RÉUNION DE C.A. 30 décembre 2013 Présents : Camille, Clément, Damien, Étienne, Grégoire, Laëtitia Excusés : Colin, Dryss, Thomas Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Signature des compte-rendus des CA de novembre et d'octobre et rappel des décisions prises hors réunion Points sur les taches en cours Point mensuel sur le budget et les adhésions Ouverture du local/implication des bénévoles Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Point sur les bénévoles référents Point sur les groupes de travail Partenariat avec la ville de Lyon l'été prochain Point sur le sèche-main des toilettes Point sur la tireuse Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Désignation du secrétaire de séance Etienne se propose pour être secrétaire de séance. Signature des compte-rendus des CA de novembre et d'octobre et rappel des décisions prises hors réunion Chaque membre présent paraphe et signe les comptes-rendus précédents. Suite à l'acquisition d'une nouvelle tireuse à bière, il est décidé de faire une formation aux Réunion de CA 1/5 30/12/2013
bénévoles sur les changements de fûts. Grégoire s'occupe de cette formation lors de la prochaine réunion bénévole. L'association faisant à nouveau partie du Guide du Routard pour l'année 2013, il est décidé de prendre une plaque en métal plutôt qu'un autocollant comme signalétique extérieure. En effet, celleci semble plus facilement détachable en cas de déménagement futur. Nathalie s'occupe de commander la plaque. Points sur les tâches en cours Possibilité d'avoir une application mobile dédiée à la Triche Angélique connaît quelqu'un qui propose de faire une application mobile dédiée à l'association à titre bénévole. Le CA se pose la question de l'intérêt d'une telle application comparativement à une version mobile du site. Clément s'occupe de lancer un cahier des charges et de contacter Angélique pour voir ce qu'il est possible de faire. Il est également décidé d'en parler à la réunion bénévoles de janvier pour savoir qui est intéressé pour participer au projet. Point sur l'achat du local (préparation de la visite) Sébastien a contacté le CA pour faire part de la vente d'un local rue Leynaud qui pourrait correspondre à l'activité de la Triche. Une visite du local est prévu le 08/01. Au cours de cette visite, il est nécessaire de : Vérifier le respect des normes en vigueur Évaluer les travaux à faire Évaluer la capacité d accueil (physique et légale), Évaluer la visibilité et les qualités du local Se renseigner sur le prix et la date de disponibilité du local Point mensuel sur le budget et les adhésions Les chiffres de Décembre sont bons malgré 50 adhésions de moins que l'an dernier, on est sur les mêmes bases pour le chiffre d'affaire. Ouverture du local/implication des bénévoles Il y a eu une fermeture, un dimanche, au cours du mois de décembre mais plusieurs permanences ont été décidées tardivement, uniquement dans les 5 jours précédents celles-ci. Il était décidé, pour les vacances de Noël, d'inscrire le local comme fermé en l'absence de bénévole inscrit 5 jours avant la permanence. La Triche a donc été ouverte plus que prévu pendant les vacances notamment grâce à la forte implication de quelques bénévoles. Il est décidé, pour les prochaines fois, de passer en recommandation - plutôt que comme obligation - le fait de s'inscrire au moins 5 jours avant la date de la permanence. Problèmes des clefs et de leur mauvaise répartition Plusieurs problèmes avec les clefs ce mois-ci qui s'expliquent notamment par la non circulation de certaines clefs : deux bénévoles détiennent des clefs alors qu'ils n'ont pas fait de permanences Réunion de CA 2/5 30/12/2013
depuis plus d'un mois et deux clefs sont bloquées «en cas de besoin», l'une chez Thomas V. et l'autre à OCD. Il est décidé que Clément aille récupérer une des clefs monopolisée par un des deux bénévoles et que Nathalie refasse faire deux nouvelles clefs. En outre, peu de bénévoles sont inscrits en avance sur le planning ce qui rend également difficile de s'organiser pour proposer une bonne répartition des clefs à l'avance. On reparle de la possibilité d'acheter une serrure à badges, permettant de tracer les allées et venues des bénévoles, de ne plus courir après les clefs et d'éviter certains problèmes de sécurité (intrusion, double...). Il se pose la question de la compatibilité d'un tel système avec la porte existante ce qui pourrait augmenter grandement les devis. Laëtitia propose de faire un devis pour une badgeuse compatible avec la porte existante et permettant d'y associer plus de 70 badges. