Pépinière Acheteurs publics 21 avril 2006 Atelier : «Conduite du changement» Acheter autrement : un enjeu public et privé Jean-Jacques.Rivy@dr5.cnrs.fr
Atelier «Conduite du changement» Plan de l intervention Nécessité d une conduite du changement De la théorie à la pratique Retour d expérience : CNRS Remarques préliminaires Une intervention qui constitue une contribution au débat, pas une «vérité révélée» Une approche méthodologique Des «bonnes pratiques» à identifier et à construire collectivement
Conduite du changement Introduction Vers les banques Collaboration «forte» (Mode projet, fournisseurs ) Démarche «Club utilisateurs» Prise en compte de l approche économique de la banque Présence d un 4ème acteur : «la plate-forme technique» Vers les fournisseurs Information sur les mécanismes de la carte d achat Prise en compte des contraintes de chacun Négociations en amont Relais entre l acheteur final et le fournisseur Vers les acteurs de l entité publique A prendre en compte dans les différentes phases du projet
Conduite du changement Introduction Nécessité d une conduite du changement La carte d achat donne accès au commerce sur Internet Achat au plus près du besoin Changement des habitudes d achat Projet carte d achat = projet à forte dimension organisationnelle Impact fort sur les processus liés au traitement d un achat Les enjeux sont importants Gain économique Gain en temps Les enjeux doivent être compris et acceptés par tous Un nécessaire accompagnement du changement
Conduite du changement Introduction Acteurs et processus impactés par le changement Processus «achat» Logique de délégation des achats Remise en cause du fonctionnement des économats, des centrales d achat, des services achats, de la gestion des stocks Diminution des commandes pour les services achats Diminution des stocks Simplification des processus de commande Diminution des tâches administratives liées aux commandes (signatures, courrier, relances ) Processus «traitement des factures» Disparition de certains contrôles (service fait par défaut) Automatisation des liquidations et du paiement Repositionnement vers des tâches à valeur ajoutée
Conduite du changement De la théorie à la pratique Type du changement Adaptatif : changement volontaire et brutal Construit : changement volontaire et progressif Conduite du changement + importante Style du changement Changement adaptatif => Education / communication Changement construit => Collaboration / participation Cahier des charges du changement Sensibilisation des porteurs Définition du changement et ses impacts Enjeux, contraintes, besoins de terrrain Ressources nécessaires (proportionnelles au volume de la cible) Information formation des différents acteurs Assistance aux utilisateurs (guides, procédures )
Conduite du changement De la théorie à la pratique Leviers Formation Kit de présentation Guides (inclus procédures dégradées) Séminaires Accompagnement Traitement des impacts Coaching Communication Plan de com Utilisation des canaux métiers Plaquette, sites Web Livrables : séminaires, réunions de présentation, guides
Conduite du changement Mode projet 6 à 8 mois Préparation Etudes organisationnelles Mise en œuvre Suivi Bilan Réunions de projet Coordination Communication Information Conduite de projet
Conduite du changement Phase Etudes organisationnelles Processus achat cible Détermination des acteurs impliqués dans l acte d achat Utilisateur final, comptable, ordonnateur, gestionnaire, acheteur, directeur Impacts techniques et organisationnels Interface Outil bancaire Outil client Modification des circuits et procédures existants à la commande, à la gestion des stocks, au traitement des factures Stratégie de mise en oeuvre Entités concernées Nombre de porteurs de carte par entité Mode de déploiement (global, progressif, ciblé ) Responsabilité des instances nationale et régionales
Conduite du changement Phase Etudes organisationnelles Plannings prévisionnels Pour la première transaction Pour le projet Pour un déploiement par tâche d huile Périmètre Phase d expérimentation ou déploiement national Achats éligibles Achats ciblés Appel d Offres Cahier des charges Gestion des litiges Gestion des procédures porteurs Gestion de l information
Conduite du changement Phase Mise en oeuvre Coordination du déploiement Rôle des différents acteurs Responsable de programme / Instructions internes Interfaçage outils Banque Client Conduite du changement Sensibilisation, implication de la Direction Application du cahier des charges Sensibilisation des porteurs Information responsabilisation des différents acteurs - formation Assistance aux utilisateurs Guides d utilisation Documentation de référence Livrable : séminaires, réunions de présentation
CNRS Retour d expérience EPST Toutes disciplines scientifiques représentées 26000 agents permanents 1300 unités 19 délégations régionales Budget ~2300 M
CNRS Contexte de modernisation Modernisation dans tous les domaines Processus qualité Administration électronique Signature électronique Inscription en ligne aux concours Politique de sécurité informatique Annuaire électronique Dématérialisation des procédures d achat Carte d achat Archives et actes dématérialisées
Constats pour les achats de faibles montants Nombreux achats de montant faible par commande (plus de 70% des achats au CNRS sont < 1500 ) Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent d autres types d achats Génération d un coût fixe de gestion, pour tout achat, de 70 à 80 Production et circulation de papier sans retour d infos synthétiques sur l activité de commande d un service Procédures à la fois centralisées et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre le demandeur d achat et le fournisseur.
