Initiation à la comptabilité Hellodoc 4.56 Niveau : normal à confirmé Ca y est, vous avez décidé de franchir le grand pas et d'utiliser cette année la comptabilité de Hellodoc. Dans HD5, il s'agit toujours de la version 4.56. = Donc vous chercher le menu "outils, descendez à l'item "comptabilité libérale", et vous cliquez pour la première fois. Une fenêtre de demande de création de l'exercise 2004 apparait, vous faite OK, et votre "comptabilité" est prêt à servir. Un conseil : ouvrez un cabinet "TEST", et créez une comptabilité dans ce cabinet pour vous faire la main. Je ne conseille pas de partir tête dans le guidon, avec risque de le regretter à postériori. Chaque nouvelle fonction doit être testé sur un tel cabinet (ce qui est sans risque) avant de faire la même chose dans sa propre comptabilité; il est important de bien comprendre ce que l'on fait, pas à pas. = Vous cliquez sur "affichage", et vous voyez apparaître des lignes qui vous ne disent peut-être pas grand chose.
= Vous faite de même avec le menu "Etats", et là vous trouvez que c'est encore pire. = Vous cliquez sur "outils", et vous n'avez qu'une envie, tout abandonner et rester à votre ancienne méthode. Non, d'autres l'ont fait avant vous, vous pouvez et devez réussir comme eux...avec un peu de transpiration de temps en temps. Continuez comme l'an passé, et en parallèle utilisez la compta de Hellodoc; cela vous servira au moins de contrôle de vos écritures manuelles sans devoir recompter une deuxième fois.
En réalité, la comptabilité c'est très simple :vous devez écrire des recettes et des dépenses; et vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs en comparant avec le relevé bancaire. Et c'est tout, ou presque : le logiciel est là pour faire le reste. Quand vous recevez une recette, cette somme d'argent doit être versée sur un compte. Quand vous faites une dépense, vous puisez sur un compte. En pratique, vous parlez en "recettes-dépenses" alors qu'un comptable et votre banquier vont parler en "débit-crédit". Un mot succinct sur la notion de "débit-crédit" : pour une même somme d'argent, tout dépend qui parle. Quand vous achetez à "crédit", vous le faite avec l'argent de l'autre : ainsi, sur le relevé bancaire, votre banquier parlera de "crédit" quand il vous doit de l'argent; la colonne "crédit" correspond à ce qu'il vous doit, c'est une recette pour vous. à l'inverse, dans la colonne "débit" se trouve ce que vous lui devez, c'est une recette pour lui. Si c'est vous qui parlez et qui écrivez dans vos livres comptables, les termes sont inversés : un débit pour vous est une recette, un crédit une dépense. Ceci pour vous dire que lorsque vous irez fouiner dans les livres comptables de hellodoc, vous risquez de croire que tout est inversé. Le mieux est de faire confiance, et de ne pas s'occuper de cette notion, en pratique, vous n'en avez pas besoin. Vous voyez, ça devient déjà plus simple, vu sous cet angle. Nous venons de dire que l'argent devait être déposé sur un compte. Pour simplifier, un compte, c'est une somme d'argent qui va en augmentant si on dépose de l'argent, qui diminue si l'on en retire. Au minimum, vous avez deux comptes : = Un compte "espèces" qui va s'enrichir au fur et à mesure que les patients vont vous payer en "liquide" et qui diminuera lorque vous ferez un prélévement sur ce compte. = Le deuxième "Banq" est celui sur lequel vous allez déposer les chèques remis par vos patients, déposer les paiements en carte bancaire, et sur lequel vous allez faire des prélévements professionnels ou privés. = Allez au menu "affichage" puis "comptes de trésorerie". Vous obtenez ceci :