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Rien de particulier à signaler, pas mal de temps utilisé pour changer la tireuse. Nathalie va assister à une formation secourisme (PSC1) le 16/01. Il est décidé de relancer le projet de former les bénévoles au secourisme. Point sur les bénévoles référents Les pages du wiki à propos des bénévoles référents ont été mises à jour et un courriel d'information a été envoyé sur les mailing list "bénévoles" et "référents". Peu de retour pour l'instant, rien de particulier à signaler. Point sur les groupes de travail Groupe communication Rien à signaler, une réunion prévue en janvier. Groupe décoration et aménagements Le groupe a pour objectifs de changer une partie des tables et la banquette située sous les nouveautés. Mary fera suivre un compte rendu au C.A. Groupe événements Événements du mois de Décembre Tout s'est bien passé, pas de soucis à part sur la soirée Giganim où le pack gros joueurs que nous avons choisi n'as pas pu être correctement présenté (aucun des 2 jeux n'est sorti) car aucun des bénévoles présents ne savait expliquer le jeu. A cette fin, il est décidé d'envoyer régulièrement un mail avant les lundi-jeux pour mettre en avant les jeux à tester en priorité. Par ailleurs, l'animation de Noël s'est bien déroulée (22 personnes) et une équipe de télévision de France 3 est venue le 25 faire un reportage. En outre, le calendrier de l'avent est une bonne idée qui a demandé peu d investissement. Elle reste à améliorer pour l'année prochaine peut-être sous Réunion de CA 3/5 30/12/2013
forme d'un quiz. Événements à venir en Janvier : Troc de Jeux : Ouverture exceptionnelle du local à 14h le 12/01. Groupe jeux La boîte à idée pour que les adhérents donnent leur avis sur les jeux qu'ils souhaiteraient voir à la Triche reste à mettre en place. Les jeux acquis en décembre sont : Kemet, Baba yaga (don éditeur), Steam park (don éditeur) Quantum (don éditeur), 8 minutes pour un empire (don éditeur), Tralalaa (don éditeur), Il était une forêt (don éditeur), Qin (don éditeur), Gueules noires (don éditeur), Voodoo mania (don éditeur). Groupe ÉLAN Une animation a été réalisée à la cyberbase de Bron. Son succès est mitigé avec seulement 3 personnes présentes hors organisateurs. Ce problème est probablement lié à un manque de de communication interne et externe. Pour Colbert, toujours pas de référent. Laëtitia contacte Laurence pour voir si elle est intéressée pour occuper cette responsabilité. Groupe CERF Le groupe n'a toujours pas de référent, pour pallier cette absence, il est décidé que Nathalie recontacte le gîte réservé l'année passée pour convenir d'une date préférentiellement en juin ou en septembre. Quatre personnes appartiennent au groupe : Mohamed, Nicolas M., Christine, Fanny R. Partenariat avec la ville de Lyon l'été prochain Pour l'événement place Colbert, il y a six dimanches de prévu en 2014 comme en 2013. Il manque toujours un référent pour s'occuper de cet événement (cf. ci-dessus). La question d'augmenter la surface de jeu sur la place reste en suspens. D'un point de vue pratique, le bar aurait une autorisation de terrasse plus grande pendant les dates de l'événement que le reste de l'année mais il convient de vérifier si ce dernier est d'accord. vives. Le plan d'occupation des sols se fera plus tard dans l'année 2014. Il est décidé de ne pas faire d'événement supplémentaire avec la ville de Lyon faute de forces Point sur le sèche-main des toilettes Peu de retour des adhérents et des bénévoles, les torchons tournent bien notamment grâce à la modification de la fiche de caisse. Le fonctionnement global est bon. Point sur la tireuse Suite à l'achat de la nouvelle tireuse, il manque un peu de place pour ranger la vaisselle. Il est Réunion de CA 4/5 30/12/2013
décidé d'enlever les bouteilles de jus de sous l'ordinateur et d'y mettre les théières et autres objets encombrants. Si besoin, une étagère sur mesure sera réalisée l'été prochain. Répartition des tâches à effectuer Grégoire : Formation à la nouvelle tireuse Clément : Rédaction d'un cahier des charges et contacter Angélique pour l'application de la Triche, récupérer la clef de Bud, envoyer un mail pour l'activité du groupe Elan prévue en février Nathalie : Faire faire deux clefs de la Triche, contacter le gîte pour le week-end bénévole, déménager les bouteilles de jus et les théières, acheter la plaque du Guide du Routard. Acheter des galettes des rois et du cidre. Lætitia : Contacter Laurence pour Colbert et obtenir plus d'informations pour la badgeuse Camille : Envoyer des mails aux bénévoles avant les lundi-jeux pour encourager à tester certaines nouveautés. Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Accueil des nouveaux et anciens bénévoles Application de la Triche Formation à la nouvelle tireuse Galettes des rois Groupe CERF, ELAN, Colbert Chiffre de Décembre? La parole aux groupes de travail Coup de cœur des bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Point sur l'achat du local Point sur la badgeuse Point devanture Point sur les groupes de travail Point sur le festival de Cannes Formation des bénévoles au secourisme Prochaine réunion de CA : 27 janvier 2014 Réunion de CA 5/5 30/12/2013