon différentes manières. Elles ont l un des formats suivants : Texte; Nombre; Date; Heure; Graphisme, son, vidéo ou, pour Windows uniquement, objet OLE; 2
Modèles Les modèles Director assistant déterminent comment les informations sont organisées pour l affichage, l impression, le suivi, la recherche et la saisie de données. Les modèles n enregistrent pas les données, ils ne font que les afficher. Les fichiers de base de données peuvent avoir de nombreux modèles différents qui présentent les données sous plusieurs formes. Modes Dans Director assistant, vous travaillez avec des données à l aide de quatre modes. Changez de mode par l intermédiaire du sélecteur de mode situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre ou en choisissant un mode dans le menu Affichage. Mode Utilisation Manipulation des données dans un module. Vous pouvez ajouter, afficher, modifier, trier, exclure (masquer) et supprimer des enregistrements. C est en mode Utilisation que vous effectuez la plus grande partie de votre travail, telle que la saisie de données. Mode Recherche Recherche d enregistrements particuliers qui correspondent à un ensemble de critères. Vous pouvez alors travailler avec ce sous-ensemble d'enregistrements, appelé fiches trouvées. Après avoir trouvé un groupe d'enregistrements, Director assistant repasse en mode Utilisation pour que vous puissiez commencer à travailler. Sélecteur de mode Modèle Détermination du mode de présentation des informations à l écran ou sur des rapports imprimés, des étiquettes et des formulaires. Vous pouvez modifier certains modèles pour autant que vous possédiez une licence FileMaker Pro. Prévisualisation Affiche des données figurant dans des formulaires ou des rapports telles qu elles apparaîtront à l impression. 3
Configuration système requise Lorsque le logiciel est installé et utilisé sur un seul poste, Director assistant ne nécessite pas l installation de FileMaker Pro. FileMaker Pro étant le logiciel de développement utilisé dans le cadre de la programmation du logiciel Director assistant. En revanche si vous souhaitez utiliser Director assistant en réseau, en plus d une licence FileMaker Pro ou FileMaker Serveur installée sur le serveur, une licence FileMaker Pro, par poste, est nécessaire. Le document PDF «Travailler en réseau avec Director assistant» vous renseigne. Vous pouvez l obtenir sur le site Internet www.blureal.com, dans l onglet Assistance» Choix du logiciel» Télécharger Documentation. Le moniteur de votre ordinateur doit être réglé au minimum sur une résolution d affichage de 1024 x 768. Pour Windows Processeur Intel Pentium 90 ou supérieur. 32 Mo de RAM. Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure. Windows 98,ME,NT 4.0 (Service Pack 6), Windows 2000,Windows XP. Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d activation. Pour Mac OS X Ordinateur Apple G3 ou supérieur (à l exception des cartes d accélération G3). 128 Mo de RAM. Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure. Mac OS X 10.1 ou ultérieur. Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d activation. Pour Mac OS Classic Ordinateur Power Macintosh ou supérieur. 32 Mo de RAM. Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure. Mac OS version 8.6 à 9.2.2. Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d activation. Pour le partage en réseau Pour Windows : réseau Microsoft TCP/IP ou IPX/SPX. Pour Mac OS X : TCP/IP. Pour Mac OS : réseau TCP/IP ou AppleTalk. L'hôte doit disposer d une licence FileMaker Serveur 5.5 ou FileMaker Pro 6.0. Chaque poste invité doit disposer d une licence FileMaker Pro 5.5 ou 6.0. 4
Lancement du logiciel Pour lancer le logiciel Director assistant, double-cliquez sur le raccourci nommé Ouvrir Director assistant placé sur votre bureau. Vous pouvez aussi : Windows Naviguez jusqu au dossier c:\program Files\Director assistant et doublecliquez sur DA.exe ou selon la configuration de votre système, sur DA (sans l extension). Macintosh Naviguez jusqu au dossier Macintosh HD:Applications:Director assistant et double-cliquez sur Director assistant. Vous devez taper un mot de passe à chaque lancement du logiciel Director assistant. 5
La page d Accueil 1. Numéro de version du logiciel. 2. Palette de navigation. 3. Le bouton ouvrir permet d ouvrir tous les modules de Director assistant. 4. Le bouton mono-poste, par défaut, permet de travailler sur un ordinateur. 5. Le bouton réseau permet de configurer Director assistant en mode réseau. 6. Le bouton organiser permet de réorganiser les fenêtres en les replaçant en haut à gauche de votre écran. 7. Le bouton Qualité Mise à jour vous permet de nous communiquer des idées, des remarques et de procéder au mise à jour du logiciel. 6
Avant de commencer Quand vous êtes prêt à utiliser Director assistant, vous devez vous enregistrer afin d obtenir un numéro de code d activation. Ce code d activation permet l utilisation complète et légale du logiciel. Il existe un certain nombre d interactions au sein du logiciel. Veillez à entrer les données dans le bon ordre. Par conséquent, procédez de préférence dans l ordre suivant pour commencer à entrer les données : 1. Réglez le logiciel «Chapitre 17». 2. Demandez la clé d activation «Chapitre 17». ATTENTION À partir du moment où vous commencez à saisir des données, il est recommandé d effectuer des sauvegardes régulièrement «Chapitre 16». Quitter le logiciel Director assistant Pour quitter le logiciel Director assistant, effectuez l une des actions suivantes : Quitter A la page d Accueil, fermez le logiciel en cliquant sur le bouton Quitter. Ou fermez le logiciel Director assistant en appuyant sur la touche au clavier Ctrl + q ou Ctrl + F4 sous Windows ou sur Cmd + q sur un Macintosh. 7