ça commence mal!12 comptes alors qu'on vient de parler de seulement deux comptes!! que faire de tout cela? Réfléchissons à ce dont nous avons besoin en pratique : = les patients payent en espèces : il faut un compte "espèces" = les patients payent en chèques : il faut un compte "chèques" = les patients payent en Carte bancaire : il faut un compte "CB" = la sécu et autres caisses payent en virement : il faut un compte "Tiers-payants" Ces 4 comptes sont les comptes de trésorerie dont vous aurez besoin. J'ai signalé tout à l'heure qu'il fallait comparer avec le compte bancaire (ce qui est une obligation avec les AGA en début et fin d'année, c'est ce qu'ils appellent "l'état de rapprochement". L'idéal est de recopier les relevés bancaires sur un logiciel de banque (cela permet d'avoir plus de possibilités qu'avec hellodoc), mais pourquoi ne pas le faire directement avec hellodoc? Il faut donc créer un "compte bancaire" : "BNP" par exemple. Voici comment je fonctionne (il est possible de faire autrement, soit en compliquant soit en simplifiant).voici le trajet d'une recette. Dans HD vous enregistrez 10 recettes en espèces : 200 euros; ces recettes vont en comptabilité sur le compte "espèces" qui s'enrichit de 100 euros. Ces 100 euros, je vais les porter à la banque en une seule fois : avec l'outil "virement" de HD, je prélève 100 euros sur le compte "espèces" et le dépose en une seule opération sur le compte "BNP" Au cours de la même période, j'ai enregistré 10 recettes en chèques pour 200 euros. Je les dépose à la banque, et je fais donc un virement du compte "chèques" vers le compte "BNP". Au cours de la même période, je fais 10 actes en tiers payants pour 200 euros. Lors du retour noémie, je rapproche ces retours, valide le paiement sur le compte "tiers-payants" et je fais un virement équivalent du compte "tiers payants" vers le compte "BNP". Le compte
"tiers-payants" (visualisable par affichage => compte de trésorerie" => clic droit sur le compte "tiers-payants" => "modifier") est toujours à zéro. Lors de la reception du relevé bancaire, il existe 3 lignes sur le compte "BNP" qui correspondent exactement aux trois lignes du relevé bancaire. Rien de plus simple pour comparer. On pourrait aussi faire cohabiter les comptes "chèques", "CB", "BNP", mais le rapprochement avec le relevé bancaire serait beaucoup plus difficile, surtout en cas d'erreur de saisie. Pour les dépenses, il faut les inscrire directement sur le compte "espèces" ou "BNP" par commodité: Un compte "dépense_bnp" séparé obligerait à tout saisir en double, et comme il y a peu de lignes de dépenses, ce n'est pas un très grand handicap. Création des comptes de trésorerie souhaité. = Commençons par supprimer un à un tous les comptes qui ne plaisent pas (on pourra toujours les rajouter par la suite si besoin s'en faisant sentir), et modifions le nom de la banque. Inscrivons «BNP» dans la case «désignation», laissons le numéro de compte, laissons coché «compte bancaire» car il s agit de notre compte bancaire. = Un clic droit dans le blanc de la fenêtre fait apparaître un menu, cliquons sur "ajouter" pour créer les nouveaux comptes de trésorerie souhaités.remplissons les cases
comme indiquées, en suivant le numéro de compte proposé par HD, et en décochant "compte bancaire" lorsqu'il ne s'agit pas d'un compte bancaire type "BNP"; il est possible d'avoir un deuxième compte bancaire (notamment pour les cabinets de groupe) Nos 5 comptes sont donc crées, il faut maintenant paramètrer les modes de paiement des recettes pour qu'elles aillent directement sur le bon compte.
= Il faut retourner dans HD5, menu"cabinet" => "paramètres" =>"paiements". = Bien évidemment, cela ne correspond pas à ce que l'on veut; virons ce qui ne plait pas, et modifions ce qui peut rester, et ajoutons ce qui manque. = Un clic sur de comptabilité..
= ouvre le plan comptable crée.. = un clic sur la ligne5101 corrigera le numero de compte qui n était pas valide pour notre compta juste créée. = un clic sur «ajouter» permettra de rajouter les paiements manquants.
= un clic sur la ligne «tiers payant» par exemple remplira toute les cases correctement. Nous obtenons au final les modes de paiements voulus avec leur dépot sur le compte souhaité.
= Faisons un essai, créons un dossier patient, ouvrons le module de saisie des recettes : cela correspond exactement à ce que l on souhaite pour saisir les paiements. = faisons trois recettes, une en espèces, une en chèque, le troisième en tiers payant. Retournons dans la comptabilité, cliquons sur l'icône "écritures de recettes", ouvrons l'onglet du mois actuel et vérifions que nos trois recettes sont au bon endroit. La comptabilité est donc prête pour une utilisation quotidienne. Il reste à indiquer les différents actes à effectuer, mais c'est un autre sujet.