La gestion des documents administratifs à la Bibliothèque nationale de France en 12 diapos 1
La Bibliothèque nationale de France Missions Collecte du dépôt légal (livres, revues et Internet français) Valorisation culturelle (1 M de lecteurs, 200 000 entrées dans les expositions) Bibliothèque numérique, missions de recherche et développement Tête du réseau national pour le catalogage et la numérisation Coopération européenne et projets internationaux Collections : Personnel 14 millions de livres et imprimés, 250 000 manuscrits 40 millions d estampes, photographies, partitions musicales, monnaies et médailles, cartes et plans 1 million de documents audiovisuels et multimédia 12 milliards de fichiers web (dépôt légal de l Internet français) 3 grandes directions, environ 50 départements 2500 agents, plusieurs dizaines de métiers, des centaines d experts dont 1 200 producteurs réguliers de documents administratifs et scientifiques 7 sites, dont 3 hors de Paris 2
Les données de la BnF Annuaire LDAP : métadonnées Le Catalogue (toute la chaîne de gestion des collections) Acquisitions Catalogage Magasins Conservation Communication Sites Intranet et Internet Documents bureautiques Lotus Gestion budgétaire et financière (Sirep@net) Ressources humaines (HRAccess) Reproductions et commercialisation Documents techniques plans photographies Gestion des temps et activités (GTA) Magasins virtuels (Gallica, Europeana, données audiovisuelles, etc.) 3
Les objectifs du projet «Records management» Affirmer que le document de référence est le document électronique Classer les documents dès leur création Permettre un travail collaboratif efficient Assurer l intégrité et la fiabilité des documents Rechercher et fournir un accès contrôlé aux documents Évaluer et gérer le sort final des documents (dont la conservation très longue durée) Centraliser le système pour faciliter pilotage et mises à jour Considérer l information comme un actif de l établissement 4
Moyens et chronologie Depuis 1999 : Lotus Notes/Domino utilisé comme base applicative et outil de gestion des mails (acquisition des licences et développements internes) 2004 : Création à la Direction générale d une mission pour la gestion de la production documentaire et des archives (1 ETP) : réalisation d un audit informationnel complet, préparation d un plan de classement fonctionnel unique et des référentiels de conservation. 2e sem. 2005 : Nouvel annuaire informatique unique pour la BnF. Conception et développement des fonctionnalités RM dans Lotus Notes (2 développeurs internes) et du programme de formation 2006-2007 : Déploiement des bases de production, département par département, avec formation en parallèle des agents (prestataire + formations internes des correspondants et encadrants) Depuis 2006 : Maintenance et évolutions des outils RM (1 ETP), formation des nouveaux arrivants, accompagnement des services (1 records manager) 2011 : Premières migrations pour les documents issus du RM vers le magasin virtuel d archivage électronique pérenne de la BnF. 5
Un système client/serveur centralisé La gestion des documents administratifs à la BnF Création des documents sur un serveur central : 1 exemplaire authentique, actualisable, sauvegardé Diffusion par liens hypertextes et non en pièces jointes : gestion sécurisée des accès En cas d envoi à l ensemble de la BnF : 1 document de référence, sans encombrement du réseau 6
Espaces de production et de stockage à la BnF Applications métiers Extractions de données de synthèse Messageries électroniques Production documentaire Bases de production (Lotus) Documentation professionnelle Espaces partagés (serveurs Caplets) Documents personnels Espaces personnels («D:» et «U:») 7
Faire communiquer les hommes à travers les machines Recherche d information Catalogue (métadonnées uniquement) AGENTS BnF une interface Lotus pour 2 ensembles : Documents Mails Agenda Liste de tâches Accès (édition ou lecture) Production d information Injection contextualisée, semi-automatique, des métadonnées (annuaire, classement, typologie, cycle de vie) BASES DE DONNEES = Documents + pièces jointes + métadonnées Sur un serveur IBM Domino 8
Une interface pour toutes les informations Bases de production documentaire Création, classement, recherche/partage de documents électroniques Travail collaboratif Messagerie Recevoir et transférer l information courante Que faire des mails? Agenda Gérer ses disponibilités, Avoir une vue de la disponibilité de son service Optimiser l organisation des réunions ou rendez-vous Liste des tâches Répartir et suivre des tâches ou projets 9
Outils et référentiels La gestion des documents administratifs à la BnF Un identifiant unique, non signifiant permettant un versioning dynamique BnF-ADM-2010-000001-01 Un plan de classement fonctionnel référentiel unique pour l ensemble de la BnF référentiel thématique unique, indépendant de l organigramme en 3 niveaux pérennes, les fonctions, activités et actions de la BnF Des typologies documentaires communes Un annuaire des groupes et des individus Une charte de la production documentaire les objectifs du programme les procédures les instances d appui et de contrôle Des modèles de documents pour accélérer la production documentaire pour injecter automatiquement métadonnées et contenus 10
L essentiel : accompagner! La gestion des documents administratifs à la BnF et de leurs assistantes 11
Statistiques et pilotage 100000 95000 90000 85000 80000 75000 70000 65000 60000 55000 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 10000 5000 0 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 541 18 2173 107 3801 111 2000 Non lu V6 40208 Créations annuelles dans les bases de production documentaire (inclu la migration en novembre de 8000 dossiers d'autorité auteurs) 2001 Documents de travail par date de dernière lecture 2006 2210 2002 5674 2007 2003 10949 170 7326 2004 128 2008 20267 14839 2005 25743 1154 2009 2006 26952 3820 55873 2007 74414 2010 5720 70663 2008 6267 83609 2009 6804 170000 160000 150000 140000 130000 120000 110000 100000 90000 Documents 80000 70000 60000 Documents 50000 40000 30000 20000 10000 0 96604 2010 138640 juin-09 16415 38995 117767 juil-09 Documents Dossiers 35937 96957 Aout-2009 131948 31703 sept-09 40795 138007 oct-09 Courriels 49220 13% Synthèse de la provenance des documents Documents V6 186574 51% Scanners 10663 3% Imports 71476 20% Documents V4 47728 13% Activité dans les bases de production documentaire (nb de lectures) Statistiques détaillées depuis le 15 mai 2009 (V2) 133166 42792 nov-09 130621 39829 déc-09 39649 143295 142545 janv-10 46342 févr-10 158950 44477 49431 mars-10 129408 132134 42800 42137 avr-10 mai-10 161131 50700 juin-10 126660 119250 42652 42468 juil-10 aout 2010 144138 45613 sept-10 160878 151093 149957 51271 49880 oct-10 nov-10 51330 déc-10 Documents Doss iers 12