besoins Cartographie Eligibilité carte d achat Notion de «panier moyen» Panier moyen établi par la DGCP : 400 Les factures de moins de 4000 Représentent 96% du nb de transactions pour 41% des dépenses Panier moyen de 426 Estimation Sur les 10 premiers fournisseurs de chaque délégation régionale Panier moyen de 330 100% des factures éligibles carte d achat, sur 4 ans 1 107 820 transactions pour un C.A. de 333 932 253
CNRS Les enjeux et objectifs Pour l établissement public Simplification des procédures, des contrôles Fluidification du processus achat Diminution du coût de traitement des commandes Regroupement et dématérialisation des factures Concentration sur des tâches à valeur ajoutée Accélération des délais de paiement Participation à la politique d achat de l organisme Pour le laboratoire Allégement des tâches matérielles liées aux achats Simplification des contrôles Réduction des délais d approvisionnement Souplesse de commande Au plus près du besoin de l utilisateur
CNRS Expérimentation Stratégie de mise en oeuvre Une équipe projet (RH proportionnelles aux contraintes des objectifs) 9-10 unités 20 porteurs de carte Planning de mise en oeuvre 3 mois pour la première transaction 7 mois pour le projet (12 mois pour un déploiement national) Analyse de l existant Cartographie des achats Analyse économique Etude des circuits de commande et de traitement des factures Conduite du changement Changement construit Information, formation différenciée des différents acteurs
CNRS Expérimentation Conduite du changement Information des différents acteurs Réunion des directeurs d unité Explication de la délégation de droit de commande Choix des porteurs de carte Réunion des porteurs de carte et des gestionnaires d unité Sensibilisation à la délégation de droit de commande Discussion autour des modifications des circuits de commande Mise en place d un recueil de bonnes pratiques Réunion des fournisseurs Modification des circuits de commande Contraintes de l organisme Gestion des litiges Réunion des gestionnaires en délégation régionale Réorganisation des équipes traitant les factures Pour tous, info sur les enjeux
CNRS Expérimentation Conduite du changement Communication Interne à l organisme Présentations Article sur Web et journaux institutionnels Externe à l organisme APECA, Progen, autres EPST Réunions bilans Fournisseurs Porteurs de carte et gestionnaires d unité Banque Comité de pilotage (s il existe) Rapport-Bilan du projet (avec indicateurs de réussite) Vers la Direction générale, le comité de pilotage Rapport allégé avec conclusions vers tous les acteurs du projet
CNRS Expérimentation Conduite du changement Formation Aux outils informatiques pour les porteurs et gestionnaires De commande : sites Web De traitement des factures : ERP De consultation sur le site Web des plate-formes techniques Aux outils informatiques pour les responsables de programme Interactifs : site Web des plate-formes techniques Documentation interne Charte du porteur Plaquette utilisateur Guide du porteur (dont procédures dégradées) Guide d utilisation du site Web du prestataire bancaire Guide du responsable de programme Documents de présentation du projet
CNRS Expérimentation Conduite du changement Suivi du projet Club Utilisateurs Regroupement des entités publiques d un prestataire bancaire Solutions d ajustement aux demandes des utilisateurs Mise en place d un Portail carte d achat Simplification des accès aux sites référencés Source d information et de communication Exploitation des bonnes pratiques Alimentation du recueil par les gestionnaires d unité Echanges informels sur une liste de distribution Analyse des tableaux de bord Mesures correctives éventuelles Pilotage du projet
CNRS Déploiement national Conduite du changement - Plan de com Disposer d un kit de communication Communication adaptée à chaque carte mise en œuvre par le CNRS (Carte d achat, Carte logée, Carte d affaires). Avoir un plan de Communication au niveau national Utilisation des canaux institutionnels BPC vers les délégués et les correspondants SAM UPSACA vers les correspondants «achat» ACP vers les ACS Article dans Journal du CNRS Publication sur les sites Web (national et régional) Mettre en place d une liste (nationale) de discussion BPC : Bureau Pilotage & Coordination SAM : Simplification Administratives & Modernisation UPSACA : Unité Propre Service Coordination des Achats ACP et ACS : Agent Comptable Principal et Agent Comptable Secondaire
national Conduite du changement - Plan de com Communication au niveau délégation régionale Prestataire externe Communication vers les directeurs d unités Communication vers les futurs porteurs et gestionnaires d unités Supervision par des chefs de projet locaux Cahier des charges «accompagnement du changement» Aide à la finalisation du support de communication (livrable : kit de com) Com en 2 temps vers 2 catégories d agents (dir et gest + porteurs) Retours d infos Indicateurs de réussite En collaboration avec prestataire bancaire (ou assuré par lui) Estimation charge de travail De 5(1/2 + 1)jour à 19(1/2 + 1)jour 1j mise au point com + 1j retour d infos
Conduite du changement Remarques La conduite du changement est nécessaire pour une mise en œuvre du «type 3» de la carte d achat L équipe «Projet» doit être proportionnée aux dimensions de l entité La complexité du dispositif de mise en œuvre est proportionnelle Aux enjeux Aux objectifs Au mode de fonctionnement de l entité Le type du changement (imposé ou pas) est important L implication de tous les acteurs est indispensable